Infomobiel v.a. versie 12.00

Transcriptie

1 Infomobiel v.a. versie Cursus werkplaatsmodule Infomotive International B.V. Nijverheidsweg KL Oisterwijk (C) Infomotive International B.V. 1

2 Factureren vanuit de werkplaats Met behulp van de werkplaatsadministratie worden facturen gemaakt op basis van het kenteken. Uiteraard kun je ook via de klant beginnen, maar aan deze klant moet een wagen gekoppeld zijn. Middels de klant passant (F7) is een eenmalige factuur te maken zonder alle klant-, en wagengegevens in te moeten vullen echter wordt van deze factuur geen historie vastgehouden. (C) Infomotive International B.V. 2

3 Werkplaatsmenu 1. Werkorder invoeren; om een werkopdracht voor de monteur te maken. 2. Pro-forma factuur; om uw klant te informeren wat een bepaalde klus gaat kosten (ook te gebruiken als offerte) 3. Direkt-factuur; om zonder tussenkomst van een werkorder direkt een factuur te maken. 4. Gereedmelden werkorder; om de werkorder te completeren en uit te factureren. 5. Wijzigen werkorder; om tussentijds de werkorder aan te passen b.v. als de klant belt met het verzoek om toch de banden te vervangen. 6. Kopie-factuur; om reeds gemaakte facturen nogmaals af te drukken. Op de print staat echter duidelijk vermeld dat het om een kopie factuur gaat. 7. Werkplaats factuur crediteren; om een reeds gemaakte factuur in het totaal te crediteren. (C) Infomotive International B.V. 3

4 Wat faktureert u in de werkplaats? Faktureerkodes 1. APK 2. Afmeldkosten 3. Milieuheffing 4. Kleinmateriaal 5. Uurloon Kortom; alles wat u niet kunt vastpakken Onderdelen 1. Bougie s 2. Accu s 3. Ruitenwissers 4. Filters 5. Banden Kortom; alles wat u wel kunt vastpakken (C) Infomotive International B.V. 4

5 Of u kombineert alles in een receptuur! Receptuurkode GB10 Grote beurt bij Km Faktureerkodes voor deze beurt APK AF U(urloon) Onderdelen voor deze beurt Oliefilter Luchtfilter Bougies Faktuur/werkordertekst Km beurt incl. APK volgens fabrieks-specifikaties (C) Infomotive International B.V. 5

6 Tijdens de werkplaatsfakturatie Kunt u een nieuwe klant aanmaken Kunt u een nieuw kenteken aanmaken Kunt u vrije tekst ingeven Kunt u sluitregels ingeven Kunt u garantiebepalingen vastleggen Faktureerkodes, onderdelen en recepturen dienen bij voorkeur reeds aanwezig te zijn. (C) Infomotive International B.V. 6

7 Onderhouden faktureerkodes Alle Alle faktureerkodes faktureerkodeswelke met met een een U beginnen beginnen slaan slaan op op U(urloon)!!! U(urloon)!!! U kunt kunt totaal totaal tarieven tarieven invoeren, invoeren, en en koppelen koppelen aan aan klantsoorten. klantsoorten. In In veld veld 6 een een A(pk) A(pk) dan dan wordt wordt tijdens tijdens facturatie facturatie gevraagd gevraagd of of de de APK APK datum datum van van betrokken betrokken kenteken kenteken 1 jaar jaar verder verder mag mag worden worden gezet! gezet! Een Een T staat staat voor voor bv. bv. Tachograaf, Tachograaf, Technische Technische controle, controle, Tectylbeurt. Tectylbeurt. (C) Infomotive International B.V. 7

8 Onderhouden klantsoorten Klantsoort Klantsoort FLE FLE is is gekoppeld gekoppeld aan aan tarief tarief 4 Deze Deze klant klant is is ingedeeld ingedeeld in in de de klantsoort klantsoort FLE FLE (veld (veld 22) 22) en en zal zal voor voor factureercode factureercode U (arbeidsloon) (arbeidsloon) 25,00 25,00 berekend berekend krijgen krijgen ipv ipv35,00, en en voor voor een een APK APK wordt wordt 30,00 30,00 ipv ipv34,95 in in rekening rekening gebracht. gebracht. (C) Infomotive International B.V. 8

9 31 Overzicht factureercodes (C) Infomotive International B.V. 9

10 Onderhouden onderdelen (C) Infomotive International B.V. 10

11 24 Overzicht onderdeelgegevens (C) Infomotive International B.V. 11

12 Onderhouden recepturen U kunt kunt met met vaste vaste receptuurprijzen receptuurprijzen werken. werken. U dient dient dan dan wel wel een een grootboekrekening grootboekrekening voor voor het het extra extra resultaat resultaat in in te te voeren. voeren. (C) Infomotive International B.V. 12

13 32 Overzicht recepturen (C) Infomotive International B.V. 13

14 Werkorder invoeren Vul bij kenteken het juiste kenteken in. Is het kenteken reeds bekend, dan verschijnen alle gegevens in de kop van de werkorder. Is het kenteken niet bekend, dan kunt u de wagen direct in onderhouden wagengegevens aanmaken. U kunt tevens op verschillende manieren zoeken met F2 = inhoud kentekens. Eerste gedeelte van het kenteken ingeven en dan op F2 drukken. F2 + F2 = filter, waar u bv. het merk auto invult waarna een lijst verschijnt met alle auto s die aan uw filter voldoen. Enter indrukken om naar wagennummer te springen. Nogmaals Enter om via de klantnaam te zoeken. (C) Infomotive International B.V. 14

15 Kopgegevens In de kop van de werkorder komen alle gegevens te staan met betrekking tot het kenteken en de daarbij behorende klant. Daarnaast worden in de kop de datum van aanmaak werkorder, eventueel de kostenplaats, de receptuur al dan niet met een vaste prijs en de kilometerstand, monteur, omschrijving van het werk en de plan reparatiedatum ingevuld. (C) Infomotive International B.V. 15

16 Werkorder tekst Nu kunnen de uit te voeren werkzaamheden uitgebreid worden ingevuld. Let op; indien er met een receptuur gewerkt wordt, worden de uit te voeren werkzaamheden uiteraard overgenomen van de receptuur. Alle gegevens uit de receptuur zijn aan te passen. Regels die u laat voorafgaan door een * worden alleen op de werkorder afgedrukt en niet op de factuur. Regels voorafgegaan door een # zijn uitsluitend op het scherm zichtbaar. (C) Infomotive International B.V. 16

17 De factureercodes op de werkorder Nu kunnen de factureercodes worden ingevuld. Let op; indien er met een receptuur gewerkt wordt, worden de factureercodes uiteraard overgenomen van de receptuur. Alle factureercodes uit de receptuur zijn aan te passen. Factureercodes zijn die codes die u niet vast kunt pakken, en de codes die met een U(urloon) beginnen staan in de recapitulatie, en later in uw bedrijfsgegevens onder ARBEIDSLOON. (C) Infomotive International B.V. 17

18 De onderdelen op de werkorder Nu kunnen de onderdelen worden ingevuld. Let op; indien er met een receptuur gewerkt wordt, worden de onderdelen uiteraard overgenomen van de receptuur. Alle onderdelen uit de receptuur zijn aan te passen. Aan het einde van iedere regel (zowel bij factureercodes, als bij onderdelen) kunt u aangeven voor wie de kosten bestemd zijn. K = voor rekening Klant de klant betaald de kosten I = voor rekening Intern het eigen bedrijf betaald de (kostprijs)kosten C = voor rekening Claim De leverancier van de onderdelen betaald de (kostprijs)kosten en de onderdelen komen terecht in het claimregister dat uitgerpint kan worden. (C) Infomotive International B.V. 18

19 Onderdelen zonder nummer (F7) en vanuit een externe Database Met functietoets F7 kunt u onderdelen opvoeren zonder nummer. Deze onderdelen komen dus niet voor in uw administratie (zowel in interne onderdelen als in externe onderdelen) en worden dus incidenteel verkocht. Als u met F7 een onderdeel zonder nummer toevoegd wordt u gevraagd eerst de inkoopprijs in te vullen. Dit omdat pas dan een marge berekend kan worden. Met F8 kunt u (optioneel) ontsnappen naar de Aldoc, EDA of H-base alwaar u uw onderdelen selecteerd. Deze worden desgewenst meegenomen op uw werk order. (C) Infomotive International B.V. 19

20 De sluitregel op de werkorder De sluitregels kunnen ingevuld worden. Middels de diversen, besturingsgegevens kunnen echter vaste sluitregels aangemaakt worden voor de werkplaatsfactuur die automatisch worden ingevoegd bij iedere nieuwe werkorder. Zoals alle gegevens kunnen ook de sluitregels desgewenst aangepast worden. (C) Infomotive International B.V. 20

21 De factuur specifikatie De factuurspecificatie geeft een inzicht in de bedragen van; Vaste prijs vanuit de receptuur Onderdelen Arbeidsloon (fact.codes met een U) Diversen (overige fact.codes) BTW Te betalen Aangezien we een werkorder aan het invoeren zijn kunnen we alles nog wijzigen. Indien akkoord druk op de S van Start afdrukken (van de werkorder), indien u niet zeker bent kan eerst een P van Proefafdruk worden gekozen. Middels de W van Wijzigen zijn alle onderdelen van de werkorder aan te passen, en met de V, verwijder je de gehele werkorder. (C) Infomotive International B.V. 21

22 De werkorder geprint Op de werkorder worden geen prijzen afgedrukt. Extra regels worden toegevoegd waarop de monteurs de verbruikte onderdelen en het aantal uren kunnen noteren. (C) Infomotive International B.V. 22

23 Verplichte nummers. In Infomobiel; 2 aparte klanten Werknemers Doorboekgegevens * In Infoboek; Grootboek rekeningschema * Grootboek rubrieken * Dagboek kodes * BTW kodes Periode instellingen Vaste grootboekrekeningen Het is verstandig, deze * gegevens m.b.v. de Infomotive consultant in te voeren aangezien de meeste in te voeren gegevens eenvoudig vanaf een diskette ingelezen kunnen worden. Hiermee bespaart u zich zeer veel tijdrovend typewerk! (C) Infomotive International B.V. 23

24 2 aparte klanten De De passant passant gebruikt gebruikt u om om fakturen fakturente te maken maken aan aan klanten klanten die die u niet niet in in uw uw vaste vaste klantenbestand klantenbestand wenst wenst op op te te nemen. nemen. Let Let op; op; u heeft heeft hier hier later later ook ook geen geen historie historie van! van! De De voorraad voorraad gebruikt gebruikt u om om uw uw eigen eigen wagenvoorraad wagenvoorraad op op in in te te kopen. kopen. (C) Infomotive International B.V. 24

25 Werknemers (C) Infomotive International B.V. 25

26 Doorboekgegevens (C) Infomotive International B.V. 26

27 Grootboek rekeningschema (C) Infomotive International B.V. 27

28 Dagboek kodes (C) Infomotive International B.V. 28

29 BTW kodes (C) Infomotive International B.V. 29

30 Periode instellingen (C) Infomotive International B.V. 30

31 Vaste grootboekrekeningen (C) Infomotive International B.V. 31

32 Alles ingevuld? Indien u alle voorgaande stappen heeft doorlopen, bent u klaar om met uw bedrijfsadministratie te beginnen. Zowel Infomobiel als Infoboek zijn optimaal ingericht om u van alle management-informatie te voorzien die u zich maar kunt wensen. (C) Infomotive International B.V. 32

33 Verplicht lijstwerk (overzichten) Vanuit Infomobiel dagelijks; 1. Het verkoopboek 2. Overzicht dag/week resultaten Vanuit Infomobiel wekelijks; 1. Overzicht onderhanden werkorders 2. Overzicht dag/week resultaten Vanuit Infomobiel maandelijks; 1. Ink/Verk Marge-systeem en Globalisatie-regeling (voor de marge-btw) 2. Voorraadlijst auto s 3. Overzicht Maand/Jaar-resultaten 4. Overzicht onderdeelgegevens (voorraadlijst) 5. Openstaande posten per klant 6. Betalingsverzoeken (C) Infomotive International B.V. 33

34 Verplicht lijstwerk (overzichten) Vanuit Infoboek dagelijks; 1. Geen dagelijkse lijsten Vanuit Infoboek wekelijks; 1. Geen wekelijkse lijsten Vanuit Infoboek maandelijks; 1. BTW-kontrole 2. Balans en V&W rekening 3. Proef- & saldi balans 4. Openstaande posten per crediteur 5. Afdrukken en verwerken periode-mutaties (C) Infomotive International B.V. 34

35 Inkoop fakturen Inkoop facturen boekt u in de boekhouding. In het dagboek inkoop diversen (ID) boeken wij onze schuld aan een crediteur. In het midden verantwoorden wij deze kosten op zg. grootboekrekeningen. De De kolom kolom BG BG staat staat voor voor BTW BTW Grondslagkode. Grondslagkode. Deze Deze kode kodezorgt ervoor ervoor dat dat de de BTW BTW kontrolelijst kontrolelijst gevuld gevuld wordt. wordt. (C) Infomotive International B.V. 35

36 Er ontstaat een schuld bij een crediteur! (C) Infomotive International B.V. 36

37 Die op een goed moment betaald wordt! (C) Infomotive International B.V. 37

38 Waardoor de schuld weer verdwijnt! (C) Infomotive International B.V. 38

39 Uw eigendom.. drukwerk (C) Infomotive International B.V. 39

40 Uw BTW overzicht btw recap.txt btw overzicht.txt globalisatie.txt (C) Infomotive International B.V. 40