Inleiding. Wat hebt u nodig

Transcriptie

1 Inleiding Dit document beschrijft de procedure die u moet volgen voordat u met King Online kunt gaan werken. King Online is gemaakt door Quadrant Software B.V. te Capelle aan den IJssel. King Online is een Application Service Providing (ASP)-toepassing. Dit houdt in dat de applicatie en de databestanden zich in een beveiligd datacentrum bevinden en niet op de werkplek. U gebruikt uw internetverbinding om toegang tot King Online en uw administraties te krijgen. Het rekencentrum dat de hosting van King Online verzorgt, is MiKi-Business-Software te Amsterdam. MiKi-Business-Software is gespecialiseerd in het leveren van dienstverlening inzake ASP en Private Cloud Computing. Wat hebt u nodig U hebt een computer nodig met een internetverbinding. Hoewel King Online draait op een analoge internetverbinding, werkt het natuurlijk een stuk prettiger als u de beschikking hebt over een snelle internetverbinding, zoals ADSL. Om met King Online te kunnen werken, hebt u in de eerste plaats een gebruikersnaam met wachtwoord nodig om in het webportal van MiKi-Business-Software in te loggen. Daarnaast moet u ook de toegangscode van de (standaard) King-gebruiker hebben. Zowel deze gebruikersnaam als de toegangscodes hebt u via van Quadrant ontvangen. In het vervolg van dit document vindt u de stap voor stap -handleiding waarmee u met King Online aan de slag kunt. Wij wensen u veel succes met King Online! Quadrant Software B.V. MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 1 / 20

2 Inloggen op MiKi-Business-Software Webservices U kunt verbinding maken met MiKi-Business-Software op drie verschillende manieren: 1. Verbinding via Microsoft Internet Explorer (Windows) 2. Verbinding via Google Chrome, Mozilla Firefox en Apple Safari (Windows) 3. Verbinding met Extern Bureaublad (Windows en Mac OS X) Welke opties beschikbaar zijn, is afhankelijk van het besturingssysteem dat u gebruikt: Windows 8: Inloggen via de verschillende webbrowsers of extern bureaublad wordt volledig ondersteund, u kunt kiezen uit de drie methoden; Windows 7: Service Pack 1 is vereist en de twee updates in de documentatie moeten worden geïnstalleerd om via de verschillende webbrowsers te werken (pagina 3 en 4 van deze handleiding). Wilt u of kunt u deze updates niet installeren, dan is het alternatief werken via extern bureaublad op het nieuwe adres, in dat geval is geen update in Windows 7 vereist (onderdeel 3 van onze handleiding); Windows Vista: Service Pack 2 is vereist (SP1 ondersteuning is beëindigd per 11 juli 2011). De extern-bureaublad versie ( => RDP protocol 8.0) is niet meer leverbaar voor dit besturingssysteem, inloggen via een webbrowser kan dus niet meer. U kunt gebruik maken van extern bureaublad (onderdeel 3 van deze handleiding) om op de nieuwe servers te werken. Windows XP: De extern-bureaublad versie ( => RDP protocol 8.0) is niet meer leverbaar voor dit besturingssysteem. De extern bureaublad versie ( => RDP protocol 8.0) is niet meer leverbaar voor dit besturingssysteem, inloggen via een webbrowser kan dus niet meer. U kunt gebruik maken van extern bureaublad (onderdeel 3 van onze handleiding) om op de nieuwe servers te werken. Let op: vanaf 8 april 2014 zal Microsoft geen veiligheidsupdates meer voor Windows XP uitbrengen, overweeg daarom de overstap naar een moderner besturingssysteem. Werkt u op een Mac, dan is alleen optie 3 werken via extern bureaublad - beschikbaar. MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 2 / 20

3 Vereisten bij Windows 7 Service Pack 1 met methode 1 en 2: Let op, als u werkt met Windows 7 Service Pack 1 (hebt u Service Pack 1 niet geïnstalleerd, dan moet u dit eerst doen) en gebruik maakt van de mogelijkheid verbinding te maken via een webbrowser (methode 1 of 2), dan is de Remote Desktop Client versie 8.0 vereist. U kunt de versie zien waarmee u werkt door op de Start knop te drukken en mstsc in te tikken. Klik op mstsc.exe om het programma te starten: Klik met de rechter muisknop links bovenaan op het scherm en kies Over/About. Als u hier niet versie en Remote Desktop Protocol 8.0 ondersteund ziet staan, dan moet u een aantal updates installeren: MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 3 / 20

4 Updates om te installeren 1. Ga naar en download onder het kopje Oplossing het bestand dat geschikt is voor uw Windows 7 besturingssysteem (x86 bij 32-bit Windows en x64 bij 64-bit Windows; als u in Configuratiescherm > Systeem kijkt ziet u halverwege het beeld staan of u met een 32-bit of 64-bit systeem werkt). Dubbelklik op het downloadbestand om dit te installeren. Na installatie moet u uw PC opnieuw starten. 2. Ga na de herstart naar en kies onder Informatie over downloaden uw besturingssysteem en download het bestand. Dubbelklik op het downloadbestand om te installeren. In dit geval wordt de Remote Desktop Client versie 8 geïnstalleerd. Na het succesvol afronden van de installatie moet u uw PC opnieuw starten. 3. Als u beide updates hebt geïnstalleerd en de PC opnieuw hebt gestart, dan zult u, als u opnieuw de versie opvraagt, nu wel de juiste versie zien staan. Als u de benodigde updates niet (zelf) kunt of wilt installeren, dan kunt u ook gebruik maken van methode 3 om in te loggen op MiKi Webservices. MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 4 / 20

5 1. Verbinding maken via Microsoft Internet Explorer (Windows 8, 7 met Service Pack 1) 1.1 Open Microsoft Internet Explorer en ga naar het adres Hier voert u uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Let erop dat u voor de gebruikersnaam eerst ELDASP\ plaatst, anders moet u uw wachtwoord steeds opnieuw invoeren bij de volgende stap! 1.3 Kies Dit is een privécomputer als u inlogt op uw eigen PC. In dat geval wordt wat u hebt ingevoerd in het veld Domein/gebruikersnaam voor u onthouden (heel soms kan dit veld toch leeg worden weergegeven, meestal nadat een Windows Update is geïnstalleerd). Werkt u op een openbare computer of deelt u de computer met andere gebruikers, laat deze optie dan op Dit is een openbare of gedeelde computer staan zodat u sneller wordt uitgelogd en uw gebruikersnaam niet wordt bewaard op die computer. 1.4 Klik op Aanmelden om in te loggen op de server. 1.5 Als u voor het eerst inlogt, verschijnt er onderaan op het scherm een melding over Microsoft Remote Desktop Services Web Access Connection. Dit is een component van Microsoft die eenmalig moet worden geïnstalleerd. Druk dus op MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 5 / 20

6 Allow/Toestaan om deze optie te installeren: Als u succesvol bent ingelogd, ziet u verschillende icoontjes voor de programma s waartoe u toegang hebt: Ook wordt rechts onderin (tijdelijk) een mededeling getoond dat u verbinding hebt gemaakt met MiKi-Business-Software Webservices. 1.6 Klik op de icoon van het gewenste programma om dat te starten. Er verschijnt een RemoteApp scherm waarop wordt uitgelegd met welke server u verbinding maakt, ook kunt u met Show Details/Toon Details printers, schijven, etc. delen met de server (of dit uitschakelen): MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 6 / 20

7 1.7 Klik op Verbinden/Connect om het programma te starten. Als u succesvol bent verbonden met de server, verschijnt het scherm van de applicatie, bijvoorbeeld het inlogscherm van King: 1.8 Als u in andere programma s wilt werken kunt u op de icoontjes klikken in Internet Explorer. Mogelijk dat u in de tussentijd bent uitgelogd. Door opnieuw naar te gaan en in te loggen komen de icoontjes weer beschikbaar. Zo lang er minimaal één programma actief is gaat het inloggen sneller dan bij het eerste programma. MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 7 / 20

8 2. Verbinding maken via Google Chrome, Mozilla Firefox en Apple Safari (Windows 8, 7 met Service Pack 1) 2.1 Open de browser van uw voorkeur (Google Chrome, Mozilla Firefox of Apple Safari for Windows) en ga naar het adres Hier voert u uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Let erop dat u voor de gebruikersnaam eerst ELDASP\ plaatst, anders moet u uw wachtwoord steeds opnieuw invoeren bij de volgende stap! 2.3 Kies Dit is een privécomputer als u inlogt op uw eigen PC. In dat geval wordt wat u hebt ingevoerd in het veld Domein/gebruikersnaam voor u onthouden (heel soms kan dit veld toch leeg worden weergegeven, meestal nadat een Windows Update is geïnstalleerd). Werkt u op een openbare computer of deelt u de computer met andere gebruikers, laat deze optie dan op Dit is een openbare of gedeelde computer staan zodat u sneller wordt uitgelogd en uw gebruikersnaam niet wordt bewaard op die computer. 2.4 Klik op Aanmelden om in te loggen op de server. 2.5 Als u succesvol bent ingelogd, ziet u verschillende icoontjes voor de programma s waartoe u toegang hebt: MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 8 / 20

9 2.6 Klik op de icoon van het gewenste programma om dat te starten. Er wordt een.rdp bestand gedownload naar de standaard Download locatie ingesteld in uw browser. 2.7 Klik op dit nieuwe.rdp bestand. Er verschijnt een scherm met de vraag of u deze server vertrouwt (u kunt deze melding eventueel uitzetten): 2.8 Met Toon Details/Show Details deelt u printers, schijven, etc. met de server (of kunt u dit uitschakelen). MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 9 / 20

10 2.9 Klik op Verbinden/Connect om het programma te starten. In tegenstelling tot Internet Explorer moet u hier nogmaals uw gebruikersnaam en wachtwoord instellen (de volgende keer dat u op dezelfde wijze verbinding maakt is de gebruikersnaam al ingevuld, maar het wachtwoord moet u altijd invullen): 2.10 Er wordt verbinding gemaakt met de server: MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 10 / 20

11 2.11 Als u succesvol bent verbonden met de server, verschijnt het scherm van de applicatie, bijvoorbeeld het inlogscherm van King: 2.12 Als u in andere programma s wilt werken, kunt u op de icoontjes klikken en de benodigde bestanden downloaden. Mogelijk dat u in de tussentijd bent uitgelogd. Door opnieuw naar te gaan en in te loggen, komen de icoontjes weer beschikbaar. Zo lang er minimaal één programma actief is, gaat het inloggen sneller dan bij het eerste programma. MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 11 / 20

12 3. Verbinding maken met Extern Bureaublad (Windows XP, Vista, 7 en 8 / Mac OS X) Naast verbinding maken via een webbrowser kunt u ook verbinding maken met Extern Bureaublad. Voor Mac gebruikers is dit de enige manier van verbinden met MiKi Webservices, maar ook voor klanten die Windows gebruiken is deze optie mogelijk. In tegenstelling tot via de browser worden de applicaties niet tussen uw andere applicaties getoond, maar worden de applicaties getoond binnen de omgeving van onze server. Windows 3.1 Maakt u gebruik van Windows, dan beschikt u al over een Remote Desktop Client: o In Windows 8 zoekt u op Extern Bureaublad Verbinding of Remote Desktop Connection door op de Windows toets te drukken en de eerste letters van de programmanaam in te tikken. o In Windows XP / Windows Vista en Windows 7 gaat u naar Start > Alle programma s > Bureau-Accessoires > Verbinding met Extern Bureaublad / Remote Desktop Connection o Of zoek in Windows Vista, Windows 7 op mstsc via het zoekmenu in Start Als u het programma start, verschijnt een vergelijkbaar inlogscherm: Klik op Toon opties/show Options om de voorkeuren te tonen. Hier kunt u bijvoorbeeld uw gebruikersnaam vastleggen zodat u die niet steeds MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 12 / 20

13 opnieuw hoeft in te voeren. Bij Lokale Bronnen/Local Resources kunt u instellen of u uw printers en harde schijven wilt delen op de server (zodat u vanuit bijvoorbeeld King of Office een bestand kunt openen van of opslaan op uw eigen lokale schijf): Mac Kies voor Opslaan als om een icoontje op uw bureaublad te plaatsen. Dat kunt u gebruiken om in de toekomst in te loggen. 3.1 Maakt u gebruik van een Mac, download dan de Remote Desktop Client van de Microsoft website: Installeer het programma volgens de Installatie-instructies op de download pagina. Als u het programma start verschijnt het volgende inlogscherm: MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 13 / 20

14 Links bovenaan ziet u het RDC menu. Kies hierin Voorkeuren/Preferences om uw gebruikersnaam op te geven en te kiezen of u printers en schijven wilt delen met de server (zodat u vanuit bijvoorbeeld King of Office een bestand kunt openen van of opslaan op uw eigen lokale schijf). Verbinding maken 3.2 In beide gevallen maakt u verbinding met de computer webservices.mikibusiness-software.nl. Let op, hier geen https voor zetten! 3.3 Er verschijnt een inlogscherm van Windows Server 2012: 3.4 Na enkele momenten verschijnt het programmamenu waarin u kunt kiezen welk programma u wilt starten. Dubbelklik op de programma icoon: MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 14 / 20

15 3.5 Het programma King is gestart: 3.6 Bent u klaar met werken, klik dan op de Logoff knop van het applicatie menu: MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 15 / 20

16 3.7 Wilt u een programma op uw eigen computer openen en ingelogd blijven, klik dan op het minimaliseren-teken rechts bovenaan het Extern Bureaublad scherm in Windows of op het gele bolletje links bovenin op de Mac. Electronisch Factureren vanuit King Online Om te kunnen factureren per via een afdrukformaat vanuit King Online, dient u gebruik te maken van de mailserver van MiKi-Business-Software. Aan het gebruik hiervan zijn mogelijk extra kosten verbonden. Neem voor meer informatie over het gebruik van de mailserver contact op met MiKi-Business-Software. King online en Backups Als u werkt met King Online, dan kunt u vanuit uw PC inloggen via internet op de server van uw service provider. Uw King-pakket staat geïnstalleerd op die server en ook uw King-bestanden worden op die server opgeslagen. Als het goed is, maakt uw service provider minimaal eens per dag een backup van alle gegevens en bewaart die gedurende enige tijd. Op uw verzoek kan een backup worden teruggezet. Wellicht gaat u er daarom van uit dat u bij King Online niet meer zelf voor backups hoeft te zorgen, omdat de service provider dat voor u doet. Toch is dat niet genoeg. De backup die uw service provider dagelijks maakt, is bedoeld voor het geval dat er na een technische storing bijvoorbeeld een schijf moet worden vervangen, waarna de backup weer teruggezet wordt. Dat noemen we een technische backup. Deze dient dus om de betrouwbaarheid van King Online te waarborgen en te voorkomen dat uw data zoek raken. U bent te allen tijde zelf verantwoordelijk voor uw eigen MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 16 / 20

17 data. Dat houdt in dat in een technische backup wel uw administratie word gebackupt maar dat er niet worden gekeken of uw administratie corrupt is. Om dit te voorkomen is het handig om regelmatig zelf een functionele backup te maken op uw eigen computer of de webruimte bij uw service provider. Hoe maakt u een backup? Dat is heel eenvoudig. U gaat in King naar menupunt ALGEMEEN -> ADMINISTRATIE -> BACKUP MAKEN. U moet dan wel beschikken over de rechten van Systeembeheer van King (niet te verwarren met de systeembeheerrechten van Windows). Ook is het handig om met enige regelmaat een backup te maken van uw administratie en vervolgens uw administratie te controleren. Dat doet u door naar ADMINISTRATIE -> SYSTEEMBEHEER -> ADMINISTRATIE CONTROLEREN te gaan. MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 17 / 20

18 Probleemoplossing Probleem: U kunt niet inloggen, en bovenaan of onderaan op het scherm ziet u een gele balk: Oorzaak: U werkt met een oudere browserversie en de benodigde ActiveX component is nog niet geïnstalleerd. Oplossing: Klik op de gele balk en klik op Run Add-on / Invoegtoepassing Uitvoeren In het volgende scherm klikt u Run / Uitvoeren Probleem: Na het klikken op een programma-icoontje krijgt u opnieuw een inlogscherm, maar wat u hier ook invult, het programma start niet. MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 18 / 20

19 Oorzaak1: U werkt met Windows XP en Windows Vista. U kunt alleen inloggen volgens methode 3 van de handleiding. Oorzaak2: Uw Windows 7 Service Pack 1 systeem beschikt nog niet over de benodigde Windows updates. Download en installeer de bestanden zoals vermeld op pagina 4 van deze handleiding. Oorzaak 3: U werkt met Windows 8 of Windows 7 SP1 met de benodigde updates en uw lokale beveiligingsinstellingen in Internet Explorer staan op "hoog" voor internetpagina's. Oplossing: Voeg onze website toe aan de "Vertrouwde websites (trusted sites)" in Internet Explorer. Deze vindt u in Internet Explorer onder menupunt Extra > Internet Opties > Tabblad Beveiliging. Klik op de groene "V" (vertrouwde websites) en daarna op de knop "Sites". MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 19 / 20

20 Voeg toe aan de lijst van vertrouwde websites. Ook is het belangrijk dat u goed controleert dat u "ELDASP\<gebruikersnaam>" als inlognaam gebruikt. Probleem: Na het klikken op een programma-icoontje krijgt u de volgende foutmelding: Oorzaak: U hebt ingelogd zonder het domeinnaamvoorvoegsel. Oplossing: Klik op "Afmelden" / Sign Out en log alsnog correct in met het voorvoegsel "ELDASP\" voor uw gebruikersnaam; zie onderstaand voorbeeld. MiKi Handleiding King Online v4.2.doc Pagina 20 / 20