VAC Hasselt: Werkgroep Facilities

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "VAC Hasselt: Werkgroep Facilities"

Erna van der Wolf
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Agentschap voor Facilitair Management (AFM) Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus Brussel Verslag: VAC Hasselt: Werkgroep Facilities datum 19 februari 2014 voorzitter verslaggever Nathalie Vandebrouck Bert Daenen AANWEZIGEN: A/ V 1 Naam Telefoon A D. Leenen danny.leenen@vlm.be VLM Agentschap A K. Stevens kim.stevens@lne.vlaanderen.be Albon A M-J Brems marie-jeanne.brems@lv.vlaanderen.be Adlo A J-L Verjans jeanlouis.verjans@lv.vlaanderen.be ALV A E.Verboven eliane.verboven@rwo.vlaanderen.b Wonen A I. Ceulemans ida.ceulemans@rwo.vlaanderen.be Ruimte Vlaanderen A J.Maes joris.maes@mow.vlaanderen.be AWV A P.Balas peter.balas@lne.vlaanderen.be AMV A S.Booms sandra.booms@rwo.vlaanderen.be Onroerend Erfgoed A F. Noels freddy.noels@lne.vlaanderen.be AMI A A. Forier anmarie.forier@wvg.vlaanderen.be TOVO A B. Vananderoye bert.vananderoye@bz.vlaanderen.be ABB A P. Deronde peter.deronde@bz.vlaanderen.be ABB A C. Noelmans Cindy.Noelmans@bz.vlaanderen.be AFM A B. Daenen Bert.Daenen@bz.vlaanderen.be AFM A N. Vandebrouck Nathalie.Vandebrouck@bz.vlaanderen.be AFM 1 Aanwezig of Verontschuldigd Opmerkingen op het verslag dienen tegen de volgende werkgroepvergadering overgemaakt te worden. Agenda punten - Stand van zaken trappen - Signalisatie - Trolleys - Tijdelijke situatie loketten op het glv. - Verhuisplanning Werkgroepvergadering Facilities AFM Page 1 of 5

1. Stand van zaken trappen Er zijn 6 aannemers aangeschreven voor het opmaken van een offerte voor het verwijderen van de trappen en het dichtmaken van de schalmgaten.

Signalisatie De Vlaamse Overheid introduceert in het voorjaar 2014 een nieuwe huisstijl. In de eerste fase zal de buitenkant van het gebouw worden aangepakt.

2 1. Stand van zaken trappen Er zijn 6 aannemers aangeschreven voor het opmaken van een offerte voor het verwijderen van de trappen en het dichtmaken van de schalmgaten. Tegen 10 maart zullen de offertes binnen zijn. De werken zullen plaatsvinden buiten de kantooruren en voor het bouwverlof uitgevoerd zijn. 2. Signalisatie De Vlaamse Overheid introduceert in het voorjaar 2014 een nieuwe huisstijl. In de eerste fase zal de buitenkant van het gebouw worden aangepakt. Op de passerels en op de grote glazen poorten wordt er nieuwe folie voorzien in de aard van onderstaande foto s. Na de verhuis zal dan de binnen signalisatie aangepast worden. Iedere dienst dient na te vragen of zij hun eigen logo nog mogen gebruiken. Werkgroepvergadering Facilities AFM Page 2 of 5

3 3. Trolleys AFM voorziet voor iedere kop een nieuwe trolley indien gewenst. N.Vandebrouck neemt de volgende keer een trolley mee zoals ze voorzien zijn in het VAC te Gent. Zij zal ook navragen welke andere types verkrijgbaar zijn via het raamcontract. De huidige ladeblokken aan de bureaus worden afgevoerd. Voor de mensen die een secretariaatsfunctie uitoefenen en bijgevolg een vaste werkplek krijgen kan bekeken worden of zij deze ladeblok aan hun bureau kunnen behouden. 4. Tijdelijke situatie loketten gelijkvloers De herinrichting van de loketten van het gelijkvloers zal pas in de 3 de fase (eind 2014/begin 2015) voorzien worden. Daarom zullen we ons eerst moeten behelpen met een tijdelijke inrichting van de loketten. Wij zullen daarom een 5-tal tafels met stoelen voorzien waar de diensten dan de mensen aan kunnen ontvangen. Graag zouden wij van de diensten die een loket krijgen op het glv tegen de volgende vergadering willen weten welke noden zij minimaal nodig hebben aan een tijdelijk loket om hun dienstverlening optimaal te kunnen uitvoeren. 5. Verhuisplanning. De verhuisplanning die Cindy heeft opgesteld en uitgelegd wordt bijgevoegd als bijlage bij het verslag. Van het moment dat specifiekere datums bekend zijn, wordt deze planning aangepast. Varia: Tapijt onder de archieven (op de sites) Het tapijt onder de archieven wordt niet vervangen, omdat dit tapijt bijna niet zichtbaar is en ook geen slijtage vertoont. Dus alleen het tapijt onder de archieven die effectief weggaan om plaats te besparen wordt vervangen. De archieven die weggaan zijn de lage archieven in 1A3 en 1A5. De lage archieven in site 1B3 Het lage archief in site 2B1 en het grote archief in site 4B3; Deze archieven zullen met grote zekerheid al worden afgebroken al vorens men aan de verhuis begint. Mag ik de diensten die gebruik maken van deze archieven vragen dat zij al beginnen aan de opkuis van deze archieven. Indien een exacte datum bekend is over het afbreken van deze archieven wordt dit zo spoedig mogelijk gecommuniceerd. Trashday In de week van 31 maart en 16 juni worden er 2 containers (1 restafval, 1 papier). Het is dan de bedoeling dat in deze weken de archieven opgeruimd worden en het afval dan in deze containers gedumpt kan worden. Diensten die hun archief al op een eerder tijdstip willen opruimen mogen hun afval voorlopig stockeren in de polyvalente ruimte. Het is dan wel de bedoeling dat zij naderhand dit afval zelf in de containers deponeren. Definitieve plannen De definitieve plannen worden net als de verslagen van werken stuurgroepen op de volgende site geplaatst: Werkgroepvergadering Facilities AFM Page 3 of 5

4 Ook de glazen stroken waarmee men de trapgaten gaat opvullen worden op de definitieve plannen ingetekend. Benoeming toegewezen vergaderzalen De VLM stelt de vraag of aan hun dienst toegewezen vergaderzalen hun eigen benoeming mag hebben. AFM betwijfelt of deze benoeming dan ook wordt mee voorzien bij de opmaak van de nieuwe binnen signalisatie. Intekening kelder De afdeling AMV vraagt om de intekening van de kelder zo spoedig mogelijk bekend te maken. Dan kan de verhuis van de archieven in de kelder reeds beginnen. Volgende Vergadering: 05/03/2014 om 10u. in lokaal 1A10. Opgelet. Op de werkgroep van 20 maart gaan de specifieke noden ICT en netwerk besproken worden. Gelieve daarom uw collega met kennis van zaken te sturen of mee te nemen naar deze werkgroep. Werkgroepvergadering Facilities AFM Page 4 of 5

5 Bijlage 1: Verhuisplanning 1. AWV en Mobiliteit (3A) tijdelijk huisvesten in satellietkantoor en op 4 e verdieping (veel vrije ruimte) Herinrichting 3A volledige verdieping (periode xx/xx xx/xx) 2. Invullen 3 e verdiep volgens nieuwe bezetting door AWV en Mobiliteit 4A volledige verdieping komt vrij en kan opnieuw ingericht worden (periode xx/xx xx/xx) 3. AWV terug inhuizen op 4A1 + Vlabel naar 4A3 en 4A5 (periode xx/xx xx/xx) 3B5 komt vrij en kan gebruikt worden als transitzone 4. RWO 1B5 huisvesten op 2 e verdieping Wonen Vlaanderen tijdelijk naar 3B5 1B volledige verdieping kan ingericht worden (periode xx/xx xx/xx) 5. Wonen en Inspectie RO definitief naar 1B3 Onroerend Erfgoed naar 1B5 2B1 is dan leeg. 6. RO 2B3 tijdelijk huisvesten op 3B5 2B1 en 2B3 kunnen ingericht worden (periode xx/xx xx/xx) 7. Albon en VEA definitief naar 2B1 Milieu Vergunningen en Milieu Inspectie definitief naar 2B3 3B1 en 3B3 zijn dan leeg. 8. RO 2B5 en 2B6 tijdelijk naar 3B1 en 3B3 2B5 en 2B6 kunnen ingericht worden (periode xx/xx xx/xx) 9. Beleidsdomein LV definitief naar 2B5 en 2B6 2A3 en 2A5 kunnen ingericht worden (periode xx/xx xx/xx). 10. RO definitief naar 2A3 en 2A5 3B1-3B3 3B5 en 1A5 zijn dan leeg. 11. ANB tijdelijk naar 3B3 en 3B5 4B kan ingericht worden (periode xx/xx xx/xx). 12. ANB definitief naar 4B3 en 4B5 Toezicht Volksgezondheid definitief naar 4B1 Beleidsdomein WSE definitief naar 4B 3B en 1A3 en 1A5 kunnen ingericht worden (periode xx/xx xx/xx). 13. Inhuis VLM (27/10/2014) 14. Inhuis ABB (xx/xx/xx) Werkgroepvergadering Facilities AFM Page 5 of 5

Vergelijkbare documenten

VAC Hasselt: Werkgroep Facilities

Agentschap voor Facilitair Management (AFM) Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus 60 1000 Brussel Verslag: VAC Hasselt: Werkgroep Facilities datum 05 maart 2014 voorzitter verslaggever Nathalie Vandebrouck