Hoe zorgt u voor een transparante, efficiënte pensioenadministratie?

Transcriptie

1 Pensioenbeheer

2

3 Hoe zorgt u voor een transparante, efficiënte pensioenadministratie? De dagelijkse pensioenuitvoering ligt onder een vergrootglas. Toezichthouders, werkgevers en deelnemers verwachten de hoogste kwaliteit tegen zo laag mogelijk kosten. De eisen worden hoger, de vragen lastiger. Syntrus Achmea stelt u in staat om de dagelijkse pensioenadministratie uit handen te geven terwijl u grip houdt op de kwaliteit. Met duidelijke rapportages stellen we u in staat om verantwoording af te leggen aan toezichthouders en belanghebbenden. Zo ontstaat er voor uw bestuur ruimte om vooruit te kijken. Daarbij kunnen wij u ondersteunen met beleids-, communicatie-, actuarieel en juridisch advies.

4 Verder gaan is perfect op elkaar ingespeeld zijn.

5 Pensioenadministratie Het hart van Syntrus Achmea Pensioenbeheer bestaat uit een efficiënte pensioenadministratie, waarin we de gegevens van actieve en inactieve deelnemers en pensioengerechtigden up-to-date houden. Daarnaast kunnen we de bijbehorende financiële administratie verzorgen, van de dagelijkse boekhouding tot en met het actuariële jaarwerk. Elke mogelijke pensioenregeling We beschikken over de vakkennis en flexibiliteit om elke mogelijke pensioenregeling uit te voeren. Dat betekent dat we rekening houden met de bijzonder heden van bedrijfstak-, ondernemings- én beroepspensioenfondsen. We hebben uitgebreide ervaring met alle mogelijke DB-regelingen en verzorgen de meest innovatieve en vooruitstrevende DC-regelingen. Transparant, ook in kosten We bieden maximale transparantie, ook op het gebied van kosten: het is voor iedereen helder wat we in rekening brengen. Onze schaalgrootte stelt ons in staat om tegen de laagst mogelijke kosten te werken. U profiteert bovendien mee van de innovatieve concepten die we ontwikkelen en vervolgens aanpassen aan de bijzonderheden en identiteit van uw fonds. De kosten van veranderingen blijven beperkt dankzij de grote flexibiliteit van ons administratiesysteem. Uw eigen team We streven naar een zo klein mogelijke afstand tussen uw bestuur en onze administratie. Daarom stellen we een team samen van medewerkers die zich volledig op uw fonds richten. We besteden veel aandacht aan opleiding en kennisdeling: alle teamleden zijn op de hoogte van de nieuwste wet- en regelgeving en de ontwikkelingen in uw sector. Als de situatie daarom vraagt, vullen we ons team aan met andere specialisten, zoals pensioenjuristen of communicatieadviseurs. De accountmanager: uw vaste aanspreekpunt Binnen uw eigen klantteam is de accountmanager uw vaste aanspreekpunt. Hij of zij is niet alleen verantwoordelijk voor de uitvoering van de pensioena dministratie, maar treedt ook op als sparring partner en regisseur van onze dienstverlening. De accountmanager zorgt er bovendien voor dat uw bestuur altijd als eerste op de hoogte is van bijzondere situaties of belangrijke ontwikkelingen, zodat u tijdig kunt sturen.

6 Verder gaan is weten wat er speelt.

7 SLA-rapportage Naast het persoonlijke contact met onze accountmanager gebruiken we verschillende rapportages om u op de hoogte te houden van de resultaten. Elk kwartaal ontvangt u een overzichtelijke SLA-rapportage die laat zien hoe onze dienstverlening scoort ten opzichte van de prestatieafspraken die we met u hebben gemaakt. U kunt de SLA-rapportage ook op uw tablet raad plegen, zodat u de meest recente gegevens altijd binnen handbereik heeft. Zo houdt u grip op de kwaliteit. Communicatie met deelnemers Een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening is de communicatie met uw deelnemers. Naast de wettelijk verplichte pensioencommunicatie verzorgen we onder andere een online portaal waar deelnemers hun persoonlijke gegevens kunnen raadplegen. Een pensioenplanner helpt ze om hun inkomen voor later in kaart te brengen. Dankzij een realtime koppeling met onze pensioenadministratie weet iedere deelnemer exact wat de status is van zijn pensioen. Deelnemers met vragen krijgen persoonlijk antwoord van een medewerker die volledig op de hoogte is van de regeling. De voordelen van onze multiclient-aanpak Syntrus Achmea bedient meer dan tachtig bedrijfstak-, ondernemings- en beroepspensioen fondsen. Dat vraagt om een multiclient-aanpak waarvan alle partijen profiteren: Onze aanpak levert verschillende schaalvoordelen op. Voorbeeld: we beschikken over een robuust, centraal administratiesysteem waarmee we elke mogelijke pensioenregeling efficiënt uitvoeren. Een zelfstandig administrerend fonds dat de pensioenadministratie bij ons onderbrengt, bespaart gemiddeld dertig procent op de uitvoeringskosten. Achter de schermen streven we naar uniformiteit, aan de voorkant bieden we u zo veel mogelijk maatwerk. Voorbeeld: ons administratieplatform beschikt over ruim 800 knoppen die we afzonderlijk kunnen instellen om aan alle wensen van uw fonds te voldoen. We profiteren van de breedte van ons klantenbestand, onder andere op het gebied van governance. Voorbeeld: onze klanten voeden ons met ideeën, vragen en adviezen via onze Klantenraad en Raad van Advies. We leren van onze klanten en onze klanten leren van elkaar. Voorbeeld: het persoonlijke pensioen portaal, dat we hebben ontwikkeld met een van onze klanten, introduceren we ook bij andere fondsen.

8 Verder gaan is oplossingen bieden.

9 Pensioenaangifte: administratieve lastenverlichting Syntrus Achmea is voortdurend op zoek naar manieren om de administratieve lasten te verlichten. Werkgevers kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van Pensioenaangifte. Dankzij een koppeling met de salarisadministratie, is één druk op de knop voldoende om maandelijks alle pensioengegevens aan te leveren. Naast administratief gemak voor werkgevers, betekent dit ook dat onze administratie voortdurend werkt met de meest actuele gegevens. Handhaving Met een in de praktijk bewezen handhavingsbeleid zorgen we voor een substantiële bijdrage aan de aansluiting van werkgevers in uw beroeps- of bedrijfstak op uw fonds. Daarmee minimaliseren we het risico dat uw fonds ooit geconfronteerd wordt met pensioengerechtigden die nooit premie hebben betaald. Bovendien stellen we u in staat om verantwoording af te leggen aan de toezichthouder. Met gegevens van de Kamer van Koophandel, UWV en de Belastingdienst controleren we namens uw fonds of er werkgevers zijn die zich nog niet hebben aangesloten en of we van aangesloten werkgevers op tijd de juiste en volledige gegevens ontvangen van alle deelnemers.

10 Verder gaan is toegewijd zijn.

11 Bestuursondersteuning en -advies Als u de pensioenadministratie aan ons uitbesteedt, kunt u zich concentreren op de inhoud van uw bestuurswerk. Voor een goede en snelle besluitvorming is het van belang dat u over de juiste kennis beschikt. In aanvulling op onze administratieve diensten bieden we uw bestuur ondersteuning in de vorm van rapportages en beleids-, communicatie-, actuarieel en juridisch advies. Onze kennis van de pensioen wereld en ervaring met vele verschillende pensioen fondsen stelt ons in staat om kwalitatief hoogwaardig advies te geven dat is toegesneden op de situatie van uw fonds. Inzicht in resultaten en risico s Naast de SLA-rapportage bieden we u aanvullende rapportages die u inzicht geven in resultaten en risico s. Voorbeelden zijn rapportages over klantcontacten (welke vragen ontvangen we van deelnemers?) of financiën (de stand van het fonds, kostenontwikkeling) en creditmanagement (status van de incassotrajecten). In onze risicorapportage geven we u haarscherp inzicht in de risico s van uw fonds. Online inzicht in risico s Wij helpen u bij het identificeren van de belangrijkste risico s en bijbehorende beheersmaatregelen. Alle leden van uw bestuur krijgen toegang tot een online platform dat op elk moment een actueel overzicht biedt van risico s, risico- inschattingen, beheersmaatregelen en openstaande acties. Zo is het voor iedereen duidelijk wanneer er extra actie nodig is. Heeft u de ambitie om het risicomanagement van uw fonds naar een hoger niveau te brengen? Wij begeleiden u daar graag bij met een uitgebreid pakket workshops, trainingen en adviesdiensten. Beleidsadvies Hoe blijft u op de hoogte van alle veranderingen in de pensioenwereld? En hoe speelt u daar tijdig op in? Onze afdeling Beleidsontwikkeling volgt alle belangrijke ontwikkelingen op pensioengebied. Dat gebeurt met een multidisciplinaire blik: de afdeling brengt niet alleen economische trends of nieuwe wetgeving in kaart, maar verdiept zich ook in politiek en maatschappij. Onze beleidsadviseurs vertalen die ontwikkelingen naar concrete oplossingen en heldere beleidsnotities, die uw accountmanager op zijn beurt toesnijdt op uw pensioenfonds. De afdeling onderhoudt nauwe contacten met overheid, Pensioenfederatie en sociale partners om mede namens u invloed uit te oefenen op nieuw beleid. Pensioencommunicatieadvies Hoe zorgt u ervoor dat u uw achterban bereikt? Hoe voorkomt u dat deelnemers overspoeld raken door pensioeninformatie? Onze communicatieadviseurs zijn gespecialiseerd in communicatie met impact, rekening houdend met de

12 Verder gaan is helder communiceren.

13 levensfase en informatiebehoefte van iedere deel nemer. Onze afdeling Pensioencommunicatie bestaat uit adviseurs, tekstspecialisten en project medewerkers die u kunt inschakelen voor bijvoorbeeld uw communicatieplan, perswoordvoering, creatieve communicatieconcepten, aansprekende middelen, sociale media en effectmetingen. Pensioencommunicatie zit in het hart van onze organisatie en weet dus wat er speelt. De afdeling legt conceptteksten voor aan deskundigen en klantpanels, om de berichtgeving zo duidelijk mogelijk uit te voeren. Eventuele incidenten worden zorgvuldig en transparant behandeld en meteen gedeeld met betrokken partijen. Actuarieel advies Wat zijn de gevolgen van een nieuwe pensioenregeling voor de financiering van uw verplichtingen? Hoe stemt u binnen uw pensioenregeling het premie-, toeslagen beleggingsbeleid op elkaar af? Onze actuarieel adviseurs geven u inzicht in de keuzemogelijkheden en de bijbehorende voor- en nadelen. Zij zijn niet alleen thuis in hun vak, maar ook in staat om zich in uw situatie te verplaatsen. Dat betekent dat ze alle opties zorgvuldig toelichten, zodat u zich kunt concentreren op de besluitvorming. Dankzij de korte lijnen met onze pensioenadministratie zijn hun adviezen direct uitvoerbaar. Juridisch advies De pensioenwereld is onderhevig aan veranderende wet- en regelgeving. Wat zijn de gevolgen voor uw pensioenfonds? Onze pensioenjuristen helpen u om alle wijzigingen te doorgronden en te vertalen naar de praktijk met aandacht voor de (administratieve) uitvoerbaarheid. Daarnaast beheren zij onder andere de statuten en reglementen van uw pensioenfonds en staan zij uw fonds bij in klachten- en geschillenprocedures. Doordat zij juridische kennis combineren met een brede praktijkervaring, zijn zij zeer goed in staat om u op maat te adviseren. Verder gaan is ook online helder communiceren Steeds meer pensioenfondsen vragen ons om ook de communicatie met deelnemers via sociale media te verzorgen. Dat betekent bijvoorbeeld dat we namens het fonds nieuwsberichten twitteren en vragen beantwoorden. Deelnemers verwachten van hun pensioen fonds dezelfde online dienstverlening die ze gewend zijn van hun bank of verzekeraar. Daarom blijven we investeren in het digitale deelnemersportaal en de pensioenplanner. Ook de communicatie met bestuurders verloopt overigens steeds vaker online: een webinar is sneller georganiseerd dan een presentatie of vergadering op locatie.

14 Verder gaan is geen omkijken hebben naar de dagelijkse administratie.

15 Geen verrassingen Een correcte administratie is de basis van elke pensioenregeling. Kleine fouten kunnen grote gevolgen hebben voor de financiële positie van uw fonds. Wij verzorgen de pensioen- en financiële administratie met de grootst mogelijke zorg, zodat u niet voor verrassingen komt te staan. We stellen de zaken niet mooier voor dan ze zijn. U bent vooral gebaat bij transparantie, zodat u voortdurend in control bent. Daarom ontvangt u overzichtelijke en duidelijke rapportages over onze dienstverlening. Daarin vindt u informatie over de met u afgesproken kwaliteitseisen. Ons administratief proces is zo ingericht dat wij voldoen aan de meest uitgebreide ISAE 3402-toetsing. Met integrale kwaliteitszorg kunnen wij de datakwaliteit op het hoogste niveau waarborgen. Financiële verslaglegging Belangrijk onderdeel van onze dienstverlening is de verantwoording van het bestuur door middel van het jaarwerk. In voortdurende afstemming met het bestuur en vele externe partijen zorgen we ervoor dat het jaarverslag en de jaarrekening op tijd kunnen worden vastgesteld. Dankzij een efficiënt proces bieden we de toezichthouder elk jaar vanaf begin april meer dan honderd jaarwerken aan, elk ruim voor de uiterste datum. Dit wordt ondersteund door een soepel proces van financiële administratie, pensioenuitkeringen en premie incasso. Het pensioenlandschap verandert snel, maar wij zijn daarop voorbereid: onze processen en systemen zijn ingericht voor de toekomst. Omdat we samenwerken met meer dan tachtig pensioenfondsen, weten we als geen ander hoe we alle veranderingen kunnen vertalen naar de unieke situatie van uw fonds.

16 Verder gaan is grenzen verleggen.

17 Waarom Syntrus Achmea? Samen met pensioenfondsen werken we aan een houdbaar en betaalbaar inkomen voor later. Dat doen we vanuit onze coöperatieve wortels. We snappen als geen ander hoe belangrijk dergelijke roots zijn. Daardoor zijn we goed in staat om ons te verplaatsen in onze klanten: grote en kleine pensioenfondsen met elk hun eigen karakter en identiteit. Onze coöperatieve instelling verklaart ook waarom we continuïteit belangrijker vinden dan winst. We hebben niets te verbergen en zijn volledig transparant in onze processen en kosten. Waarom Pensioenbeheer van Syntrus Achmea? We bieden maximale transparantie in kosten, resultaten en risico s. Zo houdt u grip op de kwaliteit van uw administratie en bent u in staat om zonder veel moeite verantwoording af te leggen aan toezichthouders en belanghebbenden. Onze processen en systemen zijn ingericht voor de toekomst: we kunnen elke mogelijke pensioenregeling uitvoeren, rekening houdend met de bijzonderheden van uw fonds. U kunt rekenen op een geoliede administratie. We investeren voortdurend in onze processen en systemen. Dankzij onze schaalgrootte werken we tegen de laagst mogelijke kosten en profiteert uw pensioenfonds mee van de innovaties die we ontwikkelen voor andere fondsen. We bieden deelnemers online toegang tot een persoonlijke pensioenplanner met realtime gegevens uit onze pensioenadministratie. Als de situatie daarom vraagt, vullen we ons team aan met beleids-, communicatie-, actuarieel en juridisch adviseurs. Wilt u meer weten over pensioenbeheer? Neem gerust contact met ons op via telefoonnummer , syntrusachmea@achmea.nl. Of kijk op onze website voor meer informatie:

18 Disclaimer De ondergenoemde vennootschappen, hierna gezamenlijk te noemen Syntrus Achmea spannen zich maximaal in om juiste en volledige informatie in deze brochure op te nemen. Ondanks de zorg en aandacht die Syntrus Achmea besteedt aan de samenstelling van deze brochure, kan de juistheid en volledigheid van de gegevens in deze publicatie niet worden gegarandeerd. Syntrus Achmea sluit iedere aansprakelijkheid uit voor directe of indirecte schade ten gevolge van c.q. voortvloeiend uit onjuiste en of onvolledige gegevens, tenzij sprake is van opzet of grove schuld van Syntrus Achmea. De informatie in deze brochure is uitsluitend bedoeld voor professionals binnen de (financieel) zakelijke dienstverlening. Syntrus Achmea Pensioenbeheer N.V. Syntrus Achmea Real Estate & Finance B.V. Syntrus Achmea Vermogensbeheer B.V.

19 We trekken samen op met onze klanten in het ontwikkelen van nieuwe diensten, uitwisselen van kennis en beïnvloeden van wet- en regelgeving. Verder gaan.

20 Syntrus Achmea zet zich in voor een houdbaar en betaalbaar inkomen voor later. Dat doen we voor onze klanten: ruim 80 bedrijfstak-, ondernemings-, en beroepspensioenfondsen en hun deelnemers. In onze dienstverlening en adviezen staat hun belang centraal. We trekken samen op met onze klanten. We ontwikkelen samen nieuwe diensten, delen kennis en oefenen gezamenlijk invloed uit op nieuwe wet- en regelgeving. We bieden onze klanten diensten op het gebied van pensioenbeheer, fiduciair management, vermogensbeheer en vastgoedbeheer. We beheren een vermogen van bijna 60 miljard euro en verzorgen de pensioenen van ruim drie miljoen deelnemers.