MEDEWERKERBEHEER (ONS ADMINISTRATIE)

Transcriptie

1 MEDEWERKERBEHEER (ONS ADMINISTRATIE) Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Medewerkers beheren... 4 Medewerker toevoegen... 5 Medewerker uit dienst zetten... 8 Overzicht van medewerkeraccounts... 9 Adres en team...10 Personalia van de medewerker aanpassen...11 Telefoonnummers van een medewerker (Ons...13 Adres van de medewerker aanpassen...15 Medewerker toewijzen aan organisatorische eenheid (team)...20 Inlogaccount en authenticatie...24 Inlogaccount en rollen van de medewerker...25 Contractdatum gebruiken voor toegang van medewerkers...31 Overzicht autorisaties in Ons Administratie (Medewerkeraccount)...33 Authenticatie en toegang instellen (middels ip-adres)...37 De Toegangscode app installeren en gebruiken...39 Uitleg over de HUB Problemen met het inloggen...46 Wat te doen als er altijd om een inlogcode gevraagd wordt?...52 Wat te doen als de code van de Ons Toegangscode-app niet wordt geaccepteerd Ons Medewerkerportaal...58 Een medewerker een inlogaccount geven voor Ons Medewerkerportaal...59 Een geheel team inloggegevens geven voor het medewerkerportaal...60 Meerdere accounts voor Ons Medewerkerportaal wijzigen...64 Tijdelijke wachtwoorden voor het medewerkerportaal inzien en per post versturen Mobiele- en registratieapparaten...69

3 TouchPro (registratietelefoon) koppelen aan medewerker...70 io Smart koppelen aan medewerker...72 TouchKey (sleutelhanger) koppelen aan medewerker...74 Mobiele apparaten beheren (Ons...76 Financieel, uren en contract...79 Contract instellen Rekeninghouder gegevens instellen...82 CAO aan de medewerker koppelen...83 Onderaannemerschap...85 Onderaannemerschap uitgelegd...86 Overige...88 Weekkaartprofiel aan de medewerker koppelen...89 Deskundigheid koppelen Dashboardprofiel koppelen aan medewerker...93 AGB-code, BIG-nummer, CONO-beroepsgroep vastleggen bij de medewerker...95 Mutaties (wijzigingen) bekijken...98 Single Sign-On als inlogmethode (Pilot)...99 Single Sign-On algemeen (Pilot) Inloggen met Single Sign-On (Pilot) Single Sign-On instellen (Pilot)...106

4 Medewerkers beheren Nedap healthcare Pagina 4 / 110

5 Medewerker toevoegen Wanneer medewerkers zorg moeten leveren en/of deze administratieve handelingen moeten uitvoeren, is een medewerkeraccount benodigd. Wanneer de medewerker vervolgens ook administratieven handelingen moet uitvoeren is een inlogaccount nodig. De uitleg hoe een medewerker aan te maken is, wordt onderstaand beschreven. De uitleg om een medewerker de juiste inloggegevens te geven, wordt hier weergegeven. Let op! Wanneer er eenmaal een medewerker is aangemaakt, is deze niet meer te verwijderen. Wel kunnen de gegevens worden aangepast, Navigeren in het menu Klik in het hoofdmenu op 'medewerker'. Vervolgens is het zoekscherm om bestaande medewerkers op te zoeken, zichtbaar. Klik aan de rechterkant op 'Medewerker toevoegen'. Nedap healthcare Pagina 5 / 110

6 Gegevens invoeren Voer de velden in. Wanneer getracht wordt het formulier op te slaan terwijl er gegevens ontbreken, wordt dit boven in beeld aangegeven. Klik na het voltooiien op 'Opslaan'. Nedap healthcare Pagina 6 / 110

7 Voltooid De medewerker is aangemaakt. Nedap healthcare Pagina 7 / 110

8 Medewerker uit dienst zetten In het geval een medewerker uit dienst gaat, moet de medewerker uit dienst gezet worden. Om de administratie kloppend te houden, kan een medewerker niet verwijderd worden. Omdat het uitdienst zetten van een medewerker onderdeel is van de geldigheid van het contract, wordt uitgelegd bij het instellen van het contract hoe dit te doen is. Nedap healthcare Pagina 8 / 110

9 Overzicht van medewerkeraccounts Een overzicht van alle accounts van medewerkers is te vinden via Beheer > Instellingen > Overige Instellingen > Ons Medewerkerportaalaccounts Op dit overzicht is informatie over de medewerkeraccounts te zien. Door achter een regel op de link "wie?" te klikken kan een rapport gemaakt worden van de betreffende regel. Hiermee kan bijvoorbeeld een lijst gemaakt worden van medewerkers die nog een eerste keer moeten aanmelden. Met de knop "Reset verlopen tijdelijke wachtwoorden..." krijgen medewerkers die te lang hebben gewacht met de eerste keer inloggen, een nieuwe mail met een tijdelijk wachtwoord. Nedap healthcare Pagina 9 / 110

10 Adres en team Nedap healthcare Pagina 10 / 110

11 Personalia van de medewerker aanpassen Navigeren naar de medewerker Zoek de medewerker op, klik op het tabblad Algemeen en kies vervolgens voor de optie 'Personalia'. Gegegevens invoeren / wijzigen Pas de gegevens aan en klik op opslaan. De gegevens zijn nu aangepast. Nedap healthcare Pagina 11 / 110

12 De vrije velden onder in het scherm zijn naar eigen invulling in te vullen. Nedap healthcare Pagina 12 / 110

13 Telefoonnummers van een medewerker (Ons Er zijn in Ons Administratie verschillende telefoonnummers bij de medewerker in te vullen. Hierin wordt beschreven waar welk nummer voor gebruikt wordt. Volgorde telefoonnummers van medewerker in geval van SMS authenticatie Bij Medewerker --> tabblad Algemeen --> Personalia kunnen de telefoonnummers ingevuld worden die van belang zijn voor de sms-authenticatie. Een van de volgende vier nummers wordt gebruikt: 1. Authenticatie telefoonnummer 2. Werk mobiel nummer 3. Privé mobiel nummer 4. Huis telefoonnummer Het nummer waar de authenticatie SMS heen wordt gestuurd komt altijd bij Authenticatie telefoonnummer (1) te staan. Als er geen handmatig authenticatie telefoonnummer wordt ingevoerd, wordt automatisch één van de andere telefoonnummers (2, 3 of 4) overgenomen in dit veld in de aangegeven volgorde. Bijvoorbeeld als veld 1 leeg is, maar 2 is gevuld, wordt veld 2 gebruikt om de code naar te verzenden. Voor authenticatie kan veld 4 ook gebruikt worden. In het geval de andere drie nummers niet zijn ingevuld, wordt door een computer het vaste telefoonnummer gebeld en de code door een stem uitgesproken. Wanneer het authenticatienummer niet is gevuld, wordt het TouchPro nummer gebruikt. Nummer op het pagina-overzicht Nummer op het pagina-overzicht Op het overzichtscherm worden het authenticatie tel. nr. en het mobiel nummer werk getoond. Nedap healthcare Pagina 13 / 110

14 TouchPro nummer In geval van authenticatie wordt het TouchPro nummer gebruikt om een SMS naar toe te zenden wanneer er geen Authenticatienummer is ingevoerd. Telefoonnummer bij woonadres Daarnaast is er nog een telefoonnummer in te vullen bij woonadres. Dit kan worden gedaan bij Medewerker, door bovenin het blauwe gedeelte op het adres te klikken. Dit nummer heeft voor de authenticatie geen functie. Nedap healthcare Pagina 14 / 110

15 Adres van de medewerker aanpassen Navigeren Zoek de medewerker op en klik op "Adresgegevens". Selecteer de actie Omdat deze medewerker nog geen adres heeft, kiezen we voor het toevoegen van een nieuw adres. Nedap healthcare Pagina 15 / 110

16 Adres toevoegen Wanneer op "Adres toevoegen" is geklikt, verschijnen bovenstaande invoervelden. De geel gemarkeerde velden, zijn verplichte velden. Nedap healthcare Pagina 16 / 110

17 Gegevens invoeren In het voorbeeld zijn het type adres, de postcode, het huisnummer en de begindatum ingevuld. Zodra de postcode en het huisnummer zijn ingevuld, wordt automatisch het adres gevuld, zoals je in het voorbeeld onder de postcode en het huisnummer ziet. Het postbusnummer is alleen in te voeren als er geen huisnummer is ingevoerd en vice-versa. Ook wordt er een kaartje getoond met daarop de exacte adreslocatie (dit wordt aan de hand van de ingevoerde gegevens bepaald). Nedap healthcare Pagina 17 / 110

18 Woontype Onder 'Woontype' kun je verdere specificaties rondom de woonsituatie van de medewerker aangeven. Deze specificaties zijn niet zichtbaar op het tabblad 'Algemeen' onder 'Adresgegevens', maar pas op het moment dat je dieper op de adressen doorklikt. bijzonder woontype vormt het woontype 'Zwervend/dakloos' (zie afbeelding hierboven). Bij dit woontype is het niet nodig om het adres te vullen. Wel bljift de begindatum verplicht. Nedap healthcare Pagina 18 / 110

19 Voltooid Zodra er op "Opslaan" is geklikt, is het betreffende adres toegevoegd bij de medewerker. Wanneer er al wel een adres bestaat, kan ook op "Dit adres corrigeren" geklikt worden, om eventueel wijzigingen daar inaan te brengen. Let op; voor het opgeven van een verhuizing moet ook een nieuw adres ingevoerd worden en moet een einddatum bij het oude adres ingevoerd worden. Nedap healthcare Pagina 19 / 110

20 Medewerker toewijzen aan organisatorische eenheid (team) Navigeren in het menu Zoek de medewerker op en klik onder het tabblad 'Algemeen' op Organisatorische eenheid'. Eenheid selecteren De bestaande eenheid wordt getoond. Er zijn nu meerdere opties: 1. Een nieuwe medewerker met onbekende eenheid. 2. Een verplaatsing van de medewerker van een eenheid naar een nieuwe eenheid. 3. Het toevoeging van de medewerker aan een nieuwe eenheid. (nb. per medewerker mag maximaal 1 eenheid tegelijkertijd geselecteerd zijn). Optie 1: Deze wordt in deze beschrijving uitgelegd. Optie 2: Selecteer een einddatum van de bestaande eenheid, en voer een nieuwe eenheid met begindatum toe. Optie 3: Voeg een nieuwe eenheid toe, zonder bij de andere eenheden een wijziging aan te Nedap healthcare Pagina 20 / 110

21 brengen. De andere eenheid wordt afgesloten op de dag voor de begindatum van de nieuwe eenheid. Wij kiezen voor de eerste optie en klikken op 'Onbekende eenheid'. Details Details van de geselecteerde eenheid kunnen gewijzigd worden. Klik op 'Onbekende eenheid'. Selecteer de eenheid Het organigram verschijnt: selecteer de juist locatie. In dit voorbeeld kiezen we voor Japanse tuin, die valt onder de afdeling Oost Gelre. Nedap healthcare Pagina 21 / 110

22 Details Er wordt teruggekeerd naar het scherm met details van de geselecteerde eenheid. Omdat de begindatum goed staat en we in dit voorbeeld geen einddatum in willen vullen, klikken we zonder wijzigingen aan te brengen op 'opslaan'. Overzicht De huidige eenheid is zichtbaar. Klik op terug om terug te keren naar het overzichtsscherm van de medewerker. Voltooid In het overzichtsscherm van de medewerker is de huidige organisatorische eenheid van de medewerker te zien. Nedap healthcare Pagina 22 / 110

23 Team toewijzing aanpassen met terugwerkende kracht Het is alleen mogelijk om een koppeling tussen een medewerker en een team te wijzigen op moment dat er vanaf de gewenste ingangsdatum geen gefiatteerde registraties of declaraties (bijv. kilometers) in de database aanwezig zijn. Ook dient de begindatum van het te selecteren team eerder te zijn dan deze ingangsdatum. Nedap healthcare Pagina 23 / 110

24 Inlogaccount en authenticatie Nedap healthcare Pagina 24 / 110

25 Inlogaccount en rollen van de medewerker Wanneer een medewerker de mogelijkheid moet hebben om in te kunnen loggen in Ons Administratie, het Medewerkerportaal, of Ons Planning, is het nodig dat een medewerker een inlogaccount krijgt. Bij het inloggen wordt rekening gehouden met het contract van de medewerker, kijk in deze handleiding voor meer informatie. Navigeren Zoek de medewerker op en klik op 'Account'. Nedap healthcare Pagina 25 / 110

26 Selecteren van de applicaties 1. De gebruikersnaam is te zien en eventueel te wijzigen. Standaard wordt een voorletter, gevolgd door een punt en achternaam als inlognaam gebruikt. 2. Wanneer het vinkje voor Ons Medewerkerportaal aangevinkt wordt, betekent dit dat de medewerker toegang krijgt tot het medewerkerportaal. (De optie 'Medewerkerportaal corrector' betekent dat de medewerker ook zorgregels mag aanpassen en ondertekenen. De optie 'Ons Medewerkerportaal beheerder' heeft nog als enige functie de mogelijkheid om berichten naar de hele organisatie te kunnen sturen) 3. Wanneer het vinkje voor Ons Administratie wordt aangevinkt, betekent dit dat de medewerker toegang krijgt tot Ons administratie (het pakket waar u zich nu in bevindt). Vergeet deze optie niet als de medewerker in Ons Administratie moet kunnen inloggen. 4. Indien de omgeving een testomgeving betreft, dient deze optie ingeschakeld te zijn om in de testomgeving te kunnen inloggen (zie volgende stap voor meer uitleg). Voor Ons Planning geldt dat het (met uitzondering van Planning applicatiebeheerders) momenteel afdoende is bij de medewerker het vinkje Ons Medewerkerportaal, of Ons Administratie, in te schakelen. Indien een van beide niet is ingeschakeld zal de medewerker ook niet in Ons Planning kunnen inloggen. Zie voor meer informatie Planning gebruikersaccount toevoegen en rechten wijzigen. Om toegang tot Ons Administratie te geven, moet naast het algemene vinkje voor Ons Administratie tenminste 1 rol geactiveerd worden: Wanneer enkel inzage voldoende is, kies dan voor de basis inkijk rol. Selecteer de juiste instellingen en sla de wijzigingen op. Nedap healthcare Pagina 26 / 110

27 Inloggen op testomgeving De instelling "Toestaan om in te loggen op een testomgeving" werkt als volgt: Als het een testomgeving betreft, wordt door de applicatie aan de hand van deze instelling mede bepaald of de medewerker in de betreffende testomgeving mag inloggen. Voor de productieomgeving heeft deze instelling geen effect. In de productieomgeving kan deze instelling wel beheerd worden. Bij het uitvoeren van een kopie naar de testomgeving wordt de instelling gekopieerd naar de testomgeving. Indien een medewerker tijdelijk moet kunnen inloggen in de testomgeving (bijvoorbeeld bij een training) is het advies om de instelling in de testomgeving te beheren. Indien een medewerker structureel in de testomgeving moet kunnen inloggen is het advies om deze instelling in de productieomgeving te beheren. Rollen in Ons Administratie Een aantal rollen zijn standaard gedefinieerd. Door het vinkje in te schakelen en de pagina op te slaan, beschikt de medewerker over de betreffende rol(len). Deze instellingen hebben effect nadat de medewerker opnieuw is ingelogd. Naast standaard gedefinieerde rollen is het mogelijk om handmatig rollen samen te stellen. In deze handleiding is hier meer informatie over te vinden. Nedap healthcare Pagina 27 / 110

28 De rollen op bepaalde locaties of teams van toepassing laten zijn Het is in hetzelfde scherm mogelijk om aan te geven op welke teams en/of cliënten de autorisatie van toepassing is. Dit heeft vanzelfsprekend alleen effect op functionaliteit waarbij cliënt- of medewerkergegevens mee gemoeid zijn. Een selectie is te maken. Afhankelijk van organisatie-brede instellingen wordt bepaald hoe lang voor of na een locatietoekenning de cliëntgegevens te raadplegen zijn. Selectie toepassen Nedap healthcare Pagina 28 / 110

29 Indien gekozen wordt voor onderstaande teams/locaties, kan een selectie toegepast worden. 1. Klik op de naam van het team/de teams (of locaties) die geselecteerd dienen te worden. 2. Selecteer de actie (alle opties naar rechts verplaatsen) / alleen geselecteerde opties naar rechts verplaatsen). 3. De geselecteerde teams/locaties zijn aan de rechterkant te zien. 4. In het filter kunnen (delen van) locatienamen ingegeven worden, waarna er op het zoekcriterium gefilterd zal worden (4 en 5). Door vervolgens op de dubbele pijlen naar rechts te klikken zullen de gefilterde locaties geselecteerd worden. Sla de wijzigingen op. Je keert terug naar het overzicht met de accountgegevens van de medewerker. Let op: het is daarna wederom nodig om de wijzigingen op te slaan. Wachtwoord veranderen Om het wachtwoord te veranderen van de medewerker, is in het kopje 'account' de optie 'wachtwoord veranderen' zichtbaar. Klik daar op. Let op: verwar dit niet met het aanpassen van uw eigen wachtwoord! Deze is rechts in beeld zichtbaar onder 'Mijn instellingen'. Wachtwoord eisen De applicatie stelt minimale eisen aan het wachtwoord. Deze zijn als volgt: Het wachtwoord moet een lengte hebben van minimaal 8 en maximaal 30 tekens. Het gebruik van hoofd- en kleine letters is verplicht. Het wachtwoord moet tenminste één getal bevatten. Nedap healthcare Pagina 29 / 110

30 Tijdelijk wachtwoord Voer een tijdelijk wachtwoord in. Het ingevoerde wachtwoord is 100 dagen geldig. Bij de eerste keer benaderen van Ons Administratie moet de medewerker een eigen wachtwoord kiezen. Klik tot slot op opslaan. Advies aan de medewerker: Kies voor een veilig en moeilijk te raden wachtwoord. Gebruik nooit het wachtwoord dat je ook bij andere software gebruikt. Voltooid Het account is aangemaakt en de medewerker kan inloggen in de geselecteerde applicaties. Nedap healthcare Pagina 30 / 110

31 Contractdatum gebruiken voor toegang van medewerkers De contractdatum van een medewerker kan gebruikt worden voor autorisatie. Zodra een contract een einddatum ingesteld heeft, zal de medewerker vanaf die einddatum niet meer in kunnen loggen. Daarnaast kan ingesteld worden of ook rekening moet worden gehouden met de begindatum van het contract. Kijk voor het instellen van een contract bij een medewerker in deze handleiding. Contractdatum gebruiken instellen De einddatum van het contract van de medewerker zal altijd gebruikt worden. Het gebruik van de begindatum is los in te stellen in de applicatie. Om de begindatum te kunnen gebruiken moet dit eerst in de omgeving ingesteld worden. Ga hiervoor naar Beheer->Instellingen->Overige instellingen en klik op 'Privacy' onder het kopje 'Privacy-instellingen'. Er zijn twee instellingen voor het gebruik van contracten. De eerste optie is om de begindatum van contracten te gebruiken om medewerkers toegang te geven tot de applicatie. Deze optie staat standaard uit. Daardoor kan een medewerker met een contract in de toekomst toch al inloggen. De tweede optie bepaalt hoeveel dagen voor het ingaan van een contract, een medewerker al in kan loggen. Dit kan makkelijk zijn als een medewerker voor zijn eerste werkdag al een rooster moet bekijken, of zich bijvoorbeeld al in kan schrijven voor zelfroosteren. Als de eerste optie aan staat, en in het tweede veld is 7 dagen gekozen, houdt dat in dat een medewerker 7 dagen voor het ingaan van zijn contract in kan loggen. Nedap healthcare Pagina 31 / 110

32 Instelling per medewerker Tip: zodra de instellingen voor de hele omgeving wordt aangezet, staat dit ook automatisch bij alle medewerkers aan. Uitzonderingen kunnen gemaakt worden door het per medewerker uit te zetten. Het kan zijn dat er voor sommige medewerkers uitzonderingen gemaakt moeten worden om in te loggen. Per medewerker is het mogelijk om in te stellen of het contract gecontroleerd moet worden bij het inloggen. Dit kan door bij de medewerker onder het tabblad Algemeen op 'Account' te klikken. Daar kan het vinkje 'Controleer of de medewerker een geldig contract heeft tijdens het inloggen' aan of uitgezet worden. Als dit vinkje uitgezet wordt, zal voor deze medewerker niet meer gecontroleerd worden of er een geldig contract is bij het inloggen. Nedap healthcare Pagina 32 / 110

33 Overzicht autorisaties in Ons Administratie (Medewerkeraccount) De rechten van medewerkers zijn aan te passen via de betreffende medewerker en vervolgens door te klikken op 'account'. Diverse onderdelen zijn te herkennen en worden per stuk besproken. Inlogaccount activeren in Ons Administratie Met de vink voor 'Ons Administratie' wordt toegang verleend voor de betreffende medewerker. Rollen in Ons Administratie Een aantal rollen zijn standaard gedefinieerd. Rollen zijn ook zelf samen te stellen (in de applicatie is op die plek zichtbaar welke autorisatie is toegekend aan de rechten). Nedap healthcare Pagina 33 / 110

34 Door het vinkje in te schakelen en de pagina op te slaan, beschikt de medewerker over de betreffende rol(len). Deze instellingen hebben effect nadat de medewerker opnieuw is ingelogd. Download: Autorisatie voor cliëntrapporten Cliënt rapporten: Een specifiek schema voor cliëntrapporten is te bekijken via de volgende link: Autorisate cliëntrapporten. Verdeling van de invloed van rollen op verschillende medewerkers Voor een aantal acties in Ons Administratie zijn rollen van toepassing waarbij gegevens van medewerkers aangepast kunnen worden. De rollen die de huidige medewerker heeft, heeft betrekking op de eigen gegevens, op alle teams, of op een of meerdere teams. Er kan bijvoorbeeld gekozen worden om de rol 'fiatteren van uren' in te schakelen en te kiezen voor 'onderstaande teams'. Hierdoor kan de betreffende medewerker alleen uren van medewerkers uit de geselecteerde teams fiatteren. Let op: Als de rol van een medewerker beperkt is tot een bepaald team en de medewerker de basisinkijkrol heeft, geldt deze beperking niet voor het inzien van gegevens van andere teams. De medewerker met de basisinkijkrol kan dan dus de gegevens van medewerkers van andere teams wel inzien. Er zijn twee manieren om hier mee om te gaan: - Het is mogelijk om zelf een rol te maken met samengestelde rechten. Om gegevens van andere medewerkers af te schermen kan een rol gemaakt worden waarin het medewerker basisinkijkrecht wordt weggelaten. - Of stel de autorisatie-instellingen in om de afscherming van medewerkergegevens strikter te maken. In dat geval wordt ook bij de basisinkijkrol de gegevens van medewerkers die niet binnen het team vallen waarvoor de gebruiker toegang heeft, beperkt. In dat geval worden alleen de Naam, Medewerkernummer, Organisatorische eenheid, weekkaarprofiel en deskundigheid getoond. Nedap healthcare Pagina 34 / 110

35 Verdeling van de invloed van rollen op verschillende cliënten Hiervoor geldt hetzelfde als bij de selectie op welke medewerkers rollen van toepassing zijn. Wanneer gekozen wordt voor een aantal locaties, kunnen enkel gegevens van cliënten die binnen de geselecteerde locaties vallen, door de betreffende medewerker aangepast worden. Er is hier nog een extra mogelijkheid om daarnaast ook het inzien van clientgegevens te beperken tot de aangegeven locaties. Daarvoor is de keuzemogelijkheid 'alleen cliënten van de geselecteerde locaties kunnen ingezien en aangepast worden' Voorbeeld: Stel een medewerker heeft de 'basisinkijkrol' en de rol 'zorgplan wijzigen' en er is aangevinkt dat de rol betrekking heeft op locatie X. Als het vakje 'alleen cliënten van de geselecteerde locaties kunnen ingezien en aangepast worden' niet is aangevinkt, kan deze medewerker nog steeds cliëntinformatie opvragen van cliënten van andere locaties (maar alleen het zorgplan wijzigen van clienten uit locatie X). Als het vakje wel is aangevinkt, is ook het inzien van cliëntgegevens beperkt tot locatie X. Samengevat: Het vinkje uit; alle cliënten, ongeacht de locatie, kunnen worden ingezien, maar de specifieke acties uit de toegekende rollen van de betreffende medewerker kunnen alleen uitgevoerd worden bij cliënten die onder de geselecteerde locaties vallen. Het vinkje aan: alleen cliënten van de geselecteerde locaties kunnen ingezien en aangepast worden. Cliënten van andere locaties kunnen niet ingezien worden. Toegang tot en rechten van Ons Medewerkerportaal Nedap healthcare Pagina 35 / 110

36 Via de vink voor 'Ons Medewerkerportaal' (1) kan voor een medewerker, indien de organisatie gebruik maakt van het medewerkerportaal, toegang worden verleend. Via het recht 'zorgregels corrigeren' (2) heeft de medewerker de mogelijkheid om zorgregels in het Medewerkerportaal te corrigeren en te ondertekenen. Het recht 'beheerder' (3) geeft de medewerker de mogelijkheid om berichten naar de hele zorginstelling te sturen via Ons Berichten. Nedap healthcare Pagina 36 / 110

37 Authenticatie en toegang instellen (middels ip-adres) Twee-factor authenticatie is een extra veiligheidsmaatregel om gegevens van medewerkers en cliënten beter te beschermen. Wanneer in Ons applicaties ingelogd wordt met gebruikersnaam en wachtwoord zal een aanvullende code ingevoerd moeten worden. De bron van deze code kan een SMS- of gesproken bericht zijn, maar kan ook geraadpleegd worden middels de Ons Toegangscode App. Deze code moet vervolgens ingevoerd worden bij het inloggen. Hierdoor is niet alleen het wachtwoord (kennis) benodigd om in te loggen, maar ook de juiste telefoon (middel). De kans dat een kwaadwillende beide heeft, is vele malen kleiner en maakt het dus een stuk veiliger. Om het echter gebruiksvriendelijk te houden, is het standaard slechts 1x per week nodig om de code in te voeren wanneer er steeds vanaf dezelfde locatie (bijvoorbeeld dezelfde computer thuis) gewerkt wordt. Indien gewenst kan deze standaard setting via een ticket aan het team Support aangepast worden naar 'Dagelijks' of 'Altijd'. Ip-adressen De authenticatie vindt alleen plaats zodra ingelogd wordt vanaf een computer die verbinding met het internet maakt via een ip-adres welke niet bekend is in onze firewall-lijst met uitzonderingen. Via beheer > instellingen > overige instellingen > firewall- en authenticatieinstellingen, is te zien welke ipadressen bekend zijn. Een reden om daar een ip-adres aan toe te voegen, kan zijn om niet met authenticatie op kantoorlocaties te hoeven werken. Via Nedap healthcare support zijn ip-adressen door te geven; het zogeheten whitelisten. Dit is het ip-adres van uw internetaansluiting: n.b. We kunnen niet toestaan om ip-adressen van thuislocaties toe te voegen. Soms wordt een intern ip-adres aan ons doorgegeven. Dat is het ip-adres van een computer binnen het eigen netwerk. Het whitelisten daarvan heeft geen effect op de toegang. De volgende ip-adressen zijn interne ip-adressen Nedap healthcare Pagina 37 / 110

38 Wat moet ik bij de medewerker instellen? Afhankelijk van het feit of de medewerker de Ons Toegangscode App gebruikt, of nog gebruik maakt van een SMS-bericht (of bij een huis telefoonnummer een gesproken code), zijn verschillende acties nodig. Toegangscode app: de app installeren Voor gebruik met de toegangscode app is het nodig dat deze geïnstalleerd wordt. Bekijk daarvoor deze handleiding. SMS / Gesproken code: Telefoonnummer instellen Als authenticatie middels een SMS-code wordt gebruikt dient het telefoonnummer van de medewerker ingesteld te zijn bij de personalia. Hier is te lezen hoe dat te doen is. Deze stap is ook benodigd als backup; mocht de code niet via de app gebruikt kunnen worden, dan kan teruggevallen worden op een sms-code. Voor de inlogcodes is instelbaar hoe lang ze geldig zijn. Je kunt kiezen uit: elke keer, dagelijks of wekelijks (standaardwaarde). Met de toegangscode app zijn er geen extra kosten verbonden aan het vaker versturen van een code. Wel dient alsnog stilgestaan te worden bij het gebruiksgemak; elke keer een authenticatiecode invoeren zou als niet gebruiksvriendelijk ervaren kunnen worden. Waarom moet een medewerker bij elke keer inloggen opnieuw een code invoeren? Sommige medewerkers moeten elke keer dat ze willen inloggen een authenticatie-code invoeren. Dit wordt waarschijnlijk veroorzaakt doordat in de browser die hij/zij gebruikt is ingesteld dat de zogenaamde Cookies na elke browser sessie wordt verwijderd. Dit kan worden opgelost door de instellingen in de browser hier op aan te passen (per browser is dit verschillend). Zie ook: Problemen met het inloggen Wat te doen als er altijd om een inlogcode gevraagd wordt? Nedap healthcare Pagina 38 / 110

39 De Toegangscode app installeren en gebruiken De aanvullende authenticatiecode kan op twee manieren worden gegenereerd; ofwel via een SMS of gesproken bericht, ofwel via de Ons Toegangscode App. Lees hierover meer in het artikel Authenticatie en toegang instellen. Dit artikel gaat specifiek in op het gebruik van de Ons Toegangscode App. Op moment van schrijven is de app alleen te gebruiken in combinatie met inlog via het Medewerkerportaal. De app is beschikbaar voor Android en ios. Vanwege het beperkte marktaandeel van andere besturingssystemen zal geen versie voor andere besturingssystemen, waaronder Windows Phone, worden gemaakt. Voordelen van de Toegangscode App ten opzichte van SMS/gesproken berichten Er zijn verschillende voordelen van het gebruik van de toegangscode app ten opzicht van de reguliere authenticatie: Kosten De kosten zijn lager, aangezien voor de SMS- of gesproken berichten kosten worden gerekend aan de zorgorganisatie. Het gebruik van de toegangscode app is gratis; er zijn geen aanpassingen in overeenkomsten nodig. Ook wordt er geen bedrag per gegenereerde code gerekend. Verbeterde stabiliteit De toegangscode app is niet afhankelijk van het mobiele netwerk, wat wel bij SMS/gesproken codes het geval is. Ook werkt de app als het toestel offline is (de datum/tijd op het toestel moet correct zijn ingesteld om offline goed te kunnen functioneren). Hierdoor is deze manier van authenticeren niet gevoelig voor netwerkstoringen of beperkte dekking van providers. Mocht de app echter (om welke reden dan ook) niet werken, dan heeft de gebruiker altijd de mogelijkheid om de code met een SMS/gesproken-bericht te ontvangen. Hierdoor is er altijd een zogeheten fallback-scenario. App installeren De app kan geïnstalleerd worden vanuit de Google Play Store (Android) of App Store (Apple ios). De app is de volgende manieren te vinden: Android: details?id=com.nedap.healthcare.toegangscode Nedap healthcare Pagina 39 / 110

40 ios: Of zoek in de Play Store of App Store op "Ons Toegangscode". Installeer de app volgens de stappen op het scherm. App koppelen Zodra de app op het toestel is geïnstalleerd dient deze nog aan het medewerkeraccount gekoppeld te worden. Deze handeling is hetzelfde als het koppelen van de Nedap Ons App of de Ons Dossier App. Bekijk de handleiding. Gebruik je al de Nedap Ons app of de Ons Dossier app, dan is Ons Toegangscode al automatisch gekoppeld. Dit geldt vooralsnog alleen voor Android. Als je de ios-variant gebruikt, dan dient de app nog wel afzonderlijk gekoppeld te worden. App gebruiken Zodra de app is gekoppeld zal je zodra je wilt inloggen in het Medewerkerportaal, na het invoeren van je gebruikersnaam en wachtwoord, de vraag krijgen om je code uit de App in te voeren. Als je telefoon op dat moment een werkende internetverbinding heeft zal de app zelfs automatisch opstarten. Mocht dat niet gebeuren; open dan de app handmatig en voer de code in het Medewerkerportaal in. De code die je in de app ziet is 30 seconden geldig. Nedap healthcare Pagina 40 / 110

41 Om te voorkomen dat je een foutmelding krijgt dat de ingevoerde code ongeldig is, is het belangrijk dat het toestel waarop de toegangscode app geinstalleerd is, op tijd staat. Als de klok van het toestel niet op tijd staat, doordat gekozen is om de tijd handmatig in te stellen in plaats van automatisch, kan een foutmelding verschijnen dat de code niet geldig is. Als extra optie is daarom ook een knop in de app aanwezig. Daarmee kan je de tijd synchroniseren. De tijd van je toestel wordt niet aangepast, maar de app geeft het verschil in tijd aan onze computers door, waardoor je wel een geldige toegangscode krijgt. Deze synchronisatie is tijdelijk en geldig tot het moment dat het toestel opnieuw wordt opgestart. Indien gewenst kan je er voor kiezen om, in plaats van de toegangscode app te gebruiken, een SMS-berichtje te versturen. Klik daarvoor op de link in het inlogscherm van de applicatie waarop je probeert in te loggen. Nedap healthcare Pagina 41 / 110

42 Uitleg over de HUB De HUB is op verzoek in te schakelen voor productie-omgevingen; geef dit middels een ticket bij Nedap healthcare support aan. Voor het inschakelen van de HUB geldt de voorwaarde dat twee-factor authenticatie (inloggen met een sms-code, danwel met een code uit de Ons Toegangscode app) wordt ingeschakeld waarbij minimaal 1x per 24 uur om een code gevraagd wordt. Indien ingelogd wordt via een IP-adres welke bekend is in onze firewall-lijst met uitzonderingen, hoeft er geen dubbele authenticatie plaats te vinden. (Indien het wenselijk is om wel twee-factor authenticatie af te dwingen, dan dient het betreffende IP-adres op verzoek van de zorgorganisatie door Nedap uit de uitzonderingslijst gehaald te worden.) Met het inloggen in de HUB wordt naar de inlogpagina van het Medewerkerportaal verwezen. Het kan voorkomen dat de medewerker zijn of haar eigen wachtwoord niet weet omdat hij of zij deze in de browser heeft opgeslagen. Omdat echter een ander webadres (url) wordt gebruikt, herkent de browser deze niet en vult daarom niet automatisch het wachtwoord in. Om inlogproblemen door medewerkers te voorkomen is het raadzaam om, voordat de HUB wordt ingeschakeld, te borgen dat de medewerkers hun wachtwoord kennen. Bent u recent gestart met ONS, dan staat de HUB standaard ingeschakeld. Wat is de HUB? Met HUB kan een gebruiker op een webapplicatie van Nedap inloggen (bijvoorbeeld Ons en van daaruit direct navigeren naar een andere applicatie (bijvoorbeeld het Medewerkerportaal) zonder dat hij/zij opnieuw een wachtwoord hoeft in te voeren. Dit geldt voor alle Nedap webapplicaties. HUB beheert de sessies van de gebruiker tussen de verschillende webapplicaties van Nedap. Een sessie wordt geldig als een gebruiker inlogt en wordt ongeldig als de gebruiker uitlogt. Een sessie is altijd op 1 apparaat (computer/tablet/telefoon) actief. Kortom: de HUB: - Is een plek om te navigeren tussen verschillende applicaties. - Onthoud je sessies waardoor je niet opnieuw hoeft in te loggen. Nedap healthcare Pagina 42 / 110

43 Navigeren naar een andere applicatie Bovenin de applicaties (in dit voorbeeld het Medewerkerportaal) is een knop zichtbaar. Via dit HUB-icoon (3x3 puntjes) worden de voor deze medewerker beschikbare applicaties getoond. Door op de applicatie te klikken wordt je daarnaartoe geleid. Indien de resolutie van het scherm laag is, of het scherm wordt verkleind weergegeven, dan zal het menu op volledige paginagrootte getoond worden. Automatische vergrendeling Omdat privacy-gevoelige informatie ingezien kan worden geldt dat de gebruiker na verloop van tijd automatisch wordt uitgelogd. Omdat dit niet-gebruiksvriendelijk kan zijn hebben wij gezocht naar een juiste balans tussen veiligheid en gebruiksgemak. De beste manier om deze balans te bewerkstelligen is door gebruik te maken van een aantal fases. Deze fases kennen ieder een geldigheidsduur. Deze geldigheidsduur is niet instelbaar. Nedap healthcare Pagina 43 / 110

44 Geldige sessie De sessie is nog geldig en de gebruiker kan gewoon doorwerken in de applicatie. Een sessie kan maximaal 24 uur geldig zijn. Dus ook zodra de medewerker 24 uur lang zou doorwerken, zal na 24 uur een scherm verschijnen om opnieuw in te loggen. Controle: is de gebruiker nog actief? Na 25 minuten van inactiviteit wordt de gebruiker gevraagd om te bevestigen dat hij/zij nog actief is. Dit kan eenvoudig gedaan worden door op de ' ik ben er nog'-knop te klikken. De medewerker kan daarna op dezelfde plek in de applicatie verder werken. Sessie vergrendeld Als de medewerker niet klikt op de 'ik ben er nog'-knop, zal na 5 minuten de gebruiker worden gevraagd om te bevestigen dat hij/zij nog actief is. In tegenstelling tot de vorige fase geldt hierbij dat de medewerker als bevestiging zijn/haar wachtwoord opnieuw dient in te voeren. De medewerker kan daarna op dezelfde plek in de applicatie verder werken. Nedap healthcare Pagina 44 / 110

45 Sessie verlopen --> Medewerker uitgelogd Zodra de medewerker niet zijn/haar wachtwoord heeft ingevoerd, zal 30 minuten daarna de medewerker automatisch worden uitgelogd. De medewerker dient dan opnieuw in te loggen. Zodra de medewerker dat doet, wordt hij/zij opnieuw ingelogd en opent de openingspagina van dezelfde applicatie. Daarmee geldt dat bij een totale duur van 1 uur inactiviteit de medewerker definitief wordt uitgelogd. Als de medewerker zelf handmatig uitlogt, dan verschijnt de inlogpagina van het Medewerkerportaal. Nedap healthcare Pagina 45 / 110

46 Problemen met het inloggen Het kan voorkomen dat medewerkers niet kunnen inloggen op het Medewerkerportaal of Ons Administratie. Veel verschillende oorzaken kunnen hieraan ten grondslag liggen. Onderstaand een lijst met de meest voorkomende fouten en oplossingen Internetbrowser Controleer of de meest recente versie van een browser gebruikt wordt. Naast Internet Explorer is het ook mogelijk om gebruik te maken van Mozilla Firefox, Google Chrome of Apple Safari. Bij oude browserversies kunnen problemen ontstaan. Internet Explorer 7 wordt vanaf december 2013 niet meer ondersteund. (de 'nieuwe' layout vereist dat IE 8 of hoger gebruikt wordt). URL / internetadres Het internetadres Controleer altijd het gebruikte internetadres (URL). Het adres heeft altijd eenzelfde soort volgorde: instellingsnaam.mijnio.nl (waarbij 'instellingsnaam' vanzelfsprekend de naam van uw zorginstelling is). (voor ons Administratie is dit instellingsnaam.ioservice.net) Invulveld Gebruik in de browser het juiste invoerveld. Vaak komt het voor dat via een zoekmachine (zoals Google of Bing) de url ingetypt wordt. Dit is niet de bedoeling. Bij de zoekresultaten wordt dan de naam van een andere zorgorganisatie getoond. Inloggen bij een andere zorginstelling lukt vervolgens niet. www. Plaats geen www. voor de URL. Wanneer dit wel wordt gedaan kan de pagina niet worden geladen. Favorieten Het is ook mogelijk om het adres in de favorieten te plaatsen: dit scheelt een hoop typwerk en de kans op typfouten wordt verkleind. Inlogaccount Geen account aanwezig Nedap healthcare Pagina 46 / 110

47 Het kan zijn dat u geen inlogaccount heeft voor het medewerkerportaal of Ons administratie. Om in te kunnen loggen heeft u zowel een account nodig als een contract. Indien de begin datum van het contract in de toekomst ligt, dan kan de medewerker inloggen. Wanneer een contract beeindigd is, kan ik medewerker niet meer inloggen. Indien er een melding getoond wordt dat de gebruikersnaam en/of het wachtwoord onjuist is, neem dan contact op met de Coach binnen uw organisatie. Wij (Nedap) mogen omwille privacy geen inloggegevens verstrekken. Typfout Omdat de invoervelden hoofdletter-gevoelig zijn kan het voorkomen dat er snel een typfout gemaakt wordt. Let hierop bij het invoeren van uw inloggegevens. Nedap healthcare Pagina 47 / 110

48 Rechten en rollen Om in te kunnen loggen in Ons administratie moet er een vinkje geplaatst worden bij (1) "Ons Administratie". Als dit vinkje ontbreekt kan er niet worden ingelogd in Ons administratie en verschijnt de melding: Gebruikersnaam of wachtwoord is niet correct. Authenticatie sms Als extra beveiliging hebben we SMS authenticatie standaard aan staan. Dit houdt in dat u na het invoeren van uw inloggegevens een SMS op uw telefoon krijgt. Wanneer u geen sms krijgt dient u het getoonde nummer te controleren. Wanneer deze niet klopt moet u contact opnemen met uw coach. Omdat veel personen naast hun eigen mobiele nummer ook een mobiele telefoon van het werk hebben, is het mogelijk dat de SMS op uw eigen mobiele telefoon danwel uw werktelefoon binnen komt. Cookies die niet worden opgeslagen Cookies zijn bestanden waarin instellingen van webpagina's zijn opgeslagen. Het kan zijn dat de beveiliging van cookies te streng staat ingesteld. Internet Explorer Kies in het menu voor de optie 'Extra' (of 'Tools') en vervolgens de optie 'Internet Opties' ('Internet Options'). Nedap healthcare Pagina 48 / 110

49 Klik op het tabblad 'Privacy'. De instelling waarmee de meeste sites werken is Medium. Onder de knop Advanced kunt u de gedetaileerd opties zelf opgeven. Firefox Kies in het menu voor de optie Extra (of Tools) en daarna Opties (Options). Klik op het tabblad Privacy Onder de optie 'Cookies' kunt u de optie 'Cookies van websites accepteren' aanvinken. Google Chrome Klik op het gereedschap icoon Kies voor Opties Kies op het tabblad Geavanceerde opties voor Instellingen voor inhoud Op het tabblad Cookies kunt u vervolgens de eerste (aanbevolen) opties kiezen. Safari (Mac) Kies de optie 'Safari'in het menu Kies de optie 'Voorkeuren'. Kies het tabblad 'Beveiliging'. Onder 'Accepteer Cookies' kunt u de Cookies aanzetten. Cookies die opgeslagen zijn maar voor fouten zorgen Het kan voorkomen dat meerdere cookies opgeslagen zijn in de gebruikte browser. Door vreemde situaties (instabiele internetverbinding, meerdere keren openen van dezelfde webpagina, etc.) kan het voorkomen dat cookies onvolledig zijn opgeslagen of dat meerdere cookies elkaar in de weg zitten. Dit is mogelijk de oorzaak in het geval een foutmelding ontstaat tijdens het inloggen. In dat geval is het nodig om de cookies te verwijderen, dit kan voor de gehele browser, of alleen voor een specifieke website. Ook kan het uitkomst bieden om een andere browser te installeren als die nog niet eerder is gebruikt (Chrome of Firefox) aangezien in dat geval nog geen cookies zijn opgeslagen. Firewall Een firewall is gemaakt om bepaalde vormen van dreigingen van buitenaf te beperken. Soms staat een firewall echter te streng ingesteld waardoor ook goedaardige software en webpagina's geblokkeerd worden. Afhankelijk van het besturingsysteem van de computer zijn hierin instellingen te doen. Via windows is dit te doen via Start --> Configuratiescherm --> Windows Firewall. Nedap healthcare Pagina 49 / 110

50 Zet de instellingen eventueel naar een lager niveau en probeer het opnieuw. Wanneer de problemen niet verholpen zijn betekent dit dat de firewall hier waarschijnlijk geen effect op heeft. Zet in dat geval de instellingen terug naar hun oorspronkelijke waarden. Virusscanner Net zoals bij een firewall kan het zo zijn dat een virusscanner te streng staat ingesteld. Sommige virusscanners hebben tevens een firewall-functionaliteit. Controleer de instellingen, verlaag deze eventueel of zet deze uit. Probeer daarna wederom in te loggen. Zet in het geval de problemen niet zijn verholpen de instellingen weer terug naar de oorspronkelijke waarden. Internetverbinding Het is mogelijk dat niet alleen het medewerkerportaal niet getoond kan worden, maar dat ook andere pagina's niet worden geladen. In dat geval heeft u een probleem met uw internetverbinding. Controleer deze en probeer het opnieuw. Datum en tijd van de computer Wanneer het zo is dat de datum en/of het tijdstip van de computer, tablet of telefoon niet goed staat, kunnen verschillende problemen ontstaan. Controleer dus of de datum en tijd correct staan ingesteld. Controleer daarbij ook of de tijdzone op Amsterdam, Berlijn,... staat, en of de zomer/wintertijd op "automatisch" staat. SMS berichten die niet aankomen Het kan voorkomen dat een SMS bericht met daarin de code niet wordt ontvangen. Dit kan meerdere oorzaken hebben, waarbij er een onderscheid gemaakt kan worden in problemen die bij een enkele medewerker voorkomen, of die bij een grote groep medewerkers voorkomen. Mogelijke problemen en oorzaken in het geval meerdere medewerkers problemen melden: Er is een storing bij een telecom-provider (van de ontvanger). Als er meerdere signalen binnenkomen van medewerkers, ga na welke provider deze medewerkers hebben. Is het 1 provider waar berichten niet op binnenkomen en medewerkers met andere providers ontvangen de berichten wel, dan is dit het meest waarschijnlijke probleem. Er is een storing bij onze provider (voor het versturen). Indien meerdere medewerkers met verschillende providers geen SMS berichten ontvangen, zou er een probleem kunnen zijn bij onze provider voor het versturen van sms berichten. Indien dit het geval is, maak dan een ticket en geef daarbij de gegevens van medewerkers (06 nummer, provider), zodat wij kunnen nagaan wat de oorzaak is. Mogelijke problemen en oorzaken in het geval enkele medewerkers problemen melden: Nedap healthcare Pagina 50 / 110

51 Er is geen correct nummer ingevoerd als authenticatienummer van de medewerker. Controleer het nummer en pas deze aan. Het bereik van het mobiele netwerk van de provider van de medewerker is slecht. Het opnieuw opstarten van de telefoon zorgt ervoor dat het toestel opnieuw verbinding maakt met het netwerk. Probeer het na het opstarten van het toestel nogmaals. Wanneer een medewerker wel SMS-berichten ontvangt die verstuurd worden via een telefoon is dit géén garantie dat er geen netwerkprobleem is; SMS-berichten die van persoon naar persoon gaan worden over een ander netwerk verstuurd dan SMS-berichten die van applicatie naar persoon gaan. De medewerker heeft de afzender geblokkeerd. Indien het voorkomt dat een medewerker geen code ontvangt, maar wel andere SMS berichten kan ontvangen, dan kan het zijn dat de medewerker de afzender heeft geblokkeerd. Controleer op het toestel of het nummer is geblokkeerd. Controleer ook bij de provider van de medewerker of het nummer is geblokkeerd. Het nummer is niet correct opgeslagen in de database. Leeg het authenticatienummer en sla het op. Voer vervolgens opnieuw het authenticatienummer in en sla de wijziging op. Probeer daarna opnieuw in te loggen. Nedap healthcare Pagina 51 / 110

52 Wat te doen als er altijd om een inlogcode gevraagd wordt? Cookies in de browser instellen Bij thuisgebruik van Ons Administratie of het medewerkerportaal zal maximaal 1x per week een SMS authenticatiecode gebruikt moeten worden om in te kunnen loggen. Soms komt het echter voor dat er elke keer dat ingelogd moet worden, een SMS code ter verificatie gestuurd wordt. Om dit op te lossen zullen in de browser van waaruit ingelogd wordt, ingesteld moeten zijn dat cookies geaccepteerd worden. Afhankelijk van de browser (en versie) is dit in te stellen. Omdat in de cookies onthouden wordt wanneer voor het laatst is ingelogd met SMS authenticatie, is er geen andere manier om te voorkomen dat elke keer een inlogcode verstuurd wordt. Bij deze een voorbeeld hoe je Internet Explorer (versie 10) zo kan instellen dat cookies van het medewerkerportaal altijd worden geaccepteerd. Let op! Bij oudere of nieuwe versies kunnen de schermvoorbeelden afwijken, net als bij andere typen browsers. Klik rechtsbovenin op het menu instellingen (tandwiel), en vervolgens Internet Opties. Een nieuwe venster opent. Nedap healthcare Pagina 52 / 110

53 Ga naar het tabblad Privacy (1) en kies Sites (2). Nedap healthcare Pagina 53 / 110

54 Voer mijnio.nl in bij de balk Address of website en klik op Allow (toestaan). Dit is ook te doen met ioservice.net, indien het Ons Administratie betreft. De toegestane websites zijn in de lijst te zien (1). Sluit de vensters met OK (2). Problemen met het inloggen in het medewerkerportaal Bekijk hier meer informatie over andersoortige problemen bij het inloggen in het medewerkerportaal: Problemen met het inloggen in het medewerkerportaal. Nedap healthcare Pagina 54 / 110

55 Wat te doen als de code van de Ons Toegangscode-app niet wordt geaccepteerd De Ons Toegangscode-app genereert een code waarmee ingelogd kan worden in het medewerkerportaal. In sommige gevallen werkt de gegenereerde code niet om in te loggen. Dit artikel beschrijft de mogelijke oorzaken. Wanneer de code bestaat uit letters, of letters en cijfers Deze code is de code die gebruikt dient te worden om de app eenmalig te koppelen met het medewerkerportaal. Deze code kan niet gebruikt worden om in te loggen op het medewerkerportaal. Als je dus in deze situatie in het Medewerkerportaal moet inloggen, dan kan dat op dat moment alleen door dat te doen middels een sms-code. De Toegangscode is op dit moment namelijk nog niet gekoppeld. Voor meer informatie over het koppelen van de app aan het medewerkerportaal is deze handleiding te raadplegen. Nedap healthcare Pagina 55 / 110

56 Wanneer de code bestaat uit alleen cijfers Als je dit scherm ziet dan is de app aan je account gekoppeld. Je kunt deze code dus vanaf nu gebruiken om mee in te loggen. Een correcte toegangscode bestaat enkel uit cijfers en heeft een kunstwerk als achtergrond. Onjuiste code Indien je toch een foutmelding krijgt dat de ingevoerde code ongeldig is, is het belangrijk dat het toestel waarop de toegangscode app geinstalleerd is, op tijd staat. Als de klok van het toestel niet op tijd staat, doordat gekozen is om de tijd handmatig in te stellen in plaats van automatisch, kan een foutmelding verschijnen dat de code niet geldig is. Indien de tijd toch handmatig ingesteld moet zijn op het toestel, controleer dan naast de datum en tijd ook de tijdzone van het toestel. Deze moet staan op GMT +1 (Amsterdam, Berlijn, Parijs). Als extra optie is ook een knop in de app aanwezig. Daarmee kan je de tijd synchroniseren. De tijd van je toestel wordt niet aangepast, maar de app geeft het verschil in tijd aan onze computers door, waardoor je wel een geldige toegangscode krijgt. Deze synchronisatie is tijdelijk en geldig tot het moment dat het toestel opnieuw wordt opgestart. Nedap healthcare Pagina 56 / 110

57 Nedap healthcare Pagina 57 / 110

58 Ons Medewerkerportaal Nedap healthcare Pagina 58 / 110

59 Een medewerker een inlogaccount geven voor Ons Medewerkerportaal Het beheren van het account van de medewerker voor inlog in het Medewerkerportaal wordt in Ons Administratie gedaan. Bekijk daarom de handleiding Inlogaccount en rollen van de medewerker. Nedap healthcare Pagina 59 / 110

60 Een geheel team inloggegevens geven voor het medewerkerportaal Navigeren in het menu Ga naar Beheer --> Instellingen --> Overige Instellingen en klik op io Me accounts. (Om verwarring te voorkomen: io Me is de oude naam voor Ons Medewerkerportaal.) Accounts aanmaken Gegevens over bestaande / nog geen bestaande inlogaccounts is beschikbaar onder de kop io Me status. Deze verwijzen allen naar het aanmaken van gerelateerde rapporten. Het tweede gedeelte 'io Me accounts maken' geeft twee opties: Meerdere accounts maken en een enkele account aanmaken. Wij klikken op de eerste optie 'io Me accounts maken...' Nedap healthcare Pagina 60 / 110

61 Doorklikken Selecteer de bovenste optie: io Me accounts maken... Selecteer het team Selecteer de gewenste organisatorische eenheid. In dit voorbeeld kies ik voor de gehele organisatie, 1000 basisvvt. Nedap healthcare Pagina 61 / 110

62 Instellingen maken 1. Hier wordt het geselecteerde team getoond. Door de teamnaam aan te klikken kan een ander team geselecteerd worden. 2. io Hardware: hier kan geselecteerd worden of alleen medewerkers met of zonder registratieapparaten een account moeten krijgen. Wanneer N.a. (Not Applicable) gekozen wordt, wordt hier niet op gefilterd en wordt voor iedere medewerker een account aangemaakt. 3. Hier kan geselecteerd worden welke structuur gebruikt wordt voor de loginnaam. Meest gebruikelijk is de bovenste optie. In dit geval wordt voor de medewerker 'Jan Jansen' de inlognaam 'j.jansen'. 4. Hiermee krijgt iedere medewerker de rechten om zorgregels te kunnen aanpassen. Instrueer de medewerkers duidelijk wanneer deze optie aangezet wordt. Klik wanneer de keuzes gemaakt zijn op 'io Me accounts maken'. Nedap healthcare Pagina 62 / 110

63 Aanmaken gereed Het aanmaken van de accounts is gereed. Door op het icoontje rechts te klikken is een rapport te zien van de handeling. Rapport inzien Het rapport toont een lijst met medewerkers waarvoor een account is aangemaakt. Nedap healthcare Pagina 63 / 110

64 Meerdere accounts voor Ons Medewerkerportaal wijzigen Het is mogelijk om voor alle medewerkers van de organisatie of per team de Medewerkerportaal-accounts te kunnen wijzigen. Navigeren Ga naar Beheer --> Instellingen --> Overige instellingen --> io Me accounts. Klik vervolgens op io Me accounts maken... Kies vervolgens voor Update io Me accounts... Nedap healthcare Pagina 64 / 110

65 Team selecteren Selecteer het team waarvan de accounts gewijzigd moeten worden. Het is ook mogelijk om de naam van de organisatie (de bovenste regel) aan te klikken; hierdoor wordt elk account aangepast. Instellingen 1. Hier is het geselecteerde team te zien. 2. Het is mogelijk om de instellingen voor uitsluitend personen met, of personen zonder io Smart/TouchPro te selecteren. 3. Het is mogelijk om voor de medewerkers binnen het geselecteerde team aan te vinken of ze de rol krijgen om zorgregels te mogen corrigeren/invoeren. Nedap healthcare Pagina 65 / 110

66 Maak uw keuze en klik tot slot op Update io Me accounts. Vervolgens keert u terug in het overzichtscherm met de medewerkers die een account hebben voor het medewerkerportaal. Nedap healthcare Pagina 66 / 110

67 Tijdelijke wachtwoorden voor het medewerkerportaal inzien en per post versturen Navigeren in het menu Ga naar Beheer --> Instellingen --> Overige Instellingen en klik op io Me accounts. (Om verwarring te voorkomen: io Me is de oude naam voor Ons Medewerkerportaal.) Navigeren in het menu Selecteer onder 'brieven versturen' het onderwerp 'Mail merge bestand met tijdelijke wachtwoorden... Nedap healthcare Pagina 67 / 110

68 Selecteer het team Selecteer alle medewerkers, het team of een enkele medewerker. Klik vervolgens op 'Maak rapport'. Een Excel-bestand is vervolgens aangemaakt met daarin de tijdelijke wachtwoorden. Brief maken Wanneer het excel-bestand is opgeslagen moet deze gekoppeld worden aan een Worddocument. Bekijk hier een voorbeeldbrief. Laat de kolommen overeenkomen met de juiste velden en maak uw mailmerge. Deze handeling verschilt per Word-versie. U heeft nu per gebruiker een brief met een tijdelijk wachtwoord. Nedap healthcare Pagina 68 / 110

69 Mobiele- en registratieapparaten Nedap healthcare Pagina 69 / 110

70 TouchPro (registratietelefoon) koppelen aan medewerker Het koppelen van een TouchPro is feitelijk het koppelen van een simkaart aan de medewerker. Voordat deze gekoppeld kan worden, moeten eerst de juiste simkaarten ingevoerd zijn in de applicatie. In de configuratie-handleiding wordt beschreven hoe dit te doen is. Navigeren in het menu Navigeer naar de medewerker en klik onder het tabblad algemeen op 'Ontkoppel of geef simkaart vrij'. Klik door Klik op 'Nieuwe toekenning' Nedap healthcare Pagina 70 / 110

71 Kies de juiste simkaart De simkaart is te kiezen door de juiste simkaart in de lijst aan te klikken. Als de lijst lang en overzichtelijk is, kan ook gezocht worden op een nummer waardoor de lijst ingekort wordt. Klik tot slot op opslaan. Voltooid In het overzicht is te zien welke simkaart aan de medewerker is gekoppeld. Nedap healthcare Pagina 71 / 110

72 io Smart koppelen aan medewerker Deze les beschrijft hoe een io Smart (ookwel io genoemd) gekoppeld kan worden aan een medewerker. Navigeren in het menu Navigeer naar de medewerker en klik onder het tabblad algemeen op 'Nieuwe io uitgeven'. Voer het nummer in Voer het nummer in dat op de io Smart staat en per wanneer deze aan de medewerker gekoppeld moet zijn. Klik tot slot op 'uitgeven'. Nedap healthcare Pagina 72 / 110

73 Voltooid Te zien is dat de io met nummer 123 is gekoppeld aan deze medewerker. Nedap healthcare Pagina 73 / 110

74 TouchKey (sleutelhanger) koppelen aan medewerker Voordat een TouchKey gekoppeld kan worden, dient deze eerst in de applicatie toegevoegd te zijn. Zie de handleiding: TouchKey's toevoegen of verwijderen in de applicatie. Navigeren in het menu Navigeer naar de medewerker en klik onder het tabblad algemeen op 'Nieuwe Touch Key uitgeven'. Nummer invoeren Voer het nummer in dat op de Touch Key staat en per wanneer deze aan de medewerker gekoppeld moet zijn. Klik tot slot op 'uitgeven'. Nedap healthcare Pagina 74 / 110

75 Voltooid Te zien is dat de touchkey met nummer 2 is gekoppeld aan deze medewerker. Nedap healthcare Pagina 75 / 110

76 Mobiele apparaten beheren (Ons In Ons Administratie kunnen mobiele apparaten van medewerkers beheerd worden. Er is een onderscheid in registratieapparaten (TouchPro, io smart, Touchkeys) en mobiele apparaten waarop Nedap apps zijn geïnstalleerd (zoals de Dossier app, Nedap Ons app, Toegangscode app, Medicatiecontrole app, etc.). Het mobiele-apparatenbeheer is geen vervanging van een MDM-tool (Mobile Device Management), maar geeft wel de nodige controle en het nodige inzicht over de apparaten die in gebruik zijn binnen de organisatie. Dit artikel beschrijft het beheer van de mobiele apparaten van deze apps via Ons Administratie. Inzage in gebruik van gekoppelde apparaten van een medewerker Rechten Alleen medewerkers met het recht "Mobiele apparaten van medewerkers beheren" kunnen in Ons Administratie naar de plek navigeren om de apparaten te beheren. Dit recht is automatisch aanwezig in de standaardrol "Applicatiebeheer" en kan naar wens worden toegevoegd aan een andere rol. Navigeren Via het menu Medewerker > Tabblad Algemeen is het overzicht met mobiele apparaten te benaderen. Door op het kopje "Mobiele apparaten" te klikken verschijnt het beheerscherm. Nedap healthcare Pagina 76 / 110

77 Per toestel wordt een overzicht gegeven met daarin de volgende gegevens: De versie van het besturingssysteem (OS) van het toestel. De gekoppelde apps op dat toestel. De versie van de gekoppelde apps. De tijd wanneer het laatste toestel gezien is. Dit wordt bepaald aan de hand van de laatste actie of synchronisatie die op de achtergrond van het toestel heeft plaatsgevonden van een van de Nedap apps. Omdat apps op de achtergrond ook taken op een toestel uitvoeren, kan het dus heel goed het geval zijn dat een Nedap app niet recentelijk is geopend, maar dat er wel recentelijk activiteit is geweest. Dit gegeven geeft hiermee een indicatie of het toestel nog actief is. Wanneer de laatste activiteit lang geleden was, is er in ieder geval geen Nedap app recentelijk gebruikt, en/of is er geen Nedap app geïnstalleerd, en/of is het toestel recentelijk niet ingeschakeld geweest. Apparaat ontkoppelen Het is mogelijk om het apparaat van de medewerker te ontkoppelen. Dit is handig in het geval de medewerker zijn of haar apparaat is verloren (kwijt of gestolen) of een nieuwe telefoon heeft. Met de knop Toegang ontzeggen kan de toegang worden ontzegd. Nadat de keuze is bevestigd verschijnt de melding dat het is gelukt. Nedap healthcare Pagina 77 / 110

78 Opmerkingen en tips De medewerker kan zelf ook het apparaat ontkoppelen. Bekijk hiervoor dit artikel. Het is niet mogelijk om vanuit Ons Administratie een apparaat te koppelen. Dit dient de medewerker zelf via het Medewerkerportaal te doen. Voor de goede orde willen we vermelden dat het niet nodig is om voor medewerkers die uit dienst zijn getreden, het apparaat te ontkoppelen. Zodra in Ons Administratie een einddatum in het contract is aangegeven, zal de medewerker vanaf die datum niet meer kunnen inloggen in het medewerkerportaal, noch de Nedap apps kunnen gebruiken. Nedap healthcare Pagina 78 / 110

79 Financieel, uren en contract Nedap healthcare Pagina 79 / 110

80 Contract instellen Het contract is nodig voor diverse zaken omtrent verloning, maar ook om te bepalen of een medewerker in/uit dienst is en of de medewerker toegang heeft tot de applicaties. Kijk voor het gebruik van de contractdatum voor het inloggen in deze handleiding. Contract instellen of controleren bij een medewerker Ga naar de medewerker en klik onder het tabblad financieel op Contract. Als er contracten bekend zijn bij de medewerker zullen die hier weergegeven worden. Toevoegen Klik op toevoegen om een nieuw contract toe te voegen (1). Vervolgens kun je de gegevens van het nieuwe contract invullen (2) Nedap healthcare Pagina 80 / 110

81 Geldigheid contract Wanneer een einddatum bij een contract wordt ingesteld terwijl er geen ander geldig contract is, zal de medewerker als 'uit dienst' aangemerkt worden. Dit betekent ook dat het inlogaccount niet meer geldig is. Nedap healthcare Pagina 81 / 110

82 Rekeninghouder gegevens instellen Navigeren in het menu Ga naar de medewerker en klik onder het tabblad financieel op Gegevens van de rekeninghouder. Gegevens invoeren Vul de gegevens in van de bankrekening en sla de wijzigingen op. Voltooid De gegevens zijn toegevoegd. Nedap healthcare Pagina 82 / 110

83 CAO aan de medewerker koppelen Navigeren Ga naar de betreffende medewerker en klik op het tabblad 'uren' en klik op de blauwe tekst 'CAO's'. CAO overzicht en CAO toevoegen Het overzicht met CAO's is zichtbaar. Deze zijn te wijzigen of verwijderen (1) of toe te voegen (2). Wij kiezen in onderstaand voorbeeld om een CAO toe te voegen. Nedap healthcare Pagina 83 / 110

84 Selecteer de CAO 1. Selecteer de gewenste CAO. 2. Selecteer de datum wanneer de betreffende CAO bij de betreffende medewerker in werking moet treden; de begindatum is verplicht. Wanneer geen einddatum bekend is, laat het 't/m' veld dan leeg. Klik tot slot op opslaan. Voltooid In het overzicht is te zien welke CAO op welke periode van toepassing is. Nedap healthcare Pagina 84 / 110

85 Onderaannemerschap Nedap healthcare Pagina 85 / 110

86 Onderaannemerschap uitgelegd In Ons Administratie kan gewerkt worden met zogeheten onderaannemers. Onderaannemers zijn andere bedrijven/instellingen die in opdracht van uw organisatie zorg leveren bij cliënten van uw organisatie. Onderaannemer invoeren Via Medewerker --> Medewerker toevoegen is het vinkje voor onderaannemer in te schakelen. Let op: alleen bij het maken van een nieuwe medewerker is dit vinkje in te schakelen. Het is dus niet mogelijk om een bestaande medewerker als onderaannemer aan te merken. Andersom geldt ook; het is niet mogelijk om een medewerker als zijnde onderaannemer uit te vinken. Omdat een onderaannemer altijd een organisatie betreft zullen veel velden overbodig zijn. In verband met een juiste identificatie later is het verplicht een medewerkersnummer in te voeren. Om intern het overzicht te houden is het ook raadzaam om een naam in te voeren. Werking onderaannemerschap Normaliter worden uren die door medewerkers bij cliënten geregistreerd worden altijd zonder overlap geregistreerd. Bij een onderaannemer geldt dit niet. Het kan namelijk voorkomen dat meerdere medewerkers in dienst zijn van de onderaannemer en dat daardoor dus meerdere cliënten tegelijkertijd behandeld worden. De zorgregels van onderaannemers worden via XML import in Ons Administratie geïmporteerd. Over het algemeen worden de zorgregels door de onderaannemer namelijk geregistreerd in een ander pakket. Daarnaast is het praktisch niet mogelijk om met zorgregistratieapparaten (io Smart, TouchPro) uren tegelijktijdig te registreren. De meerwaarde van het registreren van uren Nedap healthcare Pagina 86 / 110

87 geleverd door een onderaannemer in Ons Administratie is dat het overzicht behouden blijft en duidelijk is door welke organisatie welke zorg bij welke cliënt geleverd is. Het XML-formaat voor importeren wordt beschreven in de XML-interfacebeschrijving. Fiatteren Het fiatteren van uren geschiedt op normale wijze. Ongefiatteerde uren kunnen geïmporteerd worden en daarna in Ons Administratie worden gefiatteerd. Ook reeds gefiatteerde uren kunnen worden ingelezen in Ons Administratie. Onderaannemer zijn voor een andere organisatie In Ons Administratie is er geen aparte mogelijkheid om om te gaan wanneer uw organisatie als onderaannemer werkt voor een andere organisatie. Dit is afhankelijk van de afspraken die zijn gemaakt tussen beide partijen evenals de gebruikte verloningssoftware en de manier waarop deze is ingericht. Nedap healthcare Pagina 87 / 110

88 Overige Nedap healthcare Pagina 88 / 110

89 Weekkaartprofiel aan de medewerker koppelen Voor het correct kunnen verwerken van registraties in onder andere het Medewerkerportaal en Ons Agenda, is het noodzakelijk dat een medewerker is gekoppeld aan een weekkaartprofiel. Hierin staat aangegeven welke directe en indirecte uursoorten mogen worden toegevoegd en/of gewijzigd en in welke periode dat is toegestaan. Selecteer een medewerker Klik vervolgens op Weekkaart profiel Selecteer de gewenste weekkaart Nedap healthcare Pagina 89 / 110

90 Klik vervolgens op opslaan Voltooid De weekkaart is nu aan de medewerker gekoppeld. Deze is in het medewerkerportaal nu zichtbaar. Nedap healthcare Pagina 90 / 110

91 Deskundigheid koppelen In het deskundigheidsprofiel staat welke diensten (uursoorten) een medewerker mag leveren. Ook bepaalt de toekenning van deskundigheden of medewerkers wel of geen toegang hebben tot bepaalde afgeschermde informatie, zoals vertrouwelijke rapportages, documenten en episodes. Bovendien kunnen er acties toegekend worden aan deskundigheden, waarmee medewerkers juist wel of geen informatie over uit te voeren acties ontvangen. Navigeren in het menu Zoek de medewerker op, klik op het tabblad 'Deskundigheid' en vervolgens op de tekst 'deskundigheid'. Navigeren Klik vervolgens op 'deskundigheid toekennen' om een nieuw deskundigheidsprofiel aan de medewerker te koppelen. Wanneer een bestaande gewijzigd moet worden, klik dan op een reeds gekoppeld deskundigheidsprofiel. Hierbij is het niet mogelijk om een profiel te verwijderen danwel de datums te wijzigen wanneer de uren reeds gefiatterd zijn in de betreffende periode. Nedap healthcare Pagina 91 / 110

92 Deskundigheidsprofiel selecteren Selecteer het deskundigheidsprofiel en voer een ingangsdatum in. Klik tot slot op opslaan. Voltooid Te zien is dat een nieuw deskundigheidsprofiel is toegekend. Nedap healthcare Pagina 92 / 110

93 Dashboardprofiel koppelen aan medewerker Met het dashboardprofiel wordt bepaald welke elementen op het dashboard van Ons Administratie voor de medewerker zichtbaar zijn. Navigeer naar de medewerker Navigeer naar de medewerker en klik op 'account'. Nedap healthcare Pagina 93 / 110

94 Selecteer het dashboardprofiel Selecteer het gewenste dashboardprofiel en klik vervolgens op opslaan. Indien de informatie die zichtbaar moet zijn op het dashboard betrekking heeft op een team, dan moet het team ook toegevoegd worden binnen het account. Let op: het dashboardprofiel wordt pas gewijzigd nadat de betreffende medewerker opnieuw is ingelogd. Nedap healthcare Pagina 94 / 110

95 AGB-code, BIG-nummer, CONO-beroepsgroep vastleggen bij de medewerker Het is voor Elektronisch medicatie voorschrijven en Paramedische Eerstelijnszorg van belang dat de AGB-code van medewerkers ingevuld zijn. Daarnaast zijn ook de BIG-code en CONO-beroepsgroep bij de medewerker vast te leggen. Navigeren Ga naar de medewerker en klik op het tabblad Deskundigheid. Rechts in beeld zijn de AGBcode, BIG-nummer en CONO-beroepsgroep zichtbaar. Door te klikken op Externe codes, zijn deze codes aan te passen. Met het bewerk-icoon kan deze aangepast worden. Met het plus-icoon kan een nieuwe code toegevoegd worden. Nedap healthcare Pagina 95 / 110

96 AGB-code De 8-cijferige AGB-code is in te vullen. Als er al meer dan 1 AGB-code aanwezig was, is aan te geven of dit de primaire AGB-code wordt. Er kan maar 1 AGB-code als primair aangemerkt worden. Zodra een andere AGB-code als primair wordt aangemerkt, verdwijnt deze eigenschap automatisch bij een andere AGB-code. Indien maar één AGB-code aanwezig is, zal deze automatisch de eigenschap 'primair' krijgen; het kenmerk 'primair' wordt in dat geval niet getoond. Alleen de primaire AGB-code wordt meegestuurd naar het EVS-systeem. Voor de paramedische eerstelijnszorg wordt de AGB-code bepaald aan de hand van de beroepsgroep en discipline (bepaald aan de hand van de eerste vier cijfers). Daarbij wordt geen rekening gehouden met de eigenschap "primair"; zowel niet primaire als wel primaire AGB-codes kunnen daarvoor worden gebruikt. BIG-nummer Het invoeren van het BIG-nummer is vergelijkbaar met het invoeren van de AGB-code. In het geval van meerdere ingevoerde BIG-nummers kan niet een primair BIG-nummer aangegeven worden. Nedap healthcare Pagina 96 / 110

97 CONO-beroepsgroep De CONO-beroepsgroep is op dezelfde wijze in te voeren. De beroepsgroep kan uit een voorgedefinieerde lijst gekozen worden. Het is mogelijk om meerdere beroepsgroepen in te voeren, mits deze in verloop van tijd niet met elkaar overlappen.* * Voorheen (tot en met versie ) was het mogelijk om meerdere beroepsgroepen in te voeren die overlap met elkaar hadden, terwijl geen geldigheidsdatums waren in te voeren. Om deze gegevens wel te bewaren, is bij deze toewijzingen een begindatum van ingevoerd. In het geval er meerdere beroepsgroepen waren ingevoerd, dan zal het aanpassen voor foutmeldingen kunnen zorgen. Dit is te verhelpen door één van de ingevoerde beroepsgroepen te verwijderen, de overgebleven beroepsgroep de juiste begin- en einddatum in te geven, en tot slot de verwijderde beroepsgroep weer in te voeren met de juiste datums. Nedap healthcare Pagina 97 / 110

98 Mutaties (wijzigingen) bekijken Soms zijn er wijzigingen geweest van de gegevens van de medewerker of cliënt. In het geval van onduidelijkheden kan het uitkomst bieden om deze wijzigingen te bekijken. Navigeren in het menu Zoek de cliënt op en klik rechtsonder op 'mutaties'. Historie inzien Alle wijzigingen zijn nu zichtbaar. Te zien is door welke gebruiker op welk moment welke actie uitgevoerd is. Nedap healthcare Pagina 98 / 110

99 Single Sign-On als inlogmethode (Pilot) Nedap healthcare Pagina 99 / 110

100 Single Sign-On algemeen (Pilot) Single Sign-On als inlogmethode zit nog in de pilotfase, en is dus nog niet voor iedereen beschikbaar. Wil je meer informatie? Neem dan contact op met je accountmanager. Single Sign-On (SSO) kan gebruikt worden om in te loggen in Ons applicaties met centraal beheerde accounts. Voordelen van Single Sign-On als inlogmethode Het gebruik van Single Sign-On (SSO) heeft meerdere voordelen: Het is verstandig om gebruikers op slechts één plaats te beheren. Als een gebruiker meerdere accounts heeft, is de kans groter dat informatie niet up-to-date is. (SSO) maakt het mogelijk om gebruikersbeheer in eigen hand te houden, en op één plek te beheren. Gebruikers hoeven maar één wachtwoord te onthouden. Inloggen gaat makkelijker en sneller. Inloggen in Ons met SSO Het is ook mogelijk om in Ons-applicaties in te loggen via SSO. Dit kan als een SSO-provider de 'OpenID Connect' standaard gebruikt. De meeste aanbieders doen dit al. Dit zijn een aantal van de grootste SSO-providers: Okta Onelogin Auth0 Azure Active Directory ADFS on Windows Server * Google GSuite (alléén met eigen hosted domain) * *Deze providers voldoen niet volledig aan de Open ID connect standaard, en vereisen een juridische uitbreiding van het contract om te garanderen dat MFA voor elke sessie is uitgevoerd. Zie daarvoor deze handleiding. Nedap healthcare Pagina 100 / 110

101 Meerdere SSO-providers Het is mogelijk om gebruikers van meerdere SSO-providers toegang te geven tot de ONSapplicaties. Dit kan handig zijn wanneer gebruikers van een andere organisatie (bijvoorbeeld huisartsen of externe leveranciers) ook toegang moeten hebben tot uw omgeving. Voor elke aparte provider kan een knop op het inlogscherm geplaatst worden. Nedap healthcare Pagina 101 / 110

102 Inloggen met Single Sign-On (Pilot) Single Sign-On als inlogmethode zit nog in de pilotfase, en is dus nog niet voor iedereen beschikbaar. Wil je meer informatie? Neem dan contact op met je accountmanager. Voor het inloggen met SSO zal je account eerst gekoppeld moeten worden. Dit gebeurt bij de eerste keer inloggen, bekijk daarvoor deze uitleg. Aanmelden met Single Sign-On kan op twee manieren: Inloggen via Ons Inloggen via de portal van de provider Eerste keer inloggen Meerdere Ons-accounts Het kan nog steeds voorkomen dat gevraagd wordt naar een 2FA code. Wij vragen bij elke keer inloggen om een code, als die niet via de SSO-provider is gegeven zal dit via Ons gebeuren. Nedap healthcare Pagina 102 / 110

103 Inloggen via Ons Bij het inloggen in Ons zullen één of meerdere knoppen getoond worden voor het 'Aanmelden met SSO'. Afhankelijk van de SSO-provider van je organisatie kunnen de knoppen een andere naam hebben. Als je ingelogd bent via de SSO-provider, zal je direct doorgestuurd worden naar de Onsapplicatie. Als je nog niet ingelogd bent, wordt je eerst doorgestuurd om je bij je SSO-provider aan te melden. Daarna wordt je alsnog doorgestuurd naar Ons. De optie voor inloggen met Gebruikersnaam en Wachtwoord zal in veel gevallen nog zichtbaar zijn. Je organisatie kan instellen of deze optie wel of niet te gebruiken is in combinatie met SSO. Inloggen via de portal van de provider Inloggen via een SSO-provider is erg afhankelijk van de provider, en kan ook nog verschillen per organisatie. De basis is wel gelijk: door in te loggen bij je SSO-provider krijg je een overzicht te Nedap healthcare Pagina 103 / 110

104 zien van alle applicaties die gekoppeld zijn. Door daar op de knop van Nedap Ons te klikken, kom je direct in de juiste applicatie terecht. Eerste keer inloggen Om Single Sign-On te activeren, zul je bij de eerste keer inloggen gevraagd worden om te koppelen met je medewerkeraccount. Na het inloggen met je gebruikersnaam en wachtwoord krijg je onderstaande melding te zien: Door op de gekleurde knop te klikken koppel je je account om met SSO in te loggen. Dit hoeft maar één keer te gebeuren, daarna kun je altijd inloggen met je SSO-account. Meerdere Ons-accounts Het komt soms voor dat een gebruiker meerdere Ons-accounts heeft. Deze kunnen gekoppeld worden aan één SSO-account. De gebruiker krijgt dan na aanmelden via SSO de keuze met welk account er ingelogd moet worden: Nedap healthcare Pagina 104 / 110

105 Nedap healthcare Pagina 105 / 110