Releasenotes. CGA / IBS / MM+ 4.3 dd 2 oktober 2012

Transcriptie

1 Releasenotes CGA / IBS / MM+ 4.3 dd 2 oktober 2012 V1 30 oktober 2012

2 Inhoudsopgave Belangrijke / grote veranderingen: SEPA Behandel Cliënt... 5 a. Inzoom en doorklik opties... 5 b. Partner / kind gegevens Opdrachten Administratie... 5 a. Betalen vanaf meerdere eigen cliënt bankrekeningen... 5 b. Functie scheiding & Audit trail t.b.v. accountant Telebankieren... 6 a. Verbeterde afhandeling Import bankmutaties... 6 b. Onderhoud maskers vanuit Behandelen Bankmutaties Workflow... 6 a. Brieven module: nieuwe stijl... 6 b. Gespreknotities Rapportage... 7 a. Rapportage begunstigden bankrekening en naam... 7 b. Cliëntkaart direct (De) centrale Kas... 7 a. Kasstorting... 7 b. Sortering kasopnames per cliënt Overige aanpassingen: techniek, platform en interface... 7 a. Import verhuisbeweging via EPD... 7 b. Euroteken wordt vraagteken... 7 c. Online Help aanpassingen... 7 Uitgebreide informatie omtrent de aanpassingen en andere veranderingen: SEPA... 8 Toelichting SEPA... 8 Weet u al precies welke veranderingen SEPA voor uw bedrijf met zich meebrengt?... 8 Technische aanpassingen Bizon systemen door komst SEPA: Aanpassingen in tabellen Aanpassingen in de programmatuur Aanpassingen in de rapporten Bankrekening en Bankcode in bestaande overzichten Bankcode wordt BIC SEPA Conversie SEPA Formaat Bestanden Behandel Cliënt Flexibele Multi Zoekbalk (ca.pcaclt Doorklik Opties Partner (en kind) gegevens inzichtelijk Stamgegevens (ca.qcaclt1) Logging wijziging Cliënt Controle dubbele IBAN en Bankrekening Documentbeheer & Workflow Opvragen Documenten Gespreksnotities Brieven Nieuwe Stijl Brieven maken Onderhoud Cliënt Brief (gg.mggltrc) Memotekst optie geactiveerd Onderhoud rubriek voor dossier vriendelijker

3 Overzicht Taken Tonen te tabellen in koppelen documenten Opvragen Taken Opdrachten Administratie Eigen bankrekening ook kiezen Nieuwe opzet registratie opdrachten: Telebankieren Telebankieren minder foutgevoelig Controle TBACN: Check Dagboek Bankrekening Soort en Status Onderhoud maskers vanuit Behandel Cliënt IBS Plug-in en blanco Betaalkenmerk Banktransactie lijstjes Extra lange omschrijving Overzicht Banksaldi + Mutaties Fiatteren Functiescheiding Opvragen Opdracht Historie Overzicht te fiatteren, groepering Einddatum Eenmalige Opdracht Geen Spoed meer Weergave reserveringen Rapportage Beginbalans niet getoond in grootboekkaart Overzicht banksaldi Responseprobleem rapporten Begunstigden rekening en naam Reserveersaldo op Historie per periode Naast IBAN ook BIC in de XML Dagafschrift: omschrijving Maatwerk ca.rmembto Leeftijd matrix Cliëntkaart direct (De)centrale Kas Aanvulling Centrale kas Sortering kasopnames per cliënt Interface / Techniek / Platform Import verhuisbeweging via EPD Veldgrootte export Budget & Actuals Export Bewoners naar WebKBB dubbel Import Inkomsten opdrachten (C_Caapo) Verwijder ongerelateerde data Cursor navigatie Behandel Cliënt Dummy Functies voor HELP Buttons klikbaar per module Doorklik Opties Nieuwe opzet Versie Info Scherm Euroteken wordt vraagteken Combo-Box Unlimited Knoppenbalk meer specifiek Online Help aanpassingen

4 Belangrijke / grote veranderingen: 1. SEPA 2. Behandel Cliënt a. Inzoomen en doorklik opties b. Partner/Kind van cliënt inzichtelijk 3. Opdrachten Administratie a. Multi-bank Betalen vanaf meerdere eigen cliënt rekeningen b. Functiescheiding & Audit Trail t.b.v. accountant 4. Telebankieren a. Verbeterde afhandeling Import bankmutaties b. Onderhoud maskers 5. Workflow module a. Brieven module: nieuwe stijl b. Gespreknotities 6. Rapportage a. Begunstigden rekening en naam b. Cliëntkaart direct 7. (De)centrale Kas a. Storting b. Sortering kasopnames per cliënt 8. Techniek, platform en interface a. Import verhuisbeweging via EPD b. Euroteken wordt vraagteken c. Online Help aanpassingen Verdieping van bovenstaande punten: 1. SEPA Grootste aanpassing ten opzichte van voorgaande versies is dat deze versie voorbereid is op de komst van SEPA. Het betalen in Europa (SEPA-gebied) gaat in de nieuwe situatie net zo makkelijk als betalen in ons eigen land. Voor softwarepakketten betekent dit dat i.p.v. het huidige bankrekening nummer van max 10 posities langer wordt, inclusief IBAN nummer. Het IBAN van Nederlandse bankrekeningnummers bestaat uit 18 tekens (cijfers en letters) en het huidige rekeningnummer komt er in voor. Voorbeeld: Het IBAN van rekeningnummer van de Rabobank is NL44 RABO Dit wordt verplicht. Naast dit IBAN nummer is er ook de BIC code. De BIC is de internationale identificatiecode van een bank. Elke bank heeft een eigen unieke code van 8 of 11 tekens. De BIC-code van Rabobank is bijvoorbeeld: RABONL2U. Voor betalingen aan Nederlandse bankrekeningnummers kunnen deze afgeleid worden van IBAN, voor buitenland betalingen niet. Impact voor onze systemen: - registratie opdrachten IBAN en BIC zullen verplicht ingevoerd moeten worden i.p.v. alleen Nederlandse bankrekeningnummer invoeren; - presentatie: op groot aantal rapporten en schermen wordt het langere IBAN nummer getoond, 4

5 daar waar relevant ook de BIC code; - controles op bankrekening zijn aangepast; - nieuw betaalbestand PAIN ipv ClieOp. In de duale periode kan de klant zowel IBAN als NL bankrekeningnummers invoeren, ClieOp blijft het uitvoer bestand richting bank. Indien alle huidige bankrekeningnummers die in CGS / IBS / MM+ omgezet zijn naar IBAN nummers wordt de SEPA parameter omgezet vanaf dat moment kan alleen IBAN i.c.m. PAIN gebruiken. 2. Behandel Cliënt a. Inzoom en doorklik opties Op vele plekken in het pakket zijn doorklik opties gemaakt waarmee er snel en direct in te zoomen is om onderliggende detailinformatie inzichtelijk te maken. Hiermee wordt het aantal handelingen die je moet uitvoeren teruggebracht naar het minimale. Voorbeeld: Saldo Om snel te kunnen checken wat de laatste mutaties zijn geweest bij deze cliënt b. Partner / kind gegevens Er was vooralsnog geen aparte tabel voorzien voor partner en kind gegevens. Deze worden als speciale contacten vastgelegd, via de systeem soorten PART (partner) en KIND (kinderen). Impact: Op een aantal rapporten (met name de rapporten die verstuurd worden) zal de naam van de partner getoond worden evenals op detailscherm Behandel Cliënt. Tevens is het mogelijk om op naam van partner en kinderen te zoeken via de Multi Zoek- Balk in het Behandel Cliënt scherm. 3. Opdrachten Administratie a. Betalen vanaf meerdere eigen cliënt bankrekeningen Meerdere klanten hebben in het verleden gevraagd aan Bizon of het mogelijk is om cliëntbetalingen VANAF meerdere cliënt bankrekeningen betalen. Bijvoorbeeld: Spaarrekening, Leefgeldrekening maar ook PGB rekening. Uiteraard kan dat alleen indien deze bankrekening beheert worden door uw organisatie, deze in CGS / IBS / MM+ actief staan en de mogelijkheid om ClieOp en Swift bestanden te im- en exporteren in het bankprogramma. De banken tabel (TBACN) in CGS / IBS / MM+ is hiertoe uitgebreid met soort bank en status. b. Functie scheiding & Audit trail t.b.v. accountant Er kan nu ook ingeregeld worden dat de gebruiker die een opdracht heeft ingevoerd deze niet zelf mag fiatteren. De opdrachtwijzigingen werden in vorige versies reeds gelogd, nu worden ook de wijzigingen in de cliëntstamgegevens gelogd, in het Digitaal Cliënten Dossier. De aangebrachte wijzigingen worden vermeld maar hiervoor was nog geen bijbehorende rapportage/query voorzien voor deze logging. Tot slot is er een fraai controlerapport gebouwd waarmee in een zelf aan te geven periode gebruikte bankrekeningen worden getoond en een lijst inzichtelijk wordt van betaalopdrachten waarvan het bankrekeningnummer minimaal 2 keer is gewijzigd. 5

6 4. Telebankieren a. Verbeterde afhandeling Import bankmutaties De banken zijn druk bezig met het omzetten van hun backoffice systemen naar SEPA, dit veroorzaakt weleens wat ruis in de communicatie. De laatste maanden blijkt daarom dat het exporteren van bankmutaties vanuit het bankpakket naar CGA/IBS/MM+ regelmatig problemen opleverde. De CGS/IBS/MM+ module Telebankieren is hiertoe aangepast, waardoor er hopelijk minder problemen zullen ontstaan. De belangrijkste aanpassingen betreffen de functie inlezen Bankmutaties. Belangrijkste verschil: gehele batch kan afgekeurd worden i.p.v. individuele bankrekeningen. Verder te noemen: - Verbeterde lay-out import verslag; - Sortering op datum van de bankmutaties; - Aanpassing van de controles; - Zwarte lijst t.b.v. uitsluiten bankrekeningen; - Automatisch boeken beginsaldo bij nieuwe rekeningen. b. Onderhoud maskers vanuit Behandelen Bankmutaties Het is nu mogelijk om vanuit een journaalpost bij behandelen bankmutaties een reeds bestaand masker te onderhouden bij te schaven. 5. Workflow a. Brieven module: nieuwe stijl Het is verleden tijd om via MS Word sjablonen te maken voor brieven. In de nieuwe opzet worden de sjablonen in CGS / IBS geregistreerd m.b.v. van de functie Brieven. Hierdoor kan het gehele proces door CGA / IBS gestuurd en bewaakt worden, er is geen afhankelijkheid meer van externe software. Dit kan overigens alleen indien u de module Workflow opgenomen is in uw contract met Bizon Software. Naast logging van de actie: Er is 12/08/2012 een brief A01 gestuurd aan relatie X is het mogelijk om een Pdf-bestand van de brief in het digitaal cliënten dossier op te slaan. Vooralsnog is er één rubriek voorzien voor uitgaande brieven. Het is mogelijk om vanuit Behandel Cliënt voor de geselecteerde cliënt een brief aan te wijzen en vervolgens vanuit de lijst met relaties van die cliënt de distributie aan te sturen. b. Gespreknotities Via aparte snelkoppeling kan er nu snel/direct een gespreksnotitie ingevoerd worden bij de cliënt (deze functie is direct inzichtelijk in de menubalk indien men bij Behandel Cliënt bent) Ook wordt de auteur van de notitie en datum/tijd van vastlegging worden aangegeven. Via de normale toegang Digitaal Cliënten Dossier kan deze gespreknotities ook ingezien en gewijzigd worden en indien gewenst omzetten in een taak. 6

7 6. Rapportage a. Rapportage begunstigden bankrekening en naam T.b.v. accountant is het mogelijk om een lijstje met begunstigden bankrekening en naam te vervaardigen. Deze functie maakt een lijst van bankrekeningen (begunstigde) die gebruikt zijn in de aangegeven periode, tevens zal per bankrekening aangegeven worden of deze rekening voor het eerst gebruikt is (=nieuw). b. Cliëntkaart direct Op de cliëntkaart opstarten vanuit Behandel Cliënt moesten teveel selecties nog ingegeven worden. Daarom is het mogelijk om direct bij Behandel Cliënt een cliëntkaart in te zien. 7. (De) centrale Kas a. Kasstorting Het kassaldo (per kas/afdeling) dient bijgehouden en getoond te kunnen worden. Daarom is de centrale kas functie aangevuld met 2 opties: 1. Kasstorting kunnen uitvoeren /kasverschillen telling + boeking van het kasverschil 2. Tonen kassaldo b. Sortering kasopnames per cliënt Opvragen kasopnames per cliënt: sortering en selectie op frequentie en uitvoeringsstatus is mogelijk. 8. Overige aanpassingen: techniek, platform en interface a. Import verhuisbeweging via EPD Importfunctie maakt dan een verhuisbeweging aan in het systeem. D.w.z.: - wijzig afdeling in stamgegevens cliënt; - sluit bestaande contracttermijn, vult ontslagdatum vandaag -1 in cliënt perioden; - maakt nieuwe cliëntperiode aan voor nieuwe afdeling + opname datum vullen met "Vandaag". b. Euroteken wordt vraagteken Het euroteken ( ) werd in de oude versies op ingegeven tekst omgezet naar vraagteken (?). c. Online Help aanpassingen Bij het opvragen van de online help werd in het verleden gecontroleerd of er een nieuwe stijl online help beschikbaar was. Indien dit niet gevonden werd, werd de oude Online Help weer gestart. Dit lukt meestal niet, omdat de benodigde software niet meer standaard wordt geïnstalleerd op bijvoorbeeld Windows 7. Bovendien is die oude online help in veel gevallen zodanig verouderd dat dit niets nieuws toegevoegd voor de gebruiker. Daarom is nu de uitwijk naar oude online help komen te vervallen. Alleen nieuwe stijl online help wordt getoond. 7

8 Uitgebreide informatie omtrent de aanpassingen en andere veranderingen: 1. SEPA Toelichting SEPA Binnenkort is het zover: er is 1 Europees betaalsysteem, onder de projectnaam SEPA (Single European Payment Area) zijn de overheden en banken de afgelopen jaren druk bezig geweest m.b.t. wetgeving, regelgeving en het maken van afspraken t.b.v. een nieuw betaalsysteem. Vergelijkbaar als met de invoering van de Euro is het idee dat Europa dichterbij elkaar komt, en dat het betalen van rekeningen van leveranciers in SEPA landen net zo makkelijk is als een binnenlandse leverancier. Hieronder wordt uitgelegd wat SEPA is en wat de eventuele gevolgen voor uw bedrijf zijn. Weet u al precies welke veranderingen SEPA voor uw bedrijf met zich meebrengt? Wat verandert er: 1. Wijziging bankrekening in IBAN en BIC; 2. Euro betaling (SEPA Credit Transfer); 3. Euro incasso (SEPA DirectDebet); 4. Euro Acceptgiro nieuw formaat met IBAN / BIC; 5. Nieuwe Telebankieren pakketten van de bank; 6. Nieuwe bestand formaten t.b.v. betaalopdrachten en upload bankafschrift info. Wijziging bankrekening in IBAN en BIC Het bestaand bankrekeningnummer (BBAN-BasicBankAccountNumber) wordt omgezet in een IBAN (International Bank Account Number maximaal 34 cijfers/letters) en BIC (Bank Indentifier Code). Voor Nederland gaat de huidige lengte 7-9 cijfers naar 18 posities, voor België van 12 naar 16 posities De opbouw van de IBAN is voor alle landen gelijk: Positie 1-2 Landcode Positie 3-4 Controlegetal (t.b.v. juistheid controle m.b.v. Modulus 97 proef) Positie 5-34 Nationaalrekeningnummer voor sommige landen aangevuld Gevolgen voor u en CGS/IBS/MM+: - Alle bestaande binnenlandse bankrekeningen in CGS/IBS/MM+ dienen omgezet te worden naar IBAN en BIC, denk aan: - Cliënt Banken & Afdelingsbanken; - Betaalopdrachten; - Relaties; - Historie; - Telebankieren Maskers. - Vanaf overstap naar IBAN dient u bij het invoeren van relaties en facturen voortaan het volledige IBAN in te geven (BIC wordt afgeleid) - U kan nu ook betalen aan buitenlanders binnen het SEPA gebied - IBAN en BIC dienen op uw facturen vermeld te worden Betaalverkeer naar bankpakket: NL-Clieop-Betaalopdracht / B-BTB Euro betaling - SEPA Credit Transfer NL Clieop-incasso / B-Domiciliëring Euro Incasso - SEPA DirectDebet De bestaande formaten blijven geldig tot 01/01/2014, wacht niet tot het laatste moment!! Vanaf de versie van oktober 2012 kunt u vanuit CGS de nieuwe SEPA ready bestands formaten aanmaken (PAIN.001/PAIN.008) 8

9 Euro Incasso via PAIN.008 De impact voor bedrijven die rekeningen incasseren is groter. De debiteur krijgt in de nieuwe SEPA situatie meer bescherming. De debiteur krijgt een voor aankondiging.de incasso transactie dient voorzien te zijn van allerlei extra kenmerken: - Incassant ID Dient u aan te vragen bij uw bank obv KvK nummer; - Kenmerk Machtiging, vaak Debiteurnummer, cliënt, abonnee nummer; - Doorlooptijd wordt langer maw bestanden eerder aanleveren; - Nieuw incasso contract met uw bank afsluiten; - Gezien de debiteur meer beschermd wordt, is de kans op storno s groter. Voor het meegeven van extra kenmerken dient u een machtigingen administratie bij te houden, daar waar nodig zal het door u gebruikte Bizon pakket u daarbij ondersteunen. Bestaande machtigingen blijven geldig alleen voor nieuwe contracten/machtigingen dient u te voldoen aan de nieuwe SEPA regels. Duale periode: Evenals de banken biedt Bizon u de mogelijkheid zelf het beste moment voor de overgang naar IBAN/SEPA te kiezen, ons advies: doe dit voor de zomer van 2013!! Vanaf de oktober 2012 versie kunt u zowel IBAN als de oude BBAN bankrekeningnummers gebruiken. Deze periode dient u te gebruiken om intern de processen klaar te stomen voor de overgang, denk hierbij aan: - Inventarisatie van betrokken processen; - Contact met uw bank; - Koppelingen met andere applicaties waar bankrekeningen in zitten; - Afstemmen planning; - Conversie formulieren. Zolang u de oude bankrekeningnummers gebruikt dient u ook de vertrouwde bankformaten (Clieop/BTB) te gebruiken, na de overgang (incl conversie) naar IBAN/SEPA kunt u zowel oude als nieuwe bankformaat aanmaken. (XML PAIN.001/PAIN.008) Indien u deze oktober 2012 versie heeft kunt u ook al de nieuwe IBAN nummers gebruiken in combinatie met het oude vertrouwde Clieop bestand. 9

10 Nieuwe Telebankieren pakketten Bestaande bankpakketten zijn de afgelopen jaren vervangen door nieuwe pakketten van de bank, zorg ervoor dat u een versie heeft die SEPA ready is. Bankafschrift (mutatie) informatie vanuit Uw bankpakket: De bestaande Swift MT940 en CODA blijven in 2012 door de banken aangeboden worden, In 2013 zullen deze bestandformaten vervangen worden door de opvolgers die voorzien zijn van extra SEPA kenmerken: Swift mt940 Structured en later CAMT.053 Voor met name CGS/IBS/MM+ geldt dat het controleren of een uitgevoerde incasso akkoord is beter uitgevoerd kan worden, omdat de incassant meer kenmerken m.b.t. deze incasso dient mee te geven. Indien u voor de herkenning in Telebankieren bankrekeningnummers gebruikt in de omschrijving van de maskers (dus niet in het veld Tegenrekening) dient u deze maskers na te lopen m.b.t. overgang naar IBAN. Bizon Software regelt de migratie Voor de meeste klanten zal de overgang naar de nieuwe IBAN versie vrijwel ongemerkt verlopen. Het is namelijk grotendeels een technische migratie die binnen de software wordt geregeld. Daar bovenop zijn er, afhankelijk van uw situatie, een paar zaken die u zelf dient te regelen met uw bank, andere software leveranciers etc. Bizon Software zorgt er ook voor dat alle relevante bankrekeningnummers geconverteerd worden naar het nieuwe IBAN + BIC formaat en dat de software om kan gaan met de nieuwe bestandsformaten en regelgeving. 10

11 LET OP: Indien u gebruik wenst te maken van de nieuwe SEPA IBAN functies dient dat gecombineerd te worden met een update naar deze nieuwe versie van oktober Zoals gezegd de impact van de SEPA IBAN aanpassingen is klein maar de impact van een nieuwe versie kan groter zijn, afhankelijk van de ouderdom van uw huidige versie. Om een goede inschatting te kunnen maken voor uw situatie adviseren wij dat u deze van toepassing zijnde release notes doorneemt. Komt u van een oude versie (> 2 jaar) dan raden wij u aan voldoende tijd vrij te maken voor deze migratie en daar waar nodig gebruik te maken van de inzet van een CGS/IBS/MM+ consultant. De nieuwe versie voor IBAN/SEPA is gratis, de benodigde begeleiding in de vorm van installatie en consultancy zal o.b.v. bestede tijd doorbelast worden. De service voor het converteren van al uw bestaande bankrekeningnummers kan naar keuze tegen een vaste prijs afgenomen worden. Informeer naar de mogelijkheden voor uw specifieke situatie bij uw contact binnen Bizon Software. Samenvatting & aandachtspunten: In de meeste situaties zal de overgang naar de SEPA ready versie voor de klant weinig impact hebben, indien 1 van onderstaande vragen met JA wordt beantwoord kan de impact groter worden. -Heeft u een versie ouder dan 2 jaar? Impact analyse nieuwe versie -Zijn er interfaces met andere pakketten met bankrekeningen? Er is sprake van extra aandacht/werk indien: - U Incasseert; - U facturen stuurt; - Bankrekeningen via koppeling EDP bijvoorbeeld Plancare of Cura; - U betaalopdrachten in het Webkasbankboek invoert; - U heeft een oude versie van CGS/IBS/MM+. Neem Contact op met uw bank: - Afstemmen planning en mogelijkheden - Nieuwe Telebankieren software? - Nieuw contract? 11

12 - Plan migratie - Afstemmen met Bizon Software - De CGS migratie/installatie Technische aanpassingen Bizon systemen door komst SEPA: Aanpassingen in tabellen In alle tabellen is naast het veld Bankrekening (IBAN) waar nodig ook een veld Bankcode (BIC) voorzien. Het veld Bankcode in sommige tabellen wordt echter nog niet gebruikt. Die gevallen zijn eenvoudig te herkennen omdat de bijbehorende bankrekening dan slechts 10 posities lang is. Tabel Omschrijving IBAN Label Pos BIC Label caapo Betaalopdracht raccoba Bankrekening 10 rbank Bankcode caclt Cliënt raccoba Leefgeldrekening 10 rbank Bankcode caclt Cliënt raccoco Beheerrekening 10 rbankco Beheer Bankcode carlt Relatie raccoba Bankrekening 34 rbank Bankcode cpinv Factuur raccoba Bankrekening 34 rbank Bankcode cppym Betaling raccoba Bankrekening 34 rbank Bankcode cppys Betalings Regel raccoba Bankrekening 34 rbank Bankcode cpreg Crediteuren Factuur raccoba Bankrekening 34 rbank Bankcode cpspp Crediteur raccoba Bankrekening 34 rbank Bankcode cscst Debiteur raccoba Bankrekening 34 rbank Bankcode csinv Factuur raccoba Bankrekening 34 rbank Bankcode cspym Betaling raccoba Bankrekening 34 rbank Bankcode cspys Betalings Regel raccoba Bankrekening 34 rbank Bankcode c_caapo Betaalopdracht raccoba Bankrekening 10 rbank Bankcode c_caclt Cliënt raccoba Leefgeldrekening 10 rbank Bankcode c_caclt Cliënt raccoco Beheerrekening 10 rbankco Beheer Bankcode C_CPSPP Crediteur raccoba Bankrekening 34 rbank Bankcode C_CSCST Debiteur raccoba Bankrekening 34 rbank Bankcode C_FGPSTL Journaalpost Regel raccoba Bankrekening 34 rbank Bankcode fgldg Dagboek raccoba Bankrekening 34 rbank Bankcode tbacn Bankrekening raccoba Bankrekening 34 rbank Bankcode gacnt Contact raccoba Bankrekening 10 tblin Bankmutatie raccoba Tegenrekening 34 tblin Bankmutatie raccoco Eigen rekening 34 tbmsk Masker raccoba Tegenrekening 10 In sommige tabellen zit een bankrekening zonder bankcode maar dat is in alle gevallen zo bedoeld. Ze moeten echter wel geconverteerd worden, net als al die andere tabellen: - De bankrekening op GACNT wordt altijd overgenomen van CARLT. Het enige doel van dit veld is om er snel op te kunnen zoeken. - Op bankregel zit een 'Eigen Rekening'. De bankcode is hier niet interessant omdat het veld uitsluitend dient om de relatie met TBACN en FGLDG te kunnen leggen; - Op bankregel zit ook een 'Tegenrekening'. Ook hier is de bankcode niet van belang, omdat deze tegenrekening alleen bedoeld is voor de herkenning in de IBS-plug-in en in de maskers; - De bankrekening op TBMSK dient alleen om een herkenning op basis van tegenrekening mogelijk te maken. Een bankcode is daarom niet nodig. - De data dictionary is aangepast zodat de 8 velden voor Bankrekening die nog slechts 10 posities lang waren nu alle 34 tekens aankunnen. 12

13 Aanpassingen in de programmatuur In het algemeen geldt dat waar om een bankrekening wordt gevraagd nu ook de bijbehorende BIC moet worden ingegeven. Als een Nederlandse IBAN wordt ingegeven (beginnend met NL zal een voorstel worden gedaan voor de bijbehorende BIC. Functie Omschrijving Wijzigingen ca.pcltcash Cliënt Kasopname Aanmaken mini-verrekening, cliënt moet direct aan bedrijf of afdeling betalen (of krijgt geld terug). Op de mini-verrekening die hier wordt aangemaakt, wordt nu ook de Bankcode ingevuld. ca.pcltva Cliënt Verrekening en Afrekening Deze functie maakt opdrachten aan voor Verrekening en Afrekening. Hier wordt nu ook de BIC ingevuld. ca.ppmtinc Incasso Generator Hier worden allerlei nieuwe opdrachten aangemaakt, waarbij nu ook de bankcode gevuld moet worden. Bijvoorbeeld als de cliënt aan een derde moet betalen, worden twee nieuwe opdrachten gegenereerd: Het bedrijf betaalt aan de derde (bankcode overnemen van de originele opdracht) en het bedrijf incasseert van de cliënt (bankcode bij de beheerrekening overnemen uit cliënt stamgegevens). ca.rbankas Controlelijst bank-kas stromen Als je hier op het frontend 'Boeken' aangeeft, wordt hier een opdracht aangemaakt met de beheerrekening van de cliënt. Hier wordt nu ook de bijbehorende bankcode ingevuld. ca.salchc Saldo checker Hier wordt een betaalopdracht ten gunste van de cliënt leefgeldrekening aangemaakt. De bijbehorende bankcode wordt nu ook ingevuld. ig.* id.* Verwerking Interface Standaard interface verwerkingsroutine voor CAAPO: Gaat deze goed om met bankrekeningen en bankcode? ca.mcaapoq Bulkinvoer Cliëntopdrachten Hier moet nu IBAN en BIC worden ingegeven. Het linkerdeel van het scherm (het regelscherm) wordt door de wijziging van het formaat van bankrekening wel wat breed, maar ik heb hier de kolom voor 'bankrekening' net breed genoeg gemaakt voor Nederlandse (en dus ook Belgische) IBAN. Langere IBAN worden dus afgekapt. Op het detailscherm wordt de IBAN met een groter formaat getoond. ca.qibs Algemene IBS/CGS opvraging Toon nu ook de bankcode 13

14 Functie Omschrijving Wijzigingen ca.gcaapo Collectief wijzigen opdrachten Selectie op bankcode en mogelijkheid om de bankcode te wijzigen. Ca.mcaapo Actieve opdrachten Nu ook Bankcode ingeven. BIC afleiden van ingegeven IBAN, knop 'Cliëntbank' vult ook de bankcode in. Er wordt hier gecontroleerd of de ingegeven bankrekening een spaarrekening is. Deze controle is aangepast vanwege IBAN ca.hraccocl Selectie Cliënt Bankrekening Deze functie zit onder de knop 'Cliëntbank' bij het invoeren van opdrachten. Deze geeft nu naast de geselecteerde bankrekening ook de bankcode terug. ca.mcaapo2 Alle Opdrachten Nu ook bankcode ingeven (zie ca.mcaapo) ut.mcaapo Betaalopdracht bij Scan Nu ook bankcode ingeven (zie ca.mcaapo) ca.mcaapopm Maak opdracht vanuit betaalregel Nu ook bankcode ingeven (bij aanmaken betaalopdracht vanuit de functie 'Afgewezen betaalregels') (Zie ca.mcaapo) ca.qcaapo2 Afgehandelde Opdrachten Nu wordt ook de bankcode getoond ca.mcaapo1 Onderhoud Opdracht Nu ook bankcode ingeven. Tevens aangepast: Ingeven frequentie iin twee stappen (nieuwe methode) was hier nog niet ingebouwd. Nu wel dus. ca.mcaclt Onderhoud Cliënt Bij zowel de Beheerrekening als bij de Leefgeldrekening moet nu een bankcode worden ingegeven. ca.mcltbank Bankrekeningen bij Cliënt Waar mogelijk wordt de BIC nu afgeleid van de ingegeven IBAN ca.pcltcash Cliënt Kasopname Na kasuitgifte wordt optioneel direct een opdracht aangemaakt voor de 'miniverrekening'. Hier wordt nu ook de bankcode ingevuld. ca.qcaapo Opvragen Opdrachten Ook in deze functie is er voor gekozen de IBAN niet in zijn volle breedte te tonen, maar net breed genoeg om NL en BE IBAN te kunnen bevatten. ca.qcaclt1 Opvragen Cliënt Hier worden de beheerrekening en de leefgeldrekening getoond, beiden met de bijbehorende bankcode ca.qcapmt1 Opvragen Betaalregel Bankrekening en bankcode worden getoond ca.salchc Saldo checker De saldo checker maakt een betaalopdracht aan ten gunste van de leefgeldrekening van de cliënt. Hier wordt nu ook de bijbehorende bankcode ingevuld. ca.mcaclta Onderhoud Afdeling Nu ook bankcode ingeven. Wordt voorgesteld op basis van IBAN. fg.p03 Onderhoud Dagboek BIC afleiden van ingegeven IBAN In verschillende functies worden bankrekeningnummers alleen getoond (informatie) en kan niet worden gewijzigd. Het lijkt ons voor de meeste van deze functie (ook rapporten) niet zinvol om daar de bankcode (BIC) bij te zetten. 14

15 Deze functies worden daarom NIET aangepast (althans niet om er een BIC aan toe te voegen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de functies ca.papof (Fiatteren mutaties), ca.ppmtundo (Betaalregels Terugdraaien), ca.mcapmt (Behandel afgewezen betaalregels), ca.pcltmrg (Cliënten samenvoegen) en vele andere functies. Aanpassingen in de rapporten Voor overzichten is de XML aangepast en bevat nu naast de bankrekening ook een bankcode. Per rapport zal nog moeten worden bepaald of deze bankcode ook afgedrukt moet worden (RPT aanpassen) De volgende functies zijn daartoe aangepast (zie batch 7154): Functie Omschrijving ca.mcaapo Actieve opdrachten ca.pcapmt Maak betaalregels ca.qcaapo2 Afgehandelde Opdrachten ca.qcltdb Cliënt Overzicht met Budget ca.rabala Cliënt Saldolijst ca.rapo Overzicht Opdrachten ca.rapohist Bewaking Externe Opdrachten ca.rapom Overzicht te fiatteren ca.rbakabo Aanvullen afdelingsbank ca.rbank Ovz. Hist. Banksaldi + mutaties ca.rbankas Controlelijst bank-kas stromen ca.rbankt Ovz. Hist. Banksaldi ca.rcaapo Overzicht opdracht ca.rcaclt Overzicht Cliënten ca.rcaclta Overzicht Afdeling ca.rcadbt Overzicht schulden ca.rcliënt Uitgebreide Cliëntkaart ca.rcltage Cliënt Leeftijd overzicht ca.rcltapo Export begunstigden betaalopdr. ca.rcltbala Historisch Cliëntsaldo ca.rcltbcol Budgetplaatje collectief ca.rcltbio Inkomsten/uitgaven per cliënt ca.rcltcnt Cliëntstamgegevens ca.rcltd-a Financieel overzicht Afdeling ca.rcltd Financieel overzicht ca.rcltdb-a Afdeling overzicht met Budget ca.rcltdb Cliënt overzicht met Budget ca.rcltdbp Cliëntbudget per half jaar ca.rcltm Rekening afschrift ca.rcltmb Cliënt Dagafschrift met Budget ca.rcltmb2 Cliëntdagafs met Budget/Cum ca.rcltmv Cliënt Verrekening Functie ca.rcltpay ca.rcltrem ca.rdpbala ca.rcltver ca.rpmt ca.rpmtd Omschrijving Betalingsachterstanden Cliënt Aanmaning Historisch afdelingsaldo Controlelijst Af-/Verrekening Overzicht Betaalregels Overzicht Afgewezen betaalregels 15

16 cp.i12 cs.i12 fg.r09-jp fg.r10 fg.r11 fg.rpostco fr.rfr-rpt Rekening overzicht crediteur Rekening overzicht debiteur Journaalpost expl.overzicht Exploitatie overz Expl. overz. (tot.) Overzicht jp per bedrijf Flexibel Rapport per Subcode Bankrekening en Bankcode in bestaande overzichten Hieronder volgt een lijst van rapporten, waarop een bankrekening of het IBAN nummer wordt getoond, maar niet de bijbehorende bankcode. Functie Omschrijving Rapport ca.clbdg Cliënt begroting ca.clbdg.rpt ca.clbdg2 Cliënt begroting vs. werkelijk ca.clbdg2.rpt ca.eclbdg Afdrukken begroting ca.eclbdg.rpt ca.kwikas Kwitanties per centrale kas ca.kwikas.rpt ca.pcapmt Maak betaalregels ca.pcapmt.rpt ca.qcltdb Cliënt Overzicht met Budget ca.qcltdb.rpt ca.rapo Overzicht Opdrachten ca.rapo.rpt ca.rapom Overzicht te fiatteren ca.rapom.rpt ca.rbank Ovz. Hist. Banksaldi + mutaties ca.rbank.rpt ca.rbanklg Gewijzigde bankrekeningen ca.rbanklg.rpt ca.rbankt Ovz. Hist. Banksaldi ca.rbankt.rpt ca.rcaapo Overzicht opdracht ca.rcaapo.rpt ca.rcaclta Overzicht Afdeling ca.rcaclta.rpt ca.rcaclti Overzicht Instantie ca.rcaclti.rpt ca.rcadbt Overzicht schulden ca.rcadbt.rpt cs.rcapymc Specificatie ca.rcapymc-obt.rpt ca.rcliënt Uitgebreide Cliëntkaart ca.rcliënt.rpt ca.rcltapo Export begunstigden betaalopdr. ca.rcltapo.rpt ca.rcltbala Historisch Cliëntsaldo ca.rcltbala.rpt ca.rcltbcol Budgetplaatje collectief ca.rcltbcol.rpt ca.rcltbio Inkomsten/uitgaven per cliënt ca.rcltbio.rpt ca.rcltcnt Cliëntstamgegevens ca.rcltcnt.rpt ca.rcltd Financieel overzicht ca.rcltd.rpt ca.rcltdb Cliënt overzicht met Budget ca.rcltdb.rpt ca.rcltdbp Cliëntbudget per half jaar ca.rcltdbp.rpt ca.rclth Dagafschrift ca.rclth.rpt ca.rclthd Historie per periode ca.rclthd.rpt ca.rcltm Rekening afschrift ca.rcltm.rpt ca.rcltmb Cliënt Dagafschrift met Budget ca.rcltmb.rpt ca.rcltmv Cliënt Verrekening ca.rcltmv.rpt ca.rcltpay Betalingsachterstanden ca.rcltpay.rpt ca.rcltrem Cliënt Aanmaning ca.rcltrem.rpt ca.rcltver Controlelijst Af-/Verrekening ca.rcltver.rpt ca.rdpbala Historisch afdelingsaldo ca.rdpbala.rpt cs.rpaym Opdrachtbrief ca.rpaym.rpt ca.rpmt Overzicht Betaalregels ca.rpmt.rpt ca.rpmtd Overzicht Afgewezen betaalregels ca.rpmtd.rpt cp.i81 Overzicht crediteuren verkort cp.i81.rpt cp.rfiod FIOD Lijst cp.rfiod.rpt cp.rpaym Opdrachtbrief cp.rpaym.rpt cs.i81 Overzicht debiteuren verkort cs.i81.rpt 16

17 cs.rcsinvr Afdrukken Afrekening Praktijk cs.rcsinvr.rpt fg.p83 Overzicht Dagboek fg.p83.rpt fg.rpostco Overzicht jp per bedrijf fg.rpostco.rpt so.rfact Afdrukken Factuur so.rfact-deli.rpt so.rfact-sag.rpt so.rfact-sag1.rpt so.rfact-sag2.rpt so.rfact-sc.rpt so.rfact-sd.rpt so.rfact-zgn.rpt tb.ptblin Import bankmutaties (swift) tb.ptblin.rpt tb.rtbacn Ovz. Actuele banksaldi tb.rtbacn.rpt tb.rtbmsk Overzicht Masker tb.rtbmsk.rpt Bankcode wordt BIC De term 'bankcode' wordt vervangen door 'BIC'. - Data Dictionary aangepast voor 21 velden (Label en help); - Online help aangepast voor allerlei functies. SEPA Conversie Voor de SEPA conversie zijn een aantal nieuwe functies gemaakt. Zie online help voor werking van deze functies en voor het bijbehorende stappenplan. Conv-A SEPA Exporteer Bankrekeningen Samvgn Bestanden Samenvoegen Conv-B SEPA Importeer IBAN en BIC De volgende velden worden in de conversie betrokken: Tabel Omschrijving Bankrekening / IBAN Bankcode caapo Betaalopdracht raccoba Bankrekening Rbank caclt Cliënt raccoba Leefgeldrekening Rbank raccoco Beheerrekening Rbankco Carlt Relatie raccoba Bankrekening Rbank Cpinv Factuur raccoba Bankrekening Rbank Cppym Betaling raccoba Bankrekening Rbank Cppys Betalings Regel raccoba Bankrekening Rbank Cpreg Crediteuren Fact raccoba Bankrekening Rbank Cpspp Crediteur raccoba Bankrekening Rbank Cscst Debiteur raccoba Bankrekening Rbank Csinv Factuur raccoba Bankrekening Rbank Cspym Betaling raccoba Bankrekening Rbank Cspys Betalings Regel raccoba Bankrekening Rbank Fgldg Dagboek raccoba Bankrekening Rbank Gacnt Contact raccoba Bankrekening - Tbacn Bankrekening raccoba Bankrekening Rbank Tblin Bankmutatie raccoba Tegenrekening - raccoco Eigen rekening - Tbmsk Masker raccoba Tegenrekening - SEPA Formaat Bestanden Voor uitgaand betalingsverkeer d.w.z. Betaalopdrachten en Incasso s kunt u nu gebruik maken van de nieuwe SEPA bankformaten. (respectievelijk: PAIN.001 en PAIN.008) Wilt u gebruik maken van deze nieuwe formaten dan is gebruik van IBAN bankrekeningen verplicht d.w.z. er 17

18 dient eerst alle bankrekeningen geconverteerd te worden. Indien u gebruik maakt van incasso opdrachten dan dient u het contract met de bank te vernieuwen daarbij ontvangt u, uw eigen Incasso ID van de bank dat nummer dient u bij de bedrijfsgegevens in CGS/IBS/MM+ vast te leggen. Na de IBAN conversie kan er alleen met IBAN gewerkt worden, richting de bank is er de keuze uit CLIEOP of PAIN. 2. Behandel Cliënt Flexibele Multi Zoekbalk (ca.pcaclt *) Er kan nu op meerdere cliëntkenmerken snel de gewenste cliënt selecteren, ook op basis van partner of kindernamen is de cliënt te achterhalen vooral handig indien er post ontvangen wordt op naam van de partner. - Hier wordt nu ook de naam van de partner getoond; - De indicatie of er items bestaan in het Digitaal Cliënten Dossier is aangepast; - Er worden 4 situaties onderscheiden die middels een plaatje worden gevisualiseerd: o Er zijn taken waarvan de actiedatum voorbij is; o Er zijn taken; o Er zijn dossier items; o Er zijn geen dossier items. 18

19 - De opnamedatum wordt nu als één veld getoond: DD/MM/YYYY of als er een ontslagdatum is ingevuld DD/MM/YYYY t/m DD/MM/YYYY; - Er bestond een systeemparameter 'caclt.faccoco' (Gebruikt van beheerrekeningen Ja/Nee). Als deze op JA stond, werd de bij Behandel Cliënt de beheerrekening getoond, bij NEE werd hier de leefgeldrekening getoond. Deze systeemparameter is nu komen te vervallen. Daarom wordt hier nu altijd de beheerrekening getoond; Doorklik Opties Doorklik opties in opvraagroutines. Hiervoor zijn flink wat nieuwe functies gedefinieerd en/of gebouwd. Op verschillende plekken komt nu de 'informatie' button waarmee op de getoonde informatie kan worden ingezoomd. Bijvoorbeeld Behandel Cliënt: Partner (en kind) gegevens inzichtelijk De contactpersoon van het type PART is nu gereserveerd voor de Partner. Onder het type KIND kunnen de kinderen worden vastgelegd. Op diverse plaatsen worden de naam van de partner nu getoond. Bij het zoeken van cliënten door middel van de zoekwoorden, wordt nu ook gezocht op de namen van partner ('PART') of kinderen ('KIND'). De volgende functies zijn aangepast in verband met de partner: Cliënt Kasopname - ca.pcltcash - Naam van de partner wordt getoond; - Tevens worden nu de opnamedatum + ontslagdatum in één veld getoond. 19

20 Functie aanpassingen hierdoor: ca.rcltage Cliënt Leeftijd overzicht ca.rcltbcol Budgetplaatje collectief ca.rcltbio Inkomsten/uitgaven per cliënt ca.rcltd-a Financieel overzicht Afdeling ca.rcltd Financieel overzicht ca.rcltdb-a Afdeling overzicht met Budget ca.rcltdb Cliënt overzicht met Budget ca.rcltdbp Cliëntbudget per half jaar ca.rcltm Rekening afschrift ca.rcltmb Cliënt Dagafschrift met Budget ca.rcltmb2 Cliëntdagafs met Budget/Cum ca.rcltmv Cliënt Verrekening ca.rcltpay Betalingsachterstanden ca.rcltrem Cliënt Aanmaning ca.rcltver Controlelijst Af-/Verrekening ca.rkanton Verantwoording Kantonrechter ca.rkantond Verantwoording Kantonrechter op datum Deze functies zijn aangepast zodat in het veld voor de Zoekwoorden (caclt.tword) nu ook met naam van Partner en Kind(eren) worden ingevuld: ca.mcaclt Onderhoud Cliënt ga.mgacnt Onderhoud Contact ca.mcacltv Onderhoud Cliënt (Formulier) Dubbelklik op contactpersoon om één contactpersoon te onderhouden. Selectie Cliënt (Zoekroutine) - ca.hcaclt - Naam van partner wordt getoond; - Tevens man/vrouw en leeftijd toegevoegd; - Beide velden worden alleen zichtbaar bij cliënten (dus niet bij afdeling). Stamgegevens (ca.qcaclt1) - In plaats van de cliëntstatus (ACTI, INIT, HOLD, MRGE, STOP, DEL) wordt hier een leesbare omschrijving van status getoond (Actief, Intake, Geblokkeerd, Samengevoegd, Ontslagen, Historisch); - Net als enkele andere functies wordt nu de naam van partner getoond en worden de opnamedatum + ontslagdatum in één veld getoond; 20

21 - Tevens de meeste (maar lang niet alle) TOOLTIPS geactiveerd. Deze noemen hier en daar 'Cliënt' ook wanneer het een afdeling betreft; - Diverse velden die niet van toepassing zijn bij afdelingen worden onzichtbaar gemaakt. Logging wijziging Cliënt Logging van wijzigingen op stamgegevens worden opgeslagen in de database. Deze informatie is in het dossier van de cliënt terug te vinden (alleen indien u de module Digitaal Cliënten Dossier in uw contract hebt opgenomen). Controle dubbele IBAN en Bankrekening Als er een IBAN ingegeven wordt, word uiteraard gecontroleerd of deze al bestaat bij Onderhoud Bankrekeningen (TBACN). Deze controle is nu uitgebreid zodat bij invoer van IBAN ook wordt gekeken of de bijbehorende bankrekening (laatste 10 posities) of Postbankrekening ('P' + laatste 7 posities) al bestaat. De controle andersom is NIET voorzien. Er kan dus nog steeds een bankrekening van ING (10 posities) ingegeven worden terwijl de bijbehorende IBAN reeds bestaat. 21

22 3. Documentbeheer & Workflow Opvragen Documenten Nieuwe functie ut.qutdoc (Opvragen Documenten). Hiermee worden gewoon alle UTDOC records getoond met het bijbehorende plaatje. Heel simpel recht-toe-recht-aan dus zonder extra informatie over bijvoorbeeld waar het document zoal wordt gebruikt. Gespreksnotities Via aparte snelkoppeling kan er nu snel/direct een gespreksnotitie ingevoerd worden bij de cliënt (deze functie is direct inzichtelijk in de menubalk indien men bij Behandel Cliënt bent) Ook wordt de auteur van de notitie en datum/tijd van vastlegging worden aangegeven. Via de normale toegang Module Digitaal Cliënten Dossier kan deze gespreknotities ook ingezien en gewijzigd worden en indien gewenst omzetten in een taak. 22

23 Brieven Nieuwe Stijl De gehele opzet in het maken / genereren / versturen en opslaan van brieven heeft een enorme boost gekregen. Grootste verschillen t.o.v. oude situatie - Brieven onderhouden binnen het systeem i.p.v. in MS Word; - Geen velden samenvoegen in Word/Excel maar interactief; - Combineren van brieven en rapporten is nu mogelijk; - Geen Macro s meer nodig; - Brieven direct opslaan in cliëntdossier in Pdf-formaat. Met deze functionaliteiten kunnen er voor één of meerdere cliënten meerdere brieven gegenereerd worden. Voordat de brieven verstuurd kunnen worden moeten deze wel aangemaakt zijn. Deze brieven kunnen gemaakt worden via de functie Onderhoud Cliënt Brief (standaard brieven zijn op te vragen via uw consultant). Brieven maken Vanuit Behandel Cliënt kan gemakkelijk voor een cliënt één of meerdere brieven opgemaakt en verstuurd worden. Standaard worden alle contactpersonen en begunstigden uit de betaalopdrachten van cliënt getoond: Indien alles goed ingeregeld en ingevuld is kan de brief nagelopen worden, zodra u op AFDRUKKEN klikt en dan zullen de brieven geprint worden en wordt de brief bij de cliënt in het dossier gelogd. Voor meer informatie omtrent deze mogelijkheden kunt u terecht bij uw consultant. 23

24 Uw logo 24

25 Onderhoud Cliënt Brief (gg.mggltrc) In dit programma kunnen de teksten voor brieven worden onderhouden die op diverse plaatsen in de applicatie worden gebruikt. De brieven krijgen een nummer/code (max. 8 karakters). Een aantal standaard brieven zijn beschikbaar. Indien er reeds bestaande brieven zijn in bijv. MS Word kunnen deze d.m.v. kopiëren- plakken toegevoegd worden. Vervolgens kunt u diverse 'zoekwoorden' die in de applicatie zijn vastgelegd toevoegen met het blauwe pijltje. Uit deze 'gereserveerde woorden' kan er een keuze gemaakt worden en deze met dubbelklik of OK toevoegen aan de bestaande brief/template op de gewenste plaats. Memotekst optie geactiveerd In sommige functies zit onder de button voor Digitaal Cliënten Dossier een melding 'Hier zijn geen memo-teksten mogelijk'. Voor een beperkt aantal programma's is daar nu toch deze optie geactiveerd. Onderhoud rubriek voor dossier vriendelijker Functie ut.mcacti is geheel anders opgezet waardoor het onderhouden van documentrubrieken een stuk eenvoudiger en duidelijker is. 25

26 Overzicht Taken De titel van deze melding is 'Overzicht Digitaal Dossier', maar inmiddels gaat het natuurlijk alleen nog maar over 'Overzicht Taken'. De functietitel en menuomschrijving voor de functie ut.rmemo is daarom nu aangepast. - Functie ut.rmemo (Overzicht Taken) is nu bedoeld voor zowel CGS als IBS. - Nieuwe selectie 'Status' toegevoegd. Je kunt alleen 'Open' en 'Afgehandeld' kiezen, dus dat betekent: Alleen taken. - Nieuwe optie 'Details zien' Sorteer optie is eruit. nu altijd op 'Actiehouder'. - Nieuwe velden ruser, tuser, ddone (Door wie en wanneer aangemaakt) - Nieuw veld tstat (Status) - Nieuw veld fdocu geeft aan of er een bijlage bij de taak hoort. - Nieuw veld nname waarin de naam van de cliënt wordt gezet - Het bestaande veld 'tfile' is nu alleen de omschrijving ("Cliënt"). - Taken die Te laat zijn krijgen een uitroep teken! 26

27 Het nieuwe rapport: Tonen te tabellen in koppelen documenten Welke tabellen te koppelen zijn: Dit is nog steeds een beperkt lijstje. Tabellen waarin geen records worden aangetroffen, kunnen nu niet meer worden geselecteerd. Opvragen Taken - selectie op status toegevoegd (Open, Afgehandeld of Beiden); - reeds afgehandelde taken worden nu altijd zwart getoond; - sortering en selectie op tabelnaam mogelijk gemaakt. 27

28 4. Opdrachten Administratie Eigen bankrekening ook kiezen Meerdere klanten hebben in het verleden aan Bizon gevraagd of het mogelijk is om cliëntbetalingen VANAF meerdere cliënt bankrekeningen betalen. Bijvoorbeeld: Spaarrekening, Leefgeldrekening maar ook PGB rekening. Uiteraard kan dat alleen indien deze bankrekening beheert worden door uw organisatie, deze in CGS / IBS / MM+ actief staan en de mogelijkheid om ClieOp en Swift bestanden te im- en exporteren in het bankprogramma. De banken tabel (TBACN) in CGS / IBS / MM+ is hiertoe uitgebreid met soort bank en status. Overboeking van spaar- naar beheerrekening vanuit het Telebankieren pakket van de bank zijn niet meer nodig, je kan dit nu direct in CGS/IBS/MM+ regelen. Indien deze keuze niet gewenst is, kan de lijst met de te kiezen banken zelf ingesteld worden door een systeemparameter, bijvoorbeeld het is wel gewenst dat de PGB en spaarrekening te selecteren is maar de leefgeld rekening niet. De banken tabel (TBACN) is hiertoe uitgebreid met soort bank en status. Dit biedt ook de mogelijkheid los van de cliëntstatus een bankrekening te activeren en of te stoppen. Bij stopzetten dossier/ontslag/overlijden cliënt kan je de bankrekening stopzetten zodat nieuwe bankmutaties niet meer geïmporteerd worden. Impact Bizon Systemen: - Registratie opdrachten keuze uit meerdere VAN bankrekeningen; - Presentatie: op een beperkt aantal rapporten en schermen wordt ingeval niet vanaf de beheerrekening wordt betaald de afwijkende VAN rekening of banksoort getoond; - Controles op saldo; - Uitsluiten van deze opdrachten in diverse rapporten; - Aanmaken betaalbestand ClieOp/PAIN afw afhandeling eventueel nieuwe batch aanmaken; - Import bankmutaties controles, saldo bijwerken, afw afhandeling BOW nw vaste rek. 28

29 Nieuwe opzet registratie opdrachten: M.b.v. de rubriek Eigen Rekening kan de gewenste cliëntbankrekening geselecteerd worden, vanaf deze rekening wordt dus betaald. LET OP: Indien er betaald gaat worden vanaf een andere rekening (=CX) dan de Beheerrekening kunnen alleen maar alleen CX grootboekrekeningen gebruikt worden voor de uitgaven boeking! Extra kolom in diverse schermen: De kolomindeling van het actieve opdrachten scherm is op meerdere punten aangepast. Opdrachten worden gesorteerd op grootboekrekening, in de 2 e kolom staat de SOORT opdracht (Bet=Betaalopdracht, ink=inkomensopdracht, Res=Reservering, Kas=Kasafspraak) Indien men betaald van een afwijkende (CX) bankrekening, dus de ingevulde EIGEN rekening is niet de beheerrekening van cliënt dan wordt de 3 e kolom de afkorting van de afwijkende rekening getoond (Spaar, PGB, Leef) 29

30 5. Telebankieren Telebankieren minder foutgevoelig De module Telebankieren is aangepast waardoor deze minder foutgevoelig wordt. De belangrijkste aanpassingen betreffen de functie tb.ptblin (Inlezen Bankmutaties). Belangrijkste verschil: gehele batch kan afgekeurd worden i.p.v. individuele bankrekeningen. Indien er één van de onderstaande meldingen is m.b.t. de import zal de GEHELE batch afgekeurd worden. - Bestand niet gevonden; - Meerdere dagboeken met bankrekening; - Geen dagboek met bankrekening; - Bankrekening is niet bekend; - Mutaties van <datum> zijn al ingelezen; - Mutaties komen niet overeen met begin en eindsaldo; - Beginsaldo volgens de bank is <saldo>, maar volgens Finall is het saldo <saldo>. Mogelijke informatieve melding - Inlezen kan gewoon doorgaan: - Bankrekening is gesloten; - Bankrekening mag worden overgeslagen (skip); - Eerste mutatie op nieuwe bankrekening. Verder is gewijzigd: - Controle op beginsaldo zal alleen worden uitgevoerd wanneer er tenminste één bankmutatie voor de bankrekening bestaat; - Als er geen bankregel bestaat (het betreft de eerste mutatie op de bankrekening) en de bank geeft aan dat het 'vorig saldo' niet 0,00 was, dan wordt een bankmutatie gegenereerd voor de beginbalans. Hierbij wordt (net als bij alle andere bankmutaties) géén tegenboeking aangemaakt. Mocht het nodig zijn kan er hiervoor een masker gedefinieerd worden; - De methode voor bepaling van een dagboek is gewijzigd. Er wordt nu ook vooraf gecontroleerd of er een dagboek gevonden kan worden; - De methode voor bepaling van totaalbedrag en totaal aantal mutaties per batch is gewijzigd; - De vier blauwe parameters waarmee de diverse controles aan/uit gezet konden worden, zijn nu vervallen. - Functie tb.mtbacn is voorlopig aangepast om hierin de bankrekeningen van het type 'Overslaan' (SKIP) in te definiëren. Je moet bij deze bankrekeningen nog wel een bedrijf aangeven, dat heeft vooral te maken met de controle op geldigheid van het bankrekeningnummer. Controle TBACN: Check Dagboek Functie tb.ctbacn (Controle Bankrekeningen in TBACN) is uitgebreid. Nu wordt ook gecontroleerd of het dagboek wat nodig is om bankmutaties te kunnen inlezen uniek is en gevonden kan worden in het bedrijf zoals vermeld op de TBACN. Bankrekening Soort en Status Nieuwe velden tbacn.cacco (soort rekening) en tbacn.cstat (status); - Status: hier en daar worden alleen ACTI bankrekeningen geselecteerd; - Soort: op diverse schermen en overzichten wordt nu de omschrijving getoond van de bankrekening. 30

31 Onderhoud maskers vanuit Behandel Cliënt Het is nu mogelijk om vanuit een journaalpost bij behandelen bankmutaties een reeds bestaand masker te onderhouden bij te schaven. Voorbeeld: Er wordt vanuit een journaalpost bij behandel bankmutaties een masker aangemaakt waarbij alles zo goed mogelijk gedefinieerd wordt echter achteraf blijkt dat er kennelijk toch een (soms klein) foutje in het masker zit. Gevolg de ingelezen bankmutaties vallen niet binnen het aangemaakte masker en worden dus niet direct geboekt (=groen). Oude situatie Indien een masker niet goed werkt en deze dient aangepast te worden dient er naar "Telebankieren Onderhoud Maskers het betreffende masker te gaan en daar te muteren. Nieuwe situatie Vanuit een journaalpost bij behandelen bankmutaties kan er via het witte vlak achter masker via F1 gezocht worden naar het masker en tevens is er de mogelijkheid om deze aan te passen. IBS Plug-in en blanco Betaalkenmerk Oude situatie Voor de herkenning van inkomsten waarbij geen uniek betaalkenmerk voorhanden is dient er uitgeweken te worden naar de maskers. Er definieert per inkomensbron een masker. De WIE vraag is reeds beantwoord door de beheerrekening, de WAT vraag werd door het Masker beantwoord. Nieuwe situatie Voortaan zal de herkenning plaatsvinden op basis van: - Cliënt beheerrekening; - Bankrekening ingevuld bij de Inkomsten Opdracht; - Grootboekrekeningnummer ingevuld bij de Inkomsten Opdracht. Voorwaarde (betaalkenmerk=blanco) Indien je ontvangsten vanuit bijvoorbeeld de Belastingdienst (één bankrekening met verschillende soorten transacties) wenst te specificeren naar soort: Zorgtoeslag, Huurtoeslag en Belastingteruggave kan je het betaalkenmerk vullen met de term Zorgtoeslag. 31

32 LET OP: de controle op UNIEK zijn van het betaalkenmerk gaat eraf, in de situatie dat de klant een centrale bedrijfsbank inzet i.p.v. individuele beheerrekeningen, dient zeer voorzichtig omgegaan te worden met het NIET invullen van het betaalkenmerk anders is de kans groot dat de bankmutatie bij de verkeerde cliënt wordt bijgeschreven! Je kunt nu bijvoorbeeld niet bij twee cliënten de combinatie Belastingdienst + Zorgtoeslag aanmaken. Banktransactie lijstjes Extra lange omschrijving Indien gekozen wordt voor nieuwe keuze 'BANK' bij omschrijving, wordt de volledige omschrijving bij Telebankieren afgedrukt. Overzicht Banksaldi + Mutaties Indien gekozen wordt voor een Kort, Medium, Lang omschrijving, wordt de juiste Telebankieren omschrijving afgedrukt. Extra kolom Fiatteren: Fiatteren Functiescheiding Een aantal klanten heeft aangegeven dat zij een functiescheiding wensen tussen de personen die opdrachten registreren en personen die deze fiatteren. 32