Inhoudsopgave 1 Meer rendement uit Uw Backoffice Mijn Delta Lloyd voor Adviseurs Uw Acties Klantdossier Dialoog starten...

Transcriptie

1 Inhoudsopgave 1 Meer rendement uit Uw Backoffice Mijn Delta Lloyd voor Adviseurs Uw Acties Klantdossier Dialoog starten Nieuw verzekeringspakket offeren aanvragen Klik &Sluit Opgeslagen offerte zoeken / wijzigen Pakketoverzicht E - Aanvraag ingestuurd Wijziging in Klantdossier Wijziging in Polisdossier Verwerking van wijzigingen en royementen Royeren of gedeeltelijk royeren gecombineerde verzekering Groene Kaart Auto Motor Wijziging Rekeningnummer Wijziging incassowijze / termijn premiebetaling Wijzigen Provisie in klantdossier Financiën in klantdossier Dagoverzicht Polisbladen / Klant-output / Tussenpersoonnota Schadeterugval berekenen Rekening Courant en Borderellen Downloaden ZIP bestanden Nieuwsberichten onder Nieuws

2 1 Meer rendement uit Uw Backoffice Uitgebreide informatie over Uw Backoffice van Delta Lloyd Schadeservices De klant centraal. Dat is de toekomst. Uw Backoffice, ons gebruiksvriendelijke extranet, is daar nu op aangepast. Voortaan vindt u alle benodigde gegevens van uw relatie bij elkaar in één overzicht, eventueel aangevuld met eigen notities en taken. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om eigen documenten te uploaden, zodat u een compleet beeld kunt creëren per klant, polis en schade. 2 Mijn Delta Lloyd voor Adviseurs Ga naar en kies voor direct inloggen. Of voor inloggen met een digitaal paspoort. In de mijn omgeving van Delta Lloyd kunt u bij regelen kiezen voor : Schade Particulier back office. 2

3 3 Uw Acties In Uw Acties vindt u alle openstaande acties op kantoor-, medewerker- en klantniveau in één overzicht. Deze acties en beschikbare gegevens worden weergegeven door middel van tegels. 3

4 4 Klantdossier Per relatie heeft u een overzichtelijk klantdossier in Uw Backoffice. Polissen Hier kunt u de polis bladen van de klant vinden. Acties Dit is een nog openstaande actie op klantniveau. Financiën Hier kunt u zien welke premies er nog niet zijn voldaan. Ook de door ons verstuurde aanmaningen kunt u hier vinden en downloaden. Klantwijzigingen Nog eventueel openstaande wijzigingen. Notities Uitsluitend voor uw eigen administratie. Hier kunt u uw eigen notities bekijken en toevoegen. Schades Hier kunt u nog lopende en gesloten schadedossiers bekijken. 4

5 Uw Documenten Uitsluitend voor uw eigen administratie. Hier kunt u documenten bekijken en toevoegen. 5 Dialoog starten Een dialoog kan op zowel door u worden opgestart als door ons. Via Uw Backoffice kunt u vragen stellen en/of aanvullende documenten uploaden over een verzekering. Dit kan over actieve, geschorste en geroyeerde polissen. Zoek de betreffende polis op in Uw Administratie, en klik op de tegel Acceptatie-dialogen en start daarna een nieuwe dialoog. Verzenden Nadat u op verzenden heeft geklikt nemen wij uw vraag in behandeling. Zodra wij gereageerd hebben ziet u dat terug onder het tabblad bij Uw Acties. Een dialoog door ons gestart Ook een door ons gestarte dialoog ziet u terug onder het tabblad bij Uw Acties. Acceptatiedialogen Bij acceptatiedialogen vragen wij informatie bij u op of geven wij informatie aan u door. U kunt direct op dit dialoog reageren. Meegestuurde bijlagen kunt u uploaden en archiveren in uw klantdossier. Onderscheid tussen schadeberichten en schadedossiers Schadeberichten Schadeberichten toont een overzicht van de schadedossiers waarin wij een bericht hebben geplaatst. Indien nodig kunt u hierop reageren; u kiest dan voor Nieuw bericht. Heeft u het bericht gelezen en eventueel beantwoord, dan verdwijnt deze uit het overzicht. 5

6 Schadedossiers Bij Schadedossiers vindt u een overzicht met schades waarvoor uw actie is vereist is. Klik op een schadedossier en u ziet direct wat u nog moet doen. Deze actie blijft staan, totdat u via de optie Informatie verstrekken de gevraagde informatie heeft aangeleverd én middels een vinkje heeft aangegeven dat u reageert op de vereiste actie. 6 Nieuw verzekeringspakket offeren aanvragen Klik &Sluit Hierbij de uitleg voor het offreren aanvragen van een nieuw verzekeringspakket. Voor de klant biedt het verzekeringspakket vele voordelen. Bij twee verzekeringen vervalt de toeslag voor het betalen in termijnen. Bij drie verzekeringen of meer krijgt de klant pakketkorting. Deze pakketkorting start bij drie verzekeringen op 3% en kan oplopen tot 12,5% Onder het tabblad Klik&Sluit ziet u de keuzemogelijkheden voor de verzekeringen. U kunt al deze verzekeringen combineren in één pakket. Meerdere verzekeringen in één pakket. Zodra u de eerste verzekering doorlopen heeft, kunt u met het groene plusje een verzekering toevoegen aan het verzekeringspakket. Selecteer het gewenste product, en klik op het groene plusje. 6

7 7 Opgeslagen offerte zoeken / wijzigen - Offertes zijn 14 dagen geldig, echter je kan ze er wel opnieuw bij pakken. - De offertes worden dan opnieuw berekend. - De offertes verdwijnen dus niet automatisch na 14 dagen. - Offertes blijven staan tot een maximum van 200 offertes Onder Klik & Sluit - opgeslagen berekeningen kunt u uw offertes vinden. Berekeningen Dit zijn alleen berekeningen, geen offertes, aan een berekening kun u geen rechten ontlenen. Offertes aanvragen Hier zijn de offertes van nieuwe aanvragen opgeslagen. U kunt ze van hier uit muteren en doorsturen en aanvragen. - Via de button offerte of brief offerte kunt u terugzien wat er aan uw relatie is gezonden - Via de button bewerken kunt u opnieuw de offerte in 7

8 - Is de ingangsdatum langer dan 14 dagen terug, wordt deze automatisch aangepast naar veertien dagen in het verleden. Dit wordt dan vermeld in uw scherm Offertes wijzigingen Een offerte van een wijziging (bijvoorbeeld bijsluiten in een pakket), kunt u hier vinden en bijvoorbeeld doorsturen naar uw klant. Maar dit is een NIET te wijzigen PDF. Als de klant akkoord is, moet u de wijziging opnieuw invoeren. Uw administratie - Polis zoeken - polis selecteren - Wijzig pakket polis 8 Pakketoverzicht Hieronder ziet u een pakketoverzicht. U ziet hier de termijnpremie per onderdeel en de totaalpremie van het verzekeringspakket. Wijzigingsmogelijkheden berekening Een berekend pakketonderdeel wijzigen Een berekend pakketonderdeel te verwijderen Het betalingstermijn nog te wijzigen De gehele berekening te annuleren De berekening op te slaan af te drukken per verzenden De berekening alleen even op te slaan 8

9 De berekening om te zetten naar een definitieve aanvraag voor Delta Lloyd 9 E - Aanvraag ingestuurd Een ingestuurde aanvraag kan op drie manieren aan u teruggekoppeld worden. U ontvangt hiervan een notificatie . Status van de aanvragen vinden Uw administratie - Status aanvragen - Klik op zoeken voor een totaaloverzicht Geaccepteerd Uw aanvraag is geaccepteerd en doorgevoerd in onze systemen Afgekeurd Uw aanvraag is afgekeurd. De reden van afkeuring ziet u bij Activiteiten zodra u de lijn selecteert Ter correctie Het is mogelijk dat u van DLSS een aanvraag ter correctie retour ontvangt. De reden van correctie ziet u bij Activiteiten zodra u de lijn selecteert. Zodra u kiest voor de knop Corrigeren, gaat u direct naar het pakketoverzicht. Met het wijzigingsicoontje naast de premie kunt u de aanvraag inhoudelijk wijzigen, u kunt via de gelijknamige knop de betalingsgegevens wijzigen en u kunt kiezen voor E-aanvraag om een aanpassing te doen in de slotvragen. Via E-aanvraag kunt u vervolgens ook direct de aanvraag opnieuw indienen. 9

10 10 Wijziging in Klantdossier LET OP: Klantgegevens wijzigen kan niet verder dan 7 dagen in de toekomst Wanneer u voor een bestaande verzekering een klantdossier wijziging wilt uitvoeren kunt u kiezen voor het tabblad Uw Administratie - Zoek in uw administratie : U bevindt zich nu in het klantdossier Klantdossierwijzigingen Document archiveren Nieuwe notitie voor u zelf maken Nieuwe taak / afspraak voor uzelf maken Nieuwe verzekering ( Niet gebruiken, verzekering komt dan NIET in het pakket) Wijzig klantgegevens - Adreswijziging 10

11 - Klantgegevens aanpassen zoals Naam Geboortedatum adres telefoonnummer - Wijzigen betaalrekening / nieuwe rekeningnummer doorgeven - Overlijden / Wijziging tenaamstelling van de polis naar de erven van - Huwelijk / Wijziging tenaamstelling van onze verzekerde Wijzig provisie instellingen 11

12 11 Wijziging in Polisdossier LET OP: Polis gegevens wijzigen kan tot aan de contract vervaldatum Wanneer u voor een bestaande verzekering een polisdossier wijziging wilt uitvoeren kunt u kiezen voor het tabblad Uw Administratie - Zoek in uw administratie - Selecteer de polisregel : U bevindt zich nu in het polisdossier Polis dossier wijzigingen Document archiveren Documenten voor uw eigen administratie toevoegen Groene kaart caravan / aanhanger Voor het afgeven van een groene kaart bij een bij DLSS verzekerde auto WA Kopie polis verzenden U kunt hier kiezen voor: Polis blad / Groene kaart Auto of Motor / Volledig pakket afdrukken Nieuwe dialoog starten Met Delta Lloyd Schade Services Nieuwe notitie Voor uzelf maken Nieuwe taak / afspraak Voor uzelf aantekenen Schade melden Digitaal schade melden Wijzig pakket / polis 12

13 Royeren / polis lijn bijsluiten / polis muteren 12 Verwerking van wijzigingen en royementen Voor de verwerking van wijzigingen en royementen gelden de volgende criteria.! Polis gegevens wijzigen kan tot aan de contract vervaldatum! Klantgegevens wijzigen kan niet verder dan 7 dagen in de toekomst Wijzigingen van pakketonderdelen met een wijzigingsdatum! binnen 60 dagen worden direct verwerkt. Wijzigingsdata van verschillende pakketonderdelen hoeven niet gelijk te zijn Wijzigingen van pakketonderdelen met een wijzigingsdatum! na 60 dagen worden later verwerkt; u ontvangt hiervan een bevestiging. In dit geval dient de wijzigingsdatum van ieder pakketonderdeel gelijk te zijn. Royementen met een royementsdatum! binnen 30 dagen worden direct verwerkt! Na 30 dagen worden geregistreerd en zijn zichtbaar in het Polisdossier bij de polis informatie Laatste wijzigingsdatum 13

14 13 Royeren of gedeeltelijk royeren gecombineerde verzekering Wilt u binnen het pakket alleen de auto en de schade inzittenden royeren? Klik dan op het rode schaartje net boven de gecombineerde autolijn. Geef daarna de reden van het royement op. Daarna volgt er een controle melding! Uitleg: Weet u zeker dat u de auto EN de schade inzittenden wilt beëindigen? Dan OK! Alleen de schade inzittenden beëindigen? 14

15 Kies dan voor annuleren en klik op wijzigen polis. Daarna de optie wijzigingsreden : Wijzigen pakketsamenstelling 14 Groene Kaart Auto Motor Zoek in Uw administratie uw klant selecteer de polisregel met het motorrijtuig Kies Kopie polis verzenden Groene Kaart Caravan Aanhanger ( trekkende voertuig bij DLSS verzekerd) Zoek in Uw administratie uw klant selecteer de autopolis Kies groene kaart caravan/aanhanger 15

16 15 Wijziging Rekeningnummer Zoek in uw administratie - Klantdossier - Wijzig klantgegevens Kies dan: 16 Wijziging incassowijze / termijn premiebetaling Zoek in uw administratie " Klantdossier " selecteert polis " Wijzig pakket polis Kies de blauwe tegel : Wijzig betaalgegevens Hier kunt u het betalingstermijn wijzigen en/of de incassowijze LET OP: Bij maand en kwartaalbetaling is automatische incasso verplicht 16

17 17 Wijzigen Provisie in klantdossier Zoek in uw administratie - Zoek klant - Klantdossier Kies Wijzig provisie-instellingen U kunt hier met uw provisie schuiven 17

18 18 Financiën in klantdossier Uw administratie - Klant zoeken - tegel Financiën 18

19 Hier ziet u direct welke premie openstaat, aanmaningen die we verstuurd hebben. Ook kunt u van hieruit een zenden naar de afdeling Financiën 19 Dagoverzicht In uw dag-overzicht kunt u per dag de door DLSS aangeleverde stukken zien. U kunt de stukken openen en opslaan Verwerkt? : Klik dan het vinkje verwerkt aan en klik op opslaan. Zo kunt u bijhouden hoever u met de verwerking bent. 19

20 Uw prolongatiestukken worden direct aan het klantdossier gekoppeld. Daarnaast ontvangt u een gecomprimeerd bestand met prolongatie stukken. (Zie ZIP file pagina 21) 21 Polisbladen / Klant-output / Tussenpersoonnota Uw administratie - Klant zoeken - Klant selecteren Polis regel selecteren Klik op tegel Polisbladen 20

21 22 Schadeterugval berekenen Uw administratie - Klant zoeken - Klant selecteren - Selecteer het betreffende motorrijtuig Kies nu : Schade terugval berekenen, en vul de ontbrekende gegevens in. 21

22 23 Rekening Courant en Borderellen Uw administratie " Rekening Courant 22

23 Hier kunt u onderstaande documenten vinden en downloaden 24 Downloaden ZIP bestanden Uw prolongatiestukken worden direct aan het klantdossier gekoppeld. Daarnaast ontvangt u een gecomprimeerd bestand met prolongatie stukken. Deze ZIP file kunt u vinden onder het tabblad beheer. 23

24 25 Nieuwsberichten onder Nieuws Onder het tabblad beheer kunt u tevens onze nieuwsberichten lezen. 24