Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 27 januari 2016 Overzichtslijst

Transcriptie

1 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 27 januari 2016 Overzichtslijst Aanwezigheden Aanwezig: Franky Loveniers Koen Palinckx Martine De Regge Liliane De Cock Bestuurders Verontschuldigd: Volmachten: Geen. Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede De vergadering wordt voorgezeten door Martine De Regge. De vergadering wordt geopend om 16u00. Pagina 1 van 8

2 1. Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken Loopbaanonderbreking Aan 5 medewerkers wordt loopbaanonderbreking toegestaan. Aanwerving Aan 2 personen wordt een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Ontslag 2 personen hebben ontslag genomen. Bevordering 2 medewerkers hebben gesolliciteerd op een openstaande vacature en slaagden in de selectieprocedure. Onbezoldigd verlof Aan 5 medewerkers werd onbezoldigd verlof toegekend. Vormingsverlof Aan 1 medewerker wordt onbezoldigd vormingsverlof toegestaan. 3. Aankopen a. Stopzetting Antwerpen: A Senior PHP Developer Op 24/12/2015 vond de zitting plaats voor de opening van de offertes inzake opdracht A Senior PHP Developer (procedure: A Vereenvoudigde onderhandeling met bekendmaking). Motivering voor de intrekking van de opdracht: Er was slechts één inschrijver voor deze opdracht, waardoor de concurrentie te weinig kan spelen; Het projectteam A-stad is van mening dat er inschrijvers moeten gevonden kunnen worden die beter aansluiten bij de gevraagde competenties; De mandagprijs van de inschrijver ligt hoger dan vergelijkbare profielen op het project A- stad. Beslist wordt akkoord te gaan met de intrekking van deze opdracht. Antwerpen + Gent: CD Raamovereenkomst digitale kluis Op 23/10/2015 vond de zitting plaats voor de opening van de kandidaatstellingen inzake opdracht CD Raamovereenkomst met een leverancier voor aankoop en implementatie van een documentenbox (digitale kluis). (Onderhandelingsprocedure met Europese/Belgische bekendmaking) Pagina 2 van 8

3 Personeelsmanagement stad/ocmw besliste op 13/01/2016 samen met het Digipolis-team om het aankooptraject stil te leggen, en te opteren voor de bouw van een eigen oplossing (met ACPAAS). Deze beslissing is ingegeven door: Kosten: door gebruik te maken van een generieke digital vault engine (ACPAAS) voor zowel de burger als de medewerker, kunnen schaalvoordelen gerealiseerd worden. Flexibiliteit m.b.t. front end: de constructie van een gemeenschappelijke engine met een of meerdere onafhankelijke front ends, biedt de mogelijkheid om deze front end af te stemmen op de business-applicatie waarin deze documentenbox een plaats zal krijgen. De verschillende besturen kunnen dus, gebruik makend van dezelfde kluis-engine, een eigen front end laten bouwen (afgestemd op Astad, een andere intranet-applicatie, een backoffice applicatie, ). Planning: Het bestaande contract UnifiedPost voor eloonbrieven dient tegen november 2016 vervangen zijn. Gezien de doorlooptijd van de Europese onderhandelingsprocedure, kan de implementatie van de gekozen oplossing pas starten begin mei De ACPAASoplossing is volop in ontwikkeling (agile), met eind februari een eerste oplevering, en eind maart een eerste eindproduct van zowel de engine als de front end. Gezien deze actuele status van het ACPAAS-traject, wenst PM het minder flexibele aankooptraject stil te leggen. Beslist wordt akkoord te gaan met de intrekking van deze opdracht. b. Bestek Antwerpen: A integratie specialist Het inhuren van externe bijstand met betrekking tot integratie specialisatie ter ondersteuning van het applicatie integratie team. Antwerpen: A Applicatie architect lokale politie Antwerpen Het inhuren van een applicatie architect voor toepassingen van de lokale politie Antwerpen. Ondermeer het concipiëren van de technische architectuur en applicatiearchitectuur en het ontwikkelingsteam begeleiden in de implementatie van deze architectuur. Antwerpen: A Test analist lokale politie Antwerpen Het inhuren van een een test analist. De taak van de test analist is het bedenken van kwaliteitsmethodieken en instrumenten, het bedenken van test cases en het uitvoeren van testen in diverse IT-projecten van de Lokale Politie Antwerpen en dit in samenwerking met zijn team en de klant. Antwerpen: A consultant financiën Inhuren van externe expertise voor de functie van accounts payable binnen financieel beheer. Antwerpen: A Projectleider voor ICT-projecten SW en SB Het inhuren van een externe projectleider, expertise en uitvoering van ICT-projecten voor de bedrijfseenheden stadsontwikkeling (SW) en stads- en buurtonderhoud (SB). De kandidaat zal in diverse simultane en reeds lopende projecten ingeschakeld worden voor beide bedrijfseenheden. Voor de uitbouw van deze bedrijfseenheden dient door de projectleider verschillende projectbeheer opdrachten te worden uitgevoerd om de werking te ondersteunen en aan te sturen. Pagina 3 van 8

4 Antwerpen: A consultant FMIS Patrimoniumonderhoud Het inhuren van een externe consultant voor het competence center Facility Management Information System (FMIS) voor bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud. De externe consultant fungeert als consulent tussen klant, Digipolis en ICT-markt. Hij/zij interpreteert, verwerkt en communiceert de informatie die in het analysetraject verkregen is en stelt de eindgebruikers- documentatie en handleidingen op zowel in papieren als elektronische versie. De externe consultant zal in de IT-projecten voor de klanten van Digipolis de volgende taken uitvoeren: Onderzoeken en documenteren van klantbehoeften en bedrijfsprocessen; Overdragen van informatie en documentatie aan de betrokkenen binnen het project; Gestructureerd testen van toepassingen Concretiseren van de vereiste veranderactiviteiten in een change-management plan en uitvoeren ervan; Leveren van inhoudelijke input voor alle projectcommunicaties; Geven van opleiding aan opleiders ( train-de-trainerprincipe ) en eindgebruikers Antwerpen: A Business analist communicatiestrategie SW Het inhuren van een externe business analist in het kader van de website Slim naar Antwerpen. De kandidaat zal als business analist in diverse nieuwe en reeds lopende projecten ingeschakeld worden. Voor de uitbouw van diverse domeinen dient door de business analist verrschillende analyse opdrachten te worden uitgevoerd in het kader van de verwezenlijking van de website Slim naar Antwerpen. Doel is om de externe communicatie, in functie van het brede middenveld en alle weggebruikers (burgers en medewerkers) en hun mobiliteitsvragen, optimaal aan te bieden. De doelgroepen zijn: bewoners, handelaars en hun verenigingen scholen publiekstrekkende organisaties; bedrijven; weggebruikers (pendelaars en bezoekers, doorgaand verkeer); communicatie medewerkers stad, omliggende gemeenten, mobiliteitspartners en de pers. De communicatiedoelstellingen van de website omvatten: Informeren: de gebruiker krijgt informatie over welke grote werken er zijn en hoe hij zich het beste verplaatst. Hij is op de hoogte van de gevolgen van deze grote werken en de beste route en modus om op zijn bestemming te geraken. Converseren: meldingen doen over reisroutes en vragen stellen. Deelnemen: de gebruiker wordt betrokken door middel van een profiel en beloningen. Inspireren: de websitegebruikers moedigen elkaar aan tot duurzaam mobiliteitsgedrag. Imago versterken: de gebruiker ziet de maatregelen die de stad en haar partners neemt om bereikbaar te blijven. Overtuigen: door de informatie op de site kiest de gebruiker voor een ander en duurzamer mobiliteitsgedrag. Antwerpen: A UX Designer In het kader van het nieuwe digitale platform antwerpen.be zoeken we een UX designer voor het uitwerken van verschillende oplossingen voor verschillende diensten van de groep stad Antwerpen. Antwerpen: A senior PHP developer Voor de ontwikkelingen in antwerpen.be zijn wij op zoek naar een senior PHP developer met ZEND-ervaring. Pagina 4 van 8

5 Gent: G senior Drupal ontwikkelaar De opdracht omvat enerzijds het programmeren en implementeren van internet applicaties voor de stad Gent, OCMW Gent, politie-en brandweerdiensten van de stad Gent en anderzijds het bieden van support op andere Drupal ontwikkelingen bij Digipolis. Daarnaast wordt ook bijstand verwacht bij collega ontwikkelaars. Antwerpen: A Projectleider Samen Leven We zijn op zoek naar een projectleider voor het succesvol beheren van diverse IT-projecten van de bedrijfseenheid Samen Leven van de stad Antwerpen, dit in samenwerking met zijn team en de klant. Antwerpen: A Business analist Samen Leven De business analist reikt gefundeerde voorstellen aan voor innovatieve totaaloplossingen ondersteund door ICT. Het eindresultaat dat de business analist aflevert, is een plan van aanpak om de gewenste situatie te bereiken. De afgeleverde oplossingsvoorstellen zijn op maat gemaakt van de klant, in de taal van de klant en komen tegemoet aan diens toekomstvisie. Antwerpen: A Senior Tester Het voorwerp van de opdracht is: Schrijven van testscenario s; Uitvoeren van integratie- en systeemtesten; Testrapporten opmaken en communiceren met het ontwikkelteam. Antwerpen: A Back-end ontwikkelaar PHP Voor de realisatie van het stadsportaal van stad Antwerpen (zie zoeken we ondersteuning in back-end development. Antwerpen: A Business analist met technische affiniteit Inhuren van externe bijstand voor business analyse in het kader van de verwezenlijking van antwerpen.be in lijn met de digitale communicatiestrategie van de stad Antwerpen. c. Gunning Gent: G senior Drupal ontwikkelaar De opdracht omvat enerzijds het programmeren en implementeren van internet applicaties voor de stad Gent, OCMW Gent, politie-en brandweerdiensten van de stad Gent en anderzijds het bieden van support op andere Drupal ontwikkelingen bij Digipolis. Daarnaast wordt ook bijstand verwacht bij collega-ontwikkelaars. Pagina 5 van 8

6 Antwerpen: A Raamovereenkomst consultancy sectorwerking Voor de technische ondersteuning en dienstverlening naar de groep stad Antwerpen zoekt Digipolis externe bijstand voor de specifieke opdrachten en projecten. De raamovereenkomst wordt afgesloten met meerdere leveranciers. Antwerpen: A Beheer ACT HOERA automatiseren audit processen Het operationeel houden van de toepassingen ACT (Aanvraag Computer Toegang, beheer goedkeuringen computertoegangen). Automatiseren van licentiebeheer en audit processen bij centraal beheer. Het team centraal beheer ontfermt zich over het toekennen van gebruikersrechten. De externe medewerker zal het team bijstaan en meewerken aan het automatiseren van verschillende werkprocedures. Gent: G Inhuren projectleider Bedoeling is om op een snelle en adequate manier tijdelijke tekorten in de bestaffing van ICTprojecten op te vangen en dit voor het uitvoeren van specifieke taken op het vlak van projectleiding en analyse. Antwerpen + Gent: D Biometrische paspoorten - biobox De steden Antwerpen en Gent willen een raamovereenkomst met 1 leverancier afsluiten voor de aankoop en service van bioboxen die nodig zijn voor de afgifte van elektronische verblijfstitels aan onderdanen van derde landen en van paspoorten met biometrische gegevens. Het betreft aankopen bestaande uit: - een beeldscanner - software voor controle van de gescande foto s - een scanner voor vingerafdrukken - software voor afname en controle van de vingerafdrukken - een contactreader - een sign-path - de nodige software voor de toestellen Het betreft het uitvoeren van diensten mbt: - Installatie van de packs - Opleiding van gemeentemedewerkers - Opleiding van enkele interventiemedewerkers. Antwerpen + Gent: D Raamovereenkomst voor de aankoop van een softwarepakket voor dispatching bij Hulpverleningszone Antwerpen 1 Het doel van deze opdracht is het aankopen van software voor de dispatching van interventies die onder andere in de seinkamer bij brandweerdiensten gebruikt kan worden. Tot de basisopdracht behoort: dispatch-software voor 5 werkstations. exclusief de benodigde hardware; mogelijkheid tot realiseren van koppelingen naar externe systemen (interventieverslag software, IOT-toepassing, immotica consoles, infoschermen, ). De realisatie van één of meerdere van deze koppeling mag optioneel mee aangeboden; Onderstaande koppelingen dienen zeker operationeel te zijn bij ingebruikname van de software. Voor de realisatie van de koppeling mag de inschrijver een optionele prijs geven, of voldoende gegevens zodat de koppeling door een 3e partij kan gemaakt worden: Pagina 6 van 8

7 koppeling voor inkomende XML-meldingen van HC100; koppeling voor inkomende melding van het e-formulier voor water, wespen- en stormschade; koppeling voor de AVL positie van de operationele ploegen; alarmering via Astrid pagers van de gedispatchte ploegen. Voldoende documentatie, eventueel aangevuld door implementatiediensten, om de software uit te rollen voor de Hulpverleningszone Antwerpen I. Dit omvat alle technische infrastructurele vereisten, maar ook opleiding van eindgebruikers bijv. door een train-the-trainer model. Een onderhoudscontract dat minimaal voorziet in gebruiksrecht en software upgrades zodat de software operationeel kan worden gehouden gedurende de looptijd van dit contract. Bij Brandweer Antwerpen wordt momenteel de volledige Dimba architectuur herbekeken. De huidige Dimba architectuur draait op een serverpark dat aangekocht is in Aangezien het om kritische toepassingen gaat (dispatch) dient deze hardware te worden vervangen om de operationaliteit en betrouwbaarheid te kunnen blijven garanderen. Ook het upgraden van de software is aan de orde, aangezien we verwachten dat deze snel zal verouderen in de volgende jaren. De beheerskosten voor het onderhoud van deze verouderende software zijn hoog, vooral waar maatwerk is geprogrammeerd. Antwerpen: A Telecom assistentie Het inhuren van een medewerker voor het uitwerken, testen, configureren, installeren, inventariseren en documenteren van technische telecom-aspecten, hoofdzakelijk switchen, routers en AP s. d. Bestek ter voorbereiding van een digitale raad van bestuur Antwerpen + Gent: CD Raamovereenkomst voor aankoop en implementatie van een Documentenbox (digitale kluis). De Groep Stad Antwerpen wil een beveiligde digitale opslagplaats creëren voor het ter beschikking stellen van documenten (attesten, vergunningen, enz.) aan haar klanten (burgers en ondernemingen), en waar deze klanten ook zelf documenten kunnen plaatsen (bv. ter vervollediging van aanvragen). Deze documentenbox zal niet alleen ingezet worden in de relatie van het bestuur met haar klanten, maar ook voor HR-gerelateerde documenten voor de interne medewerkers, bijvoorbeeld loonbrieven en andere personeelsdocumenten. De initiële implementatie omvat minstens de doelgroep medewerkers bij volgende Antwerpse besturen: de Stad, het OCMW, het Zorgbedrijf, het Stedelijk Onderwijs, Kinderopvang en Digipolis (Antwerpen en Gent). Tijdens de duurtijd van de overeenkomst kunnen implementaties volgen bij andere besturen, of voor de relatie van deze besturen met burgers of ondernemingen. e. Bestekken en gunningen managementteam Het overzicht van bestekken en gunningen < excl btw (< incl btw) zoals die beslist werden in het managementteam, tijdens de maand december 2015, wordt overlopen. 2. Bestellingen ter informatie Het overzicht van alle bestellingen gedurende de periode 1/12/ /12/2015 wordt overlopen. Pagina 7 van 8

8 4. Voorbereiding Raad van Bestuur De agenda van de Raad van Bestuur dd. 27 januari 2016 wordt goedgekeurd. 1. Verslag vorige vergadering 2. Personeel 3. Aankopen 4. Diversen 5. Financiën 5. Rondvraag Geen. De vergadering wordt gesloten om uur. Volgende vergadering: 17 februari om uur De voorzitter Schepen Martine De Regge De secretaris Greet Royers Pagina 8 van 8