Communicatiebeleidsplan Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Schoenmakerij

Transcriptie

1 Communicatiebeleidsplan Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Schoenmakerij Dit plan is in opdracht van en samenspraak met Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Schoenmakerij tot stand gekomen auteur Jakolien Schreijenberg Communicatieadviseur datum November 2013

2 1 Inleiding Het bestuur van Bedrijfstakpensioenfonds voor de Schoenmakerij (hierna BPF Schoenmakerij of het (pensioen)fonds) heeft in het najaar van 2013 het bestaande communicatiebeleid geëvalueerd en het communicatiebeleid voor de komende jaren bepaald. Dit communicatiebeleidsplan dient als leidraad voor de communicatie en vormt de basis voor de jaarplannen 2014 tot en met Waar het beleidsplan strategisch en tactisch van opzet is, zijn de jaarplannen gericht op de concrete implementatie van het beleid.

3 2 Beleid 2.1 Missie Met optimale kwaliteit, zorgvuldigheid en openheid draagt het bestuur van Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Schoenmakerij zorg voor de pensioenregeling, zoals overeengekomen met de sociale partners. 2.2 Visie Bpf Schoenmakerij wil gezien worden als een betrouwbare partner die degelijk, zorgzaam en toegankelijk is. Het fonds gaat (maatschappelijk) bewust om met de pensioenen van haar deelnemers. Bpf Schoenmakerij streeft naar duidelijkheid rondom pensioen: het pensioenfonds wil de doelgroepen op een kostenefficiënte, begrijpelijke en transparante wijze informeren over hun pensioen. Dat betekent informatie aanbieden die aansluit op hun taalen begripsniveau, hun interesses en hun leefwereld. Bpf Schoenmakerij wijst doelgroepen op eigen verantwoordelijkheid en zorgt ervoor dat doelgroepen op het juiste moment in actie komen voor hun pensioen. De doelgroep werkgevers is een belangrijk informatiekanaal om deelnemers te bereiken. Alle doelgroepen zijn zich bewust van de voordelen van collectiviteit, staan positief tegenover het fonds en weten waar zij pensioeninformatie kunnen ophalen. 2.3 Doelgroepen Primaire doelgroepen Aangesloten werkgevers Actieve deelnemers Gewezen deelnemers Gewezen partners van deelnemers Pensioengerechtigden. Actieve deelnemers Kerncijfers actieve deelnemers (1772) 60% is man, 40% is vrouw Leeftijdsopbouw actieve deelnemers: jaar 30% jaar 25% jaar 45%

4 Pensioengerechtigden (936) Deze doelgroep bestaat uit deelnemers die ouderdomspensioen of (bijzonder) nabestaanden- of wezenpensioen ontvangen. Het pensioenfonds informeert deze doelgroep conform de informatieverplichtingen van de Pensioenwet. Ouderdomspensioen 88% is man, 12% is vrouw Werkgevers (324) De werkgevers zijn een belangrijke doelgroep. De communicatie met deze doelgroep richt zich vooral op het tijdig verkrijgen van de benodigde personeelsgegevens en een tijdige betaling van de pensioenpremie. Daarnaast is deze doelgroep een belangrijk informatiekanaal richting deelnemers. Gewezen deelnemers (4328) De communicatie met deze doelgroepen is minimaal. Het pensioenfonds kiest ervoor om - conform de minimale vereisten van de Pensioenwet - de communicatie met deze doelgroep te beperken tot het één keer per vijf jaar versturen van het pensioenoverzicht. Daarnaast kan deze doelgroep incidenteel worden benaderd als de situatie hier om vraagt. Gewezen partners Deze doelgroep wordt in de Pensioenwet expliciet genoemd. Het gaat om gewezen partners na echtscheiding of beëindiging van de samenlevingsovereenkomst met de (gewezen) deelnemer, en om gewezen partners van de ongehuwde (gewezen) deelnemer zonder geregistreerde partnerrelatie. Het pensioenfonds kiest ervoor om de communicatie met deze doelgroep te beperken tot informatieverplichting in de Pensioenwet. Intern betrokkenen: Bestuur BPF Schoenmakerij Deelnemersraad Verantwoordingsorgaan. Extern betrokkenen: De Nederlandse Bank (DNB) Autoriteit Financiële Markten (AFM) Andere (ondernemings- en bedrijfstak-) pensioenfondsen en koepels Vakbonden Werkgeversorganisaties Visitatiecommissie Consumentenbond Media.

5 2.4 Communicatiedoelstellingen Actieve deelnemers Kennis kennen Bpf Schoenmakerij en realiseren zich de betekenis van pensioen (inkomen voor later); weten waar zij informatie kunnen halen en waar zij terecht kunnen met vragen; Houding Gedrag hebben vertrouwen in Bpf Schoenmakerij en in de pensioenregeling; zijn zich ervan bewust dat zij bij bepaalde gebeurtenissen in hun leven (bijv. trouwen, kinderen, scheiden) naar hun pensioen moeten kijken en eventueel actie ondernemen; maken op tijd de eigen keuzes binnen de pensioenregeling; gaan met vragen naar de website voor informatie of nemen contact op met Bpf Schoenmakerij; realiseren zich dat zij een eigen verantwoordelijkheid hebben en handelen daar naar. Gepensioneerden Kennis Houding weten waar zij informatie over hun pensioen vinden en wanneer ze deze aangeleverd krijgen (bijv. wijzigingsbrief en jaaropgave); weten wanneer hun pensioenuitkering uitbetaald wordt; hebben vertrouwen in Bpf Schoenmakerij; Gedrag gaan met vragen naar de website voor informatie of nemen contact op met Bpf Schoenmakerij Werkgevers Kennis weten waar informatie over de pensioenregeling van Bpf Schoenmakerij te vinden is; weten wanneer zij hun werknemers moeten informeren over de pensioensituatie; hebben de systeemkennis voor een juiste aanlevering van deelnemersgegevens; Houding...zijn zich bewust van hun verantwoordelijkheid op het gebied van informatieverstrekking rondom de pensioensituatie van hun werknemers; Gedrag informeren de werknemers op de juiste momenten over hun pensioen bij Bpf Schoenmakerij; zorgen voor juiste en tijdige aanlevering van deelnemersgegevens. 2.5 Kernboodschappen Actieve deelnemers Bpf Schoenmakerij is degelijk en betrouwbaar. Het fonds zet zich (maatschappelijk) bewust in voor de pensioenregeling en zorgt voor een evenwichtige belangenbehartiging van alle doelgroepen. Bij bepaalde veranderingen in de privé of werksituatie, moet de deelnemer in actie komen voor zijn pensioen. Deelnemers kunnen bij het fonds terecht, alle informatie over hun pensioen is op de website te vinden.

6 Werkgevers Bpf Schoenmakerij is degelijk en betrouwbaar. Het fonds zet zich (maatschappelijk) bewust in voor de pensioenregeling en zorgt voor een evenwichtige belangenbehartiging van alle doelgroepen. Werkgevers kunnen bij het fonds terecht, alle informatie is op de website te vinden. Bpf Schoenmakerij verwacht dat werkgevers hun werknemers informeren over de arbeidsvoorwaarde pensioen. Belangrijke momenten hiervoor zijn de zogenaamde life events. Bpf Schoenmakerij streeft er naar om de administratieve last voor de werkgevers tot een minimum te beperken. Pensioengerechtigden Bpf Schoenmakerij is degelijk en betrouwbaar. Het fonds zet zich (maatschappelijk) bewust in voor de pensioenregeling en zorgt voor een evenwichtige belangenbehartiging van alle doelgroepen. Gepensioneerden kunnen bij het fonds terecht, informatie over hun pensioenuitkering en de pensioenregeling is op de website te vinden. 2.6 Strategie De strategie geeft richting aan het bereiken en uitvoeren van de doelen. De visie en de missie staan hierbij altijd centraal. Binnen de strategie kennen we zes leidende keuzes: 1. De pensioencommunicatie is begrijpelijk, herkenbaar en informatie wordt gelaagd aangeboden Begrijpelijk Zoals voorgeschreven in de Pensioenwet hanteert Bpf Schoenmakerij een schrijfstijl die aansluit op het taalniveau van de laag tot gemiddeld opgeleide autochtoon (B1-taalniveau). Daarnaast is de communicatie zo persoonlijk mogelijk maar ook activerend, uitnodigend en positief geformuleerd. De tekst moet juridisch juist zijn, maar zo min mogelijk jargon bevatten. Ook relevantie van de informatie is van belang: geen overdaad aan informatie, maar korte en krachtige teksten. De uitgangspunten van taalniveau B1 zijn: Duidelijke structuur kopjes; witregels; opsommingen; belangrijkste vooraan, daarna onderbouwing. Heldere schrijfstijl een boodschap per zin; korte zinnen, gemiddeld tien woorden per zin; actief taalgebruik; (geen worden, kunnen, zullen, willen) weinig uitdrukkingen; alledaagse taal; hetzelfde woord voor hetzelfde concept. Herkenbaar Naast taal is ook vormgeving van belang. Bpf Schoenmakerij streeft ernaar om de informatie aan deelnemers meer te visualiseren, ten behoeve van de begrijpelijkheid bij de deelnemer als ook voor de attentiewaarde en daarmee de aantrekkelijkheid van de informatie. Pensioen123 is één van de manieren om dit te realiseren. Alle uitingen verschijnen in de huisstijl van Bpf Schoenmakerij.

7 Gelaagd Informatie over het pensioen wordt zoveel mogelijk gelaagd aangeboden. Zo kan iedere deelnemer zelf bepalen hoe diep hij of zij zich in het onderwerp wil verdiepen. Uitgangspunt is echter wel dat iedereen tenminste kennis neemt van de eerste laag. Het verschil per laag zit in omvang en verdieping. Laag 1 bedient de lezer die maar weinig aandacht en tijd voor pensioen kan en wil inzetten, in beeldtaal en korte tekstpassages. Laag 2 bedient de lezer opnieuw in beeldtaal en tekst, maar met meer gedetailleerde informatie over dezelfde pensioenonderwerpen. Laag 3 is de digitale laag waar de informatiegevoelige deelnemer het pensioenreglement, de pensioenbrochures op detailniveau en rekentools kan vinden. 2. Van papier naar online In alle communicatie-uitingen ligt de focus op de website. Brancheverenigingen en grote werkgevers verwijzen via banners en nieuwsberichten naar de website, het pensioenfonds verzamelt actief adressen van werkgevers en deelnemers en communicatiemiddelen worden crossmediaal ingezet en verwijzen naar elkaar (bijv. meer informatie vindt u op de website). 3. Werkgevers en brancheorganisaties als informatiekanaal richting deelnemers De werkgevers en brancheorganisaties staan dichterbij deelnemers dan het pensioenfonds. Waar mogelijk spelen zij daarom een rol als intermediair of informatiekanaal. Bpf Schoenmakerij ondersteunt hen hierbij. 4. Life-events als triggers in de communicatieaanpak De communicatie van Bpf Schoenmakerij is zoveel mogelijk actiegericht. In de communicatie aan deelnemers worden de zogenaamde life-events onder de aandacht gebracht. 5. Evaluatie en onderzoek Wanneer we nieuwe communicatiemiddelen laten ontwikkelen, moeten deze bijdragen aan onze communicatiedoelstellingen. Op welke doelgroep(en) is de actie gericht? Wat is het beoogd effect? Hoe sluit dit effect aan op onze communicatiedoelstellingen? Via evaluatie en onderzoek zijn de antwoorden op deze vragen na te gaan. Bijvoorbeeld in de vorm van klantpanels, enquêtes, een poll op de website en de bijeenkomsten met de deelnemersraad. De deelnemersraad wordt altijd betrokken in de communicatie. 6. Aanhaken op campagnes uit de pensioenbranche Door aan te haken op landelijke campagnes kan Bpf Schoenmakerij meeliften op de free publicity over pensioen. Zo kan het fonds ook kant-en-klaar materiaal voor onze deelnemers inzetten. Dit is belangrijk voor het draagvlak van het pensioenfonds, maar ook voor het pensioenstelsel als geheel. Voorbeelden zijn de campagnes van het Platform Wijzer in Geldzaken en de campagne Samen Sta Jij Sterk. Wijzer in geldzaken heeft als doel het financiële (pensioen)bewustzijn van Nederlanders te vergroten. Elk najaar organiseert het platform de Pensioen3daagse om pensioen onder de aandacht te brengen. De campagne Samen Sta Jij Sterk heeft als doel het vertrouwen van consumenten in pensioenfondsen te vergroten.

8 2.7 Actualiteit en persbeleid Omgang met actualiteit Het onderwerp pensioen is actueel, pensioenfondsen zijn regelmatig in het nieuws. Bpf Schoenmakerij vindt het belangrijk dat er snel en adequaat gereageerd wordt op de actualiteit. Adequaat reageren op de actualiteit vergroot het vertrouwen bij de doelgroepen. In aansluiting op de strategie om de focus naar online-kanalen te verleggen, zal dit zoveel mogelijk via de website plaatsvinden. Persbeleid Bpf Schoenmakerij heeft een reactief persbeleid. Dit betekent dat het pensioenfonds de pers niet zelf actief benadert. Als er zaken in de pers spelen, worden deze op incidentbasis opgepakt. De voorzitter(s) doen in voorkomende gevallen de woordvoering. Syntrus Achmea wordt ingeschakeld voor ondersteuning en advies als dat nodig is.