Parcelware Web. Handleiding. Parcelware Support Team PostNL Pakketten

Transcriptie

1

2 Parcelware Web Handleiding Parcelware Support Team PostNL Pakketten Handleiding Parcelware Web Pagina 2 van 38

3 Inhoudsopgave Inleiding 4 Aanmelden Website 5 MyTPP: uw persoonlijke omgeving 6 Instellen Printers 6 Thermische Printers 7 Laser Printers 7 Rembours Printer 8 Printen van Rapportages 9 Nieuwe zending 10 Producten&Services 11 Zendingen 22 Open zendingen 22 Afgesloten zendingen 22 Geannuleerde zendingen ngen 22 Open Import-zendingen 23 Import 23 Zendingen voormelden 24 Voormelden 26 Historie voormeldingen 26 Adresboek 27 Groepen Geadresseerden 28 Kostenplaatsen 29 Automatische s E 30 Rapporten 31 Stamgegevens 32 Mijn Contractgegevens 32 Afzenders 33 Gegevens Afzender 33 Logo 33 Handtekening 33 Klantencontracten 33 Bankrelatie 33 Contactpersonen tpersonen 33 Administratie 34 Gebruikers 34 Gebruikersprofiel 34 Afmelden 35 Instellingen 36 Systeem instellingen 36 Contract instellingen 37 Vragen, opmerkingen of suggesties? 38 Handleiding Parcelware Web Pagina 3 van 38

4 Inleiding Beste relatie, In deze handleiding kunt u alles met betrekking tot Parcelware Web lezen. Zo is te lezen hoe u uw printers goed instelt, en hoe u uw zendingen op een juiste manier aan kunt maken en voor kunt melden. Het adresboek komt ook aan bod. Daarnaast leggen we uit hoe u het verzenden van automatische e- mails goed instelt. Wanneer u bepaalde zaken wilt wijzigen kunt u kijken bij de instellingen, daar worden systeem- en contractinstellingen behandeld. Kortom, alles om direct te beginnen met het verzendklaar maken van uw pakketten! Veel verzendgemak toegewenst, Het Parcelware team PostNL Pakketten Handleiding Parcelware Web Pagina 4 van 38

5 Aanmelden Website U kunt zich aanmelden op de website, met de door PostNL Pakketten aan u gegeven gebruikersnaam en wachtwoord. Het wijzigen van uw gebruikersnaam en wachtwoord kunt u doen via Administratie, Gebruikers of gebruikersprofiel. Handleiding Parcelware Web Pagina 5 van 38

6 MyTPP Naast toegang tot Parcelware Web krijgt u toegang tot uw eigen Track & Trace omgeving. Deze omgeving biedt u de mogelijk om uw zendingen te bekijken met behulp van uitgebreide filtermogelijkheden. Zo kunt u in één oog opslag zien welke zendingen nog niet zijn afgeleverd of van een specifieke zending de handtekening opvragen. Handleiding Parcelware Web Pagina 6 van 38

7 Instellen Printers Thermische Printers De volgende thermische printers worden ondersteund; Zebra 400, 500, 600, LP 2844, LP 2844-Z, GK420-serie Intermec PC4, E4, PF4i Eltron Orion PostNL Pakketten verzoekt gebruik te maken van labels met het minimale formaat 10 cm X 15 cm (of A6 of, 4 inch X 6 inch), daar anders de gegevens niet volledig aanwezig zijn op het label. Laser Printers Als gebruik wordt gemaakt van een A4 laser printer kan gekozen worden voor de PostNL DIN A4 Laser printer. Deze instelling kunt u aanpassen tijdens het aanmaken van een zending. Figuur 1. Vanuit het veld Open Zendingen kunt u de zendingen selecteren welke afgedrukt dienen te worden. Er worden 4 etiketten op één A4 geprint. Handleiding Parcelware Web Pagina 7 van 38

8 Rembours Printer De rembourskaarten (PS 6080) kunnen ook door Parcelware worden bedrukt. In Windows kunt u een printer toevoegen t.b.v. de rembourskaarten. Stel deze in op handmatige invoer. Figuur 2. Handleiding Parcelware Web Pagina 8 van 38

9 Kies voor eigenschappen en stel het papierformaat in op Envelop C5 of Envelop DL. Figuur 3. Tip: Vergeet niet om bij de afzender de bank gegevens in te vullen en vul in de zending het kenmerk in. Printen n van Rapportages Voor het printen van de verschillende rapportages kan er van de Standaard Windows printer gebruik worden gemaakt. Handleiding Parcelware Web Pagina 9 van 38

10 Nieuwe zending In het Nieuwe zending scherm kunnen nieuwe zendingen worden ingegeven, met de juiste zendingsgegevens (Product selectie, geadresseerde en zendingskenmerken). Nadat u op Verzenden heeft geklikt zal er een popup verschijnen met hierin een weergave van de labels (.pdf formaat), waar vandaan u kunt afdrukken. Mocht u deze popup niet zien verschijnen, controleer dan de instellingen van een eventuele popupblocker. Handleiding Parcelware Web Pagina 10 van 38

11 Producten & services Met Parcelware kunt u van de meeste diensten van PostNL Pakketten gebruik maken. Hieronder volgt een overzicht van de verschillende diensten en hun gebruik in Parcelware. Pakket Standaard verzending zonder aanvullende diensten. Stukgoed Hebt u te maken met allerlei verschillende zendingen? PostNL Pakketten houdt hier graag rekening mee. Ook uw zware en lange pakketten gaan nu onder de naam stukgoed ons distributieproces in. Zendingen met een gewicht tussen de 31,5 kg en 50 kg en/of een lengte tussen de 140 cm en de 400 cm worden aangemerkt als stukgoed. Pallet Naast het snel en betrouwbaar bezorgen van pakketten bezorgt PostNL Pakketten ook uw pallets. De palletservice is zeer compleet, waaronder Handtekening voor Ontvangst en Track & Trace. Uiteraard kunt u de service uitbreiden met aanvullende diensten als Rembours en Verhoogde Aansprakelijkheid. Postkamer Pakket met gebruik van stickerboeken. Deze dienst maakt het mogelijk om pakketten die zijn verzonden met KSS stickers voor te melden zodat deze via track & tracé te traceren zijn. Handtekening voor ontvangst Voor deze zending moet worden getekend. Standaard mag deze zending bij de buren worden aangeboden. Indien Handtekening voor ontvangst in combinatie met Alléén Huisadres zal het pakket niet bij de buren worden aangeboden. Handleiding Parcelware Web Pagina 11 van 38

12 Rembours Zending rembours. Verwacht als extra invoer een remboursbedrag. Om een zending onder rembours te kunnen verzenden dient u tevens in het menu Stamgegevens Afzenders bij uw afzender een bankrelatie te hebben toegevoegd met een geldig rekeningnummer. Het is mogelijk om de standaard rembourskaarten met Parcelware te bedrukken. U mag ook een handgeschreven rembourskaart bij het pakket leveren. U kunt indien gewenst ook een rembourskenmerk invullen dat bij de overschrijving wordt vermeld. Parcelware kan ook de barcode van de zending als kenmerk gebruiken. Let op! Per 1 februari is het noodzakelijk dat u in plaats van uw reguliere rekeningnummer, IBAN gaat gebruiken. Hiervoor dient u de volgende handelingen te verrichten: - Wanneer u gebruik maakt van rembours zendingen, dan dient u het rekeningnummer in IBAN te veranderen. U kunt het bankrekeningnummer in IBAN veranderen door naar uw Stamgegevens te gaan, vervolgens op Afzenders te klikken en naar bewerken gaan. Onderaan kunt u vervolgens een bankrelatie toevoegen. Wanneer u daar op klikt, ziet u bijgevoegd scherm. Hier kunt u de aanpassing doorvoeren. (zie onderstaande afbeelding) Handleiding Parcelware Web Pagina 12 van 38

13 Checkpay CheckPay is een online achteraf betaalmethode van PostNL. Met CheckPay betaalt de consument op het moment dat deze zijn bestelling ontvangt. Wanneer een consument online een bestelling doet en kiest voor de betaalmethode CheckPay, betaalt hij via ideal eerst aan PostNL. CheckPay zet dit bedrag op een onafhankelijke tussenrekening. De webwinkelier krijgt een melding van deze betaling, waarna hij de bestelling kan verzenden. Tegelijkertijd ontvangt de consument van PostNL een unieke code via sms en . Bij bezorging van de bestelling toetst hij deze code in op de handcomputer van de pakketchauffeur. Pas dan ontvangt de webwinkelier het aankoopbedrag op zijn rekening en de consument zijn bestelling. Veilig én betrouwbaar. Is de bestelling na 30 dagen niet bezorgd? Dan krijgt de consument zijn aankoopbedrag automatisch terug van PostNL. Voor een goede afhandeling van de zending zijn de volgende velden van belang: - PostNL transactienummer (deze ontvangt u nadat een consument voor een Checkpay zending heeft gekozen) - Het ordernummer (van uw eigen webshop) - Het bedrag van de order - Een geldig adres van de consument - Een geldig mobiel nummer van de consument Code Validatie CodeValidatie geeft u de zekerheid dat uw pakket bij de juiste persoon is bezorgd. Hoe zorgt PostNL hier voor? Uw klant ontvangt een persoonlijke en unieke code via en/of sms. Het pakket wordt vrijgegeven als de ontvanger de juiste code op de handcomputer van de bezorger heeft ingevuld. Het invullen van een adres of mobiel nummer is hierbij verplicht. Verhoogd aansprakelijk De zending wordt verzekerd verzonden. Verwacht als extra invoer het verzekerd bedrag. Dit kan in stappen van 500 euro tot maximaal 5000 euro worden ingevoerd. Retour bij geen gehoor Een pakket met deze dienst zal na 2 aanbiedpogingen direct worden teruggezonden naar de afzender. Dit in plaats van het afleveren op een PostNL locatie, waar de ontvanger het pakket dan zou kunnen ophalen. Handleiding Parcelware Web Pagina 13 van 38

14 Alléén huisadres Een pakket met deze dienst zal nooit bij de buren worden aangeboden. Direct naar afhaallocatie Pakket Pakjegemak. Te gebruiken in combinatie met de Locatiekiezer in uw webshop. Deze zending wordt direct naar een afhaallocatie naar keuze gezonden. De ontvanger kan het pakket dan direct bij deze locatie af halen. Bij het activeren van Notificatie zal er naar de klant een en/of een sms gaan als het pakket op de afhaallocatie afgeleverd is. Afhaalservice basis/plus Deze dienst stelt u in staat PostNL de opdracht te geven een pakket ergens op te laten halen en ergens anders weer af te leveren. Afhaalservice Basis is een afhaalopdracht die altijd de volgende dag wordt uitgevoerd. Het pakket zal retour worden gestuurd aan de opdrachtgever. Afhaalservice Plus kan op een dag naar keuze worden uitgevoerd. Hierbij kan ervoor worden gekozen om het pakket niet retour te laten komen maar dit direct op een ander adres te laten bezorgen. Minipallet Een Minipallet is een palletproduct voor vrachtzendingen van PostNL Cargo. Een Mini Pallet heeft de afmetingen van 80x60x150 cm en een maximum gewicht van 200kg. Het product heeft een uiterlijke voormeldtijd van 20.00uur. De zending is te volgen via Track&Trace en handtekening voor ontvangst is standaard. De bezorging van het product zal plaatsvinden op werkdagen op enkel zakelijke adressen tussen en uur. Aansprakelijkheid conform AVG en CMR. Mogelijke toeslagen voor dit product zijn: Rembours tot 2000,-, tijdvensterbelevering, tweede aanbiedpoging, originele handtekening opvraagbaar. Handleiding Parcelware Web Pagina 14 van 38

15 Retourservice (Retour Label) Bij het gebruik van de PostNL Retourservice is het mogelijk om vanuit Parcelware naast het reguliere label een extra label af te drukken dat kan worden meegezonden met/in het pakket. Dit kan de ontvanger gebruiken om het pakket retour te sturen via een PostNL Postkantoor. PostNL maakt in de informatievoorziening een koppeling tussen elke heen- en retourzending. Zo is het voor u en uw klant altijd duidelijk welke zending retour is gezonden, ook vanuit de informatie van de heenzending in bijvoorbeeld MijnPakket. Bij de stamgegegevens kunt u het geldende Antwoordnummer invullen bij de afzendergegevens: U kunt ervoor kiezen om dit voor elke zending te doen. U kunt daarnaast ook kiezen om alleen op afspraak een retourlabel aan te maken en dit fysiek of als PDF op te sturen als uw klant iets retour wil sturen. Hiervoor hebt u het printericoon bij het overzicht van voorgemelde zendingen onder de zendingen titel in het menu. Wanneer u op deze knop klikt wordt vervolgens het retourlabel afgedrukt dat bij die specifieke zending hoort. Deze kunt u dan opslaan als PDF en naar uw klant sturen. Handleiding Parcelware Web Pagina 15 van 38

16 PostNL geeft klanten de mogelijkheid grote goederen, zoals meubels, wit- en bruingoed bij consumenten thuis te laten bezorgen of zelfs te laten installeren. Bij het voormelden van producten in Parcelware dient u een keuze te maken uit verschillende productdimensies en servicekaders. Dimensies Extra@Home kent afhankelijk van de dimensies van de zending een 1-mans (1 persoon in de distributiewagen) of 2-mans (2 personen in de distributiewagen) product. Daarnaast kent Extra@Home twee servicekaders: Drempelservice en Topservice. Handleiding Parcelware Web Pagina 16 van 38

17 Dit resulteert in Parcelware in de keuzes: Voorwaarden producten dienen uiterlijk om 17.00u voorgemeld te zijn Standaard Handtekening Voor Ontvangst. U hebt de keuze uit verzending binnen Nederland of naar België (ook voor België volstaat op het label een AD, de aanduiding EU is hier niet van toepassing). Extra@Home dient alleen geadresseerd te worden aan particuliere huisadressen: geen postbussen. Aflevering geschiedt op werkdagen (maandag t/m vrijdag) tussen 08:00 en 20:00 uur. Overkomstduur is 24 uur in Nederland en België. Tweede aanbieding geschiedt op afspraak (binnen 5 werkdagen). Wanneer een zending geweigerd wordt, wordt uw zending retour gezonden. Wanneer er een adresseringsfout is gemaakt, wordt u geïnformeerd. De zending wordt opnieuw aangeboden na correctie van het adres of na het van u verkrijgen van een ander adres, u kunt de zending ook laten retourneren. Handleiding Parcelware Web Pagina 17 van 38

18 Voormelding Naast de adres gegevens, zijn de verplicht te vullen velden in de voormelding van Product Gewicht, Volume en Artikelomschrijving Gewicht Volume Artikelomschrijving Afhaalopdracht In het geval van een afhaalopdracht moet onderin het scherm geklikt worden op Definiëren en vervolgens het afhaaladres in de pop-up ingevuld worden: Handleiding Parcelware Web Pagina 18 van 38

19 Ontvangen van Morgen Avondbezorging Met Avondbezorging kunt u ervoor kiezen om uw pakketten in de avond te laten bezorgen (18:00-21:00). Avondbezorging wordt standaard Alleen op Huisadres uitgevoerd (dus niet bij buren) en zonder extra kosten voorzien van een notificatie. Hiervoor dient u wel de notificatie aan te vinken en de gegevens van de ontvanger mee te sturen ( adres en/of mobiele nummer). Avondbezorging is mogelijk als standaard pakket of met de volgende aanvullende diensten: - Handtekening voor Ontvangst - Verhoogd Aansprakelijk - Rembours - Checkpay - Code Validatie Als afleverkeuze is bij deze diensten Retour bij geen gehoor optioneel. Tevens is het mogelijk om afhaalservice basis of plus in de avond plaats te laten vinden. Belangrijk voor bezorging op juiste adres en datum Avondbezorging is niet mogelijk op alle avonden van de week en er zijn een beperkt aantal postcodegebieden uitgesloten. Indien u van avondbezorging gebruik wenst te maken dient u aangesloten te worden op de Ontvangstmodule van PostNL, waarmee u over de meest actuele mogelijkheden per postcode beschikt. Uw klanten zullen met Avondbezorging de keuze krijgen uit een 1 of meerdere avonden, maximaal 1 week vooruit. Het is belangrijk dat u uw pakket op de dag voor uitlevering aan PostNL meegeeft. Indien u uw pakket te vroeg of te laag meegeeft wordt het pakket op de verkeerde dag bezorgd. U kunt de bezorgdag terugvinden op het label en Parcelware kan u ook waarschuwen indien u het label meer dan 1 dag voor uitleveren wilt afdrukken (dit is in de instellingen ook weer uit te zetten). Handleiding Parcelware Web Pagina 19 van 38

20 Avondbezorging printen Indien u zendingen met het kenmerk Avondbezorging meer dan 1 dag voor uitlevering wilt afdrukken kunt u Parcelware een waarschuwing laten genereren. Dit kan u helpen om te voorkomen dat de pakketten te vroeg aan PostNL meegeven worden en vervolgens op de verkeerde dag uitgeleverd worden. U kunt deze waarschuwing bij instellingen aan of uit zetten. Extra Vroeg Ophalen Met Extra Vroeg Ophalen kunt u ervoor kiezen om uw pakketten direct op een postkantoor te bezorgen waar het pakket vanaf 8:30 opgehaald kan worden door uw klant. Extra Vroeg Ophalen wordt standaard met een Handtekening voor ontvangst en Notificatie uitgevoerd. Hiervoor dient u wel de gegevens van de ontvanger mee te sturen ( adres en/of mobiele nummer). Extra Vroeg Ophalen is mogelijk aan te vullen met de volgende diensten: - Rembours - Verhoogd Aansprakelijk Uw klant heeft 21 dagen de tijd om het pakket op te halen, hij heeft keuze uit meer dan 300 postkantoren. PostNL biedt deze service van dinsdag t/m maandag. Indien u van Extra Vroeg Ophalen gebruik wenst te maken dient u aangesloten te worden op de Ontvangstmodule van PostNL, waarmee u over de meest actuele data van postkantoren en mogelijkheden per postcode beschikt. Extra vroeg ophalen label Het label van dit product ziet er als volgt uit (voorbeeld): Handleiding Parcelware Web Pagina 20 van 38

21 Pakketautomaat Wanneer dit product in uw online omgeving geactiveerd is, dan kunnen consumenten ervoor kiezen om pakketten te laten bezorgen in een pakkettenautomaat. Dit is een uniek concept waarbij het pakket op een handige bewaarlocatie in de buurt van de consument bezorgd wordt, waarna de consument het met een code op kan halen. Let op! Aanvullende adresgegevens vereist! Bij deze producten is het essentieel dat er aanvullende adresgegevens worden ingevuld. Dit betekent dat u uw importeerdefinitie aan moet passen met (tenminste) de bijkomende velden of de volgende velden extra handmatig in moet vullen: Bedrijfsnaam Achternaam Postcode Huisnummer Straat Plaats Daarnaast is het belangrijk dat u de een adres of mobiel telefoonnummer invoert bij het gewone adres. Handleiding Parcelware Web Pagina 21 van 38

22 Zendingen In het onderdeel zendingen zijn de volgende velden onderverdeeld; Open zendingen Voorgemelde zendingen Geannuleerde zendingen Open Import-zendingen Import Open zendingen In het Open Zendingen scherm kunt u zien welke zendingen zijn aangemaakt en zijn geprint. Ook is hier de mogelijkheid om een zending te bewerken, herprinten of te annuleren. Afgesloten zendingen Via dit scherm kunnen de al verzonden zendingen gezocht worden en track tracé informatie worden opgevraagd en de terugmeldingen worden bekeken. De afgesloten zendingen kunnen uit verschillende statussen bevatten; Om deze informatie te tonen klikt u op: Wordt Getransporteerd Geannuleerd Geprint Aangemaakt De Track & Trace informatie kan worden opgevraagd via de button Geannuleerde zendingen Zendingen die worden gewijzigd, verwijderd of opnieuw worden afgedrukt, worden geplaatst in de lijst geannuleerde Zendingen. Parcelware maakt van de gewijzigde en de opnieuw afgedrukte zendingen een nieuwe barcode aan. Handleiding Parcelware Web Pagina 22 van 38

23 Open Import-zendingen Zendingen geïmporteerd vanuit Import en die niet direct worden verwerkt komen hier terecht. Vanuit deze lijst kunnen de zendingen worden aangemaakt, gewijzigd of verwijderd. Tevens worden hier de zendingen geplaatst die niet goed geïmporteerd zijn. Reden kan zijn onjuiste adres gegevens of verkeerde product keuze. De foutmelding staat aangegeven. Zie Figuur 10. Figuur 10. Import Het is mogelijk om zendingen, via Import, te importeren. Importeren van zendingen is mogelijk als Excel of CSV data. Bij CSV puntkomma ( ; ) als afscheiding gebruiken. De configuratie van een zending (producten en diensten) wordt aangegeven in de vorm van XMLelementen. Een uitgebreide beschrijving van de Data Structuur kunt u opvragen bij uw contactpersoon van PostNL Pakketten. Handleiding Parcelware Web Pagina 23 van 38

24 Basis Import Via de basis import is het mogelijk om snel van start te gaan met importeren. Op onze handleidingen pagina staat een voorbeeld basis importeren.csv bestand dat u kunt downloaden. Dit is een ingepakt bestand dat u met winzip dient uit te pakken. U kunt dit bestand vullen met alle adressen die u wilt importeren. Houdt u hierbij rekening met de volgende beperkingen: Omschrijving Veldnaam Mogelijke Maximaal aantal tekens invulling Zending referentie ShipmentRefNo alfanumeriek tot 35 tekens Bedrijfsnaam CompanyName alfanumeriek tot 35 tekens Achternaam LastName alfanumeriek tot 35 tekens Voornaam FirstName alfanumeriek tot 35 tekens Land Country ISO 2 tekens alfanumeriek Straat Street alfanumeriek tot 95 tekens Huisnummer HouseNumber alfanumeriek tot 35 tekens Huisnummer HouseNumberExt alfanumeriek tot 35 tekens toevoeging Postcode Zipcode alfanumeriek tot 17 tekens Plaats City alfanumeriek tot 35 tekens Verzendwijze ProductCode numeriek 4 tekens Rembours bedrag COD alfanumeriek tot 6 tekens, waardes in centen Verzekerd bedrag Insurance alfanumeriek tot 6 tekens, waardes in centen Handleiding Parcelware Web Pagina 24 van 38

25 De basis import werkt met de volgende producten: Omschrijving Productcode 3085 Standaard Pakket 3089 Pakket, handtekening voor ontvangst, alleen huisadres 3189 Pakket, handtekening voor ontvangst, burenbelevering toegestaan 3610 Pallet 3630 Stukgoed 4940 Zending binnen Europa (to B) 4944 Zending binnen Europa (to C) Na het bestand te hebben gevuld slaat u het bestand op. Klik vervolgens op bladeren om het bestand juiste bestand te selecteren. Klik daarna op importeren om de zendingen in te lezen en direct te printen. Mocht Parcelware zendingen niet direct kunnen verwerken dan komen deze in de Open Import Zendingen terecht. Hier kunt u de zendingen 1 voor 1 bewerken om deze daarna alsnog af te drukken. Handleiding Parcelware Web Pagina 25 van 38

26 Zendingen voormelden Voormelden Nadat u alle zendingen heeft voltooid en afgedrukt kunt u deze voormelden via Zendingen voormelden Voormelden. Historie voormeldingen Een lijst van alle zendingen die zijn voorgemeld verzameld in lijsten per voormelding. De EDI-verzenddatum geeft de datum en tijd weer waarop de zendingen zijn voorgemeld. Handleiding Parcelware Web Pagina 26 van 38

27 Adresboek Het is mogelijk om een adressenboek aan te maken in Parcelware. Men kan deze handmatig toevoegen of uit een bestand importeren. Figuur 5. Handleiding Parcelware Web Pagina 27 van 38

28 In het importbestand (Excel of CSV) dienen de kopteksten zoals in bovenstaand figuur5 te bestaan. Figuur 6. Als er wordt gekozen voor adres controleren zal de tijd van de import oplopen. Tip: Gebruik een referentienummer voor de geadresseerden, hierop kan, tijdens het maken van een zending, sneller worden gezocht. Groepen Geadresseerden De aanwezige geadresseerden kunnen in diverse groepen worden toegewezen. Maak in Groepen Geadresseerden verschillende groepen aan. In het veld Adresboek kan via een filter de adressen gezocht worden en hierna aan een groep worden toegewezen. Figuur 7. Handleiding Parcelware Web Pagina 28 van 38

29 Bij Groep Geadresseerden kunnen de groepen toegewezen worden en bekeken worden uit welke adressen een bepaalde groep bestaat. Figuur 8. In Nieuwe zending, TNT Postpakketservice / Gebruikersnaam, kan er gekozen worden voor een groepszending. Kostenplaatsen Via dit scherm hebt u de mogelijkheid om de benodigde kostenplaatsen aan te maken. Deze gegevens zijn bij het invoeren van de zending noodzakelijk als aanvullende informatie over de afzender. Handleiding Parcelware Web Pagina 29 van 38

30 Automatische s Dit is een extra module in Parcelware. Er bestaat een mogelijkheid om de geadresseerde te informeren over zijn/haar zending. Figuur 11. De standaard teksten kunnen worden geselecteerd en middels de knop invoegen worden geplaatst in het veld Inhoud. Daarnaast is het mogelijk de te bewerken met de nieuwe editor die vanaf versie 2.7 beschikbaar is gemaakt. Met deze editor kunt u het lettertype, lettergrootte en de kleur aanpassen. Ook kunt u een afbeelding toevoegen zodat u uw een persoonlijke tint kunt geven met uw eigen bedrijfslogo. Na afsluiten van de zending zal er automatisch een bericht aan uw relatie worden verzonden. Let op! In uw Afzender dient u uw adres op te geven alvorens de functie Automatische s werkt. Dit adres wordt vermeld als afzender van de . Handleiding Parcelware Web Pagina 30 van 38

31 Rapporten Er kunnen via Rapporten diverse rapportages gemaakt worden: Handleiding Parcelware Web Pagina 31 van 38

32 Stamgegevens De volgende stamgegevens kunnen worden in gegeven. Mijn Contractgegevens Afzenders Adresboek Groepen Geadresseerden Kostenplaatsen Mijn Contractgegevens In de keuze Mijn contractgegevens staan de contract gegevens van de gebruiker (Klant van PostNL Pakketten) deze contractgegevens worden door PostNL Pakketten gevuld en kunnen alleen door PostNL Pakketten gewijzigd worden. Wat wel gewijzigd kan worden zijn keuzes voor het afdrukken van zendingen. U kiest voor Mijn contractgegevens, Bewerken, Contracten PostNL Pakketten. Figuur 4. Tip: Deze wijzigingen kunnen alléén doorgevoerd worden als alle zendingen zijn gesloten. Handleiding Parcelware Web Pagina 32 van 38

33 Afzenders Standaard staat er een afzender gevuld bij oplevering van Parcelware. De gebruiker kan hier wijzigingen, toevoegingen of verwijderingen uitvoeren. Een afzender heeft de volgende velden; Gegevens Afzender Logo Handtekening Klantencontracten Bankrelatie Contactpersonen Gegevens Afzender De gegevens uit deze velden zoals naam, adres, postcode en woonplaats komen op het etiket staan. Logo Er kan een logo toegevoegd worden die op het etiket kan worden afgedrukt. Tip: Selecteer deze optie in het veld Klanten zie figuur 4 op pagina 7. Handtekening Voor de Global Pack zendingen is het mogelijk om een elektronische handtekening te gebruiken. Tip: Selecteer deze optie in het veld Mijn contractgegevens zie figuur 4 op pagina 7. Klantencontracten Indien er meerdere contracten in Parcelware aanwezig zijn kan per afzender een contract worden toegewezen. Bankrelatie De bankrelatie is verplicht indien er een rembours zendingen wordt aangemaakt, er kunnen meerdere bankrelaties worden ingevoerd. Tip: Vul bij IBAN ook uw bankrekeningnummer in. Contactpersonen Per Afzender kunnen er meerdere contactpersonen worden ingevoerd. Handleiding Parcelware Web Pagina 33 van 38

34 Administratie In het onderdeel Administratie kunnen gebruikers en gebruikersprofielen aangemaakt, gewijzigd en verwijderd worden. Gebruikers Meerdere gebruikers kunnen worden aangemaakt met eigen inlog gegevens. Voor deze gebruikers kunnen rollen worden toegekend en klanten worden toegevoegd. Gebruikersprofiel Hier kunt u de gebruikersgegevens wijzigen die voor de toegang tot het systeem zijn gebruikt. Het wachtwoord kunt u wijzigen na klikken op de knop Wachtwoord wijzigen igen. Handleiding Parcelware Web Pagina 34 van 38

35 Afmelden Via Afmelden wordt u uitgelogd als gebruiker van Parcelware. Indien er nog openstaande zendingen in uw lijst aanwezig zijn wordt u hierop geattendeerd. Figuur 13. Handleiding Parcelware Web Pagina 35 van 38

36 Instellingen Systeem instellingen Hier staan de systeeminstellingen die voor iedere gebruiker kunnen worden gewijzigd. Alleen geselecteerde zendingen voormelden: deze optie voegt een extra kolom toe in het scherm open zendingen Hiermee kunt u aangeven of een zending wel of niet meegezonden mag worden met de voormelding. Op deze manier kunt u de zendingen die niet binnen de 7 dagen geldigheid van een voormelding worden aangeboden achter houden totdat u deze bij PostNL kunt aanbieden. De opties Standaard geselecteerd/standaard geselecteerd zorgen er voor dat een nieuwe zending standaard wel of niet wordt aangevinkt. Toon een herinneringsmelding : herinnert u bij het aanmelden als u nog open zendingen hebt die kunnen worden voorgemeld. Als u deze optie uitschakelt zal Parcelware deze herinnering niet meer tonen. Toestaan om zendingen na het printen meteen voor te melden: Activeert een extra checkbox in het scherm Nieuwe zending Deze kunt u aanvinken om een zending direct bij het afdrukken voor te melden. Toon overzicht scherm aangemaakt zending: toont na het aanmaken van een zending een samenvatting van deze zending. Groepeer automatische s e voor EPS en Globalpack zendingen: Deze optie zorgt dat er maar één mail gaat naar een buitenlandse ontvangen die meerdere pakketten van u gaat ontvangen. Als van meerdere zendingen de adresgegevens overeenkomen zal Parcelware bij de voormelding de informatie in één mail versturen. Geadresseerde opslaan: deze optie zorgt er voor dat Parcelware een nieuw adres standaard altijd of nooit op slaat. Tevens kunt u aangeven dat Parcelware dit per keer moet navragen. Handleiding Parcelware Web Pagina 36 van 38

37 Contract instellingen Hier kunt u per contract afdrukopties instellen. Handleiding Parcelware Web Pagina 37 van 38

38 Vragen, opmerkingen of suggesties? Het is natuurlijk mogelijk dat u na het lezen van deze handleiding nog vragen heeft. Kijkt u dan eens op onze website: vragen/parcelware/ Wellicht hebt u ook nog suggesties of opmerkingen voor ons die op deze handleiding of de software zelf van toepassing zijn. We luisteren graag naar onze klanten en nemen uw input en feedback serieus. Zo kunnen wij onze dienstverlening verbeteren zodat u daarvan profiteert. Voor vragen, opmerkingen of suggesties kunt u altijd een sturen naar: parcelware@postnl.nl Handleiding Parcelware Web Pagina 38 van 38