HANDLEIDING QLICT-SCHOOLNETWERK

Transcriptie

1 HANDLEIDING QLICT-SCHOOLNETWERK

2 QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

3 Deze uitgave mag voor eigen gebruik worden vermenigvuldigd mits in originele vorm. Wijzigingen in het document of de lay-out zijn niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van QLICT. QLICT heeft deze handleiding samengesteld met de grootst mogelijke zorg maar is niet aansprakelijk voor fouten in dit document en eventueel daaruit voortvloeiende vervolgschade QLICT, Postbus 112, 7500 AC ENSCHEDE 2012 QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2 2

4 INHOUDSOPGAVE Voorwoord... 6 A. Het QLICT-schoolnetwerk in onderdelen... 7 De netwerkapparaten... 8 De router (modem)... 8 De server... 9 De UPS De patchkast De switches De patchkabels De patchpanelen De werkstations De netwerkbekabeling B. Het dagelijks gebruik van het netwerk Hybride netwerk, flexibele werkplekken Inloggen en afsluiten Verschillende bureaubladen, verschillende mogelijkheden Werken met applicaties en documenten Office De map bureau - accessoires Internet Contentfilter Popup Functionele gebruikers, en persoonsgebonden gebruikers Overzicht van de in het netwerk gebruikte schijfletters Back-up Zichtbare en onzichtbare schijven Afspraken over schijfgebruik Omgaan met verzamelingen foto s, video s, mp De map Opslag Het verdelen van programma-icoontjes naar de andere gebruikers Zelf snelkoppelingen aanmaken Netwerkprogramma s en lokaal geïnstalleerde programma s Automatische updates Gebruik van eigen apparatuur Beheer via Dashboard Dashboard overzicht Werkomgevingen beheren Een werkomgeving kiezen Software toevoegen of verwijderen in een werkomgeving Instellingen per werkomgeving Printers per werkomgeving beschikbaar maken Gebruikersbeheer Een werkomgeving maken of verwijderen Gebruikersgroepen maken, wijzigen en verwijderen Gebruikers maken, wijzigen en verwijderen Gebruikers met rechten van Beheer Gebruikers met rechten van Directie QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

5 Contentfilter Werking Contentfilter Beheer Contentfilter Beheer op afstand Hardware Werkstations Instellen voor gebruik met Afstandsbediening Instellen voor automatisch uitschakelen Verwijderen uit het systeem Printers en WIFI Accesspoints Popup C. Beheer via aanvullende maatregelen Aan- en afmelden bij het domein QLICT Herstel van de installatie Installeren van werkstations Windows Windows XP Minimum specificaties werkstations Printer installaties in de QLICT schoolnetwerken Procedure Overige printer-wensen Laptops Hoe logt u in als Extern? (Windows XP) Hoe logt u in als Extern? (W-7) D. QLICT-netwerkdiensten De QLICT Meter Starten De QLICT Basisscan Opslaan van antwoorden Inzage in de resultaten Ondersteuning VPN-verbindingen Zelf de koppeling tussen schijven aanbrengen Remote Back-up QLICT Verrekijker Verbinden Het juiste werkstation overnemen Afstandsbediening (Groen) Hoe het werkt Voorbereiding Thuis E. Service en support De QLICT Infodesk Contact opnemen met de Infodesk TOPdesk gebruiken Inloggen Een storing melden, een vraag stellen, een opmerking maken, iets aanvragen Rappel Kennissysteem Instellingen QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2 4

6 Afhandeling meldingen en responstijden Regiomanagers QLiCKERS en overige informatievoorziening vanuit QLICT Afspraken ten aanzien van toevoegingen in het netwerk F. Bijlagen I. Stroomschema inlogproblemen II. QLICT Meldingslijst storingen, wensen, etc III. Aanwijzingen voor het gebruik van laptops Een privé laptop (Windows 7) binnen het schoolnetwerk gebruiken Een QLICT ingerichte laptop ook buiten school gebruiken (Windows-7) IV. Instructiemodel Documenten V. Afspraken voor het omgaan met documenten in het netwerk QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

7 Voorwoord Duurzaam implementeren van ICT in het onderwijs op basis van een zorgenvrije technische infrastructuur. Dat is al jaren de belangrijkste opdracht van QLICT. Daar lijken we getuige het groeiende klantenbestand goed in te slagen. Niet in de laatste plaats doordat we steeds op zoek zijn naar verbeteringen en nuttige toevoegingen. Daardoor wordt het voor de eindgebruikers in de school steeds eenvoudiger om op een natuurlijke en vanzelfsprekende manier ICT in te zetten bij leerprocessen. De introductie van QLICT 2.0 (mei 2010) en de ondersteuning van Windows-7 maakten een nieuwe versie van de handleiding voor het QLICT schoolnetwerk noodzakelijk. In 2012 is deze handleiding opnieuw geactualiseerd en in de nieuwe huisstijl van QLICT opgemaakt. We hebben in deze handleiding geprobeerd alle functies die in uw schoolnetwerk beschikbaar zijn helder en informatief weer te geven zonder te technische formuleringen te gebruiken. Desondanks kunnen wij ons voorstellen dat u vragen houdt of juist méér gedetailleerde informatie wenst. Onze Infodesk kan u vanzelfsprekend van de nodige antwoorden voorzien. Er worden op basis van deze handleiding ook regelmatig netwerktrainingen georganiseerd om in deze extra informatiebehoefte te voorzien. Op onze website of via de Infodesk kunt u zich hiervoor aanmelden. Wij wensen u veel gebruiksplezier toe bij het dagelijks werken met uw schoolnetwerk. Enschede, augustus 2012 QLICT 2012 QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2 6

8 A. Het QLICT-schoolnetwerk in onderdelen In deel A komen de verschillende onderdelen van het schoolnetwerk aan de orde. Het QLICT-schoolnetwerk bestaat uit een schoolserver, werkstations, printer(s), en de noodzakelijke apparaten voor verbindingen (switches, routers) en beveiliging (UPS). Alles uiteraard verbonden door middel van bekabeling en waar mogelijk centraal opgeslagen in een serverruimte / patchkast. Al deze componenten zijn eigendom van de school. QLICT voert het beheer uit volgens de condities die zijn beschreven in de SLA (Service Level Agreement) behorende bij het beheerscontract. Om het beheer soepel en effectief te laten verlopen is het van belang dat de contactpersoon voor QLICT op de school (ICT-coördinator) op de hoogte is van plaats, naam, functie en status van de diverse onderdelen van het schoolnetwerk QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

9 De netwerkapparaten De router (modem) We beginnen bij de router. Dit is het apparaat dat het verkeer regelt tussen het schoolnetwerk en het internet. Scholen gebruiken een modem (kabelmodem, ADSL-modem of anderszins) met ingebouwde router functies. We gebruiken daarom de term router voor het apparaat, dat de school van de internet provider heeft gekregen, om het signaal aan de school door te geven. Vanaf het punt waar de coax-, glasvezel-, of telefoonkabel de school binnenkomt, gaat er een kabel naar de router. Het internetsignaal komt via deze kabel binnen op de router. In de router zit een netwerkkabel die naar de server gaat. De router geeft via deze netwerkkabel het internetsignaal door aan de server. Wanneer uw internetverbinding niet werkt, reset dan de router (uit en aan zetten). Laat de router minimaal 30 seconden uit staan en zet hem weer aan. Het kan enkele minuten duren voordat het internetsignaal er weer is. Indien dit het probleem niet oplost, bel dan de Infodesk. QLICT beheert deze router niet, maar QLICT kan wél constateren of de router signaal kan doorgeven. Wanneer er geen signaaldoorvoer mogelijk is, dient de school haar Internet Service Provider hier op aan te spreken. Ook een router kan stuk gaan. Indien we constateren dat een defecte router oorzaak is van uw verbinding probleem kan QLICT snel een vervangende router aanleveren. Onze schoolservicedienst zal dan een type leveren dat hoort bij de internetverbinding van uw school. Aan het vervangen ven een router zijn wel kosten verbonden QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2 8

10 De server De server is de hoofdcomputer in het netwerk. Deze zorgt ervoor dat alle andere apparaten in het netwerk bij hun informatie kunnen. Bijvoorbeeld data van educatieve software of bestanden. Wanneer een gebruiker zijn werk opslaat, dan komt het altijd op de server te staan. De server zorgt dus voor de centrale dataopslag. Meestal staat de server in de buurt van de centrale schakelkast (de patchkast) van de school. De server moet altijd aan blijven staan. Deze is namelijk ook s nachts aan het werk. Bijvoorbeeld met het maken van een back-up en het uitvoeren van updates. Aan de achterkant zitten de aansluitingen. De onderstaande apparaten zijn aangesloten: Een stroomkabel die naar de UPS gaat; Een UPS (met een seriële of USB kabel aangesloten aan de server); Een toetsenbord; Een netwerkkabel die naar de router gaat; Een netwerkkabel die naar de eerste switch gaat; Een monitor. Er is geen muis aangesloten; dit is niet nodig. (De apparaten worden later in deze handleiding verklaard.) Zet het toetsenbord rechtop tegen de serverkast aan. Dan kan niemand per ongeluk een stapel schriften op het toetsenbord leggen! QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

11 Aan de binnenzijde heeft een server een opbouw die overeenkomt met een gewone computer. Er zijn echter wel een paar verschillen: Er is meer ruimte, bijvoorbeeld voor meerdere harde schijven. In de server van school zitten twee harde schijven die verdeeld zijn in meerdere blokken (partities); De kast is wat degelijker gemaakt met een zwaardere voeding; Er zijn meerdere en / of grotere ventilatoren; De server is ontworpen om dag en nacht aan te staan. De monitor van de server staat standaard uit omdat dit energiebesparend is. Er moet echter wel een monitor aangesloten zijn. Wanneer u de monitor inschakelt, kan het zijn dat de server deze zelf in de slaapstand heeft gezet. Druk dan een keer op de linker Ctrl-toets van het toetsenbord om de slaapstand op te heffen. Op het scherm staat dan de volgende tekst: This is a QLICT server. Kernel indeed present. Sv1 login: Op de server hoeft u nooit in te loggen. Alleen personeel van QLICT logt in, meestal van afstand (remote) voor onderhoudswerkzaamheden. Wanneer u een inlogstoring in het netwerk ervaart, kijkt u dan eerst wat er op de monitor van de server staat. U heeft dan informatie waarmee de Infodesk de storing beter kan analyseren. Soms kan het nodig zijn de server even uit te zetten. Bijvoorbeeld omdat deze verplaatst wordt, omdat u aan het opruimen bent of iets dergelijks. De enige manier om de server op een goede manier uit te schakelen is met de toets combinatie CTRL-ALT-DEL. Zet de server niet uit via de aanen uitknop! De kans bestaat dat de server dan niet meer goed start! 2012 QLICT Handleiding Schoolnetwerk

12 Zet de server nooit langdurig uit. s-avonds, in het weekend en in de vakanties worden er op afstand allerlei taken uitgevoerd. Zowel door de server zelf, als door de afdeling Remote beheer van QLICT. Als de server moet worden verplaatst, let dan op de beide patchkabels die achterin zijn aangesloten. Deze moeten weer in dezelfde aansluitingen teruggezet worden. Geef kabels en aansluitingen zo nodig merktekens om dit te kunnen onthouden. De UPS UPS is de afkorting van Uninterruptible Power Supply. Vrij vertaald is dat een noodstroomvoorziening. In feite is een UPS een accu die steeds wordt opgeladen via netstroom. Wanneer er onverhoopt een stroomonderbreking is, kan de UPS dit tijdelijk opvangen. Wanneer de onderbreking langer dan 5 minuten duurt, zal de UPS de server netjes afsluiten zonder verlies van data. Let op! Wanneer de elektriciteitsvoorziening hersteld is, zal de UPS de server niet zelfstandig aanzetten, dit moet handmatig gebeuren. U start de server via de normale aan- /uitschakelaar. Een tweede belangrijke functie van de UPS is de piekstroombeveiliging. Computerapparatuur is zeer gevoelig voor schommelingen in de stroomvoorziening; bij bliksem, stroomuitval of herstel van de stroomtoevoer kunnen enorme spanningspieken de apparatuur beschadigen. De UPS levert echter altijd een constante hoeveelheid stroom waardoor de server beter beschermd is. Op de UPS mag alleen de server worden aangesloten. U mag niet via een verdeeldoos ook andere apparatuur op de UPS aansluiten, omdat de accu bij stroomuitval niet in staat zal zijn de server voldoende lang van noodstroom te voorzien. De UPS zelf moet via een geaard stopcontact worden aangesloten. Dit geldt overigens voor alle apparatuur die u in het schoolnetwerk gebruikt. Aansluitingen op het elektriciteitsnet via nietgeaarde contactdozen zijn gevaarlijk en daarom ook door veel schoolbesturen verboden QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

13 De patchkast De patchkast is de centrale schakelkast in de school. De server en de router staan soms ook in deze kast. De volgende apparaten zitten er in ieder geval in: Eén of meerdere switches, te herkennen aan de lampjes die de verbindingsstatus aangeven. Eén of meerdere patchpanelen, meestal bovenin de patchkast geplaatst. Houd de deur van de patchkast op slot, maar zorg dat de sleutel bereikbaar is. Wanneer iemand van QLICT erbij wil moet dat mogelijk zijn, anders kunnen zij de werkzaamheden wellicht niet uitvoeren. De switches Vanaf de server gaat een netwerkkabel naar een switch in de patchkast. Een switch is een apparaat dat het netwerksignaal verdeelt over meerdere aansluitpunten, eventueel via patchpanelen. Eén switch heeft meestal 24 poorten. Afhankelijk van het merk en type kunnen dit er ook meer of minder zijn. De server kan in een willekeurige poort van de switch worden aangesloten, maar als er een uplink-poort aanwezig is hoort de server op deze uplink-poort te worden aangesloten. Bij een groot netwerk heeft u waarschijnlijk meerdere switches. Deze extra switches zijn allemaal aangesloten op de eerste switch, waarop ook de server is aangesloten. De nummers op de switch zijn niet van belang QLICT Handleiding Schoolnetwerk

14 De patchkabels Patchkabels zijn korte netwerkkabels voorzien van stekkers aan beide uiteinden. Ze vormen de verbinding tussen de switches en de patchpanelen. Ze zijn verkrijgbaar in verschillende kleuren, dit kan handig zijn in verband met de codering. De patchpanelen De patchpanelen zitten eigenlijk altijd bovenin de patchkast. Het zijn zwarte verdeeldozen met 24 aansluitpunten per paneel. Deze zijn allemaal genummerd. Hier is de nummering wel van belang, want aan de achterkant van ieder aansluitpunt is een netwerkkabel aangesloten die uitkomt bij een aansluitpunt ergens in de school. De nummers op de patchpanelen komen overeen met de nummers op de aansluitpunten in de school. Ieder aansluitpunt in de school moet (via het patchpaneel) met een patchkabel worden aangesloten op een switch. Deze switch is vervolgens via een patchkabel aangesloten op de server. Hierdoor ontstaat de verbinding tussen het aansluitpunt in de school en de server QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

15 De werkstations Op verschillende plekken in de school staan werkstations of netwerkprinters. Alle vaste werkstations en netwerkprinters zijn met een netwerkkabel verbonden met het aansluitpunt in de muur. Soms staat er tussen het aansluitpunt en de werkstations nog een kleine switch (5 of 8 poorts). Zorg ervoor dat een aansluitpunt waarbij dit het geval is, in de patchkast is aangesloten op de eerste switch (hoofdswitch). Hoe minder switches er tussen de server en het werkstation zitten, hoe betrouwbaarder en vlotter deze verbinding is. Mogelijk gebruikt u laptops met een draadloze connectie. In dat geval zal de laptop draadloos verbinding maken met het dichtstbijzijnde access point en via dat access point (door middel van een netwerkkabel) met de server. QLICT ondersteunt deze draadloze techniek voor zover deze door of via QLICT is aangelegd. Als u zelf access points plaatst, kan QLICT hierop geen onderhoud plegen. Ondersteuning hierop valt buiten de SLA-afspraken, u ontvangt voor deze werkzaamheden een factuur QLICT Handleiding Schoolnetwerk

16 De netwerkbekabeling Alle kabels die zorgen voor de verbindingen zijn van het type UTP Cat 5e. Deze bekabeling is in staat om zonder problemen grote hoeveelheden data te transporteren (zonder last van storingen van buitenaf). Switches en andere verbindingscomponenten kunnen deze data doorvoeren met een minimale snelheid van 100Mb per seconde. Elk werkstation dat een eigen verbinding heeft met de switches in de patchkast kan dus deze snelheid volledig benutten. Werkstations die zijn aangesloten via een extra switch (bijvoorbeeld in een computereiland) moeten deze 100Mb delen met het aantal op deze switch aangesloten werkstations. Hetzelfde geldt voor de laptops die draadloos via één access point verbinding maken met de server. Creëer nooit een lus in uw netwerk. Een lus ontstaat doordat een netwerkkabel aan twee kanten op het netwerk is aangesloten (dus niet één kant in het werkstation). Een lus zorgt ervoor dat een netwerksignaal gaat rondzingen en leidt tot storingen. Haal eventuele niet gebruikte netwerkkabels weg om te voorkomen dat een kind of een attente schoonmaker deze in de contactdozen zet QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

17 B. Het dagelijks gebruik van het netwerk In dit deel wordt gedetailleerd aandacht besteed aan de wijze waarop u, uw collega s en leerlingen het netwerk dagelijks gebruiken; naast de inlogprocedures (XP en Windows 7) is er aandacht voor beveiliging, werken met programma s, documenten en printen. Ook het gebruik van internet / wordt belicht. Daarnaast maken we inzichtelijk hoe de structuur van het schoolnetwerk qua schijfruimtes is, en wat daarvan de consequenties zijn bij het gebruiken van de gedeelde documentschijven. We bespreken de taken hierin voor de ICT-coördinator, en de noodzakelijkheid om met collega s en kinderen strakke afspraken te maken over een correct gebruik. Hybride netwerk, flexibele werkplekken Het QLICT-schoolnetwerk is een hybride netwerk: dit betekent dat werkstations met verschillende besturingssystemen tegelijk kunnen worden gebruikt en dat deze alle in het netwerk aangebrachte functies kunnen benutten. In het QLICT-netwerk gebruiken we op dit moment Windows XP Professional (SP3) en Windows 7 Enterprise als besturingssystemen. De school draagt zelf zorg voor de hiervoor benodigde licenties (APS-IT-diensten). Alle werkstations zijn op uniforme wijze ingericht. Naast het Windows besturingssysteem bevat elk werkstation een versie van Office (de school heeft vooraf bepaald welke Office-versie wordt gebruikt) en een aantal, voor gebruik in het netwerk, noodzakelijke hulpprogramma s. Wanneer de werkstations zijn ingelogd op het netwerk krijgen deze de voor een gebruiker toegewezen snelkoppelingen op het bureaublad. Applicaties die via het bureaublad worden gestart zijn volledig functioneel op alle werkstations; er zijn dus geen handmatige na-installaties meer nodig. (Na-installaties gebeuren automatisch, zonder tussenkomst van de gebruiker, bij elke 1 e opstart van een programma.) Elke gebruiker kan op elke willekeurige computer dezelfde applicaties starten, dezelfde werkzaamheden verrichten, waardoor er flexibele werkplekken ontstaan QLICT Handleiding Schoolnetwerk

18 Inloggen en afsluiten Een netwerk is beveiligd tegen ongewenste gebruikers. Iedere gebruiker moet daarom inloggen met een combinatie gebruikersnaam / wachtwoord. Dat geldt ook voor laptops die door de gebruiker buiten het schoolnetwerk (thuis) worden gebruikt. Alle werkstations zijn zo ingericht dat voor aanmelding bij het QLICT-domein altijd een geldige loginnaam en wachtwoord moet worden opgegeven. Dat zijn op school vastgestelde gebruikersaccounts. Naast deze schoolgebruikers zijn gebruikers met de naam Extern of Administrator beschikbaar om in te loggen op de machine zelf (laptops, buiten het domein). De wachtwoorden behorend bij deze standaardgebruikers hebt u gekregen bij oplevering van het schoolnetwerk, daarnaast kunt u via Dashboard zelf extra gebruikers aanmaken. Aanmeldscherm Windows XP Aanmeldscherm Windows 7 De domeinnaam is ingesteld als QLICT. Standaard is deze naam na een correcte inlog altijd weer aanwezig en hoeft u deze niet meer in te vullen. Ook de laatst ingelogde gebruikersnaam wordt standaard getoond. Bij een succesvolle aanmelding doorloopt de computer een script waarmee de machine wordt gecontroleerd op noodzakelijke items. Indien nodig wordt de machine bijgewerkt. Bijvoorbeeld met nieuwe virusdefinities of de installatie van een door QLICT verspreid hulpprogramma. De afbeeldingen die worden getoond wisselen regelmatig. Een voortgangsbalkje toont het verloop van deze inlogprocedure. Bij het afsluiten of afmelden wordt opnieuw een controle procedure uitgevoerd. In deze procedure worden tijdelijke bestanden opgeruimd en eventuele patches uitgevoerd. De computer zal daarna vanzelf afsluiten, u hoeft daar niet op te wachten QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

19 Verschillende bureaubladen, verschillende mogelijkheden De gebruiker Beheer is de enige gebruiker die alle rechten heeft om in het netwerk schijven te benaderen en te doorzoeken, allerlei bestanden op te starten, uit te proberen, te installeren, of desnoods weg te gooien. Inloggen onder beheer doet u dan ook alleen als er beheertaken verricht moeten worden, dus niet voor dagelijks gebruik! Voor de overige gebruikers gelden beperkingen. Kinderen en gasten zijn matig beperkt, volwassen gebruikers van het netwerk enigszins beperkt. Voorbeelden van deze beperkingen: men kan geen snelkoppelingen weggooien of zelf plaatsen niet alle schijven zijn te benaderen via een schijfletter het gebruik van de verkenner is geblokkeerd het systeem is niet te doorzoeken op bestanden of programma s het configuratiescherm is slechts beperkt bruikbaar de opdracht Start > Uitvoeren is niet te gebruiken het veranderen van de systeeminstellingen is geblokkeerd Bij gebruik van de standaard QLICT bureaubladen zijn ingelogde kinderen herkenbaar aan de groene aanduiding in de rechter-beneden hoek, personeelsleden hebben een rode aanduiding. Daarbij worden de PC-naam en de inlog-naam van de gebruiker getoond op het scherm. De door QLICT doorgevoerde instellingen maken een QLICT-werkstation dus op onderdelen anders dan pc s die gebruikers thuis gewend zijn maar daardoor blijft het schoolnetwerk wel veilig en betrouwbaar! De normale Windows-omgeving is hierbij zo veel mogelijk intact gelaten QLICT Handleiding Schoolnetwerk

20 Werken met applicaties en documenten Alle voor de gebruikers noodzakelijke applicaties bevinden zich op het bureaublad. Het Startmenu is standaard leeg! Voor de gebruikers is het daarmee nagenoeg onmogelijk om programma s op te starten buiten het bureaublad om. De applicaties hebben geen beperkingen in functionaliteit. Alle oorspronkelijk door de uitgever geboden mogelijkheden zijn binnen elke applicatie normaal uitvoerbaar. Office Bij de inrichting van het schoolnetwerk heeft de school kunnen kiezen welke Office-versie op alle werkplekken actief is. Het is mogelijk deze na verloop van tijd te vervangen door een nieuwere versie; school kan deze Office-migratie aanvragen via TOPdesk. Aan een Office-migratie zijn wel kosten verbonden. De map bureau - accessoires Windows kent voor elke gebruiker een map Bureauaccessoires. windows-7 versie is anders als de Windows-XP-versie; in het schoolnetwerk heeft elke gebruiker standaard een map Bureau- accessoires met een beperkte set applicaties die zowel voor XP als Windows-7 werken. De gebruiker Beheer heeft wel de volledige set applicaties beschikbaar in zijn map Bureauaccessoires. Internet Standaard beschikt elke in het schoolnetwerk opgenomen pc over de mogelijkheid om van internet gebruik te maken. Daarvoor is de snelkoppeling van de Internet Explorer op het bureaublad van de gebruikers aanwezig. U kunt als school besluiten een andere browserversie te gebruiken, bijvoorbeeld Firefox of Chrome. Hiervan heeft QLICT een Genworks pakket dat op aanvraag op de schoolserver wordt geplaatst. Het verwijderen van het Internet Explorer-icoon, en het toevoegen van het Firefox- of Chrome- icoon op de bureaubladen van de gebruikers volstaat dan voor de omzetting. Alle via internet beschikbare toepassingen, zoals webbased programma s of streaming video worden door het QLICT-netwerk ondersteund. Voor enkele toepassingen kan het noodzakelijk zijn instellingen op de server aan te passen (Proxy server). Mocht u problemen ondervinden bij internettoepassingen, neemt u dan contact op met de QLICT Infodesk. Standaard Windows-componenten (waaronder de Internet Explorer) worden door QLICT automatisch geüpdatet wanneer dit wenselijk wordt geacht. Dat geldt niet voor een door u aangevraagde alternatieve internet browser; indien u daarvan een nieuwe versie wenst dient u deze via TOPdesk aan te vragen. De QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

21 Contentfilter In de standaarduitvoering van het QLICTschoolnetwerk vindt er geen filtering plaats op de inhoud van opgevraagde webpagina s. Dat kan leiden tot onaangename situaties wanneer voor kinderen ongeschikte inhoud plotseling op de beeldschermen verschijnt. De meeste scholen hebben hun schoolnetwerk uitgebreid met het QLICT Contentfilter. Omdat het filter op de schoolserver staat zijn alle werkstations (die via de server gebruik maken van het internet) ook beveiligd. Zodra op een website ongewenste inhoud wordt aangetroffen zal voor de gefilterde gebruiker die pagina niet meer benaderbaar zijn. Een poging deze op te vragen resulteert in dit scherm. Popup Met Popup kunt u berichten ontvangen en verzenden. U kunt berichten sturen aan één of meerdere gebruikers of computers. De ontvanger wordt door middel van een geluid attent gemaakt op het ontvangen bericht. Popup is bijvoorbeeld inzetbaar om: aan iedereen in de school te melden dat kinderen in de pauze binnen blijven omdat het regent; aan de leerkracht een ziekmelding door te geven, verstuurd door de administratie; aan kinderen door hun leerkracht te laten melden dat ze terug moeten komen naar de klas. Popup wordt automatisch gestart op elke pc; u kunt dit controleren doordat onderin de taak-balk het tekstballonnetje zichtbaar moet zijn. Ontvangen Als iemand aan u of uw computer een bericht stuurt gaat een telefoonbel over. Er verschijnt een scherm met daarin het bericht. Om Popup te sluiten klikt u op het platte streepje rechts bovenin het venster. Popup kan dan nieuwe berichten ontvangen of verzenden. (Niet aan te bevelen: als u Popup helemaal wilt afsluiten, klik dan in het menu op "Omgeving" en dan "Afsluiten". U kunt dan pas weer berichten ontvangen of verzenden als u opnieuw inlogt.) 2012 QLICT Handleiding Schoolnetwerk

22 U kunt via Omgeving tevens Popup op "Niet storen" of "Afwezig" instellen. De verzender ontvangt dan bericht dat u het bericht niet hebt gelezen. Bij "Afwezig" krijgt u het bericht alsnog te lezen, nadat u "Afwezig" weer uitgezet hebt. U kunt deze instellingen ook doorvoeren door met de rechtermuisknop te klikken op het Popup-pictogram in de taak-balk. Verzenden Als de ICT-coördinator u de rechten heeft gegeven om te verzenden dan kunt u ook een bericht versturen: Om een bericht te verzenden volgt u deze stappen: 1. Dubbelklik op het tekstballonnetje rechts onder op het scherm (in het systeem vak). Het Popup-venster opent Klik op het "Nieuw bericht" icoontje, links bovenin het venster; het verzenden-venster wordt dan actief en u kunt uw bericht opstellen Vul bij "Aan" de geadresseerde in. Dat kunnen namen van de computers en / of de inlognamen van gebruikers zijn. Voorbeeld: xp103, xp105, gr7, gr8, leraar. 4. Typ in het tekstvenster uw bericht. Het is daarbij handig af te sluiten met uw eigen naam. (Het kan verwarrend zijn voor de ontvanger als uw inlognaam afwijkt van uw eigen naam.) Om te verzenden: klik op het envelopje links bovenin het venster. Vrijwel direct ontvangt de geadresseerde het bericht. U kunt meldingen krijgen dat bepaalde geadresseerden het bericht niet hebben ontvangen (zie boven). Controleer eventueel of er geen typefouten in de inlognaam of computernaam van de geadresseerde staan. 6. Sluit Popup (platte streepje rechts bovenin). Voor gevorderden Er is nog meer mogelijk. Zo kunt u groepen gebruikers en / of computers maken die berichten kunnen ontvangen. Onder het vraagteken in het hoofdmenu vindt u de helpfunctie. Hierin staat ook de informatie waarmee de gevorderde functies zijn te ontsluiten QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

23 Het gebruik van de standaard programma s die uw mail opslaan op de gebruikte computer wordt afgeraden. Deze programma s zijn niet ontworpen voor gebruik binnen een netwerk. Omdat uw gegevens bij deze programma s lokaal worden opgeslagen zijn ze niet beveiligd (en er wordt geen back-up van gemaakt). Ook is deze account niet op andere werkstations benaderbaar; er is dan geen sprake meer van een flexibele werkplek! Om binnen een netwerk betrouwbaar te gebruiken zijn er twee mogelijkheden: Gebruik een webbased programma. Voorbeelden zijn Hotmail of Gmail, ook uw internet provider heeft wellicht een webbased mailvariant. Bij deze vorm van blijft uw post altijd bewaard op de server van de mail provider (aanbieder) en u kunt er vanaf elke werkplek met een internetverbinding bij komen. Gebruik een Hosted Exchange oplossing. Deze variant is vooral geschikt voor gebruikers die de Outlookfuncties (agenda, takenlijst, contactpersonen, eventueel gedeeld) en de Outlook gebruikersinterface willen blijven gebruiken. Daarnaast biedt Hosted Exchange de mogelijkheid uw , agenda, taken en contactpersonen te synchroniseren met een Tablet-computer of een Smart Phone. QLICT heeft een uitstekende Hosted Exchange oplossing, zowel voor individuele gebruikers als voor grote groepen gebruikers (bestuur). Hosted Exchange is daarnaast wel goed te gebruiken in combinatie met het standaard Outlook programma uit uw Office pakket. Kijk voor meer informatie op of vraag ernaar bij uw regio coördinator of bij de afdeling Sales via info@qlict.nl. QLICT Webmail inlogscherm QLICT Hosted Exchange inlogscherm 2012 QLICT Handleiding Schoolnetwerk

24 Functionele gebruikers, en persoonsgebonden gebruikers Het QLICT-netwerk is standaard uitgerust met een 25-tal gebruikers, verdeeld over 8 gebruikersgroepen: Gebruikersgroep Beheer Directie Staf Administratie Ib-ers Leraren Leerlingen Gasten Gebruikers Beheer Dir Staf Admin Iber Leraar gr1, gr2, gr3, gr4, gr5, gr6, gr7, gr8, rood, blauw, groen, geel, paars, oranje, bruin, wit, grijs, zwart Gast Deze gebruikers zijn functionele gebruikers; de loginnaam hoort bij de functie, de rol die de gebruiker heeft binnen de organisatie. Daaraan zijn login scripts gekoppeld die deze gebruikersgroepen verschillende schijven toekennen, maar die ook rechten toekennen om zaken te kunnen, te mogen of om die juist te beperken. Het schema op de volgende bladzijde geeft een overzicht van deze schijftoewijzingen die per gebruikersgroep zijn ingesteld. Naast de functionele gebruikers kent het QLICT-netwerk ook persoonsgebonden gebruikers. Deze kunnen in het netwerk inloggen met een persoonlijke inlognaam + wachtwoord en krijgen ook een persoonsgebonden opslagruimte (de O: schijf) waar geen enkele andere gebruiker bij kan komen. Bij de ingebruikname van het QLICT-netwerk zijn standaard nog geen persoonsgebonden gebruikers aanwezig. Om deze te kunnen aanmaken gebruikt u de functies voor gebruikersbeheer in Dashboard. Er zijn steeds meer scholen die individuele inlog accounts voor alle gebruikers wensen; QLICT kan dit voor u regelen via een eenmalige import vanuit uw schooladministratie pakket. Daarna onderhoudt u deze gebruikers weer zelf via Dashboard. Een import kunt u aanvragen via TOPdesk QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

25 Schijfletter Beheer Directie Staf Ib-ers Admin Leraren Gasten Leerlingen Overzicht van de in het netwerk gebruikte schijfletters Met een letter l is aangegeven of de gebruikersgroep leesrechten op deze schijf heeft, met de letter s heeft de gebruikersgroep tevens schrijfrechten. De aanduiding -/- betekent dat deze gebruikersgroep geen toegang heeft tot de schijf. Type schijf Inhoud / functie C: Lokale harddisk voor Windows + standaard software l/s l/s l/s l/s l/s l/s l/s l/s Lokale vaste schijven D: Lokale harddisk voor reservekopie van de C: -schijf (image) l/s l/s l/s l/s l/s l/s l/s l/s A: Floppydrive (indien aanwezig) l/s l/s l/s l/s l/s l/s l/s l/s Verwisselbare schijven E: Lokale CD-ROM drive of DVD-ROM drive l l l l l l l l F: Eventueel aanwezige brander, card reader, l/s l/s l/s l/s l/s l/s -/- -/- U: USB device. De eerst ingeplugde USB-stick of schijf, maar alleen zichtbaar voor volwassen gebruikers van het netwerk l/s l/s l/s l/s l/s l/s -/- -/- G: Documentenschijf voor Gast l/s l/s -/- -/- -/- -/- l/s -/- Netwerk documentschijven H: Documentenschijf voor Admin l/s l/s -/- -/- l/s -/- -/- -/- I: Documentenschijf voor IB-er l/s l/s -/- l/s -/- -/- -/- -/- J: Documentenschijf voor Staf l/s l/s l/s -/- -/- -/- -/- -/- K: Documentenschijf voor Dir -/- l/s -/- -/- -/- -/- -/- -/- L: Documentenschijf voor Leerlingen (in groepen) l/s l/s l/s l/s l/s l/s -/- l/s M: Documentenschijf voor Leraren (in onderwerpen) l/s l/s l/s l/s l/s l/s -/- -/- O: Persoonsgebonden schijfruimte (bij gebruikersbeheer of bij de kleurgebruikers) l/s l/s l/s l/s l/s l/s l/s l/s N: Administratieprogramma s (Esis, Lar, LVS,..) l/s l/s l/s l/s l/s l/s -/- -/- Netwerk systeemschijven P: Educatieve programma s mét lln-gegevens l/s l/s l/s l/s l/s l/s -/- l/s Q: Educatieve programma s zonder lln-gegevens l/s l/s l/s l/s l/s l/s -/- l/s R: Rommel (wordt periodiek opgeschoond) l/s l/s l/s l/s l/s l/s l/s l/s S: Originele versies van programma s, en startbestanden l/s l l l l l l l V: Virtuele Cd-speler voor elke cliënt-pc l l l l l l l l W: Gebruikersprofielen (bureaubladen, achtergronden) l/s l l l l l l l X: Installatiesoftware t.b.v. beheer l/s -/- -/- -/- -/- -/- -/- -/ QLICT Handleiding Schoolnetwerk

26 In het schema kunt u zien dat alle gebruikers meerdere schijven kunnen gebruiken. Dit is noodzakelijk omdat zij programma s moeten kunnen opstarten en gebruiken. Er is echter voor de gebruikers slechts een beperkt aantal documentschijven zichtbaar en benaderbaar waarop zij eigen bestanden en documenten kunnen plaatsen. Let op: Schrijfrechten betekent: het recht om nieuwe bestanden te plaatsen, bestaande bestanden te wijzigen, maar ook om bestanden te verwijderen! Back-up De vetcursief gedrukte schijfletters in het overzicht bevatten bestanden die door de gebruikers van het schoolnetwerk kunnen worden gewijzigd. Daarom wordt van de inhoud van deze schijven elke nacht een interne backup gemaakt (op de eigen schoolserver). Deze back-up bevindt zich op een voor de gebruikers verborgen deel van de server. Op verzoek kunnen onze systeembeheerders hieruit bestanden terugplaatsen tot maximaal de 1 e dag van de vorige maand. Om dat mogelijk te maken is wel een zo exact mogelijke aanduiding nodig van de naam van het bestand en de plaats waar deze was opgeslagen. U kunt bij de Infodesk een verzoek hiertoe indienen. Daarnaast heeft QLICT ook een back-up variant die voorziet in dataverlies als de server volledig onbruikbaar wordt (diefstal, brand en dergelijke). Bij deze Remote Back-up worden alle bestanden veilig opgeslagen in een datacentrum buiten de school. De meeste scholen hebben gekozen voor deze aanvullende voorziening. Bij Remote Back-up wordt de inhoud van dezelfde schijven als in de basis backup veilig gesteld. Voor Remote Back-up geldt een retentietijd (tijd dat een bestand wordt bewaard en is terug te plaatsen) van 100 dagen. Ook voor terugplaatsen van bestanden uit de Remote Back-up dient een verzoek bij de Infodesk te worden gedaan. Voor Remote Back-up geldt een data-limiet van 50 Gb voor de eerste staffel. Wanneer deze limiet wordt bereikt zal QLICT de school hierover informeren. Er kan dan tijdig worden opgeruimd of een grotere datalimiet worden ingekocht QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

27 Zichtbare en onzichtbare schijven De snelkoppeling van Deze computer staat bij alle volwassen gebruikers van het schoolnetwerk op het bureaublad van Windows XP, op het bureaublad van Windows-7 is de naam van deze snelkoppeling Computer. Deze snelkoppeling is niet beschikbaar voor de leerlingen en voor gasten. Voor de gebruiker Beheer worden alle lokale en netwerkschijven weergegeven in computer, behalve de schijf K: (hierop heeft alleen gebruiker Dir toegang!). Voor de overige volwassen gebruikers worden alleen de documentschijven weergegeven in computer (voor zover ze daar recht op hebben) en de eventuele beschikbare verwisselbare schijven. Voor leerlingen en de kleurgebruikers worden geen schijven getoond: zij hebben geen computer op hun bureaublad. Als schijven niet zichtbaar zijn in computer zijn ze ook niet zichtbaar te maken in een verkenner omgeving, of via een blader -knop in een applicatie. Schijf O: (cmdocs) is een bijzondere schijf die bedoeld is voor de persoonlijke documenten van een gebruiker. Voor alle volwassen gebruikers wordt deze schijf ook getoond in computer op het bureaublad maar o Elke individuele gebruiker heeft een andere O-schijf Iedereen die inlogt als gebruiker leraar (lid van de groep leraar) krijgt dus dezelfde O-schijf, maar Jan, Thea en Frits die persoonlijk inloggen als lid van de groep leraar krijgen een eigen persoonlijke O-schijf. o o o Gebruikers hebben geen toegang tot de O-schijf van een andere individuele gebruiker Zelfs gebruiker Beheer heeft geen inzage in de O-schijven van andere gebruikers Bij problemen met bestanden op een O-schijf van een gebruiker moet hiervoor een TOPdesk-melding worden aangemaakt waarmee voor QLICT duidelijk is welke actie er wordt verlangd QLICT Handleiding Schoolnetwerk

28 In dit (Windows 7) voorbeeld een overzicht van de schijven in de map Computer voor de gebruiker Beheer. Vrijwel alle lokale en netwerkschijven zijn zichtbaar (behalve de K-schijf). Er is geen USB-stick aanwezig. De schijf U: wordt dus niet getoond. Er is géén A-drive aanwezig omdat dit een systeem is, waar geen floppydrive in zit. De O-schijf komt altijd beschikbaar met de aanduiding cmdocs. Als de server op een dependance staat zal overal waar server1 staat server2 komen te staan (of server3 ) QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

29 Afspraken over schijfgebruik Er kunnen naar wens extra gebruikers(groepen) worden aangemaakt (zie hoofdstuk 3, Dashboard). Elke aangemaakte gebruiker krijgt toegang tot de gedeelde documentschijven waar hij volgens zijn gebruikersgroep recht op heeft, met daarnaast een eigen persoonlijke schijf O: (cmdocs). Alle andere netwerkschijven zijn shares ; dat wil zeggen: gedeelde schijven waar meerdere gebruikers toegang toe hebben. Het is dus belangrijk om de volgende afspraken te maken met alle netwerkgebruikers over het gebruik van deze gedeelde schijven. Documenten horen altijd op een documentschijf op het netwerk, eventueel op een USB-stick van de gebruiker. Sla dus nooit iets op in C: of D: Sla nooit een document op in de root van de schijf. Plaats het altijd in een map. Is er geen map met een geschikte naam: maak dan een nieuwe map! Gebruik mappen met een duidelijk onderwerp als het bestand door meerdere mensen benaderbaar moet zijn. Maak alleen een map onder de eigen naam als het om documenten gaat die alleen voor uzelf zijn. Maak zo nodig sub mappen binnen mappen. Verander nooit ongevraagd een document van iemand anders. Als u niet zeker weet of dat mag, sla dan het document op onder een nieuwe naam. Gebruik de R: schijf (rommel) voor opslag van bestanden die u even ergens kwijt wilt (bijvoorbeeld downloads van internet). De ICT-coördinator van de school heeft hierin uiteraard een taak: gebruikers worden op de hoogte gesteld van de (on-)mogelijkheden van het netwerk, afspraken moeten worden gemaakt, en gehandhaafd. Van tijd tot tijd moeten bestanden die door gebruikers op een ongewenste plek zijn gezet worden verplaatst en moeten gebruikers zo nodig gecoacht worden in juist gebruik van de opslagmogelijkheden. U kunt hiervoor het Instructiemodel Documenten gebruiken dat u achterin deze handleiding vindt. NB. Zorg dat uw netwerkgebruikers niet verdrinken in de eindeloos lijkende opslagmogelijkheden QLICT Handleiding Schoolnetwerk

30 Omgaan met verzamelingen foto s, video s, mp3 Op steeds meer netwerken treffen we grote hoeveelheden foto s aan. Ook omvangrijke videobestanden komen we al tegen. Soms zijn leerlingen (of collega s) ook druk met verzamelen van MP3-bestanden. Als deze op de documentschijven blijven staan worden ze telkens onnodig meegenomen in de backup. Daarnaast wordt onnodig veel schijfruimte ingenomen. Ook de Remote Back-up procedure (data wordt opgeslagen in een datacentrum buiten de school) heeft een limiet aan maandelijks te bewaren data. Het is dus verstandig dergelijke verzamelingen te bewaren op een plek waar ze niet in de backup terecht komen. QLICT heeft hiervoor de snelkoppeling Media (in uw map Opslag ) die verwijst naar een mappenstructuur op de Q: schijf. Deze schijf is normaal niet voor gebruikers toegankelijk en de inhoud er van wordt niet geback-upped. U kunt de snelkoppeling Media dus uitdelen aan gebruikers(groepen) die dit nodig hebben. Gebruikers kunnen hier de media plaatsen, bekijken en eventueel zelf verwijderen QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

31 De map Opslag Op het bureaublad van Beheer bevindt zich de map Opslag. Hierin staan de snelkoppelingen van alle netwerk programma s die in uw schoolnetwerk door QLICT zijn geïnstalleerd. Als een programma slechts één snelkoppeling heeft dan staat dit los in de map Opslag, indien er meer snelkoppelingen bij één programma horen dan staan deze snelkoppelingen netjes in sub mappen bij elkaar. Deze map Opslag mag nooit verwijderd of verplaatst worden omdat de werking van Dashboard hierop berust! Als u door QLICT een nieuw programma laat installeren dan zullen ook daarvan de icoontjes weer in deze map terecht komen. Verwijder ook nooit icoontjes uit de map Opslag, tenzij u zeker weet dat deze programma s nooit meer gebruikt hoeven te worden, bijvoorbeeld omdat ze vervangen zijn door recentere versies. Het verdelen van programma-icoontjes naar de andere gebruikers Bij de eerste ingebruikname van uw schoolnetwerk zullen er op de bureaubladen van de gebruikers nagenoeg geen snelkoppelingen, dus geen op te starten programma s aanwezig zijn. De gebruiker Beheer is de enige gebruiker die deze snelkoppelingen kan verdelen over de bureaubladen van de overige gebruikers, en die ze eventueel ook weer kan verwijderen. Dat kan door ze vanuit de map Opslag te kopiëren naar de werkomgeving van de gewenste gebruikers. Met behulp van Dashboard kan dit worden uitgevoerd (zie voor uitgebreide beschrijving het onderdeel Beheer via Dashboard ) QLICT Handleiding Schoolnetwerk

32 Zelf snelkoppelingen aanmaken Het is ook mogelijk op de in Windows gebruikelijke wijze snelkoppelingen aan te maken, en deze weer uit te delen aan de gebruikers volgens de bovenstaande methode. Zelf snelkoppelingen aanmaken kan bijvoorbeeld naar: Internetlocaties; programma s die wel op de computer staan, maar nog niet aanklikbaar zijn; documenten die u op deze wijze snel oproepbaar wilt maken; mappen met documenten die u op deze wijze snel wilt ontsluiten. U kunt deze snelkoppelingen alleen aanmaken onder gebruiker Beheer. De op het bureaublad gemaakte snelkoppelingen kunt u verplaatsen naar de map Opslag om ze met behulp van Dashboard te kunnen verdelen. Eventueel plaatst u bij elkaar behorende snelkoppelingen in een sub-map. Netwerkprogramma s en lokaal geïnstalleerde programma s Genworks In het QLICT-schoolnetwerk zijn nagenoeg alle door de school aangevraagde programma s al vóórgeïnstalleerd op het moment dat u het netwerk en de werkstations in gebruik neemt. Een aantal programma s staan op de werkstations zelf. Het betreft het Office-pakket (tekstverwerker, spreadsheet, etc.) en een aantal kleinere programma s die voor het functioneren van werkstations in de QLICT-netwerken noodzakelijk zijn (Adobe-reader, Java, Anti-virus software). Programma s die volledig op de computer zelf geïnstalleerd zijn noemen we lokaal geïnstalleerd, dit in tegenstelling tot programma s die deels of geheel op één van de netwerkschijven staan geïnstalleerd. Het zelf installeren van programma s wordt door QLICT ten zeerste afgeraden. Het leidt tot fouten en teleurstellingen, en doet ook afbreuk aan het principe van de flexibele werkplekken. We streven ernaar elk programma op elk werkstation te kunnen laten werken. Om dat te bereiken zou een nieuw programma op elk werkstation op dezelfde wijze moeten worden na geïnstalleerd, een foutgevoelige en bewerkelijke procedure. QLICT heeft dit ondervangen met de Genworks-methode. Programma s die hiermee zijn geïnstalleerd voldoen aan het principe flexibele werkplekken en zijn door QLICT getest op functioneren in onze netwerken. Op de volgende pagina is schematisch weergegeven wat er precies gebeurt wanneer via Genworks geïnstalleerde softwareprogramma s in gebruik worden genomen QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

33 De Genworks-machine De gebruiker klikt op een icoontje om het programma te starten Het programma doorloopt eerst een controlescript vanuit de programma map op schijf S: Het script controleert eerst of het gebruikte besturingssysteem wel geschikt is voor dit pakketje. Ongeschikt, dan zal dit gemeld worden, en breekt het programma af. Geschikt? Dan zal het script controleren of dit programma al eerder is gebruikt op dit werkstation. Al eerder gebruikt? Script controleert of het programma een Cd-Rom nodig heeft. Indien nodig wordt deze ingeladen in de virtuele CD speler (V:). Nog niet eerder gebruikt? Het script zorgt dat het werkstation eerst wordt bijgewerkt met de voor dit programma noodzakelijke onderdelen. Daarna wordt op deze pc een controlebestand geplaatst waardoor bij een volgende opstart deze procedure niet meer nodig is. Het script controleert in welke beeldschermresolutie het programma het beste draait. Zo nodig wordt deze resolutie vooraf ingesteld. Nu pas wordt het echte programma gestart vanaf de netwerkschijf waar deze door QLICT al was voor geïnstalleerd (schijf P:, Q: of N: ). Einde proces 2012 QLICT Handleiding Schoolnetwerk

34 Automatische updates Microsoft levert voor Windows regelmatig updates. QLICT heeft bij de installatie van de machine de tot op dat moment beschikbare updates mee geïnstalleerd. Updates die daarna door Microsoft worden uitgebracht zullen in de loop van de dag automatisch op elke machine die aanstaat in het netwerk worden geplaatst. Soms krijgt u bij het afsluiten van de computer de mededeling dat automatische updates nog moeten worden geïnstalleerd waarna de machine zich zelf verder afsluit. U kunt dit proces zichzelf rustig laten afronden, u hoeft hier niet bij te blijven. Elk werkstation is uitgerust met Microsoft Forefront Protection (Anti Virus software). Ook deze software wordt door QLICT automatisch voorzien van noodzakelijke updates en virusdefinities. Bij elke inlog van de machine controleert het login script of dit noodzakelijk is. U zult af en toe tijdens de aanmelding een mededeling ontvangen over de bijgewerkte virusdefinities. Wanneer het nodig blijkt de werkstations te voorzien van (bijgewerkte) hulpprogramma s zal QLICT deze automatisch verspreiden; tijdens de inlog worden deze dan geïnstalleerd. De gebruiker ziet hiervan een melding. Voorbeelden van dergelijke updates: een nieuwe Flash Player, de nieuwste versie van Internet Explorer, een reparatiepakket Wanneer een dergelijke update veel impact heeft op de inlogprocedure (waardoor die veel langer duurt dan normaal) krijgt u van tevoren een melding. U kunt de update dan uitstellen. U kunt vervolgens de gebruikers hierover inlichten. Grote updates worden bovendien tijdig verspreid; de gebruiker kan deze in het inlogscherm nog enige tijd uitstellen, maar na de vervaldatum wordt deze update dan toch automatisch tijdens de eerstvolgende inlogprocedure uitgevoerd. Gebruik van eigen apparatuur Soms komt er iemand op school met een eigen laptop die gebruik wil of moet maken van de internet verbinding van de school. QLICT beheert uiteraard deze toegang niet maar staat wel toe dat men via het schoolnetwerk een internet-connectie krijgt. In de bijlage Privé laptop op het schoolnetwerk leest u welke settings dit mogelijk maken. Ook andere apparatuur (tablets, smartphones) kan vaak via een bestaande WIFI mogelijkheid binnen de school gebruik maken van internet. Hiervoor gelden dezelfde instellingen voor een proxy server maar de wijze waarop deze moeten worden doorgevoerd verschilt per apparaat. Daarvoor raadpleegt u de apparaat-handleiding. De school is zelf verantwoordelijk voor het gebruik van internet via haar verbinding. Als de internetverbinding wordt misbruikt voor het verspreiden van spam of andere ongewenste zaken kan uw provider de internet verbinding (tijdelijk) inactief maken. De inzet van QLICT om de oorzaak op te sporen en te elimineren wordt dan aan school gefactureerd. Eis dan ook van elke gebruiker die u op deze wijze toegang geeft dat hij/zij een goede virusscanner gebruikt en op verstandige (fair use) wijze gebruik maakt van uw verbinding QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

35 Beheer via Dashboard Standaardinstellingen van een netwerkomgeving voldoen niet altijd. De school zal veel zaken binnen haar schoolnetwerk zelf op maat willen inrichten en instellen. Aangezien scholen dit graag direct geregeld willen hebben heeft QLICT voor haar netwerken Dashboard ontwikkeld waarmee veel zaken op een eenvoudige manier door de school zelf zijn uit te voeren. Op de volgende pagina s wordt de werking van Dashboard nader verklaard. Dashboard overzicht De snelkoppeling van Dashboard is alleen beschikbaar op het bureaublad van de gebruiker Beheer. Als u Dashboard start, komt u in het startscherm. Dashboard bevat een ingebouwde helpfunctie (de Help-knop, rechts bovenaan) waarin u op elk moment ondersteuning kunt krijgen bij het gebruik van deze applicatie. In de linker kolom zijn de verschillende onderdelen van Dashboard te kiezen. Deze zijn afhankelijk van de ingekochte onderdelen; wanneer de school niet beschikt over Wachtwoordenbeleid, zal deze optie niet verschijnen. Wijzigingen in de instellingen van het netwerk die u met behulp van Dashboard hebt doorgevoerd worden pas actief als de gebruikers op hun werkplek opnieuw inloggen. Werkomgevingen beheren Het meest gebruikte onderdeel staat bovenaan: de werkomgevingen. Hiermee kunt u de bureaubladen van alle gebruikers aanpassen aan uw wensen en aanvullende instellingen doorvoeren die zijn gekoppeld aan de werkomgevingen QLICT Handleiding Schoolnetwerk

36 Een werkomgeving kiezen 1. Klik op het onderdeel Werkomgevingen in de linker kolom. 2. Selecteer de te wijzigen werkomgeving Software toevoegen of 5 verwijderen in een werkomgeving 7 3. Selecteer het tabblad software. 4. Klik in de kolom Opslag de gewenste map of applicatie 5. Klik op de pijl tussen beide kolommen. De snelkoppelingen worden toegevoegd. 6. Klik in de kolom Bureaublad van. Op de gewenste map of applicatie. 7. Klik op het rode kruisje onderin de kolom; de snelkoppelingen worden nu verwijderd. U kunt in de kolommen Opslag en Bureaublad van op de gebruikelijke wijze door de mappenstructuur bladeren. In de kolom Bureaublad van zijn ook nieuwe mapjes aan te maken of kunt u de namen van mappen en snelkoppelingen wijzigen. Instellingen per werkomgeving In het tabblad Instellingen van het scherm Werkomgevingen wijzigen kunt u naast het kiezen van een passende achtergrond, de startpagina van internet instellen en de locatie wijzigen waar de documenten standaard worden opgeslagen. 1. Kies het tabblad Instellingen. 2. Vul de gewenste startpagina in voor gebruik van Internet. 3. Vul de locatie in waar voor deze werkomgeving de documenten moeten worden geplaatst. 4. Blader naar een locatie waar een alternatieve achtergrond-afbeelding is te vinden. 5. Klik toepassen om de wijzigingen op te slaan QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

37 Printers per werkomgeving beschikbaar maken QLICT heeft bij de installatie van uw schoolnetwerk voor elke aanwezige netwerkprinter een pakket gemaakt dat de automatische installatie op de werkstations regelt. Daarmee komt automatisch ook het tabblad Printers in Dashboard beschikbaar. U bepaalt als school zelf welke printer waar beschikbaar komt. Indien er meer printers per werkomgeving beschikbaar zijn kunt u zelf bepalen welke daarvan de standaardprinter moet zijn. 1 Om op een werkplek een printer beschikbaar te maken doet u het volgende: 1. Kies het tabblad Printers. 2. Vink de gewenste printers aan en kies er één als de standaardprinter. 3. Kies Toepassen. 2 3 Herhaal dit voor de andere werkomgevingen. Indien de gebruiker niet op de standaard printer, maar op één van de overige geïnstalleerde printers af wil drukken, dan doet hij / zij dit in alle programma s via de menuoptie Bestand, Afdrukken. In het afdruk keuzescherm dat verschijnt, is naast de optie Naam de gewenste printer te selecteren. (Dit is de standaard Windows manier). U kunt via TOPdesk een printerinstallatie aanvragen van een nieuwe printer, of een wijziging van een bestaande printerinstallatie, mits het een netwerkprinter betreft. Het nieuw gemaakte printerpakket komt daarna in Dashboard beschikbaar QLICT Handleiding Schoolnetwerk

38 Gebruikersbeheer Met behulp van Dashboard is het mogelijk de bestaande set van 25 gebruikers uit te breiden. U kunt extra gebruikersgroepen aanmaken en deze dezelfde rechten geven als één van de bestaande gebruikersgroepen. U kunt extra gebruikers aanmaken en deze toevoegen aan bestaande of nieuw gemaakte gebruikersgroepen. Tevens kunt u de bestaande gebruikers op maat instellen door hun bureaublad te vullen met voor hen noodzakelijke applicaties en door een aantal instellingen per gebruiker vast te zetten. Met gebruikersbeheer kunt u gebruikers individueel afgeschermde opslagruimtes bieden. Of u kunt individuele gebruikers een aangepaste werkomgeving bieden waarmee op maat programma s of instellingen zijn toe te wijzen. Het effectief inzetten van gebruikersbeheer vergt echter vooraf wel een goed plan waarin duidelijk is welke gebruikers er in de schoolomgeving moeten komen, hoe deze te groeperen, en welke functies en / of beperkingen hieraan moeten worden verbonden. Het is aan te bevelen eerst een indeling op papier te maken, en deze structuur te vertalen in werkomgevingen en gebruikersgroepen in Dashboard. Wanneer u de werkomgevingen en gebruikersgroepen heeft ingevoerd, dan kunt beginnen met het in detail invoeren van individuele gebruikers. Een goed opgezette gebruikersconfiguratie kan voor de school daarmee een onderwijskundige meerwaarde vormen. Wanneer u uw schoolnetwerk in gebruik neemt zult u als eerste de bestaande gebruikers willen voorzien van applicaties en noodzakelijke instellingen. (Werkomgevingen beheren) Pas later besluit u of het nodig is met behulp van gebruikersbeheer nieuwe gebruikers(groepen) met aangepaste werkomgevingen aan te maken. QLICT kan de school behulpzaam zijn bij het effectief inrichten van de gebruikersorganisatie. Er is een workshop Gebruikersbeheer beschikbaar via de QLICT Academie. Daarnaast kan assistentie op locatie worden geboden bij deze taak. Informeert u hiernaar bij de Infodesk. Een werkomgeving maken of verwijderen. 1. Kies Werkomgevingen. 2. Klik op Maken. 3. Vul een naam in voor de nieuwe werkomgeving. 4. Kies eventueel een bestaande werkomgeving als uitgangspunt. 5. Klik toepassen. 6. U kunt een werkomgeving verwijderen door Wissen te klikken, de te verwijderen werkomgeving te selecteren en op toepassen te klikken QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

39 Gebruikersgroepen maken, wijzigen en verwijderen Zorg eerst dat er een werkomgeving beschikbaar is voor een nieuw te maken gebruikersgroep! 1. Kies in de linker kolom Gebruikersgroepen. 2. Klik op Maken. 3. Vul een naam in voor de gebruikersgroep. 4. Kies een (bestaande) werkomgeving waar deze groep gebruik van moet maken Stel de rechten in. 6. Klik op toepassen. Door het kiezen van een rechten-set bepaalt u onder andere welke gedeelde documentschijven benaderd mogen worden en welke beperkingen de gebruikers uit die groep krijgen. Er zijn 6 standaard rechten-sets aangemaakt. Deze kunnen niet worden gewijzigd. Wanneer u na het aanmaken van gebruikersgroepen, veranderingen wilt aanbrengen, klik op Wijzigen. Selecteer een gebruikersgroep. Klik op Toepassen als u de wijzigingen wilt bevestigen. Wanneer u een gebruikersgroep wilt verwijderen; klik op Wissen. Selecteer een gebruikersgroep. Klik op Toepassen als u de verwijdering van de gebruikersgroep wilt bevestigen QLICT Handleiding Schoolnetwerk

40 Gebruikers maken, wijzigen en verwijderen Zorg eerst voor een gebruikersgroep waar de nieuwe gebruiker lid van wordt met een bijbehorende werkomgeving! 1. Selecteer in de linker kolom Gebruikers klik op Maken. 3. Vul de informatie velden in. 4. Kies de gebruikersgroep waarvan de gebruiker lid wordt Klik op Toepassen. Door het indelen van een gebruiker bij een gebruikersgroep bepaalt u tevens welke werkomgeving deze gebruiker krijgt. Let op: een gebruiker kan maar bij één gebruikersgroep worden ingedeeld. Wanneer bij deze gebruiker een andere werkomgeving wenselijk is (bijvoorbeeld toegang tot andere software), dan kunt u deze werkomgeving selecteren bij Geef eventueel een afwijkende werkomgeving. Via het tabblad Wijzigen kunt u voor een bestaande gebruiker deze instellingen wijzigen, onder het tabblad Verwijderen kunt u bestaande gebruikers verwijderen. Let op bij verwijderen: De data uit de persoonlijke mappen van deze gebruiker wordt hiermee eveneens verwijderd! QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

41 Gebruikers met rechten van Beheer Het gebruikersprofiel Beheer is vooral bedoeld voor het uitvoeren van een aantal beheertaken en eigenlijk niet voor het werken met programma s. Het is aan te raden om dit profiel alleen te gebruiken voor het samenstellen van de bureaubladen en het verschuiven van bestanden naar de documentmappen van de verschillende gebruikers. Er kan in Dashboard geen extra beheerder worden toegevoegd aan de groep Beheer, er kunnen dus nooit andere gebruikers rechten van beheer krijgen. De meest voor de hand liggende beheerder is de ICT-coördinator. Het profiel Beheer is het meest risicovolle profiel omdat de beheerder vrijwel overal op het netwerk bij kan. Er is één plek waar de beheerder niet bij kan, en dat is de documenten map van de directie. Gebruikers met rechten van Directie De inlog van directie in het schoolnetwerk is extra beveiligd. Directie is immers eindverantwoordelijk voor alles wat er op de school gebeurt. Om die reden zijn voor dit account de volgende opmerkingen te maken; o o o De gebruiker beheer krijgt geen toegang tot schijf K: van de directie. De gebruiker beheer kan geen nieuwe accounts aanmaken met de rechten van directie. Voor het aanmaken van nieuwe directie- accounts of het wijzigen van bestaande (wachtwoorden) moet bij QLICT schriftelijk, per fax of via het mailadres van de directie een verzoek binnenkomen; de gevraagde wijzigingen worden daaropvolgend direct uitgevoerd QLICT Handleiding Schoolnetwerk

42 Contentfilter Door het groeiend gebruik van internet, ook door leerlingen van uw school, is de kans dat ze op ongewenste internetpagina s terecht komen steeds groter. De kans op vervuiling van uw schoolnetwerk neemt bovendien toe: u of uw leerlingen bezoeken een willekeurige site en uit het niets verschijnt op het scherm een foto met ongewenst bloot, een goksite of een pagina met extreem geweld. QLICT heeft een filter ontworpen dat eenmalig geïnstalleerd wordt op de schoolserver en op twee niveaus filtert: Een standaard filtering die voor alle scholen geldt, dit filter wordt regelmatig geüpdatet. Een filter op maat dat door de school zelf verder kan worden aangepast. Werking Contentfilter Omdat het filter op de schoolserver geïnstalleerd is, zijn alle werkstations (die via de server gebruik maken van het internet) ook beveiligd. Zodra op een website ongewenste inhoud wordt aangetroffen zal voor de gefilterde gebruiker die pagina niet meer benaderbaar zijn. Een poging deze op te vragen resulteert in dit scherm QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

43 Beheer Contentfilter 1. Kies in de linker balk van Dashboard Contentfilter. 2. Plaats bij Gefilterde werkomgevingen de vinkjes voor gebruikersgroepen die wel gefilterd moeten worden Blacklist: hier kunt u de websites invoeren die u ondanks de algemene instellingen van QLICT tóch gefilterd / tegengehouden wilt hebben. Typ één domein (zonder www er voor) per regel. 4. Whitelist: hier kunt u websites invoeren die u ondanks de filter instellingen van QLICT toch getoond moeten worden. Typ ook hier één domein per regel. 5. Klik op Toepassen om de wijzigingen te bewaren. Beheer op afstand Om de dienstverlening te optimaliseren heeft QLICT de mogelijkheid ontwikkeld om zonder tussenkomst van de school de besturing van werkstations over te nemen. Hierdoor kunnen sneller problemen worden opgelost. In dit deel van Dashboard vragen we hiervoor uw toestemming. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u niet wilt dat het werkstation van de directie automatisch wordt overgenomen. 1. Kies in de linker balk van Dashboard Beheer op afstand. 2. Vink de pc s aan waarvoor u toestemming verleent. 3. Klik op Toepassen om wijzigingen te bewaren QLICT Handleiding Schoolnetwerk

44 Als QLICT een werkstation wil gaan overnemen verschijnt er gedurende een minuut een knipperende groene balk op het beeldscherm. De gebruiker kan door op 'Nu niet' te klikken aangeven dat het beheer op afstand nu niet uit komt. QLICT zal dan een ander werkstation zoeken. Gedurende het beheer zal een rode balk zichtbaar zijn. Ook hier kan de gebruiker nog onderbreken. Werkstations waarvan u het automatisch overnemen niet toestaat kunnen nog steeds door QLICT worden overgenomen. Maar daarvoor zal QLICT eerst contact met u opnemen en u vragen vóór het beheer het werkstation 'open' te zetten en na afloop weer te 'sluiten'. Hardware U kunt in dit onderdeel de status opvragen en instellingen beheren voor werkstations, printers en draadloze accespoints. Werkstations kunt u bijvoorbeeld automatisch laten uitschakelen; dit geeft een forse energiebesparing; er blijven zo nooit nodeloos computers aan staan. Werkstations 1. Kies in de linker kolom Hardware. 2. Klik op het plusje voor de computer-naam om de details van een werk-station te zien QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

45 Instellen voor gebruik met Afstandsbediening U kunt werkstations instellen voor gebruik met de afstandsbediening. (Bijvoorbeeld computers die digitale schoolborden aansturen kunt u beter niet laten overnemen door gebruikers via de afstandsbediening ) 2 1. Selecteer de module Hardware. 2. Selecteer Overnemen (alle werkstations) of selecteer de werkstations afzonderlijk. 3. Klik op instellen. 4. Maak uw keuze in het vervolgscherm en kies Opslaan. 3 4 Instellen voor automatisch uitschakelen 1. Selecteer de module Hardware. 2. Selecteer Uitschakelen (alle werkstations) of selecteer de werkstations afzonderlijk. 3. Klik Instellen QLICT Handleiding Schoolnetwerk

46 4. Stel in het vervolg scherm de gewenste uitschakeltijd in. 5. Klik op Opslaan. 4 5 Op de ingestelde tijd gaan werkstations die nog aan staan automatisch uit. Indien een gebruiker nog aan het werk is krijgt deze een waarschuwing, hij/zij kan dan het uitschakelen annuleren. Als na een uur de pc nog steeds aan staat wordt deze procedure herhaald. Verwijderen uit het systeem Werkstations die u heeft uit gefaseerd wilt u niet meer terugzien in de hardware overzichten. 1. Selecteer de module Hardware Selecteer Verwijderen (alle werkstations) of selecteer de werkstations afzonderlijk. 3. Klik onderaan op verwijderen. 4. Bevestig in het vervolgscherm uw keuze. 3 2 Uiteraard voert u deze procedure enkel uit voor werkstations die geen deel meer uitmaken van het schoolnetwerk QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

47 Printers en WIFI Accesspoints U kunt onder het tabblad voor Netwerkprinters informatie vinden over alle door QLICT geïnstalleerde netwerkprinters. Onder het tabblad Accesspoints wordt info getoond over door QLICT beheerde accesspoints. Wanneer de school zelf accesspoints heeft geïnstalleerd kan informatie hierover niet worden getoond. Popup U kunt in het schoolnetwerk de Popup functie gebruiken om vanaf één werkstation de gebruikers op andere werkstations een berichtje te sturen. Dit berichtje verschijnt als Popup op het scherm van de gekozen gebruikers(s). In Dashboard kunt u aangeven welke gebruikers berichten mogen versturen, en welke gebruikers ze alleen kunnen ontvangen. Kies in de linker balk Popup. In de kolom Ontvangers plaatst u vinkjes bij elke gebruiker die Popup s mag ontvangen (meestal alle gebruikers). In de kolom verzenders plaatst u vinkjes bij de gebruikers die Popup s mogen versturen (meestal enkele gebruikers en vrijwel nooit kinderen). Met de knop Sluiten bevestigt u de gemaakte keuzes en zijn de instellingen actief QLICT Handleiding Schoolnetwerk

48 C. Beheer via aanvullende maatregelen Niet alle beheertaken zijn via Dashboard uit te voeren. Daarom is een aantal procedures ontwikkeld waarmee de school zelf nog taken kan uitvoeren. Deels zijn deze procedures als handleiding beschreven, maar ook geautomatiseerd waardoor ze, indien nodig, alleen maar gestart hoeven te worden. Aan- en afmelden bij het domein QLICT Wanneer u een reeds door QLICT geïnstalleerde pc verplaatst van een dependance naar een hoofdgebouw (twee verschillende netwerken) moet de aanmelding bij het QLICT-domein opnieuw worden uitgevoerd. Pas daarna kunt u weer inloggen en krijgt u weer de volledige functionaliteit van het netwerk. Via de volgende procedure meldt de computer zich weer aan bij het QLICT-domein. 1. Start de computer en log in als Administrator. Gebruik het standaardwachtwoord voor Beheer. Kies bij XP-computers in het vakje Aanmelden bij voor deze computer. Kies voor Windows-7 computers Andere gebruiker en kies als gebruiker de pc-naam/administrator. 2. Voor XP-computers: Klik op Start, kies Uitvoeren. Typ in het invul vak het commando iodomein en klik op OK. De computer voert nu zelf de benodigde acties uit. Onderbreek deze niet. Nadat de aanmelding bij het domein succesvol is afgerond wordt de computer automatisch herstart. 2. Voor Windows-7-computers: Klik op Start, typ in het invul vak Programma s en bestanden zoeken de opdracht iodomein, en klik op OK. De computer voert nu zelf de benodigde acties uit. Onderbreek deze niet. Nadat de aanmelding bij het domein succesvol is afgerond wordt de computer automatisch herstart QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

49 Herstel van de installatie Nadat de Windows pc langere tijd is gebruikt, kunnen ze nog wel eens traag worden. Ook kan het zijn dat door het gebruik van veel software Windows instabiel wordt. Soms raakt een machine besmet met spyware of adware (ongewenste reclame Popups), of vertoont een softwarepakket een storing op slechts één werkstation. U kunt dan een herstelprocedure gebruiken om het werkstation terug te zetten in de laatste goed werkende stand. 1. Log op het betreffende werkstation in als Beheer. 2. Open de map Gereedschap beheerder. 3. Dubbelklik op het icoontje Computer herstellen. Het herstelprogramma wordt nu opgestart en de laatste goed werkende stand van deze computer wordt teruggezet. Bij XP de beginstand, bij Windows-7 komt u in de herstelmodule. Voor Windows XP werkt dit op basis van een image, die direct na de installatie van de computer was aangemaakt. Na afloop is het werkstation weer klaar voor gebruik en staat alles weer in de oude stand. Uw computer gedraagt zich als een nieuw geïnstalleerde pc. Sinds de installatie beschikbaar gekomen updates en patches worden bij de eerste inlogprocedure opnieuw uitgevoerd zodat de computer weer voldoet aan de actuele configuratie van QLICT-netwerkcomputers. Voor Windows-7 maakt de herstel procedure gebruik van herstelpunten vanwaar de gebruiker er één kan kiezen. Via het icoontje Computer herstellen wordt het herstelpunten console gestart (zie afbeelding). Na klikken op Volgende kan de gebruiker de computer terugzetten in een gewenste situatie. Hierbij hoeven na de herstart van de computer veel minder updates en patches te worden uitgevoerd dan bij een herstel van een XP computer. Reddings-CD: Als de PC niet meer wil opstarten in Windows dan kunt u de herstelprocedure niet starten. Voor Windows-XP kunt u in dat geval gebruikmaken van een reddings-cd waarmee alsnog de herstelprocedure kan worden gestart. In TOPdesk (onderdeel kennissysteem) is deze cd + de gebruiksaanwijzing te downloaden. Een Windows-7 pc kunt u in een dergelijk geval beter opnieuw installeren via de bij deze machine behorende handleiding QLICT Handleiding Schoolnetwerk

50 Installeren van werkstations In het QLICT-schoolnetwerk kunt u te allen tijde aangeschafte werkstations toevoegen. De installatie van nieuwe machines moet dan wel volgens een vaste standaard worden uitgevoerd. Op deze manier bent u ervan verzekerd dat het werkstation optimaal functioneert binnen uw netwerk. U kunt dus geen machines aansluiten met een willekeurige af-leverancier geïnstalleerde Windowsversie; hierop zijn immers niet de voor het QLICT-netwerk benodigde modificaties aangebracht. Windows-7 Het installeren van nieuwe Windows-7 werkstations gaat automatisch en kan daarom door de school zelf worden uitgevoerd, mits er gebruik wordt gemaakt van door QLICT Windows-7 gecertificeerde hardware. Op verzoek krijgt u voor deze hardware kosteloos een korte handleiding (machine specifiek) aangeleverd, zodat u de installatie kunt uitvoeren. Is de nieuwe machine nog niet Windows-7 gecertificeerd, dan kunt u het systeem bij QLICT aanbieden ter certificering. Hier zijn eenmalig kosten aan verbonden, daarna kunt u onbeperkt machines van hetzelfde type kopen en bij- installeren. Meld uw aanvraag via de web shop van QLICT; u krijgt vervolgens de gevraagde handleiding of een verzoek om te certificeren. Windows XP Voor installatie van Windows-XP werkstations (meestal oudere computers) kunt u een beroep doen op onze DigiWacht. Wij installeren uw XP-geschikte pc s tegen een vast tarief. Een aanvraag voor de installatie van XP-werkstations kunt u via TOPdesk indienen. Onze netwerkmonitor houdt continu het aantal aangesloten computers bij. In Dashboard is dit actuele aantal zichtbaar. Ook in de QLICT-Meter kunt u dit aflezen. In uw contract is vastgelegd of voor extra toegevoegde werkstations ook extra beheerkosten in rekening worden gebracht QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

51 Minimum specificaties werkstations Voor het toevoegen van werkstations gelden de volgende minimum specificaties: Windows XP Professsional (Service Pack III) Windows-7 Hardwarecomponenten dienen volledig Win-7 gecertificeerd te zijn. Daarnaast gelden de onderstaande minimum specificaties MHz processor, Pentium-4 of 2 GHz processor, Pentium DualCore of gelijkwaardig gelijkwaardig 1024MB RAM vrij beschikbaar geheugen 2Gb ram vrij beschikbaar geheugen 80Gb harde schijf ruimte 120Gb harde schijf ruimte Cd-romspeler Videokaart ondersteunt DirectX 9 of hoger Netwerkkaart Netwerkkaart die opstart vanaf het netwerk BIOS geschikt voor Wake-on-lan (geldt niet voor laptops). U kunt natuurlijk uw nieuwe werkstations rechtstreeks bij QLICT bestellen en krijgt deze dan direct geleverd inclusief de bijbehorende handleiding om deze in het netwerk te plaatsen. QLICT werkt met A-merk computers (Dell) die al Windows-7 gecertificeerd zijn en worden geleverd met de meest uitgebreide garantie en service niveaus. In onze web shop ( vindt u het actuele aanbod, daarnaast organiseert QLICT periodiek centrale inkoop-acties waardoor scholen profiteren van voordelige inkoop-tarieven QLICT Handleiding Schoolnetwerk

52 Printer installaties in de QLICT schoolnetwerken. Om in de schoolnetwerken probleemloos te kunnen printen vanaf elke werkplek naar elke printer die door de school wordt gewenst maakt QLICT per printer een printer-pakket. In dit pakket zijn de door de school gewenste printer-instellingen verwerkt en via de loginprocedure worden deze doorgevoerd op elke werkplek. In het QLICTdashboard is deze printer vervolgens zichtbaar; hierdoor kan gebruiker beheer de printer toewijzen aan (groepen) gebruikers. Voor het aanmaken van een printerpakket of het aanpassen van een reeds bestaand printerpakket (omdat opties anders ingesteld moet worden) worden kosten berekend. Procedure School meldt verzoek installatie (of aanpassen bestaande pakket) bij QLICT. o Vooraf is een nieuwe printer reeds door leverancier geplaatst en geïnstalleerd op één van de werkplekken op basis van een door QLICT verstrekt vast IP-nummer. QLICT neemt contact op met de school voor intake + remote uitvoering. Intake: De specifieke wensen voor deze printer op deze schoollocatie inventariseren. Op welk PC-nr is de printer nu actief? Onder welke naam moet printer beschikbaar komen? Kleur of zw/w standaard? (of kleur disabled?) Duplex printen standaard? Welke papierbak standaard? Printen met gebruikerscodes? Overige opties (apparaat specifiek) Uitvoering: Printerpakket aanmaken of muteren volgens door de school aangegeven wensen. PC wordt overgenomen door QLICT. Printer wordt opnieuw geïnstalleerd met de overeengekomen opties. Van de nieuwe installatie wordt een pakket gegenereerd. Printerpakket wordt opgenomen in de login-scripts schoolnetwerk. Facturatie naar school. Overige printer-wensen Naast het aanmaken en muteren van printerpakketten kan QLICT ook voor de in het schoolnetwerk opgenomen printer de apparaat-instellingen wijzigen of informatie uitlezen via de (web-) interface van de machine zelf. Dit zijn wijzigingen die niet in een printerpakket worden doorgevoerd maar wel apparaat-specifiek zijn. Instellen van scan-to-mail of scan-to-folder Muteren van mailadressen in de printer Uitlezen van foutcodes of printerstanden Overige apparaat-specifieke mogelijkheden Een verzoek hiertoe kan de school via de normale kanalen bij QLICT inbrengen; QLICT zal deze in overleg met school uitvoeren (remote) en berekent hiervoor het standaard uurtarief QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

53 Laptops Steeds vaker is een laptop een computer die niet alleen in de school wordt gebruikt maar ook door leerkrachten thuis. Indien de laptop via een QLICT-installatie is geïnstalleerd is dit geen enkel probleem. Op de machine is al een gebruiker aangemaakt (Extern) waarmee buiten het netwerk op de lokale machine kan worden ingelogd. Veelal zal de gebruiker van deze laptop een aantal persoonlijke instellingen willen aanbrengen om vooral het thuisgebruik beter te ondersteunen. (Waar laat ik de documenten? Hoe zorg ik dat documenten thuis en op school benaderbaar zijn? Veiligheid, virusdefinities..) Wanneer logt u in met de gebruiker Extern? U wilt uw schoollaptop ook buiten het schoolnetwerk (thuis) gebruiken. U wilt uw schoollaptop regelmatig gebruiken op de dependance. U wilt uw schoollaptop gebruiken binnen het schoolnetwerk, maar met uw eigen instellingen. Met behulp van de volgende instructies kunt u het gebruik van een laptop buiten het QLICT-domein verder optimaliseren. 1. Hoe logt u in als Extern? (Windows XP) Start de computer en kies in het aanmeldscherm: - Gebruikersnaam: extern - Wachtwoord: nretxe Aanmelden bij: kies hier in het rolmenuutje voor de computernaam (deze computer) 1. Hoe logt u in als Extern? (W-7) Start de computer en klik in het aanmeldscherm: Hoe kan ik mij bij een ander domein aanmelden? Nu verschijnt de informatie met de computernaam van uw laptop. Klik OK en vul bij gebruikersnaam in: uw computernaam\extern. Vul als wachtwoord in: nretxe. Bij de eerste keer inloggen zal Windows de persoonlijke instellingen voor deze gebruiker aanmaken. Daarna krijgt u een leeg bureaublad met slechts de prullenbak en de Windows standaard achtergrond. Voor het aanpassen naar uw persoonlijke wensen: zie de bijlage Gebruik van laptops. D. QLICT-netwerkdiensten 2012 QLICT Handleiding Schoolnetwerk

54 In het QLICT-schoolnetwerk is een aantal aanvullende diensten opgenomen die u helpen het gebruik van ICT op uw school verder te optimaliseren. Enkele zijn standaard, andere zijn tegen meerprijs leverbaar. In dit hoofdstuk de bijbehorende gebruiksaanwijzingen. De QLICT Meter Het management van de basisschool heeft steeds meer behoefte aan gegevens om onderwijsprocessen te kunnen sturen. Leerlingvolgsystemen bieden daarom steeds meer informatie over de voortgang van leerlingen. Uitgebreide analyses kunnen het management daarbij ondersteunen. Gegevens over computergebruik zijn er nu ook. De QLICT Meter geeft u op een eenvoudige wijze cijfermatige informatie over het gebruik van computers en programma s bij u op school. De QLICT Meter is een standaard toevoeging in het QLICT-netwerk vanaf versie 2.0. De QLICT Meter is in deze netwerken als icoon beschikbaar in de map Opslag of onder Beheer, en kan door de gebruiker Beheer geplaatst worden op elk door de school gewenst bureaublad van gebruikers. Starten Als u op het bureaublad dubbelklikt op het icoon van de QLICT Meter, opent een Internet Explorer venster met de QLICT Meter van uw school. Als eerste controleert u of uw schoolgegevens linksboven staan. Mochten hier onverhoopt de gegevens van een andere school staan, neemt u dan direct contact op met de Infodesk ( ). Tijdens de netwerktraining leren we u hoe u de gegevens die u met deze monitoring-tool kunt opvragen op een handige manier kunt filteren en juist kunt interpreteren. U ontvangt daarbij ook een meer uitgebreide handleiding QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

55 De QLICT Basisscan De QLICT ICT Basisscan is een online vragenlijst, bedoeld voor het voltallige schoolteam. Vanaf netwerkversie 2.0 maakt deze Basisscan standaard deel uit van het schoolnetwerk. De vragenlijst bestaat uit een aantal vragensets, verdeeld over de kwadranten uit het vier in balans model. Met de ICT Basisscan krijgt uw school op een snelle en overzichtelijke manier inzicht in de stand van zaken rondom computergebruik in de school. De scan kan door een school benaderd worden via het internet. Voor de ICT Basisscan is een snelkoppeling beschikbaar in de map Opslag, in het sub mapje QLICT Basisscan: De gebruiker Beheer kan deze snelkoppelingen naar wens plaatsen op de bureaubladen van de verschillende gebruikers. Alle teamleden kunnen vervolgens deelnemen door het icoontje naar de scan aan te klikken. Om op de ICT Basisscan in te loggen zijn geen vooraf bepaalde inlognamen en wachtwoorden nodig. Elk persoon die de voor zijn / haar school bestemde scan opent krijgt dit scherm te zien: Als de gebruiker voor de eerste keer hier komt bedenkt hij / zij zelf een gebruikersnaam en een wachtwoord. Hiermee krijgt hij / zij meteen toegang tot de vragenlijst. Als de gebruiker een tweede keer hier komt kan hij / zij met de eerder door hem / haar bedachte inlognaam en wachtwoord opnieuw toegang krijgen tot de vragenlijst die hij / zij al eerder heeft geopend en eventueel al gedeeltelijk heeft ingevuld. Eerder gegeven antwoorden kunnen gewijzigd worden en nog niet beantwoorde vragen kunnen alsnog worden beantwoord. Opslaan van antwoorden De vragenlijst bestaat uit een aantal pagina s met vragensets. Antwoorden die door de gebruiker gegeven worden, worden opgeslagen na een klik op de knop Volgende. Bij het niet volledig invullen van een vragen set (als er antwoorden worden opengelaten op vragen waarbij een antwoord verplicht is) verschijnt er een waarschuwing in het scherm en kan er niet worden doorgegaan tot alle verplichte antwoorden op de betreffende pagina zijn ingegeven QLICT Handleiding Schoolnetwerk

56 Inzage in de resultaten Na de afname worden de resultaten getoond voor zover er ingevulde scans zijn verwerkt. Deze resultaten geven inzicht in de meningen van uw collega s en kunnen u helpen uw ICT beleid verder te sturen en vorm te geven. Ondersteuning Tijdens de netwerktraining wordt de werking en de interpretatie en verwerking van de resultaten doorgenomen met de ICT-coördinator van de school. Op dat moment wordt ook een meer uitvoerige handleiding verstrekt. Daarnaast is het mogelijk hulp te vragen van QLICT voor het samen met de school analyseren van de scanresultaten, deze te vergelijken met landelijke resultaten en op basis hiervan beleidsdoelen en actiepunten te formuleren. Hiervoor kan QLICT u, indien gewenst, een aanbod doen QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

57 VPN-verbindingen Deze dienst wordt op verzoek van de school geactiveerd. VPN is aan te vragen via de web shop van QLICT. Met een Virtual Private Network (VPN) is het mogelijk netwerken van scholen of schoollocaties met elkaar te verbinden. De verbinding wordt mogelijk gemaakt door zogenaamde tunnels die via het internet lopen. Deze tunnels zorgen ervoor dat gegevens veilig (privaat) door middel van een versleuteling van de ene locatie naar de andere wordt verzonden zonder dat deze gegevens toegankelijk zijn voor andere gebruikers van het internet. Een voorbeeld: een school heeft een hoofdlocatie en twee dislocaties. Alle drie locaties hebben een eigen netwerk en een eigen server. De directie wil graag dat op elke locatie alle documenten voor de leerkrachten benaderbaar zijn. (Gezamenlijke M: schijf) Dit kan gerealiseerd worden via een verbinding tussen de 3 servers. Via de VPN-verbinding kan vanuit elke dislocatie de M: schijf op de hoofdlocatie benaderd worden. Voordelen VPN-verbinding tussen locaties: Delen van databases van bijvoorbeeld leerlingvolgsystemen. Gebruik maken netwerkprinters op de andere locaties. Delen van documenten tussen meerdere locaties. Wanneer QLICT de door u aangevraagde VPN-verbinding heeft gerealiseerd kunt u gebruik maken van deze verbinding om documentschijven op de server van een (neven)locatie te benaderen alsof u op die locatie aanwezig bent. U kunt dit zelf, maar u kunt dit ook door QLICT laten verzorgen. Zelf de koppeling tussen schijven aanbrengen U geeft zelf de gewenste gebruikers toegang tot netwerk-shares op de andere locatie(s). Dat kan door de juiste verwijzingen door te voeren via de Dashboard applicatie. 1. Login onder Beheer op de locatie waar u de instellingen wilt wijzigen, en start QLICT Dashboard. 2. Selecteer de gewenste gebruiker, en selecteer het tabblad Instellingen. 3. Ga naar het invulveld Mijn Documenten. 4. Wijzig de hier getoonde locatie in een nieuwe. Voorbeeld: in plaats van M: (de document map van personeel op deze locatie) in \\server1\lrkrdocs (de documentschijf voor leraren van de hoofdlocatie) QLICT Handleiding Schoolnetwerk

58 De snelheidsbeperking die een VPN verbinding oplevert maakt het NIET mogelijk programma s op te starten vanaf een schijf op een andere locatie. Het heeft daarom geen zin de netwerk-share programs (de P-schijf) beschikbaar te maken voor een nevenlocatie om de daarop geïnstalleerde programma s elders beschikbaar te maken. Programma s vereisen een continue stroom van gegevens, die over een VPN-verbinding vertraagd binnenkomen en daardoor leiden tot fouten in de uitvoering, of het vastlopen van uw computers (hetzelfde geldt voor de Q-schijf). Ook het gebruik van een database over een VPN-verbinding (CITO LOVS) kan incidenteel problemen geven. Uitgevers van dergelijke programma s ondersteunen een dergelijke oplossing wel, mits de verbinding voldoende bandbreedte heeft. Ook QLICT zal het gebruik van administratie pakketten over een VPN-verbinding niet kunnen garanderen indien hiermee in de praktijk z.g. time-out problemen optreden. De gebruiker Dir. Het zal duidelijk zijn dat het aanmaken van een verbinding naar de documentschijf van de gebruiker Dir alleen mogelijk is wanneer u beschikt over het bij deze gebruiker behorende wachtwoord. U dient hiervoor dus uw directeur / directrice te raadplegen teneinde ook voor deze gebruiker de verbinding operationeel te maken. Remote Back-up Wanneer uw school een abonnement heeft op Remote Back-up, dan worden alle documenten en bestanden van de gebruikers veilig opgeslagen in een datacentrum buiten de school. U hoeft hier niets aan in te stellen. Bij veel scholen is het abonnement Remote Back-up reeds onderdeel van het standaardcontract met QLICT; als dat voor uw school niet zo is dan is een abonnement aan te vragen via de web shop van QLICT. Voor Remote Back-up gelden de volgende specificaties: Maximale grootte van de 1 e staffel back-up ruimte: 50 Gigabyte. Bestanden restoren (terugplaatsen) tot maximaal 100 dagen geleden. Bestanden terugplaatsen: op verzoek (melding Infodesk) en binnen 24 uur. Wanneer uit de monitoring van QLICT blijkt dat de maximale ruimte van uw Remote Back-up volume wordt bereikt ontvangt u hiervan bericht. U kunt dan uw schijven opschonen of extra back-upvolume (staffel) bijkopen. Voor Remote Back-up gelden verder geen aanvullende gebruiksaanwijzingen QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

59 QLICT Verrekijker De QLICT Verrekijker is bedoeld om de besturing van werkstations over te nemen vanaf een ander werkstation. Hiermee kan de leerkracht zien wat leerlingen doen en eventueel de muis of het toetsenbord overnemen om instructie te geven. Ook kan een chat venster geopend worden om te communiceren met de gebruiker. Er kunnen meerdere werkstations tegelijk overgenomen worden, zelfs al staan ze op de dependance (mits er een VPN-verbinding bestaat). Ook voor de ICT-coördinator is dit een zeer geschikt hulpmiddel. Hij hoeft namelijk niet door de school heen te lopen als iemand een probleem of vraag heeft. De QLICT Verrekijker is alleen te gebruiken op een Windows pc binnen het QLICT-netwerk. De QLICT Verrekijker is een aanvullende dienst die tegen een meerprijs kan worden geactiveerd door dit in de web shop van QLICT aan te vragen. Als deze dienst actief is vindt u het opstart-icoon onder beheer in de map Opslag. Verbinden U begint met het opgeven achter welke server een computer overgenomen moet worden. In de meeste gevallen zal dit Server1 zijn. In het geval dat u een computer van een dislocatie wilt overnemen, moet u Server2, Server3, etc. invullen. Dit kan alleen als uw school ook een VPN-verbinding heeft tussen deze locaties. Klik Verbinden om Verrekijker te laten zoeken naar beschikbare computers. Het juiste werkstation overnemen Nadat u bent ingelogd, kunt u kiezen welk werkstation u over wilt nemen. U kunt dit overzicht sorteren op computernamen of op gebruikers. NIET in het overzicht staan: computers die uitstaan en computers waarbij in Dashboard geen vinkje geplaatst is voor Remote beheer. Gebruik de Help knop voor uitgebreide instructies! 2012 QLICT Handleiding Schoolnetwerk

60 Afstandsbediening (Groen) QLICT heeft als extra functionaliteit voor uw schoolnetwerk een Afstandsbediening beschikbaar, aan te vragen via de web shop van QLICT. Hiermee is het mogelijk thuis, of op elke andere locatie met internet, een pc van uw schoolnetwerk over te nemen en te bedienen alsof u zelf achter deze pc zit. De school-pc s kunnen bij gebruik van de groene versie van de afstandsbediening uit worden gezet; bij de standaardversie laat u daarvoor steeds één of meerdere schoolcomputers aan staan. U kunt met deze voorziening op afstand inloggen als elke binnen het schoolnetwerk bekende gebruiker en op afstand taken verrichten. Hiermee wordt het nu mogelijk alle werkzaamheden die u binnen het schoolnetwerk verricht, ook te verrichten vanaf een andere locatie. Of het nu gaat om het bijwerken van de schooladministratie, het opschonen van de documentenschijf van de leerlingen, of het volgen van de vorderingen van kinderen in het leerkrachtendeel van een applicatie; u bent hiervoor niet langer gebonden aan de schoolmuren maar kunt vanaf elke met internet verbonden pc uw werkzaamheden verrichten. Hoe het werkt Via Dashboard kunt u instellen dat elk gewenst werkstation in de stand klaar voor overnemen kan worden gezet. Daarnaast kan de afstand gebruiker een applicatie downloaden van de QLICTwebsite, deze installeren op zijn of haar pc, en hiermee de pc binnen het schoolnetwerk benaderen en overnemen. Voorbereiding Zorg dat op school voldoende pc s in de stand overnemen staan. (Dashboard, module hardware ) Pc s die niet in de stand overnemen zijn gezet kunnen via Afstandsbediening niet worden benaderd. Thuis Download de Afstandsbediening applicatie van de QLICT-website en installeer deze. Stap 1: Start de Afstandsbediening. Klik op Opties. Hier kunt u een profiel aanmaken en de gegevens invullen die u van QLICT hebt ontvangen. (QLICT levert de gegevens aan school, de school zorgt zelf voor verspreiding van deze gegevens aan de personeelsleden die zij via Afstandsbediening wil laten werken>) QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

61 Vul bij 'Locatie' de naam van de school in. Als u werkzaam bent op meerdere scholen die de Afstandsbediening hebben, kunt u hier de bijbehorende profielen aanmaken. Daarbij gebruikt u de gegevens uit het opleverdocument dat QLICT u heeft geleverd bij de Afstandsbediening. Klik op 'Opslaan' om de instellingen te bewaren. Klik daarna op Verbinding maken. Stap 2: Selecteer uit de lijst de pc die u wilt overnemen en klik weer op 'Verbinding maken'. U kunt in de lijst zien welke computers al in gebruik zijn, en welke beschikbaar zijn voor overname. Bij de Groene afstandsbediening is de aanduiding staat uit, kan aan mogelijk. De verbinding wordt nu gemaakt en de gekozen computer op school wordt zo nodig opgestart. Een voortgangsvenster geeft de status van dit proces aan. Stap 3: Log in zoals u dat op school gewend bent. Als u de melding 'De gebruiker <QLICT\gebruiker> is momenteel op deze computer aangemeld.' krijgt, dan is al iemand op deze pc aan het werk. Klik op 'Nee' om een andere pc te kiezen, op 'Ja' om de pc tóch over te nemen. In het laatste geval wordt de andere gebruiker automatisch uitgelogd. U krijgt nu het beeld te zien van de school pc. Stap 4: Beëindig de sessie via 'Start, Windows beveiliging, Systeem afsluiten (Groene Afstandsbediening, de pc gaat dan uit) of via 'Start, Windows beveiliging, Afmelden (standaard versie, de pc blijft aan!) QLICT Handleiding Schoolnetwerk

62 Stap 5: Kies 'Sluiten' om de Afstandsbediening af te sluiten of 'Terug' om een andere school te kiezen. Systeemeisen Afstandsbediening Op school: U kunt alle Windows XP en Windows-7 computers overnemen die in de stand overnemen zijn gezet. Voor Afstandsbediening Groen moet op de pc Wake-on-lan zijn geactiveerd. Thuis: Uw PC moet voorzien zijn van minimaal Windows XP met Service Pack 2. Als u op school op uw bureaublad veel programma's hebt geopend en u wilt bijvoorbeeld 's-avonds thuis verder werken, meldt u op school dan niet af maar vergrendel de pc door op de Windows-toets te drukken en op de L. Als u dan thuis inlogt krijgt u het bureaublad zoals u dat op school hebt achtergelaten. U kunt heel eenvoudig bestanden uitwisselen tussen thuis en school. Als u op uw pc thuis op 'Deze computer' van de school-pc dubbelklikt, ziet u zowel de schijven van de school-pc als van uw eigen pc thuis. Schuif desnoods in het venster naar beneden. Met knippen en plakken kunt u bestanden verplaatsen en / of kopiëren van en naar school. U kunt de Afstandsbediening ook gebruiken om pc's binnen uw school over te nemen. Installeer daartoe de Afstandsbediening op een school-pc en vul bij 'Opties' onderstaande netwerkgegevens in. U kunt dan vanaf deze pc andere pc's overnemen die in de 'WEL overnemen'-stand staan. Server IP-adres: voor een hoofdlocatie of voor de eerste dependance. Server wachtwoord: zelfde als thuis Server poort: zelfde als thuis. Als een programma dat u op afstand start aangeeft dat het in een andere resolutie moet draaien, meldt u dan af, kies 'Geavanceerd' en stel de gewenste resolutie in. Maak dan opnieuw een verbinding. Meestal werkt het programma dan goed. Let wel: programma's met veel grafische vensters en geluid hebben een zeer snelle internetverbinding nodig. Programma's die weinig 'bewegen' zoals Word, administratieprogramma's e.d. kunnen met een minder snelle verbinding toe. Voor de Groene Afstandsbediening moeten de computers op school geschikt zijn. (Ingesteld op Wake-on-LAN.) QLICT verzorgt dit bij de aanvang en installatie van de Groene Afstandsbediening QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

63 E. Service en support Wanneer de computers in de school veel gebruikt worden, loopt u tegen allerlei vragen op. Misschien wilt u weten hoe u de computer beter kunt inzetten in uw onderwijs of wilt u wat meer informatie over de werking van een programma. Ook kan het zijn dat er een storing is die u bij QLICT wilt melden. Voor dit soort zaken hebben we een aantal ondersteunende diensten gecreëerd, die u helpen bij het gebruik van het schoolnetwerk. De school staat er nooit alleen voor. De Infodesk is de spil in het web. Onze dienstverlening wordt daarbij ondersteund door het pakket TOPdesk. De QLICT Infodesk Om alle vragen en verzoeken goed te kunnen behandelen, is er de QLICT Infodesk. Deze Infodesk staat centraal in onze organisatie en neemt al uw vragen aan. We vinden het belangrijk dat de school eenvoudig in contact met ons kan komen en stellen het op prijs als u de Infodesk belt. Online een vraag stellen kan ook. Hiervoor kunt u TOPdesk gebruiken. Contact opnemen met de Infodesk Telefoon: Eenvoudige vragen en meldingen zal de Infodesk-medewerker direct afhandelen. Als u een ingewikkelde kwestie hebt, wordt de melding doorgezet naar een specialist. Bijvoorbeeld een onderwijskundige, een applicatiebeheerder, een netwerkbeheerder of de regiomanager waar uw school bij hoort. Ook is het mogelijk medewerkers van de DigiWacht in te schakelen die op de school werkzaamheden kunnen uitvoeren. We zullen u zo min mogelijk doorverwijzen naar helpdesks van derden. Als wij specifieke informatie nodig hebben om uw vraag of probleem op te lossen zullen we zelf contact opnemen met deze helpdesks. Zo ontzorgen we de school! 2012 QLICT Handleiding Schoolnetwerk

64 TOPdesk gebruiken Iedere vraag die u stelt wordt geregistreerd in TOPdesk. Dat is een online applicatie waarin van elke melding alle relevante informatie wordt opgeslagen. U kunt ook zelf TOPdesk gebruiken om meldingen door te geven aan de Infodesk en om het verloop van de afhandeling te volgen. Daarnaast bevat TOPdesk een kennissysteem waarvan u als klant gebruik kunt maken. Inloggen Ga via naar de TOPdesk login pagina: Gebruikersnaam: De postcode van de school gevolgd door het huisnummer (zonder spaties, huisnummer zonder toevoeging). Wachtwoord: de 4 tekens van het BRIN nummer (zonder spaties en met hoofdletters, zonder toevoegingen) QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

65 Een storing melden, een vraag stellen, een opmerking maken, iets aanvragen Klik op Nieuw eerstelijns incident Typ hier de eerste letters van het softwarepakket. Als het pakket herkend wordt, komt hier de volledige naam te staan. Als het pakket niet herkend wordt, is verder typen niet mogelijk en wordt dit veld niet ingevuld. Klik op dit pijltje en klik op de gewenste omschrijving van de melding. Vul in dit veld de storing, aanvraag, vraag of opmerking in en klik daarna op een van de envelopjes aan de rechterkant van het scherm. De melding is nu voltooid. Klik nu op Uitloggen rechtsboven in het scherm QLICT Handleiding Schoolnetwerk

66 Om een storingsmelding in behandeling te kunnen nemen heeft de QLICT Infodesk gedetailleerde informatie nodig over de volgende zaken: Indien het een softwarestoring betreft, wat is de exacte naam en versie van het programma? Gaat het hier om één werkstation of om meerdere? Welke? Betreft het één of meerdere computers, laat dan de betreffende pc's aanstaan ten behoeve van Remote beheer. Gaat het om WinXP, Win-7? Rappel Doet het probleem zich voor onder specifieke gebruikers, zo ja welke? Vermeld welke foutmelding optreedt bij welke handeling en voeg indien mogelijk een schermafdruk toe. Hier staan de meldingen die nog niet afgehandeld zijn (incidenten die nog open staan). Als u op het meldingsnummer klikt, krijgt u het volledige rapport te zien. Als u op dit pictogram klikt, kunt u de melding wijzigen / aanvullen. Het is bij een al gemeld incident ook mogelijk een bijlage te versturen (bijvoorbeeld een schermafdruk van een foutmelding). Vervolgens klikt u op de diskette. QLICT krijgt nu automatisch bericht dat de melding gewijzigd is. Dit hoeft dus niet doorgegeven te worden. Als het incident afgehandeld is, staat hier een vinkje. Mocht het probleem toch niet naar tevredenheid zijn afgehandeld dan kunt u, na te hebben geklikt op wijzig, volstaan met het weghalen van dit vinkje door erop te klikken. Eventueel vult u de melding weer verder aan. Ook nu de wijziging bevestigen door op de diskette te klikken QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

67 Kennissysteem Hier is allerlei informatie te vinden. Er staat ook een uitgebreide TOPdesk gebruikershandleiding die gedownload kan worden. Het kennissysteem wordt steeds verder uitgebreid met door QLICT ontwikkelde kennis en oplossingen. Hier kunt u een foutmelding of trefwoord intypen. Het is mogelijk dat er al een oplossing voor uw probleem in ons Kennissysteem aanwezig is. Instellingen Het is voor QLICT belangrijk te weten wie de contactpersoon op school is (ICT-coördinator). Soms wisselt deze functie; u kunt dan zelf de gegevens aanpassen in TOPdesk. Bij instellingen kunnen de gegevens van de ICT-contactpersoon gewijzigd worden. Let op: Het gaat hierbij voornamelijk om de naam van de contactpersoon en eventueel om een extra adres. De basisgegevens zoals het telefoonnummer van de school is opgeslagen onder de vestigingsgegevens en is alleen te wijzigen door de TOPdesk beheerder. Afhandeling meldingen en responstijden Nadat de school een melding heeft gedaan bij de Infodesk proberen we u uiteraard zo snel mogelijk te helpen. De Infodesk probeert nog dezelfde dag te reageren door: het probleem op afstand op te lossen en af te handelen; het probleem telefonisch met de ICT-coördinator op te lossen en af te handelen; een bericht ( ) terug te sturen waarin een oplossing wordt aangegeven; het probleem door te geven aan een 2 e -lijns medewerker die voor verdere afhandeling zorg draagt. De Infodesk is eigenaar van de melding en blijft gedurende de volledige behandeltijd uw aanspreekpunt, ook als de melding door een andere afdeling of bijvoorbeeld een uitgever wordt behandeld. Dit betekent dat de Infodesk uw melding te allen tijde blijft monitoren en de voortgang ervan bewaakt QLICT Handleiding Schoolnetwerk

68 Mocht het onverhoopt voorkomen dat we iets niet op afstand kunnen oplossen, dan komt er iemand langs. Deze dienst heet de School Service Dienst (SSD). De medewerkers van de SSD komen op school op initiatief van QLICT en alleen wanneer het niet mogelijk is iets op afstand op te lossen. De afdeling Planning maakt hiervoor vooraf een afspraak. Het is daarbij belangrijk dat op de school de apparatuur toegankelijk is (denk hierbij aan sleutels). We zullen hiervoor geen kosten doorberekenen, tenzij blijkt dat de reden van ons bezoek het gevolg is van onoordeelkundig gebruik. Dat komt echter maar weinig voor. Wanneer op de school werkzaamheden moeten worden uitgevoerd die niet vallen onder het regulier netwerkbeheer (netwerkuitbreidingen, extra diensten) zullen hiervoor tegen uurtarief kosten in rekening worden gebracht. Daarvan krijgt de school echter vooraf duidelijk bericht. De school kan dergelijke kosten reduceren door via een DigiWacht-abonnement vooraf uren in te kopen. Een urgente storing zal in de regel binnen één werkdag worden verholpen (de server of de enige netwerkprinter valt uit), overige storingen binnen 5 werkdagen. Aanvragen voor het plaatsen van Genworks pakketten worden direct afgehandeld (binnen 24 uur). Als een Genworks pakket nog gemaakt moet worden, duurt afhandeling minimaal 20 werkdagen, echter deze termijn kan oplopen als blijkt dat de software bewerkelijk is en testen problemen aan het licht brengt. In de TOPdeskmelding hierover zal het verloop van de afhandeling van een statusrapportage worden voorzien. Regiomanagers Iedere regio heeft zijn eigen regiomanager. Dit is de vaste contactpersoon voor de school. Voor dagelijkse zaken neemt u natuurlijk altijd contact op met de Infodesk. Wanneer er wat meer specifieke zaken spelen, komt de regiomanager in actie. De regiomanager komt 1 à 2x per jaar bij u op school langs om in een gesprek te kunnen bepalen of alles naar wens is en samen met de directie en de ICT-coördinator te bekijken wat er eventueel nog nodig is om de ICT naar een hoger plan te tillen. De regiomanager kent de school (en dus ook vele andere scholen) en kan goed inschatten hoe u er als school voor staat. Samen met de regiomanager kunt u wellicht komen tot meer inzicht. De regiomanager is ook uw contactpersoon wanneer u het gevoel hebt dat er iets niet goed gaat QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

69 QLiCKERS en overige informatievoorziening vanuit QLICT Indien nodig zullen we de school inlichten over zaken die voor het goed functioneren van het netwerk van belang zijn. Dat doen we met een web-based bericht dat bij de inlog van een bepaalde gebruiker (meestal Beheer en / of Dir) in beeld komt. Dergelijke berichten noemen we Qlickers. Voorbeelden zijn: een oproep om in de vakantie werkstations aan te laten staan; een waarschuwing voor een gevaarlijk virus of spyware-item; een aankondiging voor een uit te voeren update. De reeds verzonden en getoonde Qlickers zijn altijd nog weer na te lezen in TOPdesk. Daarnaast nemen we contact op met de school als uit het netwerkbeheer blijkt dat ingrijpen noodzakelijk is. Als bijvoorbeeld uit server-onderhoud blijkt dat een UPS vervangen moet worden, of dat een harddisk van de server vol raakt en er een opruim- of vervangactie noodzakelijk is. Ook ontvangen alle QLICT-klanten periodiek (4 x per jaar) een nieuwsbrief. Tenslotte: In TOPdesk is een nieuwsoverzicht opgenomen met actuele berichten voor onze netwerkgebruikers en een uitgebreid Kennissysteem dat ook is opengesteld voor onze klanten. Afspraken ten aanzien van toevoegingen in het netwerk De school (ICT-coördinator) meldt elke gewenste toevoeging (hardware, software) bij de Infodesk. De Infodesk bepaalt, in overleg met de QLICT-netwerkbeheerders de te volgen procedure: 1. Het betreft een softwarepakket of een apparaat waarvan QLICT al een Remote installatie pakket (Genworks) voorhanden heeft. In TOPdesk kan de school zien of van de gewenste toevoeging al een Genworks pakket bestaat. De school vraagt dit pakket aan via de Infodesk waarna het door onze netwerkbeheerders wordt geplaatst. 2. De installatie betreft een apparaat, of een softwarepakket dat nog niet eerder door QLICT is getest. In dat geval zal eerst een test worden uitgevoerd op het eigen QLICT-testnetwerk. Indien nodig zal de school worden gevraagd de software aan ons uit te lenen. Bij positief testresultaat wordt het pakket opgenomen in de bestellijst van TOPdesk waarna de school deze kan aanvragen. 3. De installatie is zo complex dat dit niet op afstand kan worden uitgevoerd. De installatie wordt dan door een QLICT-netwerkbeheerder, of door een medewerker van de SSD uitgevoerd op de school (maatwerkoplossing). Daarvoor wordt met de ICT-coördinator een afspraak gemaakt. Indien de installatie is uitgevoerd wordt dit terug gemeld aan de Infodesk. N.B. Wanneer door zelfstandig installeren van hard- of software zonder voorafgaande toestemming van QLICT storingen ontstaan in de netwerken zullen voor de afhandeling hiervan kosten worden berekend QLICT Handleiding Schoolnetwerk

70 F. Bijlagen QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

71 I. Stroomschema inlogproblemen 2012 QLICT Handleiding Schoolnetwerk

72 II. QLICT Meldingslijst storingen, wensen, etc. Datum gemeld bij Infodesk Incidentnummer Omschrijving Welke pc? (nummer) Waar staat de pc? Afgehandeld op (datum) door (paraaf) Opmerkingen Bewaar deze lijst in de patchkast of bij uw server. Het is op deze wijze een handig hulpmiddel voor u en onze SSD-medewerkers om het verloop en de afhandeling van werkzaamheden vast te leggen QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.

73 III. Aanwijzingen voor het gebruik van laptops 1. Een privé laptop (Windows 7) binnen het schoolnetwerk gebruiken Hoe kan een Windows 7 privé laptop toch op het schoolnetwerk gebruik maken van het internet? Klik op Start Klik op Configuratiescherm Klik daarna op Systeem en Beveiliging Klik daarna op Windows Firewall Klik nu op Windows Firewall in- of uitschakelen Vink alle firewalls uit! 2012 QLICT Handleiding Schoolnetwerk

74 Klik nu op OK Sluit het scherm dat nu tevoorschijn komt af. U keert terug naar het bureaublad. Start nu internet explorer op. Klik op Extra of op het Tandwieltje, of als u Internet Explorer 8 heeft op het tandwieltje direct onder het rode kruis (rechter bovenhoek). Daarna kiest u voor Internetopties In het schermpje dat zich nu opent, klikt u op Verbindingen Klik nu op LAN-instellingen QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

75 Zet nu een vinkje in het vakje Proxyserver en Proxyserver niet voor lokale adressen gebruiken. Vul de onderstaande gegevens in. Sluit af met OK. Hoofdlocatie nevenlocatie Adres Server1 Server2 Poort De poort staat meestal op Als er een Contentfilter op het netwerk zit dan is de ongefilterde poort De gebruiker krijgt zo vrije toegang tot internet. Sluit tot slot het scherm dat overblijft af middels de OK knop. Belangrijk! Als u de school verlaat en uw laptop elders wilt gebruiken moeten al deze stappen terug gezet worden naar de stand zoals het stond toen u hier binnen kwam. Dus alles ongedaan maken QLICT Handleiding Schoolnetwerk

76 2. Een QLICT ingerichte laptop ook buiten school gebruiken (Windows-7) U gebruikt de gebruikersnaam Extern om buiten het schoolnetwerk gebruik te maken van laptops die door QLICT zijn ingericht. U logt niet in op het domein QLICT maar op de lokale machine. Deze computer bevat bij de eerste keer inloggen nog geen snelkoppelingen voor de te gebruiken programma s. Die moeten we nu dus eerst opnieuw aanmaken. Snelkoppeling Computer op uw bureaublad Eerst zorgen we dat u snel bij de schijven van de computer kunt komen. 1. Klik op Start. 2. Klik met de rechtermuisknop op Computer 3. Kies in het menu voor: Op bureaublad weergeven. De snelkoppeling naar Computer staat nu op het bureaublad. Wanneer u hierop dubbelklikt moeten de beschikbare schijven van deze computer zichtbaar worden. Internet Explorer U wilt natuurlijk ook kunnen internetten. Daarvoor moet ook deze snelkoppeling op het bureaublad worden geplaatst. 1. Klik op Start. 2. Klik op Alle Programma s. 3. Klik met de rechtermuisknop op Internet Explorer. 4. Kies Kopiëren naar. 5. Kies Bureaublad. De snelkoppeling staat nu op uw bureaublad. Controleer als eerste of u inderdaad verbinding kunt maken met internet. Als de laptop met een patchkabel is verbonden met een (thuis-)netwerk zullen de noodzakelijke instellingen vrijwel altijd automatisch worden overgenomen. (Voor het gebruik maken van een draadloos netwerk moet wel handmatig de verbinding worden ingesteld.) QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

77 De locatie van de documenten wijzigen Wanneer er met de QLICT-systemen een ernstige fout wordt geconstateerd dan is de snelste herstelmanier een herinstallatie. Alle data op de C: schijf wordt hiermee teruggezet in de originele stand, daarmee verdwijnen ook documenten en andere toevoegingen die u als gebruiker Extern op deze machine maakt. Om uw documenten hiertegen te beveiligen moeten deze op de D: schijf worden geplaatst. 1. Klik op Start ; 2. Klik met de rechtermuisknop op Documenten en kies eigenschappen. 3. Kies Een map opnemen. 4. Kies Nieuwe map. 5. Geef deze de naam Documenten. 6. Klik op Map opnemen. 7. Klik op de gemaakte map Documenten. 8. Kies Opslaglocatie instellen. 9. Klik op OK. Al uw documenten worden voortaan op schijf D opgeslagen QLICT Handleiding Schoolnetwerk

78 Dit is nu ook de standaard map waarin naar documenten wordt gezocht als u als Extern bent aangemeld op deze laptop. U kunt de snelkoppeling voor Mijn documenten ook op het bureaublad plaatsen. Gebruik hiervoor de procedure van oefening 2. Office (Word, Excel, PowerPoint, Access) Wanneer uw laptop al is aangemeld op het QLICT-domein op uw school is tijdens de eerste inlog ook de op uw school gebruikte Office-versie geïnstalleerd. Tijdens deze installatie wordt op het bureaublad van Extern een apart mapje met snelkoppelingen geplaatst waarmee u de Office componenten kunt opstarten. Gebruik als Extern geen Outlook of OutlookExpress om met een laptop te mailen. Uw post wordt dan ook lokaal op schijf C opgeslagen en zal verdwijnen wanneer van deze machine een image wordt teruggezet. Gebruik voor en een web-based mailprogramma! QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

79 Printen Wanneer u de laptop buiten het QLICT-domein gebruikt kunt u uiteraard niet printen naar de printers van het schoolnetwerk. Wanneer u buiten het schoolnetwerk werkt (en daar een printer beschikbaar heeft) kunt u wel een nieuwe printer installeren wanneer u bent ingelogd met Extern op de voor Windows gebruikelijke manier. Dit heeft geen effect op de printerinstellingen van de QLICT-netwerkgebruikers. Als u na het installeren van een thuisprinter weer op school inlogt met bijvoorbeeld Dir, heeft u standaard weer de beschikking over de in dit schoolnetwerk voor Dir ingestelde printer. Antivirus en updates Elke QLICT-ingerichte computer is voorzien van een anti-virus programma; De automatische updating van dit pakket gaat gewoon door, ook als u als Extern bent ingelogd, mits u internet verbinding heeft QLICT Handleiding Schoolnetwerk

80 Benaderen van netwerklocaties en veiligheid van het QLICT-netwerk U zult de gebruiker Extern veel gebruiken wanneer de machine op zowel een dependance als de hoofdvestiging van de school wordt gebruikt. Op beide schoolnetwerken inloggen met bijvoorbeeld Iber gaat niet; de machine kan maar lid zijn van één QLICT-domein. In dat geval biedt het gebruik van Extern toch toegang tot de netwerklocaties op beide vestigingen die Iber nodig heeft. 1. Log op een hoofdlocatie in met Extern. 2. Open Deze computer. 3. Typ in de bovenste adresregel: \\server1\iberdocs. 4. Geef gebruikersnaam + wachtwoord van Iber op. 5. Wanneer u wachtwoord onthouden aanvinkt kunt u voortaan sneller naar deze locatie. 6. Klik op OK. Nu opent zich de documentenschijf van Iber van de hoofdlocatie. Op deze wijze zijn alle hiernaast afgebeelde documentmappen benaderbaar, mits u uiteraard beschikt over de bijbehorende gebruikersnaam + wachtwoord. Wanneer u deze gebruikersnaam / wachtwoord combinatie laat onthouden is deze machine met gebruiker Extern in staat alle netwerkmappen te benaderen zonder nog naar een login te vragen. Wees daarom voorzichtig met een machine die op deze wijze is behandeld. Als u op de dependance van een school deze mappen wilt benaderen, gebruikt u \\server2 (of \\server3 ) in plaats van \\server1. U kunt dus met Extern alle documenten in het schoolnetwerk benaderen, maar u kunt geen programma s opstarten die zich op de bureaubladen van de netwerkgebruikers bevinden. Daarvoor moet u echt zijn ingelogd als netwerkgebruiker in het domein QLICT QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2

81 IV. Instructiemodel Documenten De gebruikers Beheer, Dir, Iber, Staf, Admin en Leraar hebben op hun bureaublad de beschikking over het mapje Deze computer (XP) of Computer (Windows-7). Daarin vinden ze alle voor hen beschikbare schijven, óók de tijdelijke schijven zoals een USB-stick. Ze kunnen deze doorzoeken op bestanden om deze vervolgens te openen en te bewerken. Kinderen hebben niet de beschikking over Deze computer / Computer met daarin de beschikbare documentschijven. Om documenten rechtstreeks te openen gebruiken ze de snelkoppeling Mijn documenten. Ze komen dan in de map (op L: ) van hun eigen groep en kunnen de daar aanwezige documenten openen. Om documenten van een andere locatie (schijf E: of U: of R: of O: ) te benaderen starten ze eerst de applicatie (bijvoorbeeld Word). Vervolgens kunnen ze via Bestand openen, op de andere schijf komen door in het vakje voor de bestandsnaam de schijfletter + dubbele punt in te typen. Oefen de procedure bestand openen vanaf andere locatie als volgt: 1. Start Word. 2. Kies Bestand en Openen. Het volgende venster verschijnt. 3. Typ in het vak voor de gewenste bestandsnaam nu eerst de gewenste schijfletter + dubbele punt. Klik op Openen. Het volgende venster verschijnt Zoek verder in één van de getoonde mappen of klik direct het gewenste document aan en kies Openen QLICT Handleiding Schoolnetwerk

82 1. In het programma Word typt u een tekst. 2. Kies daarna voor Bestand Opslaan als. Typ in het vak voor de bestandsnaam eerst de gewenste schijfletter + dubbele punt. 3. Klik op Openen. Het volgende scherm verschijnt. 4. Als u het document in een reeds aanwezige map wilt plaatsen klik daar dan op Als u het document in een nieuwe map wilt plaatsen klik dan op nieuwe map en geef deze een goede naam. 6. Als u het document hier wilt opslaan, typ dan een goede naam in het vak Bestandsnaam, en kies Opslaan En wat nu als kinderen ook gebruik willen maken van een USB-stick voor opslaan en meenemen van bestanden? Dat kan. Een USB-stick is altijd onder een vaste schijfletter (U:) in het netwerk beschikbaar. Gebruik echter slechts één USB stick tegelijk, Windows herkent een tweede of derde stick wel maar hiervan liggen de schijfletters niet vast. Er is nog een handige oplossing voor het opslaan van documenten waarmee kinderen thuis verder willen werken. Eerst slaan ze het document op op de standaardlocatie, vervolgens mailen ze dit naar hun eigen mailadres. Thuis halen ze dit binnen; klaar. Omgekeerd werkt natuurlijk ook QLICT Handleiding Schoolnetwerk 4.2