Nota van B&W. Onderwerp In Control Verklaring Portefeuilehouders dr. Tom Hom, dr. Derk Reneman, drs. Ap Reinders

Transcriptie

1 gemeente Haarlemmermeer Nota van B&W Onderwerp In Control Verklaring 2016 Portefeuilehouders dr. Tom Hom, dr. Derk Reneman, drs. Ap Reinders Collegevergadering 6 juni inlichtingen M. van der Valk ( ) Registratienummer Samenvatting Duurzaam in Control (DinC) was in 2016 gericht op het in control komen op vijf deelprocessen. Deze In Control Verklaring (ICV) is het sluitstuk van het verbetertraject DinC Met ingang van 2017 is de verantwoordelijkheid voor het programma DinC belegd in de lijnorganisatie. We gaan door met DinC en komen beter in control door jaarlijks een aantal nieuwe processen aan te wijzen die we met een gerichte aanpak verbeteren. Met deze leergerichte en stapsgewijze aanpak werken we op een beheersbare en behapbare wijze toe naar het in control komen van de gehele organisatie. De jaarlijkse In Control Verklaring geeft aan op welke processen en op welke wijze we verbeteren en (beter) in control komen. Inleiding Verschillende onderzoeken in de periode toonden aan dat onze gemeente haar handelen, financiën en risico's onvoldoende beheerst. Met het programma Duurzaam in Control (DinC) (B&W 12 april 2016, ) streefden en streven we ernaar, met minder regels en door gericht, "vanuit de bedoeling", te werken aan verbeteringen om duurzaam in control te komen en te blijven. 1. Om vaart te maken en successen en enthousiasmerende resultaten te boeken, kiezen we voor een beperkte en precieze scope. Voor het jaar 2016 formuleerden we verbeterdoelstellingen voor vijf kernprocessen (pijlers) die leiden naar vijf In Control Verklaringen (ICV) bij de Jaarrekening Met het verstrekken van de In Control Verklaring 2016 tonen we zelf aan, zonder voorafgaand oordeel van de accountant, dat wij "in control" zijn over de vijf pijlers. De verklaring geeft aan dat we weten hoe het gaat. Dat we weten wat goed, maar ook wat minder goed gaat. En welke acties of interventies zijn of worden ingezet op plekken waar het minder goed gaat. Vijf pijlers 2016 waar partiële ICV-en over afgegeven zijn: 1. Investeringsprojecten waar kredieten onderdeel van uitmaken 2. Garantstellingen 3. Inkoop en aanbestedingen 4. Schuldpositie 5. Jaarrekening(proces)

2 Volgvel 2 Totstandkoming ICV De In Control Verklaring 2016 is het resultaat van een intensief traject. In het programmaplan (X Programmaplan Duurzaam in Control) zijn voor alle pijlers zowel resultaatafspraken als activiteiten vastgelegd. Met een interne audit is beoordeeld of deze resultaatafspraken zijn behaald en of de activiteiten zijn uitgevoerd en, indien mogelijk, geborgd. De afgegeven partiële ICV-en en het auditrapport zijn uitgebreidere en meer gedetailleerde bedrijfsrapportages en vormen de onderlegger op grond waarvan deze In Control Verklaring wordt afgegeven. De activiteiten en resultaatafspraken vormen de basis voor de ICV. Over dit gedeelte kan een cluster aangeven of zij in control is. De belangrijkste punten zijn op hoofdlijnen in deze ICV opgenomen. Opbouw In Control Verklaring De ICV is tot stand gekomen aan de hand van drie activiteiten (zie onderstaande tabel). In onderstaand figuur zijn de activiteiten en documenten weergegeven en is beknopt de inhoud van de documenten weergegeven. Concept partiële ICV: De eerste versie die door de clusters is ingeleverd. In deze verklaring hebben clustermanagers beschreven in hoeverre zij hun ten doel gestelde activiteiten en resultaten hebben behaald en geborgd. Tevens of zij zich in control achten op de benoemde pijlers. Op deze concept versie is de onafhankelijke audit uitgevoerd. ConceptICV Audit ~ IHDefinitieve ICV Bevindingen van de audit: Een interne integrale audit is uitgevoerd op de verschillende concept ICV's. Definitieve partiële ICV: De clustermanager en directeur hebben kennis genomen van de bevindingen en aanbevelingen uit het auditrapport. De definitieve ICV is de ondertekende ICV, eventueel inclusief een reactie van de clustermanager en directeur op het rapport. Deze drie onderdelen tezamen vormen de ICV ICV 2016: op grond van de 5 partiële definitieve ICV-en en het auditrapport heeft de directie een integrale definitieve ICV afgegeven en ter besluitvorming aangeboden aan ons college. Op grond van deze ICV van de directie, geven wij deze integrale ICV 2016 af.

3 Volgvel 3 Hoofdlijnen partiële ICV-en en auditrapport Leeswijzer figuren Voor iedere pijler is een schematische weergave opgenomen. In de figuur staat het doel beschreven en een samenvatting van de activiteiten die hebben plaatsgevonden (status). Ten slotte geeft de figuur de activiteiten vanuit het programmaplan weer. Pijler 1: Investeringsprojecten waar kredieten onderdeel van uitmaken In control zijn van de Investeringen en grote projecten door het informeren van de directie, ons college en de raad, het ontwikkelen van een regeling investeringsprojecten en deze te borgen in de Financiële Verordening. De Financiële verordening en regeling investeringsprojecten zijn besproken in de auditcommissie en vastgesteld (d.d ). De maandelijkse rapportage aan de directie met de financiële stand van zaken over de investeringskredieten is sinds november 2015 in werking. Er is in beeld wie de belanghebbenden zijn en wat de gewenste verandering is per gebied als het gaat om houding en gedrag. Dit wordt per domein opgepakt. Ook ontwikkelen we een plan om de adviesfunctie (van alle adviseurs bedrijfsvoering) verder te professionaliseren. Dit draagt bij aan het gewenste gedrag op alle pijlers. Figuur 1. Investeringen Investeringen/ grote projecten 1.1. Maandelijkse rapportage aan directie opzetten 1.2. Financiële verordening en regeling investeringsprojecten Opzetten halfjaarlijkse rapportage Meerjaren Perspectief Investeringen (MPt] AA / Verandering van houding en gedrag Stakeholdersanalyse Overzicht van gewenste veranderingen por stakeholder Actieplan per stakeholder Ontwikkeling van de adviesfunctie bij de bedrijfsvoenngsclusters

4 Volgvel 4 Pijler 2: Garantstellingen In control zijn van de garantiestellingen door het ontwikkelen van garantiebeleid en het invoeren van aanvullende checks en activiteiten. Onze garanties zijn in maart 2015 doorgelicht en gecheckt op volledigheid. Er is een nieuw garantiebeleid vastgesteld en de procedures zijn (op verschillende niveaus) aangescherpt. Figuur 2. Garantiestellingen 2.1. Doorlichting garanties, check op volledigheid Nieuw garantiebeleid opstellen // 2.3. / Collegebesluitenlijst in werkproces beheerder garanties Aangescherpte procedure Garantiestellingen Beoordeling jaarrekeningen door V garantiebeleid opstellen Opvragen saldibiljetten bij banken en instellingen k \ financieel specialisten. Verbeteren werkproces brieven van bank Versterken strategisch garantiebeheer Pijler 3: Inkoop en aanbestedingen Voor deze pijler zijn er ICV-en afgegeven door de navolgende teams en clusters: Team Inkoop lnfo+ Projecten Beheer & Onderhoud Team Inkoop Inkoop heeft een bijdrage geleverd met acties op het gebied van Beleid en Regelgeving, Structuur en Cultuur (houding en gedrag). Van belang is dat de lijn een eigen verantwoordelijkheid draagt voor de verbeteringen. Inkoop is verantwoordelijk voor het faciliteren van de lijn. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is geëvalueerd. Het Mandaatbesluit is aangepast en de algemene subsidieverordening wordt aangepast. Een verscherping van het werkproces inkoop en subsidies is onderhanden. Rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn per oktober 2015 aangepast. Om het inkoop- en aanbestedingsbeleid goed te borgen in de organisatie hebben we inkoopverbeterplannen opgesteld. In samenwerking met lijnclusters zijn workshops georganiseerd om het bewustzijn en kennis van inkoop verder te blijven ontwikkelen.

5 Volgvel 5 Figuur 3. Inkoop-en aanbestedingen BeleKSevdkjatKt Inkoop en Aanoestodrtg Aanpassing Au j. u Sut in Verorötenng (ASV) Aanpassing van l»ot Mdndaatbeslurt Mieuw werkproces inkoop en subsidies Besluit Hollon. laken en Verantvioordebikheden (R1V) Cluslenn koopplan, WJI Inkoop en aanbesteding 2.4. Haarternrrterrneers Inkoopptotossionalisoiings project (HIP) lnfo+ Begin 2016 heeft cluster lnfo+ samen met cluster Inkoop & Juridische Zaken een inkoopverbeterplan uitgewerkt. Het doel van dit verbeterplan is ervoor te zorgen dat de uitgaven van lnfo+ beheersbaar worden en blijven, en dat alle inkopen voor het cluster lnfo+ doelmatig en rechtmatig geschieden. Hiervoor zijn in het verbeterplan procesafspraken gemaakt en een aantal acties in gang gezet. De activiteiten en resultaatafspraken die benoemd zijn in het programmaplan , zijn op één afspraak na allen behaald. De openstaande resultaatafspraak behoeft uitsluitend nog afstemming binnen het management. Projecten De voormalige eenheid Projecten & Planeconomie (P&P) is middels het programma Duurzaam in Control gestart om toe te werken naar een situatie waarin we in control zijn. Dit doen we door de In Control Verklaring af te geven. De eenheid P&P is op 31 december 2016 gesplitst en opgegaan in de nieuwe clusters Projecten en Grond- & Vastgoedzaken. Met deze ICV geven we aan dat we in control zijn de pijler Inkoop en Aanbestedingen.

6 Volgvel 6 Begin 2016 heeft de voormalige eenheid P&P samen met cluster Inkoop & Juridische Zaken een inkoopverbeterplan uitgewerkt. Doel van dit verbeterplan was ervoor te zorgen dat de uitgaven van P&P beheersbaar worden en blijven, en dat alle inkopen voor de eenheid doelmatig en rechtmatig geschieden. Verder zijn er resultaatafspraken gemaakt ten einde in 2016 op gebied van Inkoop en Aanbestedingen in control te zijn. Daarover is driemaal gerapporteerd aan de auditcommissie via de voortgangsrapportages. Deze In Control Verklaring vormt de afronding van de rapportage over De activiteiten die zijn benoemd en resultaatafspraken die gemaakt zijn in het programmaplan zijn op één afspraak na alle behaald. De openstaande resultaatafspraak behoeft ondersteuning vanuit team Inkoop. Beheer en Onderhoud Begin 2016 heeft cluster Beheer en onderhoud samen met cluster Inkoop & Juridische Zaken een inkoopverbeterplan uitgewerkt. Doel van dit verbeterplan is ervoor te zorgen dat de uitgaven van Beheer en Onderhoud beheersbaar worden en blijven, en dat alle inkopen voor het cluster Beheer en Onderhoud doelmatig en rechtmatig geschieden. Hiervoor zijn in het verbeterplan procesafspraken gemaakt en een aantal acties in gang gezet. De activiteiten en resultaatafspraken die benoemd zijn in het programmaplan , zijn op één afspraak na alle behaald. De openstaande resultaatafspraak betreft de invulling van de aanstelling van 3 fte contractmanagers, waarvan 2,5 fte is gerealiseerd. Pijler 4: Schuldpositie In control komen van de schuldenpositie door het informeren van de raad en het ontwikkelen van monitoringsinstrumentarium. Er is inzicht in de ontwikkeling van onze schuldpositie. De schuldpositie is opgenomen in de P&C-cyclus. Het monitorings-/ en sturingsinstrumentarium wordt ontwikkelt. Samen met de informatieve raadsbijeenkomst draagt dit bij aan de brede bewustwording bij college en raad. Figuur 4. Schuldpositie Opnemen in reguliere P&C-cyclus Schuldenpositie 3.3. Inzicht in ontwikkeling schuldenpositie Inrichten monitoringsinstrumentarium 3.4. Verandenng van houding en gedrag Stakeholdersanalyse Overzicht van gewenste veranderingen per stakeholder Actieplan per stakeholder

7 Volgvel 7 Pijler 5: Jaarrekening(proces) In control zijn van het proces van totstandkoming van de jaarrekening. We hebben geïnvesteerd in extra capaciteit voor het jaarrekening proces. De organisatie is nauwer betrokken bij het proces, er is veel aandacht voor communicatie en clusters worden beter ondersteund om de juiste informatie aan te leveren. Figuur S.Jaarrekening(proces) Investeren in extra capaciteit Verbeteren samenwerking Lijnorganisatie verantwoordelijk maken Actieve rol adviseur Werkafspraken met accountant Overlegstructuur met accountant bepalen Heldere afspraken tussen F&A en CC Jaarrekening 4.3. Verbeteren werkprocessen 4.4. Structurele interventies Intern coördinator aanstellen Verbeterproces aanlevering JR-controle Duidelijke werkprogramma's JR-controle Review op de opsteldossiers 4.5. Verandering van houding en gedrag Stakeholdersanalyse Overzicht van gewenste veranderingen per stakeholder Vervolgactieplan na JR 2015 Resultaat Door en met DinC werken we op een intensieve en resultaatgerichte manier aan de verbetering van de interne beheersing van onze organisatie. Wij kijken op een andere manier naar onze werkprocessen en formuleren verbeteringen. Dit heeft een grote gelijkenis met het bestaande proces rondom de Verbijzonderde Interne Controle. We kijken met DinC naar die processen die risicovol zijn maar (nog) niet zijn belegd in de VIC-onderwerpen. We geven extra aandacht, tijd en energie aan het lerende en

8 Volgvel 8 zelfcorrigerende vermogen van de organisatie, en sturen meer op resultaatgerichte verbeteringen. Terugblik We ervaren het afgelopen jaar als zeer intensief én positief. Het programma heeft de nodige andere en extra inspanningen van iedereen gevraagd en het heeft ons gesterkt in onze interne samenwerking. In de ICV-en zijn aantoonbare verbeteringen benoemd op het 'in control' komen op de vijf pijlers. In 2017 gaan we door met de gestelde verbeterambities om deze geheel af te kunnen ronden. Aanbevelingen audit over de vijf pijlers We hebben kennis genomen van de resultaten en de aanbevelingen door een uitgevoerde audit. We zijn content dat we als lerende organisatie onze afspraken en resultaten autonoom kunnen beoordelen en als input kunnen gebruiken voor onze leerdoelen. Onderlinge reflectie en advisering helpt in het verbeter- en ontwikkelproces. Hieronder zijn de aanbevelingen uit de genoemde audit weergegeven. Aanbevelingen audit Uit de auditwaarnemingen bleek dat de begrippen en daaruit volgende afspraken verschillend kunnen worden geïnterpreteerd en uitgevoerd. Deze onderlinge verschillen leidden tot verschillende verwachtingen van resultaten. 1 Formuleer activiteiten eenduidig. 2 Leg vast welke activiteiten en resultaatafspraken zichtbaar aantoonbaar gedocumenteerd moeten worden. 3 Maak afspraken wat de randvoorwaardes zijn wie verantwoordelijk is voor het opnemen van afwijkingen met betrekking tot wet- en regelgeving in welke ICV. 4 Maak afspraken welke en hoe concreet de risico's en verbeterpunten opgenomen dienen te worden in de ICV. Uit de auditwaarnemingen bleek dat er aanleiding is om kritisch te kijken naar welke acties er meegenomen gaan worden naar Bepaal of er activiteiten en resultaatafspraken in de ICV-en zijn aangemerkt als 'niet geborgd, omdat ze een eenmalig karakter hebben', die wel geborgd zouden moeten worden. 6 Inzichtelijk maken of de verschillen tussen de ICV-en en de uitgevoerde audit dienen te leiden tot verbeterpunten op de betreffende activiteiten en resultaatafspraken. Indien dit tot verbeterpunten leidt dit vastleggen. Uit de auditwaarnemingen bleek dat het proces van opstellen van de ICV zelf en het uitvoeren van de audit ook een groeitraject zijn. 7 Voer de audit gedurende het jaar uit, zodat het als input kan dienen ten behoeve van het op te stellen ICV. 8 Doorontwikkelen van de audit op de ICV-en en koppel deze aan het jaarlijkse controleplan en de bestaande controlemix. Leerpunten We herkennen de adviezen uit de audit en trekken de lering dat we nog meer als één organisatie moeten samenwerken. Ook mist binnen de organisatie op een aantal onderdelen een eenduidig kader en niet altijd zijn de rollen taken en verantwoordelijkheden voldoende (duidelijk) belegd. Het traject DinC legt deze zaken bloot en geeft een handvat om hieraan te kunnen werken. We nemen de aanbevelingen en maatregelen ter harte. Voor het overgrootste deel zijn hierop al acties ondernomen in

9 Volgvel 9 het traject "versterking lijnsturing" en "slagvaardig adviseren'. De verdere benodigde acties zullen we in de opvolgende DinC-rapportages 2017 toelichten. Vervolg In 2017 werken we verder met deze in control-systematiek. We werken toe naar een systemische ICV bij de Jaarrekening 2017 in het voorjaar van Dat wil zeggen dat we jaarlijks een nieuw aantal processen aanwijzen die we met een gerichte aanpak verbeteren en deze repeterende werkwijze continueren. Met deze leergerichte en stapsgewijze aanpak werken we op een beheersbare en behapbare wijze toe naar het in control komen van de gehele organisatie. De jaarlijkse In control Verklaring geeft aan op welke processen en op welke wijze we verbeteren en beter in control komen. De exacte ambitie en werkwijze zijn een groeipad. Het vervolg van DinC wordt beschreven in het Plan van Aanpak DinC (vaststelling juni 2017) en in de komende voortgangsrapportages DinC. We gaan komend jaar, binnen en buiten het programma DinC, verder met investeren in ons personeel met als doel de lerende organisatie te versterken zodat die zichzelf beter kan evalueren en verbeteren. Dat is een voorwaarde om beter in control te komen en in control te blijven. Middelen Aan de uitvoering van deze nota zijn, naast de beschikbare ambtelijke capaciteit, geen kosten verbonden. Gevolgen voor herindeling Haarlemmermeer - Haarlemmerliede en Spaarnwoude (preventief toezicht/beleidsharmonisatie) Financiële gevolgen gedekt binnen de begroting. De beslispunten van deze nota vallen niet onder het preventief toezicht in het kader van de samenvoeging, omdat met de financiële gevolgen rekening is gehouden in de vastgestelde en goedgekeurde programmabegroting. Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: 1. In te stemmen met de In Control Verklaring Deze nota ter informatie te zenden aan de raad. Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, namens dezen, de portefeuillehouders, ^