Digitaliseren in de heemkundige kring

Transcriptie

1 Digitaliseren in de heemkundige kring Lesgever: Francis Vlieghe Organisator: Heemkunde Vlaanderen Digitaliseren in heemkundige kring

2 Bedoeling van deze les Algemeen inzicht verwerven in de termen digitaliseren en digitaal archiveren Enkele vuistregels onder de knie krijgen Weten tot wie en waar je u moet richten indien je zelf aan de slag wil Verder documenteren is noodzakelijk als je zelf aan de slag gaat

3 Overzicht Inleiding Stappenplan Handige literatuur

4 Inleiding Digitalisering? Digitalisering is het omzetten van data van een analoog naar een digitaal medium

5 Inleiding Analoog Dia, Polaroidfoto Plaat, audiocassette VHS, Betamax Boek Digitaal Digitale foto op je digitale camera, pc, dvd Audiobestand op je pc, i- pod, mp3-speler, cd Videobestand op je pc, digitale tv E-book

6 Inleiding Digitaal archiveren? Digitaal archiveren is het langdurig bewaren van digitale bestanden, zowel digital born als gedigitaliseerde bestanden

7 Inleiding Digitaliseren Digitaal archiveren Analoge bestanden omzetten naar digitale bestanden Niet alle gedigitaliseerde bestanden worden digitaal gearchiveerd Langdurig bewaren van: Gedigitaliseerde bestanden Digital born -bestanden

8 Stappenplan Planning Mappenstuctuur Digitaliseren Beschrijven Back-up maken (Online zetten)

9 1. Planning Wat wil ik digitaliseren? Hoe wil ik het digitaliseren? Waarom wil ik het digitaliseren? Contact zoeken met partners Documenteren van elke stap

10 1.1. Wat wil ik digitaliseren? In kaart brengen van alle materialen die moeten worden gedigitaliseerd: Foto Video Tekst Geluid

11 1.2. Hoe wil ik digitaliseren? Zelf scannen: werkproces beschrijven Nagaan of alle apparatuur en kennis aanwezig is Extern laten digitaliseren => lastenboek maken

12 1.3. Waarom wil ik iets digitaliseren? Langetermijnbewaring Reproductie (bv. in boek) Online brengen van de collectie => Veel invloed op kwaliteitseisen

13 Langetermijnbewaring Nood aan degelijke mappenstructuur Werken volgens de geldende open standaarden, waarbinnen een zo hoog mogelijke kwaliteit van bestand wordt nagestreefd Digitale bestanden moeten degelijk worden beschreven Op correcte manier opslaan / back-up maken

14 Langetermijnbewaring Gevolg: Heel arbeidsintensief Veel opslagruimte nodig => Duur Maar! Is perfect geschikt als basis voor bijna alle andere toepassingen

15 Reproductie (bv. afbeeldingen voor boek) Eenvoudige mappenstructuur is voldoende Werken volgens open standaarden minder noodzakelijk Kwaliteit van bestand afhankelijk van de nood (bv poster vs kleine afbeelding in boek) Beschrijving niet altijd noodzakelijk Back-up minder strikt

16 Online zetten van bestanden (bv. beeldbank) Degelijke mappenstructuur gewenst bij veel bestanden Werken volgens open standaarden niet noodzakelijk als server dit niet ondersteunt (bv. Flickr) Kwaliteit van bestand afhankelijk van de maximale capaciteit van de server Degelijke beschrijving noodzakelijk Back-up minder strikt

17 1.3. Waarom wil ik digitaliseren? Besluit = heel belangrijke vraag Werken volgens procédé van langetermijnbewaring sluit andere procédés niet uit Werken volgens procédés van reproductie of het online zetten van bestanden sluit andere procédés wel uit. Wil je nadien toch een andere doelstelling bereiken, dan moet je helemaal opnieuw beginnen

18 1.4. Contact zoeken met partners Kan ik gratis of goedkope software gebruiken? Is het wat ik wil digitaliseren al gedigitaliseerd door andere organisaties? => Bevraag de lokale erfgoedcel, professionele archiefdiensten en andere mogelijke partners

19 1.5. Documenteren Documenteer elke stap in het proces: Voor jezelf Voor andere medewerkers in digitaliseringsproces Voor latere gebruikers: weten wat je wel en niet hebt gedaan met origineel Zorg er voor dat je deze documentatie ook op de correcte manier bewaard

20 2. Mappenstructuur Is er een bestaande (goede) mappenstructuur die kan worden overgenomen? => zo veel mogelijk de mappenstructuur uit archief overnemen Indien er geen (goede) mappenstructuur voorhanden is: nieuwe mappenstructuur maken

21 2.2. Nieuwe mappenstructuur Indeling op organisatie Vb: 1. Gemeente 2. Vzw s 1.1. Gemeentebestuur 2.1. Jeugd Jeugdbewegingen Chiro

22 2.2. Nieuwe mappenstructuur Functionele indeling Vb. 1. Algemeen management 2. Interne organisatie 2.1. Bestuursvergadering 3. Activiteiten 3.1. Erfgoeddag 3.2.

23 2.2. Nieuwe mappenstructuur Indeling op onderwerp Vb. 1. Vrije tijd 2. Sport 2.1. Voetbal 2.2. Wielrennen

24 3. Digitaliseren Scannen / Opnemen / Overzetten Welke bestandsformaten? Kwaliteitseisen Vergeet niet af en toe een back-up te maken

25 3.1. Scannen Welke scanner? Geen allround toestel (printer/scanner) Controleer of de materialen die je wenst te digitaliseren ook onder de plaat kunnen (bv. dia s) Welke programma s? Gratis: XnView, IrfanView Betalend: Photoshop

26 3.1 Scannen Foto s: flatbedscanner Negatieven: negatiefscanner Dia s: diascanner, maar flatbedscanner gaat ook Boeken: boekscanner (duur), alternatief: foto s nemen van elke pagina (traag) geen flatbedscanner gebruiken voor het inscannen van oude en dure boeken

27 3.1 Scannen

28 3.1 Audio overzetten Platen: platenspeler met USB-poort Audiocassettes: cassettespeler met USB-poort Geluidskaart in je PC Opnamesoftware, bv. Audacity

29 3.1 Video overzetten Via PC: rechtstreeks via analoge video-ingang indien PC dit ondersteunt; anders via converter analoog-digitaal Opnemen met videobewerkingsprogramma (bv. Nero) Met behulp van een DVD- of HDD-recorder: video-recorder aansluiten op DVD-recorder en afspelen op externe kanaal

30 3.2. Bestandsformaten? Wat zijn open standaarden? Open standaarden zorgen er voor dat je onafhankelijk van de leverancier je product kan gebruiken Onafhankelijkheid van leveranciers of specifieke programma s Bv: bestanden van Word 6.0 uit 1993 kunnen niet meer worden geopend met Word7 uit 2007

31 3.2 Goede bestandsformaten om te archiveren Geluid: WAV Foto: TIFF of JPEG2000 Film: AVI Tekst: PDF of XML

32 3.3 Minimale kwaliteitseisen voor archivering van foto s Foto: Resolutie: Standaard: 300 dpi (voor gewone foto s en tekstdocumenten) Dia s en fotonegatieven: 1200 dpi Kleurdiepte: 24 of 48 bits/pixel voor kleur 8 of 16 bits/pixel voor enkel grijswaarden 1 bit/pixel voor zwart/wit Kleurruimte: ECIRGB

33 3.3. Kwaliteitseisen: 300 dpi

34 3.3. Kwaliteitseisen: 30 dpi

35 4. Beschrijven Waarom beschrijven? Hoe beschrijven? Naamgeving

36 4.1. Waarom beschrijven Terugvindbaarheid Informatie voor andere gebruikers Context van originele object weergeven

37 4.2. Hoe beschrijven In bestand zelf +: informatie blijft aan bestand hangen -: arbeidsintensief Extra document bij gedigitaliseerde objecten +: makkelijker -: informatie kan sneller verloren gaan => Bij voorkeur: in bestand zelf

38 4.3 Naamgeving Complexe naamgeving vermijden Geen spaties gebruiken, wel underscore (_) Niet langer dan 28 karakters Handig: beginnen met omgekeerde datum, bv _Harelbeke_01.tiff (let wel op met laatste cijfer!)

39 5. Back-up maken (Losse) Harde Schijf CD / DVD Online

40 5.1. Harde schijf Best back-up maken op een externe harde schijf: Niet op zelfde plaats bewaren als het originele gedigitaliseerde object

41 5.2. CD / DVD Enkel golden CD-R of DVD-R gebruiken Geen CD-RW of DVD-RW gebruiken Zo traag mogelijk branden Niets schrijven op het schijfje zelf Niks kleven op het schijfje zelf Extra informatie wordt op schijfje zelf en/of in bijgevoegd boekje opgeschreven Rechtop in het harde doosje bewaren

42 5.2 CD / DVD

43 Onthou: Hoe groter de opslagcapaciteit van de drager, hoe groter het verlies bij beschadiging van de drager

44 5.3. Online bewaren Voordelen: Wordt extern bewaard Nadelen: Beheer niet in eigen handen

45 5.3 Online bewaren

46 5.3 Online bewaren

47 5.3 Online bewaren

48 En wat nadien met de originelen? De originelen blijven het belangrijkste object binnen de verzameling van de Heemkundige Kring. Een gedigitaliseerd object kan dat nooit helemaal vervangen, maar dient als extra bescherming van de informatie => Indien mogelijk het origineel bewaren