MEDEWERKERBEHEER (ONS ADMINISTRATIE)

Transcriptie

1 MEDEWERKERBEHEER (ONS ADMINISTRATIE) Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Medewerker toevoegen of verwijderen... 4 Medewerker toevoegen... 5 Medewerker uit dienst zetten... 7 Adres en team... 8 Personalia van de medewerker aanpassen... 9 Telefoonnummers van een medewerker (Ons Administratie)...11 Adressen aanpassen Medewerker toewijzen aan organisatorische eenheid (team)...18 Inlogaccount en authenticatie...21 Inlogaccount en rollen van de medewerker...22 Autorisatiemodel: Overzicht autorisaties in Ons Administratie (Medewerkeraccount) Authenticatie en toegang instellen (middels ip-adres)...31 De Toegangscode app installeren en gebruiken...33 Uitleg over de HUB Problemen met het inloggen...40 Wat te doen als er altijd om een inlogcode gevraagd wordt?...46 Wat te doen als de code van de Ons Toegangscode-app niet wordt geaccepteerd Ons Medewerkerportaal...51 Aanvraag gebruik van het Medewerkerportaal...52 Een medewerker een inlogaccount geven voor Ons Medewerkerportaal...53 Een geheel team inloggegevens geven voor het medewerkerportaal...54 Meerdere accounts voor Ons Medewerkerportaal wijzigen...58 Tijdelijke wachtwoorden voor het medewerkerportaal inzien en per post versturen... 61

3 Registratieapparaten...63 TouchPro (registratietelefoon) koppelen aan medewerker...64 io Smart koppelen aan medewerker...66 TouchKey (sleutelhanger) koppelen aan medewerker...68 Financieel, uren en contract...70 Contract instellen Rekeninghouder gegevens instellen...73 CAO aan de medewerker koppelen...74 Onderaannemerschap...76 Onderaannemerschap uitgelegd...77 Overige...79 Weekkaartprofiel aan de medewerker koppelen...80 Deskundigheid koppelen Dashboardprofiel koppelen aan medewerker...84 AGB-code, BIG-code, CONO-beroepsgroep vastleggen bij medewerker...86 Mutaties (wijzigingen) bekijken...89

4 Medewerker toevoegen of verwijderen Pagina 4 / 89

5 Medewerker toevoegen Wanneer medewerkers zorg moeten leveren en/of deze administratieve handelingen moeten uitvoeren, is een medewerkeraccount benodigd. Wanneer de medewerker vervolgens ook administratieven handelingen moet uitvoeren is een inlogaccount nodig. De uitleg hoe een medewerker aan te maken is, wordt onderstaand beschreven. De uitleg om een medewerker de juiste inloggegevens te geven, wordt hier weergegeven. Navigeren in het menu Klik in het hoofdmenu op 'medewerker'. Vervolgens is het zoekscherm om bestaande medewerkers op te zoeken, zichtbaar. Klik aan de rechterkant op 'Medewerker toevoegen'. Gegevens invoeren Voer de velden in. Wanneer getracht wordt het formulier op te slaan terwijl er gegevens ontbreken, wordt dit boven in beeld aangegeven. Pagina 5 / 89

6 Klik na het voltooiien op 'Opslaan'. Voltooid De medewerker is aangemaakt. Pagina 6 / 89

7 Medewerker uit dienst zetten In het geval een medewerker uit dienst gaat, moet de medewerker uit dienst gezet worden. Om de administratie kloppend te houden, kan een medewerker niet verwijderd worden. Omdat het uitdienst zetten van een medewerker onderdeel is van de geldigheid van het contract, wordt uitgelegd bij het instellen van het contract hoe dit te doen is. Pagina 7 / 89

8 Adres en team Pagina 8 / 89

9 Personalia van de medewerker aanpassen Navigeren naar de medewerker Zoek de medewerker op, klik op het tabblad Algemeen en kies vervolgens voor de optie 'Personalia'. Gegegevens invoeren / wijzigen Pas de gegevens aan en klik op opslaan. De gegevens zijn nu aangepast. Pagina 9 / 89

10 De vrije velden onder in het scherm zijn naar eigen invulling in te vullen. Pagina 10 / 89

11 Telefoonnummers van een medewerker (Ons Administratie) Er zijn in Ons Administratie verschillende telefoonnummers bij de medewerker in te vullen. Hierin wordt beschreven waar welk nummer voor gebruikt wordt. Volgorde telefoonnummers van medewerker in geval van SMS authenticatie Bij Medewerker --> tabblad Algemeen --> Personalia kunnen de telefoonnummers ingevuld worden die van belang zijn voor de sms-authenticatie. Een van de volgende vier nummers wordt gebruikt: 1. Authenticatie telefoonnummer 2. Werk mobiel nummer 3. Privé mobiel nummer 4. Huis telefoonnummer Het nummer waar de authenticatie SMS heen wordt gestuurd komt altijd bij Authenticatie telefoonnummer (1) te staan. Als er geen handmatig authenticatie telefoonnummer wordt ingevoerd, wordt automatisch één van de andere telefoonnummers (2, 3 of 4) overgenomen in dit veld in de aangegeven volgorde. Bijvoorbeeld als veld 1 leeg is, maar 2 is gevuld, wordt veld 2 gebruikt om de code naar te verzenden. Voor authenticatie kan veld 4 ook gebruikt worden. In het geval de andere drie nummers niet zijn ingevuld, wordt door een computer het vaste telefoonnummer gebeld en de code door een stem uitgesproken. Wanneer het authenticatienummer niet is gevuld, wordt het TouchPro nummer gebruikt. Nummer op het pagina-overzicht Pagina 11 / 89

12 Het nummer wat in het overzichtscherm van de medewerker onder Personalia staat is altijd gelijk aan het eerst gebruikte veld. TouchPro nummer In geval van authenticatie wordt het TouchPro nummer gebruikt om een SMS naar toe te zenden wanneer er geen Authenticatienummer is ingevoerd. Telefoonnummer bij woonadres Daarnaast is er nog een telefoonnummer in te vullen bij woonadres. Dit kan worden gedaan bij Medewerker, door bovenin het blauwe gedeelte op het adres te klikken. Dit nummer heeft voor de authenticatie geen functie. Pagina 12 / 89

13 Adressen aanpassen Navigeren Zoek de medewerker op en klik op "Adresgegevens". Selecteer uw actie Omdat deze medewerker nog geen adres heeft, kiezen we voor het toevoegen van een nieuw adres. Pagina 13 / 89

14 Adres toevoegen Wanneer op "Adres toevoegen" is geklikt, verschijnen bovenstaande invoervelden. De geel gemarkeerde velden, zijn verplichte velden. Pagina 14 / 89

15 Gegevens invoeren In het voorbeeld zijn het type adres, de postcode, het huisnummer en de begindatum ingevuld. Zodra de postcode en het huisnummer zijn ingevuld, wordt automatisch het adres gevuld, zoals je in het voorbeeld onder de postcode en het huisnummer ziet. Ook wordt er een kaartje getoond met daarop de exacte adreslocatie (dit wordt aan de hand van de ingevoerde gegevens bepaald). Pagina 15 / 89

16 Woontype Onder 'Woontype' kun je verdere specificaties rondom de woonsituatie van de medewerker aangeven. Deze specificaties zijn niet zichtbaar op het tabblad 'Algemeen' onder 'Adresgegevens', maar pas op het moment dat je dieper op de adressen doorklikt. bijzonder woontype vormt het woontype 'Zwervend/dakloos' (zie afbeelding hierboven). Bij dit woontype is het niet nodig om het adres te vullen. Wel bljift de begindatum verplicht. Voltooid Pagina 16 / 89

17 Zodra er op "Opslaan" is geklikt, is het betreffende adres toegevoegd bij de medewerker. Wanneer er al wel een adres bestaat, kan ook op "Dit adres corrigeren" geklikt worden, om eventueel wijzigingen daar inaan te brengen. Let op; voor het opgeven van een verhuizing moet ook een nieuw adres ingevoerd worden en moet een einddatum bij het oude adres ingevoerd worden. Pagina 17 / 89

18 Medewerker toewijzen aan organisatorische eenheid (team) Navigeren in het menu Zoek de medewerker op en klik onder het tabblad 'Algemeen' op Organisatorische eenheid'. Eenheid selecteren De bestaande eenheid wordt getoond. Er zijn nu meerdere opties: 1. Een nieuwe medewerker met onbekende eenheid. 2. Een verplaatsing van de medewerker van een eenheid naar een nieuwe eenheid. 3. Het toevoeging van de medewerker aan een nieuwe eenheid. (nb. per medewerker mag maximaal 1 eenheid tegelijkertijd geselecteerd zijn). Optie 1: Deze wordt in deze beschrijving uitgelegd. Optie 2: Selecteer een einddatum van de bestaande eenheid, en voer een nieuwe eenheid met begindatum toe. Optie 3: Voeg een nieuwe eenheid toe, zonder bij de andere eenheden een wijziging aan te Pagina 18 / 89

19 brengen. De andere eenheid wordt afgesloten op de dag voor de begindatum van de nieuwe eenheid. Wij kiezen voor de eerste optie en klikken op 'Onbekende eenheid'. Details Details van de geselecteerde eenheid kunnen gewijzigd worden. Klik op 'Onbekende eenheid'. Selecteer de eenheid Het organigram verschijnt: selecteer de juist locatie. In dit voorbeeld kiezen we voor Japanse tuin, die valt onder de afdeling Oost Gelre. Pagina 19 / 89

20 Details Er wordt teruggekeerd naar het scherm met details van de geselecteerde eenheid. Omdat de begindatum goed staat en we in dit voorbeeld geen einddatum in willen vullen, klikken we zonder wijzigingen aan te brengen op 'opslaan'. Overzicht De huidige eenheid is zichtbaar. Klik op terug om terug te keren naar het overzichtsscherm van de medewerker. Voltooid In het overzichtsscherm van de medewerker is de huidige organisatorische eenheid van de medewerker te zien. Pagina 20 / 89

21 Inlogaccount en authenticatie Pagina 21 / 89

22 Inlogaccount en rollen van de medewerker Wanneer een medewerker de mogelijkheid moet hebben om in te kunnen loggen in Ons Administratie, het Medewerkerportaal, of Ons Planning, is het nodig dat een medewerker een inlogaccount krijgt. Naast het feit dat deze medewerker een account heeft, moet de medewerker ook over een contract beschikken. Navigeren Zoek de medewerker op en klik op 'Account'. Selecteren van de applicaties 1. De gebruikersnaam is te zien en eventueel te wijzigen. Standaard wordt een voorletter, gevolgd door een punt en achternaam als inlognaam gebruikt. Pagina 22 / 89

23 2. Wanneer het vinkje voor Ons Medewerkerportaal aangevinkt wordt, betekent dit dat de medewerker toegang krijgt tot het medewerkerportaal. (De optie 'Medewerkerportaal corrector' betekent dat de medewerker ook zorgregels mag aanpassen en ondertekenen. De optie 'Ons Medewerkerportaal beheerder' is aanwezig, maar heeft geen invloed meer.) 3. Wanneer het vinkje voor Ons Administratie wordt aangevinkt, betekent dit dat de medewerker toegang krijgt tot Ons administratie (het pakket waar u zich nu in bevindt). Vergeet deze optie niet als de medewerker in Ons Administratie moet kunnen inloggen. 4. Indien de omgeving een testomgeving betreft, dient deze optie ingeschakeld te zijn om in de testomgeving te kunnen inloggen (zie volgende stap voor meer uitleg). Voor Ons Planning geldt dat het (met uitzondering van Planning applicatiebeheerders) momenteel afdoende is bij de medewerker het vinkje Ons Medewerkerportaal, of Ons Administratie, in te schakelen. Indien een van beide niet is ingeschakeld zal de medewerker ook niet in Ons Planning kunnen inloggen. Zie voor meer informatie Planning gebruikersaccount toevoegen en rechten wijzigen. Om toegang tot Ons Administratie te geven, moet naast het algemene vinkje voor Ons Administratie tenminste 1 rol geactiveerd worden: Wanneer enkel inzage voldoende is, kies dan voor de basis inkijk rol. Selecteer de juiste instellingen en sla de wijzigingen op. Inloggen op testomgeving De instelling "Toestaan om in te loggen op een testomgeving" werkt als volgt: Als het een testomgeving betreft, wordt door de applicatie aan de hand van deze instelling mede bepaald of de medewerker in de betreffende testomgeving mag inloggen. Voor de productieomgeving heeft deze instelling geen effect. In de productieomgeving kan deze instelling wel beheerd worden. Bij het uitvoeren van een kopie naar de testomgeving wordt de instelling gekopieerd naar de testomgeving. Indien een medewerker tijdelijk moet kunnen inloggen in de testomgeving (bijvoorbeeld bij een training) is het advies om de instelling in de testomgeving te beheren. Indien een medewerker structureel in de testomgeving moet kunnen inloggen is het advies om deze instelling in de productieomgeving te beheren. Pagina 23 / 89

24 Rollen in Ons Administratie Een aantal rollen zijn standaard gedefinieerd. Door het vinkje in te schakelen en de pagina op te slaan, beschikt de medewerker over de betreffende rol(len). Deze instellingen hebben effect nadat de medewerker opnieuw is ingelogd. De rollen op bepaalde locaties of teams van toepassing laten zijn Het is in hetzelfde scherm mogelijk om aan te geven op welke teams en/of cliënten de autorisatie van toepassing is. Dit heeft vanzelfsprekend alleen effect op functionaliteit waarbij cliënt- of medewerkergegevens mee gemoeid zijn. Een selectie is te maken. Pagina 24 / 89

25 Afhankelijk van organisatie-brede instellingen wordt bepaald hoe lang voor of na een locatietoekenning de cliëntgegevens te raadplegen zijn. Selectie toepassen Indien gekozen wordt voor onderstaande teams/locaties, kan een selectie toegepast worden. 1. Klik op de naam van het team/de teams (of locaties) die geselecteerd dienen te worden. 2. Selecteer de actie (alle opties naar rechts verplaatsen) / alleen geselecteerde opties naar rechts verplaatsen). 3. De geselecteerde teams/locaties zijn aan de rechterkant te zien. 4. In het filter kunnen (delen van) locatienamen ingegeven worden, waarna er op het zoekcriterium gefilterd zal worden (4 en 5). Door vervolgens op de dubbele pijlen naar rechts te klikken zullen de gefilterde locaties geselecteerd worden. Sla de wijzigingen op. Je keert terug naar het overzicht met de accountgegevens van de medewerker. Let op: het is daarna wederom nodig om de wijzigingen op te slaan. Pagina 25 / 89

26 Wachtwoord veranderen Om het wachtwoord te veranderen van de medewerker, is in het kopje 'account' de optie 'wachtwoord veranderen' zichtbaar. Klik daar op. Let op: verwar dit niet met het aanpassen van uw eigen wachtwoord! Deze is rechts in beeld zichtbaar onder 'Mijn instellingen'. Tijdelijk wachtwoord Voer een tijdelijk wachtwoord in. Het ingevoerde wachtwoord is 100 dagen geldig, maar bij de eerste inlog moet de medewerker een eigen wachtwoord kiezen. Klik tot slot op opslaan. Advies aan de medewerker: Kies voor een veilig en moeilijk te raden wachtwoord. Gebruik nooit het wachtwoord dat je ook bij andere software gebruikt. Er moet altijd een combinatie van hoofdletter, kleine letter en getallen worden gebruikt. Voltooid Het account is aangemaakt en de medewerker kan inloggen in de geselecteerde applicaties. Pagina 26 / 89

27 Autorisatiemodel: Overzicht autorisaties in Ons Administratie (Medewerkeraccount) De rechten van medewerkers zijn aan te passen via de betreffende medewerker en vervolgens door te klikken op 'account'. Diverse onderdelen zijn te herkennen en worden per stuk besproken. Inlogaccount activeren in Ons Administratie Met de vink voor 'Ons Administratie' wordt toegang verleend voor de betreffende medewerker. Rollen in Ons Administratie Een aantal rollen zijn standaard gedefinieerd. Rollen zijn ook zelf samen te stellen. Door het vinkje in te schakelen en de pagina op te slaan, beschikt de medewerker over de betreffende rol(len). Deze instellingen hebben effect nadat de medewerker opnieuw is ingelogd. Pagina 27 / 89

28 Download: Autorisatiemodel Algemeen: Een gedetailleerd overzicht is te downloaden via de volgende link: Autorisatiemodel Ons Administratie. Cliënt rapporten: Een specifiek schema voor cliëntrapporten is te bekijken via de volgende link: Autorisate cliëntrapporten. Verdeling van de invloed van rollen op verschillende medewerkers Voor een aantal acties in Ons Administratie zijn rollen van toepassing waarbij gegevens van medewerkers aangepast kunnen worden. De rollen die de huidige medewerker heeft, heeft betrekking op de eigen gegevens, op alle teams, of op een of meerdere teams. Er kan bijvoorbeeld gekozen worden om de rol 'fiatteren van uren' in te schakelen en te kiezen voor 'onderstaande teams'. Hierdoor kan de betreffende medewerker alleen uren van medewerkers uit de geselecteerde teams fiatteren. Let op: Als de rol van een medewerker beperkt is tot een bepaald team en de medewerker de basisinkijkrol heeft, geldt deze beperking niet voor het inzien van gegevens van andere teams. De medewerker met de basisinkijkrol kan dan dus de gegevens van medewerkers van andere teams wel inzien. Er zijn twee manieren om hier mee om te gaan: - Het is mogelijk om zelf een rol te maken met samengestelde rechten. Om gegevens van andere medewerkers af te schermen kan een rol gemaakt worden waarin het medewerker basisinkijkrecht wordt weggelaten. - Of stel de autorisatie-instellingen in om de afscherming van medewerkergegevens strikter te maken. In dat geval wordt ook bij de basisinkijkrol de gegevens van medewerkers die niet binnen het team vallen waarvoor de gebruiker toegang heeft, beperkt. In dat geval worden alleen de Naam, Medewerkernummer, Organisatorische eenheid, weekkaarprofiel en deskundigheid getoond. Pagina 28 / 89

29 Verdeling van de invloed van rollen op verschillende cliënten Hiervoor geldt hetzelfde als bij de selectie op welke medewerkers rollen van toepassing zijn. Wanneer gekozen wordt voor een aantal locaties, kunnen enkel gegevens van cliënten die binnen de geselecteerde locaties vallen, door de betreffende medewerker aangepast worden. Er is hier nog een extra mogelijkheid om daarnaast ook het inzien van clientgegevens te beperken tot de aangegeven locaties. Daarvoor is de keuzemogelijkheid 'alleen cliënten van de geselecteerde locaties kunnen ingezien en aangepast worden' Voorbeeld: Stel een medewerker heeft de 'basisinkijkrol' en de rol 'zorgplan wijzigen' en er is aangevinkt dat de rol betrekking heeft op locatie X. Als het vakje 'alleen cliënten van de geselecteerde locaties kunnen ingezien en aangepast worden' niet is aangevinkt, kan deze medewerker nog steeds cliëntinformatie opvragen van cliënten van andere locaties (maar alleen het zorgplan wijzigen van clienten uit locatie X). Als het vakje wel is aangevinkt, is ook het inzien van clientgegevens beperkt tot locatie X. Samengevat: - Het vinkje uit; alle cliënten, ongeacht de locatie, kunnen worden ingezien, maar de specifieke acties uit de toegekende rollen van de betreffende medewerker kunnen alleen uitgevoerd worden bij cliënten die onder de geselecteerde locaties vallen. - Het vinkje aan: alleen cliënten van de geselecteerde locaties kunnen ingezien en aangepast worden. Cliënten van andere locaties kunnen niet ingezien worden. Toegang tot en rechten van Ons Medewerkerportaal Pagina 29 / 89

30 Via de vink voor 'Ons Medewerkerportaal' (1) kan voor een medewerker, indien de organisatie gebruik maakt van het medewerkerportaal, toegang worden verleend. Via het recht 'zorgregels corrigeren' (2) heeft de medewerker de mogelijkheid om zorgregels in het Medewerkerportaal te corrigeren en te ondertekenen. Het recht 'beheerder' (3) is niet meer relevant en heeft geen effect op de applicatie. Pagina 30 / 89

31 Authenticatie en toegang instellen (middels ip-adres) Twee-factor authenticatie is een extra veiligheidsmaatregel om gegevens van medewerkers en cliënten beter te beschermen. Wanneer in Ons applicaties ingelogd wordt met gebruikersnaam en wachtwoord zal een aanvullende code ingevoerd moeten worden. De bron van deze code kan een SMS- of gesproken bericht zijn, maar kan ook geraadpleegd worden middels de Ons Toegangscode App. Deze code moet vervolgens ingevoerd worden bij het inloggen. Hierdoor is niet alleen het wachtwoord (kennis) benodigd om in te loggen, maar ook de juiste telefoon (middel). De kans dat een kwaadwillende beide heeft, is vele malen kleiner en maakt het dus een stuk veiliger. Om het echter gebruiksvriendelijk te houden, is het standaard slechts 1x per week nodig om de code in te voeren wanneer er steeds vanaf dezelfde locatie (bijvoorbeeld dezelfde computer thuis) gewerkt wordt. Indien gewenst kan deze standaard setting via een ticket aan het team Support aangepast worden naar 'Dagelijks' of 'Altijd'. Ip-adressen De authenticatie vindt alleen plaats zodra ingelogd wordt vanaf een computer die verbinding met het internet maakt via een ip-adres welke niet bekend is in onze firewall-lijst met uitzonderingen. Via beheer > instellingen > overige instellingen > firewall- en authenticatieinstellingen, is te zien welke ipadressen bekend zijn. Een reden om daar een ip-adres aan toe te voegen, kan zijn om niet met authenticatie op kantoorlocaties te hoeven werken. Via Nedap healthcare support zijn ip-adressen door te geven. Dit is het ip-adres van uw internetaansluiting: n.b. We kunnen niet toestaan om ip-adressen van thuislocaties toe te voegen. Wat moet ik bij de medewerker instellen? Afhankelijk van het feit of de medewerker de Ons Toegangscode App gebruikt, of nog gebruik maakt van een SMS-bericht (of bij een huis telefoonnummer een gesproken code), zijn verschillende acties nodig. Toegangscode app: de app installeren Voor gebruik met de toegangscode app is het nodig dat deze geïnstalleerd wordt. Bekijk daarvoor deze handleiding. SMS / Gesproken code: Telefoonnummer instellen Als authenticatie middels een SMS-code wordt gebruikt dient het telefoonnummer van de medewerker ingesteld te zijn bij de personalia. Hier is te lezen hoe dat te doen is. Pagina 31 / 89

32 Deze stap is ook benodigd als backup; mocht de code niet via de app gebruikt kunnen worden, dan kan teruggevallen worden op een sms-code. Waarom moet een medewerker bij elke keer inloggen opnieuw een code invoeren? Sommige medewerkers moeten elke keer dat ze willen inloggen een authenticatie-code invoeren. Dit wordt waarschijnlijk veroorzaakt doordat in de browser die hij/zij gebruikt is ingesteld dat de zogenaamde Cookies na elke browser sessie wordt verwijderd. Dit kan worden opgelost door de instellingen in de browser hier op aan te passen (per browser is dit verschillend). Zie ook: Problemen met het inloggen Wat te doen als er altijd om een inlogcode gevraagd wordt? Pagina 32 / 89

33 De Toegangscode app installeren en gebruiken De aanvullende authenticatiecode kan op twee manieren worden gegenereerd; ofwel via een SMS of gesproken bericht, ofwel via de Ons Toegangscode App. Lees hierover meer in het artikel Authenticatie en toegang instellen. Dit artikel gaat specifiek in op het gebruik van de Ons Toegangscode App. Op moment van schrijven is de app alleen te gebruiken in combinatie met inlog via het Medewerkerportaal. De app is beschikbaar voor Android en ios. Vanwege het beperkte marktaandeel van andere besturingssystemen zal geen versie voor andere besturingssystemen, waaronder Windows Phone, worden gemaakt. Voordelen van de Toegangscode App ten opzichte van SMS/gesproken berichten Er zijn verschillende voordelen van het gebruik van de toegangscode app ten opzicht van de reguliere authenticatie: Kosten De kosten zijn lager, aangezien voor de SMS- of gesproken berichten kosten worden gerekend aan de zorgorganisatie. Het gebruik van de toegangscode app is gratis; er zijn geen aanpassingen in overeenkomsten nodig. Ook wordt er geen bedrag per gegenereerde code gerekend. Variabel instelbare termijn Voor de codes die met de reguliere (SMS / gesproken) berichten verstuurd worden, is ingesteld dat deze maximaal 1 week geldig zijn. Dit is een termijn die een acceptabele balans kent tussen kosten en veiligheid. Met de toegangscode app is deze termijn instelbaar, je kunt kiezen uit: elke keer, dagelijks of wekelijks (standaardwaarde). Deze keuzevrijheid wordt ondersteund doordat er geen kosten per code van toepassing zijn. Wel dient alsnog stilgestaan te worden bij het gebruiksgemak; elke keer een authenticatiecode invoeren zou als niet gebruiksvriendelijk ervaren kunnen worden. Verbeterde stabiliteit De toegangscode app is niet afhankelijk van het mobiele netwerk, wat wel bij SMS/gesproken codes het geval is. Ook werkt de app als het toestel offline is (de datum/tijd op het toestel moet correct zijn ingesteld om offline goed te kunnen functioneren). Hierdoor is deze manier van authenticeren niet gevoelig voor netwerkstoringen of beperkte dekking van providers. Mocht de app echter (om welke reden dan ook) niet werken, dan heeft de gebruiker altijd de mogelijkheid om de code met een SMS/gesproken-bericht te ontvangen. Hierdoor is er altijd een zogeheten fallback-scenario. Pagina 33 / 89

34 App installeren De app kan geïnstalleerd worden vanuit de Google Play Store (Android) of App Store (Apple ios). De app is de volgende manieren te vinden: Android: details?id=com.nedap.healthcare.toegangscode ios: Of zoek in de Play Store of App Store op "Ons Toegangscode". Installeer de app volgens de stappen op het scherm. App koppelen Zodra de app op het toestel is geïnstalleerd dient deze nog aan het medewerkeraccount gekoppeld te worden. Deze handeling is hetzelfde als het koppelen van de Nedap Ons App of de Ons Dossier App. Bekijk de handleiding. Gebruik je al de Nedap Ons app of de Ons Dossier app, dan is Ons Toegangscode al automatisch gekoppeld. Dit geldt vooralsnog alleen voor Android. Als je de ios-variant gebruikt, dan dient de app nog wel afzonderlijk gekoppeld te worden. App gebruiken Pagina 34 / 89

35 Zodra de app is gekoppeld zal je zodra je wilt inloggen in het Medewerkerportaal, na het invoeren van je gebruikersnaam en wachtwoord, de vraag krijgen om je code uit de App in te voeren. Als je telefoon op dat moment een werkende internetverbinding heeft zal de app zelfs automatisch opstarten. Mocht dat niet gebeuren; open dan de app handmatig en voer de code in het Medewerkerportaal in. De code die je in de app ziet is 30 seconden geldig. Om te voorkomen dat je een foutmelding krijgt dat de ingevoerde code ongeldig is, is het belangrijk dat het toestel waarop de toegangscode app geinstalleerd is, op tijd staat. Als de klok van het toestel niet op tijd staat, doordat gekozen is om de tijd handmatig in te stellen in plaats van automatisch, kan een foutmelding verschijnen dat de code niet geldig is. Indien gewenst kan je er voor kiezen om, in plaats van de toegangscode app te gebruiken, een SMS-berichtje te versturen. Klik daarvoor op de link in het inlogscherm van de applicatie waarop je probeert in te loggen. Pagina 35 / 89

36 Uitleg over de HUB De HUB bevindt zich momenteel nog in pilotfase. De HUB is op verzoek in te schakelen voor productie-omgevingen; geef dit middels een ticket bij Nedap healthcare support aan. Voor het inschakelen van de HUB geldt de voorwaarde dat twee-factor authenticatie (inloggen met een sms-code, danwel met een code uit de Ons Toegangscode app) wordt ingeschakeld waarbij minimaal 1x per dag om een code gevraagd wordt. Indien ingelogd wordt via een IPadres welke bekend is in onze firewall-lijst met uitzonderingen, hoeft er geen dubbele authenticatie plaats te vinden. (Indien het wenselijk is om wel twee-factor authenticatie af te dwingen, dan dient het betreffende IP-adres op verzoek van de zorgorganisatie door Nedap uit de uitzonderingslijst gehaald te worden.) Bent u recent gestart met ONS, dan staat de HUB standaard ingeschakeld. Wat is de HUB? Met HUB kan een gebruiker op een webapplicatie van Nedap inloggen (bijvoorbeeld Ons Administratie) en van daaruit direct navigeren naar een andere applicatie (bijvoorbeeld het Medewerkerportaal) zonder dat hij/zij opnieuw een wachtwoord hoeft in te voeren. Dit geldt voor alle Nedap webapplicaties, met uitzondering van Ons Planning. HUB beheert de sessies van de gebruiker tussen de verschillende webapplicaties van Nedap. Een sessie wordt geldig als een gebruiker inlogt en wordt ongeldig als de gebruiker uitlogt. Een sessie is altijd op 1 apparaat (computer/tablet/telefoon) actief. Kortom: de HUB: - Is een plek om te navigeren tussen verschillende applicaties. - Onthoud je sessies waardoor je niet opnieuw hoeft in te loggen. Pagina 36 / 89

37 Navigeren naar een andere applicatie Bovenin de applicaties (in dit voorbeeld het Medewerkerportaal) is een knop zichtbaar. Via dit HUB-icoon (3x3 puntjes) worden de voor deze medewerker beschikbare applicaties getoond. Door op de applicatie te klikken wordt je daarnaartoe geleid. Indien de resolutie van het scherm laag is, of het scherm wordt verkleind weergegeven, dan zal het menu op volledige paginagrootte getoond worden. Automatische vergrendeling Omdat privacy-gevoelige informatie ingezien kan worden geldt dat de gebruiker na verloop van tijd automatisch wordt uitgelogd. Omdat dit niet-gebruiksvriendelijk kan zijn hebben wij gezocht naar een juiste balans tussen veiligheid en gebruiksgemak. De beste manier om deze balans te bewerkstelligen is door gebruik te maken van een aantal fases. Deze fases kennen ieder een geldigheidsduur. Deze geldigheidsduur is niet instelbaar. Geldige sessie De sessie is nog geldig en de gebruiker kan gewoon doorwerken in de applicatie. Een sessie kan maximaal 24 uur geldig zijn. Dus ook zodra de medewerker 24 uur lang zou doorwerken, zal na 24 uur een scherm verschijnen om opnieuw in te loggen. Pagina 37 / 89

38 Controle: is de gebruiker nog actief? Na 25 minuten van inactiviteit wordt de gebruiker gevraagd om te bevestigen dat hij/zij nog actief is. Dit kan eenvoudig gedaan worden door op de ' ik ben er nog'-knop te klikken. De medewerker kan daarna op dezelfde plek in de applicatie verder werken. Sessie vergrendeld Als de medewerker niet klikt op de 'ik ben er nog'-knop, zal na 5 minuten de gebruiker worden gevraagd om te bevestigen dat hij/zij nog actief is. In tegenstelling tot de vorige fase geldt hierbij dat de medewerker als bevestiging zijn/haar wachtwoord opnieuw dient in te voeren. De medewerker kan daarna op dezelfde plek in de applicatie verder werken. Pagina 38 / 89

39 Sessie verlopen --> Medewerker uitgelogd Zodra de medewerker niet zijn/haar wachtwoord heeft ingevoerd, zal 30 minuten daarna de medewerker automatisch worden uitgelogd. De medewerker dient dan opnieuw in te loggen. Zodra de medewerker dat doet, wordt hij/zij opnieuw ingelogd en opent de openingspagina van dezelfde applicatie. Daarmee geldt dat bij een totale duur van 1 uur inactiviteit de medewerker definitief wordt uitgelogd. Als de medewerker zelf handmatig uitlogt, dan verschijnt de inlogpagina van het Medewerkerportaal. Pagina 39 / 89

40 Problemen met het inloggen Het kan voorkomen dat medewerkers niet kunnen inloggen op het Medewerkerportaal of Ons Administratie. Veel verschillende oorzaken kunnen hieraan ten grondslag liggen. Onderstaand een lijst met de meest voorkomende fouten en oplossingen Internetbrowser Controleer of de meest recente versie van een browser gebruikt wordt. Naast Internet Explorer is het ook mogelijk om gebruik te maken van Mozilla Firefox, Google Chrome of Apple Safari. Bij oude browserversies kunnen problemen ontstaan. Internet Explorer 7 wordt vanaf december 2013 niet meer ondersteund. (de 'nieuwe' layout vereist dat IE 8 of hoger gebruikt wordt). URL / internetadres Het internetadres Controleer altijd het gebruikte internetadres (URL). Het adres heeft altijd eenzelfde soort volgorde: instellingsnaam.mijnio.nl (waarbij 'instellingsnaam' vanzelfsprekend de naam van uw zorginstelling is). (voor ons Administratie is dit instellingsnaam.ioservice.net) Invulveld Gebruik in de browser het juiste invoerveld. Vaak komt het voor dat via een zoekmachine (zoals Google of Bing) de url ingetypt wordt. Dit is niet de bedoeling. Bij de zoekresultaten wordt dan de naam van een andere zorgorganisatie getoond. Inloggen bij een andere zorginstelling lukt vervolgens niet. www. Plaats geen www. voor de URL. Wanneer dit wel wordt gedaan kan de pagina niet worden geladen. Favorieten Het is ook mogelijk om het adres in de favorieten te plaatsen: dit scheelt een hoop typwerk en de kans op typfouten wordt verkleind. Inlogaccount Geen account aanwezig Het kan zijn dat u geen inlogaccount heeft voor het medewerkerportaal of Ons administratie, of dat er alwel een account bestaat, maar dat de in-dienstdatum van de medewerker nog niet is aangebroken (een medewerker kan pas inloggen in het medewerkerportaal vanaf de eerste dag Pagina 40 / 89

41 van zijn dienstverband). In dat geval wordt bij een inlogpoging een melding getoond dat de gebruikersnaam en/of het wachtwoord onjuist is. Neem contact op met de Coach binnen uw organisatie. Wij (Nedap) mogen omwille privacy geen inloggegevens verstrekken. Typfout Omdat de invoervelden hoofdletter-gevoelig zijn kan het voorkomen dat er snel een typfout gemaakt wordt. Let hierop bij het invoeren van uw inloggegevens. Pagina 41 / 89

42 Rechten en rollen Om in te kunnen loggen in Ons administratie moet er een vinkje geplaatst worden bij (1) "Ons Administratie". Als dit vinkje ontbreekt kan er niet worden ingelogd in Ons administratie en verschijnt de melding: Gebruikersnaam of wachtwoord is niet correct. Authenticatie sms Als extra beveiliging hebben we SMS authenticatie standaard aan staan. Dit houdt in dat u na het invoeren van uw inloggegevens een SMS op uw telefoon krijgt. Wanneer u geen sms krijgt dient u het getoonde nummer te controleren. Wanneer deze niet klopt moet u contact opnemen met uw coach. Omdat veel personen naast hun eigen mobiele nummer ook een mobiele telefoon van het werk hebben, is het mogelijk dat de SMS op uw eigen mobiele telefoon danwel uw werktelefoon binnen komt. Cookies die niet worden opgeslagen Cookies zijn bestanden waarin instellingen van webpagina's zijn opgeslagen. Het kan zijn dat de beveiliging van cookies te streng staat ingesteld. Internet Explorer Kies in het menu voor de optie 'Extra' (of 'Tools') en vervolgens de optie 'Internet Opties' ('Internet Options'). Pagina 42 / 89

43 Firefox Klik op het tabblad 'Privacy'. De instelling waarmee de meeste sites werken is Medium. Onder de knop Advanced kunt u de gedetaileerd opties zelf opgeven. Kies in het menu voor de optie Extra (of Tools) en daarna Opties (Options). Klik op het tabblad Privacy Onder de optie 'Cookies' kunt u de optie 'Cookies van websites accepteren' aanvinken. Google Chrome Klik op het gereedschap icoon Kies voor Opties Kies op het tabblad Geavanceerde opties voor Instellingen voor inhoud Op het tabblad Cookies kunt u vervolgens de eerste (aanbevolen) opties kiezen. Safari (Mac) Kies de optie 'Safari'in het menu Kies de optie 'Voorkeuren'. Kies het tabblad 'Beveiliging'. Onder 'Accepteer Cookies' kunt u de Cookies aanzetten. Cookies die opgeslagen zijn maar voor fouten zorgen Het kan voorkomen dat meerdere cookies opgeslagen zijn in de gebruikte browser. Door vreemde situaties (instabiele internetverbinding, meerdere keren openen van dezelfde webpagina, etc.) kan het voorkomen dat cookies onvolledig zijn opgeslagen of dat meerdere cookies elkaar in de weg zitten. Dit is mogelijk de oorzaak in het geval een foutmelding ontstaat tijdens het inloggen. In dat geval is het nodig om de cookies te verwijderen, dit kan voor de gehele browser, of alleen voor een specifieke website. Ook kan het uitkomst bieden om een andere browser te installeren als die nog niet eerder is gebruikt (Chrome of Firefox) aangezien in dat geval nog geen cookies zijn opgeslagen. Firewall Een firewall is gemaakt om bepaalde vormen van dreigingen van buitenaf te beperken. Soms staat een firewall echter te streng ingesteld waardoor ook goedaardige software en webpagina's geblokkeerd worden. Afhankelijk van het besturingsysteem van de computer zijn hierin instellingen te doen. Via windows is dit te doen via Start --> Configuratiescherm --> Windows Firewall. Pagina 43 / 89

44 Zet de instellingen eventueel naar een lager niveau en probeer het opnieuw. Wanneer de problemen niet verholpen zijn betekent dit dat de firewall hier waarschijnlijk geen effect op heeft. Zet in dat geval de instellingen terug naar hun oorspronkelijke waarden. Virusscanner Net zoals bij een firewall kan het zo zijn dat een virusscanner te streng staat ingesteld. Sommige virusscanners hebben tevens een firewall-functionaliteit. Controleer de instellingen, verlaag deze eventueel of zet deze uit. Probeer daarna wederom in te loggen. Zet in het geval de problemen niet zijn verholpen de instellingen weer terug naar de oorspronkelijke waarden. Internetverbinding Het is mogelijk dat niet alleen het medewerkerportaal niet getoond kan worden, maar dat ook andere pagina's niet worden geladen. In dat geval heeft u een probleem met uw internetverbinding. Controleer deze en probeer het opnieuw. Datum en tijd van de computer Wanneer het zo is dat de datum en/of het tijdstip van de computer, tablet of telefoon niet goed staat, kunnen verschillende problemen ontstaan. Controleer dus of de datum en tijd correct staan ingesteld. Controleer daarbij ook of de tijdzone op Amsterdam, Berlijn,... staat, en of de zomer/wintertijd op "automatisch" staat. SMS berichten die niet aankomen Het kan voorkomen dat een SMS bericht met daarin de code niet wordt ontvangen. Dit kan meerdere oorzaken hebben, waarbij er een onderscheid gemaakt kan worden in problemen die bij een enkele medewerker voorkomen, of die bij een grote groep medewerkers voorkomen. Mogelijke problemen en oorzaken in het geval meerdere medewerkers problemen melden: Er is een storing bij een telecom-provider (van de ontvanger). Als er meerdere signalen binnenkomen van medewerkers, ga na welke provider deze medewerkers hebben. Is het 1 provider waar berichten niet op binnenkomen en medewerkers met andere providers ontvangen de berichten wel, dan is dit het meest waarschijnlijke probleem. Er is een storing bij onze provider (voor het versturen). Indien meerdere medewerkers met verschillende providers geen SMS berichten ontvangen, zou er een probleem kunnen zijn bij onze provider voor het versturen van sms berichten. Indien dit het geval is, maak dan een ticket en geef daarbij de gegevens van medewerkers (06 nummer, provider), zodat wij kunnen nagaan wat de oorzaak is. Mogelijke problemen en oorzaken in het geval enkele medewerkers problemen melden: Pagina 44 / 89

45 Er is geen correct nummer ingevoerd als authenticatienummer van de medewerker. Controleer het nummer en pas deze aan. Het bereik van het mobiele netwerk van de provider van de medewerker is slecht. Controleer het bereik en controleer of andere sms berichten wel aankomen. De medewerker heeft de afzender geblokkeerd. Indien het voorkomt dat een medewerker geen code ontvangt, maar wel andere SMS berichten kan ontvangen, dan is onze ervaring dat de medewerker de afzender heeft geblokkeerd. Controleer op het toestel of het nummer is geblokkeerd. Controleer ook bij de provider van de medewerker of het nummer is geblokkeerd. Het nummer is niet correct opgeslagen in de database. Leeg het authenticatienummer en sla het op. Voer vervolgens opnieuw het authenticatienummer in en sla de wijziging op. Probeer daarna opnieuw in te loggen. Pagina 45 / 89

46 Wat te doen als er altijd om een inlogcode gevraagd wordt? Cookies in de browser instellen Bij thuisgebruik van Ons Administratie of het medewerkerportaal zal maximaal 1x per week een SMS authenticatiecode gebruikt moeten worden om in te kunnen loggen. Soms komt het echter voor dat er elke keer dat ingelogd moet worden, een SMS code ter verificatie gestuurd wordt. Om dit op te lossen zullen in de browser van waaruit ingelogd wordt, ingesteld moeten zijn dat cookies geaccepteerd worden. Afhankelijk van de browser (en versie) is dit in te stellen. Omdat in de cookies onthouden wordt wanneer voor het laatst is ingelogd met SMS authenticatie, is er geen andere manier om te voorkomen dat elke keer een inlogcode verstuurd wordt. Bij deze een voorbeeld hoe je Internet Explorer (versie 10) zo kan instellen dat cookies van het medewerkerportaal altijd worden geaccepteerd. Let op! Bij oudere of nieuwe versies kunnen de schermvoorbeelden afwijken, net als bij andere typen browsers. Klik rechtsbovenin op het menu instellingen (tandwiel), en vervolgens Internet Opties. Een nieuwe venster opent. Pagina 46 / 89

47 Ga naar het tabblad Privacy (1) en kies Sites (2). Pagina 47 / 89

48 Voer mijnio.nl in bij de balk Address of website en klik op Allow (toestaan). Dit is ook te doen met ioservice.net, indien het Ons Administratie betreft. De toegestane websites zijn in de lijst te zien (1). Sluit de vensters met OK (2). Problemen met het inloggen in het medewerkerportaal Bekijk hier meer informatie over andersoortige problemen bij het inloggen in het medewerkerportaal: Problemen met het inloggen in het medewerkerportaal. Pagina 48 / 89

49 Wat te doen als de code van de Ons Toegangscode-app niet wordt geaccepteerd De Ons Toegangscode-app genereert een code waarmee ingelogd kan worden in het medewerkerportaal. In sommige gevallen werkt de gegenereerde code niet om in te loggen. Dit artikel beschrijft de mogelijke oorzaken. Wanneer de code bestaat uit letters, of letters en cijfers Deze code is de code die gebruikt dient te worden om de app eenmalig te koppelen met het medewerkerportaal. Deze code kan niet gebruikt worden om in te loggen op het medewerkerportaal. Als je dus in deze situatie in het Medewerkerportaal moet inloggen, dan kan dat op dat moment alleen door dat te doen middels een sms-code. De Toegangscode is op dit moment namelijk nog niet gekoppeld. Voor meer informatie over het koppelen van de app aan het medewerkerportaal is deze handleiding te raadplegen. Pagina 49 / 89

50 Wanneer de code bestaat uit alleen cijfers Als je dit scherm ziet dan is de app aan je account gekoppeld. Je kunt deze code dus vanaf nu gebruiken om mee in te loggen. Een correcte toegangscode bestaat enkel uit cijfers en heeft een kunstwerk als achtergrond. Indien je toch een foutmelding krijgt dat de ingevoerde code ongeldig is, is het belangrijk dat het toestel waarop de toegangscode app geinstalleerd is, op tijd staat. Als de klok van het toestel niet op tijd staat, doordat gekozen is om de tijd handmatig in te stellen in plaats van automatisch, kan een foutmelding verschijnen dat de code niet geldig is. Indien de tijd toch handmatig ingesteld moet zijn op het toestel, controleer dan naast de datum en tijd ook de tijdzone van het toestel. Deze moet staan op GMT +1 (Amsterdam, Berlijn, Parijs) Pagina 50 / 89

51 Ons Medewerkerportaal Pagina 51 / 89

52 Aanvraag gebruik van het Medewerkerportaal Aanvragen bij Nedap Wanneer er nog niet van het medewerkerportaal gebruik gemaakt wordt, zal contact met Nedap opgenomen moeten worden. De omgeving moet door ons aangemaakt worden. De aanvraag is te doen door een ticket aan te maken of via uw accountmanager. Pagina 52 / 89

53 Een medewerker een inlogaccount geven voor Ons Medewerkerportaal Het beheren van het account van de medewerker voor inlog in het Medewerkerportaal wordt in Ons Administratie gedaan. Bekijk daarom de handleiding Inlogaccount en rollen van de medewerker. Pagina 53 / 89

54 Een geheel team inloggegevens geven voor het medewerkerportaal Navigeren in het menu Ga naar Beheer --> Instellingen --> Overige Instellingen en klik op io Me accounts. (Om verwarring te voorkomen: io Me is de oude naam voor Ons Medewerkerportaal.) Accounts aanmaken Gegevens over bestaande / nog geen bestaande inlogaccounts is beschikbaar onder de kop io Me status. Deze verwijzen allen naar het aanmaken van gerelateerde rapporten. Het tweede gedeelte 'io Me accounts maken' geeft twee opties: Meerdere accounts maken en een enkele account aanmaken. Wij klikken op de eerste optie 'io Me accounts maken...' Pagina 54 / 89

55 Doorklikken Selecteer de bovenste optie: io Me accounts maken... Selecteer het team Selecteer de gewenste organisatorische eenheid. In dit voorbeeld kies ik voor de gehele organisatie, 1000 basisvvt. Pagina 55 / 89

56 Instellingen maken 1. Hier wordt het geselecteerde team getoond. Door de teamnaam aan te klikken kan een ander team geselecteerd worden. 2. io Hardware: hier kan geselecteerd worden of alleen medewerkers met of zonder registratieapparaten een account moeten krijgen. Wanneer N.a. (Not Applicable) gekozen wordt, wordt hier niet op gefilterd en wordt voor iedere medewerker een account aangemaakt. 3. Hier kan geselecteerd worden welke structuur gebruikt wordt voor de loginnaam. Meest gebruikelijk is de bovenste optie. In dit geval wordt voor de medewerker 'Jan Jansen' de inlognaam 'j.jansen'. 4. Hiermee krijgt iedere medewerker de rechten om zorgregels te kunnen aanpassen. Instrueer de medewerkers duidelijk wanneer deze optie aangezet wordt. Klik wanneer de keuzes gemaakt zijn op 'io Me accounts maken'. Pagina 56 / 89

57 Aanmaken gereed Het aanmaken van de accounts is gereed. Door op het icoontje rechts te klikken is een rapport te zien van de handeling. Rapport inzien Het rapport toont een lijst met medewerkers waarvoor een account is aangemaakt. Pagina 57 / 89

58 Meerdere accounts voor Ons Medewerkerportaal wijzigen Het is mogelijk om voor alle medewerkers van de organisatie of per team de Medewerkerportaal-accounts te kunnen wijzigen. Navigeren Ga naar Beheer --> Instellingen --> Overige instellingen --> io Me accounts. Klik vervolgens op io Me accounts maken... Kies vervolgens voor Update io Me accounts... Pagina 58 / 89

59 Team selecteren Selecteer het team waarvan de accounts gewijzigd moeten worden. Het is ook mogelijk om de naam van de organisatie (de bovenste regel) aan te klikken; hierdoor wordt elk account aangepast. Instellingen 1. Hier is het geselecteerde team te zien. 2. Het is mogelijk om de instellingen voor uitsluitend personen met, of personen zonder io Smart/TouchPro te selecteren. 3. Het is mogelijk om voor de medewerkers binnen het geselecteerde team aan te vinken of ze de rol krijgen om zorgregels te mogen corrigeren/invoeren. Pagina 59 / 89

60 Maak uw keuze en klik tot slot op Update io Me accounts. Vervolgens keert u terug in het overzichtscherm met de medewerkers die een account hebben voor het medewerkerportaal. Pagina 60 / 89

61 Tijdelijke wachtwoorden voor het medewerkerportaal inzien en per post versturen Navigeren in het menu Ga naar Beheer --> Instellingen --> Overige Instellingen en klik op io Me accounts. (Om verwarring te voorkomen: io Me is de oude naam voor Ons Medewerkerportaal.) Navigeren in het menu Selecteer onder 'brieven versturen' het onderwerp 'Mail merge bestand met tijdelijke wachtwoorden... Pagina 61 / 89

62 Selecteer het team Selecteer alle medewerkers, het team of een enkele medewerker. Klik vervolgens op 'Maak rapport'. Een Excel-bestand is vervolgens aangemaakt met daarin de tijdelijke wachtwoorden. Brief maken Wanneer het excel-bestand is opgeslagen moet deze gekoppeld worden aan een Worddocument. Bekijk hier een voorbeeldbrief. Laat de kolommen overeenkomen met de juiste velden en maak uw mailmerge. Deze handeling verschilt per Word-versie. U heeft nu per gebruiker een brief met een tijdelijk wachtwoord. Pagina 62 / 89

63 Registratieapparaten Pagina 63 / 89

64 TouchPro (registratietelefoon) koppelen aan medewerker Het koppelen van een TouchPro is feitelijk het koppelen van een simkaart aan de medewerker. Voordat deze gekoppeld kan worden, moeten eerst de juiste simkaarten ingevoerd zijn in de applicatie. In de configuratie-handleiding wordt beschreven hoe dit te doen is. Navigeren in het menu Navigeer naar de medewerker en klik onder het tabblad algemeen op 'Ontkoppel of geef simkaart vrij'. Klik door Klik op 'Nieuwe toekenning' Pagina 64 / 89

65 Kies de juiste simkaart De simkaart is te kiezen door de juiste simkaart in de lijst aan te klikken. Als de lijst lang en overzichtelijk is, kan ook gezocht worden op een nummer waardoor de lijst ingekort wordt. Klik tot slot op opslaan. Voltooid In het overzicht is te zien welke simkaart aan de medewerker is gekoppeld. Pagina 65 / 89

66 io Smart koppelen aan medewerker Deze les beschrijft hoe een io Smart (ookwel io genoemd) gekoppeld kan worden aan een medewerker. Navigeren in het menu Navigeer naar de medewerker en klik onder het tabblad algemeen op 'Nieuwe io uitgeven'. Voer het nummer in Voer het nummer in dat op de io Smart staat en per wanneer deze aan de medewerker gekoppeld moet zijn. Klik tot slot op 'uitgeven'. Pagina 66 / 89

67 Voltooid Te zien is dat de io met nummer 123 is gekoppeld aan deze medewerker. Pagina 67 / 89

68 TouchKey (sleutelhanger) koppelen aan medewerker Voordat een TouchKey gekoppeld kan worden, dient deze eerst in de applicatie toegevoegd te zijn. Zie de handleiding: TouchKey's toevoegen of verwijderen in de applicatie. Navigeren in het menu Navigeer naar de medewerker en klik onder het tabblad algemeen op 'Nieuwe Touch Key uitgeven'. Nummer invoeren Voer het nummer in dat op de Touch Key staat en per wanneer deze aan de medewerker gekoppeld moet zijn. Klik tot slot op 'uitgeven'. Pagina 68 / 89

69 Voltooid Te zien is dat de touchkey met nummer 2 is gekoppeld aan deze medewerker. Pagina 69 / 89

70 Financieel, uren en contract Pagina 70 / 89

71 Contract instellen Het contract is nodig voor diverse zaken omtrent verloning, maar ook om te bepalen of een medewerker in/uit dienst is en of de medewerker toegang heeft tot Ons Administratie en het Medewerkerportaal. Navigeren in het menu Ga naar de medewerker en klik onder het tabblad financieel op Contract. Toevoegen Klik op toevoegen om een nieuw contract toe te voegen Pagina 71 / 89

72 Gegevens invoeren Voer de gegevens in conform het contract van de medewerker. Selecteer vervolgens de geldigheid (begin en einddatum) en tot slot het contracttype. Sla de wijzigingen op. Het contract voor de medewerker is ingesteld. Einde contract / medewerker uit dienst zetten Wanneer een einddatum bij een contract wordt ingesteld terwijl er geen ander geldig contract is, zal de medewerker als 'uit dienst' aangemerkt worden. Dit betekent ook dat het inlogaccount niet meer geldig is. Pagina 72 / 89

73 Rekeninghouder gegevens instellen Navigeren in het menu Ga naar de medewerker en klik onder het tabblad financieel op Gegevens van de rekeninghouder. Gegevens invoeren Vul de gegevens in van de bankrekening en sla de wijzigingen op. Voltooid De gegevens zijn toegevoegd. Pagina 73 / 89

74 CAO aan de medewerker koppelen Navigeren Ga naar de betreffende medewerker en klik op het tabblad 'uren' en klik op de blauwe tekst 'CAO's'. CAO overzicht en CAO toevoegen Het overzicht met CAO's is zichtbaar. Deze zijn te wijzigen of verwijderen (1) of toe te voegen (2). Wij kiezen in onderstaand voorbeeld om een CAO toe te voegen. Pagina 74 / 89

75 Selecteer de CAO 1. Selecteer de gewenste CAO. 2. Selecteer de datum wanneer de betreffende CAO bij de betreffende medewerker in werking moet treden; de begindatum is verplicht. Wanneer geen einddatum bekend is, laat het 't/m' veld dan leeg. Klik tot slot op opslaan. Voltooid In het overzicht is te zien welke CAO op welke periode van toepassing is. Pagina 75 / 89

76 Onderaannemerschap Pagina 76 / 89

77 Onderaannemerschap uitgelegd In Ons Administratie kan gewerkt worden met zogeheten onderaannemers. Onderaannemers zijn andere bedrijven/instellingen die in opdracht van uw organisatie zorg leveren bij cliënten van uw organisatie. Onderaannemer invoeren Via Medewerker --> Medewerker toevoegen is het vinkje voor onderaannemer in te schakelen. Let op: alleen bij het maken van een nieuwe medewerker is dit vinkje in te schakelen. Het is dus niet mogelijk om een bestaande medewerker als onderaannemer aan te merken. Andersom geldt ook; het is niet mogelijk om een medewerker als zijnde onderaannemer uit te vinken. Omdat een onderaannemer altijd een organisatie betreft zullen veel velden overbodig zijn. In verband met een juiste identificatie later is het verplicht een medewerkersnummer in te voeren. Om intern het overzicht te houden is het ook raadzaam om een naam in te voeren. Werking onderaannemerschap Normaliter worden uren die door medewerkers bij cliënten geregistreerd worden altijd zonder overlap geregistreerd. Bij een onderaannemer geldt dit niet. Het kan namelijk voorkomen dat meerdere medewerkers in dienst zijn van de onderaannemer en dat daardoor dus meerdere cliënten tegelijkertijd behandeld worden. De zorgregels van onderaannemers worden via XML import in Ons Administratie geïmporteerd. Over het algemeen worden de zorgregels door de onderaannemer namelijk geregistreerd in een ander pakket. Daarnaast is het praktisch niet mogelijk om met zorgregistratieapparaten (io Smart, TouchPro) uren tegelijktijdig te registreren. De meerwaarde van het registreren van uren geleverd door een onderaannemer in Ons Administratie is dat het overzicht behouden blijft en duidelijk is door welke organisatie welke zorg bij welke cliënt geleverd is. Het XML-formaat voor importeren wordt beschreven in de XML-interfacebeschrijving. Pagina 77 / 89

78 Fiatteren Het fiatteren van uren geschiedt op normale wijze. Ongefiatteerde uren kunnen geïmporteerd worden en daarna in Ons Administratie worden gefiatteerd. Ook reeds gefiatteerde uren kunnen worden ingelezen in Ons Administratie. Onderaannemer zijn voor een andere organisatie In Ons Administratie is er geen aparte mogelijkheid om om te gaan wanneer uw organisatie als onderaannemer werkt voor een andere organisatie. Dit is afhankelijk van de afspraken die zijn gemaakt tussen beide partijen evenals de gebruikte verloningssoftware en de manier waarop deze is ingericht. Pagina 78 / 89

79 Overige Pagina 79 / 89

80 Weekkaartprofiel aan de medewerker koppelen Voor het correct kunnen verwerken van registraties in onder andere het Medewerkerportaal en Ons Agenda, is het noodzakelijk dat een medewerker is gekoppeld aan een weekkaartprofiel. Hierin staat aangegeven welke directe en indirecte uursoorten mogen worden toegevoegd en/ of gewijzigd en in welke periode dat is toegestaan. Selecteer een medewerker Klik vervolgens op Weekkaart profiel Selecteer de gewenste weekkaart Klik vervolgens op opslaan Pagina 80 / 89

81 Voltooid De weekkaart is nu aan de medewerker gekoppeld. Deze is in het medewerkerportaal nu zichtbaar. Pagina 81 / 89

82 Deskundigheid koppelen In het deskundigheidsprofiel staat welke diensten (uursoorten) een medewerker mag leveren. Navigeren in het menu Zoek de medewerker op, klik op het tabblad 'Deskundigheid' en vervolgens op de tekst 'deskundigheid'. Navigeren Klik vervolgens op 'deskunidgheid toekennen' om een nieuw deskundiogheidsprofiel aan de medewerker te koppelen. Wanneer een bestaande gewijzigd moet worden, klik dan op een reeds gekoppeld deskundigheidsprofiel. Hierbij is het niet mogelijk om een profiel te verwijderen danwel de datums te wijzigen wanneer de uren reeds gefiatterd zijn in de betreffende periode. Pagina 82 / 89

83 Deskundigheidsprofiel selecteren Selecteer het deskundigheidsprofiel en voor een ingangsdatum in. Klik tot slot op opslaan. Voltooid Te zien is dat een nieuw deskundigheidsprofiel is toegekend. Pagina 83 / 89

84 Dashboardprofiel koppelen aan medewerker Met het dashboardprofiel wordt bepaald welke elementen op het dashboard van Ons Administratie voor de medewerker zichtbaar zijn. Navigeer naar de medewerker Navigeer naar de medewerker en klik op 'account'. Selecteer het dashboardprofiel Selecteer het gewenste dashboardprofiel en klik vervolgens op opslaan. Pagina 84 / 89

85 Let op: het dashboardprofiel wordt pas gewijzigd nadat de betreffende medewerker opnieuw is ingelogd. Pagina 85 / 89

86 AGB-code, BIG-code, CONO-beroepsgroep vastleggen bij medewerker Het is voor Elektronisch medicatie voorschrijven en Paramedische Eerstelijnszorg van belang dat de AGB-code van medewerkers ingevuld zijn. Daarnaast zijn ook de BIG-code en CONOberoepsgroep bij de medewerker vast te leggen. Navigeren Ga naar de medewerker en klik op het tabblad Deskundigheid. Rechts in beeld zijn de AGBcode, BIG-code en CONO-beroepsgroep zichtbaar. AGB-code Klik vervolgens op het kopje "AGB-code". Pagina 86 / 89

87 De 8-cijferige AGB-code is in te vullen. Als er al maar dan 1 AGB-code aanwezig was, is aan te geven of dit de primaire AGB-code wordt. Er kan maar 1 AGB-code als primair aangemerkt worden. Zodra een andere AGB-code als primair wordt aangemerkt, verdwijnt deze eigenschap automatisch bij een andere AGB-code. Indien maar één AGB-code aanwezig is, zal deze automatisch de eigenschap 'primair' krijgen; het kenmerk 'primair' wordt in dat geval niet getoond. Alleen de primaire AGB-code wordt meegestuurd naar het EVS-systeem. Voor de paramedische eerstelijnszorg wordt de AGB-code bepaald aan de hand van de beroepsgroep en discipline (bepaald aan de hand van de eerste vier cijfers). Daarbij wordt geen rekening gehouden met de eigenschap "primair"; zowel niet primaire als wel primaire AGBcodes kunnen daarvoor worden gebruikt. Klik tot slot op opslaan. AGB-code wijzigen of verwijderen Door op de betreffende AGB-code te klikken is deze te wijzigen, als primair aan te merken, of te verwijderen. Pagina 87 / 89

88 BIG-code Het invoeren van de BIG-code is vergelijkbaar met het invoeren van de AGB-code. De enige twee verschillen zijn dat er geen primaire BIG-code opgegeven kan worden en dat de BIG-code uit 11 cijfers bestaat, in plaats van 8. CONO-beroepsgroep De CONO-beroepsgroep is op dezelfde wijze in te voeren. Ook hierbij zijn meerdere beroepsgroepen mogelijk. Het verschil met de BIG-code en CONO-code is dat bij de beroepsgroep uit een voorgedefinieerde lijst gekozen kan worden. Pagina 88 / 89

89 Mutaties (wijzigingen) bekijken Soms zijn er wijzigingen geweest van de gegevens van de medewerker. In het geval van onduidelijkheden kan het uitkomst bieden om deze wijzigingen te bekijken. Navigeren in het menu Zoek de medewerker op en klik rechtsboven op 'mutaties'. Historie inzien Alle wijzigingen zijn nu zichtbaar. Te zien is door welke gebruiker op welk moment welke actie uitgevoerd is. Pagina 89 / 89