handleiding monteur gebruikers

Transcriptie

1 handleiding monteur gebruikers

2 versie handleiding Monteur gebruikers Handleiding monteur gebruikers Inhoudsopgave Menu Dashboard Opdrachten Archief Bestellingen en pakbonnen Bestellingen Pakbonnen Retouren Voorraadbeheer Agenda Gebruikersinstellingen Eigen gegevens Uitloggen en inloggen Extra Detail overzicht (opdracht) Wizard Zoekbalk Communicatie Pagina 3 Pagina 5 Pagina 5 Pagina 6 Pagina 6 Pagina 6 Pagina 8 Pagina 8 Pagina 9 Pagina 9 Inleiding Dit is een handleiding geschreven speciaal voor de monteur gebruikers werkzaam in het service management platform Insezo. In deze handleiding worden alle basisfunctionaliteiten uitgelegd. Indien er in de toekomst nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd zal deze handleiding gecorrigeerd worden. De meest recente versie kunt u altijd vinden op onze website, Er bestaat een kans dat u bepaalde functionaliteiten in deze handleiding niet in uw eigen account terugziet. Dit is afhankelijk van het bedrijf waarvoor u werkt. Oorzaak hiervan is dat bedrijven in Insezo soms extra modules gebruiken. Mocht u geen antwoord op uw vraag kunnen vinden in deze handleiding dan kunt u altijd contact opnemen met het Insezo team via [email protected] of via Hoe weet ik wat voor een gebruiker ik ben? Wanneer u bent ingelogd ziet u rechts bovenin de pagina Welkom,... Jan Jansen. Op de puntjes staat het type gebruiker. Bijvoorbeeld: Operator, Admin operator of Monteur. 2.

3 1. Dashboard Het dashboard is de eerste pagina die u ziet nadat u bent ingelogd in Insezo. Het dashboard kunt u zien als uitgangspositie voor uw werkzaamheden. Het dashboard kunt u zelf samenstellen. Het veld Gemarkeerde opdrachten staat echter vast in het dashboard. Dashboard zelf samenstellen. U kunt het dashboard naar eigen wens samenstellen. Dit doet u als volgt: Ga via het menu aan de linkerzijde naar Dashboard (of klik op het logo); Klik vervolgens achter Mijn Dashboard op het blauwe tandwiel icoontje ; Maak een selectie van wat u graag op uw dashboard wilt zien; Vervolgens kunt u onderin de velden verslepen en naar eigen wens een indeling maken; Klik op Wijzigen. U heeft uw persoonlijke dashboard succesvol aangepast. Klik nu nogmaals op het logo om het dashboard opnieuw te laden en uw wijzigingen te bekijken. Gemarkeerde opdrachten. U kunt in Insezo iedere opdracht markeren. U markeert een opdracht als u deze opdracht niet uit het oog wilt verliezen omdat u bijvoorbeeld iets van deze opdracht moet monitoren of omdat u ergens op wacht in de opdracht. Als u een opdracht markeert dan komt deze in het overzicht te staan van de gemarkeerde opdrachten in uw dashboard. U markeert een opdracht als volgt: 3.

4 Ga naar de opdracht door te klikken op het ordernummer; Klik in het menu aan de linkerzijde op Markeren. Als u dit heeft gedaan komt er een rood bolletje te staan achter Markeren in het menu. Markeren Als u de opdracht weer wilt demarkeren verricht u dezelfde handeling. Het rode bolletje verdwijnt, en de opdracht is niet meer terug te zien in het dashboard onder de gemarkeerde opdrachten. Als er iets met de gemarkeerde opdracht gebeurt zoals bijvoorbeeld een statuswijziging komt er in het dashboard, onder het veld Gemarkeerde opdrachten achter het ordernummer een blauw klok icoontje te staan. Wanneer de opdracht langer dan 5 dagen is gemarkeerd komt er een rood klok icoontje achter het ordernummer te staan. Wanneer u met uw muis op dit icoontje gaat staan, ziet u hoeveel dagen er na markering van de opdracht niets mee is gebeurd. Totaaloverzicht opdrachten. Alle opdrachten staan in een bepaalde fase. Deze kunt u vinden onder de pagina Opdrachten, maar ook via het handige totaaloverzicht op het dashboard. Via dit totaaloverzicht ziet u ook precies hoelang de opdrachten in de desbetreffende fase staan. In de eerste kolom (Fase) ziet u alle opdracht fases staan. Klik op de fase om alle opdrachten in die fase te bekijken. In de tweede kolom (Totaal) ziet u het totaal aantal opdrach- 4.

5 ten welke in die fase staan. Klik op het aantal om deze opdrachten te bekijken. In de daaropvolgende kolommen (<1 <3 <5 <10) ziet u het aantal opdrachten staan welke korter dan 1, 3, 5 of 10 dagen in de desbetreffende fase staan. Klik op het aantal om naar deze opdrachten te bekijken. Ook ziet u in de een na laatste kolom (>9) de opdrachten staan welke al langer dan 9 dagen in de desbetreffende fase staan. U kunt wederom klikken op het aantal opdrachten om deze opdrachten te bekijken. Bovenstaand geldt ook voor de overige totaaloverzichten (communicatie en extra fases). 2. Opdrachten Alle opdrachten in Insezo gaan door een aantal verschillende fases. Dit zijn fases als monteur toekennen of huisbezoek inplannen. Opdrachten (21) Wanner u in het menu aan de linkerzijde klikt op Opdrachten ziet u een overzicht van: Communicatie (wordt aan het einde van deze handleiding besproken) Dagelijkse taken Fases Extra fases Fases: Onder fases ziet u verschillende fases waarin een opdracht zich kan bevinden. In het overzicht van fases ziet u in de vakken ook verschillende iconen om het overzicht nog extra te verduidelijken. Als u op het icoon klikt van een fase dan gaat u naar een overzicht van alle opdrachten die zich in die fase bevinden. Boven de iconen ziet u ook één tot drie cirkels staan met een getal erin Huisbezoek inplannen Cirkel links: Alle opdrachten in de desbetreffende fase. Cirkel midden: Alle opdrachten in de desbetreffende fase welke overtijd zijn omdat er voor een opdrachtgever of merk bijvoorbeeld is ingesteld dat er binnen 24 uur contact moet worden opgenomen met de consument of omdat er bijvoorbeeld is ingesteld dat er onderdelen binnen een bepaalde tijd verzonden moeten zijn. Cirkel rechts: De gemiddelde tijd (in uren) dat de alle opdrachten in de desbetreffende fase staan. Klik op de cirkel om de desbetreffende opdrachten te bekijken. De cirkel kleurt groen, oranje en rood naarmate de opdrachten verouderen. 5.

6 3. Archief In het archief kunt u alle afgeronde opdrachten, bestellingen, pakbonnen en claims terugvinden. Klik in het menu aan de linkerzijde op Archief; Selecteer het tabblad voor hetgeen u wilt zoeken; Zoek vervolgens door uw zoekcriteria in te vullen op de plek waar nu Zoeken staat. Afgeronde opdrachten, bestellingen, pakbonnen en claims in een periode bekijken. Dit doet u door bovenin de pagina een periode te selecteren. Vervolgens ziet u alleen de afgeronde opdrachten, bestellingen, pakbonnen of claims in de periode die u heeft ingesteld. Data exporteren in CSV of Excel-formaat. U kunt ook vanuit het archief data exporteren naar een CSV of Excel bestand. Klik in het menu aan de linkerzijde op Archief ; Selecteer boven in de periode waarvan u de opdrachten in het archief wilt exporteren; Klik vervolgens op het excel icoontje rechts bovenin de pagina ; Selecteer de data welke u wilt exporteren (u kunt ook onder Voeg een nieuwe selectie toe uw eigen selectie samenstellen); Klik op Exporteren excel bestand. Vervolgens download uw browser de door uw geselecteerde data in CSV of Excelformaat. 4. Bestellingen en pakbonnen Onder bestellingen en pakbonnen staan al uw bestellingen en pakbonnen. Zodra u op dit menu heeft gelikt moet u eerst op een van de sub menu`s klikken: Bestellingen Pakbonnen Retourneren 4.1 Bestellingen Onder bestellingen staan al uw binnen komende bestellingen. Zodra u een zending heeft ontvangen dient u de ontvangen onderdelen binnen te boeken zodat deze worden toegevoegd aan uw voorraad. Het binnen boeken doet u door de bestelling uit te schuiven in Insezo door op het teken te klikken. Als referentie van een zending kunt u het vrachtnummer gebruiken. Nadat u op het teken heeft geklikt ziet u alle onderdelen die u ontvangen zou moeten hebben in deze zending. Door het hokje aan de rechterkant aan te vinken geeft u aan het onderdeel te hebben ontvangen. 4.1 Pakbonnen Onder pakbonnen staan de zendingen die u zelf moet versturen. Ook hier dient u eerst op het teken te klikken om te zien welke onderdelen u moet verzenden. U kunt een pakbon uitprinten door op het PDF icoontje te klikken. Zodra u op verzend bestelling klikt kan de tegen partij net als u aangeven wanneer de onderdelen zijn ontvangen. 6.

7 Retourneren Onder retourneren staan al uw onderdelen die u retour moet sturen. Voorraadbeheer Onder voorraadbeheer ziet u uw totale voorraad. De voorraad zelf kunt u niet wijzigen maar u kunt als monteur wel een voorraadlocatie invoeren voor een onderdeel. Klik hiervoor op het + ( ) teken voor het onderdeel; Bij magazijnlocatie klikt u op het potlood ( ) waarna u de locatie kunt invoeren; Zodra u een locatie heeft ingevoerd klikt u ergens op een leeg stuk in de pagina en uw locatie is opgeslagen. Op deze manier kunt u eenvoudig uw onderdelen terug vinden. 6. Agenda Onder agenda ziet u alle opdrachten waarbij u een afspraak heeft gemaakt om de klant te bezoeken. U kunt deze functie dus goed gebruiken bij het inplannen van nieuwe opdrachten. Ook kunt u al uw oude ingeplande opdrachten terugzien. Ma Di Wo 23 07:30 Papendrecht 3356LX Buitendijks :00 Rotterdam 2355FR Vivaldistraat 17 09:00 Sliedrecht 3421ML Manuet 33 Als u in de agenda op een ingeplande opdracht klikt dan ziet u direct meer informatie over de klant en u krijgt ook een link rechtstreeks naar de opdracht. 7. Gebruikersinstellingen U kunt via de Gebruikersinstellingen in het menu aan de linkerzijde de instellingen van uw account veranderen. De volgende instellingen kunt u veranderen: Het dashboard aanpassen; Uw wachtwoord aanpassen; De taal veranderen; Aangeven wanneer u niet aanwezig bent (vakantie bijvoorbeeld) zodat deze dagen worden geblokt in uw agenda Eigen gegevens U kunt uw persoonlijke gegevens aanpassen (naam, adres, adres, mobiele nummer, KvK nummer, enzovoort) onder eigen gegevens. Ook kunt u aangeven wanner u niet aanwezig bent (vakantie bijvoorbeeld) zodat deze dagen worden geblokt in uw agenda. Uitloggen en inloggen U kunt uitloggen door in het menu aan de linkerzijde op uitloggen te klikken. Zodra u hierop klikt bent u direct uitgelogd en bent u weer terug in het scherm waar u kunt inloggen. 7.

8 10. Detail overzicht (opdracht) Iedere aangemaakte service opdracht heeft zijn eigen Detail overzicht pagina. Op de detail overzicht pagina vind u alle informatie omtrent de opdracht. De pagina is zichtbaar wanneer u een opdracht opent. De volgende gegevens zijn zichtbaar: Klantgegevens (naam, postcode, telefoonnummer, adres, etc.); Apparaatgegevens (merk, productgroep, producttype, aankopdatum, garantie, etc.); Reparatiegegevens (klachtomschrijving, monteur, service dienst, etc).; Procesgegevens (huidige status, opdracht aangemeld op, huisbezoek gepland, etc.); Vanuit het detail overzicht kunt u de opdracht analyseren, een besluit nemen en direct actie ondernemen. Iedere opdracht heeft zijn eigen, uniek opdrachtnummer. Deze vind u bovenaan het detail overzicht. Daarnaast heeft u ook nog de mogelijkheid het detail overzicht te printen door op het print icoontje naast het opdrachtnummer te klikken. Indien het om een repeat-opdracht gaat, zal er een blauw pijl icoontje achter het opdrachtnummer staan. Wanneer u met uw muis over dit icoontje heen gaat, ziet u de oorspronkelijk service opdracht. Klik op het icoontje om naar de oorspronkelijke opdracht te navigeren. Wanneer u zich op het detail overzicht van een opdracht bevindt ziet u dat het menu aan de linkerzijde is gewijzigd. Dit menu heeft betrekking tot de desbetreffende opdracht waar u in zit. Vanuit dit unieke menu kunt u actie ondernemen op de opdracht door bijvoorbeeld Huisbezoek inplannen te klikken of op Status wijzigen. Klik op het logo om weer terug te gaan naar het dashboard. Dan ziet u ook weer het standaard menu aan de linkerzijde. Een opdracht wordt altijd ingepland in overleg met de klant. U belt de klant op en controleert samen met de klant of alle ingevoerde gegevens correct zijn. Eventueel past u enkele gegevens aan. Zodra alles correct is ingevuld maakt u samen met de klant een afspraak wanneer het gelegen komt dat u als monteur de klant komt bezoeken. Zodra u op de groene knop drukt Afspraak inplannen staat de afspraak bevestigd in Insezo. De klant krijgt nu per en per SMS een bevestiging van de zojuist gemaakte afspraak. De status van de opdracht zal ook veranderen naar huisbezoek gepland. 11. Wizard Iedere service opdracht moet op locatie afgewerkt worden doormiddel van een een unieke wizard. Dit is een stappen plan welke de monteur op locatie, tijdens de reparatie, moet doorlopen om het gehele proces in kaart te brengen en de opdracht af te ronden. Op die manier kunnen er geen onduidelijkheden optreden na afronding van de service opdracht. Er komen punten aan bod als: Maak foto s van het product voor en na de reparatie; Vul de aankoop datum in; Vul het serienummer in; Vermeld de reparatieomschrijving; Vermeld de verbruikte onderdelen; Laat de klant een handtekening plaatsen; Enzovoort. 8.

9 Hoe start ik de wizard? Wanneer het huisbezoek is ingepland en u bij de klant langs gaat, gaat u via uw tablet in Insezo naar de desbetreffende opdracht voordat u bij de klant aanbeld. U opent de service opdracht (welke u kunt terugvinden onder de fase: Huisbezoek gepland ) en klik vervolgens op Start de wizard. Houdt de wizard tijdens de reparatie bij de hand en volg nauwkeurig de stappen. Mochten er problemen optreden bij het openen van de wizard kunt u ook altijd nog om de wizard via uw mobiel doorlopen. Dit kunt u doen door via de browser op uw mobiel naar app.insezo.com te gaan en in te loggen met uw unieke inloggegevens. Open vervolgens de opdracht en doorloop de wizard Zoekbalk Waar in het systeem u ook zit, u kunt altijd gebruik maken van de zoekbalk bovenin de pagina. U kunt zoeken op ordernummer, naam, postcode, plaats of relatie. Communicatie Iedere service opdracht heeft een eigen communicatie sectie. De communicatie sectie is een chat waarin iedere betrokken partij van de opdracht kan communiceren. Alle communicatie met betrekking tot een opdracht moet via deze communicatie sectie verlopen. U kunt zowel opmerkingen plaatsen als vragen stellen. Ook vind u in de communicatie sectie alle updates van de opdracht terug. Deze worden weergegeven in het blauw. Zo ziet u precies wanneer een opdracht van fase is gewijzigd, door wie dit is gedaan en wanneer dit is gedaan. Monteur Sjaak Verkoten is gekoppeld aan de order op dinsdag :33 door Henk Scholten Waar vind ik de communicatie sectie van een opdracht? De communicatie kunt u vinden onderin de Detail overzicht van de opdracht. Wat is het verschil tussen een opmerking en een vraag? Een opmerking plaatst u ter informatie voor uzelf maar ook zodat andere partijen dit kunnen zien. Dit doet u als volgt. Ga naar de desbetreffende opdracht en scroll naar de communicatie sectie; Type het bericht; Klik links onderin op Opmerking ; Klik rechts onderin op Verzend. Een vraag stelt u specifiek aan een persoon of bedrijf waar u iets van verwacht. Deze persoon of partij moet u ook antwoord geven op de door u gestelde vraag. Dit doet u als volgt. Ga naar de desbetreffende opdracht en scroll naar de communicatie sectie; Type het bericht; Klik links onderin op Vraag stellen ; 9.

10 Selecteer vervolgens de persoon aan wie u de vraag wilt stellen; Klik rechts onderin op Verzend. De vraag is nu geplaatst in de communicatie. Hier ziet u ook direct de volgende informatie: Wie de vraag heeft gesteld (u in dit geval); Aan wie u de vraag heeft gesteld; Wanneer u de vraag heeft gesteld. Reageren en een bericht verwijderen. De partij aan wie u de vraag heeft gesteld kan vervolgens reageren door onder het bericht op Reageren te klikken. Ook kunt u uw eigen bericht verwijderen. Wanneer u onder uw bericht klikt op Verwijderen dan zal uw bericht veranderen in Bericht is verwijderd. Bijlage toevoegen. U kunt ook een bijlage meezenden. Dit doet u als volgt. Klik onderin op Bijlage ; Selecteer het bestand dat u wilt meezenden; Klik op Verzenden. Vervolgens zal er in uw bericht een paperclip icoontje komen te staan. Wanneer iemand hier op klikt zal diegene de bijlage zien. verzenden naar de klant. U kunt eenvoudig een bericht zenden naar de klant. Dit doet u door onder Vraag stellen de optie Consument te selecteren. Vragen aan mij gesteld bekijken en beantwoorden. Het kan ook zijn dat iemand vragen aan u heeft gesteld. Hiervoor dient u dagelijks alle openstaande vragen te bekijken. Vragen dienen binnen 24 uur beantwoord te worden. Ook de antwoorden die u heeft ontvangen op de door u gestelde vragen dient u binnen 24 uur lezen. U dient hierbij aan te geven dat u het antwoord heeft gelezen. Indien nodig kunt u ook weer een vraag stellen op een antwoord dat u heeft ontvangen. Hiervoor dient u eerst aan te geven dat u het antwoord heeft gelezen, waarna er een knop verschijnt om een vraag te stellen. Klik in het menu aan de linkerzijde op Opdrachten ; Klik onder het overzicht Communicatie op het overzicht welke u wilt bekijken. 10.