Het Nieuwe Werken. Congres. Werken 2.0 Flexplekken Al doende leert men Catherine Ossemerct Digipolis Gent

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Het Nieuwe Werken. Congres. Werken 2.0 Flexplekken Al doende leert men Catherine Ossemerct Digipolis Gent"

Juliana Martens
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Het Nieuwe Werken Congres Over Het Nieuwe Werken Werken 2.0 Flexplekken Al doende leert men Catherine Ossemerct Digipolis Gent

2 Elke dag in touw voor wie? Digipolis Gent privé ICT-partner van: Stad Gent OCMW Gent Lokale politie Gent Brandweer, scholen, stadsontwikkelingsbedrijf, stedelijke vzw s, Digipolis Gent heeft 120 medewerkers

politie Gent Brandweer, scholen, stadsontwikkelingsbedrijf,

3 HNW: veranderingen bij Digipolis Keuze voor Werken 2.0: niet meer tijdprikken Verplicht Flexplekken: niet meer je eigen bureau

4 Waarom HNW bij Digipolis? Verhuis Klaar voor groei Samenwerking stimuleren, interactie (in- en extern) Mobiliteitsvraagstuk Veranderende omgeving, ICT, wereldcontext Medewerkers en collega s boeien en binden Nieuwe medewerkers aantrekken Missie, strategie Smart Cities

en extern) Mobiliteitsvraagstuk Veranderende omgeving, ICT,

5 Wij vroegen het aan onze medewerkers Thuiswerken Onderweg/mobiel werken Betere balans werken/leven Bijkomende flexibiliteit

6 Enkele quotes Als ik thuiswerk, mag ik dan nog naar de bakker? ik wil dat ze voor me zit en dat ik zie dat ze werkt Als ik thuiswerk, betalen jullie mijn bureau en koffie? Ik kan op hem rekenen, ik vertrouw hem, hij behaalt resultaat Hoe voorkom ik dat die ambetanterik de volgende dag op MIJN plek zit? ik zie vooral voordeel door de files te vermijden, en wat later toe te komen s Avonds doorwerken aan dossiers wordt hier niet gestimuleerd want je ziet het resultaat toch niet op de prikklok Ik Yammer niet, als ik iets wil zeggen, open ik mijn deur en ga naar mijn team ik vertrouw hem, hij haalt zijn resultaten, waar hij ook is flexibiliteit is er reeds bij mij, ik werk bij de klant, soms wat later of vroeger flexibiliteit hangt nu te veel af van de goodwill van de leidinggevende

ik zie vooral voordeel door de files te vermijden, en wat later toe te komen s Avonds doorwerken aan dossiers wordt hier niet gestimuleerd want je ziet het resultaat toch niet op de prikklok Ik

7 Cross disciplinair team HNW Bytes, Behaviour, Bricks Eigen programma HNW Stuurgroep HNW Communicatie HR

8 Onze definitie van pakket Werken 2.0 Onze medewerkers krijgen - binnen bepaalde grenzen - de ruimte en vrijheid om te bepalen waar ze werken, wanneer ze werken Concreet: Registratie van prestaties wel, prikking niet meer als controlemechanisme. Overuren wél als bedrijf je vraagt Vrije keuze, in overleg met leidinggevende Documenten: usecases voor leidinggevenden, uitgebreide FAQ, readiness scan, e-formulier voor aanvraag

werken, wanneer ze werken Concreet: Registratie van prestaties wel, prikking niet meer als

9 Timing? Readiness scan tijdens planningsgesprekken Resultaatafspraken maken, minimum van aanwezigheid, bereikbaarheid/beschikbaarheid bepalen met leidinggevenden en team April 2013: start

10 Grootste uitdaging: voor de leidinggevenden Vertrouwen Aandacht Dialoog Leren Reflectie controle loslaten Facilitator Verbinding Leidinggevenden opleidingen nieuwe leidinggeven, sturen op output, 4 halve dagen van eind jan tot maart

Facilitator Verbinding Leidinggevenden opleidingen nieuwe

11 Change: Foursight denktype voor elke medewerker Hoe ga ik om met verandering? Hoe ga ik om met HNW, andere bereikbaarheid/beschikbaarheid van collega s Maar ook: strategische veranderingen, waarden

12 Voor Digipolis, lerende organisatie Kennisdeling stimuleren Yammer Online en offline

13 Digitalisering WIFI Spark Yammer

14 Misverstanden Werken 2.0 = thuiswerken? Werken 2.0 is niet verstarring

15 En nu? Ongeveer helft Werkers 2.0 Evaluatie na 1 jaar Keuze: 2 regimes naast elkaar?

16 Flexplekken: Wat? Flexplekken is een nieuwe manier van werken in een nieuwe werkomgeving (flexibele werkplekken).

17 Flexplekken: Waarom? Ruimte nodig voor verhuizers en groei Afwisseling Sociale interactie Kennisdelen

18 Op weg naar Flexplekken: digitaliseren Opruimdag Scanmoment Archivering Nieuw klassement

19 Op weg naar Flexplekken: cleandesk Cleandesk dagelijks Iedereen ruimt op = cleandesk geldt voor iedereen.

20 Flexplekken: Hoe? Je hebt geen eigen bureau Je mag overal gaan zitten. Er zijn wolken of zones per groep. Er is voldoende plaats. Indien er geen plaats is in je wolk ga je ergens anders zitten. Als je met een bepaalde afdeling / persoon veel te maken hebt, ga je daar zitten. Er zijn verschillende soorten werkruimten Er zijn altijd favoriete hoekjes. Cleandesk geldt voor iedereen.

Indien er geen plaats is in je wolk ga je ergens anders zitten.

21 Piloot We starten flexplekken als piloot op 1 locatie Flexplekcoaches: contactpunt in elke groep Werkplekspel: samen de gedragsregels bepalen Uitzondering: door functie gebonden aan werkplek, (hoger) management

22 Herinrichting werkplekken Basiswerkplek: = bureau, bureaustoel, telefoon, scherm, netwerkkabel & docking Uitgebreide werkplekken

23 Herindeling van soorten opbergruimten Gedeelde groepskasten: 1 tot 3 grote kasten per groep/wolk Gedeeld economaat Hygiëne doekjes Gedeelde medewerkerskasten: 1 kleine kast voor 3 personen = 1 schap per persoon gedeelde verantwoordelijkheid Lockers: niet-persoonsgebonden lockers met sleutel Specifieke opbergruimten: kasten voor stockage materialen etc.

24 Herindeling soorten werk- & vergaderruimten Landschap werkplekken: standaard werkplaatsen in het open landschap Landschap cubicles: concentratie werkplaatsen in het open landschap Stilte ruimtes: werkplaatsen om geconcentreerd te werken Bubbles (celkantoren): werkplaatsen lange telefoon- of 1 op 1 gesprekken te voeren Vergaderzalen: ruimtes om met groepen samen te komen Eet- en ontmoetingsruimte: ruimte om te lunchen en bij te praten en te werken

25 Rol: flexplek coaches 1 of 2 personen per groep 2-wekelijkse lunchvergadering Collega s motiveren Kort-op-de-bal: problem solving en op opportuniteiten inspelen.

26 10 basisregels flexplekken om te starten 1. Wij respecteren en helpen elkaar. 2. We zitten op wolkjes, maar iedereen mag overal zitten. 3. Wij werken op de werkplek en vergaderen op de vergaderplek. 4. Wij werken in stilte in de stilteruimtes. 5. Wij maken onze werkplek vrij tijdens afwezigheid van langer dan 2 uur. 6. Wij laten ons bureau schoon en netjes achter = cleandesk 7. Wij zijn matig met geluid. 8. Onze agenda s zijn open voor iedereen. 9. Wij digitaliseren onze documenten en trachten papierloos te werken. 10. Wij geven in Spark onze status en locatie aan.

27 Werkplekspel Samen de gedragsregels bepalen. Vrijwillige oproep: 5 momenten telkens van 12u00 tot 14u00 (lunch wordt voorzien) Is fun

28 Flexplekken afspraken

29 Give it a try Friday! Kick-off piloot flexplekken: Give it a try! Iedereen probeert eens een andere werkplek of verschillende werkplekken Coaches per groep/wolk Rondgang locaties Drink grote vergaderzaal Delen van ervaringen: L K J

30 Give it a try Friday! Kick-off piloot flexplekken: Give it a try! Iedereen probeert eens een andere werkplek of verschillende werkplekken Coaches per groep/wolk Rondgang locaties Drink grote vergaderzaal Delen van ervaringen: L K J

31 Interne Communicatie Goedgekeurd (levend) communicatieplan Yammer: dagelijks Wekelijks: interne HTML nieuwsbrief Persoonlijke s aan verhuizers Infosessie Events: trashday, give it a try Friday, drinks, lunches flexplekcoaches, opening nieuwe locatie, lunches Werkers 2.0

32 Geleerde lessen Frustraties en tranen verlies van werkplek, controle Echternach ik heb niets bijgeleerd, ik deed dit al lang Buy-in bij hoger management: goede voorbeeld Interne communicatie moeilijk maar noodzakelijk in tijden van snelle veranderingen/besluiten

33 Een organisatie is een samenhangend geheel: Verandering in één onderdeel heeft impact op alle andere onderdelen Bedrijfscultuur/ waarden/ strategie

34 HET NIEUWE WERKEN Unfold your potential

Vergelijkbare documenten

Managementondersteuning in de 21ste eeuw. Marianne Sturman, oprichter van Moneypenny

Managementondersteuning in de 21ste eeuw Marianne Sturman, oprichter van Moneypenny Agenda Kennismaking Het Nieuwe Werken volgens Moneypenny De impact van Het Nieuwe Werken op de managementondersteuner