Onze gemeente bestaande uit drie volwaardige kernen (Zulte, Olsene & Machelen) is aan de Leie gelegen in de provincie Oost-Vlaanderen.

Transcriptie

1 Onze gemeente bestaande uit drie volwaardige kernen (Zulte, Olsene & Machelen) is aan de Leie gelegen in de provincie Oost-Vlaanderen. Zo n inwoners wonen er in een mooie en aangename omgeving. Onze ambitie is om van Zulte de warmste, gezelligste en stijlvolste gemeente te maken van de Leieregio. Kwalitatief wonen, leven en beleven staat bovenaan op onze agenda. Momenteel zijn we op zoek naar een (m/v) voltijds: ADMINISTRATIEF MEDEWERKER C1-C3 IN DE DIENST BEVOLKING in contractueel dienstverband voor onbepaalde duur Plaats in het organogram: Behoort tot de dienst Burgerzaken Staat onder het gezag van het diensthoofd Mens en de algemeen directeur Te begeven via: Aanwervingsprocedure HOOFDDOEL VAN DE FUNCTIE: De dienst burgerzaken beoogt een voortdurende correcte en nauwgezette uitvoering van het wettelijk voorziene takenpakket Bevolking en Burgerlijke Stand en dit met een permanente waakzaamheid voor een klantvriendelijke dienstverlening. De medewerker bekleedt hoofdzakelijk een loketfunctie. WIE ZOEKEN WE? Je bent punctueel, flexibel en burgergericht. Je eigent je nieuwe wetgeving snel toe. Je bent bereid om op vrijdagnamiddag en zaterdagvoormiddag te werken. Je bent medisch geschikt Je bent in het bezit van een rijbewijs B WAT BIEDEN WIJ U? Een uitdagende job in een dynamische omgeving Een minimale voltijdse, geïndexeerde brutomaandwedde van 1.927,37 euro, mogelijks te verhogen in functie van relevante beroepservaring (max. 12 jaar privé-

2 ervaring kan in aanmerking genomen worden) Vraag gerust een gedetailleerde, persoonlijke loonsimulatie op bij de personeelsdienst Maaltijdcheques (nominale waarde van 6 euro waarvan 4,90 euro ten laste van de werkgever en 1,10 euro ten laste van het personeelslid) Eindejaarstoelage Fietsvergoeding Opbouw tweede pensioenpijler Hospitalisatieverzekering FUNCTIE-INHOUD: Behandelen van specifieke dossiers burgerlijke stand Geboorten O.a. aannemen en opstellen van akten van erkenning (al dan niet vóór geboorte), vonnissen betreffende ontkenning vaderschap en vonnissen betreffende adopties overschrijven, naamwijzigingen en/of verbetering, pleegouderschap, Huwelijken O.a. opmaken dossiers Bijstaan van de Ambtenaar van de Burgerlijke Stand bij huwelijken Schijnhuwelijken signaleren en het nodige doen om het dossier aanhangig te maken bij het Parket van de Procureur des Konings Samenwoningscontracten O.a. opmaken en registreren van de wettelijke samenwoningscontracten Echtscheidingen Belgische nationaliteit O.a. opmaken en bijhouden van dossiers Overlijdens O.a. beheer begraafplaatsen en administratie in verband met begravingen, crematies en grondvergunningen, o.a. grafconcessies, ontruimingen, Orgaandonatie, euthanasie, laatste wilsbeschikking - Behandelen van specifieke dossiers bevolking Dit behelst onder meer volgende taken: Bijhouden bevolkingsregister, vreemdelingenregister en wachtregister Bijwerken van de bevolkingsregisters op basis van de geboorteakten, verwerven van de Belgische nationaliteit, huwelijken en echtscheidingen, adopties, erkenningen, betwisting vaderschap, verandering naam, overlijdens,... Vreemdelingen: inschrijvingen, aankomstverklaringen, opmaken van verblijfskaart, tenlastenemingen, aanvragen, bijwerken van de vreemdelingenregisters (verrijking Rijksregister), bijhouden van wacht- en controleregister,... Adreswijzigingen Inschrijvingen en afschrijvingen van ambtswege O.a. signaleren van fouten/tekortkomingen in bevolkingsdossiers en vraagt verbetering van de gegevens (bv. foutief beroep, foutieve schrijfwijze van voor- of familienaam, ) Identiteitskaarten en identiteitsbewijzen Opmaken van identiteitskaarten en identiteitsbewijzen en stukken voor kinderen jonger dan 12 jaar Internationale reispassen Afleveren Rijbewijzen en voorlopige rijbewijzen Aanvragen, afleveren, Strafregister Afleveren van uittreksels uit het strafregister

3 Legalisaties en eensluidend verklaren van afschriften Opmaken en afleveren van attesten: samenstelling van gezin, bewijs van leven, bewijs van nationaliteit, bewijs van woonst, Opmaken en versturen van uittreksels uit en getuigschriften opgemaakt aan de hand van de registers op schriftelijke vraag van derden Administratieve voorbereiding, ondersteuning en afhandeling bij en naar aanleiding van verkiezingen Opvolgen van wetgeving inzake verkiezingen op elk beleidsniveau Zorgen voor de administratieve taken in verband met de verkiezingen, onder andere opmaak kiezerslijst, opmaak duplicaat van oproepingsbrieven, afgifte van een volmachtenformulier bij een verkiezing, Opvolgen van de verkiezingen tijdens de dag van de verkiezingen Coördineren en procedure opvolgen rond de opmaak van de lijst van gezworenen... Klantgerichte dienstverlening ten aanzien van de burgers Verzorgen van een correcte informatieverstrekking inzake alle producten van de dienst burgerzaken zowel aan de fysieke balie als op schriftelijk, telefonisch, digitaal gebied, zowel aan de burger als aan de andere gemeentelijke diensten Opvangen van burgers met specifieke problemen met betrekking tot aangelegenheden van de dienst burgerzaken Permanent streven naar verbetering en vereenvoudiging van nieuwe en bestaande procedures Continue aandacht hebben voor en implementatie waar mogelijk van digitale toepassingen, opportuniteiten inzake automatisering, Aandacht hebben voor interferentie tussen taken bevolking en taken burgerlijke stand Streven naar een optimale digitale werking: archivering, communicatie, dienstverlening, Verzorgen van een digitaal informatiebeheer Naleven van de principes inzake informatieveiligheid Uitvoeren van allerhande administratieve taken volgens de noodwendigheden Behandelen van inkomende en uitgaande briefwisseling, s en telefoonoproepen afhandelen Archief opbouwen, o.a. ordenen klassement, briefwisseling, interne documentatie, opzoekingswerk in het archief,... Opmaken van voorstellen van beslissingen aan het college van burgemeester en schepenen Verzorgen van kastoezicht, kascontrole en afrekening van financiële verrichtingen verbonden aan bepaalde producten Opmaken van lijsten voor andere gemeentelijke diensten, met respect voor de regels inzake informatieveiligheid

4 Deze functiebeschrijving is niet beperkend noch limitatief en kan ten allen tijde aangepast worden aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen de gemeente. Op vraag van het diensthoofd vervangt de administratief medewerker zijn/haar collega tijdens een periode van afwezigheid. FUNCTIEPROFIEL: 1. Verantwoordelijkheidsgraad Uitvoerend: kan eigen toevertrouwde taken zelfstandig uitvoeren 2. Kennis Beschikt over basiskennis van wetgeving met betrekking tot burgerlijke stand en bevolking Is vertrouwd met de meest gangbare softwarepakketten (Word, Excel, Outlook,...) Heeft inzicht in de structuur van de organisatie, de werking van de gemeentelijke diensten en de eigen taak hierin 3. Vaardigheden Staat de burger klantvriendelijk te woord Is flexibel en neemt taken over van collega s van de dienst bevolking/burgerlijke stand Is communicatief en beschikt vooral over een vlotte en duidelijke spreektaal Kan dossiers administratief correct en stipt afwerken Kan zich snel wetgeving, voorschriften, op vlak van burgerlijke stand en bevolking eigen maken Maakt -na opleiding- vlot gebruik van de specifieke digitale toepassingen, eigen aan burgerzaken Kan in teamverband werken Stelt zich probleemoplossend op (herkent & analyseert mogelijke problemen en is in staat op basis van beschikbare info mogelijke oorzaken te zoeken, oplossingen voor te stellen en beslissingen te nemen) 4. Attitudes Is nauwgezet Heeft zin voor orde en structuur Is bereid om zich permanent bij te scholen en zich op te hoogte te houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de burgerlijke stand en bevolking Is bereid zich aan te passen aan nieuwe werkmethoden, stelt zich flexibel op en staat open voor verandering Getuigt van verantwoordelijkheid en betrokkenheid bij de uitvoering van de taken Is enthousiast en betrokken bij de uitvoering van de taken Is stressbestendig en blijft effectief presteren onder druk Is integer en behandelt iedereen op een gelijkwaardige manier Stelt zich loyaal op als deel van een dienst en van de gehele gemeentelijke administratie Is bereid te werken buiten de gewone kantooruren, in het bijzonder op vrijdagnamiddag en zaterdagvoormiddag (huwelijken)

5 SELECTIEPROGRAMMA 1. Schriftelijk gedeelte (60 punten) Basiskennis van de wetgeving relevant voor de functie (o.a. huwelijkswetgeving, wetgeving begraafplaatsen, bevolking, rijbewijzen, identiteitskaarten,...) Worksampleproef (1 of meerdere): omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of de specifieke kennis met betrekking tot de functie kan hierin worden verwerkt. 2. Mondeling gedeelte (40 punten) Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat, met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn/haar motivatie en van zijn/haar interesse voor het werkterrein Totaal: 100 punten Om geslaagd te zijn, moeten de kandidaten in totaal 60% van de punten behalen op elk selectiegedeelte (praktisch / mondeling). Indien men geen 60% behaalt op het eerste gedeelte, kan men niet deelnemen aan het volgende gedeelte. Indien op het ogenblik van het geldig verklaren van de kandidaturen voor deze functie blijkt dat er minstens 25 kandidaten zijn, wordt een eliminerende preselectie georganiseerd. De preselectie omvat een proef waarbij de algemene ontwikkeling, vakkennis,... van de kandidaten wordt getest. De resultaten tellen niet mee voor de eindrangschikking, maar zijn wel eliminerend. De kandidaten worden gerangschikt in volgorde van de behaalde punten. De 15 kandidaten met de hoogste score (op voorwaarde dat minstens het voor het niveau van de functie voorziene minimum wordt gehaald) worden toegelaten tot het volgende examengedeelte. INTERESSE? Interesse? Stuur je sollicitatiebrief met cv, kopie van je diploma en rijbewijs en een recent uittreksel uit het strafregister uiterlijk op 8 augustus 2019 (poststempel geldt als bewijs) aangetekend naar het College van burgemeester en schepenen, Centrumstraat 8, 9870 Zulte of geef deze tegen ontvangstbewijs af in het gemeentehuis ten laatste op 8 augustus 2019