Newmerce.nl INFOMOBIEL WERKPLAATS

Transcriptie

1 INFOMOBIEL WERKPLAATS 1

2 FACTUREREN VANUIT DE WERKPLAATS Met behulp van de werkplaatsadministratie worden facturen gemaakt op basis van het kenteken. Uiteraard kun je ook via de klant beginnen, maar aan deze klant moet een wagen gekoppeld zijn of deze dient u aan te maken. Middels de klant passant (F7) is een eenmalige factuur te maken zonder alle klant-, en wagengegevens in te moeten vullen echter wordt van deze factuur geen historie vastgehouden. 2

3 WERKPLAATSMENU 1. Werkorder invoeren; om een werkopdracht voor de monteur te maken. 2. Pro-forma factuur; om uw klant te informeren wat een bepaalde klus gaat kosten (ook te gebruiken als offerte) 3. Direkt-factuur; om zonder tussenkomst van een werkorder direkt een factuur te maken. 4. Gereedmelden werkorder; om de werkorder te completeren en uit te factureren. 5. Wijzigen werkorder; om tussentijds de werkorder aan te passen b.v. als de klant belt met het verzoek om toch de banden te vervangen. 6. Kopie-factuur; om reeds gemaakte facturen nogmaals af te drukken. Op de print staat echter duidelijk vermeld dat het om een kopie factuur gaat. 7. Werkplaats factuur crediteren; om een reeds gemaakte factuur in het totaal te crediteren. 8. Afdrukken van facturen die u uitgesteld of verzameld heeft gereedgemeld. 9. Prijsopgave voor uw klanten (leasemij) waarvoor u een reeds bestaande werkorder gebruikt 10. Alle werkorders voor een bepaalde dag in 1 keer afdrukken. 3

4 WAT FAKTUREERT U IN DE WERKPLAATS? Faktureerkodes 1. APK 2. Afmeldkosten 3. Milieuheffing 4. Kleinmateriaal 5. Uurloon Kortom; alles wat u niet kunt vastpakken Onderdelen 1. Bougie s 2. Accu s 3. Ruitenwissers 4. Filters 5. Banden Kortom; alles wat u wel kunt vastpakken 4

5 OF U KOMBINEERT ALLES IN EEN RECEPTUUR! Receptuurkode GB10 Grote beurt bij Km Faktureerkodes voor deze beurt APK AF U(urloon) Onderdelen voor deze beurt Oliefilter Luchtfilter Bougies Faktuur/werkordertekst Km beurt incl. APK volgens fabrieks-specifikaties 5

6 TIJDENS DE WERKPLAATSFAKTURATIE Kunt u een nieuwe klant aanmaken Kunt u een nieuw kenteken aanmaken Kunt u vrije tekst ingeven Kunt u sluitregels ingeven Kunt u garantiebepalingen vastleggen Kunt u onderdelen aanmaken Faktureerkodes en recepturen dienen bij voorkeur reeds aanwezig te zijn. 6

7 ONDERHOUDEN FAKTUREERKODES Alle faktureerkodes welke met een U beginnen slaan op U(urloon)!!! U kunt totaal 14 tarieven invoeren, en koppelen aan klantsoorten. In veld 6 een A(pk) dan wordt tijdens facturatie gevraagd of de APK datum van betrokken kenteken 1 jaar verder mag worden gezet! Een T staat voor bv. Tachograaf, Technische controle, Tectylbeurt. 7

8 ONDERHOUDEN KLANTSOORTEN Klantsoort FLE is gekoppeld aan tarief 4 Deze klant is ingedeeld in de klantsoort FLE (veld 22) en zal voor factureercode U (arbeidsloon) 25,00 berekend krijgen ipv 35,00, en voor een APK wordt 30,00 ipv 34,95 in rekening gebracht. 8

9 31 OVERZICHT FACTUREERCODES 9

10 ONDERHOUDEN ONDERDELEN 10

11 24 OVERZICHT ONDERDEELGEGEVENS 11

12 ONDERHOUDEN RECEPTUREN U kunt met vaste receptuurprijzen werken. U dient dan wel een grootboekrekening voor het extra resultaat in te voeren. 12

13 32 OVERZICHT RECEPTUREN 13

14 WERKORDER INVOEREN Vul bij kenteken het juiste kenteken in. Is het kenteken reeds bekend, dan verschijnen alle gegevens in de kop van de werkorder. Is het kenteken niet bekend, dan kunt u de wagen direct in onderhouden wagengegevens aanmaken. U kunt tevens op verschillende manieren zoeken met F2 = inhoud kentekens. Eerste gedeelte van het kenteken ingeven en dan op F2 drukken. F2 + F2 = filter, waar u bv. het merk auto invult waarna een lijst verschijnt met alle auto s die aan uw filter voldoen. Enter indrukken om naar wagennummer te springen. Nogmaals Enter om via de klantnaam te zoeken. 14

15 KOPGEGEVENS In de kop van de werkorder komen alle gegevens te staan met betrekking tot het kenteken en de daarbij behorende klant. Daarnaast worden in de kop de datum van aanmaak werkorder, eventueel de kostenplaats, de receptuur al dan niet met een vaste prijs en de kilometerstand, monteur, omschrijving van het werk en de plan reparatiedatum ingevuld. 15

16 WERKORDER TEKST Nu kunnen de uit te voeren werkzaamheden uitgebreid worden ingevuld. Let op; indien er met een receptuur gewerkt wordt, worden de uit te voeren werkzaamheden uiteraard overgenomen van de receptuur. Alle gegevens uit de receptuur zijn aan te passen. Regels die u laat voorafgaan door een * worden alleen op de werkorder afgedrukt en niet op de factuur. Regels voorafgegaan door een # zijn uitsluitend op het scherm zichtbaar. 16

17 DE FACTUREERCODES OP DE WERKORDER Nu kunnen de factureercodes worden ingevuld. Let op; indien er met een receptuur gewerkt wordt, worden de factureercodes uiteraard overgenomen van de receptuur. Alle factureercodes uit de receptuur zijn aan te passen. Factureercodes zijn die codes die u niet vast kunt pakken, en de codes die met een U(urloon) beginnen staan in de recapitulatie, en later in uw bedrijfsgegevens onder ARBEIDSLOON. 17

18 DE ONDERDELEN OP DE WERKORDER Nu kunnen de onderdelen worden ingevuld. Let op; indien er met een receptuur gewerkt wordt, worden de onderdelen uiteraard overgenomen van de receptuur. Alle onderdelen uit de receptuur zijn aan te passen. Aan het einde van iedere regel (zowel bij factureercodes, als bij onderdelen) kunt u aangeven voor wie de kosten bestemd zijn. K = voor rekening Klant de klant betaald de kosten I = voor rekening Intern het eigen bedrijf betaald de (kostprijs)kosten C = voor rekening Claim De leverancier van de onderdelen betaald de (kostprijs)kosten en de onderdelen komen terecht in het claimregister dat uitgerpint kan worden. 18

19 ONDERDELEN ZONDER NUMMER (F7) EN VANUIT EEN EXTERNE DATABASE Met functietoets F7 kunt u onderdelen opvoeren zonder nummer. Deze onderdelen komen dus niet voor in uw administratie (zowel in interne onderdelen als in externe onderdelen) en worden dus incidenteel verkocht. Als u met F7 een onderdeel zonder nummer toevoegd wordt u gevraagd eerst de inkoopprijs in te vullen. Dit omdat pas dan een marge berekend kan worden. Met F8 kunt u (optioneel) ontsnappen naar de Aldoc, Master- of H-base alwaar u uw onderdelen selecteerd. Deze worden desgewenst meegenomen op uw werk order. 19

20 DE SLUITREGEL OP DE WERKORDER De sluitregels kunnen ingevuld worden. Middels de diversen, besturingsgegevens kunnen echter vaste sluitregels aangemaakt worden voor de werkplaatsfactuur die automatisch worden ingevoegd bij iedere nieuwe werkorder. Zoals alle gegevens kunnen ook de sluitregels desgewenst aangepast worden. 20

21 DE FACTUUR SPECIFIKATIE De factuurspecificatie geeft een inzicht in de bedragen van; Vaste prijs vanuit de receptuur Onderdelen Arbeidsloon (fact.codes met een U) Diversen (overige fact.codes) BTW Te betalen Aangezien we een werkorder aan het invoeren zijn kunnen we alles nog wijzigen. Indien akkoord druk op de S van Start afdrukken (van de werkorder), indien u niet zeker bent kan eerst een P van Proefafdruk worden gekozen. Middels de W van Wijzigen zijn alle onderdelen van de werkorder aan te passen, en met de V, verwijder je de gehele werkorder. 21

22 DE WERKORDER GEPRINT Op de werkorder worden geen prijzen afgedrukt. (kan wel!) Extra regels worden toegevoegd waarop de monteurs de verbruikte onderdelen en het aantal uren kunnen noteren. 22

23 VERPLICHTE NUMMERS. In Infomobiel; 2 aparte klanten Werknemers Doorboekgegevens * In Infoboek; Grootboek rekeningschema * Grootboek rubrieken * Dagboek kodes * BTW kodes Periode instellingen Vaste grootboekrekeningen Het is verstandig, deze * gegevens m.b.v. uw Newmerce consultant in te voeren aangezien de meeste in te voeren gegevens eenvoudig vanaf een diskette ingelezen kunnen worden. Hiermee bespaart u zich zeer veel tijdrovend typewerk! 23

24 2 APARTE KLANTEN De passant gebruikt u om fakturen te maken aan klanten die u niet in uw vaste klantenbestand wenst op te nemen. Let op; u heeft hier later ook geen historie van! De voorraad gebruikt u om uw eigen wagenvoorraad op in te kopen. 24

25 WERKNEMERS 25

26 DOORBOEKGEGEVENS 26

27 GROOTBOEK REKENINGSCHEMA 27

28 DAGBOEK KODES 28

29 BTW KODES 29

30 PERIODE INSTELLINGEN 30

31 VASTE GROOTBOEKREKENINGEN 31

32 ALLES INGEVULD? Indien u alle voorgaande stappen heeft doorlopen, bent u klaar om met uw bedrijfsadministratie te beginnen. Zowel Infomobiel als Infoboek zijn optimaal ingericht om u van alle management-informatie te voorzien die u zich maar kunt wensen. 32

33 VERPLICHT LIJSTWERK (OVERZICHTEN) Vanuit Infomobiel dagelijks; 1. Het verkoopboek 2. Overzicht dag/week resultaten Vanuit Infomobiel wekelijks; 1. Overzicht onderhanden werkorders 2. Overzicht dag/week resultaten Vanuit Infomobiel maandelijks; 1. Ink/Verk Marge-systeem en Globalisatie-regeling (voor de marge-btw) 2. Voorraadlijst auto s 3. Overzicht Maand/Jaar-resultaten 4. Overzicht onderdeelgegevens (voorraadlijst) 5. Openstaande posten per klant 6. Betalingsverzoeken 33

34 VERPLICHT LIJSTWERK (OVERZICHTEN) Vanuit Infoboek dagelijks; 1. Geen dagelijkse lijsten Vanuit Infoboek wekelijks; 1. Geen wekelijkse lijsten Vanuit Infoboek maandelijks; 1. BTW-kontrole 2. Balans en V&W rekening 3. Proef- & saldi balans 4. Openstaande posten per crediteur 5. Afdrukken en verwerken periode-mutaties 34

35 INKOOP FAKTUREN Inkoop facturen boekt u in de boekhouding. In het dagboek inkoop diversen (ID) boeken wij onze schuld aan een crediteur. In het midden verantwoorden wij deze kosten op zg. grootboekrekeningen. De kolom BG staat voor BTW Grondslagkode. Deze kode zorgt ervoor dat de BTW kontrolelijst gevuld wordt. 35

36 ER ONTSTAAT EEN SCHULD BIJ EEN CREDITEUR! 36

37 DIE OP EEN GOED MOMENT BETAALD WORDT! 37

38 WAARDOOR DE SCHULD WEER VERDWIJNT! 38

39 UW EIGENDOM.. DRUKWERK 39

40 UW BTW OVERZICHT 40