Functiebenaming : Administratief assistent

Transcriptie

1 AANWERVING ADMINISTRATIEF ASSISTENT D1-D3 GESUBSIDIEERD CONTRACT 3 maanden, eventueel verlengbaar Dienst Burgerzaken GEMEENTE LINTER ALGEMEEN Functiebenaming : Administratief assistent Categorie: voltijds gesubsidieerd personeel- Tijdelijk contract van 3 maanden. Weddeschaal : D1-D3 De minimum bruto aanvangswedde op maandbasis : 1.782,64 euro (salarisschaal D1-D3). Deze wedde kan verhoogd worden door aanrekening van vorige openbare diensten. Relevante beroepservaring uit privésector/zelfstandige : max.6 jaar meerekenbaar. Andere financiële voordelen : maaltijdcheques, fietsvergoeding, volledige tussenkomst woonwerkverkeer met openbaar vervoer. Prestatieverhouding: 38/38 uren per week Dienst: Burgerzaken; bevolking en burgerlijke stand DOEL VAN DE FUNCTIES IN DE GEMEENTELIJKE ORGANISATIE Je staat mee in voor een klantvriendelijke en efficiënte dienstverlening van de dienst burgerzaken. Je verricht als polyvalent medewerker lokettaken en administratieve taken en houdt rekening met de geldende wetgeving. BIJZONDERE TOELATINGSVOORWAARDEN Om voor deze functie in aanmerking te komen, moet u aan de voorwaarden van het gesco-statuut voldoen. Dit betekent dat u afhankelijk van uw persoonlijke situatie voor een korte of langere periode uitkeringsgerechtigd werkloos moet zijn. Het is aangewezen om u vooraf bij uw VDABkantoor te informeren of u voor dit statuut in aanmerking komt. SELECTIEPROCEDURE De selectie bestaat een proef (interview) die de motivatie, de belangstelling en de inzetbaarheid voor de functie peilt. Ze wordt uitgevoerd door een selectiecommissie die samengesteld is conform artikel 14 1 van de rechtspositieregeling met uitzondering van 2 en 3.

2 Kandidaturen: Kandidaturen richten aan het gemeentebestuur van Linter, t.a.v. Personeelsdienst, -per post per adres :Helen-Bosstraat 43 te 3350 Linter. -per [email protected] Kandidaturen moeten ons uiterlijk op 26 mei 2014 om 12 uur bereiken of afgegeven worden aan de personeelsdienst van het gemeentehuis, tegen ontvangstbewijs. Volgende stukken moeten worden toegevoegd aan jouw kandidatuur: Een gemotiveerde sollicitatiebrief Een curriculum vitae Een kopie van de identiteitskaart Laattijdige inschrijvingen worden niet aanvaard. Meer informatie vindt u op onze gemeentelijke website of kan u op aanvraag verkrijgen bij de personeelsdienst tel.011/ of [email protected] FUNCTIEBESCHRIJVING AANWERVING ADMINISTRATIEF ASSISTENT D1-D3 1. Hoofddoel van de functie Verzamelen, verwerken en rapporteren van gegevens, opmaken van documenten na toetsing aan reglementering en/of procedures en de uitvoering van diverse ondersteunende administratieve taken met het oog op een vlotte en efficiënte werking van de dienst. 2. Plaats in de organisatie Werkt onder de leiding van en rapporteert aan het diensthoofd Burgerzaken (bevolking & burgerlijke stand) en wordt geëvalueerd door het diensthoofd Burgerzaken of de gemeentesecretaris. 3. Functie-inhoud De functie inhoud is niet limitatief. De gemeentesecretaris of het diensthoofd kunnen andere taken opleggen afhankelijk van de vereisten van de dienst en om de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren. BEVOLKING: - Bevolkingsregistratie: beheer van alle in- en uitschrijvingen en mutaties - Aflevering attesten en bewijzen (woonst, nationaliteit, leven ) - Contacten met externe instanties

3 - Klasseren bevolkingsfiches - Briefwisseling en administratie i.v.m. domicilie, toekenning huisnummers - Afleveren van Identiteitskaarten - Afleveren van reispassen, registratie en beheer - Beheer, administratie en afgifte van de rijbewijzen - Ontvangst van bezoekers aan balie voor activiteiten verband houdend met de functie - Voorbereiding van praktische dossiers voor college zoals ambtshalve schrappingen, jubilea, - Instaan voor de pensioenaanvragen - Verkiezingen organisatie en opvolging kiesverrichtingen - Landbouwtelling - Bevolkingsonderzoeken (borstkankerscreening ) Vreemdelingenzaken - Vreemdelingenregistratie en behandeling vreemdelingendossiers m.n. verblijfsstatuut en inburgering - Verwerking aanvragen Belgische nationaliteit en opvolging dossiers - Administratie van de dossiers BURGERLIJKE STAND: - Alle administratieve formaliteiten i.v.m. geboorten, overlijdens, huwelijken, echtscheidingen, adopties, - Erkenningen, naams- en nationaliteitswijzingen, - Opstellen van akten burgerlijke stand en inschrijven in de registers - Afleveren van attesten en uittreksels uit de registers - Zorgt voor de opmaak van de registers, de jaarlijkse tabellen, de dagelijkse en wekelijkse lijsten per soort akte, model 182 voor de registratie, berichten aan de vrederechter, aan de procureur, aan andere gemeenten enz. - Stamboom en andere opzoekingen en briefwisseling terzake - Afsluiten van de registers - Correct inbrengen van gegevens in geautomatiseerde bestanden - Opmaken van lijsten en statistieken - Registratie en opvolging poliomyelitis - Opvolging van informatica-aspecten die verband houden met de dienst - Ingeven data in de registers burgerlijke stand - Aanwezigheid bij huwelijksplechtigheden Begraafplaatsen - Administratief beheer begraafplaatsen (registraties, concessies, toelating tot begraving, ) - Jaarlijks opmaken lijsten vervallen concessies en af te breken zerken - Opvolgen betalingen vervallen concessies en voorbereiden colleges - Nieuwe concessies opmaken, college voorbereiden, plannen kerkhoven bijhouden Strafregister - Bijwerken strafregister, opmaken inlichtingenbulletins, afleveren uittreksels uit het strafregister - Beheer en administratie van het gemeentelijk strafregister

4 4. Functieprofiel 1. Kerncompetenties Betrouwbaarheid: Geeft volledige en juiste informatie door. Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie. Komt beloften en afspraken na. Leeft regels na qua veiligheid, werkverdeling en werkmethode, wegcode, Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers, ) Gaat consequent, integer en loyaal te werk. Klantgerichtheid: Blijft kalm en beleefd en staat een klant (burger, interne klant, ) die vragen heeft vriendelijk en correct te woord, ook onder moeilijke omstandigheden. Wanneer een klant iets vraagt, altijd reageren, ook wanneer men het niet als zijn/haar probleem ervaart. Behandelt elke klant op een correcte manier, zonder te discrimineren of mensen voor te trekken, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap, geloofsovertuiging, enz. Stelt zich aanspreekbaar en bereikbaar op. Stuurt de klant door als hij/zij de persoon zelf niet kan helpen. Samenwerken: Respecteert iemands mening, ook als deze afwijkt van de eigen mening. Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn. Gaat correct om met (personeels)afspraken. Behandelt anderen met respect op een beleefde manier, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen. Voortdurend verbeteren: Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is. Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen. Is bereid om opleidingen te volgen en nadien de geleerde informatie toe te passen. Leert nieuwe methodes, tools en technieken en is bereid deze toe te passen. Leert uit fouten, aanvaardt opmerkingen en feedback en integreert dit in de eigen werking. Staat open voor ervaring en kennis van andere collega s en wil eigen ervaringen doorgeven. 2. Functierelevante competenties Flexibiliteit Schakelt over van de ene opdracht naar de andere als de omstandigheden dat vereisen. Is bereid taken uit te voeren die niet tot het takenpakket behoren, indien de omstandigheden dit vragen of ter vervanging van afwezigen. Is bereid andere methodes te gebruiken, als blijkt dat deze beter zijn. Bereid tot bijkomende prestaties, ook buiten de normale diensturen.

5 Kwaliteitsgerichtheid Werkt met de juiste materialen, producten en grondstoffen en levert nauwkeurig afgewerkte resultaten af. Houdt de eigen werkomgeving netjes en in orde. Gaat zorgvuldig om met de te gebruiken materialen en voorkomt verspilling. Blijft aandachtig bij routineuze taken en/of repetitief werk. Leeft regels na met betrekking tot veiligheidsprocedures. Plannen en organiseren: Werkt ordelijk en volgens logisch opeenvolgende stappen. Werkt alles op tijd en correct af, eventueel onder tijdsdruk. Durft hulp vragen wanneer de deadline niet gehaald kan worden. Weet ongeplande, onvoorzien taken toch bij in te plannen. Verantwoordelijkheidszin: Is betrokken, plichtsbewust en geëngageerd voor zijn/haar werk. Hecht veel belang aan de kwaliteit van zijn/haar werk. Draagt zorg voor materiaal en zorgt ervoor dat de werking vlot blijft verlopen, Is pas tevreden voor zichzelf als hij/zij het vooropgestelde doel bereikt heeft. 3. Technische competenties Je beschikt minimum over een rijbewijs B. Opmerking: Het is de bedoeling om via de beschrijving van de functie-inhoud een beeld te vormen van de functie en de belangrijkste taken aan te halen. Deze functiebeschrijving is niet beperkend en kan steeds worden aangepast aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen de gemeente. De functie kan dus ook taken omvatten, opgedragen door de gemeentesecretaris of het diensthoofd, die niet in deze lijst zijn opgesomd, zelfs ten behoeve van andere gemeentelijke diensten.