NIS Notarieel Informatie Systeem

Transcriptie

1 HANDLEIDING ROYEMENTEN NIS Notarieel Informatie Systeem Sportlaan 2h, 8181 BE Heerde T (0578) , F (0578) info@vanbrug.nl

2 Copyright by Van Brug Software Heerde Niets uit deze opgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronica of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Van Brug Software. Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaarden noch de auteur, noch Van Brug Software enige aansprakelijkheid voor enige schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit document. Voor vragen of opmerkingen betreffende deze of ander documentatie gaarne contact opnemen met: Van Brug Software Kantooradres: Sportlaan 2h, 8181 BE Heerde Postadres: Postbus 123, 8180 AC Heerde Tel.: (0578) Fax: (0578) Web: 2 januari 18

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Begrippen in handleiding Royementen Doorhaling Volmacht Akte van royement Zaak Royementzaak 6 2 De standaard doorhaling Invoeren van de gegevens De kaartenbak, zakenadministratie Het royementprogramma Het maken van de doorhaling Meerdere volmachten op één zaak Ondertekende volmacht retour Ondertekende volmacht komt niet terug Volgen van het proces Overzicht volmachten in een zaak Overzichten Royementakte Selecteren doorhalingen voor akte Verkeerde selectie doorhalingen Afhandeling akte 20 3 Bijzondere situaties Meer dan één bank Meer dan één volmacht Oude banknamen Gedeeltelijke doorhalingen Verkrijgers Meer dan één doorhaling in één zaak 26 4 Menu-Optie [Extra] Nu statuscontrole uitvoeren Instellingen Vastleggen documenten Toolbar (zichtbaar maken van werkbalk met icoontjes ) Koppeling kaartenbak Opnieuw waarschuwen na een bepaalde tijd Begeleidende brief 29 januari 18

4 4.2.6 Versturen volmacht door hypotheeknemer Versturen herinneringen Aantal doorhalingen in een akte Wachtdagen doorhalingen Omschrijving (voorvoegsels) van de niet-natuurlijke personen Volgorde doorhalingen in een akte Kantoorgegevens Bestandslokaties Soorten doorhaling Volgorde kadasterkantoren Maximaal aantal doorhalingen in akte Omschrijving rechtsvormen Inlezen logbestanden 34 5 Menu-optie [Overzichten] Lopende volmachten Verwerkte volmachten Overzicht gedeeltelijke doorhalingen Doorhalingen in royementzaak Royementzaak met onderliggende doorhalingszaken Toon het nummer van de royementzaak a.d.h.v. doorhalingszaaknr Vrij definieerbare overzichten 40 6 Instelling gebruiksrechten Toegankelijkheid 41 7 Modellen Modellen inrichten Het aanpassen van een model Het aanmaken van een nieuw model Verwijderen van een model Plaatsen standaard modellenset Aanwezige codes in het royementenprogramma 48 4 januari 18

5 Inleiding 1 INLEIDING De afhandeling van doorhalingen binnen het Notariaat wordt als een lastige en tijdrovende activiteit ervaren. Met behulp van de geautomatiseerde doorhalingenadministratie worden deze werkzaamheden tot een minimum beperkt. Als bij het gebruik van dit systeem de vereiste discipline in acht wordt genomen zal de status van onderhanden zijnde doorhalingen, en uitstaande volmachten nauwkeurig worden bijgehouden en zonodig worden gerapporteerd. Automatisch zullen de vereiste volmachten met begeleidende brieven worden geproduceerd, zonodig aangevuld met herinneringen aan cliënten om de volmacht getekend te retourneren. Tenslotte zal het systeem op basis van geselecteerde doorhalingen automatisch de gehele akte van doorhaling produceren. De doorhalingenadministratie is volledig geïntegreerd met de zakenadministratie en de cliëntenadministratie. In deze handleiding wordt gebruik gemaakt van voorbeelden. De gebruikte voorbeelden zijn gemaakt met fictieve gegevens. De gebruikte adressen corresponderen niet met de gebruikte namen of andere persoonsgebonden kenmerken. Ook de tenaamstelling van bedrijven of rechtspersonen is fictief. 1.1 Begrippen in handleiding Royementen In de praktijk worden begrippen als volmacht, royement of doorhaling binnen deze context vaak voor één en dezelfde activiteit c.q. verrichting al dan niet abusievelijk door elkaar gebruikt. De ervaren notarieel geschoolde gebruiker zal dit misschien wel begrijpen, maar eigenlijk is het heel verwarrend. Deze handleiding poogt eenduidig gebruik te maken van de juiste begrippen voor de juiste activiteit. Hierbij wordt het woord royement zoveel mogelijk vermeden, anders dan voor de indicatie van de software onder de naam royementprogramma. In deze handleiding, en in het royementprogramma worden de volgende begrippen gehanteerd: Doorhaling De doorhaling is die set van informatie en documenten die nodig is om één hypothecaire vestiging, aangeduid met één deel en nummer, uit het kadaster te laten verwijderen. In de praktijk omvat de doorhaling de toestemming van de betrokken partijen, de kredietverschaffer (en, indien van toepassing, de koper), en de oorspronkelijke inschrijfgegevens van de door te halen hypothecaire vestiging. De hierboven vermelde definitie van doorhaling is toegespitst op de hypothecaire aspecten, maar een doorhaling kan ook betrekking hebben op één beslag. Ook hiervoor wordt de omschrijving doorhaling gebruikt Volmacht Normaal zal de afwikkeling van de doorhaling worden uitgevoerd op basis van notariële volmachten. De betrokkenen geven schriftelijk toestemming aan de medewerker van het notariskantoor om alles te doen dat noodzakelijk is om de betreffende hypothecaire inschrijving te laten doorhalen. Deze schriftelijke toestemming wordt hier aangeduid als volmacht. januari 18 5

6 Inleiding Akte van royement De akte waarin de gegevens van een of meer doorhalingen zijn opgenomen en die naar het Kadaster wordt gestuurd om de in de akte opgenomen inschrijvingen te laten doorhalen wordt ook wel akte van doorhaling genoemd Zaak Onder zaak wordt verstaan, die zaak waarvan de gegevens worden gebruikt als basis voor de individuele doorhalingen. Dit is meestal dus de zaak, waarin ook de leveringsakte is opgenomen, omdat voor een levering toch al bijna alle noodzakelijke gegevens moeten worden ingevoerd. De doorhaling staat in principe los van de zaak; alleen de gegevens van de betreffende zaak worden gebruikt in de royementenadministratie Royementzaak De akte van Royement wordt als een normale zaak behandeld. Dit is een aparte, op zich zelf staande zaak. In de zaak komt slechts één akte voor, namelijk de royementakte. Deze zaak wordt automatisch door het royementenprogramma aangemaakt, en is als zodanig ook terug te vinden in de kaartenbak. Het is niet mogelijk om meer dan één akte op deze zaak aan te maken. 6 januari 18

7 De standaard doorhaling 2 DE STANDAARD DOORHALING Aan de hand van een aantal voorbeelden wordt de werking van het royementenprogramma uitgelegd. Hierbij worden alle stappen doorgenomen; van het invoeren van de gegevens in het royementprogramma tot aan het maken van de royementakte. In eerste instantie wordt een recht toe recht aan doorhaling besproken. Daarna zal in een apart hoofdstuk aandacht worden gegeven aan de uitzonderingen. Door deze opzet wordt getracht de diverse manieren van het verwerken van doorhalingen duidelijk te maken. Na de uitleg omtrent het aanmaken van doorhalingen, volmachten en akten zullen de beheersaspecten van het royementprogramma aan de orde komen. 2.1 Invoeren van de gegevens In eerste instantie zullen de gegevens, die later worden gebruikt voor de doorhaling worden ingevoerd in de zakenadministratie van de Kaartenbak, daarna zullen de aanvullende gegevens worden ingevoerd in het programma Royementen De kaartenbak, zakenadministratie In de kaartenbak is meestal al een zaak aangemaakt voor (bijvoorbeeld) de levering. Deze zaak kan worden gebruikt voor het aanmaken van de doorhaling. Bij een normale leveringszaak wordt de hypotheeknemer van de lening, die voor de doorhaling moet zorg dragen, niet vermeld. Voor het royementprogramma is het noodzakelijk deze partij ook te vermelden. In het voorbeeld is de betreffende partij op de bovenste regel zichtbaar in de hoedanigheid van [bank doorhaling]. Deze hoedanigheid, die kan worden toegevoegd in de tabel [Hoedanigheid partijen] in de basisgegevens, kan naar eigen inzicht een omschrijving krijgen en kan later in het proces worden gebruikt om de juiste partij te herkennen. Het koppelen van deze partij aan de zaak kan al in een vroeg stadium gebeuren. Immers, zodra de kadastrale gegevens opgevraagd zijn, is bekend bij welke bank(en) de aflossing van de bestaande lening(en) moet plaatsvinden. januari 18 7

8 De standaard doorhaling In de zakenadministratie wordt met deze partij niets gedaan. Het toevoegen van de partij van de bank voor het royement is de enige aanpassing. die moet worden gedaan in de zakenadministratie om voor de betreffende zaak één (of meer) doorhalingen te maken Het royementprogramma Het royementprogramma kan na het invoeren van bovenstaande gegevens worden geopend. Het royementprogramma kan overigens tijdens het werken gewoon open blijven staan. Beide programma s communiceren met elkaar en als een nieuwe zaak wordt geopend, zal het Royementprogramma dit na ongeveer 10 seconden herkennen en zelf ook naar de betreffende zaak gaan, mits niet aan een andere zaak wordt gewerkt. Indien het noodzakelijk is om een andere zaak te openen om een doorhaling aan te maken of te bewerken, dan kan het betreffende zaaknummer worden ingevoerd, nadat op het menu [Doorhalingen] en vervolgens op menuoptie [Zaak Selecteren] is geklikt. Is het royementprogramma nog niet opgestart, dan kan dit programma worden gestart vanuit het hoofdmenu van de kaartenbak (menuoptie [Royementen]) Het maken van de doorhaling Om de overige gegevens met betrekking tot de doorhaling in te voeren, wordt op menuoptie [Doorhalingen] geklikt. Nu opent zich een menu, waarin als eerste optie [Nieuwe Doorhaling] verschijnt. Door hierop te klikken zal het volgende scherm worden getoond: Bij het maken van een volmacht in het royementenprogramma kunnen via [KIK-R] de gegevens van de hypothecaire inschrijving of het beslag worden ingelezen als in de kaartenbak.ini de volgende instelling is ingevoerd: knopkikrtonen=true. 8 januari 18

9 De standaard doorhaling Op het tabblad [Inschrijvingsgegevens] van dit scherm worden de algemene gegevens met betrekking tot de doorhaling ingevuld. Deze gegevens spreken voor zich. Het veld [Hypotheeknr] kan worden gebruikt om het leningnummer te vermelden of bijv. een referentie van de bank. Het veld [Oude naam] is om aan te geven, dat de inschrijving bij een kadasterkantoor is ingeschreven dat inmiddels niet meer bestaat. Het invullen van de velden [Hypotheeknr] en [Oude naam] is niet verplicht. Het onderste deel van het scherm, het grote witte vlak, wordt alleen gebruikt als het een gedeeltelijke doorhaling betreft. Hier wordt dan de tekst van het door te halen perceel ingevuld; een en ander wordt later besproken. Op het tabblad [Ten laste van] worden de gegevens van de verkoper(s)/hypotheekgever(s) door het systeem zelf ingevoerd, d.w.z. als de partij(en) in de hoedanigheid verkoper en/of hypotheekgever aan de zaak gekoppeld zitten. Gecontroleerd kan worden of de gegevens correct zijn en zonodig kunnen via de knop [Aanmaken] meerdere partijen worden ingevoerd. Natuurlijk is het ook mogelijk om via de knop [Verwijderen] een door het systeem geselecteerde partij te verwijderen. Het tabblad [Ten laste van] ziet er als volgt uit: Op exact dezelfde wijze wordt het tabblad [Ten behoeve van] ingevuld. Ook hier wordt door het systeem automatisch de partij gekoppeld; die de naam "bank" in zijn hoedanigheid heeft. (bijv. bank doorhaling, bank ivm royement, enz..) januari 18 9

10 Het tabblad [Ten behoeve van] ziet er als volgt uit: Handleiding Royementen De standaard doorhaling Het vierde tabblad [Verkrijgers] is alleen nodig, indien voor de doorhaling door de nieuwe eigenaar de afstanddoening van het hypotheekrecht moet worden aanvaard. Een en ander wordt later in de handleiding besproken. Nu alle gegevens zijn ingevuld kunnen de gegevens worden opgeslagen. De gegevens worden opgeslagen door op dit symbool [Opslaan gegevens]. te klikken, of door te klikken op [Bestand] en vervolgens op Pas op dat moment worden alle ingevoerde gegevens vastgelegd in het systeem. Indien een en ander niet goed is gegaan kan door op of op [Bestand] en vervolgens op [Opslaan gegevens annuleren] te klikken, worden voorkomen, dat de onjuiste gegevens worden opgeslagen. Het opslaan van de gegevens heeft tot gevolg, dat de knoppen [Word], [Afdrukken] en [Ontvangen] zullen worden geactiveerd. De betreffende knoppen hebben de volgende functies: Word Als op deze knop wordt geklikt, zal een complete volmacht worden aangemaakt, die alle noodzakelijke gegevens bevat. Deze volmacht zal worden getoond in Word, waarna deze handmatig kan worden afgedrukt. Eventuele aanpassingen, die op het document zelf in Word worden aangebracht, zullen bij een volgende afdruk echter verloren gaan. Afdrukken De betreffende gegevens zullen worden verwerkt in een volmacht en deze volmacht zal direct worden afgedrukt; e.e.a. is echter wel afhankelijk van de instellingen in de printmacro. De voorkeur wordt gegeven aan het niet gebruiken van deze functie, maar altijd te kiezen voor de optie Word, zodat vanuit het tekstverwerkingsprogramma het afdrukken van de volmacht geregeld kan worden. Zodra het programma een volmacht in Word toont of direct afdrukt, gaat het er van uit, dat de betreffende volmacht ook naar de betreffende cliënt of cliënten wordt verstuurd. Het programma kan dat immers op geen enkele andere manier controleren. 10 januari 18

11 De standaard doorhaling Het is ook mogelijk, dat deze knop gedimd is. Wanneer in Microsoft Word gebruik gemaakt wordt van de functie [KvB Printen] zal het afdrukken van het document op deze manier gebeuren. Ontvangen Er zijn banken die zelf de volmachten sturen. Door deze knop kan direct worden aangegeven, dat de betreffende volmacht al is ontvangen. Dat een bank zelf zijn volmachten verstuurt, kan worden aangegeven op de cliëntkaart van de betreffende bank (zie hiervoor de Handleiding Kaartenbak]. De onderstaande melding zal dan in het royementenprogramma verschijnen na het selecteren van een bank, die zelf volmachten verstuurd. De medewerk(st)er weet hierdoor, dat naar de betreffende bank geen volmacht hoeft te worden gestuurd. Voor het verwerken van deze gegevens in de royementakte is het natuurlijk wel noodzakelijk, dat de gegevens van deze volmachten óók in het royementprogramma worden ingevoerd. Er kan nu echter wel direct, na het opslaan van de gegevens, gekozen worden voor [Ontvangen], waarbij onderstaande vraag verschijnt: Deze kan met [Ja] beantwoord worden en de gegevens van de (door de bank gemaakte) volmacht zijn hiermee ingevoerd. In hetzelfde deel van het scherm kan de (geplande of fictieve) verzenddatum worden opgegeven. Het programma gebruikt deze datum om te controleren of de hypotheeknemer op tijd de volmacht terugstuurt. Indien de volmachten niet direct worden verstuurd, kan hier de correcte datum worden ingevoerd. Standaard zal het programma bij een nieuwe volmacht hier de huidige datum vermelden. In het royement programma wordt het onderstaande symbool gebruikt als knop om het betreffende scherm af te sluiten. Daarnaast kunnen de schermen worden gesloten door [Bestand] en [Einde Meerdere volmachten op één zaak Meerdere volmachten op één zaak is eenvoudig mogelijk. Steeds als op de menuoptie [Doorhalingen][Nieuwe doorhaling] wordt geklikt, zal het programma controleren of er al een volmacht op de betreffende zaak aanwezig is. Wordt een doorhaling gevonden dan zal het programma de vraag stellen: januari 18 11

12 De standaard doorhaling Als hier voor [Nee] wordt gekozen, kan een nieuwe doorhaling worden aangemaakt. De optie [Ja] zorgt ervoor, dat de bestaande doorhaling wordt getoond. Let op: Als er op één zaak meerdere doorhalingen zijn gemaakt en één doorhaling moet worden aangepast, moet deze desbetreffende doorhaling via [Doorhalingen], [Overzicht Doorhalingen], worden opgevraagd (de uitleg hierover komt verderop in deze handleiding). 2.2 Ondertekende volmacht retour Normaal komt de verzonden volmacht vroeg of laat getekend terug. Iedere volmacht, die in het royementprogramma wordt gemaakt, is voorzien van een uniek nummer. De betreffende volmachten kunnen worden binnengemeld (ontvangen) in het programma op de volgende wijze: Allereerst wordt geklikt op [Doorhalingen] en vervolgens op de optie [Volmacht selecteren]. In het scherm, dat nu wordt geopend kan worden aangegeven, welke volmacht ontvangen is: Nadat het betreffende nummer in het veld is ingevoerd, kan aan het programma worden doorgegeven. dat de volmacht is ontvangen door op de gelijknamige knop te klikken. Hierna zal door het programma gevraagd worden of er nog een volmacht binnen gemeld moet worden door het tonen van dit scherm: Wordt er voor [Ja] gekozen dan kan een nieuw volmachtnummer ingevoerd worden. Door op [Nee] te klikken, wordt dit onderdeel afgesloten. Indien het volmachtnummer niet op de volmacht staat, kan de betreffende volmacht ook worden gevonden door achtereenvolgens op de volgende menuopties te klikken: [Doorhalingen] en [Doorhaling selecteren]. Het volgende scherm verschijnt: 12 januari 18

13 De standaard doorhaling In dit scherm kunnen de gegevens van de doorhaling worden ingevoerd en vervolgens wordt gekozen voor [Zoeken]. Het volgende scherm verschijnt: Via de knop [Volmacht] komt een vervolgscherm, waarin de betreffende volmacht binnen kan worden gemeld. Echter, deze werkwijze is veel omslachtiger en kost meer tijd dan het binnenmelden van de volmacht op volmachtnummer. Via de knop [Doorhaling] komt er een vervolgscherm: Door op [Ja] te klikken wordt de doorhaling zelf geopend, door op [Nee] te klikken, wordt een blanco scherm geopend, zodat een nieuwe doorhaling zou kunnen worden ingevoerd. 2.3 Ondertekende volmacht komt niet terug Het komt helaas voor, dat de ontvanger(s) van een volmacht deze niet direct terugsturen. Het programma houdt bij welke volmachten zijn verstuurd en welke na een bepaalde tijd nog niet zijn ontvangen. Elke dag zal het programma, bij de eerste keer dat het opgestart wordt, automatisch een lijst tonen, waarop alle nog niet ontvangen volmachten zijn vermeld. Deze lijst kan ook worden opgeroepen via menu-optie [Extra], [Nu statuscontrole uitvoeren]. Het volgende scherm wordt getoond: januari 18 13

14 De standaard doorhaling In dit overzicht worden alle volmachten getoond, die al langere tijd onderweg zijn. Deze periode is instelbaar. (Zie hoofdstuk 4.2.7). Vanuit dit overzichtscherm kan direct een herinnering worden aangemaakt. Door op de knop [Word] te klikken, wordt deze in [Word] getoond en kan daarna handmatig worden afgedrukt; de teller die bijhoudt hoelang de volmacht al onderweg is, wordt weer op nul gezet en de betreffende volmacht zal uit deze lijst verdwijnen. Om de oorspronkelijke volmacht in te zien kan op de knop [Inzien] worden geklikt. Hiermee wordt op het scherm de volmacht getoond en kan gecontroleerd worden, welke volmacht het betreft. Het is niet mogelijk om deze volmacht af te drukken. Met de knop [Einde] komt men weer terug in het eerste scherm. De knop [Info] in dit scherm laat extra informatie omtrent de betreffende volmacht zien, als volgt: Het totale overzicht van de volmachten die te lang onderweg zijn, kan worden uitgeprint door achtereenvolgens de menuopties [Bestand] en [Afdrukken] aan te klikken. Via de knop [Einde] wordt het betreffende overzicht afgesloten. Nu wordt een nieuw scherm geopend, waarin een lijst staat van gereedstaande doorhalingen, die opgenomen kunnen worden in een akte. Dit scherm bevat puur informatie. Het scherm kan worden afgesloten door op de knop [Einde] te klikken. 2.4 Volgen van het proces Uit de bovenstaande uitleg van het royementprogramma kan terecht worden opgemaakt dat het programma zelf een en ander nauwkeurig volgt en dat het niet nodig is om een administratie bij te houden met betrekking tot de volmachtenstroom. Er wordt op tijd gewaarschuwd als volmachten te lang onderweg zijn etc.. Toch kan het gewenst zijn om dit proces te volgen. Hiertoe zijn de volgende instrumenten beschikbaar. Het is mogelijk om de status van volmachten op een bekende zaak te volgen. Het programma kan alle volmachten tonen die onderweg zijn in het proces. Hierbij worden de volmachten per processtap gegroepeerd. 14 januari 18

15 De standaard doorhaling Overzicht volmachten in een zaak Dit overzicht kan worden geopend door het zaaknummer in te typen in het scherm dat wordt geopend door op [Doorhalingen] te klikken en vervolgens op [Zaak selecteren]. Nu kan het (verkorte) zaaknummer worden ingevoerd. Vervolgens kan via [Doorhalingen] en [Overzicht doorhalingen] een scherm worden getoond, waarin alle doorhalingen, die voor de betreffende zaak zijn gemaakt, zijn opgenomen. In het betreffende voorbeeld is er één doorhaling. In het scherm is te zien (in de kolom status), dat de doorhaling klaar staat om te worden opgenomen in een akte. Ook is deze informatie zichtbaar in de zakenadministratie op het tabblad [Doorhalingen]: Overzichten Het Royementprogramma kent aan de volmacht verschillende stadia toe. Dit begint bij volmacht verstuurd, tot deel en nummer ontvangen. Via menu [Overzichten] kan een overzicht worden verkregen van de verschillende volmachten per stadium. Om het overzicht te maken klikt u op [Overzichten], [Lopende volmachten] en vervolgens in het scherm wat nu verschijnt op de gewenste kenmerken. Hierna zal een apart programma worden gestart, dat het gewenste overzicht zal samenstellen.. januari 18 15

16 De standaard doorhaling 2.5 Royementakte Nadat de volmacht(en) van een doorhaling getekend, is ontvangen, kan de betreffende doorhaling worden verwerkt in een royementakte. Omdat het zeer ongebruikelijk is om voor elke doorhaling een afzonderlijke akte te maken, houdt het royementprogramma bij hoeveel doorhalingen klaar liggen om te worden opgenomen in een royementakte. Elke morgen als het royementprogramma wordt gestart, zal gecontroleerd worden of er royementakten kunnen worden gemaakt. Het programma hanteert hiervoor 2 criteria: 1. Per royementakte mogen een beperkt aantal doorhalingen worden opgenomen, dat per kadasterkantoor in het programma in te stellen is. (Zie Hoofdstuk 4.5) Het programma controleert of het maximale aantal is bereikt. 2. Daarnaast controleert het programma of een doorhaling niet te lang blijft liggen. (denk hierbij aan doorhalingen voor een kadasterkantoor ver buiten de eigen regio). Als het aantal doorhalingen voor een akte niet wordt bereikt, maar een doorhaling dreigt te lang te blijven liggen, zal dit ook worden gesignaleerd. Één en ander vindt plaats in het tweede scherm, dat wordt geopend bij de statuscontrole die automatisch plaats vindt bij het starten van het programma of door op [Extra] en [Nu statuscontrole uitvoeren] te klikken. Zoals te zien is in het bovenstaande voorbeeld zijn er genoeg doorhalingen binnen om een akte voor kadasterkantoor Rotterdam te maken Selecteren doorhalingen voor akte De eerste echte stap in het aanmaken van de royementakte, is het selecteren van de doorhalingen, die in de akte moeten worden opgenomen. Het selectiescherm, dat hiervoor nodig is wordt opgeroepen door achtereenvolgens op [Akte] en [Selecteren doorhalingen voor akte] te klikken. 16 januari 18

17 De standaard doorhaling Er kan nu op verschillende manieren een selectie worden gemaakt: Wordt er geklikt in de kolom [kadaster] op het betreffende kadasterkantoor (in dit voorbeeld Rotterdam) dan worden alle volmachten die voor kadaster Rotterdam klaar staan geselecteerd. Onderin het scherm is te zien hoeveel volmachten er geselecteerd zijn en wat het maximaal toegestane volmachten voor dit kadasterkantoor is. Wordt er geklikt in de kolom [zaak] dan wordt per zaak de volmacht(en) geselecteerd. Wordt er geklikt in de kolom [kenmerk] dan wordt bewust per volmacht een keuze gemaakt, welke volmacht moet worden opgenomen in de akte. Indien er een onjuiste keuze is gemaakt, kan de selectie worden opgeheven door nog een keer in de desbetreffende kolom te klikken. Door op de knop [Akte] te klikken, wordt het volgende scherm geopend: januari 18 17

18 De standaard doorhaling Het nu geopende scherm laat zien, welke volmachten geselecteerd zijn met het bijbehorende zaaknummer. Al deze gegevens worden door het royementprogramma automatisch aan een nieuwe zaak gekoppeld. Als het gewenst is om een overzicht van alle geselecteerde gegevens te krijgen, kan in het menu op de optie [Word] geklikt worden. Via deze keuze wordt er in Word een tabel gemaakt met daarin een overzicht van de gekoppelde gegevens. Deze tabel kan, indien gewenst, uitgeprint worden. Door op [Maak zaak] te klikken, wordt het volgende scherm geopend: Dit scherm bevat twee invulvelden; beiden zijn van wezenlijk belang. In het eerste veld wordt aangegeven welke notaris de royementakte passeert; het tweede veld wordt gebruikt om de behandelaar aan te geven. Deze behandelaar wordt in de akte beschouwd als diegene, die namens alle partijen optreedt als gevolmachtigde. Nadat beide gegevens zijn ingevuld kan worden geklikt op [Opslaan]. Dan wordt het volgende scherm getoond: 18 januari 18

19 De standaard doorhaling Dit scherm is weer een samenvatting van alle gegevens en laat zien welk zaaknummer is toegekend aan de royementzaak. De keuze voor [Word] zorgt er voor, dat in Word een tabel wordt gemaakt met daarin het overzicht van alle geselecteerde gegevens. Door nu op de knop [Akte] te klikken, wordt de royementakte daadwerkelijk geproduceerd. Dit aanmaken wordt gestart zonder een duidelijk scherm, dat de voortgang laat zien, en het kan even duren, voordat de akte op het scherm staat. Een en ander is afhankelijk van de complexiteit van het model van de akte, dat wordt gebruikt. Zolang de akte niet gepasseerd is, kan de akte opnieuw worden samengesteld vanuit het royementprogramma. In het royementprogramma moet de zaak geselecteerd zijn, waarin de royementakte is aangemaakt. Via de menukeuze [Akte], [Akte Aanmaken] wordt weer een nieuwe akte samengesteld en wordt deze weer geplaatst in het desbetreffende zaaknummer in Word. Als op deze manier de akte opnieuw wordt aangemaakt, verschijnt er een teller in beeld, die de voortgang van het proces voor het aanmaken van de akte laat zien Verkeerde selectie doorhalingen Het kan voorkomen, dat een doorhaling, die geselecteerd is en verwerkt is in een akte niet doorgehaald mag worden. De doorhaling moet dan teruggehaald worden, zodat deze in een later stadium alsnog in een andere akte opgenomen kan worden. Het terughalen van de geselecteerde doorhaling kan gebeuren door in de desbetreffende royementszaak te kiezen voor de menukeuze [Akte], [Ongedaan maken Selectie], waarna de volgende vraag verschijnt: januari 18 19

20 De standaard doorhaling Deze vraag kunt u met [Ja] beantwoorden, waarna vervolgens dit scherm getoond wordt: Zoals u uit de informatie kunt lezen, wordt de aangemaakte zaak in de zakenadministratie van de kaartenbak NIET verwijderd. Ook de gekoppelde partijen blijven gewoon aan de royementzaak hangen. Er zijn nu twee mogelijkheden: - de zaak wordt afgeboekt als zijnde [Niet doorgegaan]; - de desbetreffende zaak wordt hergebruikt, gekoppelde partijen worden verwijderd en de nieuwe gegevens worden ingevoerd Afhandeling akte Nadat de akte is geproduceerd kan deze worden gepasseerd en opgestuurd naar het betreffende kadaster. Zodra het ingeschreven afschrift, voorzien van deel, nummer en datum van inschrijving wordt terugontvangen, kunnen deze gegevens in het kladrepertorium worden ingevoerd. Het royementprogramma voert, na invoering van deze gegevens, nog één actie uit want uiteindelijk zal op alle betrokken cliëntkaarten bij de desbetreffende royementzaak/royementakte de betreffende informatie worden vermeld, zodat bij het oproepen van een bepaalde cliënt direct kan worden gezien of er royementen zijn geweest. Voorbeeld: 20 januari 18

21 De standaard doorhaling Dit overzicht is op te roepen in de kaartenbak Natuurlijke Personen, via de menukeuze [Zaken] en dan [Gegevens m.b.t. doorhalingen tonen]. januari 18 21

22 Bijzondere situaties 3 BIJZONDERE SITUATIES In het vorige hoofdstuk is het proces van volmacht en doorhaling tot het maken van de akte uitgelegd. Om overzicht over het gehele proces te houden is zo weinig mogelijk van het standaard pad afgeweken. In de praktijk zullen veel van de doorhalingen volgens het pad, dat in het vorige hoofdstuk is geschetst lopen. Er zijn echter altijd uitzonderingen. Hierna wordt stapsgewijs aangegeven hoe deze afwijkende situaties in het royementprogramma moeten worden verwerkt. 3.1 Meer dan één bank Bij hypotheken, die zijn verstrekt door bijvoorbeeld de Rabobank dienen meestal twee partijen de volmacht te tekenen, de plaatselijke Rabobank en de Rabohypotheekbank N.V.. In het royementprogramma kan dit op de volgende wijze geregeld worden: Bovenstaande levert in de brief dus de volgende adressering op: Rabohypotheekbank N.V. Coop. Rabobank Testen Postbus AA Testen In de brief wordt gevraagd of de plaatselijke Rabobank wil zorgen voor het doorsturen/ondertekenen van de volmacht door de Rabohypotheekbank N.V. en uiteindelijk komt deze volmacht, voorzien van twee handtekeningen, op kantoor terug. 3.2 Meer dan één volmacht In het vorige voorbeeld werd uitgegaan van één volmacht, die naar meerdere partijen moet worden gestuurd. In sommige situaties is het gewenst om voor één doorhaling meerdere volmachten aan te maken, bijvoorbeeld als de volmachtgevers erg verspreid wonen. 22 januari 18

23 Bijzondere situaties In eerste instantie wordt de normale doorhaling aangemaakt en worden alle gegevens ingevoerd en opgeslagen. Dan is er dus een volmacht klaar. Vervolgens wordt op de knop [Extra Volmachten] geklikt. In het scherm dat nu verschijnt is deze eerste volmacht zichtbaar. Door op de knop [Nieuw] te klikken, wordt een venster geopend, waarin partijen aan de nieuwe volmacht kunnen worden gekoppeld. Nieuwe partijen worden op de bekende wijze aangemaakt. Nadat alle partijen aan de volmacht zijn gekoppeld, kan het scherm worden gesloten (Bestand Einde). Het programma vraagt of de gegevens dienen te worden vastgelegd. Hierna is de nieuwe volmacht zichtbaar in het overzichtscherm van de volmachten. Door de betreffende volmacht aan te klikken worden een aantal knoppen geactiveerd. Door op de knop [Aanmaken] te klikken, verschijnt het volgende scherm: januari 18 23

24 Bijzondere situaties Er kan nu gekozen worden voor het overzetten van de volmacht naar Word of er kan aangegeven worden dat de volmacht is verzonden. 3.3 Oude banknamen Onder meer door samenvoegingen, fusies en overnames zijn de namen van de hypotheeknemers aan verandering onderhevig. Indien het gewenst is de oude naam op te nemen in de volmacht en/of akte kan deze als volgt worden ingevoerd, op het derde tabblad [Ten behoeve van]. Nadat de betreffende bank voor royement is geselecteerd, kan de oude naam worden toegevoegd door op de knop [Oude naam] te klikken. Nu wordt een scherm geopend, waarin alle oude namen, die binnen het systeem bekend zijn, worden getoond. De betreffende oude banknaam wordt geselecteerd door erop te klikken. Ook is er de mogelijkheid om ter plekke een nieuwe oude naam toe te voegen, deze wordt dan echter alleen voor de onderhanden volmacht gebruikt. Tip: Voor het invoeren van de [Oude naam] (zie handleiding Kaartenbak!). 3.4 Gedeeltelijke doorhalingen De behandeling van een gedeeltelijke doorhaling is in grote lijnen gelijk aan die van een gehele doorhaling. Het belangrijkste verschil is, dat bij een gedeeltelijke doorhaling een nadere omschrijving moet worden gegeven van wat er van de hypothecaire inschrijving moet worden doorgehaald. Hiervoor kan (een deel van) de tekst worden gebruikt, die al in de zakenadministratie is ingevoerd bij [Kadastrale Omschrijving]. Bij het invoeren van de doorhalinggegevens worden de volgende extra handelingen verricht: Hier wordt één van de gedeeltelijke doorhalingvormen geselecteerd. Nadere omschrijving doorhaling: Door op de knop [Invullen model] te klikken, wordt de kadastrale omschrijving vanuit de zakenadministratie ingelezen. Indien deze niet aanwezig is, kan de kadastrale omschrijving ook uit de akte gekopieerd en geplakt worden óf uiteraard handmatig worden ingetypt. 3.5 Verkrijgers Bij bepaalde hypotheken, die vóór 1992 zijn gevestigd, dient niet alleen de bank volmacht te geven voor het doorhalen van de hypotheek, maar ook de verkrijger(s). Op de doorhaling kan de verkrijger worden opgenomen onder het betreffende tabblad. 24 januari 18

25 Bijzondere situaties In het voorbeeld zijn de verkrijgers reeds aangemaakt en zijn de doorhalinggegevens opgeslagen. Aan de rechterkant van het scherm zijn dezelfde knoppen te vinden als bij het tabblad [Ten behoeve van]. De keuze [Word] zorgt er voor, dat voor de verkrijgers een aparte volmacht wordt aangemaakt, dus in die gevallen, waarin geen gebruik wordt gemaakt van (of kan worden gemaakt van) de opgenomen volmacht in de akte van levering. Er zal nu een extra scherm getoond worden, waarin nu een keuze gemaakt moet worden, welk model door het royementprogramma ingevuld moet worden: Er wordt gekozen voor het model [aanvaarding afstanddoening] en met de knop [Vul model] wordt de aparte volmacht voor de verkrijger aangemaakt. Echter, de meest voorkomende situatie zal zijn, dat de verkrijger(s) volmacht geeft/geven in een akte (van levering). Door op de knop [In Akte] te klikken, kan worden aangegeven, dat de verkrijger(s) in de akte een volmacht hebben gegeven. januari 18 25

26 Bijzondere situaties Het volgende invoerscherm is zichtbaar: In het scherm worden naast alle akten, die reeds zijn gepasseerd op de betreffende zaak ook de optie [Annuleren] getoond. Deze kan worden gebruikt om dit scherm te sluiten en eventuele wijzigingen ongedaan te maken. De indicatie [Akte van levering met volmacht is (nog) niet gepasseerd] is om aan te geven, dat de verkrijger(s) volmacht zal(zullen) geven in de akte (van levering), maar dat deze op dit moment nog niet is gepasseerd, en dat dus de gegevens van deze akte nog niet bekend zijn. Bij het maken van de royementakte zal alsnog dit scherm worden getoond, en dan zal de betreffende akte moeten worden geselecteerd. In de royementakte zullen op deze manier de gegevens van de verkrijger(s) worden opgenomen, waarbij dan ook het onderscheid gemaakt wordt of er volmacht is gegeven via een akte óf via een losse volmacht. Eventuele wijzigingen, die worden aangebracht in het scherm worden direct opgeslagen, hetgeen via het gele waarschuwingsscherm wordt getoond. 3.6 Meer dan één doorhaling in één zaak Het is mogelijk om meerdere doorhalingen in een zaak op te nemen. De betreffende doorhalingen worden als op zichzelf staande doorhalingen beschouwd, die één en hetzelfde zaaknummer hebben. Per door te halen inschrijving wordt dus één volmacht aangemaakt. Indien op één zaak meerdere doorhalingen voorkomen en één van deze doorhalingen moet worden aangepast, kiest men voor [Doorhalingen] en de optie [Overzicht doorhalingen]. Door in de desbetreffende doorhaling te klikken, wordt het volgende scherm getoond: 26 januari 18

27 Bijzondere situaties Via de optie [Raadpleeg doorhaling] wordt de doorhaling geopend en kunnen wijzigingen worden aangebracht. Via de optie [Bewerk volmacht] wordt een overzicht getoond van de gegevens van de volmacht, zoals de datum, waarop de volmacht is verstuurd, de status van de volmacht en of er voor deze volmacht al een herinnering (of meerdere herinneringen) is (zijn) verstuurd. De optie [RoyementAkte gegevens] is alleen zichtbaar, indien de desbetreffende volmacht in een akte is verwerkt en toont dan een scherm van de status van de royementakte. Via de optie [Verwijder doorhaling] is het mogelijk om de gemaakte volmacht volledig uit het royementprogramma te verwijderen. januari 18 27

28 Menu-Optie [Extra] 4 MENU-OPTIE [EXTRA] Onder deze functie zijn diverse mogelijkheden opgenomen om het programma naar eigen kantoorwens in te richten. 4.1 Nu statuscontrole uitvoeren Zoals al eerder in deze handleiding besproken wordt deze actie automatisch uitgevoerd bij het opstarten van het royementprogramma. De volgende controles worden uitgevoerd: - Controleren van volmachten, die te lang geleden verstuurd zijn en nog niet terugontvangen zijn. - Controleren van de retour gemelde volmachten op het feit of er voldoende volmachten binnen zijn om een akte te kunnen maken. - Controleren van nieuw ingevoerde gegevens in het kladrepertorium van royementakten. Indien dit het geval is, worden de aan de zaak gekoppelde cliëntkaarten automatisch bijgewerkt en zal het deel, nummer en datum van inschrijving op de cliëntenkaart vermeld worden. Bij een gedeeltelijke doorhaling wordt ook de omschrijving van het registergoed op de cliëntenkaart vermeld. 4.2 Instellingen Het royementprogramma kent een aantal instellingen, waarmee de werking op een aantal onderdelen naar eigen wensen van het kantoor kan worden ingericht. De instellingen voor het uiterlijk en gedrag van de programmatuur worden vastgelegd in het bestand [kaartenbak.ini]. Alle instellingen met betrekking tot het royementprogramma staan onder [Royement]. De volgende mogelijkheden zijn beschikbaar: Vastleggen documenten Via deze optie kan gekozen worden voor het wel of niet laten vastleggen van documenten in Word. In de kaartenbak.ini wordt de instelling [BewaarTeksten=True] geplaatst bij de keuze [Bewaar teksten] Toolbar (zichtbaar maken van werkbalk met icoontjes ) In het programma wordt vrijwel overal gebruik gemaakt van het Windows menu systeem. Dit is een overzichtelijk systeem, maar heeft als nadeel, dat er vaak tweemaal geklikt moet worden. Het royementprogramma kent daarom ook het fenomeen van icoontjes, waarbij een aantal relevante 28 januari 18

29 Menu-Optie [Extra] knoppen met daarin kleine tekeningetjes worden getoond. Door gebruik te maken van deze icoontjes wordt het aantal klikacties sterk verminderd. In de kaartenbak.ini wordt de tekst [Toolbar=True] geplaatst bij de keuze [Toolbar zichtbaar] Koppeling kaartenbak Indien er gekozen wordt voor [Actieve overname] zal het royementprogramma, zodra men aan het werk is in een zaak in de zakenadministratie, deze zaak automatisch inlezen en kan er in het royementprogramma direct gebruik van gemaakt worden. In de kaartenbak.ini wordt de instelling [ElkeSecOverdracht=True] geplaatst bij de keuze [Actieve overname]; deze keuze verdient de voorkeur Opnieuw waarschuwen na een bepaalde tijd Het royementprogramma moet af en toe een aantal controles opstarten en uitvoeren om de administratie in orde te houden. Tijdens deze controles kan het programma een dialoog starten met de gebruiker. Het is niet nodig, dat deze controles een aantal malen op een dag worden uitgevoerd. Er kan aangegeven worden hoe vaak het programma deze administratieve taken mag uitvoeren.. Een voor de hand liggende keuze is 16 uur, omdat na het verlaten van het kantoor om uur er inmiddels 16 uur voorbij zijn voor men de volgende dag weer achter de pc gaat zitten. In de kaartenbak.ini wordt de tekst [UurWachttijd=16] geplaatst Begeleidende brief In het aan het royementenprogramma gekoppelde model van de volmacht wordt geregeld of er alleen een volmacht geproduceerd moet worden of dat er zowel een brief als een volmacht moet worden aangemaakt. In het algemeen wordt gekozen voor zowel een brief als een volmacht in één document. Hiermee is deze instelling in het royementenprogramma dus overbodig Versturen volmacht door hypotheeknemer Diverse banken versturen zelf de volmacht tot doorhaling. januari 18 29

30 Menu-Optie [Extra] Onder optie kan worden ingesteld, dat als zo'n volmacht wordt ingevoerd in het royementenprogramma, deze volmacht direct de status krijgt, dat deze volmacht is verzonden. In de kaartenbak.ini komt de tekst [VolmachtAutomatischAanmaken=True] te staan. Er kan ook gekozen worden (onder ) voor de instelling, dat zodra zo'n volmacht is ingevoerd, deze de status van ontvangen krijgt, immers de volmacht is inmiddels getekend binnen. In de kaartenbak.ini komt de tekst [VolmachtAutomatischOntvangen=True] te staan Versturen herinneringen Het royementprogramma kan uitstekend bijhouden, welke partijen de volmachten nog niet geretourneerd hebben en dus een herinnering moeten ontvangen. Met deze optie kan aangegeven worden na hoeveel dagen de herinnering verstuurd mag worden. In de kaartenbak.ini komt de tekst [Herinnering_na=60] te staan Aantal doorhalingen in een akte Deze instelling wordt niet meer gebruikt. Onder de menu-optie [Extra], [Maximaal aantal doorhalingen in akte] kan per kadasterkantoor aangegeven worden hoeveel volmachten men in de akte wil opnemen Wachtdagen doorhalingen Het royementprogramma houdt bij hoeveel royementen er gereed zijn voor het opnemen in de akte van doorhaling. Na gereed melden van de volmacht mogen er een aantal dagen tussen zitten voor de volmacht zichtbaar wordt in het scherm voor het maken van de akte. Standaardinstelling is vaak 5. In de kaartenbak.ini komt de tekst [MaxWachtDagenRoy=5] Omschrijving (voorvoegsels) van de niet-natuurlijke personen Ten behoeve van de rechtspersonen BV, NV, Stichting, Coöperatie, VOF, enz. kan opgegeven worden, welke tekst als voorvoegsel vóór de naam van de rechtspersoon dient te komen. Ook deze instelling wordt niet meer gebruikt. Onder de menu-optie [Extra], [Omschrijvingen rechtsvormen] worden de diverse voorvoegsels ingevoerd. 30 januari 18

31 Menu-Optie [Extra] Om van deze keuze gebruik te kunnen maken moet wel met rechtsvormen gewerkt worden in de [Kaartenbak niet-natuurlijke personen]. (Zie hiervoor ook de handleiding "Basisgegevens", comparities BV/NNP Nieuwe Stijl) Volgorde doorhalingen in een akte Er zijn momenteel 2 instellingen beschikbaar voor de volgorde van het opnemen van doorhalingen in een akte. Wordt hier de keuze [datum] ingesteld, dan houdt dit in, dat in de royementakte de diverse doorhalingen gesorteerd worden op datum, d.w.z. de oudste inschrijving wordt als eerste vermeld, enz.. Uiteraard vindt deze sortering wel plaats binnen één soort doorhaling. In de kaartenbak.ini komt de tekst [VolgordeDoorhalingen=datum] te staan. Wordt de keuze [zaak] ingesteld dan geldt hetzelfde als hierboven. Echter dan vindt de sortering nu op zaaknummer plaats, van laag naar hoog. In de kaartenbak.ini komt de tekst [VolgordeDoorhalingen=zaak] te staan Kantoorgegevens Als in modellen gebruik wordt gemaakt van kantoorgegevens zoals naam, adres, plaats en telefoonnummer kunnen deze gegevens eenmalig worden vastgelegd. Het gaat om de gegevens: [Naam van het kantoor], [Adres en huisnummer], [Postcode en plaats], [Postbus, nummer, postcode en plaats], [Telefoonnummer] en [Faxnummer]. Deze gegevens worden in kaartenbak.ini geplaatst onder het kopje [Kantoor gegevens] Bestandslokaties Zoals bij deze instelling is te lezen is het niet raadzaam om hier een afwijkende instelling in te zetten. Gebruik deze optie alleen na uitdrukkelijk overleg met Van Brug Software B.V. 4.3 Soorten doorhaling In het royementprogramma zijn standaard de volgende soorten doorhaling opgenomen: - [opzegging hypotheek (ophyp)]; - [gedeeltelijke opzegging hypotheek (gdohyp)]; - [gedeeltelijke opzegging hypotheek gedeeltelijk perceel (gdghyp)]; - [vervallenverklaring hypotheek (vvhyp)]; - [afstanddoening hypotheek (afhyp)]; - [gedeeltelijke afstanddoening hypotheek (gdahyp)]; - [gedeeltelijke afstanddoening hypotheek gedeeltelijk perceel (gashyp)]; januari 18 31

32 - [doorhaling schip (dhshyp)]; - [gedeeltelijke doorhaling schip (gdshyp)]; - [doorhaling beslag (dhblg)]; - [gedeeltelijke doorhaling beslag (gddblg)]; - [aanvaarding afstanddoening hypotheek (aahyp)]. Handleiding Royementen Menu-Optie [Extra] Hierbij is het belangrijk, dat de tussen haakjes opgenomen verkorte omschrijvingen gebruikt worden. Indien u, om wat voor reden ook, toch wilt afwijken van deze verkorte omschrijvingen, dan dient u ook alle modellen van het royementprogramma te voorzien van deze andere verkorte omschrijvingen. Deze diverse doorhalingen hebben in het royementprogramma een eigen, unieke code, waarmee bereikt wordt dat, afhankelijk van de keuze van het soort doorhaling, in de volmacht of akte een bepaald stuk tekst wordt geplaatst. In het model van de volmacht of de akte wordt dus aangegeven hoe er verschil wordt gemaakt tussen de diverse soorten doorhalingen. Door het selecteren van een bepaalde soort doorhaling, zoals in onderstaand scherm [opzegging hypotheek] kan gekozen worden voor [Bewerken]: In het vervolgscherm kan bijv. de [Rangvolgorde] aangepast worden. Met [Rangvolgorde] wordt de plaats aangegeven, waar de omschrijving staat bij [Soort doorhaling] op het eerste tabblad bij het maken van een nieuwe doorhaling. 32 januari 18

33 Menu-Optie [Extra] Als er van bepaalde soorten doorhalingen geen gebruik wordt gemaakt, dan kan deze soort doorhaling op 'non-actief' worden gezet door het vinkje bij [Actief] uit te zetten. Wordt het vinkje uitgezet, dan zal de desbetreffende soort doorhaling niet meer zichtbaar zijn. Op ieder gewenst moment kan dit weer aangepast worden door het vinkje bij [Actief] weer terug te plaatsen. Indien het gewenst is de omschrijvingen uit te breiden dan kan dit gedaan worden door in het eerste scherm te kiezen voor [Maak een nieuw type aan]. In het dan getoonde vervolgscherm kan de naam voor de nieuwe soort doorhaling ingevuld worden met de bijbehorende gegevens. 4.4 Volgorde kadasterkantoren In dit scherm kan het kadasterkantoor aangegeven worden waar het notariskantoor de meeste doorhalingen moet laten plaatsvinden. In dit voorbeeldscherm Rotterdam, welke het cijfer 10 krijgt. Zoals uit het voorbeeldscherm ook blijkt worden de overige kadasterkantoren die niet regelmatig voorkomen voorzien van het cijfer 1, zodat hiermee een verdere specifieke sortering achterwege blijft: januari 18 33

34 Menu-Optie [Extra] 4.5 Maximaal aantal doorhalingen in akte Met deze optie kan per kadasterkantoor aangegeven worden hoeveel volmachten men in de akte wenst op te nemen. Bij het selecteren per kadasterkantoor voor het maken van de akte wordt automatisch dit aantal geselecteerd. Uiteraard is het tijdens de selectie van de volmachten altijd mogelijk om een kleiner aantal volmachten te selecteren voor verwerking in de royementakte. In dit voorbeeld is er voor gekozen om de minder voorkomende kadasterkantoren het maximum van 5 volmachten te geven. 4.6 Omschrijving rechtsvormen In dit scherm kan per soort rechtsvorm de omschrijving worden ingevuld, welke moet worden opgenomen in de royementvolmacht en akte. De rechtsvorm is ingevoerd in de basisgegevens. Door op de gewenste rechtsvorm te klikken, kan een omschrijving ingevoerd worden. 4.7 Inlezen logbestanden 34 januari 18

35 Menu-Optie [Extra] Onder de optie [Inlezen logbestanden] kunnen voorgekomen foutmeldingen getraceerd worden. Een medewerker van de helpdesk van Van Brug Software B.V. zal u behulpzaam zijn bij het oplossen van de voorgekomen foutmelding. januari 18 35

36 Menu-optie [Overzichten] 5 MENU-OPTIE [OVERZICHTEN] 5.1 Lopende volmachten Door een keuze te maken uit de diverse mogelijkheden, die getoond worden na de keuze [Lopende volmachten] zal het desbetreffende overzicht direct worden samengesteld. Het dan getoonde overzicht kan via [Bestand] [Afdrukken] altijd worden geprint. De volgende stadia zijn beschikbaar: - [Niet verstuurd]: Overzicht van de volmachten die wel aangemaakt zijn in het royementprogramma, maar (nog) niet naar de desbetreffende cliënten zijn verstuurd. - [Niet ontvangen]: Overzicht van de volmachten die verstuurd zijn naar de desbetreffende cliënten, maar door deze nog niet zijn teruggestuurd. - [Niet in akte]: Overzicht van de volmachten die de status [gereed voor akte] hebben (dus getekend binnen zijn en in het royementprogramma binnengemeld zijn), maar nog niet zijn verwerkt in een akte. 36 januari 18

37 Menu-optie [Overzichten] - [Niet geheel afgehandeld]: Overzicht van de volmachten, die wel verwerkt zijn in een akte, maar deze akte is nog niet compleet afgehandeld. Voor het royementprogramma is de akte pas volledig afgehandeld als op het kladrepertorium de datum en het deel en nummer van de inschrijving bij het kadaster zijn ingevuld. 5.2 Verwerkte volmachten Aan de hand van deze keuze kan een overzicht gevraagd worden van de volmachten, die verwerkt zijn, bijvoorbeeld in een bepaalde periode. Bij het aanklikken van deze optie komt een vervolgscherm in beeld: Hierin kan de gewenste periode ingevuld worden en daarna wordt het volgende overzicht getoond: Via de knop [Bestand] en [ Afdrukken] kan het overzicht worden geprint. 5.3 Overzicht gedeeltelijke doorhalingen Bij deze keuze wordt het volgende scherm getoond: januari 18 37

38 Menu-optie [Overzichten] In dit scherm kan de naam van het kadaster en deel en nummer worden ingegeven van de inschrijving, waarvan meerdere gedeeltelijke doorhalingen plaats moeten vinden. Gedacht kan bijv. worden aan een inschrijving ten laste van een woningbouwvereniging, waarbij iedere keer één woning uit het complex wordt verkocht. Uit het hierna geproduceerde overzicht kunnen dan de gegevens worden ingelezen: 5.4 Doorhalingen in royementzaak Via deze menu-optie wordt een overzicht gekregen van alle doorhalingen, die in één bepaalde royementzaak zijn opgenomen. Eerst moet gezorgd worden, dat het juiste zaaknummer is geselecteerd, waarvan de gegevens opgevraagd moeten worden. Is dit niet het geval, dan verschijnt de volgende melding: Via de menu-optie [Doorhalingen], [Zaak selecteren] wordt het gewenste zaaknummer ingevoerd. Hierna wordt gekozen voor [Overzichten] en [Doorhalingen in Royementzaak] en wordt direct het overzicht gemaakt wat er als volgt uit ziet: 38 januari 18

39 Menu-optie [Overzichten] 5.5 Royementzaak met onderliggende doorhalingszaken Als hiervoor gekozen wordt, volgt het volgende invoerscherm: Na invoeren van het zaaknummer, waaronder de royementakte is gemaakt, volgt het volgende overzicht: januari 18 39

40 Menu-optie [Overzichten] Het overzicht geeft een weergave van de diverse zaaknummers die gekoppeld zijn aan de royementszaak met de bijbehorende volmachten. 5.6 Toon het nummer van de royementzaak a.d.h.v. doorhalingszaaknr. Via deze menu-optie kan aan de hand van het opgegeven zaaknummer waarop de doorhaling is gemaakt het zaaknummer van de royementszaak gezocht worden. Na invoering van het gezochte zaaknummer volgt dit overzicht: 5.7 Vrij definieerbare overzichten Via deze menu-optie wordt het programma MIS (Management Informatie Systeem) gestart. Met dit programma kan door de daartoe bevoegde gebruiker een overzicht worden samengesteld naar eigen wens. Het zelf samenstellen van een overzicht wordt uitgelegd in de handleiding van MIS. 40 januari 18

41 Instelling gebruiksrechten 6 INSTELLING GEBRUIKSRECHTEN 6.1 Toegankelijkheid Standaard heeft geen enkele gebruiker toegang tot het royementprogramma. Binnen PMS kan (door de beheerder van dit programma) aan gebruikers expliciet de rechten gegeven worden om te werken met het royementprogramma. Na opstarten van PMS wordt gekozen voor de functie [Personeelsadministratie]. Als wederom gekozen wordt voor [Personeelsadministratie] wordt, na selectie van de juiste medewerk(st)er en het tabblad [Rechten] en [Royementen] het volgende venster getoond. Hier kan worden aangevinkt, welke rechten de gebruiker in het royementprogramma mag krijgen. Er zijn drie mogelijkheden: - De gebruiker mag het royementprogramma gebruiken, maar heeft verder geen speciale rechten (1e optie). - De gebruiker mag de aan de doorhalingen gerelateerde modellen wijzigen, of verwijderen en nieuwe modellen ontwerpen. Overigens is deze optie afhankelijk van het feit of een gebruiker schrijfrechten heeft op het modellengebied, omdat de modellen van de royementen geplaatst zullen worden op de beveiligde modellencentrale [(M:\)] (2e optie). - De gebruiker mag (bij het opstarten van het royementprogramma) indien nodig herinneringen versturen en krijgt een overzicht van de doorhalingen, waarvoor een akte kan worden gemaakt. (3e optie). Op het moment, dat bij één van de drie opties (of meerdere) een vinkje wordt geplaatst, of weggehaald dan wordt deze instelling vastgelegd, nadat voor [Opslaan] is gekozen. Deze instellingen januari 18 41

42 Instelling gebruiksrechten kunnen naar behoefte worden toegekend aan medewerkers. Aan het toekennen van deze rechten zijn geen beperkingen verbonden. 42 januari 18

43 Modellen 7 MODELLEN Bij het royementprogramma is een standaardset met modellen beschikbaar. Bij het inrichten van het royementenprogramma door een medewerk(st)er van Van Brug Software B.V. zal deze standaardset geplaatst worden en zal uitleg gegeven worden hoe deze modellen kunnen worden bewerkt. 7.1 Modellen inrichten De standaardset wordt geplaatst op de modellencentrale onder de map [Royementmodellen]. In deze map [Royementmodellen] zijn standaard de volgende modellen aanwezig: Onder de menu-optie [Modellen], [Model beheer] wordt aangegeven waar de te gebruiken modellen zich bevinden. In het eerste scherm, dat getoond wordt, kiest men de groep, waar het model betrekking op heeft, in dit voorbeeld de groep [Volmacht]. Zoals in dit scherm is te zien, zijn onder de groep [Volmacht] twee modellen beschikbaar. Via de optie [Bewerken] wordt een vervolgscherm getoond: In dit voorbeeld wordt dus verwezen naar de schijf [M-centrale], map [Royementmodellen], waarin het bestand [Volmacht.rtf] is opgenomen. De knop [Externe file] kan gebruikt worden om eventueel een ander model te selecteren. januari 18 43

44 Modellen Zoals in dit voorbeeld het bestand [Test nieuwe volmacht.rtf]. De inrichting van de te gebruiken modellen zal gebeuren tijdens de cursus royementen. Hierbij zullen de modellenbeheerders/systeembeheerders de uitleg krijgen waar de modellen zich bevinden en hoe deze aan te passen zijn. De verwijzing naar de plaats waar het model zich bevindt, wordt aangegeven met de term: [<<Use>>((M:\RoyementModellen, enz.)]m waarbij uiteraard de tekst [M en RoyementModellen] variabel zijn. 7.2 Het aanpassen van een model Het royementprogramma werkt met zogenaamde rtf-bestanden en deze zijn op een hele specifieke manier ingericht. Het royementprogramma maakt gebruik van de zakenadministratie en de gegevens van de gekoppelde cliënten in de kaartenbak, maar kan niet de volledige comparitie volgen zoals deze in de basisgegevens zijn ingevuld. In het royementprogramma wordt gewerkt met zogenaamde lusopbouw. Er zal altijd een code zijn, die het begin van de lus aangeeft en een code, die het einde van een lus aangeeft. Zo is bijvoorbeeld onderstaand commando nodig om er voor te zorgen, dat de gegevens van de bank in de volmacht komen. <<Datum_Als_Tekst>><<Begin_LusE>><<E SoortBvNnp>> <<E Naam>>, <<Begin_alsBV_NNP>>gevestigd te <<E Zetel>>, kantoorhoudende te <<E Feit_Postcode>> <<E Gemeente>>, <<E Feit_Adres>> <<E Feit_Nummer>>,<<O Openen>><<Begin_Als1>> <<O Oudenaam>><<Einde_Als1>><<Einde_AlsBV_NNP>> <<Begin_alsNP>>wonende te <<E Post_postcode>> <<E Plaats>>, <<E Adres>> <<E Nummer>>, geboren te <<E GebPlaats>> op <<E GebDatum>><<Einde_AlsNP>> <<Einde_LusE>><<Afsluiten>> Het zal duidelijk zijn dat het zelf maken van modellen niet eenvoudig is en daarom op verzoek door medewerkers van Van Brug Software B.V. zal worden uitgevoerd. Met het aanbieden van één volledige standaardset is getracht om zoveel mogelijk aan de diverse wensen van de gebruikers te voldoen. Wil men toch zelf veranderingen in het model gaan aanbrengen, dan is het raadzaam eerst een kopie van het bestaande model te maken alvorens dit te gaan aanpassen. Het aanpassen van het model 44 januari 18

45 Modellen gebeurt gewoon in Word en na het opslaan van het model kan via het royementprogramma uitgeprobeerd worden of de aangebrachte wijzigingen naar tevredenheid zijn toegepast. 7.3 Het aanmaken van een nieuw model Wil men, naast de bestaande modellen, zelf een nieuw model aanmaken, dan kan dit gedaan worden door via de menu-optie [Modellen] [Model beheer] eerst de gewenste groep te selecteren en dan te kiezen voor de hieronder getoonde optie: Vervolgens wordt de naam van het nieuwe model ingetypt en wordt er gekozen voor de knop [Bewerken]. Dan volgt onderstaand keuze scherm: Indien deze vraag met [Ja] beantwoord wordt, komt vervolgens dit scherm in beeld: In dit scherm kan de keuze gemaakt worden of het model [Algemeen toepasbaar] is of slechts voor een bepaalde soort doorhaling kan worden gebruikt. Na op [Ok] geklikt te hebben kan in het vervolgscherm, in het witte vlak onder de tekst [Model] de locatie ingetypt worden waar het nieuwe model zich bevindt of kan via de knop [Externe File] het bewuste model gekoppeld worden. januari 18 45

46 Modellen Tenslotte moet alles nog bevestigd worden en dat kan gedaan worden door te kiezen voor [Bestand], [Opslaan]. Er volgt dan een vraag: Deze vraag kan met [Ja] beantwoord worden en tenslotte kunt u het nieuwe model direct uittesten door het beantwoorden van de volgende vraag met [Ja]: 7.4 Verwijderen van een model Indien in het royementenprogramma een model aanwezig is, dat niet meer gebruikt moet worden, kan dit op de volgende manier verwijderd worden. Via menu-optie [Modellen] [Model beheer] eerst links de gewenste groep selecteren en dan de naam aan te klikken van het te verwijderen model en vervolgens te kiezen voor [Bewerken]. Hierna kiezen voor de menu-optie [Bestand], [Verwijderen] en de dan volgende vraag: Hierna volgt nog een bevestigingsscherm: Via de menu-optie [Bestand], [Einde] kan dit onderdeel worden afgesloten. 7.5 Plaatsen standaard modellenset 46 januari 18

47 Modellen Indien u er de voorkeur aan geeft (hetgeen niet aan te bevelen is) om volledig zelf het royementenprogramma in te richten, dan kunt u bij de Helpdesk van Van Brug Software B.V. de standaardset van de modellen voor de royementenadministratie opvragen. Na ontvangst van deze standaardset, genaamd [RoyementModellen001.MSR] plaatst u deze op uw systeem op een voor u duidelijke en makkelijk te bereiken plaats. Om de modellen automatisch op het modellengebied te krijgen, verdient het de voorkeur om nu als modellenbeheerder (vaak model1) in te loggen op het systeem. U start het royementenprogramma op en kiest voor de menu-optie [Modellen], [Importeer] [Modellenset], waarna de volgende wizard verschijnt: Met de knop [Volgende] kan de volgende stap in de wizard worden opgeroepen: Via de knop [Zoek] kan naar de locatie gezocht worden waar de modellenset is geplaatst. januari 18 47

48 Na op [Volgende] geklikt te hebben, wordt het volgende scherm getoond: Handleiding Royementen Modellen Klik op het door u gewenste voorbeeld. Met de keuze [Volgende] wordt de wizard vervolgd en wordt het volgende scherm getoond: Het is hier mogelijk om zelf een locatie aan te geven (via de knop [Zoek]) waar de modellenset geplaatst moet worden, echter dit is niet noodzakelijk. Standaard zal de set, indien men is ingelogd als gewone gebruiker, geplaatst worden op de [Kaartenbak-directory (K-Centrale)], in de map [Royementmodellen]; deze map is voor iedere gebruiker toegankelijk. Indien men zorgt, dat men bij het plaatsen van de set ingelogd is als modellenbeheerder (zoals reeds eerder aangegeven) zal de set automatisch geplaatst worden op het modellengebied [M-Centrale] in de map [Royementmodellen]. 7.6 Aanwezige codes in het royementenprogramma 48 januari 18