VIVA Online Handleiding Online Agenda

Transcriptie

1 VIVA Online Handleiding Online Agenda VIVA VETERINARY Lange Spruit 1a, 7773NE Hardenberg - T 0031 (0) E info@vivaveterinary.nl I

2 Inhoud 1.Inleiding Voorbereiding Agenda categorieën (synchronisatie) Dagelijks gebruik Online agenda Link op de praktijk website Persoonlijke link Via oproepbeheer Via en medisch dossier

3 1.Inleiding Met de module Online Agenda in VIVA Online kunnen uw bestaande en nieuwe cliënten op een moderne en eenvoudige wijze een afspraak maken bij uw praktijk. De Online Agenda is geoptimaliseerd voor het gebruik op mobiele telefoons, dé plek waar de meeste mensen hun s lezen. Uw cliënten komen in de Online Agenda via een link op uw website of via een persoonlijke link in een bericht van uw praktijk, betreffende bijvoorbeeld een entingsverzoek. De cliënt maakt zelf een afspraak in de Online Agenda. Deze is realtime gesynchroniseerd met VIVA Online waardoor de afspraak onmiddellijk zichtbaar wordt en het tijdstip gereserveerd wordt. 2

4 2.Voorbereiding Wanneer u ervoor gekozen heeft om gebruik te maken van de module Online Agenda in VIVA Online, zult u een ontvangen van een van onze medewerkers over welke informatie wij van u nodig hebben. U kunt namelijk zelf kiezen voor welke vestiging(en) uw cliënten online een afspraak kunnen maken, welke dagen en tijden beschikbaar zijn voor het maken van online afspraken en hoeveel dagen er beschikbaar zijn om afspraken in te plannen. Daarnaast kunt u zelf kiezen voor welke categorieën uw cliënten online een afspraak kunnen maken, bijvoorbeeld nagels knippen of hechtingen verwijderen. Uw cliënt kan deze categorieën zien bij het maken van een afspraak. Wanneer uw cliënt voor iets anders een afspraak wil maken, zal hij/zij telefonisch contact op moeten nemen met uw praktijk voor het maken van een afspraak. Onze medewerkers zullen ervoor zorgen dat op de dag van training de Online Agenda naar uw wensen is ingesteld. 3

5 3. Agenda categorieën (synchronisatie) U kunt per categorie instellen of u deze wilt synchroniseren met de Online Agenda of niet. Op het moment dat u ervoor kiest om de categorie te synchroniseren, houdt dat in dat uw cliënten tijdens het maken van een Online Agenda afspraak deze categorie als afspraakreden kunnen kiezen. De categorieën die aangevinkt zijn worden gesynchroniseerd met de online agenda, de categorieën die niet aangevinkt zijn worden niet gesynchroniseerd met de Online Agenda. Zodra u op Synchroniseren klikt, worden de aanpassingen daadwerkelijk gesynchroniseerd met de Online Agenda De resolutie van de Online Agenda staat standaard op 5 minuten, deze kunnen wij op uw verzoek aanpassen. De resolutie kan dus verschillen per praktijk. Per categorie kunt u vervolgens zelf aangeven hoeveel blokken van een bepaalde resolutie aangehouden moeten worden. Tevens kunt u instellen hoeveel extra blokken er gerekend moeten worden voor een extra dier van dezelfde eigenaar. Stel de resolutie is 5 minuten en er wordt voor een consult twee blokken aangehouden, dan duurt de afspraak voor één dier 10 minuten. Voor een extra dier kan er een extra blok ingesteld worden. Zo kan een consult voor één dier bijvoorbeeld twee blokken (10 minuten) duren en kan een consult voor twee dieren van dezelfde eigenaar bijvoorbeeld drie blokken (15 minuten) duren. 4

6 4. Dagelijks gebruik Online Agenda Er zijn twee manieren om een Online Agenda afspraak te maken. De praktijk kan een link op de praktijkwebsite zetten of een persoonlijke link mee sturen in een of bij een oproep. 4.1 Link op de praktijk website De cliënten kunnen via een link op de website van de praktijk het afspraken scherm van de Online Agenda openen. Hier kan de klant zelf zijn NAW gegevens invoeren. In VIVA Online agenda is de afspraak dan te zien met de ingevulde gegevens. VIVA Online koppelt hier echter geen medisch dossier aan. Door op de agenda afspraak te klikken kunt u een nieuwe klant aanmaken of de juiste bestaande klant erbij zoeken. 5

7 4.2 Persoonlijke link Een andere mogelijkheid is om bestaande klanten een persoonlijke link te sturen. De link kan als contextterm aan de template voor oproepen of aan een vanuit het medisch dossier worden toegevoegd Via oproepbeheer In de template voor oproepen kunt u de link voor de Online Agenda toevoegen via een context term, zie onderstaande afbeelding. 6

8 4.2.2 Via en medisch dossier Bij het versturen van een vanuit de dierdocumenten kunt u ook een context term met de link voor de online agenda toevoegen. In de agendagroep Online Agenda in VIVA Online worden de gemaakte afspraken toegevoegd. In de onderstaande afbeelding is de eerste afspraak (1) gemaakt via een persoonlijke link. Hier ziet u dat VIVA Online de gegevens van de cliënt/het dier heeft gekoppeld aan de gemaakte afspraak. De tweede afspraak (2) is gemaakt via de website van de praktijk. Wanneer u op deze afspraak klikt vindt u alle gegevens die de cliënt heeft ingevuld, echter zijn deze nog niet gekoppeld aan een cliënt/dier in VIVA. Via het afspraakvenster wat geopend wordt zodra u op de afspraak klikt, kunt u alsnog de juiste cliënt en het dier aan de afspraak toevoegen of een nieuwe cliënt of dier aanmaken en vervolgens koppelen. Wanneer er per uitzondering op een bepaalde dag van de online agenda geen afspraak gemaakt kan worden, denkt u bijvoorbeeld aan bepaalde feestdagen, dan kunt u in de Online Agenda een afspraak inplannen die de hele dag duurt. Als gevolg is het voor cliënten niet meer mogelijk om voor die dag een afspraak te maken. 7