Fase 1: Voorbereiding

Transcriptie

1 Droomtders, de start van e relatie. UC logistics & fulfilmt heeft e ronde tafel georganiseerd met deelnemers uit de logistieke distverlde sector. In e levdige discussie is meer inzicht verkreg in de succesfactor valkuil in tdertraject tijds de verschillde fases in dit proces gezi vanuit de optiek van e distverler. NB opgemerkt dit te word dat de informatie vanuit de aanwezige groep e algeme beeld geeft van de input dat niet alle uitwerking unaniem gedeeld word. WHITE PAPER Patrick Watervoort Sr. logistics gineer & analist Als je e tdertraject niet succesvol afrond is de impact hoog. B je e verlader dan kan je dk aan o.a. service failures richting de eindklant, de onderlinge relatie loopt schade op mogelijk bereik je niet de gewste prijs-kwaliteit verhouding. Als logistieke distverler kan het zijn dat je de verlader niet (meer) aan je weet te bind of e tarifering hanteert die niet dekkd is voor de werkelijke verwachting van de verlader. Voor beide partij is in ieder geval e groot aantal msur kost zijn verspild. Het is dus belangrijk te doorgrond wat e tdertraject succesvol maakt. In deze nieuwsbrief wordt e vervolg gegev aan het thema Droomtders, de start van e relatie. Hieronder e korte omschrijving van de 5 fases 1 in e tdertraject de kmerkde activiteit per fase die we tijds de ronde tafel hebb gehanteerd. Afbeelding 1 Fase 1: Voorbereiding Verlader: Bepal van doel, scope, planning, organisatie, deelnemers verwacht eindresultaat. Distverler: Bepal klantgroep planning toekomstige tders. Fase 2: Tder Verlader: Opstell begeleid van tderdocumtatie. Distverler: Analyser beantwoord van tderdocumtatie. Fase 3: Evaluatie Verlader: Vergelijk beoordel van aanbieding. Distverler: Prester, detailler valider van aanbieding. Fase 4: Contract Verlader: Onderhandel detailler van T telefoon E patrick@uclogistics.nl Bio Solution design, analyse & implemtatie van magazijn-oplossing Sales gineering RFQ begeleiding logistieke distverlers Logistieke optimalisaties; ket, magazijn & proces Ontwerp implemtatie logistieke IT omgeving Dashboarding managemt tool ontwikkeling UC logistics & fulfilmt Het 1ste coöperatieve logistiek interim- adviesbureau in Nederland. UC logistiek & fulfilmt biedt e (net) werkomgeving bestaande uit verschillde logistieke disciplines, met aandacht voor het individu. UC logistiek & fulfilmt bestaat momteel uit 9 partners die samwerk om de logistiek te innover met behulp van hun vakmanschap, cocreativiteit & persoonlijkheid. Pagina 1 van 9

2 contract. Distverler: Onderhandel voorbereid van contract implemtatie. Fase 5: Implemtatie Verlader: Implemter voorbereid van veranderproces. Distverler: Implemter scope bewaking. In dit artikel besprek we de eerste drie fases van het tdertraject, de laatste twee fases word in e vervolg artikel besprok. Per fase lat we je de succesfactor valkuil zi. Elke fase zal word afgerond met e vraag die verdere discussie kan stimuler waarop ook jouw input welkom is. Fase 1: Voorbereiding van het tdertraject B je verlader dan ligt in deze fase de nadruk op het helder formuler waaraan de uitkomst van het tdertraject moet voldo. Dit kan onder meer bepaald word door toekomstige groeiscario s, kost efficicy of strategische make or buy beslissing. Deze verwachting zal je uiteindelijk moet vertal naar de juiste vraagstelling in het tderdocumt. Naast e duidelijke verwachting t aanzi van de uitkomst van het tdertraject zal je ook e gedetailleerd overzicht moet opstell van de scope van het tdertraject, welke activiteit word opgom welke activiteit niet. Aan het einde van deze voorbereidingsfase kun je de uitnodiging aan geselecteerde distverlers om deel te nem aan de beantwoording van het opgestelde tderdocumt uitstur. B je e distverler dan is het in deze fase van belang dat je e relatie opbouwt of juist verder onderhoudt met de verlader. Bij voorkeur laat je reeds tijds het opzett van het tderdocumt je expertise blijk brg je deze in. In afbeelding 2 zijn e aantal onderwerp aandachtspunt verzameld die in de discussie naar vor kwam. Deze onderwerp kun je als e checklijst gebruik. B je verlader dan zijn er 3 belangrijke aandachtspunt: Verlader Afbeelding 2 Doel / Scope: dit betreft het helder definiër van de scope van het tdertraject inclusief het verwachte resultaat dat als leidraad dit voor alle afweging keuzes die gedurde het tdertraject word gemaakt. Realistische tijdslijn: hierbij moet niet alle Doel/Scope Realistische tijdlijn Organisatie aandacht word besteed aan de tijdsduur van het opstell, uitstur/toelicht evaluer van de tder, maar ook aan de impact van tusstijdse wijziging in inzicht of scope. Daarnaast wordt vaak de tijdsduur complexiteit van de onderhandelingsfase (inclusief de financiële formele goedkeuring) onderschat. Organisatie: in de voorbereidde fase wordt het draagvlak tuss alle betrokk opgebouwd, daarnaast zal ook het helder definiër van beslissingscriteria het betrekk van de eindverantwoordelijk voor de latere tder fases veel voordel oplever. Als distverler is je focus in deze fase op andere zak gericht 3 : Red Verwachte resultat Deelnemers Beslissers Agda: hiermee moet keuzes word gemaakt t aanzi van kwalificatie criteria om aan tdertraject mee te do. Daarnaast is vanuit het verled te herleid wanneer Pagina 2 van 9

3 Distverler Afbeelding 3 tders opnieuw word uitgeschrev (bijvoorbeeld elke 3 of 5 jaar) hierop kan word ingespeeld om in de voorbereidde fase reeds contact met de verlader te hebb. Bestaande versus nieuwe verladers: vanuit e bestaande relatie met verladers kan vaak e betere completere oplossing word aangebod ( soms zelfs e tdertraject word vermed). Daarteg geldt voor het bader van nieuwe verladers dat ervaring met innovatieve concept e groot onderscheidd vermog kunn lever. Voorbereiding: dit omvat de organisatie om aan tdertraject deel te kunn nem, qua knis, ervaring, beschikbaarheid flexibiliteit daarnaast de contact met pottiele verladers die in de toekomst mogelijke tdertraject will start. Succes factor valkuil fase 1: E goed begin is het halve Agda Bestaande versus nieuwe verlader Voorbereiding werk daarom moet de voorbereidde fase voor beide partij erop gericht zijn om de ideale omstandighed te creër om e tder succesvol af te rond. Om dit succes te kunn evaluer zijn er e aantal gerieke criteria aan te wijz die de doorslag gev in de uiteindelijke keuze van e verlader distverler. Deze word hieronder kort uitgewerkt: Qualificatie doelgroep Planningshorizon Organisatie Contact Prijs (in brede zin) Oplossingsconcept Vertrouw / Bestaande relaties Aansluiting van bedrijfscultur Het criterium Prijs lijkt vaak e duidelijke keuze te kunn onderbouw, maar hierin zijn e groot aantal valkuil te vind, zoals later in de evaluatie fase verder zal word toegelicht. Daarnaast zijn veel van de onderliggde compont die de prijs bepal voor alle aanbieders gelijk. Dk hierbij voor logistieke tders aan m2 grondprijz, arbeidsloon, material, winstmarge, etc. Het onderscheidd vermog van Prijs is veel vaker het resultaat van verschil in onderliggde aannames in de aanbieding of tijdelijke omstandighed die de kostprijs van onderliggde compont beïnvloedt, zoals leegstand, overcapaciteit of top-line groei doelstelling. De overige 3 criteria zijn moeilijker te kwantificer, maar zijn vaak meer onderscheidd tuss verschillde partij in e tdertraject: Het oplossingsconcept laat zi hoe goed verlader distverler elkaars problematiek begrijp, welke oplossing hierbij goed aansluit welke ervaring reeds zijn opgebouwd. Het geeft ook goed weer hoe innovatief e logistieke distverler is in het uitwerk van competitieve oplossing. Het vertrouw / bestaande relaties criteria heeft te mak met het opbouw in stand houd van e vertrouwsband tuss partij tijds het tdertraject. Het aansluiting van bedrijfscultur heeft meer impact op de toekomst, de verwachting t aanzi van de ontwikkeling van de relatie als de individuele deelnemers van het tdertraject niet meer betrokk zijn gedurde de resterde looptijd van het contract. Samvattd is het dus belangrijk om in de voorbereidde fase veel aandacht te bested aan de uiteindelijk onderscheidde factor. Om het criterium Prijs Pagina 3 van 9

4 eduidig compleet te kunn vergelijk in verschillde aanbieding is het belangrijk dat je e uitgebreid tdertraject volgt. Om e eerste selectie in aanbieders te mak op de overige drie criteria kun je gebruik mak van e Request for Information (RFI), toegespitst op oplossingsconcept, vertrouw bedrijfscultuur. Deze RFI bevat ge 600+ vrag over omzet, certificat publiekelijk toegankelijke website informatie, deze bevat e samvattde beschrijving van de huidige problematiek bij de verlader. Hierbij is het van belang dat je de scope van de beschrijving breder trekt dan de uiteindelijk geplande scope in het tder documt om zodode ruimte te bied voor nieuwe innovatieve oplossing. Breid je deze RFI vervolgs uit met knismakings- bedrijfsbezoek dan kun je reeds in de voorbereidde fase voorkeur voor deelnemde partij onderscheid. De volgde fases van het tdertraject kun je hierdoor met e kleinere beter geïnformeerde groep van partij doorlop. Indi het doel van e tdertraject e bchmark is, dan is de RFI aanpak in de voorbereidde fase ook goed toepasbaar. Houd je reking met de kost om te wissel van distverler de daarmee gepaard gaande risico s dan zal de uitkomst van e bchmarktder word bepaald door e (radicale) concept wijziging of e structurele verandering in de kostcompont van e distverler. Deze structurele wijziging kunn reeds in de voorbereidd fase word gepresteerd zodat vervolgs sneller kan word beslot om e gedetailleerd tder traject uit te voer of de bchmark tder af te brek. Succesfactor (verladers & distverlers) Voorselectie in tdertraject op basis van compact RFI proces. Focus op onderscheidde factor Toegesned aanpak voor bchmark tders Valkuil voor verladers Valkuil voor distverlers Ge heldere scope van tdertraject. Deelname aan alle tdertraject die voorbij Krappe tijdsplanning (met name in de afrondde kom (ge focus of selectie) fases). Te weinig aandacht voor innovatieve oplossing Beperkte participatie van belanghebbde. voor bestaande relaties. Reactieve houding t aanzi van toekomstige tders. Vraag voor vervolgdiscussie: Wat acht je e realistische tijdsplanning voor e compleet tdertraject, is het mogelijk om e tijdsmatrix hiervoor op te stell op basis van verschillde scario s voorwaard (vanuit perspectief van verlader distverler)? Pagina 4 van 9

5 Fase 2: Tder traject De fase van de tder zelf is zeer intsief voor alle partij e gedefinieerde tijdslijn in het tderdocumt bepaalt de verschillde deadlines. Ook voor deze fase kan in e schema 4 word aangegev welke onderwerp aandachtspunt in de discussie naar vor kwam. Deze onderwerp kun je als e checklijst gebruik.. B je verlader dan ligt in deze fase de aandacht op: Verlader Afbeelding 4 Documtatie: het detail niveau van de verzamelde informatie moet in lijn ligg met het verwachte eindresultaat, e globale beschrijving zal resulter in e budget overzicht op grote lijn. Indi aannames gemaakt moet word kunn deze beter vastgelegd word in de tderdocumtatie zodat deze eduidige voor alle partij zijn. Uitnodiging toelichting: het persoonlijk toelicht van e tder documt op e al dan niet gezamlijke bijekomst heeft e Documtatie Uitnodiging & toelichting Voortgang grote toegevoegde waarde. Voortgang: de tder documtatie moet duidelijk aangev hoe gewijzigde aannames of inzicht zull word gedeeld tuss partij op welke manier contact verlop tijds het tdertraject zelf. B je distverler dan zal in deze fase aandacht moet word besteed aan 5 : Detailniveau Verwacht eindresultaat Nieuwe inzicht Contact momt Kwalificatie : het kritisch evaluer waarom deze tder succesvol kan word afgerond vervolgs e project planning op te stell resources toe te wijz, reking houdd met de eind datum van de aanbieding. Distverler Afbeelding 5 Qualificatie Vraag & Antwoord Aanbieding Vraag & Antwoord: op welke detailniveau is additionele informatie noodzakelijk om aan het verwachte eindresultaat van de tder te kunn beantwoord op welke manier kan e vertrouwsrelatie word opgebouwd. Aanbieding: het voldo aan het verwachte eindresultaat, evtueel onderbouwd met additionele aannames. Daarnaast aandacht voor de onderscheidde factor t aanzi van mogelijke alternatieve of innovatieve oplossing. Succesfactor valkuil fase 2: Als verlader kan je voor het opstell van de tderdocumtatie gebruik mak van de expertise van logistieke distverlers of gespecialiseerde adviesbureaus om tot e goed onderbouwd duidelijk tderdocumt te kom. De beslissing om e logistieke distverler in te schakel kan word gom op basis van e voorkeur ontstaan in de voorbereidde fase dan wel kan dit tderdocumt word opgebouwd uit e verzameling van ideeën concept die zijn Planning middel RFQ documt Alternatiev Aannames Pagina 5 van 9

6 aangedrag door distverlers in de voorbereidde fase. Het is belangrijk dat je duidelijk bepaalt welk detailniveau je als verlader opgeleverd wil hebb wat het verwachte eindresultaat moet zijn. Deze informatie verwachting zull gedurde de tder fase constant bewaakt moet word. Wijziging deel je op e gestructureerde manier met alle partij zodat in de evaluatie fase nog steeds appels met appels vergelek kunn word. Als introductie van de tder gebruik je het tderdocumt of e tderpakket, dit kun je evtueel uitbreid met e persoonlijke toelichting t aanzi van gehanteerde selectie criteria de toekomstvisie die je als verlader hebt. Daarnaast is e bezoek aan de operatie in scope nuttig: Er bestaat altijd e knisverschil tuss de huidige distverler overige partij in e tdertraject. E oplossing om dit informatie niveau te niveller, is het organiser van e beperkte rondleiding in de operatie. Dit geeft e duidelijker beeld voor de nieuwe distverlers geeft de bestaande distverler de kans om zak die onderbelicht zijn in de documtatie helder te mak. Op deze manier zal de beantwoording van de tder meer op 1 lijn ligg ontstaat er e gemeschappelijke basis waaraan alle partij kunn referer. Gedurde het beantwoordingstraject van de tder zull additionele vrag alternatieve concept naar vor kunn kom die zelfs e verstorde werking kunn hebb op het door jou verwachte eindresultaat. E succesvolle manier om hiermee om te gaan is het opknipp van het tdertraject in e aantal deeltraject, waarbij je na elke tussstap additionele informatie kan bijvoeg evtuele wijziging del. Bovstaande succesfactor verg e intsieve communicatie Succesfactor (verladers & distverlers) tuss verlader distverlers tijds deze fase van de tder hiermee zal je reking moet houd in de tijdsplanning inzet van mskracht. De grootste valkuil voor alle partij is dat na de lancering van het tderdocumt e complete radio stilte valt tot aan de deadline. Betrekk van distverlers /of adviseurs bij het opstell van de tder documtatie. Opsplits van het tdertraject in deel-oplevering waarbij e terugkoppeling per deeloplevering aan alle partij kan word gegev. Rondleiding over de operatie die binn de tder scope valt. Valkuil voor verladers Valkuil voor distverlers Inconsisttie tuss verwacht eindresultaat beschikbare informatie tijds het tder traject. Niet ctraal eduidig communicer over gewijzigde scope/informatie of verwachting t aanzi van eindresultaat Ge actieve communicatie tijds het tder proces Vraag voor vervolgdiscussie: Ge gebruikmak van mogelijkhed om verladersproblematiek beter te begrijp. Oplevering van gerieke documtatie/oplossing. In welke mate vind je dat innovatieve oplossingsconcept gedeeld kunn/moet word tuss alle deelnemde partij om appels met appels te kunn blijv vergelijk? Pagina 6 van 9

7 Fase 3: Evaluatie van tders 6 De evaluatie fase begint voor je met e analyse van de antwoorddocumt van de verschillde distverlers, evtueel aangevuld met e prestatie e locatie bezoek. In deze fase heb je veel contact tuss alle partij om opstaande vrag aannames te toets, indi dit niet reeds in de vorige fase is gebeurd. Aan het einde van deze fase heb je e shortlist met e beperkt aantal distverlers die op basis van het tderdocumt selectie criteria het beste hebb gescoord. Hiermee kun je de volgde fase start; de detaillering- onderhandelingsfase. Ook voor deze evaluatie fase is e schema opgesteld met onderwerp aandachtspunt die als checklijst kunn word gebruikt. Deze fase is minder makkelijk in e schema te vatt aangezi er e zekere mate van overlap is met de voorafgaande fases er e aantal iteratie slag kunn word gemaakt voordat de evaluatie fase is afgerond. Aandachtspunt heb je als verlader in deze fase vooral met betrekking tot: aanbieding kan aanleiding gev om de bestaande operatie nogmaals kritisch te bekek voor aanvullde informatie. Prestatie & bezoek: dit biedt de gelegheid om de gedachtegang rondom e aanbieding beter te begrijp geeft inzicht in de bedrijfscultur. Als distverler richt je je in deze fase voornamelijk op 7 : Verlader Afbeelding 6 Prestatie & Bezoek: de mogelijkheid om de aanbieding te concretiser door e bezoek om de vertrouwsrelatie op te bouw. Verdieping aanbieding: aanvullde informatie zal e impact hebb op de oorspronkelijk aanbieding. Indi de aanbieding wordt Vergelijking Bestaande operatie Prestatie & bezoek aangepast, moet de oorzak gevolg herleidbaar blijv voor de verlader. Alternatiev: toevoeg van extra onderscheidd vermog door het aanbied van e alternatieve/innovatieve oplossing, die voor beide partij waarde heeft. Succesfactor valkuil fase 3: Detailniveau Aannames Referties Cultuur Verschill in de aanbieding van deelnemde partij zull in deze fase naar vor kom kunn er evtueel voor zorg dat aanbieding aangepast moet word. Heb je als verlader in de voorbereidd fase reeds e gestructureerd evaluatie proces opgesteld, dan zorgt dit ervoor dat de belangrijkste criteria word meegewog voor alle Vergelijking: tijds het vergelijk van aanbieding zal reking moet word gehoud met het aangeleverde detailniveau de impact van verschill in aannames. Distverler Prestatie & bezoek Verdieping aanbieding Alternatiev Detailniveau Tijdlijn Bestaande operatie: het evaluer van Afbeelding 7 Pagina 7 van 9

8 aanbieders. Dit schept de mogelijkheid om e objectieve vergelijking te mak met de bestaande situatie bij de verlader. Hoewel het onderscheidd vermog van het gerieke criterium prijs door e transparant tdertraject beperkt zal word, blijft dit e belangrijk criterium. De vergelijking van appels met appels kan op verschillde manier plaatsvind, bijvoorbeeld door: Huidige situatie vergelijking, waarbij in eerste instantie gekek wordt naar de huidige interne structuur budget versus alle aanbieding. Budget vergelijking, waarbij op geconsolideerd niveau de verschillde compont van de aanbieding word vergelek, operationele kost, variabele / vaste kost, implemtatie kost, etc. Ratecard vergelijking, waarbij het van belang is om e represtatief profiel sam te stell als onderbouwing voor de ratecards die vergelek kunn word. Onderliggde input vergelijking (richting op boek), waarbij gekek wordt naar berekde input voor de aanbieding zoals vierkante meters, productiviteit, investering, IT system, aanschaf material, etc. hun commerciële kostprijs. Verschillde aannames veronderstelling hebb e grote impact op de aanbieding. Om de vergelijking tuss verschillde aanbieding te vergemakkelijk stel je als verlader deze aannames veronderstelling ctraal vast communiceer je ze met de deelnemde distverlers. Bovstaande evaluatie heeft met name betrekking op het gerieke criterium prijs, maar het belangrijkste onderscheidde deel van de evaluatie zal betrekking hebb op de overige drie goemde criteria zoals oplossingsconcept, vertrouw/relatie aansluiting van bedrijfscultuur. Succesfactor (verladers & distverlers) Deze zull moeilijker te vatt zijn in objectieve scoringslijst, maar spel e grote rol in de uiteindelijke beslissing t aanzi van de distverlers/aanbieding die naar de volgde fase gaan voor detaillering onderhandeling. Om daar als organisatie beter grip op te krijg is het belangrijk dat je de interne belanghebbde actief betrekt in de evaluatie van de zachte factor. Slot Tot zover e uitwerking van aandachtspunt, succesfactor valkuil tijds de eerste 3 fases van e tder traject. Tijds de ronde tafel discussie zijn er verschillde voorbeeld naar vor gebracht t aanzi van traject die succesvol verliep traject die uiteindelijk zijn vastgelop of verzand. De succesfactor hebb gemeschappelijk dat verladers distverlers handel vanuit e wederzijds inzicht, terwijl e ezijdige focus vaak de grondslag van de valkuil is. Vooraf bepal hoe het evaluatie proces wordt uitgevoerd dit in tderdocumtatie aangev. Indi er aannames noodzakelijk zijn, deze ctraal verzamel communicer. Focus op onderscheidd vermog van de verschillde aanbieding. Valkuil voor verladers Valkuil voor distverlers Appels met per vergelijk Ge compleet beeld van huidige operatie hebb Onderschatting van impact van verschil in aannames tuss aanbieding. Niet betrekk van interne belanghebbde bij evaluatie Vraag voor vervolgdiscussie Blijv focuss op bestaande oplossing in plaats van te kijk naar mogelijke alternatiev. Onbewust vertrouwsrelatie beschadig tijds het verdiepingsrond Te weinig aandacht voor overekomst in bedrijfscultur. Waarom moet je veel tijd/mskracht bested aan detaillering van prijz aannames als het onderscheidde vermog hiervan op de lange termijn beperkt is? Pagina 8 van 9

9 In bovstaand artikel is getracht om deze ervaring in e algeme context te plaats om zodode deze knis ervaring te kunn del. Dit artikel krijgt e vervolg,in de verdere bespreking van succesfactor valkuil voor fase 4: detaillering contract onderhandeling voor fase 5: implemtatie. Afronding Onze dank gaat uit naar de aanwezig de constructieve wijze waarop ze hebb bijgedrag in de voorbereiding de ronde tafel. Zonder h was het voor u liggde stuk niet mogelijk geweest. De aanwezig: DHL Jacques Lemm Ceva - Wouter Speelman Schker Niels Troost Schker Gijs Hofland UC Group Pascal van Beel UC Group Wilbert Stoutjesdijk Facilitator: UC logistics & fulfilmt Patrick Watervoort Mocht u vrag hebb over dit artikel of de daarin gesuggereerde oplossing stuur dan e e-mal naar Patrick; patrick@uclogistics.nl Patrick Watervoort UC Partner, Sr. Logistics gineer & analist Pagina 9 van 9