DIGOSOFT. Facturatiesoftware voor Garages en autohandelaars.

Transcriptie

1 DIGOSOFT Facturatiesoftware voor Garages en autohandelaars

2 1. Factuur Beheer: Maken van facturen en Credietnota s, wijzigen en afdrukken van facturen. Ook facturen van okkazies kan men wijzigen en/of opnieuw afdrukken. 2. Occassies: Verkoop van okkaziewagens met de bijzondere BTW regeling voor margewagens (0% BTW). Okkaziewagens-beheer is mogelijk. U weet dan op elk moment welke waarde aan auto's u in stock hebt. Bestelbons, leveringsbons en aankoop occassie van particulier zijn beschikbaar. 3. Bestek/Offerte : Maken van offertes of bestek, wijzigen en (opnieuw) afdrukken van offertes. Van een bestek kan men nadien een factuur maken, van een offerte niet. In de menubalk bovenaan : 4. Klanten: Toevoegen en wijzigen van klantgegevens. De geschiedenis van de nummerplaat, wanneer en op welke km-standen er aan de wagen is gewerkt. Welke onderdelen er op welk moment vervangen zijn. 5. Codes. Beheer van de codes (KO staat bv. voor klein onderhoud, MB staat bv. voor milieubijdrage...) maar ook beheer van artikels in voorraad (bv. lamph3 is halogeenlamp H3 en hiervan moet ik er bv. steeds 2 in voorraad hebben). Men kan rapporten uitprinten van de artikels die momenteel in stock zijn (stockwaarde berekening). Indien het voorraadbeheer geactiveerd is kan men ook bestellingslijsten afdrukken. 6. Werkfiches: Hiermee kunt u de werken plannen. Alle klantgegevens worden afgedrukt en de geschiedenis van de nummerplaat wordt partieel afgedrukt. Ook de opmerking aan de klant die bij de vorige factuur werd afgedrukt wordt weergegeven (bv. volgend onderhoud remblokjes vervangen). 7. Car-Pass : Car-Pass transfert via Internet tussen uw PC en de Car-pass Server 8. Boekhouding : Rapporten van facturen gegroepeerd volgens type (facturen, occasies, credietnota s) voor de boekhouder. Ook de BTW listing van 1 april met alle facturen gegroepeerd per BTW-nummer met subtotalen. 9. Administratie: programma instellingen met o.a. carpass-id,car-pass paswoord, voorraadbeheer Onderhoud: Backup/Recovery van de Database; Ledigen van de database en importeren van gegevens van het oude programma; Diagnoses uitvoeren op de database

3 Belangrijke informatie!! nummerplaat Terugkeren naar vorig scherm Indien u de verkeerde schermen hebt opgeroepen kunt u met de ESC(ape) toets terug naar het vorige scherm. Het programma afsluiten Het programma moet op een propere manier afgesloten worden, zodat alle databases proper worden afgesloten en de databases niet open blijven staan (corruptie). Dit kan door op Exit te klikken boven links het scherm. Je kan ook de shortcut gebruiken alt+x om het programma af te sluiten. Merk op dat er in het systeem nummerplaten zitten waarvan de twee eerste is. Het systeem heeft een unieke nummerplaat nodig om zijn klantendatabase te doorzoeken. Als een klant (nog) geen nummerplaat heeft laat je de nummerplaat gewoon leeg en krijg je van het programma zo n fictieve nummerplaat. Deze worden niet afgedrukt op de factuur. Je kan ze later veranderen in de juiste nummerplaat als de klant de volgende keer een nummerplaat heeft. Backup van de gegevens Regelmatig moet er een backup genomen worden van c:\digosoft op. In de map c:\digosoft\data staan alle factuurgegevens. Fonts Het programma maakt gebruik van niet proportionele fonts aswit Mono 437 die ook box-karakters ondersteunt. Run-time libraries Microsoft De run-time libraries van Microsoft FOXPRO 9.0 moeten op de PC geïnstalleerd zijn/worden. Programma foxrun die ook op de c: schijf staat. Bullzip PDF printer Indien u alle facturen wil opslaan in de map Facturen met als naam : factuur en het factuurnummer in PDF formaat dan kan dat maar dan moet het gratis programma Bullzip PDF printer geïnstalleerd worden op uw PC. De configuratie gebeurd door digosoft. Met de gratis software teamviewer kan ik hulp bieden op afstand. U moet teamviewer installeren op je PC en me de 9 cijfers userid en het 4 cijferige paswoord doorsturen of sms-sen. Met deze codes kan ik me op uw PC connecteren en werken. Het paswoord veranderd bij elke nieuwe sessie van teamviewer

4 Factuurbeheer Nieuwe factuur maken Selecteer "Beheer Facturen" Geef de nummerplaat in of een gedeelte van de naam of Chassisnummer (gedeelte) U geeft ook de kmstand van de auto in en indien gewenst kan u het factuurnummer en de factuurdatum aanpassen. Let op voor dubbele factuurnummers! Indien u nu niet de KM-stand ingeeft kan u dit later nog doen terwijl u de factuur opmaakt of wijzigt. Indien u een gedeelte van de naam hebt opgegeven krijgt u een lijst van de bestaande klanten die voldoet aan de zoekcriteria. Indien de klant nog niet in uw database zit kan je de "nieuwe klant" bovenaan links selecteren.

5 U kan nu de gegevens van de klant inbrengen. Met "enter" of "tab" kan u naar een volgend aanliggend veld gaan. U kan ook de muis gebruiken om een bepaald veld direct te selecteren. Indien u alles hebt ingebracht kan u met CTRL-W direct naar het volgende scherm springen. Indien u "ESC" indrukt gaat u terug naar het vorige scherm. De code of artikel : U kan een bestaande code (bv. "ko" voor klein onderhoud) inbrengen, u kan ook een artikelnummer inbrengen (bv. lamph4) of een constructeurs code inbrengen (bv. F45457GT67). Indien de code nog niet in de database zit kan je ze nu inbrengen (nieuwe code). Door "enter" of TAB te drukken gaat u naar een volgend veld en kan u de beschrijving, aantal of prijs wijzigen. Wijzigingen aan beschrijving en/of prijs worden permanent gewijzigd in de codes database. leeg : U maakt geen gebruik van codes en gaat enkel de beschrijving inbrengen. De beschrijving wordt niet in de codes database opgeslagen. Als de beschrijving slechts één keer voorkomt voor één factuur kan men de code leeg laten.? vraagteken: U weet dat u de code reeds ingebracht hebt maar u kent ze niet meer. U kan dan de code terugvinden door een stuk van de beschrijving in te geven. U krijgt dan een lijst van de bestaande codes die voldoen aan de zoekkarakters. Nieuwe code NIEUW1 inbrengen Verwijderen van een code, druk op het rode kruisje links van de code Wanneer u alle codes hebt ingevuld en de factuur volledig is kan u de factuur opslaan en uitprinten. U kan ook de betalingswijze selecteren: Cash of Bank. Wanneer u bankoverschrijving selecteert komt op de facuur een structurele mededeling die uit de factuurnummer gevolgd door de 2 cijfers van de MOD97.

6 Beheer van de facturen Door op de rechtermuisklik kan men de factuur: Wijzigen (gewoon enteren of linkermuisklik) Afprinten Herinneringen voor betalingen sturen, er wordt een brief afgedrukt met een herinnering van niet-betaling van de factuur en een copy van de factuur wordt mee afgedrukt Facturen verwijderen, foutieve facturen kunnen verwijderd worden (bvb wanneer de factuur voor de verkeerde klant is gemaakt). De klantengegevens blijven wel bewaard. De stock wordt aangepast en indien het een factuur van een verkoop okkazie is wordt de okkazie verwijderd uit de okkazie database. Nummering aanpassen, als men de voorlaatste factuur verwijderd heeft kan men de laatste factuur hernummeren naar de voorlaatste factuur. Nneer de Occassies beheren (inbrengen, voorschotten, verkopen) Wanneer je gewoon enter drukt kunnen de occassiegegevens aangepast worden, zie onder

7 Gegevens van de occassie wijzigen Door op de rechtermuisklik kan men de occassie Verkopen, factuur maken van de verkoop van de occassie Wijzigen, gegevens occassie aanpassen verwijderen, wanneer de occassie niet verkocht geraakt of meegegeven voor een goed doel kan men de occassie manueel verwijderen. Bestelbon/voorschot, maken van een overeenkomst om een optie te nemen op de wagen. Leveringsbon, levering aan andere autohandelaar. Blad voorruit blad uitprinten om achter de voorruit te leggen met de gegevens van de auto Hiermee kan u de nodige documenten opmaken wanneer een particlulier bij u komt om zijn auto te verkopen. U kan dan de nodige documenten die nodig zijn bij de verkoop afdrukken en een exemplaar aan degene die zijn wagen aan u verkoopt geven. De wagen is dan ook automatisch opgenomen in de stock.

8 Maakt een lijst met aankoopprijzen van al uw wagens in stock (voor de economische inspectie). U kan ook direct aflezen wat uw stockwaarde is op dat moment. Bestek/Offerte Klik op bestek/offerte Klik op Nieuw bestek/offerte Door op de rechtermuisklik kan men de offerte of bestek: Wijzigen (gewoon enteren of linkermuisklik) Verwijderen Factuur maken, klik hierop om van een aanvaard bestek een factuur te maken. Werkfiche maken : een werkfiche maken van een bestek

9 Klanten beheer Door op de rechtermuisklik te drukken in de lijst kan men een aantal bewerkingen uitvoeren op de klant. Nieuwe klant aanmaken Wijzigen (gewoon enteren of linkermuisklik) Verwijderen Factuuroverzicht geven van die klant Codes beheer Door op de rechtermuisklik te drukken in de lijst kan men de codes database beheren. Wijzigen (gewoon enteren of linkermuisklik) Verwijderen

10 Werkfiches Nieuwe werkfiches maken Alle werkfiches van de volgende werkdag uitprinten Bestaande werkfiches in de lijst aanpassen Door op de rechtermuisklik te drukken in de lijst kan men een aantal bewerkingen uitvoeren op de werkfiches. Printen Wijzigen Verwijderen Oude werkfiches verwijderen Boekhouding

11 Administratie Onderhoud Het programma (proper) verlaten