Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 18 oktober 2017 Verslag

Transcriptie

1 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 18 oktober 2017 Verslag Aanwezigheden Aanwezig: Franky Loveniers Koen Palinckx Martine De Regge Liliane De Cock Bestuurders Verontschuldigd: Volmachten: Geen. Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede Karl-Filip Coenegrachts De vergadering wordt voorgezeten door Martine De Regge. De vergadering wordt geopend om 16u00. Pagina 1

2 1. Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken Loopbaanonderbreking en zorgkrediet Aan 11 medewerkers wordt loopbaanonderbreking of zorgkrediet toegestaan. Aanwervingen Aan 8 personen wordt een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Bevordering 2 medewerkers solliciteerden op een openstaande vacature en slaagden in de selectieprocedure. Ontslag 3 medewerkers verlaten het bedrijf. Aanpassing arbeidsovereenkomst 1 medewerker krijgt een 4/5 de arbeidsovereenkomst van onbepaalde tijd. Onbezoldigd verlof 6 medewerkers krijgen toelating onbezoldigd verlof op te nemen. 3. Aankopen a. Gunning Gent: G inhuren senior Drupal ontwikkelaar Deze opdracht betreft het inhuren van een senior Drupal ontwikkelaar, wiens taken de volgende zijn: 1. Programmeren en implementeren van internet applicaties voor de stad Gent, OCMW Gent, politie-en brandweerdiensten van de stad Gent. De kandidaat schat de complexiteit van de te ontwikkelen applicaties in en zal, in nauw overleg met de interne Digipolis medewerkers, de ontwikkeling en implementatie acties doorvoeren op de Drupal Acceptatieomgeving/Productieomgeving. 2. Support bij andere Drupal ontwikkelingen bij Digipolis. Naast het zelfstandig ontwikkelen en implementeren van intranet/internet applicaties al de kandidaat ook ingezet worden om andere projecten te ondersteunen. 3. Coaching van programmeurs. Naast het zelfstandig ontwikkelen en implementeren van intranet/internet applicaties zal de kandidaat ook ingezet worden om collega programmeurs te assisteren in Drupal. Pagina 2

3 Gent: G NET ontwikkelaar Back end Digipolis Gent is op zoek naar een.net ontwikkelaar back end die samen met andere collega s de bestaande ontwikkeling verder uitbouwt en mee aan het ontwerp staat van de nieuwe.net Software voor de groep Gent. meehelpen met de ontwikkeling; aanreiken van oplossingen voor problemen; testen van de ontwikkeling; documentatie van bovenstaande. Gent: G Raamovereenkomst Recreatex fase 2 Raamovereenkomst voor aankoop software inclusief onderhoud en consultancy. Aangezien er slechts 1 dienstverlener werd aangeschreven waren zowel de offerte die de dienstverlener indiende als de onderhandelingen die gevoerd werden, bepalend of de dienstverlener een aanvaardbare prijs en kwalitatieve dienstverlening kan garanderen op basis waarvan tot een beslissing tot gunning kan besloten worden. Gent: G NET ontwikkelaar backend Digipolis Gent is op zoek naar een.net developer Back End om samen met andere collega s de bestaande ontwikkelingen verder uit te bouwen en mee aan het ontwerp te staan van nieuwe.net software voor de groep Gent. meehelpen met de ontwikkeling; aanreiken van oplossingen voor problemen; testen van de ontwikkeling; documentatie van bovenstaande. Gent: G Inhuren Senior business analist IB Digipolis Gent is op zoek naar senior business analist voor de analyse van strategische software en projectplanningssystemen. Gent: G Senior Projectleider Digipolis Gent is op zoek naar een senior projectleider binnen het team Beheer en Ondersteuning. Er is nood aan externe bijstand om het team van Beheer en Ondersteuning te versterken. Gent: G Applicatiebeheerder/ontwikkelaar.Net Digipolis Gent is op zoek naar een applicatiebeheerder/ontwikkelaar.net die samen met andere collega s: (kleine) aanpassingen/uitbreidingen maken aan bestaande applicaties Applicaties migreren naar recente servers Algemeen beheer van applicaties Probleem analyse aanreiken van oplossingen voor problemen (ontwikkeling) testen van de ontwikkeling Documentatie van bovenstaande Pagina 3

4 Gebruikers ondersteuning en communicatie Gent: G Net ontwikkelaar back end Digipolis Gent is op zoek naar een.net Developer Back end die samen met andere collega s: de bestaande ontwikkelingen verder uitbouwen mee aan het ontwerp staan van nieuwe.net software voor de Groep Gent. meehelpen met de ontwikkeling aanreiken van oplossingen voor problemen testen van de ontwikkeling Documentatie van bovenstaande Antwerpen: A klantbegeleider tester Lage Emissie Zone (LEZ) Voor het project LEZ werd een klantbegeleider tester gezocht gezien de nood aan dagelijkse testing en opvolging. Volgende leveranciers dienden een offerte in die als regelmatig kon worden beschouwd: Alten Belgium CTG Belgium C-Value isds PIT Advisor Tobius XPE Group Antwerpen: A Raamovereenkomst versiebeheer Drupal websites Het voorwerp van de opdracht is: het afsluiten van een raamovereenkomst met 1 opdrachtnemer voor versiebeheer en onderhoud van bestaande Drupal-websites voor de klanten van Digipolis. Antwerpen: A Expert softwareverspreiding en werkplekbeheer Om op een snelle en efficiënte wijze de klant verder te helpen aangaande werkpleksoftware, is er nood aan een extra VTE om software pakketten te maken en softwaredistributies tot een goed einde te brengen. Digipolis werkt met OPSI en Fusion Directory. Zeer goede kennis van deze tool is dan ook essentieel. Doorgedreven kennis van Symantec Workflow is eveneens een vereiste. Antwerpen: A Junior projectleider Inhuren van een externe projectleider voor het coördineren en leiden van ICT projecten voor de Stad Antwerpen. Digipolis zoekt projectleiding expertise voor diverse simultane en reeds lopende projecten. Pagina 4

5 Antwerpen: A Projectleider voor PO en SB Het inhuren van een externe projectleider voor het uitvoeren van ICT-projecten voor de bedrijfseenheden patrimoniumonderhoud (PO) en stads- en buurtonderhoud (SB). b. Wijziging Gent: CDG Raamcontract New Horizon 1 Huidige opdracht Afnemen van mandagen en/of licenties met betrekking tot operationele issues, optimalisaties en uitbreidingen van het programma New Horizon, o.m.: a/ X-dossier (afschermen historiek contacten, afschermen aanvragen en trajecten, afschermen dossierinfo); b/ Mini-budget of Smart-Budget; c/ Operationele ondersteuning centrale administratie/financiën/hr en dagen op afroep. Deze opdracht werd door het elektronisch directiecomité goedgekeurd op 29/4/2013 en alzo gegund in exclusiviteit aan Cevi NV. CEVI werd gekozen op basis van aantoonbare expertise omtrent sociale dienstverlening en overeenkomstige wettelijke vereisten. Alsook de ervaring met de bestaande New Horizon omgeving en als exclusieve leverancier/ontwikkelaar van de New Horizon toepassing. 2 Uitbreiding van de opdracht Afnemen van mandagen en/of modules om volgende nieuwe realisaties en upgrades te kunnen uitvoeren in New Horizon: 1. Eerste aanpassingen in kader van project BCSD Fase 2 met betrekking tot de automatisatie van de steunlijnen. 2. Eerste optimalisaties van de rekenbeurt. c. Bestek Gent: G Onderhoud Beeldbank Deze opdracht betreft enerzijds het sluiten van een onderhoudscontract (Service Level Agreement) voor de Beeldbank, gebaseerd op het Mediahaven product van Zeticon, en anderzijds het sluiten van een raamovereenkomst voor het inhuren van bijkomende consultancy dagen en het uitvoeren van aanpassingen aan het product. De Beeldbank is een centrale master-databank voor beeldmateriaal, geluidsopnames, voor Groep Gent die alleen maar intensiever zal gebruikt worden in de komende jaren. Een goed onderhoudscontract is hiervoor cruciaal. Bij de in gebruik name van de Beeldbank in 2010 was de leverancier (Zeticon, een spin-off van UGent) nog niet georganiseerd als support-organisatie (servicedesk verliep via Videohouse, technische ondersteuning door Zeticon), wat nu wel het geval is. Een onderhoudscontract rechtstreeks afgesloten met de leverancier geeft nu de enige en beste garantie op een directe en hoogstaande ondersteuning. Gent: G Inhuren.Net ontwikkelaar back end Digipolis Gent is op zoek naar een.net ontwikkelaar back end die samen met andere collega s: de bestaande ontwikkelingen verder uitbouwt; mee aan het ontwerp staat van nieuwe.net software voor de Groep Gent. Pagina 5

6 meehelpen met de ontwikkeling; aanreiken van oplossingen voor problemen; testen van de ontwikkeling; documentatie van bovenstaande. Gent: G Inhuren semantisch analist Deze opdracht betreft het inhuren van een analist semantische technologie. Digipolis werkt aan een VIP project (Vlaams Innovatie Project) Gent.be = open data. Dit project houdt in dat we de data van Gent.be (ondertussen veranderd in willen aanbieden als linked open data. In kader van het VIP project hebben we hiervoor een Proof Of Concept (POC) uitgevoerd door een aantal datasets als linked open data aan te bieden. Deze datasets worden binnenkort gepubliceerd. Na de realisatie van de POC willen we verder gaan met andere datasets semantisch te beschrijven en te publiceren als linked open data. Gent: G Inhuren senior Drupal ontwikkelaar Deze opdracht betreft het inhuren van een senior Drupal ontwikkelaar, wiens taken de volgende zijn: 1. Programmeren en implementeren van internet applicaties voor de stad Gent, OCMW Gent, politie en brandweerdiensten van de stad Gent. De kandidaat schat de complexiteit van de te ontwikkelen applicaties in en zal, in nauw overleg met de interne Digipolis medewerkers, de ontwikkeling en implementatie acties doorvoeren op de Drupal Acceptatieomgeving/Productieomgeving. 2. Support bij andere Drupal ontwikkelingen bij Digipolis. Naast het zelfstandig ontwikkelen en implementeren van intranet/internet applicaties zal de kandidaat ook ingezet worden om andere projecten te ondersteunen. 3. Coaching van programmeurs. Naast het zelfstandig ontwikkelen en implementeren van intranet/internet applicaties zal de kandidaat ook ingezet worden om collega programmeurs te assisteren in Drupal. Gent: G Inhuren.Net ontwikkelaar back end Digipolis Gent is op zoek naar een.net ontwikkelaar back end die samen met andere collega s de bestaande ontwikkeling verder uitbouwt en mee aan het ontwerp staat van de nieuwe.net Software voor de groep Gent. meehelpen met de ontwikkeling; aanreiken van oplossingen voor problemen; testen van de ontwikkeling; documentatie van bovenstaande. Gent: G Inhuren.Net ontwikkelaar Full Stack Digipolis Gent is op zoek naar een.net ontwikkelaar Full Stack om samen met de collega s de bestaande ontwikkeling verder uit te bouwen en om mee aan het beheer te staan van bestaande.net software voor de Groep Gent. Pagina 6

7 Gent: G Tester Digipolis Gent is op zoek naar een tester om samen met de collega s van het GPSO-team de ontwikkelde applicaties te testen. Gent: G Senior projectleider Digipolis Gent is op zoek naar een senior projectleider voor het uitvoeren van specifieke taken op het vlak van projectleiding en analyse. 1. De projecten die Digipolis Gent uitvoert voor zijn klanten (Stad Gent en OCMW Gent) kennen veelal een studiefase en een realisatiefase Terwijl de studiefase taken omvat die gericht zijn op het onderzoeken en het in kaart brengen van een bepaalde problematiek en het voorstellen van kwaliteitsvolle en haalbare oplossingen zoals: het uitvoeren van marktverkenningen; het uitvoeren van business analyses; het uitvoeren van haalbaarheidsonderzoeken; het uitvoeren van functionele analyses;... Deze studiefase wordt afgesloten met het opstellen van een beknopte projectfiche. Dergelijke fiche bevat een beknopte samenvatting (oa. een inhoudelijke beschrijving, doelstellingen, ruwe projectplan,...) van een aantal essentiële elementen en dient ter ondersteuning van een "go/no go" beslissing voor de opstart van de realisatiefase. Doelgroep hiervan is in eerste instantie het management van Digipolis en van de klant. Het document kan in bijlage rapporten bevatten die de voorgestelde oplossing en ruw projectplan onderbouwen (zoals eindrapporten van uitgevoerde analyses, de gemaakte veronderstellingen, mogelijke alternatieve oplossingen en aanbevelingen rond de te realiseren oplossing). (Opmerking: wanneer de omvang van studiefase het vereist kan deze fase zelf een projectmatig aanpak rechtvaardigen. In dergelijk geval zal dan ook een voorstudiefase de eigenlijke studiefase voorafgaan. In deze voorstudie fase zullen gelijkaardige taken worden uitgevoerd maar dan met het oog op het uitvoeren van de studiefase in plaats van op de realisatie van een project voor de implementatie van de oplossing) Is de realisatiefase gericht op het realiseren van een project voor de implementatie van een gekozen oplossing en omvat taken zoals: eventueel het vertalen van de behoeften en de voorgestelde oplossing in de eisen van een lastenboek, alle gebruikelijke project management taken bvb.: o waken over een efficiënte allocatie van de middelen binnen de scope van een project; o het coördineren en opvolgen van de uitvoering van het project; o het leiden en motiveren van de projectmedewerkers en teams; o het toewijzen van projecttaken aan projectmedewerkers; o het actualiseren van de statusrapporten; o het tijdig signaleren van issues en het opvolgen van de afhandeling ervan; o o het initiëren, organiseren en modereren van diverse projectvergaderingen; het mondelinge en schriftelijke rapporteren over de voortgang van het project naar de groepsverantwoordelijke van Digipolis, de vertegenwoordiger(s) van de betrokken departementen. Gent: G NET ontwikkelaar Digipolis Gent is op zoek naar een.net ontwikkelaar die samen met andere collega s de bestaande ontwikkelingen verder uitbouwt en mee aan het ontwerp staat van nieuwe.net software voor de Groep Gent. Pagina 7

8 meehelpen met de ontwikkeling; aanreiken van oplossingen voor problemen; testen van de ontwikkeling; documentatie van bovenstaande. d. Bestek ter voorbereiding van een digitale raad van bestuur Gent: G Raamovereenkomst CEVIPS Naar aanleiding van de implementatie van SAP HR bij Groep Gent zijn Cevips Stad en Cevips OCMW sedert 1 april 2017 niet langer de applicaties waarin de lonen en vergoedingen van de personeelsleden berekend worden. Echter, om historische gegevens te kunnen raadplegen alsook regularisaties op het verleden te kunnen uitvoeren, is het noodzakelijk dat Cevips Stad en Cevips OCMW consulteerbaar en wijzigbaar blijven. Om dezelfde reden dienen naast bovenstaande applicaties volgende twee programma s beschikbaar te blijven: Cevips Begroting: wijzigen blijft nodig Loonbeslag: historische gegevens raadplegen De te leveren diensten, software, support zijn vooral van toepassing ten behoeve van onder meer: Stad Gent OCMW Gent AGB Erfgoed AGB Kunsten en Design Sociaal VerhuurKantoor Antwerpen: A Raamovereenkomst A-kaart Het voorwerp van de opdracht is het afsluiten een raamovereenkomst voor de aankoop en levering van; NFC tags, bijvoorbeeld in de vorm van kaarten in bankkaartformaat, sleutelhangers of in een andere, nog nader te bepalen, vorm; kaarten zonder NFC tag; services ten behoeve van het bezorgen van kaarten, gekleefd op een begeleidende brief, onder omslag, na aanlevering van een bestand met de naam en adresgegevens. De stad Antwerpen geeft een A-kaart uit, waarmee houders van dergelijke kaart punten kunnen sparen om deze vervolgens in te ruilen voor een voordeel, zoals een korting, een gratis zwembeurt of een tijdelijke actie. Baliemedewerkers kunnen via een applicatie punten toekennen of voordelen verzilveren. Burgers kunnen via een zuil punten sparen, en wanneer zij een eid gekoppeld profiel hebben in A-stad, hun saldo raadplegen en punten overschrijven naar een andere A-kaart. Naast het gebruik in deze loyalty-context, is het de ambitie om de kaart ook te promoten als toegangspas voor allerhande vormen van dienstverlening. Ook maakt de stad Antwerpen gebruik van kaarten in het kader van de Antwerp City Card, geldig gedurende 24, 48 of 72 uur. De kaart geeft recht op gratis toegang tot verschillende toppers uit het aanbod van de stad, zoals de kathedraal en het MAS. Ook kun je met deze kaart gratis gebruik maken van het openbaar vervoer, en krijg je toegang tot goedkope huurfietsen. Pagina 8

9 e. Wijziging ter voorbereiding van een digitale raad van bestuur Antwerpen: A Inrichting nieuwe commando- en controlekamer LPA, AVinstallaties, camerabewakingsnetwerk, room booking systemen, digtial signage & wayfinding De digitale raad van bestuur dd. 13 juli 2017 keurde het bestek A goed met bekrachtiging tijdens de raad van bestuur dd. 30 augustus De opening van de offertes gebeurde op 18 september De inschrijvers worden nu door middel van een terechtwijzend bericht op de hoogte gebracht van de hiernavolgende wijzigingen aan het Bestek A perceel 4. Deze wijzigingen gelden met onmiddellijke ingang en maken integraal deel uit van de regels die van toepassing zijn op de totstandkoming en de uitvoering van de opdracht. Bij een eventuele tegenstrijdigheid tussen het initiële bestek en het voorliggend terechtwijzend bericht, heeft het terechtwijzend bericht voorrang op het initiële bestek. Bij een eventuele tegenstrijdigheid tussen de antwoorden op vragen ter algemene verduidelijking van het initiële bestek en het voorliggend terechtwijzend bericht, heeft het terechtwijzend bericht voorrang op de antwoorden op de vragen ter algemene verduidelijking. Het terechtwijzend bericht heeft momenteel enkel betrekking op perceel 4 Camera s, netwerk, camera/video management systeem & bijhorende services van dit bestek. f. Stopzetting Gent: G Net ontwikkelaar back end Digipolis Gent zocht naar een.net ontwikkelaar back end die samen met andere collega s: de bestaande ontwikkelingen verder uitbouwt; mee aan het ontwerp staat van nieuwe.net software voor de Groep Gent. De kandidaat van Cronos Public Services voldeed aan de competenties. Maar de kandidaat bleek niet meer beschikbaar te zijn, werd ons gemeld na de evaluatie. De gekozen kandidaat was niet meer beschikbaar en de overige kandidaten voldoen niet aan de gevraagde competenties en ervaring. g. Bestekken en gunningen managementteam Het overzicht van bestekken en gunningen < excl btw (< incl btw)/< excl btw (< incl btw) zoals die beslist werden in het managementteam, tijdens de maanden augustus en september 2017 wordt bekrachtigd. Pagina 9

10 4. Voorbereiding Algemene Vergadering Beslist wordt akkoord te gaan met de agenda voor de Algemene Vergadering van 20 december 2017 en deze ter goedkeuring voor te leggen aan de Raad van Bestuur van 22 november Verslag vorige vergadering 2. Ontwerpbegroting Data Strategienota Beëindiging/aanstelling/benoeming van een bestuurder indien van toepassing 6. Toetreding nieuwe leden indien van toepassing 7. Rondvraag 5. Rondvraag Geen. De voorzitter Schepen Martine De Regge De secretaris Greet Royers Pagina 10