Algemene informatie. Kernresultaten. 1. Basisdienstverlening

Transcriptie

1 Algemene informatie Functietitel: Afdelingsverantwoordelijke Rapporteert aan: dagelijks verantwoordelijke Jouw aandeel tot het succes van de organisatie kan als volgt samengevat worden: u bent het aanspreekpunt in de organisatie over alles wat de verpleging, verzorging en algemene werking op de afdeling betreft. Datum: 7/10/2014 Versie: 1 Kernresultaten In het kader van de wachtfunctie, verwachten wij dat hij/zij telefonisch of per GSM bereikbaar is om in geval van nood (afwezigheid van personeelslid, sterfgeval of andere hulpvraag) bijstand te bieden). 1. Basisdienstverlening Organiseren, coördineren en leiden van een afdeling van het WZC met het oog op een zo kwaliteitsvol mogelijk zorg en begeleiding van de bewoners rekening houdend met ieders noden, het creëren van een dienstbare en zorgzame sfeer en een huiselijke leefomgeving. Dit omvat onder meer volgende taken: Opmaken van werkroosters, de planning en taakverdeling rekening houdend met recup, verlofdagen en feestdagen. Instrueren van het toegewezen en dienstverlenend personeel en controleren van de uitgevoerde taken. Individuele ondersteuning van het personeel (algemene informatie, zorginhoudelijk advies, ). Coördineren en plannen van de dagelijkse zorg, zo veel mogelijk op maat van de bewoner en rekening houdend met een evenredige verdeling van de werklast. Opstellen, opvolgen en bijhouden van het zorgdossier (digitaal). 1

2 Voorstellen formuleren met bijzondere aandacht voor het bewonersgerichte, professionaliteit en efficiëntie. 2. Kwaliteit van dienstverlening Opstellen en kennis hebben van de procedures Het kunnen raadplegen van het kwaliteitshandboek. Actief werken aan de uitbouw van een kwaliteitsbeleid. De dienstverlening optimaliseren. Kwaliteitsindicatoren : in de dagelijkse werking opnemen en registeren van de indicatoren. Acties ondernemen in het kwaliteitsbeleid i.s.m. directie extern vertegenwoordiger voor dienstgebonden aangelegenheden. Opbouwen en onderhouden van goede relaties met externen, o.a. collega s van andere WZC en ziekenhuizen, scholen. 3. Leiding geven/leiding nemen Coachen en begeleiden van de teamleden en vrijwilligers zodat de dienst beschikt over gemotiveerde en competente medewerkers Dit omvat onder meer volgende taken: Opvang en coaching van medewerkers en studenten op de zorgafdelingen. Draagt actief bij tot het zorginhoudelijke. Het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken, ziekteverzuimgesprekken met de medewerker met als doel de medewerker te begeleiden prestaties van de medewerker te optimaliseren. 4. Teamwerking Organiseren van de overlegmomenten en onderhouden van goede contacten met familie (vertrouwensband) en huisartsen en CRA Dit omvat onder meer volgende taken: In ontvangst nemen van de vragen van de geplande overlegmomenten. Voorbereiden en organiseren van het (team)overleg en MDO. Verslaggeving en opvolging. 2

3 Organiseren van (medische) overlegmomenten met huisartsen en andere externe en interne zorgverleners. Probleemananlyse, oplossen van probleemsituaties en bemiddelen in conflictsituaties. 5. Beleidsvoering Uitvoerende, coachende en constructieve rol bij het uitvoeren van de beleids-en teamdoelstellingen Signaleren en adviseren van verbetervoorstellen naar de directie Deel uitmaken van het beleid 6. Communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar het team, de medewerkers op de afdeling, de directie en de andere diensten, zodat iedereen toegang heeft tot de informatie die belangrijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren en met het oog op een kwaliteitsvolle samenwerking, het creëren van een zo optimaal mogelijk woon- en leefklimaat voor de bewoner. Dit omvat onder meer volgende taken: Rapporteren aan directie. Verstrekken van informatie omtrent problemen aan de verantwoordelijke van andere dienstern die dit kunnen aanbelangen. Signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met bewoners. Overdracht schriftelijk en mondeling. Organiseren van de briefing op de afdeling. 7. VTO Verantwoordelijkheid voor de noodzakelijke vorming van haar/zijn afdeling. Bijscholing volgen in het kader om zijn/haar vakkennis, alsook eigen kunnen kunnen evalueren en inschatten 3

4 Notie nemen van nieuwe ontwikkelingen in de sector. Bereid zijn tot het volgen van vormingen en het geven van interne vormingen na overleg met de directie Opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie Zich voortdurend op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de regelgeving mbt de diensten met als doel de procedures, werking en kennis actueel te houden. Dit omvat onder meer volgende taken: De nodige vakkennis opdoen, studiedagen bijwonen en de kennis integreren in de werking. Vertalen van nieuwe richtlijnen naar het team toe Staat in voor het VTO-beleid van de afdeling Verruimende bepaling: op vraag van de directe leidinggevende verricht het personeelslid ondersteunende taken van de eigen dienst of van de andere diensten Competenties Kerncompetenties Respect. Huiselijkheid, warme thuis. Professionaliteit en innovatie. Samenwerken. Technische competenties Min. Diploma Bachelor verpleegkundige aangevuld met kaderopleiding 4

5 Functiegerichte competenties Kernresultaatsgebieden Functiegerichte competenties Beoogd ontwikkelingsniveau Basisdienstverlening Plannen en organiseren X 2 Kwaliteit van dienstverlening Analytisch denken X Klantgerichtheid X Kwaliteit en accuraatheid X 3 Leiding geven/leiding nemen Coachend leiding geven X Coaching X 4 Teamwerking Teamwerking en samenwerking X 5 Beleidsvoering Resultaatgerichtheid X 6 Communicatie Mondelinge communicatie X Schriftelijke communicatie X 7 VTO Veranderingsbereidheid X 1. Basisdienstverlening Plannen en organiseren Structuur aanbrengen in tijd en ruimte, en prioriteiten stellen bij het aanpakken van problemen. 1 werkt tijdig en correct af maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, takenlijsten,.) pakt eerst de belangrijkste of dringendste taken aan houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd geeft tijdig aan wanneer de planning niet gehaald wordt doseert goed tijd over de verschillende opdrachten 2 brengt structuur in eigen werk en dat van anderen plant eigen werk en dat van anderen effectief coördineert acties, tijd en middelen geeft duidelijk de prioriteiten aan splitst een opdracht op in deeltaken en werkt stapsgewijs benut de middelen (mensen en materiaal.) zo optimaal mogelijk 3 plant continu activiteiten, met veel en complexen variabelen legt acties en werkwijze vast in procedures anticipeert op eigen werk en op dat van een anderen besteedt aandacht aan een lange termijn planning bepaalt de procedures en werkmethodes die zullen worden gevolgd 5

6 2. Kwaliteit en dienstverlening Analytisch denken Een complexe situatie kunnen begrijpen, onderscheiden en onderzoeken. Dit veronderstelt een systematisch aanpak van problemen, bepalen van prioriteiten op een rationele wijze, het identificeren van tijdaspecten, verbanden leggen, anticiperen op en vooruitdenken 1 begrijpt (complexere) situaties door systematisch opdeling in kleinere onderdelen maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd en bijzaken omschrijft duidelijk de kern van het probleem houdt rekening met alle relevante, gedetailleerde informatie 2 gevolgen en oorzaken van situaties worden stap voor stap onderzocht prioriteiten worden op een rationele wijze bepaald benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen legt verbanden tussen verschillende soorten informatie 3 herkent vergelijkbare situaties en kan verbanden leggen analyseert complexe problemen en herformuleert deze naar bruikbare, praktische vragen houdt bij zijn analyse rekening met verschillende aanknopingspunten Klantgerichtheid Wil anderen helpen en dienen, richt aandacht op het kennen van en beantwoorden aan de noden. neemt klachten en problemen ernstig en zoekt naar oplossingen die verwachtingen overtreffen 1 reageert vriendelijk en correct op vragen van bewoner wil anderen helpen toont begrip, is vriendelijk en voorkomend neemt klachten en problemen ernstige en zoekt naar concrete oplossingen toont onmiddellijke luisterbereidheid en is aanspreekbaar 2 onderneemt acties om voor de bewoner een geschikte oplossing te bieden voor een specifieke vragen en problemen onderzoekt gericht en de wensen en behoefte voor de bewoners vraagt feedback en zorgt voor follow up naar de bewoner kan proactief informatie verstrekken 3 zoekt uit beweging mogelijkheden om dienstverlening te verbeteren stimuleert de medewerkers om de klantgerichtheid voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren 6

7 Kwaliteit en accuraatheid Uit eigen beweging een taak tot in de kleinste details verzorgen, gericht op het reduceren van onduidelijkheid, op het behouden en / of verhogen van orde en structuur in de omgeving 1 voert de gemaakte afspraken en de opgelegde taken uit verzorgt een taak tot in de kleinste details levert verzorgd werk af onderhoudt materialen volgens de voorschriften houdt de eigen werkruimte net en opgeruimd kent de geldende kwaliteitsnormen en past deze toe blijft geconcentreerd bij routinematige taken 2 controleert het eigen werk op fouten en onnauwkeurigheden streeft naar duidelijke afspraken en taakomschrijvingen neemt acties om orde, structuur, kwaliteit te behouden levert onder druk kwaliteitsvol werk af 3 kent de geldende kwaliteitsnormen en werkt aan processen en systemen om de kwaliteit van data en info te optimaliseren streeft continu naar initiatieven om de werking te verbeteren werkt aan processen en systemen om de kwaliteit van data en info te optimaliseren 3. Leiding geven/leiding nemen Coachend leiding geven Voelt zich goed in de rol van een leider van een team. Kan anderen inspireren en motiveren vanuit een visie en leiderschap. Informeert groepsleden: doet inspanning om alle teamleden fair te behandelen, zorgt dat het team over de nodige info en middelen beschikt, evalueert teameffectiviteit en stuurt bij waar nodig. 1 behandelt alle teamleden fair en correct zorgt ervoor dat de opdracht en de rollen van de teamleden duidelijk geformuleerd zijn maakt duidelijke afspraken omtrent welke bijdrage van elk teamlid verwacht wordt versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team geeft regelmatig feedback en moedigt aan steunt voorstellen van medewerkers betrekt de teamleden in het vinden van oplossingen 2 neemt leidinggevende verantwoordelijkheid op kan anderen inspireren en motiveren zorgt dat het team over de nodige middelen beschikt om doel te bereiken voorziet mogelijkheden voor communicatie binnen de dienst onderneemt het nodige om productiviteit en moreel van een team te verhogen verlangt prestaties en stuurt bij indien deze ondermaats zijn 3 zorgt dat iedereen de visie, het plan mee ondersteunt introduceert nieuw werkmethodes in functie van de vooropgestelde doelstellingen 7

8 inspireert zijn medewerkers door voorbeeldgedrag Coaching Het nemen of ondersteunen van acties ter bevordering van de professionele en / of persoonlijke ontwikkeling van andere 1 geeft opbouwende commentaar en geeft suggesties om te verbeteren kan zijn medewerkers motiveren, ook in moeilijkere omstandigheden begeleidt de medewerkers dagelijks bij de uitvoering van hun werk legt uit hoe iets op een bepaalde manier moet uitgevoerd worden en waarom houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de anderen deelt eigen kennis en ervaring met anderen staat altijd open voor het beantwoorden van vragen of problemen 2 evalueert de evolutie van de mensen die hij begeleidt begeleidt de medewerkers zodat ze zo maximaal mogelijk zelfstandig kunnen werken bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in wijst medewerkers op hun planning of afspraken formuleert opleidingsnoden en zorgt voor de nodige middelen wil anderen opleiden 3 weet waar de sterke kanten van de medewerkers zijn en durft daarop te bouwen kan bepalen welke competenties noodzakelijk zijn definieert duidelijk criteria ten aanzien waarvan de voortgang en de kwaliteit van het proces zal beoordeeld worden fungeert als voorbeeld voor het opnemen van de verantwoordelijkheid voor het leren binnen de organisatie is in staat om diverse rollen als instructeur, mentor en coach op te nemen 4. Teamwerking Teamwerk en samenwerking Toont een echte intentie tot constructief samenwerken met anderen. Deel willen uitmaken van een team en betrekken van anderen. 1 Wil deel Teamwerking uitmaken van een team en werkt actief mee Spreekt op een positieve wijze over anderen en houdt roddels tegen Erkent de positieve resultaten van anderen Aanvaardt groepsbeslissingen Toont respect voor de verscheidenheid in mensen Leeft gemaakte afspraken na Geeft correcte informatie door 2 Maakt problemen en conflicten openlijk bespreekbaar Informeert anderen, houdt de collega s op de hoogte en deelt alle info mee Neemt acties tot constructieve samenwerking met anderen 8

9 Vraagt naar visie en ideeën van anderen om te komen tot gezamenlijke besluiten, plannen Stemt de eigen inbreng af op de noden van de groep Zorgt ervoor dat collega s worden ingelicht 3 Bespreekt meningsverschillen met collega s Uit positieve verwachtingen tav anderen Moedigt anderen aan, stimuleert en maakt dat ze zich goed en waardevol voelen Neemt spontaan initiatieven om de samenwerking met andere diensten te verstevigen 5. Beleidsvoering Resultaatgerichtheid Gerichtheid op het afleveren van goed werk. De norm kan zijn streven naar verbetering, resultaat gerichtheid, competiviteit, innovatie 1 wil goed werk afleveren geeft aan de hand van concrete acties aan hoe de eigen opdrachten op tijd te kunnen afgewerkt worden en onderneemt acties als er bijsturingen noodzakelijk zijn kan inschatten elke opdrachten dringend en belangrijk zijn 2 gaat actief op zoek om de opdrachten zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en tracht de werkmethoden te verbeteren en onderneemt hiertoe de nodige acties organiseert zich zo dat hij overzicht over de situatie bewaart voorziet bij een meer omvangrijke opdracht in een actieplan met de benodigde middelen, budgeten en personeel houdt bij het plannen van werkzaamheden rekening met deadlines en geeft op een duidelijke manier aan wat de prioriteiten zijn maakt afspraken met de medewerkers om de gestelde doelstellingen te bereiken communiceert op regelmatige basis over de stand van zaken aan zijn medewerkers en zijn meerdere 3 ontwikkelt een concreet en doelgerichtheid actieplan met de benodigde middelen, budgeten en personeel. Anticipeert op het eigen werk en dat van anderen besteedt aandacht aan een langetermijnplanning bereikt een balans tussen de geïnvesteerde tijd, de geleverde prestaties en de behandelde kwaliteit ontwikkelt procedures en werkmethodes om de doelen te bereiken ook in onvoorziene omstandigheden neemt berekende risico s in het verbeteren in het uitproberen van iets nieuws 9

10 6. Communicatie Mondelinge communicatie Spreken in een taal zodat het publiek tot wie ze gericht is ze begrijpt 1 Weet de eigen boodschap vlot en begrijpelijk te verwoorden Is goed verstaanbaar Antwoordt doelgericht en beknopt Beperkt het gebruik van technisch jargon Communiceert vlot met verschillende doelgroepen Begrijpt wat de gesprekpartner bedoelt 2 Geeft eigen standpunten op een respectvolle wijze weer Gaat regelmatig na of de boodschap ook ontvangen en begrepen werd Voorziet zijn standpunten van concrete argumenten Zorgt voor een heldere communicatie in 2 richtingen Biedt zijn gesprekspartner de mogelijkheid om vragen te stellen Past zijn woordenschat en spreektempo aan aan de doelgroep 3 Weet tegenargumenten om een positieve wijze om te buigen in de eigen argumenten Gaat adequaat om met onaangepaste reacties, verbale agressie Bouwt zijn betoog op een gerichte en constructieve wijze op Kan een boodschap vertalen zodat ze begrijpbaar is voor verschillende doelgroepen Schriftelijke communicatie Op een gestructureerde wijze en in begrijpbare en correcte taal ideeën en / of meningen op papier zetten zodat de doelgroep ze begrijpt 1 een correcte spelling Schrijft toegankelijke brieven en nota s Levert teksten met een duidelijke structuur 2 Stelt eenduidige documenten op, beknopt en ter zaken Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situaties Gebruikt een taal die aangepast is aan doelpubliek 3 Maakt een heldere, correcte en leesbare synthese van een complexe situatie Heeft een aantrekkelijke en motiverende schrijfstijl Maakt concrete afspraken met de medewerkers hoe nota s en brieven opgemaakt moeten worden Slaagt erin om een document technisch maar toch aantrekkelijk, wat stijl, taal en vormgeving op te stellen 10

11 7. VTO Veranderingsbereidheid Zich opstellen voor de verandering en actief nieuwe denkkaders opzoeken Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst / afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen 1 Toont zich leer- en aanpassingsbereidheid met betrekking tot de eigen functie Is bereid om nieuwe methodes aan te leren Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk Vraagt om uitleg wanneer iets niet duidelijk is 2 Leert over andere vakgebieden, methodes, technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de dienst Werkt zich in, nieuwe elementen die relevant zijn voor de eigen taak Informeert zich over nieuwe evoluties met betrekking tot de eigen functie (via vorming, vakliteratuur) 3 Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen Heeft belangstelling voor aanverwante onderwerpen om zijn kennis te verruimen Benut informatie afkomstig uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren Zoekt constant naar verbetering die de eigen functie overstijgen Leert collega s alert zijn voor toekomstige uitdagingen en de impact ervan op de eigen werking 11