COMMUNICATIEBELEID Eigenaar: Document: Versie: Datum: Auteur: Versie Status Datum Omschrijving

Transcriptie

1 COMMUNICATIEBELEID Eigenaar: Bestuur pensioenfonds Scildon Document: Communicatiebeleid Versie: Definitief Datum: Auteur: Antoinette Ankone Versie Status Datum Omschrijving 0.1 Concept Communicatiebeleid 0.2 Concept Communicatiebeleid 1.0 Definitief Communicatiebeleid 1

2 Inhoud 1. Inleiding 3 2. Missie en Visie Stichting Pensioenfonds Scildon 5 3. (Lange termijn) doelstellingen en beleidsuitgangspunten 6 van het Pensioenfonds voor communicatie 4. Communicatie-uitingen 7 5. Informatie op verzoek Communicatiemiddelen Communicatie en Communicatie jaarplan

3 1. INLEIDING Dit Communicatiebeleid van Stichting Pensioenfonds Scildon heeft tot doel inzicht te geven in de doelstellingen van de communicatie, de communicatieprocessen richting de belanghebbenden en de communicatiemiddelen van het pensioenfonds. Dit plan is in 2016 tot stand gekomen bij de introductie van de website van het Fonds. Dit plan vervangt het communicatiebeleid zoals opgenomen in het document Beleidskaders en beleid Bestuur Stichting Pensioenfonds Scildon. In dit plan wordt achtereenvolgens besproken: missie en visie van Stichting Pensioenfonds Scildon (punt 2) (lange termijn) doelstellingen en beleidsuitgangspunten van het Pensioenfonds voor communicatie (punt 3) Communicatie-uitingen (punt 4) informatie op verzoek (punt 5) communicatiemiddelen (punt 6) communicatie en communicatie jaarplan vanaf 2017 (punt 7) Vanaf 2017 zal het bestuur een communicatie jaarplan opstellen waarin de specifieke aandachtspunten en acties voor het betreffende kalenderjaar zijn opgenomen. Het bestuur evalueert het Communicatiebeleid jaarlijks en herziet dit plan waar nodig. Het bestuur evalueert ook jaarlijks het communicatie jaarplan van het voorafgaande kalenderjaar. Op basis van deze evaluatie en de prioriteiten die het bestuur voor het betreffende kalenderjaar heeft gesteld, stelt het bestuur het communicatie jaarplan op voor het betreffende kalenderjaar. Het communicatie jaarplan wordt met het Verantwoordingsorgaan besproken. Dit Communicatiebeleid betreft de communicatie bij normale bedrijfsvoering. In geval van een crisis of incident kan er sprake zijn van aanvullende communicatie zoals dat in het crisisplan en/of incidentenregeling is opgenomen. 3

4 Het bestuur is zich bewust dat de verwachtingen van belanghebbenden op het terrein van communicatie mogelijk hoog zijn, mede als gevolg van de activiteiten van de werkgever. Aan de andere kant streeft het bestuur naar een efficiënte uitvoering en acceptabele uitvoeringskosten. Het Communicatiebeleid van Stichting Pensioenfonds Scildon zoekt een balans tussen beide wensen. 4

5 2. MISSIE EN VISIE STICHTING PENSIOENFONDS SCILDON 2.1 Missie Stichting Pensioenfonds Scildon wil voor zowel haar deelnemers als de werkgever een betrouwbaar pensioenfonds zijn. Het bestuur voert hiertoe een solide financieel beleid en toetst of afspraken in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving. Belangrijke onderdelen van het beleid zijn onder meer de medezeggenschap van alle belanghebbenden, de beginselen van goed pensioenfondsbestuur en een gedegen risicomanagement-, uitbestedings- en communicatiebeleid, prudent beleggingsbeleid en een voorwaardelijk indexatiebeleid Visie De pensioensector staan ingrijpende veranderingen te wachten die zorgen voor onzekerheid. De uitdaging daarbij is om te voldoen aan de verwachtingen van belanghebbenden. Zowel binnen de huidige als de komende wettelijke kaders streeft Stichting Pensioenfonds Scildon naar een goede pensioenvoorziening door een transparante uitvoering van de in de CAO afgesproken pensioentoezeggingen. Communicatie en transparantie acht Stichting Pensioenfonds Scildon van groot belang ten einde betrokkenheid te realiseren alsook pensioenbewustzijn en verwachtingen te managen. Ten einde de missie te kunnen uitvoeren moet er sprake zijn van een robuust beleidskader, goed pensioenfondsbestuur en moet goed worden samengewerkt met de sponsor, adviseurs en uitvoerende partijen op het gebied van vermogensbeheer en pensioenuitvoering. 5

6 3. (LANGE TERMIJN) DOELSTELLINGEN EN BELEIDSUITGANGSPUNTEN VAN HET PENSIOENFONDS VOOR COMMUNICATIE Stichting Pensioenfonds Scildon (het Fonds) streeft de volgende (lange termijn) doelstellingen na in zijn communicatie: - een open en rechtstreekse communicatie met alle belanghebbenden van het pensioenfonds; - communicatie is tijdig, correct, duidelijk en evenwichtig en sluit aan bij de behoeften van alle belanghebbenden; - (oud-)medewerkers van Scildon denken na over de financiële planning van hun oude dag; - een actieve dialoog met de leden van het verantwoordingsorgaan, het intern toezicht en de werkgever; - (uitvoerings-)kosten die passen bij een klein ondernemingspensioenfonds; - heldere antwoorden op vragen over het Fonds. Gelet op deze doelstellingen hanteert het Fonds de volgende beleidsuitgangspunten: - communicatie uitingen zijn primair gericht tot de belanghebbenden van het Fonds; - communicatie uitingen sluiten aan bij de behoefte aan informatie van belanghebbenden van het Fonds; - in schriftelijke communicatie uitingen hanteert het Fonds een duidelijke en begrijpelijke schrijfstijl; - communicatie met belanghebbenden vindt waar mogelijk digitaal plaats; - fondsdocumenten zullen zoveel mogelijk aan belanghebbenden beschikbaar worden gesteld op de website; - aandacht vestigen op mijn pensioenoverzicht via de website. 6

7 4. COMMUNICATIE-UITINGEN Het Fonds verstrekt, ondersteund door Appel Pensioenuitvoering (de pensioenuitvoerder), de wettelijk verplichte informatie aan belanghebbenden. De inhoud van deze wettelijk verplichte informatie uitingen wordt opgesteld door Appel Pensioenuitvoering in overleg met het bestuur. Het gaat om de hieronder opgesomde informatie: 1. Pensioen 1-2-3: werkgever en het Fonds verstrekken nieuwe deelnemers Laag 1 van Pensioen (voorheen startbrief) conform de wettelijke eisen. De werkgever verstrekt de eerste laag samen met het pensioenreglement en de pensioenvergelijker aan potentiele deelnemers door deze mee te sturen met het arbeidscontract. Op die manier kan een werknemer al voor indiensttreding kennis nemen van de inhoud van de pensioenregeling. Na indiensttreding meldt de werkgever de nieuwe deelnemer aan bij het Fonds. De pensioenuitvoerder stuurt de nieuwe deelnemer zo spoedig mogelijk een brief met bevestiging van opname in de regeling en nogmaals Laag 1 van Pensioen In deze brief wordt verwezen naar de website met inlogmogelijkheden. Ook staat hierin dat op de website de eerste, tweede en derde laag van het Pensioen te raadplegen is. 2. Uniform Pensioenoverzicht: de pensioenuitvoerder verstrekt jaarlijks het uniform pensioenoverzicht aan alle (gewezen) deelnemers en gewezen partners. Voor het UPO model wordt aangesloten bij de standaard modellen van de Pensioenfederatie. Het Fonds zal in alle UPO s aandacht vestigen op mijn pensioenoverzicht. 3. Uitdienstbrief: de pensioenuitvoerder verstrekt bij uitdiensttreding van een werknemer een uitdienstbrief pensioen met daarin de wettelijk verplichte en relevante informatie. 7

8 4. Informatie aan gewezen partners: de pensioenuitvoerder verstrekt de partner, die gewezen partner wordt een bewijsstuk van de aanspraak op bijzonder partnerpensioen met de wettelijk verplichte informatie. 5. Pensioengerechtigden: de pensioenuitvoerder verstrekt degene die pensioengerechtigde wordt zes maanden voor de feitelijke pensioendatum en bij ingang van het pensioen informatie over de hoogte van zijn pensioen. De pensioenuitvoerder geeft de pensioengerechtigde per brief uitleg over zijn keuzes voor zijn pensioen en de financiële consequenties van die keuzes. Na zijn pensionering verstrekt de pensioenuitvoerder een pensioengerechtigde jaarlijkse informatie over zijn pensioen. Deze informatie wordt verstrekt in de vorm van een UPO. Voor het UPO model wordt aangesloten bij de standaard modellen van de Pensioenfederatie. Van de uitbetaling aan de pensioengerechtigde ontvangt deze een specificatie bij wijziging van de uitkering, maar in ieder geval elk jaar in januari. 6. Nabestaanden: de pensioenuitvoerder verstrekt na overlijden van de gepensioneerde of gewezen deelnemer aan de nabestaande en/of kinderen een bewijsstuk van de bestaande aanspraken. Dit gebeurt binnen 15 werkdagen na ontvangst van de overlijdensvermelding van de gepensioneerde of gewezen deelnemer. 7. Toeslag: Binnen drie maanden na een wijziging in het toeslagenbeleid, informeert het Fonds de (gewezen) deelnemer, de pensioengerechtigde en gewezen partner over deze wijziging. 8. Korting: Ingeval het Fonds besluit tot korting van pensioenaanspraken en pensioenrechten, informeert het Fonds de (gewezen) deelnemer, de pensioengerechtigde, de gewezen partner en de Werkgever schriftelijk over het besluit tot vermindering van pensioenaanspraken en pensioenrechten. De vermindering kan op zijn vroegst een maand nadat de informatie is verstrekt worden gerealiseerd. 9. Pensioenreglementen: binnen drie maanden na een wijziging in het pensioenreglement, informeert het Fonds de deelnemers en alle andere 8

9 belanghebbenden over deze wijziging. Belanghebbenden kunnen een fysiek exemplaar van het pensioenreglement opvragen bij de pensioenuitvoerder. Het pensioenreglement staat ook op de website van het pensioenfonds. Pensioenregister: de pensioenaanspraken van alle (gewezen) deelnemers, gewezen partners en pensioengerechtigden zijn opgenomen in het Pensioenregister. Hierop kan de betrokkene met DigiD inloggen via de website 9

10 5. INFORMATIE OP VERZOEK Het Fonds streeft naar een open en rechtstreekse communicatie met alle belanghebbenden van het pensioenfonds. Voor vragen over het pensioen kunnen belanghebbenden contact opnemen met de pensioenuitvoerder via telefoon, of website. Op verzoek van een belanghebbende verstrekt de pensioenuitvoerder alle informatie die wettelijk verstrekt moet en mag worden. Een voorbeeld hiervan is een opgave van de hoogte van zijn opgebouwde pensioenaanspraken. Het bestuur geeft antwoord op een concrete vraag van een belanghebbende over de uitvoering door het Fonds, voor zover de vraag redelijkerwijs door het bestuur te beantwoorden is. 6. COMMUNICATIEMIDDELEN Het Fonds beschikt over de hierna beschreven communicatiemiddelen. Website Het Fonds beschikt vanaf december 2016 over een eigen website die onderhouden wordt door de pensioenuitvoerder in nauwe samenwerking met het bestuur. Op de website staat zoveel mogelijk generieke informatie over het Fonds, waaronder in elk geval de volgende informatie: een beschrijving van het pensioenfonds; beschrijving van de pensioenregeling; actuele ontwikkelingen en nieuwsberichten; samenstelling van het bestuur; samenstelling van het verantwoordingsorgaan; beschrijving van beleid van het Fonds ten aanzien van beleggingen, toeslagen, uitvoeringskosten en controle; informatie over de dekkingsgraad; informatie over het herstelplan; jaarverslagen en overige belangrijke documenten; contactgegevens van de pensioenuitvoerder. 10

11 Het is mogelijk voor een (gewezen) deelnemer om in te loggen op de website en inzicht te krijgen in zijn actuele gegevens en met deze gegevens te rekenen. Mailadres Voor vragen en opmerkingen aan het bestuur is het adres beschikbaar. Dit mailadres wordt beheerd door de bestuurssecretaris. Scildon Intranet Deelnemers kunnen via een bericht op Wat ons Beweegt worden geattendeerd op wijzigingen en punten die voor hen van belang zijn. Daarbij wordt een link naar de website van het Fonds opgenomen. Bijeenkomsten Het Fonds kan bijeenkomsten organiseren voor belanghebbenden om hen te informeren over de actuele ontwikkelingen bij het pensioenfonds en andere relevante onderwerpen. Per bijeenkomst wordt er bepaald voor welke doelgroep de bijeenkomst wordt gehouden. 11

12 7. COMMUNICATIE EN COMMUNICATIE JAARPLAN 2017 Communicatie Uitgangspunt van het Fonds is dat generieke communicatie met deelnemers zoveel mogelijk digitaal gebeurt via de website van het Fonds. Daar waar nodig kan ook schriftelijk worden gecommuniceerd (mail of brief) met deelnemers. Eind 2016 is de website van het pensioenfonds opengesteld. Voor 2017 staan de volgende generieke acties op de agenda: Actuele onderwerpen middels nieuwsitems op de website delen met belanghebbenden. Onderzoek doen naar de effectiviteit van de communicatie van het Fonds. De resultaten worden meegenomen in het communicatie jaarplan van Communicatie Verantwoordingsorgaan Na elke bestuursvergadering wordt het Verantwoordingsorgaan geïnformeerd over de diverse onderwerpen die op de agenda stonden. Verder heeft het Verantwoordingsorgaan toegang tot alle relevante documenten die zij nodig heeft om haar taak goed te kunnen vervullen. Jaarlijks komen bestuur en Verantwoordingsorgaan twee keer bijeen voor een officiële vergadering en staat het onderwerp Communicatie onder andere op de agenda. Communicatie jaarplan 2017 In 2017 zal veel aandacht worden besteed aan het bekend maken van de nieuwe website. In het eerste kwartaal van 2017 heeft hiervoor schriftelijke communicatie en communicatie via het Intranet plaatsgevonden. Daarnaast blijft de financiële positie van het Fonds aandacht vragen. Het bestuur licht deze onderwerpen tijdens de deelnemersbijeenkomst van juni toe. Het communiceren over de financiële soliditeit en stabiliteit van het Fonds en communicatie over de toekomst van het Fonds ziet het bestuur ook voor 2017 als belangrijk onderwerpen voor communicatie. 12

13 Communicatie over ontstane vacatures zal zowel via de website als via Intranet van de werkgever plaatsvinden. De volgende concrete acties/doelstellingen staan op het jaarplan 2017: Gehele jaar In ieder geval na elke bestuursvergadering, en indien gewenst of noodzakelijk vaker, communiceren via website over actuele onderwerpen. Juni 2017 Deelnemersbijeenkomst waarin de resultaten 2016 en actuele onderwerpen worden besproken. Het tweede deel van de bijeenkomst zal bestaan uit een informatieve sessie over nader te bepalen onderwerpen September 2017 In deze maand zullen de UPO s geplaatst worden op de website (achter inlog). Via , brief en/of intranet zullen alle betrokkenen hierover worden geïnformeerd. Op verzoek aan de pensioenuitvoerder kunnen de UPO s schriftelijk worden verstrekt. September 2017 Onderzoek doen naar de effectiviteit van de communicatie van het pensioenfonds (enquête). Oktober/november 2017 Deelnemen aan de Pensioen3daagse. Invulling nog te bepalen. Deze doelstellingen zijn voorgelegd aan het Verantwoordingsorgaan en worden aan het eind van 2017 gezamenlijk geëvalueerd. De resultaten van de evaluatie zullen worden meegenomen in het jaarplan communicatie voor