Handleiding Aalles administratiesysteem versie 1.1. Inhoudsopgave

Transcriptie

1 Inhoudsopgave ONDERHOUD... 2 Aanpassen gebruikergegevens... 2 BTW tarief toevoegen... 2 Eenheid toevoegen... 2 Kostenplaats toevoegen... 2 Backup manager instellen... 2 KLANTEN... 3 Nieuwe klant toevoegen... 3 Klant wijzigen... 3 FACTUREN... 4 Nieuwe factuur opstellen... 4 Factuur wijzigen... 5 Facturen afdrukken... 5 Uitstaande facturen... 5 BTW overzicht... 5 OFFERTEN... 6 Nieuwe offerte opstellen... 6 Offerte wijzigen... 7 Offerten afdrukken... 7 Uitstaande offerten... 7 KOSTEN... 8 Nieuwe kosten toevoegen... 8 Kosten wijzigen... 8 BTW overzicht van 9

2 ONDERHOUD Aanpassen gebruikergegevens Ga naar 'onderhoud > gegevens eigenaar'. Hier kan alles gewijzigd worden behalve de bedrijfsnaam. Mede kan hier de verloopdatum voor de facturen en offerten gewijzigd worden. BTW tarief toevoegen Ga naar 'onderhoud > BTW tarief'. Hier kan men tarieven aanpassen en toevoegen. Eenheid toevoegen Ga naar 'onderhoud > eenheid'. Hier kan men eenheden toevoegen. Aalles heeft de standaard eenheden in het administratiesysteem verwerkt, door deze optie kunnen specifieke eenheden toegevoegd worden. Voorwaarde Ga naar onderhoud > voorwaarde. Hier kan men de algemene voorwaarde toevoegen en aanpassen. Nummer Ga naar onderhoud > nummer. Hier kan men het nummer aanpassen naar wens. Zo kan men het nummer jaarlijks laten doorlopen of opnieuw gaan tellen. Ook kunnen de maanden wel of niet meetellen. Kostenplaats toevoegen Ga naar 'onderhoud > kostenplaats'. Hier kan men kostenplaatsen toevoegen. Een kostenplaats dient aangemaakt te worden voor dat er kosten geregistreerd worden. Zo houdt men het overzichtelijk. Afdrukken op Ga naar onderhoud > afdrukken op. Hier kan men de afdruk bepalen qua briefpapier. Backup manager instellen Ga naar 'onderhoud > backup folder'. Hier kan men de plaats wijzigen van de map waar de backup geplaats moeten worden. Een backup houdt in dat men een kopie van de database heeft. De backup zorgt ervoor dat op het moment dat de harde schijf kapot gaat men geen gegevens verliest. De backup manager geeft de mogelijkheid een kopie van de database op een andere plaats op te slaan dan de huidige harde schijf waar het administratiesysteem geinstalleerd is. 2 van 9

3 3 van 9

4 KLANTEN Nieuwe klant toevoegen Ga naar 'klanten > nieuwe klant'. Hier kan men nieuwe klanten toevoegen, de gele vakken zijn verplicht (i.v.m. gegevens op de factuur, offerte en envelop). Klant wijzigen Ga naar 'klanten > klant wijzigen' om een klant te wijzigen. 4 van 9

5 FACTUREN Nieuwe factuur opstellen Ga naar 'facturen > nieuwe factuur'. Hier kan men een nieuwe factuur opstellen (let op: er kunnen geen facturen verwijderd worden!). De gele vakken zijn verplicht! Zodoende dient er eerst een klant aangemaakt te worden voordat men een factuur kan opstellen. Laatste nummer: Factuur nummer: Factuur datum: Betalen voor: Klant: BTW tarief: Is het laatste nummer wat gebruikt is. Dit nummer dient als volgt ingevuld te worden. F('F' van factuur)-jaar-maand-volgnummer bv: F De datum van vandaag (kan gewijzigd worden) De verloopdatum (zie 'onderhoud > gegevens eigenaar' om de verloopdatum in te stellen). Kies een klant die bij 'klant > nieuwe klant' is aangemaakt. Kies het BTW tarief (0% is BTW verlegd). Opdracht: Prijs: Omschrijving van de opdracht. Vul deze in als er een vaste prijs is. Aantal: Aantal x. Eenheid: Kies de eenheid. Eenheidsprijs: Wat kost een eenheid. Bv: Aantal: 10 Eenheid: stuks Eenheidsprijs: stuks x 20 euro = 200 euro. BTW: Kies hier het gewenste BTW tarief voor de opdracht. 5 van 9

6 Volgende: Om direct een nieuw factuur aan te maken. Factuur wijzigen Ga naar 'facturen > factuur wijzigen' om de volgende handelingen uit te voeren. Herinnering invoeren: Inhoud wijzigen: Datum betaald invoeren: Datum BTW afdracht: Creditfactuur maken: Hier kan men een eerste, tweede of laatste herinnering invoeren. Dit komt direct op het factuur te staan. Hier kan men de inhoud van een factuur wijzigen. Hier kan men de datum waarop deze is betaald invoeren. Deze verdwijnt direct in het overzicht 'facturen > uitstaande facturen'. Hier kan men de datum van het afdragen van de BTW invoeren. Deze verdwijnt direct in het overzicht 'facturen > BTW overzicht.' Hier kan men voor een factuur een creditfactuur maken. Facturen afdrukken Ga naar 'facturen > facturen afdrukken' om facturen af te drukken. Zowel het factuur als de envelop kunnen afgedrukt worden. Uitstaande facturen Ga naar 'facturen > uitstaande facturen' om te zien welke facturen nog open staan en welke nog niet betaald zijn. BTW overzicht Ga naar 'facturen > BTW overzicht' om direct te zien bij welke facturen de BTW nog niet is afgedragen. Mede kan het overzicht in een Excel bestand voor de boekhouder geëxporteerd worden. 6 van 9

7 OFFERTEN Nieuwe offerte opstellen Ga naar 'offerten > nieuwe offerte'. Hier kan men een nieuwe offerte opstellen (let op: er kunnen geen offerten gewist worden!). De gele vakken zijn verplicht! Zodoende dient er eerst een klant aangemaakt te worden voordat men een offerte kan opstellen. Laatste nr: Offerte nummer: Offerte datum: Geldig tot: Klant: BTW tarief: Opdracht: Prijs: Is het laatste nummer wat gebruikt is. Dit nummer dient als volgt ingevuld te worden. O('O' van offerte)-jaar-maand-volgnummer bv: O De datum van vandaag (kan gewijzigd worden) De verloopdatum (zie 'onderhoud > gegevens eigenaar' om de verloopdatum in te stellen. Kies een klant die bij 'klant > nieuwe klant' is aangemaakt. Kies het BTW tarief (0% is BTW verlegd). Omschrijving van de opdracht. Vul deze in als er een vaste prijs is. Aantal: Aantal x. Eenheid: Kies de eenheid. Eenheidsprijs: Wat kost een eenheid. Bv: Aantal: 10 Eenheid: stuks Eenheidsprijs: stuks x 20 euro = 200 euro. BTW: Kies hier het gewenste BTW tarief voor de opdracht. 7 van 9

8 Volgende: Om direct een nieuw factuur aan te maken. Offerte wijzigen Ga naar 'offerten > offerte wijzigen'. Hier kan men een aantal handelingen uitvoeren. Offerten afdrukken Inhoud wijzigen: Hier kan men de inhoud van een offerte wijzigen. Datum opdracht invoeren: Hier kan men de datum waarop de opdracht is aangenomen invoeren. Deze verdwijnt direct in het overzicht 'offerten > uitstaande offerten'. Ga naar 'offerten > offerten afdrukken' om offerten af te drukken. Zowel het offerte als de envelop kunnen afgedrukt worden. Uitstaande offerten Ga naar 'offerten > uitstaande offerten'. Hier kan men zien welke offerten nog in behandeling zijn en welke nog niet betaald zijn. Offerte > factuur Ga naar offerten > offerte / factuur om een offerte om te zetten naar een factuur. 8 van 9

9 KOSTEN Nieuwe kosten toevoegen Ga naar 'kosten > nieuwe kosten'. Hier kan men nieuwe kosten toevoegen. Kosten wijzigen Ga naar 'kosten > kosten wijzigen' om kosten te wijzigen. BTW overzicht Ga naar 'kosten > BTW overzicht'. Hier kan men direct zien bij welke kosten de BTW nog niet is gevorderd. Mede kan het overzicht in een Excel bestand voor de boekhouder 9 van 9