Erfgoedcoordinator Erfgoedcel Pajottenland Zennevallei

Transcriptie

1 Erfgoedcoordinator Erfgoedcel Pajottenland Zennevallei Doel van de functie Definiëren en vertalen van het beleid en de structurele werking van de erfgoedcel en plannen, organiseren, controleren en coördineren van de werking de erfgoedcel verder te ontwikkelen en uit te bouwen en de korte- en langetermijn doelstellingen en objectieven te realiseren. Context De Projectvereniging Erfgoed Pajottenland-Zennevallei voert de convenant met de Vlaamse overheid vandaag uit doormiddel van het leveren van 2 te onderscheiden diensten: o Publiekswerking: Het programmeren en coördineren van verschillende publieksgerichte activiteiten en evenementen in het kader van erfgoed o Actorenwerking: Het adviseren, ondersteunen en faciliteren van locale erfgoed actoren in enerzijds het effectief en efficiënt beheren en behouden van erfgoed en anderzijds het programmeren en coördineren van eigen activiteiten en evenementen. Om de erfgoedcel verder te ontwikkelen en uit te bouwen neemt de Coördinator van de Erfgoedcel, naast de rol van coördinator, ook (voor 40%) de rol van Trajectbegeleider Actorenwerking op zich. De erfgoedcel bestaat verder nog uit 2 erfgoedmedewerkers die naast hun rol van respectievelijk Programmator Publiekswerking en Trajectbegeleider Actorenwerking, de coördinator mee ondersteunen bij de voorbereiding, implementatie en uitvoering van de operationele werking en promotie van de erfgoedcel.

2 Resultaatsgebieden Wat Resultaat Voorbeeldactiviteiten 1. Participeert Raad van Bestuur Als deelnemer van de raad van bestuur, input leveren aan de strategie en het beleid, en bijdragen aan de richtingbepaling en organisatie van de erfgoedcel een kader en richting ter discussie voor te leggen, het strategisch beleid van de cultuurregio en de erfgoedcel mee vorm te geven en een optimaal partnerschap met het bestuur te creëren. 2. Strategie en beleid definiëring en vertaling In samenwerking met het bestuur en klankbordgroep, ontwikkelen, vertalen en concretiseren van de strategie en het beleid van de erfgoedcel in een algemeen strategisch erfgoedbeleidsplan en operationele doelstellingen voor de diensten. Dit getoetst aan en gevoed door de bovenlokale opdrachten en de lokale noden en behoeften. een duidelijke visie, aanpak en richting als leidraad voor de specifieke strategie en werking van de diensten te scheppen. 3. Structuur, processen, systemen en werkafspraken Opzetten, laten valideren, implementeren en up-to-date houden van een adequate organisatiestructuur, effectieve en efficiënte processen, systemen en samenwerkingsafspraken een werkkader te verzekeren dat kwaliteit en efficiëntie faciliteert. Input voor strategie leveren Actief volgen van en anticiperen op maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen met betrekking tot cultuurwerking en erfgoed in de regio Beleid(keuzes) voorbereiden Input, feedback, advies en ondersteuning geven aan bestuurders Opzetten, voorbereiden en verwerken van bestuursraden Informele contacten met bestuursleden en locale actoren onderhouden. Actief volgen en anticiperen op alle maatschappelijke en wettelijke (bovenlokale) evoluties m.b.t. de cultuurwerking en erfgoed en deze vertalen naar de eigen werking Formulering van de missie, strategie, kernkrachten, waarden en doelstellingen van de erfgoedcel Opstellen en communiceren van het algemeen erfgoedbeleidsplan (meerjarenplan/convenant) Opmaken en vertalen van convenant naar (jaar)actieplannen Budgetopmaak Inzichtelijk maken van de missie, strategie, kernkrachten, waarden en doelstellingen voor zijn/haar team Ontwikkelen en definiëren van het werkingsmodel en de organisatiestructuur van de erfgoedcel en de eenheden Verzekeren dat de wettelijke en noodzakelijke systemen, processen en procedures zijn opgezet, geïmplementeerd, geactualiseerd, geëvalueerd en bijgestuurd Opzetten van efficiënte registratie en verantwoordingsprocessen en systemen Ontwikkelen, definiëren, implementeren, organiseren en optimaliseren van overlegorganen en samenwerkingsafspraken

3 en een personeelsplan voor de erfgoedcel 4. Marketing & communicatie Ontwerpen, laten valideren, en implementeren van een marketing- en communicatiestrategie en coördineren van de concrete communicatie en promotie plannen en initiatieven de dienstverlening van de erfgoedcel bekend te maken, de toegevoegde waarde voor locale besturen en actoren aan te tonen en locale actoren te ondersteunen bij de bekendmaking van erfgoed bij het ruimere publiek Opmaken van een personeelsplanning en organogram voor de erfgoedcel Ontwikkelen van een marketingconcept (marktsegmentatie, productdifferentiatie, ) en communicatiestrategie Vertalen van communicatiestrategie naar concrete communicatie- en promotieplannen en - initiatieven Samenwerkingsrelaties aangaan met externe partners mbt marketing & communicatie Het belang van de erfgoedcel omschrijven, verduidelijken en verdedigen De diensten en de toegevoegde waarde van de erfgoedcel in het brede veld bekendmaken (Wie zijn we en wat doen we? Voor wat kan ik bij wie terecht? ) Inhoudelijk, organisatorisch en/of financieel ondersteunen van lokale actoren bij de bekendmaking en promotie van hun erfgoed bij het ruimere publiek 5. Exploreren van nieuwe mogelijkheden Actief exploreren van nieuwe inhoudelijke, financiële en/of organisatorische mogelijkheden binnen de cultuurregio mee kansen te creëren voor brede samenwerking(en) rond vrije tijd in de schoot van de cultuurregio 6. Planning, aansturing en opvolging Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de uitvoering en voortgang van de operationele doelstellingen en de werking van de diensten en medewerkers te verzekeren dat korte en lange termijn doelstellingen van het beleidsplan worden behaald op een kwalitatieve en efficiënte manier. Op zoek gaan naar nieuwe (financierings)mogelijkheden Bottum-up input geven mbt nieuwe mogelijkheden aan de regiocoördinator vrije tijd van de provincie Ruimer dan de erfgoedconvenant denken en mogelijkheden durven exploreren Samenwerkingsmogelijkheden die tot hogere efficiëntie, effectiviteit of schaalvoordelen kunnen leiden actief bespreken en exploreren met de betrokken actoren Initiëren van, of deelnemen aan, relevante samenwerkingsprojecten die tot kwaliteitsverbetering/meerwaarden kunnen leiden Mee op zoek gaan naar mogelijkheden om erfgoed in te bedden in een breder kader Periodiek opvolgen van de graad van uitvoering van het beleidsplan Evaluatie van het behalen van de doelstellingen Bijsturen van het beleidsplan waar nodig Organiseren en aansturen van structureel operationeel overleg met de diensten en medewerkers Plannen en aansturen van de uitvoering van de operationele doelstellingen, programma's, evenementen, activiteiten en acties van de diensten en medewerkers en opvolgen en bijsturen van de voortgang

4 7. People management Leiden, coachen en motiveren van medewerkers van de erfgoedcel 8. Beheer van middelen In overleg met het bestuur en de klankbordgroep, inschatten van de nodige middelen, opmaken van een budgetplan en na toewijzing beheren van de middelen van de erfgoedcel over de juiste competenties en een optimaal werkklimaat te beschikken om korte en lange termijndoelstellingen te behalen. te verzekeren dat de middelen optimaal worden ingezet in functie van de noden en dat de erfgoedcel op korte en lange termijn financieel gezond is 9. Rapporteren Rapporteren aan het bestuur, bovenlokale organen, lokale besturen en actoren binnen de vooropgestelde timing en vorm en voeden en enthousiasmeren van raadsleden over beleidsmogelijkheden en kansen inzicht te geven in de werking, voortgang en mogelijkheden van de erfgoedcel, beslissingen op bestuursniveau optimaal te ondersteunen, subsidies te verantwoorden en mandatarissen in staat te stellen de ambassadeursrol van de erfgoedcel in hun bestuur op te kunnen nemen 10. Externe communicatie, relaties en vertegenwoordiging Verzorgen van de externe communicatie en opbouwen van relaties met externe actoren op de hoogte te blijven van ontwikkelingen in het veld, belangen en behoeften van actoren in kaart te kunnen brengen en te verzekeren dat Functionering-, bijsturing-, coaching- en/of evaluatiegesprekken met medewerkers Motiveren en enthousiasmeren van de medewerkers Het globaal beheer van het menselijk potentieel binnen de erfgoedcel verzekeren Globaal erop toezien dat HR procedures van de gemeente Dilbeek (standplaats) worden toegepast binnen de erfgoedcel Opmaken van de financiële meerjarenplanning van de erfgoedcel Middelen aanvragen en onderbouwen Opstellen, laten valideren en opvolgen van budgetvoorstellen Budgetten beheren, verdedigen en implementeren Toezien op een goede integratie van het financiële luik in het geheel van de strategische doelstellingen Globaal erop toezien dat de procedures van de gemeente Dilbeek (standplaats) worden toegepast binnen de erfgoedcel voor het beheer en onderhoud van het patrimonium Opmaak, implementatie, opvolging en bijsturing van effectieve, efficiënte en transparante aankoop bevoegdheden, procedures en werkafspraken (vb: handtekeningbevoegdheid/ uitgavenbevoegdheid) Input leveren voor beslissingen van het bestuur Rapporteren over de voortgang en resultaten van de algemene werking alsook van projecten, programma's, evenementen en activiteiten Opmaak en rapportering van jaarlijkse begroting Rapporteren naar lokale besturen en het provinciale en Vlaamse niveau Voeden en enthousiasmeren van raadsleden over beleidsmogelijkheden, richtingen en kansen Opmaak verantwoordingsrapporten Doorgeven van registratiegegevens Fungeert als aanspreekpunt van de erfgoedcel voor bestuurders, lokale besturen en belanghebbenden Vertegenwoordigt de erfgoedcel in contacten met overheidsinstanties Vertegenwoordigt de erfgoedcel in werkgroepen, commissies,...

5 de erfgoedcel aantoonbaar aanwezig is en een actieve inbreng heeft bij betekenisvol lokaal, regionaal, sectoraal, Vlaams en federaal overleg 11. Communicatie doorstroom De doorstroom van te verzekeren dat bestuurs informatie top-down en en beleidsbeslissingen bottom-up verzorgen vertaald worden naar het werkterrein en het bestuur inzicht heeft in wat er leeft op het terrein. Opnemen van rol in overlegorganen Opzetten van samenwerkingsrelaties en projecten met partners binnen de sector Bevraagt lokale bestuurders en actoren actief naar hun noden en behoeften Volgt de ontwikkelingen in het veld actief op vanuit formele en informele gesprekken Doorgeven en doorvertalen van bestuurs en beleidsbeslissingen naar het werkterrein Organiseren van informatiesessies Informeren van het bestuur van wat er leeft op het terrein 12. Administreren en archiveren (Laten) verzamelen, bewerken en archiveren van gegevens, documenten en verslagen en het uitvoeren van administratieve activiteiten op elk moment een optimale toegankelijkheid en beschikbaarheid van correcte en complete informatie te verzekeren. Opmaak van agenda s, verslagen, rapporten, enquêtes, metingen, (Laten) up-to-date houden van de website, adressenbestanden, (Laten) ter beschikking stellen van erfgoedkalender. 13. Kennis en know-how ontwikkelen en delen Up-to-date houden, uitbouwen en delen van kennis en know-how te kunnen blijven inspelen op trends en evoluties in de sector en de behoeften van de belanghebbenden en de verschillende doelgroepen. Deelnemen aan vorming relevant voor de uitoefening van de functie Deelnemen aan studiebezoeken, Lezen van vakliteratuur.

6 Profiel Ervaring: o Leidinggevende ervaring (3 à 5 jaar) o Benaderen, dynamiseren en inspireren van en werken met vrijwilligers o Breed culturele ervaring, bij voorkeur met interesse en een hart voor erfgoed o Ervaring met financiële analyse, planning en beheer Kennis: o Kennis van sociaal agogische methodieken o Kennis van de werking van lokale besturen o Kennis van en voeling met cultuur- en erfgoedregio o Kennis van de relevante regelgeving (vb. erfgoeddecreet, ) o Kennis van recente marketing en communicatie concepten en instrumenten Competenties: o Conceptuele vaardigheden o Plannen & organiseren o Communicatievaardigheden (open, toegankelijk en inspirerend naar alle belanghebbenden en het publiek) o Taalvaardigheid (zowel in functie van formele beleidsteksten als wervende teksten en presentaties naar actoren en publiek) o Beïnvloedings- en netwerkvaardigheden o Sturende, coachende en motiverende vaardigheden o Innoverend en stimulerend leiderschap o Sociaal agogische vaardigheden o In staat om op evenwichtige, aanvaardbare en waarderende wijze verder te bouwen op wat er bestaat en verder draagvlak ervoor te creëren Specifieke vereisten: o Diploma master o Rijbewijs B o Bereid tot avond- & weekendwerk