Raadsvoorstel. Gemeenteraad 30 mei Kerkdriel, 23 april 2013

Transcriptie

1 Gemeenteraad 30 mei Kerkdriel, 23 april 2013 Onderwerp Vervangen deel ICT-infra (serverpark) gezamenlijk met Zaltbommel en de SDB Beslispunten 1. Instemmen met de noodzakelijke vervanging van een deel van de ICT-infrastructuur (databaseservers) 2. Instemmen om deze noodzakelijke vervanging gezamenlijk en gelijktijdig met Zaltbommel en de Sociale Dienst Bommelwaard (SDB) uit te voeren en hiermee kosten te besparen. Inleiding Een gedeelte van de ICT-infrastructuur (database serverpark) dient op korte termijn om technische redenen vervangen te worden. Ook de economische levensduur is inmiddels verstreken. Door deze vervanging gezamenlijk met de gemeente Zaltbommel en de SDB uit te voeren wordt een significant kostenvoordeel behaald. De ontwikkeling van het nieuwe Informatiebeleidsplan (werktitel IBP ) is in volle gang. In de commissie S&F van 14 mei 2013 wordt het plan op hoofdlijnen gepresenteerd. Op 6 december 2012 heeft uw raad ingestemd met de verlenging van het I&A-plan (Informatiebeleidsplan) tot 1 juli Hiermee heeft u de ruimte gegeven om meer tijd te nemen voor de ontwikkeling van een nieuw Informatiebeleidsplan en hierin nadrukkelijk de samenwerkingsmogelijkheden met de Gemeente Zaltbommel te betrekken. Met de verlenging van het "oude" I&A-plan is tevens geborgd dat lopende projecten konden doorlopen en een aantal noodzakelijke projecten konden worden opgestart. De uitvoering hiervan verloopt conform planning. Bij de uitwerking van het IBP dient zich nu de kans aan om de noodzakelijke vervanging gezamenlijk en gelijktijdig met Zaltbommel en de Sociale Dienst Bommelerwaard (SDB) uit te voeren en hiermee dus kosten te besparen. Beschrijving van het voorstel Aanleiding Het deel van de huidige ICT-infrastructuur (het Oracle-platform) waarop dit voorstel betrekking heeft is in 2013 aan het einde van haar technologische en economische levenscyclus. Dit blijkt ondermeer uit een teruglopende performance ("de snelheid") van de systemen en een toename in het aantal storingen. Vervanging is derhalve noodzakelijk om de continuïteit in de bedrijfsvoering te blijven waarborgen. De Gemeente Zaltbommel, Gemeente Maasdriel en SDB (hierna te noemen "Samenwerking Bommelerwaard") zijn sinds jaren gebruiker van deze Oracle-database technologie. De meeste bedrijfsbrede en vakspecifieke applicaties zijn afhankelijk van deze technologie. De aanleiding voor het opstellen van dit raadsvoorstel is tweeledig: Enerzijds is er bij beide gemeenten, in lijn met de landelijke ontwikkelingen, de wens tot verregaande samenwerking op het gebied van I&A. De eerste stappen hierin zijn al gezet door ondermeer de aanschaf van hetzelfde document management systeem (DMS, Verseon), financieel systeem (Decade), content management systeem (CMS, website en kennisbank) en dezelfde telefooncentrale. Anderzijds is er de gewenste en vereiste toename in het niveau van dienstverlening van de Samenwerking Bommelerwaard. Dit beperkt zich niet meer alleen tot het gebied van een Oracle 1

2 omgeving, maar ook worden er aanvullende eisen gesteld op het gebied van continuïteit en kostenbesparing. Dit raadsvoorstel beschrijft een tweetal scenario s ten aanzien van het gebruik van Oracle producten binnen de Samenwerking Bommelerwaard in relatie tot de lopende ontwikkelingen, de gestelde doelen en de benodigde softwarelicenties. Positie van Oracle binnen de gemeente De Oracle-technologie vormt het hart van de ICT-infrastructuren van zowel de gemeente Zaltbommel als Maasdriel. Dit is overigens in de meeste andere Nederlandse gemeenten niet anders. De leveranciers van de belangrijkste applicaties (voor BAG, GBA etc) zoals Centric en Pink Roccade ontwikkelen hun software primair door op de Oracle-technologie. Huidige situatie en knelpunten Momenteel zijn de contracten met de afzonderlijke deelnemers en Oracle zo geregeld dat iedere gemeente zijn eigen licentierechten heeft. Een beperking hiervan is dat het inrichten van een generiek (gezamenlijk) platform met Oracle software alleen mogelijk is indien iedere deelnemer afzonderlijk het gehele platform licentieert. Voordelen van samenwerking kunnen we op basis van de huidige situatie niet realiseren vanwege de hoge licentiekosten voor Oracle software. Gezien de doelstellingen van de samenwerking en bovengenoemde knelpunten is de huidige contractvorm voor Oracle software niet wenselijk en op termijn onhoudbaar. Ontwikkelingen De Samenwerking Bommelerwaard is om die reden in gesprek gegaan met de leverancier van Oracle. Tijdens de gevoerde gesprekken zijn diverse relevante ontwikkelingen benoemd. Deze ontwikkelingen zijn drieledig: In de eerste plaats is er een technologische noodzaak het huidige Oracle platform (hardware en software) te vervangen. De infrastructuur is aan het einde van haar technische en economische levenscyclus. Daarnaast stellen een tweetal leveranciers van bedrijfs- en vakapplicatieleveranciers ook nieuwe eisen aan de ICT-infrastructuur van de deelnemers in de samenwerking. Applicatieleverancier Centric IT Solutions heeft aangegeven in 2013 alle migraties van de huidige applicatieserver van Oracle naar een nieuwe applicatieserver van Oracle te willen afronden. Ook een aantal applicaties van Pink Roccade moeten in 2013 gemigreerd worden van het SAP-platform naar het Oracle platform. In de tweede plaats zijn er overheidsbrede ontwikkelingen, zoals de doorontwikkeling van de digitale dienstverlening (inup), de toename van de basisregistraties en het voldoen aan de eisen van de rijksoverheid zoals "enkelvoudige uitvraag, meervoudig gebruik van gegevens" en uitwijkvoorzieningen in geval van calamiteiten. Dit maakt op korte termijn de aanschaf van additionele producten en licenties van Oracle noodzakelijk. Tot slot zijn er ontwikkelingen bij Samenwerking Bommelerwaard om te voldoen aan de doelstellingen op het gebied van de noodzakelijke verbetering van de dienstverlening en verlaging van de kosten waarbij een centrale ICT-infrastructuur voor alle deelnemers onontbeerlijk is. Voor beide ontwikkelingen is additionele functionaliteit benodigd. Gewenste situatie Diverse gesprekken tussen de partners van de Samenwerking Bommelwaard onderling en gezamenlijk met de leverancier Oracle vormen de basis voor de hier beschreven gewenste situatie: Het inrichten van een centrale ICT-infrastructuur met een hoger serviceniveau voor alle deelnemers; Een serviceniveau dat zich kenmerkt door een hogere norm op het gebied van continuïteit, beschikbaarheid en schaalbaarheid (uitbreidbaarheid) ten opzichte van de huidige situatie per deelnemer; En gelijktijdig een besparing op de totale kosten mogelijk maken doordat hardware efficiënter wordt ingezet en het beheer centraal wordt uitgevoerd. 2

3 Scenario 1: Oplossingsrichting "korte termijn zonder verdere samenwerking" In dit scenario blijft een aparte ICT-infrastructuur per deelnemer gehandhaafd en het beheer wordt uitgevoerd zoals dat nu ook gebeurt. Het serviceniveau blijft hiermee op het huidige peil. Wel is vervanging en uitbreiding op korte termijn noodzakelijk om de geschetste ontwikkelingen aan te kunnen. Hiermee wordt de door de Samenwerking Bommelerwaard geformuleerde gewenste situatie dus maar in beperkte mate gerealiseerd. In dit scenario is er een additionele investering benodigd voor de migratie naar nieuwe hardware en aanvullende Oracle software per afzonderlijke deelnemer van de Samenwerking Bommelerwaard. Aanvullende functionaliteit om invulling te geven aan de benoemde ontwikkelingen kan op een later moment ad-hoc worden aangekocht. Het nadeel hiervan is dat een hoger serviceniveau en kostenbesparing niet of nauwelijks mogelijk is. De gezamenlijke investering bij dit scenario bedraagt éénmalig EUR met daarnaast een jaarlijks onderhoudsbedrag van EUR Op basis van een verdeelsleutel gebaseerd op aantallen gebruikers zou het aandeel van Maasdriel ongeveer 40% zijn. Scenario 1 kost Maasdriel dan éénmalig EUR en jaarlijks EUR Scenario 2: Oplossingsrichting "toekomstvast, lange termijn met verdere samenwerking" De Samenwerking Bommelerwaard is samen met leverancier Oracle gekomen tot een alternatief scenario waarmee de gewenste situatie volledig kan worden gerealiseerd. Leverancier Oracle stelt voor om een herziening van de huidige contracten door te voeren waardoor alle licenties op naam van één deelnemer van Samenwerking Bommelerwaard gezet worden. Het gevolg hiervan is dat er 1 set van licenties beschikbaar komt welke voor alle deelnemers kan worden ingezet. Tegelijkertijd stelt Oracle voor om additionele functionaliteit in te zetten, waardoor Samenwerking Bommelerwaard een meer professionele omgeving overeenkomstig de gestelde doelen kan inrichten. Dit heeft de volgende voordelen: Direct een forse besparing op de beheerslast die kan oplopen tot 40%; Verbetering probleemoplossend vermogen door geïntegreerde oplossing; Kostenbesparing van 33% op externe inhuur voor updates door database consolidatie; Mogelijke kostenbesparing van 20% op de bedrijfsvoering door applicatie consolidatie; Verhoogde beschikbaarheid en betrouwbaarheid door onderlinge uitwisselbaarheid. De gezamenlijke ICT-infrastructuur wordt over twee locaties (beide gemeentekantoren) verdeeld. Dit maakt over- en weer uitwijken bij calamiteiten in de toekomst ook mogelijk. De gezamenlijke investering bij dit scenario bedraagt éénmalig EUR met daarnaast een jaarlijks onderhoudsbedrag van EUR Op basis van een verdeelsleutel gebaseerd op aantallen gebruikers zou het aandeel van Maasdriel ongeveer 40% zijn. Scenario 2 kost Maasdriel dan éénmalig EUR en jaarlijks EUR Vergelijking scenario 1 en 2 Eénmalige kosten (investering) Jaarlijkse kosten (exploitatie) Scenario 1 (Maasdriel afzonderlijk) Scenario 2 (In samenwerking) Voordeel scenario 2 (Voor Maasdriel) EUR EUR EUR EUR EUR EUR Naast deze investeringen zijn er éénmalige kosten in beide scenario's voor de migratie van de huidige Oracle-databases en opleidingskosten voor de systeembeheerders. Deze worden geraamd op ± EUR voor de gemeente Maasdriel. 3

4 In scenario 2 zijn de noodzakelijke licenties voor het gebruik van het nieuwe financiele systeem Decade direct inbegrepen. De waarde van dit deel van de licenties bedraagt Indien voor Scenario 2 (in samenwerking) wordt gekozen behoeven dus in het kader van het project "Vervanging financieel systeem (FMS -door Decade)" (IBP022) geen aparte Oracle-licenties te worden aangeschaft. In de projectbegroting vervanging financieel systeem was hiervoor een bedrag van EUR opgenomen. Dit bedrag kan daarom worden aangewend voor de dekking van Scenario 2. Conclusie Op basis van de gestelde doelen en ambities van Samenwerking Bommelerwaard wordt aan de raad voorgesteld om in te stemmen met scenario 2 (beslispunten 1 en 2). Dit levert voor de Gemeente Maasdriel een voordeel in de vorm van een lagere éénmalige investering van EUR en een jaarlijkse besparing op de exploitatiekosten t.o.v. scenario 1 van EUR Daarnaast wordt een basis gelegd voor verdere samenwerking op I&A gebied die gefaseerd kan worden uitgevoerd op de dan gerealiseerde gemeenschappelijke ICT-infrastructuur (serverpark). Hiermee zal het gezamenlijk voordeel in de loop der jaren verder toenemen. Deze conclusie leidt tot het geformuleerde beslispunt 2 om de noodzakelijke vervanging van een deel van de ICT-infrastructuur (serverpark) gezamenlijk met Zaltbommel en de SDB uit te voeren. Consequenties niet uitvoeren van dit voorstel Het niet uitvoeren van de noodzakelijke vervanging heeft - ongeacht de te kiezen variant - als consequentie dat kans op volledige uitval van de ICT-voorzieningen binnen de gemeente verder zal toenemen. In het afgelopen half jaar is dit tweemaal aan de orde geweest. Alle voorzieningen voor de medewerkers vallen uit. Daarnaast stagneert de dienstverlening aan de burgers (balie, telefoon). Daarnaast wordt in de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden regelmatig hinder ondervonden door een teruglopende performance (snelheid) van de bedrijfssystemen. Kernvraag Kan de gemeenteraad instemmen met de noodzakelijke vervanging van een gedeelte van de ICTinfrastructuur (database-serverpark) (beslispunt 1) en het voorstel om deze vervanging gezamenlijk met de gemeente Zaltbommel en de Sociale Dienst Bommelwaard uit te voeren? Beoogd effect Een ICT-infrastructuur als basis voor verdere samenwerking op I&A-gebied en daarmee ook een basis voor verdere of zelfs verregaande samenwerking. Argumenten De drie deelnemers van de Samenwerking Bommelerwaard dienen sowieso op korte termijn een deel van de ICT-infrastructuur (database-serverpark) te vervangen om de continuïteit in de bedrijfsvoering te kunnen blijven waarborgen en de technologische en functionele ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden. Gezamenlijk vervangen levert voordelen op t.o.v. individueel vervangen per gemeente omdat dan direct één gezamenlijke infrastructuur (het onderdeel database-serverpark) ontstaat; Realiseren van één gezamenlijke ICT-infrastructuur is een logisch vervolg op de al ingezette samenwerking die heeft geleid tot gezamenlijke dataverbindingen, gezamenlijke keus voor eenzelfde DMS, CMS, financieel systeem en telefooncentrale; Eén gezamenlijke ICT-infrastructuur is een basis voor verdere samenwerking op I&A-gebied, maar is geen keurslijf dat dwingt tot gelijke keuzes; ICT krijgt een steeds centralere plaats in de organisatie. Door verregaande digitalisering worden de eisen m.b.t. de beschikbaarheid steeds hoger. Hierdoor nemen de kosten verder toe evenals de noodzakelijke personele inzet voor het beheer. De stijging van deze kosten kan worden afgevlakt (minder meerkosten) door slim samenwerken. Samenwerken met Zaltbommel en de SDB op het gebied van I&A is daarom noodzakelijk om de kosten op termijn beheersbaar te houden. 4

5 Kanttekeningen A. Algemeen Het realiseren van één gezamenlijke ICT-infrastructuur conform scenario 2 is alleen mogelijk als alle deelnemers uit de samenwerking hieraan deelnemen. De Gemeenteraad van Zaltbommel heeft eerder ingestemd met het gezamenlijk vervangen met de SDB. Voorts heeft de gemeenteraad van Zaltbommel in 2012 ingestemd met het informatiebeleidsplan en de daarin opgenomen voornemens tot samenwerking met de Gemeente Maasdriel op het gebied van ICT en Informatiebeleid; Wanneer de gezamenlijke ICT-infrastructuur is gerealiseerd, ligt de weg open voor verdere samenwerking op I&A-gebied. De gezamenlijke ICT-infrastructuur dwingt dit echter niet af. Het is geen keurslijf om dingen hetzelfde te doen, maar de verdere voordelen worden alleen behaald als stapsgewijs door de deelnemers wordt toegewerkt naar gelijke applicaties voor beide gemeenten en de SDB. B. Relatie met Maasdriel N.v.t. Bedrijfsvoering Financieel Budgettair is het onderscheid tweeërlei: 1. Eénmalig een investering voor scenario 2 van ( ) waarvoor de gemeenteraad een krediet beschikbaar moet stellen. 2. Structurele exploitatiekosten voor scenario 2 van De uit 1 en 2 voortvloeiende lasten worden gedekt door te beschikken over de huidige egalisatiereserve automatisering en is opgenomen in de 1e bestuursrapportage Beide budgetten maken deel uit van het IBP Dit plan zal op 27 juni 2013 aan uw raad ter vaststelling worden aangeboden. De volledige financiële vertaling daarvan vormt de basis voor het meerjarig noodzakelijke budget voor ICT. Omdat deze investering valt onder de 3 O's en derhalve geen uitstel verdraagt wordt vooruitlopend op de vaststelling van het plan gevraagd het benodigde krediet te fiatteren. De investering wordt afgeschreven over een periode van 5 jaar gemiddeld (4 jaar hardware, 7 jaar software). De jaarlasten zijn daardoor beperkt. Personeel en organisatie Dit raadsvoorstel heeft in eerste instantie geen invloed op personeel en organisatie. Wel wordt de basis gelegd voor verdere samenwerking op ICT gebied. Door schaalvergroting zijn er meer doorgroei-mogelijkheden én zijn er mogelijkheden voor verdere specialisatie. Communicatie Dit raadsvoorstel is een goed voorbeeld van één van de samenwerkingsmogelijkheden in de Bommelwaard die op korte termijn een besparing van kosten (minder meerkosten) mogelijk maakt en de continuïteit in de dienstverlening verbetert. Dit raadsvoorstel leent zich daarmee uitstekend voor positieve PR rond de samenwerking. Juridische zaken Het financieel voordeel wordt voor een deel behaald door het onder één juridische entiteit onderbrengen van de Oracle Licenties.Tussen de Gemeente Maasdriel, de Gemeente Zaltbommel en de Sociale Dienst Bommelerwaard ("de juridische entiteiten") zal een overeenkomst moeten worden opgesteld om het gebruik van de licenties en de onderlinge verrekening (inclusief verdeelsleutel) goed vast te leggen. Er zal geen nieuwe juridische entiteit worden opgericht, maar gebruik worden gemaakt van één van de bestaande entiteiten. 5

6 Informatisering en Automatisering Het voorstel past in het Informatie- en Automatiseringsbeleid van de Gemeente Maasdriel zoals dat momenteel wordt geconcretiseerd in het IBP Ook in het I&A-beleid van de Gemeente Zaltbommel is samenwerking een belangrijk speerpunt. Dit voorstel heeft een relatie met de volgende IBP-projecten: IBP022 Vervanging financieel systeem (FMS -door Decade) IBP092a Vergelijking Informatiearchitectuur Zaltbommel en Maasdriel IBP093a Vergelijking ICT-infrastructuur Zaltbommel en Maasdriel IBP088 Overgang SAP naar Jbos voor Pink software IBP047 ICT-uitwijk opzetten met buurgemeenten Evaluatie Jaarlijks met de behandeling van de tweede bestuursrapportage. Nota van wijziging n.v.t. Burgemeester en wethouders van Maasdriel, de secretaris, de burgemeester, A.P.J.M. de Jong drs. G.W.E. Prick Bijlage(n) : 1. Raadsbesluit Steller : M.R. Lanooij Portefeuillehouder : R. Smits Documentnaam : 6