Bijscholing ACT. 15/06/ Rode Kruis Vlaanderen ACT

Transcriptie

1 Bijscholing ACT

2 Bijscholing ACT Algemene info ACT Vragen Oefenen

3 Bijscholing ACT Algemene info ACT

4 ACT 2 applicaties WIN-applicatie voor administrators hoofdzetel provinciale zetel afdelingen WEB-applicatie voor geïnteresseerden cursisten/deelnemers klanten (scholen, bedrijven, organisaties)

5 WIN-applicatie

6 WEB-applicatie

7 HOE ACT INSTALLEREN? Gebruik voor ACT steeds Internet Explorer De volgende software is vereist (alvorens men ACT Win kan installeren) Windows Installer 3.1 NET framework 4.0 Niet meer nodig vanaf Window 8.1 Ga naar de website en klik op de knop installeer Indien paswoord vergeten, nieuw paswoord aanvragen via volgend adres

8 OPLEIDING INGEVEN Alle opleidingen (Vorming, Jeugd Rode Kruis, Bedrijfseerstehulp, Opleidingen, enz ) dienen te worden ingegeven vóór de aanvang van de opleiding Kijk of je in het juiste ACT-statuut bent Gebruik steeds de juiste codes: VORM BEH OND JRK OPL alles voor Vorming alles voor Bedrijfseerstehulp alles voor Onderwijs alles voor Jeugd Rode Kruis alles voor Opleidingen

9 Opleiding ingeven (vervolg) Vul alle gegevens in zoals: data en uren waarop de lessen doorgaan leslokaal lesgever(s) en simulant(en) contactpersoon voor de cursus duid aan of de cursus op de website dient te verschijnen duid aan of de contactpersoon een mail ontvangt bij inschrijvingen Bewaar de opleiding = uniek nummer voor deze opleiding Nu kan je eventueel nog aanpassingen aanbrengen (zoals datum, uren, lesgever, aantal deelnemers)

10 Opleiding ingeven (vervolg) Pas de status van de cursus aan Examen inbrengen voor de cursus Examen aan cursus koppelen = cursisten maar éénmaal inbrengen Nu kan je cursisten inschrijven (nieuwe cursisten aanmaken in CRM) Bij het inbrengen van nieuwe cursisten steeds eerst kijken of cursist niet reeds in CRM beschikbaar is. Dit voorkomt dubbel gebruik Cursisten op voorhand ingeven: cursisten zijn reeds ingevuld op aanwezigheidslijsten examenverslag kunnen uitgeprint worden met namen cursisten Na de opleiding de aanwezigheden ingeven voor zowel de cursus als het examen

11 Opleiding ingeven (vervolg) Examenresultaten ingeven. Cursist niet geslaagd = reden vermelden zie motivatieverslag ingevuld bij examen) Cursus en examen afsluiten Kopie examenverslag, presentielijst en motivatieverslag (voor niet geslaagde cursisten) overmaken aan provinciale zetel. Mag ook digitaal Brevetten worden opgemaakt door prov. zetel. Je ontvangt een bericht als brevetten beschikbaar zijn Indien je attesten wenst voor een individuele les dan kan je deze aanvragen op de provinciale zetel zelf uitprinten op attesten -papier (te bestellen via webshop) duplicaat uitprinten op blanco papier van iets dikkere kwaliteit

12 Gesloten opleiding ingeven Opleiding ingeven zoals hierboven. Hou echter rekening met volgende extra zaken: Bij gesloten opleiding steeds klant vermelden Contactpersoon voor klant aanduiden Facturatie adres invullen Contract opmaken en versturen ter ondertekening Cursisten dienen aan klant gekoppeld te worden alvorens deze kunnen worden toegevoegd Facturatie dient door de afdeling te gebeuren via de penningmeester (uitzondering Bedrijfseerstehulp)

13 Opleiding Bedrijfseerstehulp ingeven Om deze opleidingen te mogen geven, dient de afdeling erkend te zijn Opleiding ingeven zoals bij een gesloten opleiding Het is wettelijk bepaald dat er slechts 15 cursisten per groep mogen deelnemen Facturatie gebeurt niet door de afdeling. Provinciale zetel stuurt de facturen door naar de hoofdzetel die ze, op haar beurt, doorstuurt naar de klant Hoofdzetel zorgt voor de betaling van de opleiding aan de afdeling

14 Nog enkele bijkomende opmerkingen Volgorde van de lessenschema s kan niet gewijzigd worden Voor alle lessen is de regel dat 15 deelnemers een maximum is Laat de cursisten bij de eerste les een infofiche voor cursisten invullen. Dit is gemakkelijker om de gegevens in te brengen, te controleren of aan te passen Dubbele personen in ACT of CRM steeds melden aan provinciale zetel Laat op het examen de cursisten nog eens hun gegevens controleren op het examenverslag Mocht een bepaalde status bewaard zijn en je wil nog gegevens wijzigen, geef dan een seintje aan de prov. zetel. Wij zetten deze terug

15 Opleiding afgesloten ook dan kan je vragen om deze terug open te zetten om nog wijzigingen aan te brengen. Opleiding geannuleerd. Dan dien je alles opnieuw in te brengen. Brevetten opnieuw printen is uitzonderlijk mogelijk. Duplicaten brevetten is geen probleem. Dit zal de afdeling zelf doen.

16 Cursisten inbrengen Open CRM Zoek cursist eerst op. Dit voorkomt dubbel gebruik Kijk of zijn gegevens nog kloppen, pas deze eventueel aan Zit cursist nog niet in CRM, maak dan een nieuwe aan Indien nodig koppel deze aan de organisatie/bedrijf Sluit CRM Open de activiteit en schrijf de cursist is Sluit de inschrijvingen af

17 CRM Gebruik voor CRM best Firefox als browser (Internet Explorer geeft soms problemen) Ga naar de website Log in. Mocht je je gebruikersnaam of wachtwoord vergeten zijn dan kan u dit hier opvragen

18 CRM Cursist Verwijder alle filters en vul bij zoek, naam van de cursist in. Begin steeds met de voornaam

19 CRM cursist (vervolg) Persoon komt voor in lijst. Klik dan op het pijltje naast de naam.

20 CRM cursist (vervolg) Er opent zich een scherm met alle gegevens van de cursist. Klik op wijzig om gegevens te bekijken en/of aan te passen

21 CRM cursist (vervolg) Pas de gegevens aan en klik op opslaan. Gegevens zijn bewaard. Ga terug naar de zoekresultaten.

22 CRM cursist (vervolg) Lijst is leeg = persoon staat niet in CRM Klik op persoon toevoegen

23 CRM Cursist (vervolg) Nieuwe persoon aanmaken. Vul alle gegevens van de cursist in en klik op aanmaken

24 CRM Cursist (vervolg) Persoon zit nu in CRM en is zichtbaar in ACT

25 CRM Bedrijf/organisatie Voor gesloten opleidingen dient de cursist nu nog aan een organisatie/bedrijf te worden gekoppeld Open hiervoor CRM en klik op bedrijven/organisaties. Vul hier de naam van het bedrijf in en klik op zoeken. Er opent zich een lijst

26 CRM Bedrijf/organisatie (vervolg) Staat het bedrijf niet op de lijst klik dan op bedrijf/organisatie toevoegen

27 CRM Bedrijf/organisatie (vervolg) Er opent zich volgend scherm waar je de gegevens van het bedrijf inbrengt en bewaard

28 CRM Bedrijf/organisatie (vervolg) Staat het bedrijf/organisatie op de lijst klik dan op het pijltje naast dit bedrijf. Volgend scherm opent zich waar je eventueel gegevens kan aanpassen of wijzigen

29 CRM Bedrijf/organisatie (vervolg) Op dit scherm kan je ook zien of een persoon aan dit bedrijf/organisatie gekoppeld is. Indien dit niet het geval is klik op het plusje

30 CRM Bedrijf/organisatie (vervolg) Volgend scherm opent zich Vul hier de naam van de cursist in. Persoon wordt getoond. Klik op de naam zodat deze in het scherm verschijnt. Vermeld bij functie bv medewerker/contactpersoon Opslaan

31 CRM Bedrijf/organisatie (vervolg) Medewerker is toegevoegd aan bedrijf/organisatie

32 CRM Bedrijf/organisatie (vervolg) Als je nu terug gaat naar ACT en je kijkt via beheer naar klant, dan kan je daar het bedrijf/organisatie terugvinden Als je het bedrijf/organisatie opent zal je hieronder ook alle cursisten terugvinden Tot zover het deeltje over CRM

33 Ondersteuning vrijwilligers Op ieder blad in rechterbovenhoek Helpfunctie in ACT - welkomstboodschap - formulier probleem melden - handleiding (vragen en antwoorden) - over ACT (versie waarin u werkt) Tijdens de kantooruren op de provinciale zetel via nummer Tel Via mail: rita.mil@rodekruis.be