Grip op uw archief. Digitaliseren Consultancy Documentbeheer Secure filing solutions.

Transcriptie

1 Grip op uw archief Digitaliseren Consultancy Documentbeheer Secure filing solutions.

2 Over View In 1998 zijn Wilfred Bussink en Diane Startman begonnen met het schrijven van een ondernemingsplan voor View. Met dat plan werden zij uitgeroepen tot starter van de maand en werden finalist in de verkiezing startende ondernemer van het jaar. Een succesvol begin van het ondernemerschap. Jaren later en veel ervaring rijker is ondernemerschap nog steeds een belangrijke drijfveer. Dynamiek, creativiteit en oplossingsgericht zijn eigenschappen die beiden aan View toevoegen. Visie van View. View Document Management is uitgegroeid tot een full-service bureau voor het bewaren, bewaken, beheren en digitaliseren van archieven en dossiers. Veilig en betrouwbaar archiefbeheer met iview Archiefbeheer & opslag Betrouwbaar, veilig en flexibel. De document management specialisten en archiefmedewerkers van View hebben kennis van archiveren, denken met u mee en zijn bekend met vertrouwelijke informatie. Niet voor niets is View als eerste archiefbedrijf van Nederland ISO gecertificeerd. De norm voor informatiebeveiliging geeft u de garantie dat uw archief in veilige en betrouwbare handen is. Het archiefdepot en de scanstraat van View zijn gevestigd in Nederland en voldoen aan de eisen van een archiefbewaarplaats. Met iview kunt u altijd en overal uw archief opvragen en inzien. En met onze vernietigingsservice blijft uw archief up-to-date. Ruimte en tijd zijn twee begrippen waar iedereen wel wat meer van wil hebben en dat geldt zeker voor archieven. View archiefbeheer & opslag heeft daarvoor de ideale oplossing. Bewaar uw dossiers in het beveiligde archiefdepot van View en wij zorgen voor een toegankelijk, up-to-date archief dat altijd beschikbaar is. Bespaar ruimte en tijd met iview archiefbeheer & opslag. Archiefbeheer van View bestaat uit de volgende diensten: Archiefopslag. Uw archief wordt door View ingepakt, opgehaald en in het beveiligde archiefdepot bewaard. Archiefbeheer. De dossiers worden individueel geregistreerd en van een bewaartermijn voorzien. Alle gegevens worden in iview verwerkt en online beschikbaar gesteld. Geautoriseerde gebruikers kunnen altijd en overal het archief inzien en de dossiers opvragen. Archief opvragen. Het opgevraagde dossier wordt met scanning on-demand digitaal bezorgd of de koeriersdienst van View komt het originele dossier bezorgen. Vernietigen. Op basis van de bewaartermijn ontvangt u jaarlijks een vernietigingsvoorstel. Na goedkeuring worden de dossiers definitief vernietigd. Zo blijft het archief actueel, toegankelijk en betaalt u niet voor verjaarde archieven. 2 view.nl view.nl 3

3 Digitaliseren Consultancy & projecten In de scanstraat van View verzorgen wij het digitaliseren van uw dossiers. Ongeacht het formaat, verrijken we digitale dossiers met behulp van geavanceerde herkenningstechnologieën en/ of handmatige indexen. De digitale output wordt afgestemd op uw werkwijze. Importeren met XML, rechtstreeks scannen naar Sharepoint, downloaden via een beveiligde FTP server of uploaden naar iview zijn voorbeelden hiervan. Onze scanstraat, die overigens ook (tijdelijk) bij u op locatie geïnstalleerd kan worden, kan voor de volgende toepassingen ingezet worden: Bulkscanning. Grote aantallen papieren dossiers verwerken wij met snelle documentscanners. Ook de voorbereidende werkzaamheden verrichten wij voor u. Scanning on demand. Wij scannen op verzoek de (opgevraagde) dossiers en leveren de digitale bestanden kant-en-klaar aan. De digitale dossiers zijn direct bruikbaar en/of te importeren in uw eigen applicatie. Wij digitaliseren alleen de informatie die u nodig heeft. Grip op uw archief met iview, ook in the cloud. Archiveren is een vak en daar weten wij alles van. Dankzij jarenlange ervaring binnen diverse branches zijn wij in staat om alle soorten archieven op orde te brengen en te houden. De document management specialisten en archiefmedewerkers van View leveren consultancy en archiefdienstverlening op maat. Of het nu gaat om een archiefverhuizing, het opzetten van een Document Structuur Plan of het inrichten van een digitaal archief. Met onze kennis en praktische aanpak zijn we u graag van dienst. Archiefbeheer op locatie. Uit onderzoek blijkt dat steeds meer organisaties archiefwerkzaamheden uitbesteden Outsourcen van archiefbeheer bespaart u tijd en geld. om kosten te besparen (outsourcing). Logisch, als je bedenkt dat archiveren veel tijd en kennis vergt. Wij kunnen archivering rondom de dossiers van u overnemen. Onze professionals voeren archiefwerkzaamheden sneller uit en met de inbreng van hun kennis zorgen ze voor een up-to-date en toegankelijk archief bij u op locatie. Archiveren is een vak, daar weten wij alles van. Eenmalige document management projecten vragen om specialistische kennis. Wilt u een duidelijk archiefplan voordat een archiefproject van start gaat? Dan kan een document management specialist van View deelnemen in uw projectgroep. Wij hebben kennis en ervaring met: Archiefplan en DSP (Document Structuur Plan) opstellen Classificatieschema maken en bewaartermijnen bepalen Document en workflow management Projectbegeleiding en projectleiding In the Cloud. Een digitaal archief kostbaar? Niet met iview, de Cloud oplossing van View. Uw digitale dossiers altijd en overal online beschikbaar. Digitale postkamer. Fysieke post digitaal ontvangen? Met onze digitale postkamer service wordt View uw digitale postbode. 4 view.nl view.nl 5

4 View beveiliging & certificering Veiligheid, betrouwbaarheid en flexibiliteit staan bij View Document Management vanzelfsprekend hoog in het vaandel. Het pand en de archiefruimtes zijn voorzien van toegangsbeveiliging. Regelmatig wordt het pand gecontroleerd op stof, ongedierte en worden risico analyses opgesteld met betrekking tot brand-, inbraak- en waterschade. Daarnaast beschikt de organisatie van View over de juiste kwalificaties. Uw archief is bij View in deskundige, betrouwbare en veilige handen. Beveiligingssystemen. Zowel het archiefdepot als de digitale infrastructuur van View zijn beveiligd met diverse systemen en worden 24 uur per dag bewaakt. ISO gecertificeerd. View Document Management is ISO gecertificeerd. Dit certificaat geeft u de garantie dat de informatiebeveiliging ten aanzien van uw archieven, dossiers en documenten bij View uitstekend is geregeld. Veilig bewaren, bewaken en beheren van uw archief VOG en geheimhoudingsverklaring. De medewerkers van View en de medewerkers van onze partners hebben een VOG moeten overleggen en een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Daarnaast zijn onze medewerkers getraind in het omgaan met vertrouwelijke documenten. De beste beveiliging is een digitaal archief. Alle voorzorgsmaatregelingen en beveiligingssystemen zorgen voor een verlaagd risico. Echter, een ongeluk met bijbehorende schade kunnen wij niet uitsluiten. Alleen een digitaal archief is volledig beschermd tegen fysieke schades. Wilt u uw documenten gegarandeerd veilig stellen? Dan zorgen wij voor het digitaliseren van uw archief. Branches die voor View hebben gekozen: Van iedere branche zijn voorbeelden van een prettige samenwerking. Medische en zorginstellingen Diverse huisartsenpraktijken Elkerliek ziekenhuis Centrum voor jeugd en gezin (CJG) De Omring Pameijer Onderwijs, primair, voortgezet, middelbaar en hoger onderwijs ROC, diverse locaties Nederland Hogeschool Utrecht ZMOK de spinaker Zakelijke dienstverleners zoals, advocatuur en accountancy BDO accountants JPR advocaten Ten Kate Huizinga, accountants en belastingadviseurs Hypotheek Visie Besturenraad Overheid en semi-overheidsinstellingen VWA, Voedsel en Waren Autoriteit Waterschap Rijn en IJssel Het muziektheater, Amsterdam GG&GD GGD Industrie en multinationals Scania Intersnack Grontmij Woningbouwvereniging TÜV Rheinland 6 view.nl view.nl 7

5 Digitaliseren Consultancy Documentbeheer Secure filing solutions. Uw dossiers gegarandeerd veilig bij View door de ISO certificering. bezoekadres Expeditieweg CM Doetinchem t postadres Postbus AJ Doetinchem w m view.nl info@view.nl View Document Management ViewDocumentManagement