1 Missie, visie Doelgroepen Communicatiedoelstellingen Kernboodschap van de communicatie Communicatiestrategie...

Transcriptie

1 Communicatiebeleidsplan

2 Inhoudsopgave 1 Missie, visie Doelgroepen Communicatiedoelstellingen Kernboodschap van de communicatie Communicatiestrategie Jaarlijks communicatieplan

3 Communicatiebeleid Duidelijk en evenwichtig communiceren. Handelingsperspectief bieden en aansluiten bij de informatiebehoefte van de deelnemers. De doelstellingen die de Wet Pensioencommunicatie pensioenfondsen oplegt zijn evident. Hoe wij zorgen voor evenwichtige communicatie, waarin kansen en risico s beide worden benoemd, bekijken wij per boodschap, per middel en per doelgroep. De meetlat voor onze communicatie is dit communicatiebeleidsplan. Hierin leggen wij onze eigen visie en missie op pensioencommunicatie vast en bepalen wij onze communicatiestrategie. 1. Missie, visie en kernwaarden Missie Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Betonproductenindustrie heeft als missie het als een goed huisvader uitvoeren van de pensioenregeling, zoals deze tussen sociale partners is overeengekomen. Het bestuur voert hiertoe een solide financieel beleid dat in overeenstemming is met wet- en regelgeving. Streven is om op de pensioenaanspraken en pensioenrechten, indien mogelijk, toeslagen te verlenen. Het vermogen dat bestemd is tot het doen van pensioenuitkeringen wordt op efficiënte en kosteneffectieve wijze beheerd. Risico's worden adequaat gemanaged; de premie, het risico en de kosten moeten met elkaar in balans zijn. Visie Wij voorzien onze doelgroepen van duidelijke, transparante en begrijpelijke informatie. Informatie sluit aan op hun taalen begripsniveau. We vinden het belangrijk aan te sluiten bij relevante gebeurtenissen en situaties waarop deelnemers ontvankelijk zijn voor (pensioen)informatie. 1. De uitvoering gebeurt efficiënt en tegen lage kosten. 2. Betrokkenheid van deelnemers is van groot belang voor het behoud van draagvlak. Goede communicatie en medezeggenschap staan hoog in het vaandel. 3. Het pensioenfonds belegt prudent, dat wil zeggen: neemt alleen risico's die het begrijpt en beheerst; kiest beleggingen die kostenefficiënt zijn van opzet; handelt inzichtelijk, begrijpelijk, uitlegbaar en transparant. Kernwaarden Vertrouwen in ons pensioenfonds is belangrijk. Daarom stellen we drie kernwaarden centraal: deskundig, betrouwbaar en betrokken. Specifiek voor communicatie is een vierde kernwaarde belangrijk: begrijpelijkheid. Bpf Beton is betrokken bij de deelnemers. Onze betrokkenheid blijkt uit onze inspanningen om de belevingswereld en de behoefte aan informatie te leren kennen en om informatie aan te bieden die de deelnemer begrijpt en hem aanzet tot (juist) handelen. BPF Beton communiceert begrijpelijk. Bpf Beton is betrouwbaar. Wij gaan zorgvuldig om met de pensioenen van onze deelnemers en handelen naar eer en geweten als het gaat om beleggingen en risico s. Bpf Beton is deskundig. Wij weten waar we het over hebben. 3

4 2. Doelgroepen Voor de communicatie over onze pensioenregeling onderscheiden we primaire en secundaire doelgroepen: De primaire doelgroepen van ons fonds zijn: Actieve deelnemers Gepensioneerden (inclusief nabestaanden) Werkgevers We benaderen deze doelgroepen frequent op actieve wijze, bijvoorbeeld door nieuwsbrieven te sturen. Onze secundaire doelgroepen zijn: Ex-partners Aspirant-deelnemers Slapers Wij sturen deze doelgroepen minimaal de wettelijk verplichte informatie. Slapers ontvangen elk jaar 1 nieuwsbrief inclusief het verkort jaarverslag. Overige stakeholders: Toezichthouders AFM en DNB Andere pensioenfondsen Externe adviseurs Vermogensbeheerders Uitvoeringsorganisatie Syntrus Achmea Nederlandse en internationale pers Wij benaderen deze groepen niet actief maar zorgen voor actuele, juiste en gemakkelijk te vinden informatie op onze website. 3. Communicatiedoelstellingen Door open, transparant en op een begrijpelijke manier te communiceren met onze primaire en secundaire doelgroepen, dragen wij bij aan: de naamsbekendheid van ons pensioenfonds en het pensioenbewustzijn en handelingsperspectief van deelnemers. Hierna volgt een omschrijving van ieder van deze doelen, uitgesplitst per primaire doelgroep. Deelnemers weten dat Bpf Beton het pensioenfonds is dat hun pensioen verzorgt; weten wat de pensioenregeling op hoofdlijnen inhoudt en begrijpen wat dit voor hen betekent; weten waar informatie over de regeling te vinden is (kennen het nieuwe pensioenreglement); weten hoe de eigen pensioensituatie eruit ziet of waar deze achterhaald kan worden. hebben vertrouwen in Bpf Beton, de pensioenregeling en de individuele mogelijkheden vlak vóór pensionering; vinden Bpf Beton betrokken en deskundig in de pensioenuitvoering en hun communicatie; zijn zich bewust van de eigen keuze en verantwoordelijkheid ten opzichte van de individuele mogelijkheden van de pensioenregeling voorafgaand aan pensionering. maken op tijd de eigen keuzes binnen de pensioenregeling; 4

5 halen bij de juiste partijen waar wij ze naar verwijzen de gewenste pensioeninformatie. Pensioengerechtigden weten wat Bpf Beton is en doet; weten waar informatie over hun pensioen te vinden is en wanneer ze deze aangeleverd krijgen (bijv. wijzigingsbrief en jaaropgave); weten wanneer de pensioenuitkeringen uitbetaald worden; weten wat de toeslagvoorwaarden zijn; weten waar ze meer informatie over de regeling kunnen vinden. hebben vertrouwen in Bpf Beton; vinden Bpf Beton betrokken en deskundig in de pensioenuitvoering en hun communicatie; halen bij de juiste partijen pensioeninformatie. Werkgevers weten wat de pensioenregeling op hoofdlijnen inhoudt en begrijpen wat dit voor hem/haar en vooral voor de deelnemers betekent; weten waar informatie over de pensioenregeling van Bpf Beton te vinden is; hebben de systeemkennis voor een juiste aanlevering van deelnemersgegevens aan Bpf Beton. hebben vertrouwen in Bpf Beton, in onze pensioenregeling en in de individuele mogelijkheden die deze regeling hun werknemers biedt; vinden Bpf Beton betrokken en deskundig in de pensioenuitvoering en hun communicatie; zijn zich bewust van hun verantwoordelijkheid op het gebied van informatieverstrekking rondom de pensioensituatie van hun werknemers. informeren de werknemers op de juiste momenten over hun pensioen bij Bpf Beton; informeren Bpf Beton over relevante wijzigingen; verwijzen deelnemers zo nodig voor detailinformatie door naar de uitvoeringsorganisatie; weten hoe zij wijzigingen in de gegevens van deelnemers moeten doorgeven. 4. Kernboodschap van de communicatie De kernboodschap omschrijft welke informatie wij bij de doelgroep willen brengen en welke indruk wij bij de doelgroep willen achterlaten. Actieve deelnemers Via mijn werkgever neem ik deel aan een pensioenregeling. De pensioenregeling biedt mogelijkheden om het pensioen op mijn wensen/behoeften af te stemmen. Ik weet dat ik af en toe eens stil moet staan bij mijn pensioen om te kijken of het nog aansluit op mijn behoefte en of ik zelf actie moet ondernemen. Als ik meer wil weten over de regeling en de keuzemogelijkheden, weet ik waar ik terecht kan. Mijn pensioen is in goede handen. Bpf Beton is een deskundig en betrouwbaar pensioenfonds en ik begrijp (het merendeel van) hun informatie. Gepensioneerden Als oud-deelnemer in de bedrijfstak ontvang ik mijn pensioen als ik op de pensioengerechtigde leeftijd ben. Bpf Beton gaat verstandig om met de pensioengelden en denkt ook aan de belangen van gepensioneerden. Bpf Beton is een deskundig en betrouwbaar fonds voor mijn pensioen. Het fonds heeft de keuzemogelijkheden rondom de opbouw van mijn pensioen goed gecommuniceerd. Werkgevers 5

6 Pensioen is een belangrijke arbeidsvoorwaarde voor mijn werknemers. Ik informeer mijn nieuwe werknemers over de belangrijkste zaken uit de pensioenregeling. De regeling biedt voldoende keuzemogelijkheden voor de deelnemer voorafgaande aan pensionering. Ik ben op de hoogte van mijn verplichtingen en verantwoordelijkheden. Daarnaast probeer ik tijdig de gegevens aan te leveren zodat Bpf Beton aan alle verplichtingen kan voldoen. Bpf Beton vind ik een betrouwbaar, deskundig en betrokken fonds voor de uitvoering van onze pensioenen. Nieuwe deelnemers Bpf Beton is een deskundig en betrouwbaar pensioenfonds voor mijn pensioen. De pensioenregeling geldt voor iedereen binnen deze bedrijfstak. De regeling heeft mogelijkheden om het pensioen voorafgaande aan pensionering individueel af te stemmen, Ik weet waar ik terecht kan voor informatie en antwoorden op mijn vragen. Slapers Het pensioenfonds is een deskundig en betrouwbaar pensioenfonds voor mijn pensioen. Ik weet waar ik terecht kan voor informatie en antwoorden op mijn vragen. Nabestaanden Bij veranderingen in de regeling informeert Bpf Beton mij op begrijpelijke wijze. Bpf Beton regelt mijn pensioen. Als ik vragen heb, weet ik waar ik moet zijn. 5. Communicatiestrategie Om de communicatiedoelstellingen te realiseren, maken wij de volgende strategische keuzes. 1. Informatie is begrijpelijk, gestructureerd, relevant en persoonlijk Voor de informatie aan deelnemers gaan we uit van wat de deelnemer wil weten. We gebruiken concrete taal en leggen uitsluitend uit wat op dat moment relevant is. We bieden altijd een mogelijkheid om meer informatie te lezen op de website of in een bijlage. Dit is belangrijk om de aandacht van de lezer vast te houden. 2. Het verstrekken van relevante informatie over het pensioen bepaalt voor een belangrijk deel het vertrouwen in het pensioenfonds Uit onderzoek van de Pensioenfederatie (Pensioenkennis en vertrouwen gaan hand in hand, mei 2016) blijkt dat meer kennis leidt tot meer vertrouwen. Mensen met meer pensioenkennis en mensen met een hogere opleiding hebben meer vertrouwen. Informatie geven (bijvoorbeeld over het rendement) heeft een positief effect op het vertrouwen in het pensioenstelsel en in het huidige pensioenfonds. 3. Bpf Beton onderscheidt drie primaire doelgroepen: actieven, pensioengerechtigden en werkgevers Wanneer de boodschap (of de doelgroep) daarom vraagt, wordt binnen de groep actieve deelnemers verder gesegmenteerd. Dat kan op leeftijd zijn maar ook op gebeurtenis. 4. Levensgebeurtenissen staan in de communicatie centraal Deelnemers denken aan hun pensioen als er een belangrijke gebeurtenis plaatsvindt. Ze kopen een huis, veranderen van baan of willen met pensioen gaan. Op deze momenten wordt gericht naar informatie gezocht. Wij zorgen dat die informatie gemakkelijk te vinden en begrijpelijk is en dat de deelnemer weet wat hij zelf moet doen. 5. Onderzoek en effectmeting zijn nodig om de communicatie continu te verbeteren 6

7 Hoe beoordelen deelnemers de informatie die zij van het pensioenfonds krijgen? Zijn zij tevreden over de frequentie en de inhoud? Begrijpen zij de informatie? Hebben zij wensen of tips? Om de informatie beter op de doelgroepen af te kunnen stemmen, vinden wij het belangrijk om frequent de mening van de verschillende doelgroepen te peilen. 6. Werkgever heeft een belangrijke rol in de communicatie Werkgevers zijn niet alleen een belangrijke doelgroep. Zij vormen voor hun medewerkers ook een belangrijke vraagbaak. Met andere woorden: werkgevers zijn een belangrijk middel in onze pensioencommunicatie. Daarom investeren wij in de praktische pensioenkennis van werkgevers, zodat hij de primaire pensioenvragen kan beantwoorden en weet waar hij zijn medewerkers naar kan verwijzen. 7. De communicatie gebeurt waar mogelijk digitaal Digitale communicatie geeft meer mogelijkheden om informatie gelaagd aan te bieden. Bovendien is het op termijn kostenbesparend. De Wet Pensioencommunicatie geeft aan dat een pensioenfonds primair digitaal mag communiceren. Een deelnemer mag echter kiezen voor communicatie op papier. Het UPO, brieven, formulieren en nieuwsbrieven kunnen digitaal worden verstrekt. 8. Meer deelnemers bezoeken de website Een groot deel van onze doelgroepen heeft de website nog niet bezocht. We willen het aantal bezoekers omhoog brengen door in communicatie duidelijker en actiever te verwijzen naar interessante informatie, zoals veelgestelde vragen. Werkgevers kunnen hierbij helpen door bij pensioenvragen samen de website te raadplegen. 6. Jaarlijks communicatieplan We kiezen ervoor om jaarlijks een communicatieplan op te stellen. Hierin is ons communicatiebeleid geïntegreerd. Aan het einde van het jaar bekijken we hoe de communicatieacties verlopen zijn en wat het effect is geweest. Zijn er nieuwe verwachtingen bij de deelnemers en/of bij andere doelgroepen en hebben we zelf bijvoorbeeld nieuwe doelstellingen? 7