Instructiesheet Facilitor Werkvergunningen Update

Transcriptie

1 Instructiesheet Facilitor Werkvergunningen Update

2 Inhoudsopgave 1. Aanvragen werkvergunning Het volgen van een aangevraagde werkvergunning Kopie maken / verlengen van een werkvergunningsaanvraag Beoordelen werkvergunning gebouwbeheerder Beoordelen werkvergunning procesbeheerder Beoordelen werkvergunning veiligheidskundige Versturen werkvergunning via (+ Work around extra beoordeling werkvergunning) F.A.Q

3 Instructiesheet Facilitor Werkvergunningen 1. Aanvragen werkvergunning N.B. Het werkvergunningsproces in Facilitor is gebaseerd op selfservice. Het O.S.P. speelt hier geen rol meer in. a. Klik in het tabblad Zelfservice onder Meldingen op >Werkvergunning. b. Vul de juiste locatie van de werkzaamheden in. Het is verplicht om een gebouw (of het terrein) te selecteren. Een verdieping en ruimte is optioneel. c. Bij Categorie kies je de type werkzaamheden waarvoor een werkvergunning dient te worden aangevraagd. Bijvoorbeeld Graafwerkzaamheden. d. Vul de benodigde gegevens in. Het formulier bestaat uit diverse onderdelen: Algemene gegevens, Overige gegevens, Risico s en Maatregelen. Tevens dient het onderwerp en omschrijving van de werkzaamheden te worden ingevuld. Vul het gehele formulier zo compleet mogelijk in. Dit vergroot de kans op goedkeuring door gebouwbeheerder, procesbeheerder en veiligheidskundige. 3

4 e. Wanneer een bijlage toegevoegd moet worden, dient dit te worden gedaan vóór het opslaan van de werkvergunningsaanvraag, anders gaan de bijlages niet mee in de workflow. Na het opslaan kan een bijlage alleen nog handmatig g d worden bv. naar de beoordelaar die het document aan de werkvergunning kan hangen. e. Als het gehele formulier is ingevuld, kan de aanvraag worden opgeslagen via de knop Opslaan. Er wordt automatisch een vervolgmelding gegenereerd voor de gebouwbeheerder. De melding krijgt nu de status; In behandeling. NB de doorlooptijd van een werkvergunning is 3 werkdagen. 2.Het volgen van een aangevraagde werkvergunning a. Wanneer iemand een aanvraag heeft gedaan kan men zelf de status volgen door in de aanvraag te gaan staan en te klikken. b. Scrol helemaal naar beneden totdat een grijze balk zichtbaar wordt met de tekst: Vervolgmeldingen (workflow). Zie afbeelding: 4

5 c. Klik op de balk, hierna worden de exemplaren zichtbaar van het Technisch Informatiebeheer (in het geval van een hijs of graafvergunningsaanvraag) de gebouwbeheerder en evt. ook van de procesbeheerder en de veiligheidskundige. Aan de rechterkant zijn de statussen te zien die kunnen variëren van nieuw, in behandeling tot afgemeld. Zie onderstaande afbeelding. NB. Wanneer er een aanvraag is gedaan voor een werkvergunning waarbij ook hijs-of graafwerkzaamheden worden uitgevoerd, dan gaat het 1 ste exemplaar naar het Technische Informatie Beheer. Zij zullen de benodigde plattegronden aan de werkvergunning hangen en de werkvergunning daarna doorzetten naar de gebouwbeheerder. 3.Kopie maken / verlengen van een werkvergunningsaanvraag a. Open het meldingsoverzicht en klik op de werkvergunning die gekopieerd of verlengd moet worden. Let wel op dat je de juiste statussen aanvinkt bij het zoeken naar de werkvergunning. 5

6 b. Klik rechtsboven op de knop. c. Er opent een nieuwe werkvergunningsaanvraag waarin de gegevens van de oorspronkelijke melding zijn overgenomen maar nog gewijzigd kunnen worden. Vink het vakje bij verlenging aan en pas de data aan bij een verlenging. Of pas bijvoorbeeld de locatie aan bij vergelijkbare werkzaamheden voor verschillende gebouwen. Let op: een werkvergunning kan alleen verlengd worden als deze nog niet gereed is gemeld. Wanneer deze al gereed is kan hier wel nog een kopie van worden gemaakt ( en weer in behandeling worden genomen) Als de oude versie echter bijlages heeft worden deze niet meegenomen in de gekopieerde versie. Houd hier rekening mee. 4.Beoordelen werkvergunning gebouwbeheerder De aangevraagde werkvergunning wordt beoordeeld door de gebouwbeheerder. a. De gebouwbeheerder neemt de beoordeling van de werkvergunning in behandeling middels de knop 6

7 b. Klik op de knop rechtsboven in het scherm om de werkvergunning te bewerken. Eventueel kunnen er nog gegevens worden aangepast. c. De werkvergunning kan worden goedgekeurd of afgekeurd in het veld bij Beoordeling Akkoord gebouwbeheerder. Kies Ja bij goedkeuring en Nee als de werkvergunning niet akkoord is. Let op: als je door de pagina scrolt kan de goedkeuring weer veranderen! Let op of deze correct staat bij het afmelden van de pagina. d. Klik op om de werkvergunning op te slaan en vervolgens op om de werkvergunning af te melden. Vul bij het afmelden evt. een toelichting in en klik op Afmelden. LET OP: Als de werkvergunning wordt afgekeurd dan dient het proces opnieuw te worden opgestart met een nieuwe aanvraag. Als enkel wat meer informatie nodig is voor de beoordeling dan is het beter om in een mail/bericht aan de aanvrager om de extra informatie te vragen en de werkvergunning zolang open te laten staan in plaats van de werkvergunning af te keuren. 7

8 5.Beoordelen werkvergunning procesbeheerder Bij goedkeuring van de werkvergunning door de gebouwbeheerder, wordt de aanvraag ter goedkeuring aangeboden aan de procesbeheerder. Bij de originele aanvraag wordt automatisch de workflow aangevuld met een nieuwe melding voor de veiligheidskundige. De goedkeuring van de werkvergunning door de procesbeheerder, vindt op dezelfde wijze plaats als goedkeuring door de gebouwbeheerder. 8

9 a. De procesbeheerder neemt de beoordeling van de werkvergunning in behandeling middels de knop. b. Klik op om de werkvergunning te bewerken. Eventueel kunnen er nog gegevens worden aangepast. c. De werkvergunning kan worden goedgekeurd of afgekeurd in het veld bij Beoordeling Akkoord procesbeheerder. Kies Ja bij goedkeuring en Nee als de werkvergunning niet akkoord is. Let op: als je door de pagina scrolt kan de goedkeuring weer veranderen! Let op of deze correct staat bij het afmelden van de pagina. d. Klik op om de werkvergunning op te slaan en vervolgens op om de werkvergunning af te melden. Vul bij het afmelden evt. een toelichting in en klik op Afmelden. LET OP: Als de werkvergunning wordt afgekeurd dan dient het proces opnieuw te worden opgestart met een nieuwe aanvraag. Als enkel wat meer informatie nodig is voor de beoordeling dan is het beter om in een mail/bericht aan de aanvrager om de extra informatie te vragen en de werkvergunning zolang open te laten staan in plaats van de werkvergunning af te keuren. Zodra de werkvergunning door zowel de gebouwbeheerder, procesbeheerder als de veiligheidskundige is goedgekeurd, ontvangt de aanvrager een notificatie dat de aanvraag is afgemeld en dat de werkvergunning is goedgekeurd. Indien er in het proces door de gebouwbeheerder, procesbeheerder of veiligheidskundige een werkvergunning is afgekeurd, ontvangt de aanvrager hiervan ook een notificatie. 6.Beoordelen werkvergunning veiligheidskundige Bij goedkeuring van de werkvergunning door de gebouwbeheerder en daarna de procesbeheerder wordt de aanvraag ter goedkeuring aangeboden aan de veiligheidskundige. Bij de originele aanvraag wordt automatisch de workflow aangevuld met een nieuwe melding voor de veiligheidskundige. De goedkeuring van de werkvergunning door de veiligheidskundige, vindt op dezelfde wijze plaats als goedkeuring door de gebouwbeheerder en de procesbeheerder. 9

10 e. De veiligheidskundige neemt de beoordeling van de werkvergunning in behandeling middels de knop. f. Klik op om de werkvergunning te bewerken. Eventueel kunnen er nog gegevens worden aangepast. g. De werkvergunning kan worden goedgekeurd of afgekeurd in het veld bij Beoordeling Akkoord veiligheidskundige. Kies Ja bij goedkeuring en Nee als de werkvergunning niet akkoord is. Let op: als je door de pagina scrolt kan de goedkeuring weer veranderen! Let op of deze correct staat bij het afmelden van de pagina. h. Klik op om de werkvergunning op te slaan en vervolgens op om de werkvergunning af te melden. Vul bij het afmelden evt. een toelichting in en klik op Afmelden. LET OP: Als de werkvergunning wordt afgekeurd dan dient het proces opnieuw te worden opgestart met een nieuwe aanvraag. Als enkel wat meer informatie nodig is voor de beoordeling dan is het beter om in een mail/bericht aan de aanvrager om de extra informatie te vragen en de werkvergunning zolang open te laten staan in plaats van de werkvergunning af te keuren. Zodra de werkvergunning door zowel de gebouwbeheerder, procesbeheerder als de veiligheidskundige is goedgekeurd, ontvangt de aanvrager een notificatie dat de aanvraag is afgemeld en dat de werkvergunning is goedgekeurd. Indien er in het proces door de gebouwbeheerder, procesbeheerder of veiligheidskundige een werkvergunning is afgekeurd, ontvangt de aanvrager hiervan ook een notificatie. 7.Versturen werkvergunning via (+ Work around extra beoordeling werkvergunning) Het is momenteel (nog) niet mogelijk automatisch relevante procesbewakers zoals cleanroombeheerder, infrastructuur beheerders, BMI beheerder en elektrische installatiebeheerders werkvergunningen digitaal te laten beoordelen binnen het digitale werkvergunningenproces. Er wordt momenteel onderzocht wat de mogelijkheden op dit vlak zijn. Zodoende is er een workaround omschreven, waarbij de werkvergunning per mail kan worden voorgelegd aan de benodigde personen. a. Open een melding / werkvergunning en klik rechtsboven op de drie horizontale strepen. Klik vervolgens op . 10

11 8.F.A.Q. Q. Waar kan ik O.S.P. documenten ( instructies/aanvullende vergunning) downloaden? A. Hierbij de link naar de downloads: Q. Wat is de doorlooptijd van de werkvergunningen? A. De doorlooptijd is niet veranderd en is dus nog steeds 3 werkdagen. Tip: Het is aan te raden om een werkvergunning zeker een week van te voren aan te vragen mits dat natuurlijk mogelijk is. Er kan vertraging ontstaan wanneer een beoordelaar nog vragen heeft. Q. Wie zijn de verantwoordelijke personen voor het accorderen van de werkvergunningen? A. In het menu Zelfservice ga naar Diversen en klik daarna op Gebouwvoorraad. Een PDF bestand bestaande uit 2 pagina s wordt geopend. In het 2 de gedeelte staan alle gebouwbeheerders, procesbeheerders en veiligheidskundigen per gebouw ingedeeld. Zie onderstaande afbeelding. Q. Waar kan ik opmerkingen in de werkvergunning terugzien die door anderen zijn gemaakt? A. De opmerkingen van gebouwbeheerder, procesbeheerder en veiligheidskundige komt terecht op de werkvergunning. Zie onderstaande afbeelding (tekst is rood gemaakt). Q. Ik ga niet machinaal maar handmatig graven op het terrein, moet ik dan toch een KLIC melding maken? A. Op het terrein van de High Tech Campus is een KLIC melding altijd verplicht wanneer men dieper graaft dan 15 cm. Het maakt dan niet uit of dit handmatig of machinaal gebeurd. Dit omdat de ondergrondse infra op de Campus zeer intensief is, waardoor er makkelijk een kabel kan worden beschadigd. 11

12 Q. Hoe kan ik de status van mijn aanvraag volgen? A. Zie hoofdstuk 2. Q. Waarom is mijn werkvergunning naar het Technisch Informatie Beheer gegaan? A. Dit gebeurt wanneer er een werkvergunning voor graaf-of hijswerkzaamheden wordt aangevraagd, het Technisch Informatie Beheer bepaald aan de hand van de gegeven informatie op de vergunning welke bouwkundige en of elektrotechnische plattegronden er moeten worden gestuurd naar de aanvrager. Daarna gaat de autorisatieflow door naar de gebouwbeheerder, procesbeheerder en veiligheidskundige. Q. Graafinformatie is niet zichtbaar in de workflow, waar kan ik deze terugvinden? A. De graafinformatie e.d. komt als bijlage aan de mail van de eindbeoordeling die naar de aanvrager wordt gestuurd. Deze is dus pas zichtbaar als de werkvergunningen helemaal is goedgekeurd. Q. Ik heb een schakelvergunning nodig, hoe kom ik hier aan? A. Een schakelvergunning wordt gebruikt bij activiteiten waarbij rook vrij komt ( bv. een experiment of een barbecue) waardoor de BMI tijdelijk moet worden uitgeschakeld. De schakelvergunning kan worden gedownload van de site van de High Tech Campus. via link: deze kan ingevuld worden en rechtsreeks g d naar het Meldpunt Security: meldpunt.security@hightechcampus.com Let op: de aanvrager is verantwoordelijk voor de communicatie richting het SME. Q. Hoe kan een beoordelaar een vervanger aanwijzen? A. Deze kan mailen naar werkvergunning-osp@hightechcampus.com om een vervanger aan te wijzen. Deze krijgt vervolgens dezelfde autorisatie om de aanvragen te kunnen beoordelen. N.B Het is altijd mogelijk dat iemand door onverwachte omstandigheden afwezig is. Daarom is het belangrijk om een vaste vervanger aan te wijzen, zodat men altijd elkaars aanvragen kan overnemen. De vervangers functie in Facilitor is (nog) niet operationeel. Zie onderstaande afbeelding. Q. Hoe kan ik mijn werkvergunning laten vervallen? A. Op dit moment kunnen werkvergunningen niet geannuleerd worden door aanvrager of door het O.S.P. De aanvrager dient een mail te sturen naar degene die de aanvraag dient te beoordelen met de vraag om deze af te keuren zodat hij een nieuwe aanvraag kan maken. 12