Optimalisatie VAC Brugge. Informatiemoment - 06/06/2014

Transcriptie

1 Optimalisatie VAC Brugge Informatiemoment - 06/06/2014

2 Stavaza/planning Stuur- en werkgroepenstructuur o Stuurgroep o WG Facilities o WG Informatiebeheer o WG P&O (Personeel en Organisatieontwikkeling) Afspraken Q&A

3 Stavaza/planning Eerste infosessie (12/02/2014) Indienen behoeftevalidatie IF (03-04/2014) Sessies van bilateraal overleg (04-06/2014) Finaliseren/formaliseren intekeningen (06/07/2014) 3 deelprojecten: 1. Huisvesting Vlabel 2. InhuizingABB 3. Interne verhuis overige entiteiten Eigen werkplek

4 1. Huisvesting Vlabel Uitbreiding ikv6 e staatshervorming Deadline : 01/01/2015 Beperkte impact van inhuizingop naastliggende entiteiten Onnodige vertragingen vermijden door deelproject los te koppelen Gedetailleerde planning wordt bilateraal opgenomen met Vlabel Eigen werkplek

5 2. Inhuizing ABB ABB verhuist van Burg 4 naar het VAC Gevalideerde ruimte werd vrijgemaakt door optimalisatie van 2 e verdieping Impact op overige verdiepingen is minimaal Vooropgestelde termijn inhuizing ABB 01/07/2015 Interne verhuis overige entiteiten 2 e verdieping voorjaar 2015 Gedetailleerde planning volgt Eigen werkplek

6 3. Interne verhuis overige entiteiten Behoeftevalidatie en bilateraal overleg: archief speelt belangrijke rol bij optimalisatie Inkrimping huidig dynamisch archief Verdwijnen van een aantal rolarchieven op de werkvloer Noodzaak en voldoende tijd begeleiding informatiebeheer Vooropgestelde termijn interne verhuis najaar 2015 Gedetailleerde planning volgt Eigen werkplek

7 Eigen werkplek

8 Stavaza/planning Stuur- en werkgroepenstructuur o Stuurgroep o WG Facilities o WG Informatiebeheer o WG P&O (Personeel en Organisatieontwikkeling) Afspraken Q&A

9 Stuurgroep Doelgroep: hoogste leidinggevenden per entiteit Scope: terugkoppeling stavaza uit de verschillende werkgroepen Formele beslissingen Frequentie: +/-om de 8 weken of ifvvoortgang projecten Voorzitter: Tom Delcourt ism siteverantwoordelijke Eigen werkplek

10 Stavaza/planning Stuur- en werkgroepenstructuur o Stuurgroep o WG Facilities o WG Informatiebeheer o WG P&O (Personeel en Organisatieontwikkeling) Afspraken Q&A

11 Werkgroep Facilities Doelgroep: facilitair verantwoordelijken per entiteit Scope: Gebouwgebonden materie & facilitaire dienstverlening Vragen en voortgang rond verschillende deelprojecten Mogelijke uitbreiding naar WG ICT & Technieken Frequentie: +/-om de 4 weken of ifvvoortgang projecten Voorzitter: Tom Delcourt ism siteverantwoordelijke Eigen werkplek

12 Stavaza/planning Stuur- en werkgroepenstructuur o Stuurgroep o WG Facilities o WG Informatiebeheer o WG P&O (Personeel en Organisatieontwikkeling) Afspraken Q&A

13 Optimalisatie VAC Brugge informatiebeheer 06/06/2014

14 inhoud informatiebeheer en het belang ervan link met HNW aanpak werkgroep

15 Moderne overheidsadministratie veel taken veel informatieproductie nood aan informatiedelen, samenwerken, digitaal werken snel, efficiënt en klantgericht werken

16 Wat is informatiebeheer? Meer info:

17 Belang informatiebeheer? Waarom informatie bewaren? ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (management) ter voldoening aan regelgeving (compliancy) ter verantwoording (accountability) ter handhaving van rechten (vindication) erfgoed

18 Belang informatiebeheer? Waarom goed beheren? snel de correcte informatie terug vinden efficiënt en klantgericht kunnen werken openbaarheid van bestuur, archiefdecreet

19 Informatiebeheer en HNW Nood aan degelijk informatiebeheer Afhankelijk van werkomgeving? Link met HNW?

20 HNW Open kantoorruimte Een definitie: Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, waarbij gebruik wordt gemaakt van ICT-oplossingen voor onderlinge communicatie en samenwerking.

21 HNW: invloed op informatiebeheer altijd en overal aan de nodige informatie kunnen ( slim ) digitaliseren werkplekdelen geen opstapeling van persoonlijke dossiers

22 HNW: invloed op informatiebeheer nood aan gemeenschappelijk klassement (papier + digitaal) nood aan gemeenschappelijk beheer HNW is een katalysator om acties te ondernemen voor goed informatiebeheer

23 Basis informatiebeheer? Informatiehuishouding Middelen Verantwoordelijkheden Procedures Informatiebeleid 10 juni

24 Basis informatiebeheer Duidelijk toegewezen verantwoordelijkheden Wie draagt de verantwoordelijkheid voor elk aspect? Wie beheert het groepsklassement? Zorg voor de nodige middelen Informatiebeheersplan (bewaartermijn en bestemming), selectielijsten, depotlijsten, Groepsklassement voor maximale informatiedeling Zorg voor de nodige procedures Raadpleging en bruikleen Beheer en selectie van het archief Betrek steeds uw beleidsdomeinarchivaris:

25 Optimalisatie VAC Brugge 1) optimaliseren ruimte = korte termijn = hoeveelheid analoog archief verkleinen 2) HNW = middellange termijn = meer digitaal mogelijk maken

26 Optimalisatie VAC Brugge Doelstellingen: 1) korte termijn papier op orde onderscheid dynamisch, semi-statisch en statisch archief schonen, vernietigen (op een wettige manier!!!) overdragen naar het Depot te Vilvoorde

27 Optimalisatie VAC Brugge Doelstellingen: 2) lange termijn meer digitaal werken gemeenschappelijk klassement slimme digitalisering

28 Optimalisatie VAC Brugge Om dit te realiseren is er nood aan: voldoende tijd en personeel - leden werkgroep die informatie doorspelen - iemand die coördineert - alle medewerkers die deelnemen aan opruimacties betrokkenheid en medewerking van de volledige afdeling

29 Aanpak begeleiding beleidsdomeinarchivaris werkgroep informatiebeer doel: acties nodig in het kader van informatiebeheer coördineren resultaten opvolgen problemen escaleren naar stuurgroep (operationeel) advies aan entiteiten geen praatbarak

30 Aanpak leden: Coördinerende archiefdienst beleidsdomeinarchivaris vertegenwoordiger van elke entiteiten profiel vertegenwoordiger entiteit terugkoppelen naar management, collega s goed weten wat er gebeurt op de werkvloer liefst al bezig met informatiebeheer algemeen voldoende inzicht in wat er moet gebeuren communicatief

31 Vragen?

32 Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris juni

33 Hulplijnen: algemeen yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid 10 juni

34 Copyright illustraties Digital Preservation Business Case Toolkit Slide: 10, 15, 16, 18 Digitalbevaring.dk is published under a Creative Commons Attribution 2.5 Denmark license Attribution must be made to Slides: 16

35 Stavaza/planning Stuur- en werkgroepenstructuur o Stuurgroep o WG Facilities o WG Informatiebeheer o WG P&O (Personeel en Organisatieontwikkeling) Afspraken Q&A

36 Het Nieuwe Werken in VAC Brugge vrijdag 6 juni 2014 Eerstelijnsondersteuning: uw eigen entiteit Tweedelijnsondersteuning: werkgroep personeel: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be

37 Programma Het nieuwe werken in de Vlaamse overheid Het nieuwe werken in VAC Brugge

38 Het Nieuwe Werken/ Plaats- en tijdonafhankelijk werken bij de Vlaamse Overheid

39 Meer info over het nieuwe werken? *Basisdocumenten Vlaamse overheid: Visienota Het Nieuwe Werken bij de Vlaamse overheid (2013) Rondzendbrief structureel telewerken 2006 vervangen door: Omzendbrief PTOW (plaats-en tijdonafhankelijk werken): vanaf 1 juni *Voorbereiding portfolio HNW: toolbox ptow voltooid zomer 2014

40 Kernaspecten van HNW: visienota 1. Adequaat inspelen op globale tendensen in een veranderende maatschappij (context) 2. Dienstverlening centraal stellen en houden (opdracht en kernprocessen) 3. Wijzigende jobinhouden werkvormen een plaats geven 4. De nodige middelen voorzien om binnen HNW-concept de publieke dienstverlening aan te bieden.

41 Plaats-en tijdonafhankelijk werken (ptow) Omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) : Anders werken = open kantooromgeving P (delen van werkplekken, activiteitsgebondenwerkplekken, clean desk, digitaliseren en paper poor werken, afsprakenkader ) Telewerken wordt ptow: plaats- en tijdonafhankelijk werken: Nieuw: -Verplichting voor entiteiten; voor alle functies / functiehouders die er voor in aanmerking komen, mits het maken van afspraken -Volg-of verklaarprincipe: voor welke functies niet? - Geen onderscheid meer tussen structureel en occasioneel telewerken. Werken waar je wil P Niet enkel op kantoor, thuis of in satellietkantoor. Werken wanneer je wil T Mits het maken van afspraken. Niet (meer) prikken / afbouwen prikklok T Voor wie plaats- en tijdonafhankelijk kan werken.

42 Middelen om HNW tot een goed einde te brengen Visienota en omzendbrief PTOW HNW impliceert aanpassingen in volgende domeinen: ICT- en informatiebeheer Fysieke werkomgeving optimalisatie werkvloer. Cfr. Facilitair bedrijf: Xavier Suykens. HR- en organisatiebeleid: resultaatgericht werken / leidinggeven; coachend leidinggeven vertrouwen, cultuurverandering

43

44 VAC Brugge: Waarom en hoe ptowimplementeren? PTOW vangt nadelen op van het werken in een open kantooromgeving = activiteitsgebonden werken Af te stemmen met beleid van hoofdbestuur eigen entiteit of specifiek voor VAC Brugge Starten met ptow, of betere toepassing Telewerken Timing: indien nieuw, niet samenvallend met verhuis Voor VAC Brugge: toe te passen: voorafgaand aan verhuis, tijdens verhuis? Traject op maat van elke entiteit. Afgerond tegen 2020.

45 PTOW / TW: Afsprakenkader - Cruciaal: afsprakenkader PTOW - Specifiek of aansluitend bij Afsprakenkaders hoofdbestuur entiteit. Instrument: - afsprakenkaders ptow in voorbereiding. Juni 2014.

46 TO DO: Trajectplan opstellen (1) Stap 0: zelf op de hoogte zijn van de principes Het Nieuwe Werken in de open kantooromgeving.

47 Aanpak: Trajectplan opstellen (2) Elke organisatie stelt eigenchronologisch trajectplan op, met vermelding van alle geplande initiatieven. Opm. ook af te stemmen met andere initiatieven, bv. clean days. Voorbeelden: VAC Antwerpen, Brugge, Gent Instrument: Doelgroep Acties Voorjaar 2014 Zomer 2014 Najaar ste helft 2014 Leidinggevenden Verhuis Beter Anders Werken Medewerkers / alle personeelsleden Verhuis Beter Anders Werken

48 Trajectplan (3) Checklist: principes HNW kantooromgeving: in te vullen

49 Instrument: principes HNW (2) PRINCIPES ANDERS WERKEN Stand van zaken Toelichting / Aandachtspunten Delen van werkplekken = minder werkplekken dan personeelsleden Kiezen van werkplek naar gelang van het werk = werkplek, cockpit, overlegplek enz. Clean desk toepassen = s avonds werkplek opruimen Groepsklassementen: papier = geen individuele klassementen digitaal = gebruik maken van gemeenschappelijke servers = digitaliseren Open feedbackcultuur = elkaar aanspreken op naleven afspraken Afsprakenkader Anders Werken Wordt toegepast Gedeeltelijk toegepast Niet toegepast Aanpak (informeren / sensibiliseren / bewaken toepassing ) Opmerkingen Telewerken Afsprakenkader Telewerken

50 Trajectplan: voorbeeld Zomer 2014: 0. Checklist invullen: welke principes passen jullie al toe / welke niet? wat moet mee opgenomen worden in het voorbereidend traject? 1. Eerste infoverspreiding naar leidinggevenden en personeel ivm verhuis 1 (en 2) 2. Eerste vergadering met alle leidinggevenden rond vragen/plan/opkuis/voorbereiding; 3. invoering telewerken / plaats- en tijdonafhankelijk werken. 4. Tweede algemene info met ppt aan alle personeelsleden door coördinator verhuis (inhoud: info gebouw, plan, principes Aw, eerste afspraken, verzamelen vragen) 5. Opkuis papieren (clean day) + digitaal archiveren per cel: coördinatie leidinggevenden cellen 6. Start aanleg bibliotheek: coördinatie secretariaat 7. Bezoek nieuwe locatie in Vac Hasselt: coördinatie leidinggevenden cellen 8. Tussentijdse infodoorstroming: via nieuwsbrief door coördinator. Najaar 2014: 1. Derde infovergadering met alle leidinggevenden en personeelsleden 2. Afsprakenkader voorbereiden: Afspraken maken met leidinggevenden / medewerkers adhv werkplekspel: begeleiding door coördinator 3. Praktische afspraken rond verhuis 1 (en 2): begeleiding door coördinator verhuis en leidinggevenden cellen 4. Info voor alle medewerkers rond afsprakenkader hnw

51 Leidinggevenden ondersteunen Aanpak: - Cruciaal: Leidinggevenden eigen rol: voorbeeldfunctie / begeleiden medewerkers. - Via aparte workshops voor leidinggevenden - Te organiseren: binnen de eigen entiteit / per gebouw / alle leidinggevenden (op vraag). Instrumenten: - Format voor workshops leidinggevenden beschikbaar. - Algemeen aanbod voor leidinggevenden i.s.m. AgOis mogelijk.

52 Principes HNW kantooromgeving toelichten Aanpak: - Toelichting principes HNW voor alle betrokkenen: werkgroep, medewerkers en leidinggevenden. - via het Werkplekspel. - Toelichting op stuurgroep VAC Brugge - via bezoeken aan HNW-kantooromgevingen. -

53 Werkplekspel spelen (1) Aanpak: - Creëren betrokkenheid /concretisering via bewegen op fictieve werkvloer en bespreken situaties. - Format: - vooraf: vragen selecteren - Introductie principes HNW - Werkplekspel spelen - Nabespreking - Opvolging in eigen teams Instrument: - 10 Nieuwe Werkplekspelen: beschikbaar bij AgO. - Aanvragen: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be Voorbeelden: - Formats voor spelen Werkplekspel beschikbaar.

54 Afsprakenkader maken Aanpak: - Cruciaal: vooraf opgemaakt afsprakenkader - Met input van leidinggevenden/medewerkers - Timing: ten laatste 2-tal maanden voor verhuis / reorganisatie. Instrument: - Voorbeelden afsprakenkader zijn beschikbaar. Informeer ook bij buitendiensten in andere VAC s - Werkplekspel als hulpmiddel.

55 Afsprakenkader principes AW Alle principes samen toepassen!!! Delen van werkplekken = (in principe) minder werkplekken dan personeelsleden + Kiezen van werkplek naar gelang van het werk = werkplek, cockpit, overlegplek, enz. +Clean desk toepassen = s avonds werkplek opruimen PowerpointClean desk voor dummiesbeschikbaar. + Groepsklassementen o Papier = geen individuele klassementen o Digitaal = gebruik van gemeenschappelijke servers» = digitaliseren + Open feedbackcultuur = elkaar aanspreken op naleven afspraken + Opmaak afsprakenkader Anders Werken + Combinatie met telewerk + afsprakenkader Telewerken

56 Vervolgtraject: Werkgroep personeel / HNW : Algemeen -werkgroep personeel / HNW /AW: (2-) maandelijks : -startvergadering: nog te bepalen -rapportering in stuurgroep VAC Brugge: Profiel: impact op implementatie principes werken in open kantoor. Op vraag: specifieke ondersteuning: AgO: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be Eventuele aanpak op maat: per mail.

57 Stavaza/planning Stuur- en werkgroepenstructuur o Stuurgroep o WG Facilities o WG Informatiebeheer o WG P&O (Personeel en Organisatieontwikkeling) Afspraken Q&A

58 Afspraken Formaliseren intekeningsplannen Siteverantwoordelijke Terugkoppeling naar hoofdbestuur Afvaardiging stuur-en werkgroepen per entiteit per mail door te geven aan siteverantwoordelijke voor 01/07/2014(mail volgt) Vlekkenplannen worden eerstdaags geplaatst op Gedetailleerde intekeningen van zodra geformaliseerd Eigen werkplek

59 Stavaza/planning Stuur- en werkgroepenstructuur o Stuurgroep o WG Facilities o WG Informatiebeheer o WG P&O (Personeel en Organisatieontwikkeling) Afspraken Q&A

60