FUNCTIEBESCHRIJVING GEMEENTE SCHOTEN. Secretariaat en staf. Gedeelde diensten Beleidsmanager

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING GEMEENTE SCHOTEN 1. ALGEMEEN 1.1. Departement: Gedeelde Diensten Dienst: ICT 1.2. Naam van de functie: ICT-coördinator 1.3. Datum: april DOEL VAN DE FUNCTIE Het departement Gedeelde diensten bestaat uit de dienst ICT en de diensten Personeel, Communicatie, Integrale Veiligheid, Burgerzaken en Onthaal en bodedienst. De dienst ICT ondersteunt de automatisering en digitalisering binnen de diverse diensten van Gemeente en OCMW Schoten. Ze zorgt voor een betrouwbare werking, het beheer en onderhoud van de informatica, netwerken en telefonie. Naast het dagelijkse operationele werk heeft deze dienst ook een adviserende rol naar het bestuur in verband met het opvolgen en integreren van nieuwe technieken en evoluties in informatieverwerkende systemen. De ICT-coördinator staat vooral in voor het strategisch ICT-beleid en zorgt voor een performante ICT-dienst. Hij/zij stuurt het team van medewerkers van de ICT-dienst aan en coördineert de werkzaamheden van de dienst. 3. PLAATS IN DE ORGANISATIE EN RELATIE MET ANDERE TAKEN Algemeen directeur Secretariaat en staf Financiele dienst Gedeelde diensten Beleidsmanager Grondgebiedzaken Sociale Zaken SamenLeven Personeel ICT ICT-coördinator Integrale Veiligheid Communicatie Onthaal en Bode Burgerzaken De ICT-coördinator rapporteert aan de Beleidsmanager Gedeelde Diensten. Hij/zij geeft leiding aan het team van volgende ICT-medewerkers: één stafmedewerker ICT-beleid, één stafmedewerker ICT-beheer en -configuratie en drie Servicedesk-medewerkers.

2 4. TAKEN 4.1. Hoofdtaken 1. Strategisch ICT-beleid % 2. Organisatie van de dienst... 20% 3. Zorgen voor een professioneel team... 10% 4. Budget- en contractbeer... 10% 5. Systeembeheer en ICT-infrastructuur... 5% 6. Servicedesk en gebruikersbegeleiding... 5% 7. Projectsturing... 5% 8. Communicatie en netwerken... 5% 9. Noodplanning... 5% 4.2. Deeltaken 1. Strategisch ICT-beleid Je werkt aan de beleidsdoelstellingen m.b.t. ICT welke je toetst aan de missie en visie van de organisatie met als doel de lange termijn visie m.b.t. ICT te bepalen en uit te werken. ICT-visie: uitwerken van een toekomstgerichte visie en strategie voor de digitalisering van gemeente en OCMW en alle aspecten van informatie- en communicatietechnologie ICT-beleidsplan: opmaken en uitvoeren van de beleidsdoelstellingen, de actieplannen en de acties m.b.t. ICT met aandacht voor budgetten en financiële prognoses Komen tot één ICT-architectuur voor gemeente en OCMW waarbij rekening wordt gehouden met specifieke eisen ronde data privacy ICT-advies: regelmatig afstemmen met en terugkoppelen naar het bestuur m.b.t. de voortgang van de beleidsdoelstellingen en advies geven over de te varen koers. ICT-governance: zorgen voor een transparant raamwerk voor de organisatie waarin taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn toegewezen aan personen of groepen, opzetten van financieel, operationele KPI s en SLA s, maar eveneens de linken naar informatieveiligheid en de GDPR wetgeving Medewerkers bewust maken van de eisen en regels ten aanzien van ICT-gebruik, ICT-beheer en ICT-beveiliging en de risico s die met ICT gepaard gaan, toezien op de naleving van procedures ter zake. Operationele fitheid van de ICT-diensten: policies en interne procedures uitwerken en opvolgen in het kader van risicomanagement, compliance en informatiebeveiliging, disaster recovery plannen om de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren, enz. Datastrategie: master data management, data ownership en proces benadering, verhogen en garanderen van de datakwaliteit, datawarehouse, Big Data, Data Analytics, IoT, GIS, enz. Bepalen van de juiste Sourcing strategie om de interne kennis optimaal te combineren met externe expertise en ondersteuning. Rapportering: uitbouwen van een adequaat rapporteringssysteem zodat de stand van zaken van projecten en acties wordt opgevolgd Innovatief en slagkrachtige dienst ontwikkelen die de organisatie future-proof maakt

3 2. Organisatie van de dienst Je organiseert en coördineert de werkzaamheden op jouw dienst door het efficiënt inzetten van mensen en middelen. Je geeft richting aan de manier waarop taken worden uitgevoerd zodat de vooropgestelde timing en kwaliteit van dienstverlening wordt gehaald. Uitwerken en optimaliseren van processen en procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de dienst en de integratie tussen gemeente en OCMW te bevorderen Zorgen voor een vlotte informatiedoorstroom en correcte documentatie Planning van de werkzaamheden opvolgen en coördineren van de dagelijkse activiteiten van de dienst Instaan voor de continuïteit van de dienst Waken over de kwaliteit van de interne werking en de dienstverlening 3. Zorgen voor een professioneel team Je zorgt voor een adequate aansturing, ontwikkeling en evaluatie van je medewerkers, teneinde steeds over competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken. Je stimuleert de collegialiteit tussen de medewerkers zodat er een goede teamsfeer heerst. Teamvergaderingen organiseren en leiden Medewerkers inzetten in processen en projecten volgens hun competenties, talenten en ambities Vorming, training en ontwikkeling van medewerkers afstemmen op de nieuwe ontwikkelingen De juiste expertise toevoegen aan de interne kennis 4. Budget- en contractbeheer Je staat in voor de budgetopmaak, -opvolging en -evaluatie opdat de beschikbare middelen efficiënt aangewend worden. Inzicht in de kostenstructuur en kosten optimalisaties realiseren Opmaken van investerings- en exploitatiebudgetten en deze opvolgen Aankopen m.b.t. ICT opvolgen en adviseren aan de hand van prijsvergelijkingen, marktonderzoeken, enz. Verstrekken van advies met betrekking tot de toewijzing van de levering van nieuwe hardware, systeemsoftware, toepassingssoftware en communicatiemiddelen Optimaal beheer van de relatie met leveranciers en partners, zorgen voor correcte naleving van de contracten 5. Systeembeheer en ICT-infrastructuur Je zet je team optimaal in om het computer- en communicatiepark te beheren opdat het ICTnetwerk optimaal werkt en de continuïteit gegarandeerd is. coördineren van servers, storage, netwerken, telefonie en communicatiediensten coördineren van de planning servers, back-ups, zorgen voor een optimaal voorraadbeheer opvolging van de diverse installaties, opvolging en onderhoud van hard- en software

4 6. Servicedesk en gebruikersbegeleiding Om ervoor te zorgen dat de gebruikers de informaticatoepassingen optimaal kunnen gebruiken en geholpen worden bij problemen, werk je een efficiënte werking van de servicedesk uit. opmaken en coördinatie van de werking van het servicedesk-team waken over een correcte toepassing en continuïteit van de servicedeskprocedure de servicedeskmedewerkers ondersteunen bij complexe problemen in kaart brengen en structureel aanpakken van structurele ICT-problemen Meetbaarheid opzetten met KPI s (Key Perfomance Indicators) en benchmarking: analyses maken van de binnengekomen meldingen en leerpunten voor de organisatie trekken 7. Projectsturing Je coördineert en beheert ICT-programma s volgens de afgesproken methodologie zodat de projectgroepen op een efficiënte en effectieve manier tewerk gaan. Dat houdt onder meer in dat de (ICT) projectleider(s) en programmaverantwoordelijken opdrachten moeten realiseren onder het coachend oog van de ICT coördinator. opstellen van specificaties voor nieuwe initiatieven in nauw overleg met de betrokken actoren opstellen en opvolgen van business cases (kwantitatief en kwalitatief) opmaak van een projectplan en voortgangsbewaking, periodieke rapportage aan de projectsponsor opmaak van een realistische planning projectvoorbereiding, uitvoering en opvolging op elkaar afstemmen van de verschillende belanghebbenden In kaart brengen van de business processen en samen zoeken naar optimalisaties 8. Communicatie en netwerken Je onderhoudt goede externe contacten met relevante personen of instanties om de dienstverlenging en/of werking te optimaliseren en de interne expertise verder uit te bouwen. Je communiceert goed naar de klanten over de ICT-items die hen aanbelangen. onderhouden van goede contacten met collega s van andere organisaties; formeel (samenwerkingsverbanden) of informeel (uitwisseling van ervaring, advies, ) onderhouden van contacten (zelf of via de medewerkers) met externe experten deelnemen aan symposia, werkgroepen, congressen, delen van kennis en expertise fungeren als contactpersoon naar andere openbare besturen, particuliere instellingen of organisaties goede relaties onderhouden met klanten, instaan voor een goede communicatie en klachtenbehandeling, de klantgerichtheid van heel de groep bevorderen, klantenbevraging organiseren en kwaliteit van de dienstverlening evalueren naar de klanten. 9. Noodplanning Je werkt mee aan de vlotte organisatie van de nood- en rampenplanning met betrekking tot de informatica- en communicatiesystemen opdat de veiligheid van de burger bij noodsituaties gegarandeerd is. actief deelnemen aan het overleg van de veiligheidscel

5 advies verlenen om de communicatiesystemen in noodsituaties te optimaliseren 5.VERLEENDE BEVOEGDHEDEN (facultatief) 6. VEREISTEN FUNCTIEVERVULLER 6.1. Essentiële competenties Klantgericht zijn leeft zich in de situatie van klanten in stelt zich dienstverlenend op voor iedereen speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten streeft naar klanttevredenheid Samenwerken overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang helpt anderen stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep zoekt mee naar oplossingen bij conflicten gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid Visie ontwikkelen neemt afstand van de dagelijkse problemen neemt tijd om vooruit te denken overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn kan strategieën op een heldere manier voorstellen Adviseren verwerkt informatie en vormt deze om in meerjarenplan, afsprakennota, vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen houdt rekening met alle relevante aspecten van een dossier onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten betrekt de juiste personen of instanties bij een dossier Probleemoplossend werken signaleert problemen op tijd onderzoekt het probleem vanuit verschillende invalshoeken en zoekt naar verbanden kan tot synthese/beoordeling komen onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en geldige argumenten betrekt de juiste mensen of instanties bij het probleem formuleert praktische en haalbare oplossingen bedenkt alternatieven en overweegt voor- en nadelen

6 Resultaatgericht werken inventariseert beschikbare middelen streeft naar een maximaal resultaat zoekt naar de meest optimale werkmethoden grijpt in wanneer resultaten niet voldoen zet door bij tegenslag of problemen Leidinggeven zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers volgt op door een gepast begeleidings- en controlesysteem en stuurt bij indien prestaties ondermaats zijn staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft komt op voor behoeften en verwachtingen van de medewerkers stimuleert medewerkers hun competenties in te zetten en te vergroten voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team leidt het team naar een gezamenlijk resultaat past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie Besluitvaardigheid kan snel een doordacht standpunt innemen neemt beslissingen op tijd en stelt ze niet onnodig uit kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat kan alleen beslissen, zonder overleg met anderen informeert alle betrokkenen verdedigt een beslissing Loyaal zijn voelt zich verbonden met de belangen/problematiek van de organisatie en de eigen rol of opdracht hierin vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en externe contacten toont maatschappelijke dienstbaarheid of public service gezindheid bouwt mee aan een positief imago van de organisatie Belangrijke competenties Integriteit Plannen en organiseren Communiceren Zelfvertrouwen 6.3. Fysische vereisten (facultatief) Specifieke vereisten (facultatief) - 7. PLAATSVERVANGER (facultatief)

7 8. WEDDESCHAAL A1a-A3a 9. HANDTEKENING ALGEMEEN DIRECTEUR Voormelde functiebeschrijving en taakinhoud zijn niet beperkend en kunnen te allen tijde worden aangepast aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen de gemeente.