Nadere offerteaanvraag DCMR via Dynamisch Aankoopsysteem, functie: Implementatieleider transitie organisatie naar Continue Verbeteren

Transcriptie

1 Nadere offerteaanvraag DCMR via Dynamisch Aankoopsysteem, functie: Implementatieleider transitie organisatie naar Continue Verbeteren Aanbestedende dienst Contact Tender (Dynamisch aankoopsysteem): Functie : DCMR Milieudienst Rijnmond : alleen via DAS op platform Negometrix : Tender , ondersteunende processen : Implementatieleider transitie Continue Verbeteren 1

2 1. Offerte aanvraag DCMR Voor u ligt een offerte aanvraag van de DCMR Milieudienst Rijnmond gevestigd te Schiedam. De DCMR Voor ruim 1,2 miljoen inwoners in het werkgebied streeft de DCMR Milieudienst Rijnmond naar een goede leefomgevingskwaliteit. De DCMR is de gezamenlijke milieudienst van de provincie Zuid-Holland en 15 gemeenten. De dienst is sinds 1987 ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling, een rechtspersoonlijkheid bezittend openbaar lichaam. Het is een regio met veel industrie en een hoge bevolkingsdichtheid. In dit gebied bewaakt de DCMR de milieukwaliteit in nauwe samenwerking met andere overheidsinstellingen, zoals de politie, brandweer, arbeidsinspectie en GGD. De DCMR voert deze taak al ruim 40 jaar uit. De DCMR werkt in opdracht van lokale en regionale overheden aan een leefbare en veilige regio voor de mensen die er wonen en werken. Dat doen we door: opleggen en controleren van milieuregels en veiligheidsregels; maken van vergunningen; monitoren van milieukwaliteit; adviseren over milieu en veiligheid; optreden bij overlast en incidenten. Bij de DCMR werken ruim 500 medewerkers, verdeeld over 4 afdelingen. De DCMR is bij de inkoop van goederen, diensten en werken als Aanbestedende Dienst gehouden aan de Aanbestedingswet 2012.

3 Organogram Afdeling De afdeling Middelen en Control is ondersteunend (en waar nodig kader stellend) richting de productie afdelingen. De afdeling bestaat uit 3 bureaus waarin meerdere disciplines zijn ondergebracht. Bureau Het bureau Personeel, Informatie en Managementondersteuning bestaat uit het cluster Personeel, Organisatie & Communicatie (POC), het cluster Informatievoorziening en het team Managementondersteuning. Een bureauhoofd, twee coördinatoren en een teamleider vormen samen het bureauteam. Samenhang opdracht met overige afdelingen en bureaus Bureau PIM is verantwoordelijk voor de organisatie brede implementatie van het traject Continue Verbeteren. De implementatieleider gaat hier in opdracht van bureau PIM nadere invulling aan geven. 3

4 2. Behoefte Bij de reorganisatie van 2015 zijn de afdelingen georganiseerd langs de lijnen van de hoofdprocessen. Afdelingshoofden werden daarbij proceseigenaar van de processen die zich hoofdzakelijk binnen hun eigen afdeling afspelen. Bij verdere implementatie ( ) van de doelstellingen van de reorganisatie is onvoldoende aandacht geweest op uitvoerings- en sturingsniveau) proces georiënteerd werken. Er zijn eind 2017 en in 2018 diverse trajecten opgezet waarbij gewerkt is aan de versterking van procesmatig werken: Met behulp van een extern adviseur zijn in 2017 processen geoptimaliseerd gericht op de vraag of taken verschoven konden worden van experts naar ondersteuning; Op concernniveau is een zogenaamde regiegroep processen benoemd; Medio 2018 zijn procesbeheerders als rol gedefinieerd en zijn deze meer als collectief vanuit centrale sturing aan de slag gegaan. Deze procesbeheerders beschikken over minimaal green belt of volgen een opleiding op dit gebied. Daarnaast volgen drie medewerkers de opleiding tot black belt; Bij het Cluster Informatie (ca. 25 personen) en later de twee bureaus Reguleren (ca. 70 personen) is gewerkt aan continue verbeteren op basis van procesverbetering met ruime aandacht voor gedrag en aansturing. Hierbij is ondersteuning geboden door externe adviseurs. Deze werkwijze wordt ook nu nog in deze teams gehanteerd. Door deze activiteiten is er momenteel veel interesse en enthousiasme om procesverbeteringen te realiseren. De verschillende initiatieven en onderdelen moeten nu samenkomen tot een structuur waarbij het continue verbeteren een vast onderdeel is van het dagelijks werk. Onvoldoende duidelijk is echter nog steeds hoe processen op een goede en efficiënte wijze worden aangestuurd. Daarnaast is er onvoldoende kritische massa binnen de organisatie om de gewenste veranderingen vorm te geven. Het directieteam heeft de wens geuit om in 2019 gestructureerd verder aan de slag te gaan met het verbeteren van proces georiënteerd werken. Hiertoe wordt de volgende uitvraag gedaan: Het in 2019 hebben opgeleid van een aantal medewerkers, die vervolgens continue verbeter-trajecten voor organisatie-eenheden en management kunnen faciliteren binnen de DCMR. Het opleiden wordt gedaan on the job. Hiermee wordt een stevige basis gelegd voor verankering binnen de organisatie; Bij start van de opdracht wordt verwacht dat een eerste traject van continue verbeteren zelf wordt begeleid en dat gekozen medewerkers in dit traject verder worden opgeleid. Bij vervolgtrajecten zijn de DCMR-medewerkers zelf aan de slag maar worden zij op lastige momenten met advies ondersteund door collega s en in 2 e instantie door externe ondersteuning; Op basis van kennis en ervaring op verzoek meedenken over een visie van de DCMR op het gebied van procesmanagement: De wijze waarop procesmanagement en continue verbeteren bij de DCMR gestructureerd en aangestuurd kunnen worden. Hierbij wordt aangesloten aan de missie, visie en strategie van de DCMR zoals deze begin 2019 wordt vastgelegd. 4

5 Rol, functie en positionering van procesbeheerders; Mandaat van (gedelegeerd) proceseigenaren; Het starten - samen met de daarvoor aangewezen DCMR medewerkers van de implementatie van bovenstaande; Ontwikkeling Lean leiderschap / leiderschap gericht op continue verbeteren door dit in te brengen in het bestaande Management Development traject en daarop het verantwoordelijke afdelingshoofd Middelen en Control te adviseren. Duur en tijdsbesteding 1 e halfjaar: uur per week (advisering, uitvoering en opleiding medewerkers in de praktijk) 2 e halfjaar: 8 uur per week advisering en begeleiding bureauhoofden en coördinatoren, sparringpartner directieteam en adviseur t.b.v. de procesbeheerders. op aanvraag uur per week uitvoeringsondersteuning. Denk hierbij aan extra inzet t.b.v. verkenning, rapportages, overgang volgende fase etc. 2 e jaar opdracht: optioneel de mogelijkheid tot 2x verlenging met 6 maanden. Inzet afhankelijk van opzet vervolgtraject; in nader overleg te bepalen (8 tot 32 uur per week). Opleiding en kennis Beschikt over minimaal een afgeronde HBO opleiding Beschikt over minimaal een Lean green belt Werkervaring De uitvoering van deze opdracht vereist senioriteit. De door u aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar relevante werkervaring op gebied van verandertrajecten en kan hierover sparren op managementniveau; De door u aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 1 jaar relevante werkervaring op gebied van continue verbeteren / lean en kan de methodiek overbrengen in een organisatie. De onderbouwing van de ervaring met het begeleiden van organisaties naar de implementatie van Continue Verbeteren dient te gebeuren door het indienen van een referentie betreffende een project dat vergelijkbaar is met de mogelijke opdracht bij DCMR. In een korte omschrijving dient toegelicht te worden hoe het traject is doorlopen en welke rol de kandidaat hierin heeft gespeeld. Met het indienen van het ingevulde referentieformulier heeft u de mogelijkheid om uw kandidaat zich te laten onderscheiden op kwaliteit. Competenties Communicatief sterk Organisatiesensitief Kritisch Resultaatgericht Overtuigingskracht 5