Startvergadering COP documentbeheer en archivering

Transcriptie

1 Startvergadering COP documentbeheer en archivering 27 november 2007 Sam Alloing, Ilse Baert, Bart Severi Coördinerende Archiefdienst Afdeling Proces en InformatieBeheer (PIB) Departement Bestuurszaken

2 Agenda Opzet COP Toelichting projectrapport Archiefbeleid VO Voorstelling coördinerende archiefdienst (CA) Concrete projecten CA: PIAVO DMS: Documentum BOB-tool Postregistratie Digitalisering

3 Opzet COP

4 Community of Practice (COP) = kennisdelingsplatform Doel: informele uitwisseling van informatie, kennis & ervaring m.b.t. documentbeheer en archivering bij de VO Virtueel via nieuwsbrief, website Fysieke samenkomst: halfjaarlijks (voorstel) Trekker = coördinerende archiefdienst Iedereen kan bijdrage leveren!

5 Geheugen in gevaar Analyse van het digitale en papieren archiefbeheer bij de Vlaamse ministeries

6 Het project Aanleiding Verbetering van het document- en archiefbeheer Inventarisatie en behoeftestudie nodig Methode Bevraging op afdelingsniveau ter plaatse Nadelen Enkel Vlaamse ministeries Momentopname

7 Definiëring en motivering Definities Archief: informatie opgemaakt of ontvangen tijdens uitoefening van functie, van ontstaan tot vernietiging Archiveren: bewaring, ontsluiting, terbeschikkingstelling Waarom archiveren? Efficiënte werking door informatiedeling en -toegankelijkheid Openbaarheid van bestuur: verantwoordingsplicht Administratieve en wettelijke bewaartermijnen Archiefwet: niet vernietigen zonder toestemming

8 Wisselende aandacht Verhuisoperaties Overgang naar Anders Werken, dus informatiedeling Afslanking van papieren archieven Plaatsgebrek Enkel schoning indien archiefruimte vol is Het IAVA-project (Rijksarchief) Opstellen van archiefbeheersplannen Te weinig opgevolgd ISO-certificatie

9 Knelpunten binnen de VO Jonge afdelingen Overgangsfase door reorganisaties Geografische verspreiding Buitendiensten, ook binnen een afdeling Vooral uitvoerende diensten; soms inhoudelijke Autonome of geïndividualiseerde werking Historisch ingedaalde entiteiten Persoonlijke archieven: vb. WI, inspecteurs...

10 Dynamisch en semi-statisch archief Dynamisch: Het archief waaraan gewerkt wordt Semi-statisch: Afgehandelde dossiers, maar nog geraadpleegd Omvang (gemiddelde per afdeling) Aangroei

11 Het huidig beheerdersnetwerk Formele beheerders: Inhoudelijke beheerders (richtlijnen, afspraken, ) Technische beheerders (logistiek beheer) Ad-hoc beheerders Niet aangeduid als beheerder Weinig gestructureerd Minder gezag

12 Beheerders Werklast van beheerders papieren archief 60 Werklast Werklast Extra taak % 11-30% 31-50% 51-80% % De meerderheid besteedt 0-10% aan het archief Functieniveau Papier: ongeveer evenwichtig gespreid Digitaal: overgrote meerderheid niveau A Niveau van digitale beheerders Beheerders 20 0 A B C D

13 Groepsklassement Voordelen: Toegankelijk voor iedereen Overzicht Geen dubbele opslag Vereenvoudigd beheer

14 Groepsklassement (2) Papier: Dynamisch archief: vooral in groepsklassement, 38% in persoonlijk klassement Semi-statisch archief: 22% op de werkplek Digitaal Als deze dossiers op de werkplek bewaard worden dan maakt dit het beheer moeilijker (terugvinden van dossiers, schonen, ) Overladen van klassement met afgesloten dossiers = gemeenschappelijke netwerkschijf 88% maakt gebruik van de gemeenschappelijke netwerkschijf De individuele netwerkschijf (36%) en lokale schijf (27%) worden ook nog geregeld gebruikt

15 Het digitaal archief Bewaren op een archiefserver Voordelen: Dynamisch klassement en semi-statisch archief apart Enkel de digitale beheerder heeft schrijfrechten Gemakkelijker om het archief te beheren Back-up De mappenstructuur van het klassement overnemen!

16 Het huidig digitaal archief 1/3 archiveert digitale bestanden, maar Locatie: Vooral oorspronkelijke plaats op server (32%), CD (30%) en archiefserver (27%) Nadeel van bewaren op oorspronkelijke plaats op server vermenging van het digitaal klassement en digitaal archief Moeilijk voor het beheer van het archief Bijvoorbeeld bij omzetten van bestandsformaten of vernietigingen van bestanden Formaten: Vooral het oorspronkelijk formaat Is enkel een optie voor bestanden die niet lang bewaard moeten worden

17 Richtlijnen Papieren archief Classificatiecodes Schonen Uniforme benaming Ontlening Trash day Bewaartermijnen Overdracht Vernietigen Digitale richtlijnen Uniforme benaming Uitwisseling van bestanden Versiebeheer Schonen Scannen

18 Richtlijnen voor het papieren archief Overdracht Bewaartermijnen Classificatiecodes Ontlening Schonen Trash days Uniforme benaming Vernietigen Richtlijnen Sommige afdelingen hebben richtlijnen, maar geen afspraken. Bijvoorbeeld bij richtlijn voor vernietigen heeft 20% geen afspraken 13% heeft geen richtlijnen

19 Richtlijnen voor het digitaal archief Richtlijnen voor digitaal archiveren Richtlijnen Uitwis s elen Schonen Scannen E-m ails Unifom e benam ing Vers iebeheer Digitaal archief: 36% geen richtlijnen! Ad hoc is een vaak gehoorde term bij digitaal archiveren

20 Oorsprong van de richtlijnen Papieren archief: vooral eigen richtlijnen en het Algemeen Rijksarchief Digitaal archief: Vooral eigen richtlijnen, cursus archief- en documentbeheer: papier en digitaal, lokale beheerder en ISO-9001 Eigen richtlijnen Mondeling, ad-hocafspraken Andere collega s, bepaalde ICT-systemen

21 Conclusies Gebrek aan coördinatie Door kennisdeling tijd besparen Gebrek aan inhoudelijke ondersteuning Vele vragen over methodologie, digitale archivering Hoge werklast Archiefbeheer te weinig geformaliseerd; bovenop bestaande takenpakket

22 Voorstelling coördinerende archiefdienst

23 Coördinerende archiefdienst VO Oprichting: op basis van beslissing Vlaamse Regering d.d. 14/9/2007 Situering: in de schoot van PIB (departement Bestuurszaken) Samenstelling: 4 informatie-analisten (nog 1 vacature in te vullen) Opdracht: ondersteuning bieden aan VO-entiteiten bij de uitvoer & opvolging van hun documentbeheer en archivering

24 Documentbeheer Rol coördinerende archiefdienst: uitbouw uniforme methodologie bijdrage aan uitbouw platform voor digitale samenwerking & documentbeheer ondersteuning bij het digitaliseren van de werking bijdrage aan uitrol van digitale handtekening meewerken aan ontwikkeling van standaarden voor de uniforme opslag van digitale objecten kennisdeling (COP, infosessies, vorming, )

25 Archivering Rol coördinerende archiefdienst: ontwikkeling van bewaarstrategieën (fysiek en digitaal) uitbouw van een digitaal depot controle op het beheer en correct gebruik van archiefruimtes coördinatie beheer van het centrale archiefdepot Vilvoorde sectoraal contact

26 Actiepunten nota VR (1) Uitbouwen lokaal netwerk van steunpunten: 1 voltijds archivaris per beleidsdomein 1 (deeltijds) aanspreekpunt per entiteit (niveau departement/ agentschap) Binding via de inrichting van een formele overlegstructuur: Stuurgroep strategische archivering : evaluatie & bijsturing ontwerpstrategieën SOBO: validatie strategieën en akkoord voor implementatie

27 Actiepunten nota VR (2) Actualiseren bestaande regelgeving & ondersteunen implementatie Inrichting archiefdepot in Vilvoorde (i.s.m. AFM) Voorbereiden Vlaams archiefdecreet via politiekambtelijke werkgroep Voorstel tot samenwerkingsovereenkomst met Algemeen Rijksarchief

28 Concrete projecten CA (+ mogelijke bijdrage COP)

29 Overzicht PIAVO DMS: Documentum BOB-tool Postregistratie Digitalisering

30 PIAVO Proces- en informatiearchitectuur Vlaamse Overheid Deel 1: Inventarisatie en modellering van de procesgerichte organisatie Opstellen van een informatiemodel VO Deel 2: Analyseren van het model en strategiebepaling Mogelijk bijdrage COP-leden: aanleveren informatie

31 DMS: Documentum Standaardplatform voor docbeheer (eib) Proefproject: implementatie versie 6 binnen DBZ Mogelijke bijdrage COP-leden: Welke modules in standaardpakket? Deelname onderhandeling voor enterprise licentie VO

32 BOB-tool Beheer toegangsrechten op basis van LDAP/AD Principe: rechten voor groepen i.p.v. individuen Rechtenbeheer door administratie i.p.v. ET Mogelijke bijdrage COP-leden: Welke functionaliteiten toe te voegen aan versie 2? Deelname onderhandeling (co-)financiering

33 Postregistratie Robin en Marianne: (verouderd) systeem voor registratie in- en uitgaande post (& rapportering) Doel: uitbouw modern alternatief Aangepast aan BBB-structuur Inclusief koppeling aan scan- en OCR-functie Inclusief koppeling aan workflow Mogelijke bijdrage COP-leden: Deelname projectwerkgroep

34 Digitalisering Ondersteuning bij opstart scanprojecten: Stappenplan Verzamelen best practices : warm water niet telkens opnieuw uitvinden Mogelijke bijdrage COP-leden: Aangeven welke projecten op stapel staan

35 Datum aanlevering Indien informatie beschikbaar of interesse voor deelname aan één of meerdere projecten, graag een seintje tegen 17/12.

36 Contact Ilse Baert Tel: Bart Severi Tel: Sam Alloing Tel: Website: bz.vonet.be/proces&informatiebeheer

37 Vragen?

38 Bedankt voor de aandacht!