Algemene Ledenvergadering Oudervereniging De Gondelier. Verantwoording 2014/2015 & begroting 2015/ oktober 2015

Transcriptie

1 Algemene Ledenvergadering Oudervereniging De Gondelier Verantwoording 2014/2015 & begroting 2015/ oktober 2015

2 Welkom De overdragende penningmeester van de OV heet iedereen welkom op deze ALV. De nieuwe Penningmeester neemt het woord over en licht de cijfers toe.

3 Agenda Activiteiten schooljaar Toelichting financieel jaarverslag Begroting Ouderbijdrage MedezeggenschapsRaad (MR) Rondvraag OV Afsluiting

4 Wat doet de OuderVereniging? De OV ondersteunt het team van De Gondelier bij de organisatie en uitvoering van feestelijke en sportactiviteiten voor de leerlingen. Dit wordt gefinancierd met de jaarlijkse ouderbijdrage. Het gaat om: Sinterklaas (aankleding schoolgebouw, verhaallijn, schoen zetten, intocht en Sinterklaasviering incl. cadeautje / surprisegeld) Kerst (aankleding schoolgebouw, gezamenlijke kerstviering met muziek en kerstborrel) Lentefeest (ontbijt of lunch) Sportactiviteiten (schoolvoetbaltournooi, sportdagen, schoolvolleybaltournooi) Eindfeest Afscheid groep 8 Avondvierdaagse Schoolreis Leerkrachtenverjaardag Financiering van de schoolbibliotheek, kook- en klassenbudget) Daarnaast zorgt de OV voor de komst en logistiek van de schoolfotograaf.

5 OV anno Aandacht voor duurzaam en gezond (als Lentefeest en snacks A4D ) Aanhaking in omgeving (sponsoring, goede buur) Wil De Gondelier meer op de kaart zetten in de wijk Hanteert draaiboeken voor alle activiteiten De Gondelier wil de sportiefste school van Amersfoort blijven.

6 Financiële rapportage (1) WINST & VERLIES t/m Code Omschrijving Verlies Winst Verlies Winst Verschil 2001 Sinterklaas 2.750, ,00 550, Kerst 974,82 500,00 150,61 Inkomen Kerst 324, Lentefeest 362,52 450,00-87, Sportdag 725,38 600,00 125, Sportactiviteiten 231,25 175,00 56, Afscheid groep 8 274,31 300,00-25, Eindfeest 1.120,26 500,00 260,26 Inkomen Eindfeest 360, Administratie 454,50 500,00-45, Diversen 570,76 250,00 320, Schoolbibliotheek 1.526, ,00 26, Dag van de leerkracht 75,00-75, Leerkrachtenverjaardag 713,87 850,00-136, Schoolreis 8.215, ,00-559, Schoolfotograaf 100,00-100, Buffer 1.000, inkomsten vorig boekjaar ouderbijdrage 335, Inkomsten kinderen , ,00-767, Avondvierdaagse 502,59 500,00 2, Klassenbudget 669, ,00-350, Kookbudget 224,55 680,00-455, Bankkosten 309,84 175,00 134,84 totaal , , , ,00 Saldo winst/verlies 1.041, ,00

7 Financiële rapportage (2) niet ontvangen ouderbijdrage 970 Beginsaldo Bank op ,28 inkomsten kinderen incl niet ontvangen 970, ,00 inkomsten kerst en eindfeest 684,21 uitgegeven ,56 tekort -928,35 van spaarrekening overgemaakt 1.000,00 Totaal winst 71,65 saldo bank ,93 verschil (saldo bank eind -/- saldo bank begin -/- totale winst) 135,00 verlies (saldo bank eind -/- saldo bank begin -/- 1000,- buffer) -793,35 contant verschil -6,4 Werkelijk verlies -799,75 saldo spaarrekening 13027,66 Schoolplein groen 2102,35 In Buffer 10925,31 contant ,6 contant Saldo ING +/- 190

8 Toelichting afwijkingen begroot/gerealiseerd Sinterklaas: 550,- boven budget administratieve fout in budgettering. Kerst: 150,- boven budget door investering nieuw kerstmateriaal én mislopen verkoop drankjes tijdens kerstviering (De Vuurvogel verzorgde de in- en verkoop van drankjes voor ouders). Lentefeest: onder budget gebleven door de sponsoring door o.a. lokale ondernemers. Sportdag: hogere kosten door last-minute uitwijken naar watersportactiviteiten voor bovenbouw (SRO foutieve boeking Atletiekbaan). Sportactiviteiten: hogere kosten door meer deelname (niet zo gek als sportiefste school van Amersfoort!: en aanschaf schoolsporttassen van 85,- Afscheid groep 8: onder budget gebleven en ook nog een leuk afscheidscadeau geregeld Eindfeest: boven budget i.v.m. inhuren pianoman (maar wat een succes!), door de BYO food formule winst op eten misgelopen (formule pas in zomer bedacht dus niet opgenomen in financiën) en vaste kosten als huur koelkasten zijn zo niet gecompenseerd. Schoolbieb: iets boven budget i.v.m. bedankjes voor de biebouders. Diverse: hoger door meer attenties voor afscheid, ziekte etc. Bankkosten: boven budget door machtigingen die maar niet lukken en verhoging bankkosten.

9 Conclusies en aandachtspunten Slimmer inkopen drankjes/eten festiviteiten, alert op juiste prijszetting. Leerkrachtenverjaardag: budget niet volledig benut en timing onhandig. Voorstel om dit om te zetten naar klassencadeau bij Sinterklaasviering. Niet alle klassen maken gebruik van het klasse- en kookbudget. De directeur wil dit meer onder de aandacht brengen bij het team, zodat er meer gebruik van gemaakt gaat worden. Budgetten moeten strakker bewaakt worden. Maar, dit ligt zeker niet alleen bij de OV: duidelijke communicatie met de leden van het schoolteam spelen hier belangrijke rol in. Om wederzijds heldere afspraken te maken over budget en taakverdeling, moet de communicatie met het schoolteam beter. Om te beginnen met ons startdocument (overzicht activiteiten, planning, betrokken OV-leden en teamleden, budget en hulpouders) Ondanks het inlopen van het begrotingstekort is dit toch het 3 e jaar op rij dat er negatieve cijfers zijn gehaald. Op deze manier is er geen ruimte om geld te reserveren voor grote uitgaves. Bijv nieuwe shirts, luizentassen sportkleding e.d.

10 Leerlingaantal in de lift! (bron: schooladministratie) Aantal leerlingen per : 382 (198 jongens en 184 meisjes) Totaal in de groepen 5-8 zitten net zoveel meisjes als jongens: 98 Afvloeiing groep 8: 50 leerlingen Groei met kleuters: 63 leerlingen Op : Totaal 400 leerlingen Einde schooljaar: Totaal 420 leerlingen

11 Aantal leerlingen leerlingen op Leerlingen Ouderbijdrage Totaal groep , groep , Instroom tot aan 31 december 18 52,5 945 totaal Instroom vanaf januari 20 37, totaal Niet binnenkomende ouderbijdrage 5% 1027, ,5 (opgevraagd bij de administratie)

12 Begroting (1) Begroting Budget Begroting Code Omschrijving Verlies Winst Verlies Winst Verlies Winst 2001 Sinterklaas 2.750, , , Kerst 974,82 500,00 800,00 Inkomsten kerst 324,21 500, Lentefeest 362,52 450, , Sportdag 725,38 600,00 600, Sportactiviteiten 231,25 175,00 250, Afscheid groep 8 274,31 300,00 300, Eindfeest 1.120,26 500,00 900,00 inkomsten eindfeest 360,00 500, Administratie 454,50 500,00 450, Diversen 570,76 250,00 400, Schoolbibliotheek 1.526, , , Dag van de leerkracht 75, Leerkrachtenverjaardag 713,87 850,00 800, Schoolreis 8.215, , , Schoolfotograaf 100, Buffer 1.000,00 650, inkomsten vorig boekjaar ouderbijdrage 335, Inkomsten kinderen , , , Avondvierdaagse 502,59 500,00 500, Klassenbudget 669, ,00 960, Kookbudget 224,55 680,00 640, Bankkosten 309,84 175,00 200,00 totaal , , , , , ,50 Saldo winst/verlies 1.041, ,00-292,50

13 Begroting (2) uitgaven Inkomsten Inkomsten kind 19522,5 Sint schoenkado'tjes (400*5,-) 2.000,00 Schoenkado'tjes leerkrachten (23*5,-) 115,00 huur attributen, schmink, strooigoed, eten & drinken 750, ,00 Kerst kerstknutsel 1,- per kind (400) 400,00 eten inkoop hoeveel verkoop? 100, verpakkingsmateriaal 50,00 drank inkopen/verkopen 100, overig (kerstverlichting/bomen) 150,00 800, Lentefeest eten 350,00 20 jaar meerkring (50% van circustent indien nodig) 650, ,00 Sportdag 100,- groep 1/ ,- groep 3/4/5 150,00 350,- groep 6/7/8 350,00 600,00 Afscheid groep 8 100,- per groep voor cadeau ,- eten drinken musicalavond administratie kosten boekhoudprogramma 21,78 p.m. 261,36 Unive aansprakelijkheidsverzekering 78,52 overig (enveloppen, adm. Benodigdheden) 110, Diversen Jaarafsluiting OV 180 overig (bedankjes, bloemen, kaarten enz) Bieb Kosten abonnement 60,- p.m. 50%-50% met school 360 aanschaf boeken Leerkr verj 50,- per klas * Schoolreis 25,- per kind * 372 (excl. Groep 8) 9300 Buffer 650,- van spaarrekening voor 20 jaar meerkring 650 sportactiviteiten Schoolvoetbal (eten en drinken) 250 Schoolvolleybal Marathon Eindfeest the krazy pianoman 200 verpakkingsmateriaal 80 inkoop/opbrengst eten (bring your own food?) inkoop/opbrengst drank huur materiaal avond4daagse Eten en Drinken 500 Klassenbudget 60,- per klas * Kookbudget 40,- per klas * Bankkosten Minder fouten door automatisch incasso 200 Verlies -292,50 Totaal

14 Goedkeuring cijfers en ouderbijdrage De cijfers van het afgelopen jaar zijn goedgekeurd. Omdat er nu al 3 jaar een negatieve cijfers zijn en we interen op de reserves moeten er nu toch maatregelen genomen worden. De opties zijn activiteiten schrappen of de ouderbijdrage verhogen. De ouderbijdrage is zeker de laatste 6 jaar niet verhoogd en de kosten voor de activiteiten zijn wel gestegen. Er is door de aanwezige ouders besloten de ouderbijdrage met een kleine stap van 2,50 te verhogen. De begroting voor 2015/2016 is goedgekeurd. Hierin is de verhoging meegenomen.

15 Afsluiting van Jan Rozenbroek Jan bedankt: De penningmeester voor de duidelijke toelichting op de cijfers. De aanwezigheid van de ouders Manon Hille voor haar inzet in de MR als voorzitter Esther ten Broek voor haar inzet gedurende 8 jaar in de MR

16 Foto 1