Handleiding patiëntportaal

Transcriptie

1 Handleiding patiëntportaal Huisartspraktijk de Ruiter Inhoud Handleiding patiëntportaal... 1 Registreren... 2 Voordat u begint... 2 Een account aanmaken... 2 Registreren... 3 Bevestig uw account... 4 Gefeliciteerd, u heeft uw account aangemaakt... 5 Uw account koppelen met uw medische gegevens... 5 Koppeling activeren... 5 Verificatie... 6 Gebruik maken van de online services... 7 Sessiecodes... 7 Uw veiligheid... 7 Uw gegevens... 8 Er verschijnt rechtsboven dan een klein nieuw scherm met de volgende informatie:... 8 Het Patiëntportaal... 9 Recepten aanvragen... 9 Medicatieoverzicht... 9 Zoekfunctie Filteren op Herhaalrecept aanvragen Recept aanvragen Bestelling plaatsen Afspraak inplannen Uw afsprakenoverzicht Een econsult starten Uw econsult is beantwoord Tot slot

2 Registreren Voordat u begint Deze handleiding beschrijft hoe u zich als patiënt kunt registreren op de website van huisartspraktijk ZD.G. de Ruiter. Vervolgens wordt uitgelegd hoe u digitaal een afspraak of econsult met de huisarts kunt plannen, of een herhaalrecept kunt aanvragen. Controleer, voordat u zich registreert, eerst het volgende: - Heeft u toegang tot internet? Zonder een werkende internetverbinding kunt u geen gebruik maken van de online services op de website van onze praktijk. - Heeft u een eigen adres? Elke patiënt die zich op de website wil registreren heeft een eigen adres nodig. Dit geldt ook voor kinderen. In het kader van privacywetgeving is het niet mogelijk om één adres te gebruiken voor meerdere personen. adressen zijn eenvoudig aan te maken via gratis diensten als Gmail, Yahoo en Windows Live. Om de te website openen klikt u op de volgende link: De website van onze praktijk ziet er als volgt uit: Een account aanmaken Om gebruik te kunnen maken van de online services op de website moet u zich eerst registreren door een account aan te maken. Druk hiervoor links in de menubalk op de tekst 'Patiëntportaal': Op de pagina die dan verschijnt kunt u zich registreren. Klik hiervoor op onderstaand scherm op de tekst 'Klik hier om in te loggen'. 2

3 Registreren Op de pagina die dan verschijnt kunt u zich aanmelden: druk onder op de pagina op de groene button 'Maak een nieuw account aan'. Er verschijnt dan een nieuwe pagina op het scherm. 3

4 Let op dat: - u zelf toegang moet hebben tot het adres dat op deze pagina wordt ingevuld. Op dit adres ontvangt u straks de zogenaamde sessiecode die nodig is om bepaalde functies (afspraak inplannen, recept aanvragen) op de website te gebruiken. - uw adres óók uw gebruikersnaam is. - het telefoonnummer dat u invult ook het nummer is waarop u goed te bereiken bent; de praktijkassistente belt dit nummer om de aanmelding te bevestigen - u alle gegevens correct moet invullen. Mist er een veld of vult u gegevens in die niet kloppen met de informatie die bij ons in het systeem is vastgelegd, dan krijgt u een rode melding te zien. Deze melding helpt u om het formulier juist in te vullen. Bent u klaar met het invullen van de gegevens? Klik dan onderaan pagina op de knop 'Account aanmaken'. Er verschijnt daarna een bericht op het scherm dat u een mail gaat ontvangen. Sluit de webpagina en ga naar uw mailbox. Bevestig uw account Druk in het mailbericht op de tekst 'Activeer nu uw account'. Op deze wijze bevestigt u dat u een account wilt aanmaken én dat het adres dat u heeft opgegeven, echt van u is. Let op: deze bevestiging moet binnen 24 uur geactiveerd worden. Bevestig het account daarom direct nadat u de mail ontvangen hebt. 4

5 - Ontvangt u geen bericht? Controleer dan eerst uw postvak 'Ongewenste E- mail'. Treft u de mail daar aan? Dan kunt u alsnog de hyperlink aanklikken om uw account te bevestigen. Doet u dit na 24 uur wachten? Dan werkt de link niet meer. In dat geval moet u zich opnieuw registreren. - Ontvangt u helemaal geen ? Dan kan het zijn dat u wellicht het adres verkeerd heeft ingevoerd bij de registratie. Probeert u zich nogmaals te registreren met het juiste adres. Gefeliciteerd, u heeft uw account aangemaakt Nadat u uw account heeft bevestigd, bent u ingelogd. Als u de volgende keer naar de website van huisarts de Ruiter gaat kunt u een afspraak gaan inplannen, een herhaalrecept gaan aanvragen of een E-consult sturen naar de praktijk. Hoe dit alles in zijn werk gaat wordt hierna uitgelegd. Eerst wordt nog uitgelegd hoe uw medisch dossier wordt gekoppeld aan het account dat u zojuist heeft aangemaakt. Uw account koppelen met uw medische gegevens Koppeling activeren Vanaf dit moment kunt u zelf inloggen op de website. 5

6 - Bewaar uw wachtwoord en gebruikersnaam goed. Raakt u uw wachtwoord toch kwijt? Neem dan contact op met de assistente. Zij kan uw aanmelding verwijderen. Daarna zult u zich wel opnieuw moeten aanmelden op de website. Uw account is op dit moment echter nog niet gekoppeld met uw medische gegevens. U ontvangt daarom op het scherm een melding als u voor de eerste keer op de website het Patiëntportaal selecteert en gaat inloggen. Deze melding verdwijnt pas als uw medisch dossier gekoppeld is aan uw account. Om dit te realiseren neemt u telefonisch contact op met de assistente of bezoekt u de praktijk. De assistente zal u dan ook vragen naar uw BSN nummer. Zog dat u deze dus bij de hand heeft als u belt of de praktijk bezoekt. Verificatie Pas als uw identiteit is gecontroleerd door de assistente, kunt u de aan u toegewezen functies op de website gaan gebruiken. Zolang bovenstaande melding op het scherm verschijnt kan u het Patiëntportaal nog niet gebruiken.. De assistente gaat u bellen op het telefoonnummer dat is opgegeven bij het aanmaken van het account. Zij zal ook vragen naar uw BSN nummer. Zorg dus dat u deze bij de hand hebt als de assistente belt. Na afloop van het telefoongesprek koppelt de assistente uw account aan uw medisch dossier. Vanaf dat moment kunt u gebruik gaan maken van het Patiëntportaal en de volgende functies gaan gebruiken: - Nieuw consult starten - Recepten aanvragen - Afspraak maken Nadat u succesvol bent geregistreerd én ook uw medische gegevens zijn gekoppeld, kunt u gebruik gaan maken van de online services op onze website. De bevestiging dat uw dossier gekoppeld is ontvangt u via de mail. 6

7 Gebruik maken van de online services Sessiecodes Omdat wij uw privacy willen garanderen werken wij op de website met sessiecodes. Deze codes heeft u, elke keer als u inlogt op de website, nodig om de online services op de website te kunnen gebruiken. Nadat u uw gebruikersnaam (= adres) en wachtwoord heeft ingetoetst op de website verschijnt het volgende bericht op het scherm: uw mailadres - De sessiecodes komen op uw adres binnen. Komen ze niet in uw Postvak-In binnen? Dan vindt u ze soms terug in de map 'Ongewenste ' van uw e- mailprogramma. - Sessiecodes zijn maar één keer geldig. U ontvangt bij elke nieuwe actie op de website een nieuwe sessiecode. - Sluit vooral niet het scherm waar de sessiecode wordt gevraagd! Als u naar uw programma gaat om de sessiecode op te halen, open dan een nieuw scherm in uw browser. U kunt de internetbrowser wél minimaliseren met het _ icoontje. Als u echter de pagina waarop de sessiecode gevraagd wordt sluit, dan is de sessiecode die is verzonden naar uw adres niet meer geldig! - Als de sessiecode pagina op de website opnieuw wordt geopend, ontvangt u óók een nieuwe sessiecode op uw adres. - U kunt geen oude sessiecodes gebruiken. Als een sessiecode eenmaal gebruikt is dan kunt u de bijbehorende verwijderen. Wanneer u de zojuist binnengekomen sessiecode op bovenstaand scherm heeft ingevuld klikt u op de knop Inloggen. Uw veiligheid Uw gegevens bevinden zich binnen een zogenoemde SSL (Secure Sockets Layer) verbinding. Een SSL verbinding zorgt ervoor dat gegevens versleuteld uitgewisseld worden. 7

8 Daardoor zijn de online services veilig om te gebruiken zonder dat er anderen kunnen meekijken. U herkent deze veilige verbinding in de menubalk aan de 's' bij Uw gegevens Uw persoonlijke gegevens kunt u veranderen als u bent ingelogd. Dat kunt u doen via 'Mijn Account'. Klik hiervoor op de afbeelding rechtsboven op het scherm: Er verschijnt rechtsboven dan een klein nieuw scherm met de volgende informatie: Mijn gegevens: als u deze optie selecteert verschijnt een nieuw scherm waarop u uw persoonlijke gegevens kunt aanpassen. Uitloggen: selecteert u de optie 'Uitloggen' dan verlaat u het Patiëntportaal. In dat geval moet u weer opnieuw inloggen (en er wordt dan ook weer een nieuwe sessiecode toegestuurd). 8

9 Het Patiëntportaal Op het startscherm van het portaal selecteert u eerst wat u wilt gaan doen. U maakt uw keuze door één van de onderstaande groene blokken te selecteren: Herhaalrecepten Afspraken (E-) Consulten Recepten aanvragen Medicatieoverzicht De eerste online service die wij toelichten is die van het online aanvragen van herhaalrecepten. De titel zegt het eigenlijk al, u kunt alleen herhaalmedicatie (medicijnen die u al gebruikt), via deze weg aanvragen. Uw huisarts bepaalt de definitie van herhaalmedicatie en hoe lang deze nog voor u zichtbaar is. - Deze informatie over medicatie komt rechtstreeks van uw huisarts. Neemt contact op met uw huisarts als u vragen heeft over de inhoud van uw medicatieoverzicht. - De huisarts kan uw medicatie aanvraag weigeren. - U ontvangt op uw adres een bevestiging dat u een aanvraag voor medicatie heeft gedaan. In de mail wordt niet vermeld wat u heeft aangevraagd. U kunt na de aanvraag wel een overzicht van de bestelde medicatie downloaden. - U kunt geen herhaalrecepten voor een andere persoon aanvragen op uw account. - Bij misbruik kan uw huisarts uw account verwijderen. In de praktijk gelden de volgende regels voor het aanvragen van een herhaalrecept via de website: - Recepten die vóór uur zijn aangevraagd kunt u de volgende werkdag na uur ophalen bij uw apotheek. 9

10 Nadat u bent ingelogd en de juiste sessiecode heeft ingevoerd, klikt u in bovenstaand scherm op 'Herhaalrecepten'. U medicatieoverzicht verschijnt dan op uw scherm: Zoekfunctie Met behulp van de zoekfunctie 'Mist u medicatie' kunt u medicatie die u mist in de lijst opzoeken: soms heeft een medicijn op uw medicatieoverzicht bijvoorbeeld ook een andere naam. Komt u er toch niet goed uit? Neem dan contact op met de assistente. 10

11 Filteren op Midden op het scherm ziet u de tekst 'Filteren op'. Als u daarachter klikt ziet u dat er een zoekscherm openklapt. Op deze wijze kan u zelf bepalen welke medicatie in het scherm getoond wordt. Alle medicatie of alleen de medicatie die in de laatste paar maanden aan u verstrekt is. Herhaalrecept aanvragen Als achter een medicijn de knop 'Toevoegen' geactiveerd is dan kunt u het medicijn opnieuw bestellen. Kan dat niet dan wordt dit ook vermeld. Het medicijn kan in dit geval niet via de website opnieuw besteld worden. Wilt u het recept toch herhalen? Neem dan contact op met de assistente. Recept aanvragen Druk op de toets 'Toevoegen' als u een recept wilt gaan herhalen. U ziet dat de tekst achter het medicijn dan wijzigt in 'Toegevoegd'. Door te drukken op de tekst 'Toch niet' kunt u uw bestelling weer terugdraaien. U ziet dat, midden op het scherm, dat het geselecteerde medicijn inmiddels is toegevoegd aan de aanvraaglijst. Wilt u nog een medicijn herhalen? Druk dan ook hier op de knop 'Toevoegen'. Via de toets 'Aanvragen' gaat u naar de aanvraaglijst waar u uw bestelling nog even kan controleren voordat deze wordt verstuurd. Als u op de tekst '+ Opmerking toevoegen' klikt kunt u ook nog een opmerking plaatsen bij een medicijn dat u bestelt. Wilt u een reactie op uw opmerking? Neem dan contact op met de assistente. 11

12 Bestelling plaatsen Via de toets 'Aanvragen' plaatst u uw bestelling. Na het indrukken van deze toets volgt nog een controlescherm: Via de knop 'Aanvragen' plaatst u uw bestelling. U krijgt direct daarna op uw scherm en ook via de mail een bevestiging van uw bestelling. In de mail wordt geen melding gedaan van de inhoud van uw bestelling. Wilt u overzicht houden van wat u heeft besteld? Klik dan op het volgende scherm op de tekst 'Download uw aanvraag (PDF)'. U ontvangt dan direct een overzicht van uw bestelling. Dit bestand kunt u opslaan op uw PC. 12

13 Als u na de bestelling via de toets Terug naar medicatieoverzicht' terugkeert naar medicatieoverzicht dan ziet u dat de medicijnen die u net heeft besteld op dit moment niet opnieuw door u aangevraagd kunnen worden. De zojuist geplaatste bestelling moet eerst door de arts goedgekeurd worden voordat het recept opnieuw via de website besteld kan worden. 13

14 Afspraak inplannen De volgende online service die wij toelichten is 'online een afspraak maken met uw huisarts of met één van de andere medewerkers in onze praktijk. Met behulp van de webagenda kunt u voortaan zelf online afspraken uw afspraken inplannen. - De Webagenda is niet bedoeld voor urgente of spoedeisende zaken. Indien u twijfelt over de ernst van uw klacht, neem dan altijd telefonisch contact op met de huisartsenpraktijk. - De termijn om afspraken via de website in te plannen is 24 uur. Het is dus niet mogelijk om via de website afspraken voor dezelfde dag in te plannen. Bel in dat geval de praktijkassistente. U kunt een afspraak maken door op het startscherm van het portaal op de knop Afspraken te klikken. Het volgende scherm wordt dan aan u getoond: Via de toets 'Nieuwe afspraak' kunt u uw afspraak gaan inplannen. - Kies eerst een agenda. Boven de agenda kunt u selecteren met welke medewerker u een afspraak wilt gaan inplannen. Na selectie wordt de agenda van de betreffende medewerker gepresenteerd op het scherm. In dit voorbeeld tonen we hoe u online een afspraak maakt met huisarts de Ruiter. - Als er op een dag/week geen groene blokken (zie onderstaande afbeelding) beschikbaar zijn, kunt u op deze dag/in deze week geen afspraak maken met de door u geselecteerde medewerker. - U kunt de volgende week bekijken met behulp van de pijltjesknoppen ( < en >). - U kunt via de website alleen afspraken van 10 minuten inplannen. Wilt u meer dan 1 klacht met de huisarts bespreken? Plan dan uw afspraak in via de assistente. - Chirurgische ingrepen kunnen niet via de website ingepland worden. Deze afspraken worden altijd via de assistente gemaakt. 14

15 In dit voorbeeld tonen we hoe een afspraak wordt ingepland op 28 juni. Als u met uw muis beweegt over het groene blok op de dag waarop u een afspraak wilt gaan inplannen wordt met via een melding getoond hoeveel afspraak momenten op deze dag nog 'vrij' zijn. Door op het groene blok te klikken kunt u gaan vastleggen op welke tijd van de dag u een afspraak met de arts wilt gaan inplannen. 15

16 In het voorbeeld hierboven zijn meerdere afspraken beschikbaar. Elk beschikbaar tijdstip wordt via een groen blok met de tekst 'Afspraak maken' aangegeven. Wilt u een afspraak inplannen? Klik dan op het gewenste tijdstip op de tekst 'Afspraak maken'. Op het volgende scherm worden dan de details van de afspraak (dag, tijdstip en gekozen arts) getoond. Noteer in het tekstveld waarom u de arts wilt bezoeken. Probeer dit kort weer te geven. Als niet duidelijk is wat de reden is voor een bezoek aan de praktijk, zal de assistente contact met u opnemen. Zorg daarom dat u in de periode tussen aanvraag en bezoek aan de praktijk telefonisch bereikbaar bent.druk tot slot op de knop 'Afspraak bevestigen'. Uw afspraak is dan gemaakt. Uw afsprakenoverzicht Via de knop 'Afspraken Overzicht' kunt u zien welke afspraken zijn ingepland. U ziet dat de zojuist gemaakte afspraak met dr. de Ruiter nu getoond wordt op het afsprakenoverzicht. Na afloop van de afspraak zal deze getoond worden in de lijst 'Afspraken uit het verleden'. - U kunt uw afspraak wijzigen door te klikken op de afspraak. Op het scherm dat dan verschijnt kiest u dan voor 'Deze afspraak wijzigen' of 'Deze afspraak annuleren'. 16

17 Kiest u voor wijzigen dan wordt direct het scherm getoond waar u een nieuwe afspraak kunt gaan inplannen. Klikt u nu op het groene blok dan verschijnt een nieuw scherm waar de beschikbare mogelijkheden getoond worden om de gemaakte afspraak naar te verplaatsen. U ziet dat er nu ook achter de beschikbare tijdsblokken 'Afspraak verplaatsen' staat terwijl er de vorige keer toen u de afspraak ging inplannen: 'Afspraak inplannen' stond. Kies een nieuw tijdstip en/of dag. U krijgt na het wijzigen op het scherm en via de mail een bevestiging dat het wijzigen van de afspraak is gelukt. - Als het niet lukt om de afspraak te wijzigen, neem dan contact op met de assistente. - Bij misbruik kan uw huisarts uw account verwijderen. 17

18 econsult Een econsult starten De laatste online service die in deze handleiding wordt besproken is het econsult. Met deze service kunt u via de veilige verbinding en vanuit uw eigen account vragen stellen aan uw huisarts. - Deze service is niet geschikt voor urgente of spoedeisende zaken. - Niet-medisch gerelateerde vragen worden door uw huisarts niet beantwoord. - U kunt uitsluitend vragen stellen die over uzelf gaan. Vragen over een andere persoon uit uw gezin kunt u wel stellen, maar in dat geval moet u het account gebruiken van die persoon. - Heeft u een klacht waarbij het waarschijnlijk is dat ook lichamelijk onderzoek moet plaatsvinden? Maak dan een afspraak in de praktijk. Dit kan via de website of telefonisch via de praktijkassistente. U start een econsult door op het startscherm van het Portaal op de knop 'Consulten' te drukken. De volgende pagina verschijnt dan: Klik op de toets 'Nieuw consult starten' als u digitaal een vraag wil stellen aan één van de medewerkers in onze praktijk. U kunt bijvoorbeeld vragen stellen over de volgende onderwerpen: - Advies of vraag over leefstijl - Vragen over medicijnen - Vragen over (uitslagen van) onderzoek - Vragen over een eerder bezoek aan de huisarts - Controle en beleid bij chronische aandoeningen 18

19 Kies eerst de medewerker waar u een vraag aan wilt gaan stellen. Vul daarna het onderwerp van uw vraag in en uiteraard uw vraag. Klik vervolgens op de knop 'Versturen'. De medewerker ontvangt uw vraag in ons systeem en zal deze zo snel als mogelijk (op werkdagen) gaan beantwoorden. Hou er rekening mee dat sommige medewerkers in onze praktijk parttime werken. Het kan in dat geval meerdere dagen duren voordat u een reactie krijgt. U ontvangt een bevestiging als uw consult verstuurd is naar de medewerker. Uw econsult is beantwoord Als het econsult door de huisarts beantwoord is, ontvangt u een melding op uw adres. Om het antwoord te kunnen bekijken logt u in op de website. U ziet, nadat u uw vraag heeft verstuurd naar de huisarts, dat er op het consultoverzicht een nieuw item is toegevoegd. Op deze plaats ziet u ook wanneer een antwoord van de medewerker is binnengekomen. Een ongelezen bericht wordt aangeduid met een geel envelopje. 19

20 Klik op het ongelezen bericht om het antwoord op uw vraag te kunnen lezen: - U kunt niet op een antwoord van de medewerker reageren. Levert het antwoord u verdere vragen op, dan kunt u een nieuw Consult starten of contact opnemen met de huisartsenpraktijk. - Uw consulten blijven bewaard voor bepaalde tijd. Daardoor kunt u altijd eerdere vragen en antwoorden inzien. - Bij misbruik kan uw huisarts uw account verwijderen. Tot slot Wij wensen u succes met het gebruik van deze extra online service. Mocht u vragen hebben over deze handleiding of nadere toelichting wensen, dan kunt u contact opnemen met de praktijkassistente. 20