Rol: Technisch medewerker vrije tijd

Transcriptie

1 Datum opmaak: Revisiedatum: Eigenaar: Koen De Feyter Doel van de functie Leveren van technische, logistieke en praktische ondersteuning bij de voorbereiding, organisatie en uitvoering van activiteiten, producties en evenementen van de cluster vrije tijd met het oog op bij te dragen aan een effectief, efficiënt en vlot functioneren van de cluster vrije tijd en diens dienstverlening naar de klant(en). Context De technisch medewerker werkt binnen de door de beheerder vastgelegde procedures, instructies en werkafspraken. De technisch medewerker is lid van het team front & back office en technische ondersteuning van de cluster vrije tijd.

2 Resultaatsgebieden Wat Resultaat Voorbeeldactiviteiten 1. Lid van dienstoverleg Vanuit praktijkervaring mee input geven over operationele processen, procedures en werkafspraken m.b.t. de voorbereiding, promotie, uitvoering en afsluiting van activiteiten en evenementen bij te dragen aan de optimalisatie van de operationele werking van de dienst front & back office en technische ondersteuning en de aanpak van activiteiten en evenementen Input geven, suggesties en voorstellen formuleren ter verbetering van de werking (vb.: eenvormige aankoopprocedure over de diensten heen) Knelpunten en inefficiënties in de dagdagelijkse werking of organisatie van activiteiten of evenementen rapporteren Suggesties formuleren over een effectievere of efficiëntere afstemming van de technische taken en opdrachten op de front & back office of beleidsprocessen of - opdrachten Feedback geven over de effectiviteit en efficiëntie van gebruikte tools en instrumenten Meewerken aan de uitvoering en/of invoering van optimalisatieprojecten Meedelen van veel voorkomende vragen, suggesties of klachten van klanten en meewerken aan oplossingen

3 2. Middelen beheren Beheer (aankoop, huur, onderhoud en opslag) van te verzekeren dat evenementen, activiteiten en producties permanent kunnen beschikken over de geschikte en gebruiksklare Up-to-date houden van technisch materiaal Voorstellen doen voor vervanging van technisch materiaal Na validatie, aankopen, huren of ontlenen van technisch materiaal of logistieke (offertes vragen, bestellen, levering controleren) Controle van Proactief algemeen onderhoud van technisch materiaal (beamers, mengtafels, lichtbruggen, koelkasten,...) en logistieke (tafels, stoelen, gordijnen,...) Reparaties en herstellingen van technisch materiaal en logistieke Keuringen van technisch materiaal en installaties organiseren en opvolgen Beheer van het magazijn (uitleendienst) van technisch materiaal en logistieke Controleren van technisch materiaal, logistieke en zaalinfrastructuur na gebruik door derden 3. Analyseren en adviseren Analyseren van technische en logistieke vragen, noden en behoeften en formuleren van adviezen beleidsmakers te ondersteunen bij de keuze van adequate en budgettair haalbare en gebruikers te voorzien van gebruiksvriendelijke en heldere technische handleidingen en gebruiksprocedures Opvolgen van evoluties, trends en ontwikkelingen m.b.t. apparatuur Analyseren van noden en behoeften van producties (technische fiches analyseren op volledigheid en haalbaarheid) Analyseren van noden en behoeften van beleidsmakers m.b.t. technische of logistieke ondersteuning en opmaken technische fiche Formuleren van (alternatieve) voorstellen m.b.t technische of logistieke ondersteuning Adviseren van beleidsmakers m.b.t. voorzieningen Opmaak heldere en gebruiksvriendelijke instructies, gebruiksaanwijzingen en handleidingen voor het gebruik van technische of logistieke (beamer, automatisch scherm, lichtcontrole, vaatwasmachine...) door derden

4 4. Technisch & logistiek ondersteunen (Laten) installeren, bedienen en demonteren van evenementen, activiteiten en producties tijdig en correct technisch en logistiek te ondersteunen Verzorgen van de licht- en geluidstechniek tijdens voorstellingen, lezingen en cursussen in Gemeenschapscentrum Warande of occasioneel op andere vrijetijdslocaties (vb. vrijetijdshuis of BOKAAL) Gebruiksklaar (laten) maken en installeren van technisch (lichtbrug, boxen, microfoon,...) en logistiek (tafels, stoelen, podium, tribune, tentoonstellingspanelen,...) materiaal Bedienen van technische apparatuur (geluid, licht,...) op producties, activiteiten, evenementen, manifestaties,... (Laten) demonteren, opbergen, opruimen en stockeren van Stand-by zijn bij voorstellingen, optreden en gebruik van derden 5. Faciliteiten onderhouden Opvolgen en (laten) herstellen van slijtage en onderhoudsnoden aan faciliteiten van de cluster vrije tijd te verzekeren dat facilitaire problemen en defecten accuraat en snel worden opgelost Toezicht houden op het algemene verloop van de activiteiten in en rond de za(a)l(en) en op de naleving van de veiligheidsvoorschriften en het gebruiksreglement Meehelpen met de podium op- en afbouw en met het klaarzetten en opruimen van de zalen Opvolgen en detecteren van slijtage aan de faciliteiten van de cluster vrije tijd Uitvoeren van kleine technische reparaties (lampen vervangen, tafels/stoelen repareren,...) Verzamelen en doorgeven van technisch mankementen of problemen die specialistische kennis of vakmanschap vereisen aan de Dienst onderhoud & logistieke ondersteuning Meehelpen bij het onderhoud van de (technische) infrastructuur en het technisch materiaal en uitvoeren van kleine herstellingen en diverse klusjes

5 6. Rapporteren Rapporteren over de status en voortgang van werkzaamheden en opdrachten de hiërarchie inzicht te geven en in staat te stellen bij te sturen. Status en voortgang van werking en opdrachten meedelen Proactief informeren van hiërarchie wanneer vastgelegde deadlines niet kunnen worden behaald Escaleren van problemen of obstakels 7. Administreren en archiveren Verzamelen, bewerken en archiveren van gegevens, documenten en bestanden en het uitvoeren van administratieve activiteiten op elk moment een optimale toegankelijkheid en beschikbaarheid van correcte en complete informatie met betrekking tot de werking te verzekeren. Dagelijkse rapportage en aanvulling (materiaal) van de zaalreservatiesoftware Opmaken en up-to-date houden van productcatalogus Archiveren van technische fiches Onderhouden van archief 8. Kennis en knowhow ontwikkelen en delen Up-to-date houden, uitbouwen en delen van kennis en knowhow te kunnen blijven inspelen op trends en evoluties in de vrijetijdssector en de behoeften van de beleidsmakers en de verschillende doelgroepen. Deelnemen aan vorming relevant voor de uitoefening van de functie Deelnemen aan studiebezoeken Lezen van vakliteratuur