Rol: Directeur Woon & Zorg

Transcriptie

1 Doel van de functie Organiseren en stimuleren van bottom-up participatie en interne en externe samenwerking, coördineren van strategie vertaling van de woon & zorg diensten en monitoren van de uitvoering en voortgang van de strategische en operationele doelstellingen van de woon & zorg diensten het OCMW Dilbeek en de eigen woon & zorg diensten verder te ontwikkelen en uit te bouwen vanuit de principes van de "participatieve organisatie" en de korte en lange termijn doelstellingen van de eigen woon & zorg diensten te realiseren Context De directeur woon & zorg rapporteert rechtstreeks aan de OCMW secretaris en werkt in nauw overleg samen met de managementteam leden en de ondersteunende diensten van OCMW Dilbeek. De directeur woon & zorg werkt steeds binnen het wettelijk kader, de missie, visie, waarden en doelstellingen van OCMW Dilbeek. De woon & zorgdiensten bestaan uit volgende entiteiten: Thuiszorg (schoonmaak, karweihulp, maaltijden, noodoproep toestellen, serviceflats) Dienstencentrum Dagverzorgingscentrum Woon-zorg centrum Centrum voor kortverblijf Onthaal & administratie van ouderenzorg Sociaal team Animatie Keuken Onderhoudsdienst Logistiekedienst page 1 of 8

2 1. Bottom-up participatie organiseren Organiseren, stimuleren en bewaken van bottom-up participatie binnen de woon & zorg diensten zowel te verzekeren dat strategische beslissingen vanuit een genuanceerd beeld over wat er leeft tot stand kunnen komen als een maximale gedragenheid, betrokkenheid en verantwoordelijkheid rond tactische beslissingen te garanderen bij alle betrokken partijen. Opzetten en monitoren van verantwoordelijkheden (ahv structuren, processen, overlegmomenten, functies, ) die "denken en doen" maximaal samenbrengt op alle lagen binnen de diensten Voor alle medewerkers, partners, cliënten, maximaal mogelijk maken van het input leveren (geen participatie) aan de strategische beleidsvorming ("Waar gaan we naartoe?") Tactische participatie ("Hoe geraken we er?") maximaal toegankelijk maken voor alle medewerkers, partners, cliënten, Organiseren en stimuleren van debat, advies en consultatiemomenten doorheen alle lagen van de diensten wat betreft tactische participatie Organiseren en stimuleren van breed overleg over tactische beslissingen Stimuleren en bewaken dat tactische beslissingen in consensus worden genomen door maximaal aantal betrokkenen 2. Lid van managementteam Vanuit de eigen diensten, de praktijk en inzicht in de tendensen participeren aan de strategie en het beleid van OCMW Dilbeek en bijdragen aan de richtingbepaling en optimale werking van het gehele OCMW het strategisch beleid van OCMW Dilbeek mee vorm te geven, de optimale werking, financiering en implementatie ervan mee te faciliteren en een optimaal partnerschap met het bestuur te creëren. Actief volgen van en anticiperen op algemene maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen Participeren aan de ontwikkeling van de strategie, het werkingsmodel en de organisatie van het OCMW Dilbeek en deze kritisch in vraag stellen Bijdragen leveren aan het strategisch beleid van het OCMW Dilbeek (mee opmaken beleidsplan, mee waken over meerjarenplanning, ) Challengen van beslissingen van bestuur en management Bijdrage leveren aan projecten en werkgroepen op OCMW niveau Input, feedback, advies en ondersteuning geven aan collega managementteam-leden Als bruggenbouwer, mee helpen de verschillende personeelsgroepen op één lijn brengen page 2 of 8

3 3. Strategie en beleid vertalen Vertalen en concretiseren van de strategische doelstellingen van OCMW Dilbeek naar strategie, beleid en operationele doelstellingen voor de woon & zorg diensten als naar doelstellingen voor teamleiders die onder hem ressorteren een duidelijke visie, aanpak en richting als leidraad voor de werking van de woon & zorg diensten te scheppen waarbinnen doelstellingen kunnen worden behaald en opgevolgd. Actief volgen van en anticiperen op specifieke maatschappelijke en wettelijke trends & evoluties binnen de ouderenzorg (vb. opvolgen subsidiemogelijkheden, wetgeving overheidsopdrachten, ) Operationaliseren en implementeren van de missie, visie, waarden en doelstellingen van het OCMW naar de woon & zorg diensten Uitwerken van een visie rond seniorenbeleid, opnamebeleid, werking van de voorzieningen, In samenwerking met de personeelsdienst, uitwerken, invoeren en opvolgen van een strategisch en operationeel personeelsbeleid voor de woon & zorg diensten In samenwerking met de financiële dienst uitwerken, invoeren en opvolgen van een strategisch en operationeel financieel beleid voor de woon & zorg diensten In samenwerking met de kwaliteitsdienst uitwerken, invoeren en opvolgen van een strategisch en operationeel kwaliteitsbeleid voor de woon & zorg diensten Opstellen en communiceren van het jaaractieplan van de woon & zorg diensten Opstellen, communiceren en opvolgen van individuele objectieven voor teamleiders 4. Structuren en werkprocessen en -procedures ontwikkelen en implementeren Opzetten, laten valideren, implementeren en up-to-date houden van effectieve en efficiënte processen, procedures, methodologieën en een adequate organisatiestructuur voor de woon & zorg diensten een werkkader te verzekeren voor de woon & zorg diensten dat een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening en werking faciliteert en een vlotte samenwerking met de andere OCMW diensten garandeert. Ontwikkelen van de organisatiestructuur (werkingsmodel, organogram, rolbeschrijvingen, ) van de woon & zorg diensten en, na validatie door het MAT, implementeren Bewaken en optimaliseren van personeelsinzet (RIZIV normen, ) Opzetten van interne overlegstructuren en -organen Verzekeren dat de wettelijke en noodzakelijke processen zijn opgezet, geïmplementeerd, geactualiseerd, geëvalueerd en bijgestuurd Uitwerken, implementeren en optimaliseren van systemen en werkprocessen voor een kwalitatieve en efficiënte hulpverlening Opzetten, implementeren en up-to-date houden van beheersorganen en -processen die een optimale bottomup werking faciliteren Uitwerken, implementeren en optimaliseren van heldere samenwerkingsafspraken page 3 of 8

4 5. Plannen, organiseren en coördineren Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de uitvoering en voortgang van de operationele doelstellingen en de dagdagelijkse werking van de woon & zorg diensten te verzekeren dat korte en lange termijn doelstellingen van het beleidsplan worden behaald op een kwalitatieve en efficiënte manier. Periodiek opvolgen van de graad van uitvoering van het beleidsplan en de doelstellingen Bijsturen van het beleidsplan waar nodig Organiseren en aansturen van operationeel intern overleg binnen (met) het (de) team(s) Plannen en aansturen van de uitvoering van de doelstellingen, projecten en activiteiten van het (de) team(s) en opvolgen en bijsturen van de voortgang Superviseren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden, proces- en samenwerkingsafspraken en monitoren van de kwaliteit Verlofaanvragen en tijdsregistratie 6. People Management Leiden, coachen en motiveren, inspireren en enthousiasmeren van de teams en medewerkers die rechtstreeks onder hem/haar ressorteren en vrijwilligers over de juiste competenties en een optimaal werkklimaat te beschikken om korte en lange termijndoelstellingen te behalen en het persoonlijke en functionele welbevinden van de teams, medewerkers en vrijwilligers faciliteert. Leiden, coachen, motiveren, inspireren, enthousiasmeren en optimaal inzetten van de teams, medewerkers en/of vrijwilligers Toepassen van de principes van het personeelsbeleid Personeelsbehoeften en vormingsbehoeften in kaart brengen, objectiveren en opvolgen Op regelmatige basis functionerings- evaluatie en coachingsgesprekken voeren met teamleiders Mee begeleiden van veranderingsprocessen Visie uitdragen naar de teams en medewerkers Conflicten kanaliseren 7. Interne en externe samenwerking stimuleren Actief promoten, stimuleren, organiseren van en deelnemen aan interne en externe samenwerking de werking van de woon & zorg diensten maximaal in te bedden in de globale werking van OCMW Dilbeek en de zorgvoorzieningen in de Interne en externe samenwerking promoten, initiëren en organiseren Organiseren en participeren aan woon & zorg dienstoverschrijdend overleg en respecteren van gemaakte afspraken Actieve deelnemen aan overlegorganen en activiteiten (meerdaagse, studiedagen, ) van OCMW Dilbeek Organiseren van expertise-uitwisseling binnen OCMW DIlbeek Doorgeven en uitwisselen van relevante informatie en ervaring aan andere diensten page 4 of 8

5 regio, een optimale zorgcontinuïteit te verzekeren, maximale kennis en expertise overdracht en deling te verzekeren en waar mogelijk kwaliteit-en efficiëntieverhoging te realiseren. 8. Middelen beheren en bijkomende middelen genereren Initiëren of deelnemen aan relevante samenwerkingsprojecten die tot kwaliteitsverbetering/meerwaarden kunnen leiden Uitdragen van de overkoepelende belangen van OCMW Dilbeek Exploreren van samenwerkingsvormen met woon-zorgcentra in de regio (vb. lokaal wachtlijstbeheer, regionale uitwisseling personeel, ) Inschatten van de nodige middelen, opmaken van een budgetplan en, na toewijzing, beheren van de middelen van de woon & zorg diensten en het mee genereren van bijkomende middelen te verzekeren dat de middelen optimaal worden ingezet en gegenereerd in functie van de noden en dat de woon & zorg diensten op korte en lange termijn financieel gezond zijn Opstellen en opvolgen van een evenwichtig budget met hantering van objectieve/correcte verdeelsleutels Met de gegeven middelen een maximum aan kwaliteit realiseren Budgethouderschap organiseren Budgetten beheren, en implementeren Kosten managen en budgetten bijsturen waar nodig Proactief op zoek gaan naar bijkomende middelen Opvolgen en respecteren van investerings- en personeelsbegroting Beheer van grote overheidsopdrachten Bouwprojecten mee aansturen en opvolgen 9. Rapporteren Rapporteren aan het bestuur, het management, en de bovenlokale instanties binnen de vooropgestelde procedures en afspraken en de wettelijke regels het bestuur en management in staat te stellen de status en voortgang van de objectieven, projecten en werking op te volgen en beslissingen te nemen en bij Input leveren voor beslissingen van het bestuur en/of het managementteam Rapporteren over de voortgang en resultaten van projecten en de algemene werking van de woon & zorg diensten Opmaak verantwoordingsrapporten, zowel inhoudelijk als finacieel Beheer, opvolging en rapportering van registratiegegevens Coördineren van subsidie verantwoordingsadministratie page 5 of 8

6 10. Communicatie doorstroom verzorgen te dragen tot het verkrijgen of het verantwoorden van subsidies De doorstroom van informatie top-down en bottom-up verzorgen te verzekeren dat bestuursen beleidsbeslissingen vertaald worden naar het werkterrein en en het bestuur en management inzicht heeft in wat er leeft op het terrein en vice versa Doorgeven en doorvertalen van bestuurs- en beleidsbeslissingen naar het werkterrein Signaleren van wensen en noden binnen de woon & zorg diensten Organiseren van informatiesessies Informeren van het bestuur en het management van wat er leeft op het terrein Opvolgen van het overleg op bovenlokaal niveau conform de afspraken om vanuit het totaaloverzicht de lokale mogelijkheden te exploreren en te delen met de collega s Afstemming communicatie ( actieve deelname aan intern overleg; bevorderen van de interne communicatie) 11. Externe communicatie, relaties, vertegenwoordiging en signalering Verzorgen van de externe communicatie en opbouwen van relaties met externe actoren, alsook het signaleren van maatschappelijke noden en structuurwijzigingen de ontwikkelingen op het veld te beïnvloeden en op te volgen, de belangen van OCMW DIlbeek te verdedigen en medewerkers en maatschappelijk verantwoordelijken (partners, politiek, ) te sensibiliseren en te activeren om maatschappelijke noden adequaat aan te pakken Fungeert als aanspreekpunt van de woon & zorg diensten voor bestuurders, partners, familie van bewoners en belanghebbenden Vertegenwoordigt het OCMW Dilbeek in contacten met overheidsinstanties, in werkgroepen, commissies,... Vertegenwoordiging van het OCMW Dilbeek, regionaal, Vlaams, conform afspraken Opzetten van samenwerkingsrelaties en projecten met partners binnen de sector Bevraagt partners actief naar hun noden en behoeften Volgt de ontwikkelingen in het veld actief op vanuit formele en informele gesprekken Positief imago van het OCMW Dilbeek promoten en Breugheldal profileren Signaleert maatschappelijke noden en behoeften naar het bestuur, de betrokken overheden en partners van het OCMW Dilbeek Netwerk van contacten opzetten en onderhouden met externen (collega's in sector, welzijnskoepel, ) Oppikken van "good practices" in de sector Onderhouden van contacten met familie van bewoners page 6 of 8

7 12. Ontwikkeling & innovatie Opvolgen van trends en ontwikkelingen in het veld en up-to-date houden van de eigen functiespecifieke kennis en vaardigheden en deze van zijn/haar medewerkers professionele dienstverlening te garanderen en ontwikkeling en innovatie te stimuleren. Proactief, snel en adequaat inspelen op tendensen, wijzigingen, signalen en vragen Opleidingen organiseren in overeenstemming met de vernieuwingen Binnenbrengen van nieuwe visies uit de sector Opvolging van vakliteratuur Opzetten van programma s voor intervisie en ervaringsuitwisseling page 7 of 8

8 Profiel Ervaring: o Leidinggevende functie (4 jaar) o Leiding over een middelgrote organisatie of afdeling (50 à 100 medewerkers) o Ervaring in de zorgsector is een plus Kennis: o Basiskennis van woonzorgdecreet, decreten kwaliteitszorg, OCMW decreet en wetgeving overheidsopdrachten o Kennis van principes van participatieve arbeidsorganisatie is een plus o Managementopleiding van minstens 60u Competenties: o Conceptueel en strategisch denken o Participatief en inspirerend leiderschap o Cultuur van samenwerking kunnen opzetten o Veranderingsmanagement o Beïnvloedings- en facilitatievaardigheden o Communicatief sterk Specifieke vereisten: o Voeling met de lokale gemeenschap en regio hebben of willen opbouwen page 8 of 8