Communicatieplan. Stichting Pensioenfonds PepsiCo Nederland November Versie

Transcriptie

1 Communicatieplan Stichting Pensioenfonds PepsiCo Nederland November 2017 Versie

2 Inhoudsopgave Doelstelling... 3 Terugblik 2016/ Ambities van SPPN... 4 Evaluatie van het Communicatieplan... 6 Werkwijze... 6 Ingangsdatum... 7 Bijlage 1: checklist verplichte informatieverstrekking (bron: AFM)... 8 Bijlage 2 Overzicht informatie gepubliceerd op website

3 Doelstelling Het bestuur van Stichting Pensioenfonds PepsiCo Nederland ( SPPN ) hecht er waarde aan dat alle actieve, gewezen en pensioengerechtigden (samen ) van SPPN tijdig juiste en toereikende informatie krijgen over hun pensioen. Het bestuur zal voldoen aan de verplichte communicatie die bij wet gesteld wordt. Wat wettelijk gecommuniceerd dient te worden is opgenomen in bijlage 1 van dit communicatieplan. Daarnaast is in bijlage 2 een overzicht opgenomen van hetgeen er aan informatie op de website van SPPN gepubliceerd wordt en wat daarvan wettelijk verplicht is. Daarnaast wil het bestuur dat haar communicatie bijdraagt aan: 1. Het beter managen van de verwachtingen van de a. Inzicht in de hoogte van het opgebouwde en verwachte pensioen b. Het hebben van eigen verantwoordelijkheden van de 2. Het bevorderen van het pensioenbewustzijn a. Duidelijkheid geven over het toeslag beleid b. Uitleg over beschikbare keuzemogelijkheden, bijvoorbeeld opbouw partnerpensioen 3. Het behouden van het vertrouwen van de a. Juiste en begrijpelijke verslaggeving en verantwoording b. Inzicht in financiële gezondheid van fonds en risico s verbonden aan uitvoering van de regelingen Dit Communicatieplan beschrijft op welke wijze het bestuur haar zal informeren. Terugblik 2016/2017 In 2016 vond de wettelijke invoering van Pensioen plaats; Per 1 juli 2016 heeft SPPN haar website gepubliceerd met daarin ook uitleg over Pensioen opgenomen; In januari 2016 en 2017 zijn de indexatiebrieven voor inactieve verstuurd; In maart 2017 is er een nieuwsbrief gestuurd en gepubliceerd op de website van SPPN met uitleg en toelichting op de financiële positie van SPPN en enkele wetenswaardigheden over SPPN. In september en oktober 2017 heeft het bestuur door een derde partij interviews laten afnemen en een enquête heeft plaatsgevonden via de website van SPPN om de informatiebehoeften bij haar te peilen; In oktober is het Uniform Pensioen overzicht (UPO) 2017 verzonden welke conform richtlijnen Pensioen is opgesteld voor alle. 3

4 Ambities van SPPN Het bestuur realiseert zich dat pensioencommunicatie niet altijd even duidelijk of gemakkelijk is te lezen. SPPN heeft daarom een aantal ambities vastgelegd als het gaat om communicatie aan haar. 1. Juiste informatie voor de juiste doelgroep De van SPPN hebben verschillende belangen. Het in ogenschouw nemen van deze diversiteit en het hierop afstemmen van beleid en communicatie is een belangrijke ambitie van SPPN. SPPN onderscheidt de volgende doelgroepen: a) Bestaande actieve b) Nieuwe actieve c) Inactieve d) Pensioengerechtigden SPPN acht het van groot belang dat er juiste informatie bij haar komt. Er moet daarom helder en open worden gecommuniceerd over de pensioenregelingen, de financiële positie van SPPN en de risico s die aan de uitvoering van de pensioenregelingen verbonden zijn. Het bestuur legt ook verantwoording af over de invulling van de aan SPPN opgedragen en door het bestuur uitgevoerde taak, het gevoerde beleid en resultaten daarvan. Hiermee wordt nagestreefd dat het vertrouwen in datgene dat SPPN voor haar doet behouden blijft. 2. Begrijpelijkheid van de communicatie Het AFM houdt toezicht op de wijze waarop SPPN communiceert. Hierbij wordt aandacht besteed aan de informatiedrager, het taalniveau, de communicatievorm en verwijzingen naar web/mail/telefoon. De verplichte informatie die de Pensioenwet voorschrijft, moet worden gecommuniceerd door SPPN. Belangrijk is dat de communicatie juridisch juist is, maar net zo belangrijk is de relevantie van de informatie: geen overdaad aan informatie, maar juist korte en krachtige teksten. De communicatiecommissie van SPPN toetst regelmatig of de communicatie aan kort en bondig, begrijpelijk en eenduidig is. Om aan haar ambities te voldoen zal SPPN een aantal middelen gebruiken om de informatiestroom te optimaliseren. Het bestuur heeft verschillende middelen om de doelgroepen van informatie te voorzien: a. Schriftelijke communicatie, zoals het UPO en nieuwsbrief; b. De website van SPPN; c. Deelnemersbijeenkomsten; d. Persoonlijk gesprek met een deelnemer. Een belangrijk medium is de website van SPPN. Hierop wordt algemene informatie gepubliceerd rondom de regelingen die SPPN in opdracht van de (oud) werkgever uitvoert. Daarnaast geeft de website actuele informatie weer over hoe SPPN ervoor staat. Het bestuur is zich er van bewust dat de website niet het enige communicatiemiddel mag zijn. Een deelnemer zal namelijk zelf actief naar de website moeten gaan om daar informatie te halen (zogenaamde actieve haalplicht ) en dat mag niet de enige manier zijn waarop aan de deelnemer wordt gecommuniceerd. 4

5 Daarom zal het bestuur ook de andere communicatiemiddelen blijven inzetten. Schriftelijke communicatie zal voornamelijk gebruikt worden om persoonlijke informatie te delen met en om informatie die gepubliceerd wordt op de website onder de aandacht van de te brengen. Het organiseren van bijeenkomsten zal ingezet worden bij aankondiging van bijvoorbeeld grote veranderingen die van invloed zijn op de pensioenregelingen. Gecommuniceerde informatie door SPPN Hieronder wordt vermeld welke informatie er wordt gecommuniceerd. Deze punten worden in bijlage 1 en 2 aangehaald: # Wat Doelgroep Hoe Wanr Door 1 De rollen en verantwoordelijkheden Website/organisatie rondom pensioen bij Pensioenfonds PepsiCo, zijnde de organisatie van het Pensioenfonds en verdere algemene informatie 2 Pensioen Website/Pensioen Pensioenreglementen en bijbehorende keuzemogelijkheden Website/Pensioen 1-2-3/laag 3 4 Uitvoeringsovereenkomst met de aangesloten werkgevers 5 Verklaring inzake Beleggingsbeginselen 6 Informatie over het financieel crisisplan Website/Pensioen 1-2-3/laag 3 Website/Pensioen 1-2-3/laag 3 Website/actuele info 7 Het financieel crisisplan Website/ Pensioen 1-2-3/laag 3 8 Pensioen Laag 1 (voorheen startbrief) In dienstreders Schriftelijk Bij indiensttredin g 9 Stopbrief Uit dienst Schriftelijk Bij uitdiensttredin g 10 Uniform Pensioenoverzichten actieve (inclusief A factor) Actieven Schriftelijk Jaarlijks uiterlijk 30 september 11 Uniform Pensioenoverzichten gepensiorden 12 Uniform Pensioenoverzichten gewezen 13 Jaarverslag: - Bestuursverslag Jaarrekening. 14 Kortingsbesluit (indien van toepassing) 15 Indexatie (onderdeel van de pensioenregeling) Gepensiorden Schriftelijk Jaarlijks uiterlijk 30 september Gewezen /Expartners van Schriftelijk Website/ Pensioen 1-2-3/laag 3 Tenminste een keer in 5 jaar of op verzoek Zodra vastgesteld door bestuur Schriftelijk Na besluit bestuur Actieve Website/Pensioen 1-2-3/laag 1 16 Indexatiebesluit (indien van toepassing) 17 Dekkingsgraad (actuele en beleidsdekkingsgraad) Gepensiorden en gewezen Schriftelijk en Website Website/actuele informatie 18 Pensioenvergelijker (Pensioen 1-2-3) Website/Pensioen 1-2-3/laag 1 en Website/ Pensioen januari en 5

6 1-2-3/laag 3 19 Nieuwsbrief Vaste onderwerpen: -verwijzing naar website -verwijzing naar jaarverslag op web site -verwijzing naar actuele dekkingsgraden -verwijzing naar UPO voor persoonlijke pensioensituatie Variabele onderwerpen: -Bestuurlijke/organisatorische wijzigingen -Relevante wetswijzigingen -kortingsbesluiten -indexatiebesluiten -beleggingen Schriftelijk Minimaal 1x per jaar medio oktober 20 Algemene informatie uitwisseling met actieve, ontvangen van feedback Actieve Op de werkvloer Dagelijks mogelijk Bestuursleden in dienst van werkgever direct aanspreekbaar op de werkvloer door actieve. De bestuursleden kennen bijna alle (actief, gepensiord en gewezen) Evaluatie van het Communicatieplan Het Communicatieplan zal jaarlijks getoetst worden aan de actualiteit. In principe zijn koerswijzigingen alleen aan de orde wanr er zich ingrijpende wijzigingen in de omstandigheden voordoen. Dat kan zowel betrekking hebben op interne factoren, zoals de invoering van een nieuwe regeling en een fusie of op externe factoren, zoals een financiële crisis. Werkwijze Dit document is opgesteld en wordt bijgehouden door de Communicatiecommissie. Elke wijziging wordt besproken met het bestuur. Het verantwoordingsorgaan zal vervolgens om advies gevraagd worden met betrekking tot de wijziging van het voorgestelde beleid. Op basis van het advies van het verantwoordingsorgaan kunnen door het bestuur nog aanpassingen worden gemaakt. Hierna zal het bestuur het Communicatieplan goedkeuren. Vervolgens wordt de uitvoering van het Communicatieplan gedeeltelijk door het bestuur uitbesteed aan de externe administrateur van SPPN;. In het contract tussen SPPN en zijn nadere afspraken gemaakt met betrekking tot de wettelijk verplichte 6

7 communicatie naar en de verplichting van om het Communicatieplan zo goed mogelijk uit te voeren. De Communicatie Commissie zal vervolgens eens per kwartaal bij elkaar komen. Ingangsdatum Deze versie van de Communicatieplan is vastgesteld in de bestuursvergadering van 22 november De ingangsdatum wordt vastgesteld op 1 december

8 Bijlage 1: checklist verplichte informatieverstrekking (bron: AFM) Te verstrekken informatie of document Verstrekkingstermijn Wet- of regelgeving m.b.t. termijn Gecommuniceerde Informatie # Startbrief Binnen drie maanden na de start van de verwerving van pensioenaanspraken Artikel 21, eerste lid, 8 Melden van wijzigingen in de pensioenovereenkomst Melding door pensioenfonds van premieachterstand en tekort minimaal vereist vermogen. De uitvoerder informeert de raad en, bij het ontbreken daarvan, de, gewezen en pensioengerechtigden. De uitvoerder informeert tevens de ondernemingsraad (zie lid 2). Melding door verzekeraar bij premieachterstand en gevolgen van premieachterstand Verstrekken informatie aan actieve en gepensiorden jaarlijks (UPO) Verstrekken van beëindigingoverzicht Informatie aan deelnemer over aanspraken bij waardeoverdracht door ontvangende uitvoerder 5-jaarlijks overzicht aan gewezen Verstrekken van overzicht aan gewezen partner bij scheiding Binnen drie maanden na een wijziging in de pensioenovereenkomst Wanr er sprake van is: ieder kwartaal wanr de premieachterstand het noodzakelijk maakt de opbouw van pensioenaanspraken te beëindigen Uiterlijk 30 september van het betreffende jaar. Bij beëindiging van de deelneming Binnen twee maanden na ontvangst van de opgave van de overdrachtswaarde door de overdragende uitvoerder. Tenminste één keer in de vijf jaar. Bij wijziging toeslagbeleid: binnen drie maanden na wijziging Artikel 21, tweede lid, Artikel 48, tweede lid, Wvb Artikel Artikel , 19 Artikel 38 / Artikel 10,11 49 Wvb/ beleidsregel tijdigheid verstrekking Uniform Pensioen Overzichten AFM Artikel 39 9 Besluit uitvoering en Wvb, Artikel 20 Artikel Artikel 41 Verstrekken van 5-jaarlijks overzicht aan gewezen partner Verstrekken van overzicht bij pensionering Verstrekken van jaaroverzicht aan pensioengerechtigden Verstrekken van informatie bij vrijwillige regeling. Tenminste één keer in de vijf jaar. Bij wijziging toeslagbeleid: binnen 3 maanden na wijziging. Jaarlijks. Bij wijziging toeslagbeleid: binnen drie maanden na wijziging. Voorafgaand aan de deelneming in de vrijwillige regeling. Artikel Artikel 43 Artikel Artikel 45 Verstrekken van informatie op verzoek Artikel 46 8

9 Verstrekken van informatie bij vertrek naar ander lidstaat Artikel 47 Informatie over afkoop klein ouderdomspensioen bij beëindiging deelneming indien de pensioenuitvoerder gebruik wenst te maken van het recht op afkoop Gewezen deelnemer: binnen zes maanden na afloop van de periode van twee jaar na beëindiging deelneming. Pensioengerechtigde: binnen zes maanden na ingang van het pensioen Artikel 66, derde lid, Informatie bij afkoop klein partnerpensioen bij ingang Binnen zes maanden na ingangsdatum pensioen Artikel 67, tweede lid, Informatie bij afkoop klein bijzonder partnerpensioen bij scheiding Binnen zes maanden na melding van de scheiding Artikel 68, tweede lid, Informatie bij herleving plicht waardeoverdracht Artikel 74, tweede lid, Informatie voornemen tot collectieve waardeoverdracht Artikel 83, tweede lid onder a, 19 Informatie bij korting van pensioenaanspraken of pensioenrechten Artikel 134 tweede lid, Artikel 129, tweede lid, Wvb 14 9

10 Bijlage 2 Overzicht informatie gepubliceerd op website Content Op website? Wettelijk verplicht? Gecommuniceerde informatie # Algemeen Ontwikkeling officiële dekkingsgraad ja 17 Fusieakte Smiths en Duyvis Statuten Uitvoeringsovereenkomst ja wettelijk verplicht 4 ABTN Verklaring inzake beleggingsbeginselen ja wettelijk verplicht 5 Informatie over Financieel crisisplan Ja wettelijk verplicht 6 Huishoudelijk reglement Reglement inzake bezoldiging Gedragscode Reglement Zelfevaluatie Reglement Verantwoordingsorgaan Reglement Visitatiecommissie Reglement Klachten- en 1 geschillenprocedure Ja Informatie over Herstelplan Ja wettelijk verplicht Communicatieplan Ja 1 Beleidsplan geschiktheid Pensioenreglementen Pensioenreglement PepsiCo Ja wettelijk verplicht 3 Pensioenreglement Duyvis (A en B) Ja wettelijk verplicht 3 Reglement AOP PepsiCo Ja wettelijk verplicht 3 Reglement AOP Duyvis Ja wettelijk verplicht 3 Addenda pensioenreglementen Ja wettelijk verplicht 3 Nieuwsbrieven Nieuwsbrieven Ja 19 Jaarverslagen Jaarverslagen Ja wettelijk verplicht 13 Uitvoeringskosten (onderdeel van jaarverslag) ja wettelijk verplicht 13 Rapporten Rapporten van de accountant Rapporten van de visitatie commissie Overige Pensioenvergelijker ja wettelijk verplicht 18 Financieel Crisisplan ja wettelijk verplicht 7 10