ZIJN DE KOSTEN EN OPBRENGSTEN VAN UW IT-OMGEVING MET ELKAAR IN OVEREENSTEMMING? Krijg inzicht in de kosten en performance van uw ICT-omgeving

Transcriptie

1 ZIJN DE KOSTEN EN OPBRENGSTEN VAN UW IT-OMGEVING MET ELKAAR IN OVEREENSTEMMING? Krijg inzicht in de kosten en performance van uw ICT-omgeving

2 De meeste organisaties hebben geen idee hoe hoog het verlies aan opbrengsten of hoe hoog de extra kosten zijn als hun ICT-omgeving een uur uit de lucht is. Ze weten ook niet precies wat de bijdrage is van ICT aan de belangrijkste bedrijfsprocessen. Zonder die kennis wordt het heel moeilijk om een digitale transformatie door te voeren. Het Qhuba Cost & Performance Dashboard verschaft het broodnodige inzicht in kosten en prestaties. ICT is in vrijwel iedere organisatie bedrijfskritisch geworden. Als het netwerk plat ligt of een veelgebruikt systeem ligt er even uit, dan zitten medewerkers duimen te draaien en stokken vele bedrijfsprocessen. Immers, er is vandaag de dag vrijwel geen bedrijfstak meer waarin het business as usual is zodra de ICT uitvalt. Tegelijkertijd is het aantal organisaties dat gedegen inzicht heeft in de bijdrage van ICT aan de business op één hand te tellen. Natuurlijk, ooit is bij de aanschaf van nieuwe hard- en software een businesscase gemaakt, maar tot integraal inzicht heeft dat niet geleid. BUSINESSBIJDRAGE VAN ICT Sterker, de meeste organisaties weten niet eens wat de kosten zijn van de diverse ICT-componenten. Laat staan dat ze inzicht hebben in de indirecte kosten, bijvoorbeeld de kosten van een storing in de ICT-omgeving waardoor de productie stil komt te liggen. Ze hebben evenmin inzicht in de bijdrage van ICT aan de business, bijvoorbeeld aan de efficiency die wordt behaald en de mate waarin ICT maakt dat de organisatie voldoet aan wet- en regelgeving. Behalve de huidige bijdrage van ICT aan de business is het ook belangrijk te kijken naar toekomstige kansen die ICT kan bieden om processen te verbeteren en klanten te binden. Misschien moeten we helemaal niet meer praten over kansen die ICT biedt, maar over de noodzaak die bedrijven voelen om een digitale transformatie in gang te zetten. Immers, meer dan de helft van de bedrijven die in 2000 in de Fortune-500 stond is failliet. Tegelijkertijd slagen sommige start-ups erin om in een paar maanden tijd een wereldwijd merk te bouwen en bestaande markten te ontwrichten. Bedrijven die in deze hectische markt willen overleven, zullen in staat moeten zijn om zich snel aan te passen aan veranderende omstandigheden. ICT speelt daarin een cruciale rol. Een rol die natuurlijk alleen goed kan worden vervuld als de ICT-omgeving zelf ook flexibel is en kan meebewegen met de organisatie. Een randvoorwaarde hiervoor is dat de CIO of IT-directeur gedetailleerd inzicht heeft in de kosten én prestaties van ICT-oplossingen. ICT ACCOUNTABLE MAKEN Dat inzicht is nu in de meeste organisaties nog 2 QHUBA - COST AND PERFORMANCE DASHBOARD

3 beperkt. Dat komt doordat ICT jarenlang is gezien als een kostenpost. Die kosten moesten zo laag mogelijk zijn. Contracten met ICT-leveranciers zijn tot op de laatste cent uit onderhandeld. Daarom weet de CIO of ICTdirecteur precies wat hij betaalt aan netwerken, datacenterdiensten, softwarelicenties et cetera. Maar het berekenen wat het in totaliteit kost om een bepaalde applicatie aan te bieden of wat het bijvoorbeeld kost om thuiswerken voor alle medewerkers mogelijk te maken is complexer en wordt vaak houtje-touwtje in een Excel sheet gedaan. Met andere woorden: de CIO is maar moeizaam in staat om alle aspecten van de ICT-omgeving accountable te maken en te laten zien hoeveel een bepaalde dienst kost. Het wordt dan heel moeilijk om een business case voor de organisatie inzichtelijk te maken waaruit blijkt dat de besparingen die door een nieuwe ICT-oplossing worden gerealiseerd hoger zijn dan de kosten. Als een CIO niet in staat is om aan de business duidelijk te maken waar het huidige ICT-budget precies aan opgaat, kan hij al helemaal niet meedenken hoe de organisatie het ICT-budget zo efficiënt mogelijk kan benutten tegen zo hoog mogelijke businessopbrengsten. Zeker niet als dat zou betekenen dat het budget misschien wel verhoogd moet worden! DASHBOARD GEEFT INZICHT IN WAARDEKETEN Gedetailleerd inzicht in de kosten en de performance van de verschillende ICT-componenten en waardeketens is ons inziens dan ook een randvoorwaarde om op een gedegen manier het pad naar een digitale transformatie in te slaan. Daarom heeft Qhuba het IT Cost & Performance QHUBA - COST AND PERFORMANCE DASHBOARD 3

4 Management Dashboard ontwikkeld. Dit is een IT-balanced scorecard die inzicht geeft in de kosten en opbrengsten van de ICT-omgeving als geheel en alle deelaspecten waar deze uit bestaat. Het dashboard geeft onder andere zicht op: waar staan we nu wat betreft uitgaven en hoeveel budget is er nog? Welke dienstverlening hebben we geleverd tegen welke kosten? Hoe zijn die kosten verdeeld over de verschillende ICT-services? Hoe kan ik de IT-kosten doorrekenen aan producten, diensten en transacties? Gebruik ik mijn IT-assets wel efficiënt en effectief? TECHNOLOGY BUSINESS MANAGEMENT Onder de motorkap van het Qhuba IT Cost & Performance Management Dashboard zit de software van Apptio, marktleider op het gebied van Technology Business Management. TBM is het runnen van IT als een business. Deze software automatiseert de berekening van kostprijzen, doorbelastingsfacturen en budgetteringsprocessen en kan ook verschillende gewenste what if-scenario s doorrekenen en op basis daarvan voorspellen wat de impact is van businessvoorstellen op de IT-kosten en businessopbrengsten. MEER NADRUK OP VERBETERACTIES Een dashboard dat inzicht geeft in kosten en opbrengsten van ICT is een eerste stap. Immers, meten is weten. Maar als de managementinformatie eenmaal beschikbaar is, moet daar natuurlijk wel op worden gestuurd. Dit vergt een aanpassing in denken en doen van IT-organisaties en een andere bezetting van de rapportageafdeling. Waar voorheen vaak veel tijd op ging aan het verzamelen van data en opstellen van rapportages, zal nu meer nadruk komen te liggen op analyse van de rapportage-uitkomsten Het dashboard kan ook helderheid verschaffen over de vragen: waar willen we naar toe en welke what-if scenario s kunnen we doorrekenen? Wat zijn per scenario de financiële kosten en businessopbrengsten? Door tijdens de digitale transformatie de geplande kosten en opbrengsten van een verandering te vergelijken met de werkelijke, kan tijdig worden bijgestuurd als blijkt dat kosten hoger zijn dan verwacht of opbrengsten achterblijven. CUSTOMER MANAGEMENT DEMAND SERVICE MANAGEMENT SUPPLY COMPLIANCE MANAGEMENT REGULATION RISK MANAGEMENT THREAT PERFORMANCE MANAGEMENT FINANCIAL MANAGEMENT EXISTENCE GOVERNANCE MANAGEMENT STRUCTURE RESOURCE MANAGEMENT GROWTH CHANGE MANAGEMENT TRANSFORM OPERATIONS MANAGEMENT DELIVER 4 QHUBA - COST AND PERFORMANCE DASHBOARD

5 en het genereren van verbeteracties. Het Qhuba IT Cost & Performance Management Dashboard biedt ruime mogelijkheden tot het analyseren van rapportages, met downdrill- en slice-mogelijkheden. ROL QHUBA Qhuba helpt klanten bij de digitale transformatie die nodig is voor iedere organisatie die in de nieuwe wereld wil overleven of haar voorsprong wil behouden. Qhuba treedt op als sparring partner in strategievraagstukken en kan vervolgens ook de verantwoording nemen voor de uitvoering van uw IT-projecten. Sommige van de benodigde verbeteringen liggen puur op het vlak van ICT, zoals het beter benutten van de hardware (capaciteitsmanagement) en software assets (Software Asset Management). Andere verbeteringen moeten samen met de business worden bereikt, zoals het optimaliseren van de IT-inzet in business processen. De belangrijkste meerwaarde is misschien wel het feit dat het dashboard inzicht geeft in de noodzakelijke stappen om de digitale transformatie in gang te zetten, de transformatie te monitoren door de geplande scenario s te vergelijken met de realiteit, en eenmaal in productie het proces te volgen en te verbeteren. Want dan wordt de digitale transformatie ook een business transformatie. Wij zijn georganiseerd in Practices, die zich focussen op vraagstukken als het definiëren en implementeren van digitale strategieën, business technology management, procesoptimalisatie, verandermanagement en klantinteractie. Dit geeft ons de mogelijkheid om de digitale transformatie van een organisatie van A tot Z te begeleiden; van de enterprise architectuur die hoort bij de strategische keuzes tot en met de invulling op applicatie- en zelfs dataniveau. En van de technologische kant van dit vraagstuk tot en met de veranderkundige kant: hoe krijg ik de mensen in mijn organisatie mee? Qhuba betekent drive. En dat is terug te zien in de organisatiestructuur: in een netwerkorganisatie zoeken zelfstandige professionals elkaar op, helpen elkaar en maken elkaar beter. Qhuba heeft een cultuur die zich kenmerkt door leiderschap, het nemen van verantwoordelijkheid en een focus op continue verbetering. Wij zijn voortdurend gericht op het tot stand brengen van meetbare resultaten en concrete verbeteringen. Weten wat wij voor u Orteliuslaan BA Utrecht The Netherlands kunnen betekenen? T Neem contact met E info@qhuba.com ons op. I QHUBA - COST AND PERFORMANCE DASHBOARD 5