Werkgeversbijeenkomst Bpf TEX. 30 januari 2015 Marja Maassen

Transcriptie

1 Werkgeversbijeenkomst Bpf TEX 30 januari 2015 Marja Maassen

2 AZL Communicatie Marja Maassen

3 Programma Tijd Onderwerp Spreker Welkom Freek Lanz Nieuwe wet pensioencommunicatie en de gewijzigde rol van de werkgever Vragen over de nieuwe wet pensioencommunicatie Marja Maassen Marja Maassen Koffiepauze Communicatiebeleidsplan Bpf Tex Marja Maassen Discussie Communicatie- en informatiebehoefte werkgevers Gevolgen voor communicatiebeleidsplan Joost Borm Netwerklunch AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 3

4 Een nieuwe wet Pensioencommunicatie: communiceren op maat

5 Hoofddoel van het wetsvoorstel De deelnemer weet hoeveel pensioen hij straks krijgt. Hij kan nagaan of dat voldoende is. Hij weet wat de risico s zijn van zijn pensioenregeling. AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 5

6 1. Visie en ambitie

7 Visie en ambitie Jetta Klijnsma De deelnemer is zich bewust van risico s, kan nagaan of zijn pensioen voldoende is, kent zijn keuzes, weet wat hij moet doen. AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 7

8 Visie en ambitie Core business pensioenbranche: pensioen Bijdragen aan welzijn van ons allen op oudere leeftijd Tevreden met pensioeninkomen Dat betekent nu leven én later. AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 8

9 Visie en ambitie Gedeelde ijkpunten: Klijnsma: AZL: Inzicht uitzicht overzicht handelingsperspectief Focus op informeren Focus op motiveren en communiceren AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 9

10 2. Wat betekenen de nieuwe regels voor uw communicatie?

11 Wat er verandert, de voornaamste punten Thema s: Het perspectief van de deelnemer centraal Voorrang voor digitaal Werkgever prominenter in beeld Pensioen (met iconen) Middelen: Startbrief en startinformatie Uniform Pensioenoverzicht Uitbreiding Pensioenregister AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 11

12 Open normen pensioencommunicatie Tijdig. Duidelijk, het meest essentiële in de zichtlaag. Correct, zonder tegenstrijdigheden. Bevordert inzicht in de keuzemogelijkheden. Bevordert inzicht in de gevolgen van life events. Sluit aan bij de informatiebehoeften en kenmerken van de deelnemers. Evenwichtig, schetst voor- en nadelen, hoeft niet uitputtend. AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 12

13 Perspectief deelnemer centraal Tekeningen door Jurjen Knoester, ww.outdoorteamtraining.nl AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 13

14 Voorbeeld: wel of geen partner bekend? Geachte heer Jansen, Per 1 oktober 2014 bent u bij XYZ gaan werken. Vanaf deze datum geldt voor u de pensioenregeling van Pensioenfonds XYZ. Voor nu betekent dit dat u ervoor kunt zorgen dat uw partner recht heeft op partnerpensioen, mocht u overlijden. Wij informeren u hier graag over. Geachte mevrouw Smits, Per 1 september 2014 bent u bij ABC gaan werken. Vanaf deze datum geldt voor u de pensioenregeling van Pensioenfonds ABC. Voor nu betekent dit dat uw partner recht heeft op partnerpensioen, mocht u overlijden. Wij informeren u hier graag over. Woont u samen? Dan kunt u regelen dat uw partner pensioen ontvangt, als u overlijdt. Vul hiervoor het formulier 'aanmelden partner' in en stuur het vóór 1 maart 2015 naar ons op. U vindt het bij deze brief. AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 14

15 Procescommunicatie heeft al modulaire opbouw Informatie is aangepast aan: Wel / geen partner bekend Wonend in of buiten Nederland Geboren voor of na datum (bij overgangsregelingen) Wel / niet gescheiden Wel / geen kinderen (na overlijden) Leeftijd kinderen Pensioenregeling AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 15

16 Digitale Communicatie

17 Digitale communicatie verruimd Digitaal communiceren mag, maar: bij bezwaar deelnemer, alsnog schriftelijk. als elektronische informatie niet aankomt, idem. leidt tot eenmalige schriftelijke actie onder deelnemers. Attendering verplicht informatie te brengen tot in persoonlijke levenssfeer van de deelnemer. Mogelijk digitale berichtenbox overheid. Expliciete eisen t.a.v. beschikbaarheid informatie. Algemene versus persoonlijke informatie. AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 17

18 Digitale communicatie verruimd Algemene informatie, altijd beschikbaar. Informatie over de pensioenregeling, pensioenreglement, uitvoeringskosten, jaarverslag en risicoprofiel. Link met startbrief pensioen Website impliciet verplicht. Persoonlijke informatie, op verzoek. Verstrekken bij vraag deelnemer. AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 18

19 Startbrief: maak kennis met Pensioen Laag 1 Papier/ digitaal Verplicht format Laag 2 Papier/ digitaal Verplicht format Leestijd 5 min. 7 verplichte onderwerpen over pensioen regeling. Gebruik iconen verplicht. Leestijd 30 min. Toelichting 7 onderwerpen. Gebruik iconen verplicht. Laag 3 Digitaal(website) Vrij Details, formele documenten. AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 19

20 AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 20

21 AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 21

22 Wat betekent dit? Meer maatwerk Uniformiteit (waar mogelijk) Toespitsen informatie Kostenbeheersing Duidelijke rolverdeling tussen middelen AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 22

23 Hoe maken we er samen een maatpak van?

24 Op weg naar maatwerk AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 24

25 Uw kansen Informatie wordt relevanter en duidelijker Maar er zijn meer onmisbare ingrediënten: Vertrouwen in het fonds Belangstelling voor eigen financiële zekerheid Dat vraagt een andere wijze van communiceren: Ben open en eerlijk Zoek de deelnemer op en sluit aan bij zijn leefwereld U staat er niet alleen voor AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 25

26 Vragen?

27 Koffiepauze

28 Communicatie beleidsplan Marja Maassen

29 Algemene informatie

30 Kenmerken fonds en deelnemers (1) Fonds 2010 Verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds Ouderdomspensioen, prepensioen, partnerpensioen, bijzonder partnerpensioen, wezenpensioen en vrijwillige excedentregeling AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 30

31 Kenmerken fonds en deelnemers (2) Deelnemers deelnemers Tweederde oud-deelnemers werknemers, grotendeels tussen 30 en 45 jaar oud 211 pensioengerechtigden, allemaal onder de 70 AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 31

32 Visie pensioenfonds Goed pensioen Beheersbare kosten In control Tevreden deelnemers en werkgevers AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 32

33 Communicatiebeleid

34 Centraal staat het communicatiebeleid Bestuur stelt vast communicatiecommissie brengt advies uit, initieert en voert uit. uitvoerder adviseert en voert uit. verantwoordingsorgaan: advies aan bestuur raad van toezicht: controleert proces AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 34

35 Doel communicatiebeleid Accuraat en tijdig op de hoogte Over pensioenregeling en pensioenfonds Verwachtingenmanagement Eigen verantwoordelijkheid en mogelijkheden AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 35

36 Gewenst imago Betrouwbaar Klantvriendelijk Efficiënt AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 36

37 Huidig imago bij deelnemers Weinig vertrouwen Geen binding Bron: risicobereidheidsonderzoek 2014 AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 37

38 Communicatiestrategie Tijdig, duidelijk en begrijpelijk Evenwichtig Doelgroepgericht en op maat AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 38

39 De deelnemers

40 Communicatiedoelstellingen Kennis inhoud pensioenregeling op hoofdlijnen keuzemogelijkheden eigen verantwoordelijkheid handelingsperspectief meer informatie AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 40

41 Communicatiedoelstellingen Houding vertrouwen in het fonds vertrouwen in de regeling Gedrag halen relevante informatie op het juiste moment actie op het juiste moment AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 41

42 Bpf Tex zorgt voor een goed beheer van uw pensioen en informeert u daarover. Bekijk wel regelmatig uw eigen pensioensituatie kritisch. Weet wat u straks aan pensioen kunt verwachten en wat u zelf kunt doen. AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 42

43 Communicatieonderwerpen Life events Keuzemogelijkheden Acties Pensioenoverzicht Beleid AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 43

44 Communicatiemiddelen Online: website Schriftelijk: brieven, upo, nieuwsflits, jaarverslag Mondeling: pensioenbureau AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 44

45 Discussie

46 Werkgevers

47 Communicatiedoelstellingen Kennis inhoud pensioenregeling op hoofdlijnen verantwoordelijkheden pensioenfonds verantwoordelijkheden werkgever meer informatie AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 47

48 Communicatiedoelstellingen Houding vertrouwen in het fonds vertrouwen in de regeling Gedrag pensioencommunicatie richting deelnemers halen relevante informatie op het juiste moment juiste administratieve handelingen op het juiste moment AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 48

49 Bpf Tex zorgt voor een goed beheer van uw pensioenregeling. Een goede samenwerking met u als werkgever en AZL als uitvoeringsorganisatie is belangrijk om de uitvoering soepel te laten verlopen. AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 49

50 Communicatieonderwerpen communicatie-uitingen richting deelnemers administratieve verplichtingen pensioenregeling gevolgen actuele ontwikkelingen voor pensioen AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 50

51 Communicatiemiddelen online: website schriftelijk: brieven, upo, nieuwsflits, jaarverslag mondeling: werkgeversadministratie AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 51

52 Discussie

53 Werkgeverscommunicatie

54 Werkgever prominenter in beeld Communicatiebeleid pensioenfonds Dialoog Ambassadeurschap Procesafspraken (wederzijds vaststellen behoeften & rollen) Wetgeving Faciliteren & mobiliseren (communicatiemiddelen) AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 54

55 Uiteenlopende behoeften werkgevers Pensioen hogere prioriteit Behoefte aan kennis, Behoefte aan inzicht en overzicht inzicht en overzicht Marginale Informeren Faciliteren Uitstekende kennis van kennis van pensioen pensioen Belang pensioen onduidelijk Behoefte aan ontzorgen Motiveren Stimuleren Pensioen lagere prioriteit AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 55

56 Online pensioen platform Deelnemers Websites Deelnemersportaal Pensioenplanner Digitale nieuwsbrieven service Online magazine Nieuwsdienst Webinar Onepager Werkgevers Werkgeversportaal Quick reference card Webinar Digitale nieuwsbrieven Bestuurders AZL boardroom vergadertool Facturatietool Dashboard i.o. Social media AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 56

57 basiscursis werkgevers informatiekaart Werkgevers- toolkit aansluiten bij landelijke initiatieven AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 57

58 Doorontwikkeling en uitbreiding middelen

59 Online Communicatie online website deelnemersportal adressen nieuwsservice digitale nieuwsbrief digitaal verkort jaarverslag AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 59

60 Overige Communicatie schriftelijk: startinformatie pensioen mondeling klankbordgroep meten en evalueren deelnemerstevredenheidsonderzoek AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 60