1 administratief medewerker Dienst Bevolking & Burgerlijke Stand (m/v) in voltijds statutair verband.

Transcriptie

1 Het Gemeentebestuur van Affligem gaat over tot het inrichten van een examen voor de aanwerving van een (m/v) 1 administratief medewerker Dienst Bevolking & Burgerlijke Stand (m/v) in voltijds statutair verband. FUNCTIE: je staat in voor de administratieve uitvoering, opvolging en mede-coördinatie van dossiers van de Dienst Bevolking & Burgerlijke Stand, en van de afdeling Bevolking in het bijzonder. VEREISTEN: je voldoet aan de algemene en bijzondere aanwervingsvoorwaarden je hebt een diploma secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld je slaagt voor de selectieprocedure. WIJ BIEDEN: verloning niveau C1-C3 (basisjaarsalaris ) ruime opleidingsmogelijkheden aantrekkelijke vakantieregeling, maaltijdcheques, fietspremie, hospitalisatieverzekering er wordt een wervingsreserve aangelegd. Interesse? Informatie over de toelatingsvoorwaarden, de functiebeschrijving en het selectieprogramma kan U aanvragen op de Dienst Personeelszaken, dhr. Kurt Berlo (tel: 053/ ) of via mail kurt.berlo@affligem.be) of op Stuur Uw kandidatuur (sollicitatie mét uitgebreid cv, afschrift van Uw diploma evenals een afschrift uit het strafregister (model I)) aangetekend en ten laatste op vrijdag 22 mei 2015 naar het College van burgemeester en schepenen, Bellestraat 99 te 1790 Affligem. 1/6

2 AANWERVINGSVOORWAARDEN Administratief medewerker Dienst Bevolking & Burgerlijke Stand (m/v) De aanwervingsvoorwaarden voor de betrekking van administratief medewerker dienst (C1- C3) worden als volgt vastgesteld : - voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurzaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; - slagen voor de selectieprocedure die de bekwaamheid of de geschiktheid van de kandidaten toetst en vervolgens resulteert in een opsomming van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten; - houder zijn van een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs; - medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van zijn werk; - de burgerlijke en politieke rechten genieten; - een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor men solliciteert (wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister model I. SELECTIEPROCEDURE Administratief medewerker Dienst Bevolking & Burgerlijke Stand (m/v) De selectieprocedure omvat overeenkomstig artikel 18 1, 2 en 3 van de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel evenals de betrokken functie- en profielbeschrijving van administratief medewerker volgende selectietechnieken : 1 a) een schriftelijke proef bestaande uit een competentieproef : de kandidaten worden geconfronteerd met een probleemsituatie m.b.t. de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst, die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaten trachten een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het competentieprofiel worden getoetst; b) een gevalstudie : deze omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover 2/6

3 de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt; 2 een mondelinge proef : deze selectietechniek beoogt de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie, van zijn persoonlijkheid, eventuele werkervaring, vakkennis en van zijn interesse voor het werkterrein. De geselecteerde competenties worden grondig bevraagd. De kandidaten dienen minstens 50 % van de punten te behalen op het geheel van de selectietechnieken en 50 % op mondelinge proef. In totaliteit dient minimaal 60 % van de punten te worden behaald om als geslaagd te worden beschouwd. FUNCTIE- EN PROFIELBESCHRIJVING Administratief medewerk(st)er Dienst Bevolking & Burgerlijke Stand 1. Functietitel Administratief medewerk(st)er Dienst Bevolking & Burgerlijke Stand. 2. Globaal doel van de functie De burgers in staat stellen op een vlotte manier te voldoen aan wettelijke en gemeentelijke administratieve bepalingen m.b.t. hun dagelijks leven als inwoner van de gemeente. 3. Plaats in de organisatie Staat onder rechtstreekse leiding van het diensthoofd Bevolking & Burgerlijke Stand. 4. Niveau C1-C3. 5. Resultaatgebieden & taakomschrijving - het bijhouden van de bevolkingsregisters door toepassing van de algemene onderrichtingen en de wetgeving; - verklaring van wettelijke samenwoning registreren, verklaring laatste wilsbeschikking betreffende de wijze van teraardebestelling registreren, verklaring betreffende de afstand van organen na overlijden registreren, registratie wilsverklaring inzake euthanasie; 3/6

4 - het opstellen van de pensioenaanvragen als werknemer, als zelfstandige of voor het bekomen van de inkomensgarantie voor ouderen; - de afgifte van reispassen; - de afgifte van identiteitsdocumenten; - de vreemdelingenwetgeving en de arbeidsvergunningen; - het inburgeringsbeleid: doorverwijzen naar het Huis van het Nederlands of lessen in de gemeente; - de wetgeving op de tegemoetkomingen aan de minder-validen en bejaarden evenals de diverse sociale voordelen en premies; - de mede-organisatie van electronische verkiezingen; - de grafconcessies en de begraafplaatsen, CRAB: het bijwerken van het centraal referentieadressenbestand; - de controle op de inenting van kinderen tegen polio; - de afgifte van getuigschriften, attesten en uittreksels evenals het wettigen van handtekeningen en afschriften; - de briefwisseling, telefonisch gesprekken en bediening aan het loket; - het ontvangen van taksen op afgifte van documenten en afrekenen met de financiële dienst; - het opmaken van adressenlijsten, jubilea en statistieken; - het archief van de bevolkingsregisters; - de bediening van de brandkast; - ontvangen en controleren van aangiften, aanvragen en documenten; - opmaken, aanpassen en opvolgen van interne documenten en dossiers; - verrichten en bijhouden van de nodige registratie; - bijhouden strafregister: uittreksel uit het strafregister voor particulieren (voorheen bewijs van goed gedrag en zeden), afleveren van inlichtingenbulletins voor parketten en politiediensten, afleveren van de vergunning voor het uitbaten van een drankgelegenheid; - informatie verstrekken (aan het loket, schriftelijk en telefonisch); - behandelen van de briefwisseling; - behandelen van klachten; - doorverwijzen naar andere diensten. 6. Competentieprofiel Als basis voor het competentieprofiel van administratief medewerker burgerlijke stand werden de resultaatgebieden evenals de taakomschrijvingen gebruikt, waarbij er telkens ook rekening gehouden werd met het minimale instapniveau nodig om de functie op een goede manier in te vullen. Het competentieprofiel bestaat uit kennisgebonden competenties en gedragscompetenties. Aanvullend werden eveneens enkele functiespecifieke competenties (niveau C) geformuleerd Kennisgebonden competenties - kennis van het administratief recht, grondwettelijk recht, burgerlijk recht; - elementaire kennis van het gemeentedecreet en de werking van het gemeentebestuur; - functie en werking van de gemeentelijke diensten; - de belangrijkste moderne administratieve en kantoortechnieken; - elementaire kennis van het dossier rechtspositieregeling ; 4/6

5 - goede kennis van het geïntegreerd geautomatiseerd systeem voor bevolkingsadministratie (softwarepakket Bevolking, Rijksregister ); - alle moderne communicatiemiddelen Gedragscompetenties Vaardigheden - goede contactvaardigheden zijn noodzakelijk zowel verbaal als schriftelijk; - efficiënt kunnen organiseren, vergaderen en rapporteren; - kan een probleem definiëren, interpreteren en conclusies trekken; - mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden; - inzicht in de vragen en behoeften van de (interne en externe) klanten; - administratieve vaardigheden; - in staat zijn om te werken met administratieve & financiële procedures (ook in relatie tot externe overheden); - eigen werkzaamheden kunnen organiseren, plannen en systematisch aanpakken; - probleemsituaties zelfstandig kunnen oplossen; - verzorgd, snel en correct kunnen werken; - vlot met diverse personen en doelgroepen kunnen omgaan. Attitudes - stemt eigen gedrag en activiteiten af op noden en objectieven van de organisatie; - denkt kritisch en onafhankelijk en weet zich een eigen mening te vormen; - openstaan voor nieuwe uitdagingen; - kunnen omgaan met verschillende opvattingen en waarden; - innoverend, creatief, dynamisch & accuraat; - zin voor orde en nauwkeurigheid; - polyvalent & flexibel; - optimistisch en positief ingesteld; - bereidheid tot continue opvolging van het werkveld, de regelgeving terzake; - een maximaal rendement halen uit de beschikbare middelen; - bereidheid om ook te werken buiten de normale diensturen Functiespecifieke competenties - Kwaliteit en accuraatheid: - voert de gemaakte afspraken en de opgelegde taken uit; - verzorgt een taak tot in de kleinste details; - levert verzorgd werk af; - controleert het eigen werk op fouten en onnauwkeurigheden; - streeft naar duidelijke afspraken en taakomschrijvingen; - neemt acties om orde, structuur, kwaliteit te behouden; - blijft geconcentreerd bij routinematige taken; - levert onder druk kwaliteitsvol werk af; - Relatie-netwerking (sociale vlotheid): - ontwikkelt en onderhoudt vriendelijke en warme relaties, contacten; 5/6

6 - stelt zich open en respectvol op in relatie tot anderen; - toont interesse in anderen; - werkt graag samen met collega s uit andere afdelingen of diensten; - beschikt binnen de organisatie over enkele vaste contacten waar hij regelmatig beroep op doet; - maakt gebruik van contacten die ontstaan zijn bij opleidingen, seminaries, vakverenigingen, etc ; - neemt initiatief tot interacties en gesprekken met anderen; - neemt zelf acties om contacten te leggen en te onderhouden; - gaat actief op zoek naar collega s uit andere afdelingen omwille van informatie-uitwisseling. - Creativiteit: - staat open voor nieuwe ideeën; - is nieuwsgierig en informeert zich; - komt met nieuwe ideeën en oplossingen voor de dag; - stelt alternatieven voor wanneer hij met weerstanden of problemen geconfronteerd wordt; - bekijkt een probleem vanuit diverse oogpunten en komt van daaruit tot nieuwe oplossingen en ideeën; - Mondelinge communicatie: - weet de eigen boodschap vlot en begrijpelijk te verwoorden; - is goed verstaanbaar; - antwoordt doelgericht en beknopt; - beperkt het gebruik van technisch jargon; - communiceert vlot met verschillende doelgroepen; - geeft eigen standpunten op een respectvolle en diplomatische wijze weer; - gaat regelmatig na of de boodschap ook ontvangen en begrepen werd; - voorziet zijn standpunten van concrete argumenten; - zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen; - biedt zijn gesprekpartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen; - weet tegenargumenten op een positieve wijze om te buigen in de eigen argumenten; - bouwt zijn betoog op een gerichte en constructieve wijze op. - Schriftelijke communicatie: - hanteert een correcte spelling en grammatica; - handhaaft de huisstijl en de afspraken die hieromtrent gemaakt worden; - schrijft in een toegankelijke taal brieven en nota s met duidelijke structuur; - gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (formeel, informeel, informatief); - gebruikt een taal die aangepast is aan het doelpubliek (bijv. licht jargon bij een niet-technisch onderlegd publiek). Verruimende bepalingen Deze functie- en profielbeschrijving is niet beperkend en kan te allen tijde aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen de gemeente worden aangepast. Verrichten van ondersteunende taken ten aanzien van personeelsleden van de eigen of andere gemeentelijke diensten, op vraag van het diensthoofd of de gemeentesecretaris. 6/6