Proces-verbaal van opdrachtverlening

Transcriptie

1 Proces-verbaal van opdrachtverlening Titel aanbesteding Verandermanager Debiteuren/Crediteuren Kenmerk aanbesteding Gegevens aanbestedende dienst Gemeente Amstelveen Laan Nieuwer-Amstel JR Amstelveen Contactpersoon Jaap Huizenga Waarde van de opdracht 97344,- Opdrachtomschrijving De ambtelijke organisatie van de gemeente Amstelveen werkt voor de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer. De financiële functie van de gemeente Amstelveen is momenteel volop in ontwikkeling. De financiële planning en control functie, de financiële adviesfunctie en de financiële administratie worden per 1 januari 2017 formeel samengevoegd tot één afdeling financiën. In het inrichtingsplan is de koers van de nieuwe afdeling financiën voor de komende jaren geschetst en is het werkveld op hoofdlijnen verdeeld in de clusters: Financieel Beheer, Concernfinanciën en Debiteuren/Crediteuren. Binnen het cluster debiteuren /crediteuren vindt de registratie van de financiële transacties plaats. Voor een belangrijk deel betreffen het werkzaamheden die zich voltrekken volgens vaste, vooraf omschreven procedures. Op hoofdlijnen gaat het hierbij om het volgende takenpakket: Verwerken van de inkomende facturen; Zorgdragen voor een goed verloop van het betalingsproces; Uitvoeren van de eerste lijncontrole op de processen; Zorgdragen voor het betalingsverkeer; Aanmaken van de uitgaande facturen; Bewaken van de invordering. Het cluster bestaat uit twee werkvelden: het werkveld debiteuren en het werkveld crediteuren, die elk een eigen coördinator kennen. De coördinator van het werkveld is verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie van het werkveld met betrekking tot de werkverdeling en de voortgang en zijn het eerste aanspreekpunt is voor de collega s binnen het team. Voor het overige werken ze mee op het betreffende werkveld. Ontwikkelopgave Het cluster Debiteuren/Crediteuren wil zich in twee jaar ontwikkelen tot een team van financieel administratieve professionals waarbinnen de medewerkers: administratief goed onderlegd zijn, kennis hebben van de relevante regelgeving en de geldende basisprincipes, accuraat werken en zelfstandig controles uitvoeren, affiniteit hebben met automatisering en gebruikmaken van moderne technieken, de werking van het financiële systeem kennen en doorgronden, een kritische houding hebben ten opzichte van bestaande procedures en werkwijzen en een natuurlijke drive bezitten deze continu te verbeteren, gesprekspartner zijn voor de organisatie aangaande administratieve aangelegenheden, het algemene concern belang laten prevaleren boven het afdelingsbelang het individuele belang ondergeschikt maken aan het teambelang. In het inrichtingsplan is het takenpakket van de verschillende clusters op hoofdlijnen beschreven. De komende maanden wordt deze taakverdeling in het algemeen en die tussen de clusters debiteuren/crediteuren en financieel beheer in het bijzonder, verder geconcretiseerd. Daarenboven moet in het komend jaar ook door debiteuren/crediteuren zwaar worden geïnvesteerd om te kunnen voldoen aan eisen uit hoofde van het programma digitaal werken en e-facturering

2 die aan de financiële administratie worden gesteld. Op grond van vorenstaande wordt het takenpakket van het cluster debiteuren en crediteuren geconcretiseerd en wordt de werkverdeling binnen beide werkvelden (de taakpakketten van de medewerkers) nader ingevuld. De opdracht loopt tot en er is een mogelijkheid tot verlenging. Deze verlenging wordt voor afloop van de opdracht besproken en de exacte duur is nu nog niet bekend. Kandidaatomschrijving De opdracht - Concretiseer in afstemming met Financieel Beheer het takenpakket van Debiteuren/Crediteuren op basis van het inrichtingsplan financiën en de hiervoor beschreven ontwikkelopgave: - Geef aan wat nodig is om de ontwikkelopgave te realiseren met betrekking tot; a. Kennis en opleidingsniveau medewerkers b. Benodigde vaardigheden medewerkers (houding, gedrag en competenties) c. De organisatie van de werkzaamheden (taakverdeling (kwantitatief en kwalitatief), inrichting van procedures inclusief checks en balances (functiescheiding) - Maak het bijbehorend ontwikkel/opleidingsplan: - Coach de individuelemedewerkers in de ontwikkeling van hun vaardigheden; - Initieer en implementeer verbeteringen in bestaande procedures en werkwijzen: - Geef leiding aan de afdeling, waarbij de dagelijkse operationele leiding berust bij de beide coördinatoren; - Zorg ervoor dat debiteuren/crediteuren gesprekspartner wordt voor de financieel administratieve aangelegenheden; - De werkwijzen en procedures binnen debiteuren/crediteuren voldoen eind 2017 aan de eisen uit hoofde van digitaal werken en e-facturering. Wat vragen we? - Je hebt aantoonbare ervaring met het aansturen / implementeren van verandertrajecten: - Je bent goed ingevoerd in de relevante systemen en procedures met betrekking tot gemeentelijke administraties en hebt meerjarige leidinggevende ervaring: - Je hebt oog voor mensen en hun ontwikkeling: - Je bent daadkrachtig en kunt knopen doorhakken: - Je hebt een coachende stijl van leidinggeven: - Je zet mensen in hun kracht en stimuleert hen tot zelfsturing en initiatief: - Je bent in staat de verbinding te leggen tussen je team en het management in de organisatie. Competenties Als verandermanager beschik je over de volgende competenties: Resultaatgericht Betrouwbaar Daadkrachtig Verbindingen leggen Communicatief sterk Bovenstaande competenties worden tijdens het gesprek beoordeeld door de gemeente. Iedereen die bij de gemeente Amstelveen of Aalsmeer komt werken moet vóór aanvang van zijn werkzaamheden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen. De gemeente geeft aan waarop gescreend moet worden door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag. Dit is afhankelijk van de werkzaamheden die uitgevoerd gaan worden. De gemeente stuurt de nieuwe collega een met een link waarmee hij/zij de aanvraag af kan ronden. Kosten van de aanvraag kunnen worden gedeclareerd. Dienstencategorie Diensten voor plaatsing van personeel en personeelsverschaffing CPV code Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging Eisen Opleiding Op CV aantoonbaar minimaal afgeronde HBO opleiding. Werkervaring verandermanager Op CV aantoonbaar minimaal 3 jaar werkervaring opgedaan in de afgelopen 6 jaar als verandermanager binnen de publieke sector. Gevraagde documenten Er zijn geen documenten gevraagd. Gunnings 1. Weging prijsdeel: 25 %

3 2.Motivatiebrief Bij deze opdracht wordt om een motivatiebrief gevraagd. Deze weegt mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze motivatiebrief worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven. De kandidaat dient in één A4 gemotiveerd aan te geven hoe men invulling denkt te geven aan de functie verandermanager debiteuren/crediteuren bij de gemeente Amstelveen. De brief wordt getoetst aan de hand van de omschreven opdracht en competenties in de kandidaat omschrijving. De brief dient door de kandidaat zelf geschreven te zijn. Weging: 25 % 3. Sollicitatiegesprek Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen gesprekken afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze gesprekken worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven. - Kort motiveren op welke wijze de kandidaat de functie verandermanager succesvol verwacht in te vullen. - De motivatiebrief in de vorm van een presentatie (duur minuten) verder toelichten. - Resultaatgericht - Betrouwbaar - Communicatief sterk - Verbindingen leggen - Daadkrachtig Weging: 25 % 4. Financiële systemen Op CV aantoonbare werkervaring en kennis van FIS4all (Centric) en affiniteit met automatisering. Weging: 10 % 5. Werkervaring leidinggeven Op CV aantoonbare werkervaring als leidinggevende van een financiële afdeling in een publieke organisatie met minimaal 500 werknemers. Weging: 15 % Namen van de gegadigden Organisatie: Van Boheemen Consultancy B.V. Score 25,00 % 25 % 21 % 10 % 15 % 96,00 % Geschikte kandidaat met overtuigingskracht en duidelijk oog voor de menselijke kant.

4 Organisatie: BMC Implementatie Score 20,97 % 25 % 19 % 10 % 15 % 89,97 % Positief gesprek en op zich wel geschikt, had alleen geen presentatie beschikbaar (alleen USB stick meegenomen). De andere kandidaat was net iets beter. Laurens is een goede tweede kandidaat. Organisatie: ICQ Groep BV Score 21,91 % 25 % 10 % 10 % 15 % 81,91 % Gaf geen antwoord op concrete vragen en was met name aan het zenden. Weinig ''to the point'' en geen overtuigingskracht. Jan had geen presentatie gemaakt en gaf veel herhaling uit zijn CV. Organisatie: Hofmeier Score 19,90 % 17 % 0 % 0 % 15 % 51,90 % verandermanager debiteuren/crediteuren bij de gemeente Amstelveen wordt niet duidelijk en volledig omschreven in de Organisatie: JS Consultancy Score 19,60 % 17 % 0 % 0 % 15 % 51,60 %

5 Motivering motivatiebrief: Uit het CV blijkt niet heel duidelijk hoe men invulling denkt te geven aan de functie verandermanager debiteuren/crediteuren bij de gemeente Amstelveen. Organisatie: Sozastar Score 20,00 % 0 % 0 % 0 % 15 % 35,00 % Organisatie: BMC Implementatie Score 20,97 % 25 % 0 % 10 % 15 % 70,97 % verandermanager debiteuren/crediteuren bij de gemeente Amstelveen wordt duidelijk omschreven in de Namen van de afgewezen inschrijvers Er zijn geen afgewezen inschrijvers. Zijn er inlichtingen gegeven die op verzoek van de ondernemer geen deel uit hebben gemaakt van de nota van inlichtingen? Nee. Zijn er inschrijvers afgewezen vanwege abnormaal lage inschrijvingen en zo ja, wat is de reden? Nee. De naam van de gegunde inschrijver(s):van Boheemen Consultancy B.V., Rob Nieuwenhuijzen Reden van gunning van deze partij: Economisch meest voordelige inschrijving op basis van prijs/kwaliteit. Het gedeelte van de overheidsopdracht dat deze partij voornemens is om aan derden in onderaanneming te geven: n.v.t. Is de concurrentiegerichte dialoog toegepast en zo ja, wat is hiervoor de reden? Nee.

6 Is de onderhandelingsprocedure toegepast en zo ja, wat is hiervoor de reden? Nee. Is de overheidsopdracht niet gegund en zo ja, wat is hiervoor de reden? Nee.