Pensioenfonds ANWB Communicatiebeleidsplan

Transcriptie

1 Pensioenfonds ANWB Communicatiebeleidsplan Dit Communicatiebeleidsplan is voorbereid in de communicatiecommissie van Pensioenfonds ANWB en vervolgens vastgesteld door het bestuur. Het traject is begeleid door de afdeling marketing en communicatie van AZL, advies en management pensioenfondsen. November

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Aanleiding 1.2 Afbakening van het plan 1.3 Duur van het plan 2. Organisatie van de communicatie 3. Het pensioenfonds 3.1 Visie van het pensioenfonds 3.2 Gewenst en huidig imago van het pensioenfonds 3.3 Kenmerken van het pensioenfonds 3.4 Doelgroepen 4. Regelgeving en actuele ontwikkelingen 4.1 Wet en regelgeving 4.2 Actuele ontwikkelingen 5. Communicatie strategie 5.1 Focus 5.2 Intermediaire kaders 6. Doelstellingen 6.1 Kennis 6.2 Houding 6.3 Gedrag 7. Communicatie inhoud 7.1 Kernboodschappen 7.2 Onderwerpen in de communicatie 8. Communicatie stijl 8.1 Schrijfstijl 8.2 Huisstijl 9. Communicatiemiddelen 9.1 Papieren, digitale en persoonlijke communicatie 9.2 Doelgroep-middelen matrix 10. Meten en rapporteren 2

3 1. Inleiding 1.1 Aanleiding Nu de wet Pensioencommunicatie een feit is wil Pensioenfonds ANWB zijn communicatiebeleid herijken. Aan de hand van een impactanalyse, verzorgd door AZL, is in de communicatiecommissie besproken hoe Pensioenfonds ANWB wil omgaan met de nieuwe bepalingen in deze wet. Dat is verwerkt in dit communicatiebeleidsplan Het bouwt voort op het vorige communicatiebeleidsplan, Afbakening van het plan Dit plan beschrijft de visie van het pensioenfonds op de communicatie met zijn doelgroepen en de strategie die het pensioenfonds kiest. Dit communicatiebeleidsplan biedt een kader voor de uitvoering. Toekomstige communicatieplannen en middelen worden steeds getoetst aan de uitgangspunten uit dit plan. Als bijlagen zijn opgenomen: Themamatrix (A) Communicatiekalender voor 2016 concept (C) Impactanalyse wet Pensioencommunicatie (D) 1.3 Duur van het plan Dit communicatiebeleidsplan geldt voor de periode Organisatie van de communicatie Het bestuur van Pensioenfonds ANWB stelt het communicatiebeleid vast. Het bestuur is verantwoordelijk voor tijdige, duidelijke, begrijpelijke en evenwichtige informatie over de pensioenregelingen en over de opgebouwde rechten. Het bestuur ontwikkelt het communicatiebeleid, stelt het vast en is verantwoordelijk voor de uitvoering. De uitvoerder (AZL) heeft een adviserende en uitvoerende rol. Pensioenfonds ANWB kent een communicatiecommissie. Deze bestaat uit een bestuurslid, maximaal twee vertegenwoordigers van de deelnemers die door het bestuur worden aangewezen, de directeur en de coördinator van de uitvoeringsorganisatie en een communicatieadviseur van AZL. Rol en taken van de communicatiecommissie: het bestuur adviseren over communicatiezaken; de uitvoering en productie van communicatiemiddelen begeleiden en bewaken (níet zelf de middelen maken); de praktijk toetsen aan het communicatiebeleidsplan. 3

4 Organisatie: minstens drie keer per jaar vergaderen; agenda samenstellen en verslaglegging zijn belegd bij de coördinator uitvoeringsorganisatie. Jaarlijks stelt Pensioenfonds ANWB de communicatiekalender vast om de uitvoering goed te organiseren. Hierin beschrijft het pensioenfonds de communicatieactiviteiten voor dat jaar. Het bestuur legt voor haar communicatie-inspanningen verantwoording af aan het Verantwoordingsorgaan. De raad van toezicht controleert het (besluitvormings)proces rondom het tot stand komen van de communicatie / het communicatiebeleid. Het pensioenfonds toetst, waar nodig, nieuwe communicatiemiddelen vooraf bij enkele deelnemers die tot de doelgroep behoren. Het bestuur werkt mee aan verzoeken om nadere informatie door de toezichthouder AFM en volgt eventuele aanwijzingen op. Jaarlijks besteedt het bestuur in het jaarverslag aandacht aan de communicatie in het afgelopen boekjaar. 3. Het pensioenfonds 3.1 Missie en visie van het pensioenfonds Het fonds heeft tot doel uitvoering te geven aan de pensioenreglementen, zoals die gelden voor de aangesloten ondernemingen en het is verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van de pensioenafspraken die gemaakt zijn tussen werkgever en werknemers. Bij het beheer van de pensioenen zijn de pensioenreglementen, en de daarin gemaakte afspraken, uitgangspunt. Het vertrouwen bij de deelnemers over de (uiteindelijke) pensioenuitkering, het maximaal inzetten op waardevastheid en een heldere communicatie met alle pensioenbelanghebbenden zijn leidend in het handelen van het pensioenfondsbestuur. Het bestuur is op het moment van vaststellen van dit communicatieplan, voornemens de missie en visie nader te verwoorden. Die nieuwe visie en missie zullen onderdeel zijn van dit plan. Het bestuur van het pensioenfonds streeft ernaar om: - Alle deelnemers, binnen de regeling, zo veel mogelijk flexibiliteit te bieden. Hierdoor kunnen zij persoonlijke keuzes maken bij het samenstellen van hun inkomen; - Voldoende financiële reserves te hebben om de (opgebouwde) pensioenen jaarlijks te kunnen verhogen; - Alle deelnemers goed op de hoogte te houden van hun persoonlijke pensioensituatie. Visie en communicatiebeleid Pensioenfonds ANWB wil met zijn communicatie bijdragen aan de kennis bij deelnemers over: 4

5 het eigen pensioen de risico s de (financiële) situatie van het pensioenfonds pensioen in het algemeen Communicatie van Pensioenfonds ANWB moet bijdragen aan: kennis van deelnemers over het eigen pensioen (educatieve kant) de mogelijkheden van deelnemers om aan financial planning te doen (handelingsperspectief) interactie tussen het fonds en de deelnemers (dialoog) de service die Pensioenfonds ANWB biedt aan de deelnemers. Ook anderen hebben op deze terreinen een taak: Stichting Pensioenregister informeert over het totaal aan opgebouwde pensioenen. De overheid vult deze in met platform Wijzer in geldzaken, een initiatief van het Ministerie van Financiën. Pensioenfonds ANWB overlegt met de werkgever in hoeverre deze bereid is en de mogelijkheden heeft om zaken voor zijn rekening te nemen. In hoofdstuk 5, Communicatiestrategie wordt dit verder uitgewerkt. De werkgever is vanwege de wet op de Wet Pensioencommunicatie verplicht te communiceren over de arbeidsvoorwaarde pensioen. 3.2 Gewenst en huidig imago van het pensioenfonds De kernwaarden geven aan hoe Pensioenfonds ANWB gezien wil worden: deelnemer centraal duidelijk, transparant betrouwbaar, fatsoenlijk tijdig en evenwichtig Deze kernwaarden geven richting aan de communicatie met de diverse doelgroepen. Onderstaand per kernwaarde een korte toelichting. Deelnemer centraal Het pensioenfonds is er voor de deelnemers en stelt de deelnemers centraal, de actieve deelnemers, de gewezen deelnemers en de pensioengerechtigden. Dit betekent bijvoorbeeld dat het fonds informatie niet alleen ter beschikking stelt, maar ook naar de deelnemers toe brengt. Het betekent ook dat teksten geschreven worden vanuit het perspectief van de deelnemers, waarbij steeds in het oog gehouden wordt wat de relevantie is van de informatie voor de deelnemers. We stellen de deelnemers tot centraal door hen goed op de hoogte te houden van hun eigen pensioen, maar ook van de financiële situatie van het pensioenfonds en van pensioen in het algemeen. 5

6 Duidelijk, transparant Het pensioenfonds wil duidelijk en transparant communiceren. Wat inhoud betreft is afbakening van belang. Het fonds richt zich in de communicatie op zaken die relevant zijn voor de pensioensituatie van deelnemers. Daarbij wil het fonds niet de indruk wekken dat er belangrijke zaken worden achtergehouden. Wat schrijfstijl en taalniveau betreft is, naast het oog van een deskundig tekstschrijver, het oordeel van deelnemers leidend. Betrouwbaar, fatsoenlijk Het pensioenfonds wil gezien worden als een betrouwbaar en fatsoenlijk pensioenfonds waar het pensioen in goede handen is. Dit doet het fonds door de zaken goed te regelen. Alle vragen die serieus gesteld worden, worden beantwoord. Mits ze niet gaan over vertrouwelijke zaken en mits ze de privacy van andere deelnemers niet raken. Tijdig en evenwichtig Het pensioenfonds wil tijdig communiceren. Dat wil zeggen deelnemers tijdig wijzen op de mogelijkheden die de regeling hen biedt, tijdig wijzen op (veranderingen in) de uitkomst van pensioenen, zodat deelnemers maximaal de mogelijkheid hebben om zelf maatregelen te nemen. In de uitleg van uitkomsten en beleid zal het fonds, indien van toepassing, de evenwichtigheid van de afweging van de belangen van alle deelnemers benadrukken en/of uitleggen. Daarmee wordt de solidariteit versterkt. Het fonds wil vaker vooraf bij enkele deelnemers toetsen of communicatiemiddelen voldoende duidelijk en begrijpelijk zijn (pretest). Aan de hand van hun oordeel kunnen communicatiemiddelen aangepast worden nog voordat ze ingezet worden. Vanuit de wet Pensioencommunicatie komt hierbij dat informatie evenwichtig gebracht moet worden, zodat deelnemers voor- én nadelen zien van keuzes die ze hebben of van keuzes die door het pensioenfonds gemaakt zijn. Deze kernwaarde komt verder tot uitdrukking in: de service die het pensioenfonds biedt, bijvoorbeeld door aandacht te besteden aan de zogenaamde life events. goede bereikbaarheid voor deelnemers. Deelnemers kunnen telefonisch en per hun vragen stellen. Ze kunnen ook een afspraak maken voor een persoonlijk gesprek. De kernwaarden geven aan hoe Pensioenfonds ANWB gezien wil worden. De vraag is: worden we ook zo gezien? Op basis van de resultaten uit het deelnemerstevredenheidsonderzoek 2012 blijkt dat de waarden betrouwbaar / fatsoenlijk en deelnemer centraal door ongeveer een derde van de respondenten worden herkend. De kernwaarde Duidelijk / transparant behoeft nog aandacht. 6

7 Kenmerken van het pensioenfonds ANWB Pensioenfonds heeft de volgende pensioenregelingen: Pensioenreglement A, B, C en D; Reglement Logicx 2007; Reglement Unigarant 2000, 2006 en 2013; Pensioenreglement MAA; Pharos VPL; Unigarant Pensioensoorten in de pensioenregelingen: Ouderdomspensioen; Bijzonder ouderdomspensioen; Overbruggingspensioen; Partnerpensioen; Bijzonder partnerpensioen; Wezenpensioen; Arbeidsongeschiktheidspensioen. Ook kent het pensioenfonds: Tijdelijk aanvullend nabestaandenpensioen. Primaire doelgroepen: actieve deelnemers; voormalige deelnemers; gepensioneerden. Secundaire doelgroepen Toezichthouders (AFM, DNB); Belangenverenigingen; Media/pers; Externe adviseurs, accountants en uitvoerders. In dit plan ligt de focus op de primaire doelgroepen. De secundaire doelgroepen worden verder buiten beschouwing gelaten. De werkgever is een belangrijke partner in de communicatie naar de primaire doelgroep actieve deelnemers. Hierop komen we terug in hoofdstuk 5. 7

8 4. Regelgeving en actuele ontwikkelingen 4.1 Wet- en regelgeving Op het gebied van pensioenen is de wet- en regelgeving de laatste jaren sterk toegenomen. Ook op het gebied van communicatie van pensioenfondsen met actieve deelnemers, gepensioneerden en voormalige deelnemers. Sinds 1 juli 2015 geldt een nieuwe wet Pensioencommunicatie met nieuwe verplichtingen en nieuwe mogelijkheden. De Autoriteit Financiële Markten (AFM) houdt toezicht op de naleving van deze regels. In bijlage D vindt u de impactanalyse wet Pensioencommunicatie. 4.2 Actuele ontwikkelingen Sinds 2007 zijn er wettelijke verplichtingen voor pensioencommunicatie. Deze zijn met de nieuwe wet Pensioencommunicatie herzien. In deze wet springen een aantal zaken in het oog: - Informatie voor nieuwe deelnemers verandert. In plaats van de startbrieven met brochures zoals we die nu kennen, wordt per 1 juli 2016 de Pensioen verplicht. Laag 1 van deze Pensioen moet binnen drie maanden na indiensttreding verstrekt zijn. Laag 2 en Laag 3 moeten op de website beschikbaar zijn vanaf het moment dat Laag 1 aan nieuwe deelnemers verstrekt wordt. - Een pensioenfonds krijgt meer mogelijkheden om digitaal te communiceren. o Wil het pensioenfonds digitaal gaan communiceren, dan moet het dit eenmalig op papier aan elke deelnemer persoonlijk kenbaar maken. De deelnemers moeten hierbij de mogelijkheid krijgen om hiertegen bezwaar te maken. o Heeft de deelnemer bezwaar tegen digitale communicatie, of kan de deelnemer digitaal niet worden bereikt (geen adres bekend of bounced), dan moet pensioencommunicatie op papier worden verstrekt. - Het Uniform Pensioenoverzicht voor actieve deelnemers wordt vanaf 2016 een opgave van al opgebouwde rechten. Een prognose van het naar verwachting op te bouwen pensioen wordt aangeboden via Mijnpensioenoverzicht.nl, omdat de deelnemer daar een totaaloverzicht vindt, incl. elders opgebouwd pensioen en AOW. - Gewezen deelnemers krijgen nog steeds eens per vijf jaar een Uniform Pensioenoverzicht. - Mijnpensioenoverzicht.nl wordt uitgebreid, zodat in de toekomst het effect van bepaalde keuzes zichtbaar wordt op deze website; doorontwikkeling naar pensioendashboard. - Mijnpensioenoverzicht.nl wordt ook relevant voor gepensioneerden. Hierbij geeft de wet aan dat er geen inhaalslag nodig is; actieven en gewezen deelnemers die nu toegang hebben tot het pensioenregister, behouden die toegang als ze met pensioen gaan. Zo groeit de groep gepensioneerden die toegang heeft tot het pensioenregister geleidelijk. 8

9 - Er wordt meer communicatie verlangd over de keuzes die deelnemers kunnen maken binnen hun pensioenregeling. - Op de website moet een aantal vastgestelde stukken beschikbaar zijn, oa informatie over de uitvoeringskosten, over de premie en over het financieel crisisplan. - De werkgever krijgt een grotere rol in de pensioencommunicatie. 5. Communicatie strategie 5.1 Focus Missie en visie geven aan wat het fonds wil; wettelijke vereisten en ontwikkelingen geven aan waar het fonds mee te maken heeft. Hoe gaat Pensioenfonds haar doelen bereiken? Correct, duidelijk, evenwichtig en tijdig In de wet Pensioencommunicatie zijn herziene richtlijnen geformuleerd voor de informatieverstrekking aan deelnemers. Artikel 48 van de nieuwe Wet Pensioencommunicatie stelt dat informatie correct, duidelijk, evenwichtig en tijdig moet zijn. Ook is in de wet bepaald dat informatie gelaagd moet worden aangeboden: in een eerste laag de informatie relevant en op hoofdlijnen, in een tweede laag uitgebreider en in de derde laag de officiële documenten. Dialoog en feedback De ambitie van Pensioenfonds ANWB gaat verder dan voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Het pensioenfonds streeft naar tweerichtingsverkeer en wil daartoe de dialoog met deelnemers organiseren. Verwachte opbrengst is meer binding tussen deelnemer en fonds, meer zicht op beleving en behoeften van deelnemers. Dat helpt communicatiemiddelen beter af te stemmen op de deelnemer, waardoor de kans toeneemt dat de pensioeninformatie écht landt. Het pensioenfonds wil feedback organiseren met: het op voorhand toetsen van communicatiemiddelen (pretest); onderzoek naar de tevredenheid van deelnemers (halverwege 2016); gebruik van de poll op de website; statistieken van de website en de pensioenplanner volgen en analyseren. Het pensioenfonds wil dialoog organiseren met: voorlichting op locatie, voor (ex-) werknemers en gepensioneerden; individuele voorlichting; deel te nemen aan de Pensioen 3-daagse. Het pensioenfonds gaat onderzoeken wat verdere mogelijkheden zijn. Te denken valt aan bijeenkomsten rond life-events, of rond thema s als solidariteit, eventueel samen met de werkgevers. 9

10 Doelgroepgericht en op maat Informatie op maat voorkomt een overkill aan informatie waardoor de ontvanger (de deelnemer) kan afhaken. Is informatie persoonlijker, dan is er meer kans op relevantie en hiermee meer kans op succes. Dit past bovendien bij de kernwaarde deelnemer centraal. Dat doet het pensioenfonds door: op maat en gepersonaliseerd te communiceren te helpen bij het maken van keuzes (individuele keuzemogelijkheden pensioenregeling) te communiceren rond belangrijke momenten in werk en privé situaties (life-events). Een deelnemer is bewust betrokken bij een life-event. Het pensioenfonds kan meeliften op die verhoogde interesse. aan te haken bij vragen die dicht bij de deelnemers staan. Informatie op maat houdt de gemaksdrempel zo laag mogelijk (service bieden). Hierbij is van belang: voor de deelnemer relevante en juiste inhoud en timing inlevingsvermogen (vanwege de relatie) informatie over het proces, zodat duidelijk is wie welke actie onderneemt en wat de deelnemer eventueel moet doen Geïntegreerde communicatie Duidelijke communicatie met deelnemers vraagt verbondenheid tussen uitingen en communicatiekanalen (papier, digitaal, persoonlijk). Speciale aandacht is er daarbij voor de website, die een centrale rol in de communicatie speelt. Deze verbondenheid is weergegeven in de themamatrix (bijlage A, later in te vullen). Communicatie over communicatie Duidelijke communicatie vraagt ook om verbondenheid over betrokken partijen. Voordat het pensioenfonds communiceert met de deelnemers, communiceert het eerst hierover met betrokken partijen: de werkgever, als we verwachten dat communicatie bij de werkgever veel vragen zal oproepen; de tweedelijns helpdesk AZL. 5.2 Intermediaire kaders Om de ambities waar te maken, zoekt Pensioenfonds ANWB de samenwerking met anderen op. Door de krachten te bundelen kunnen we de arbeidsvoorwaarde pensioen dichterbij de deelnemer brengen. Het pensioenfonds kent de volgende intermediaire kaders: 10

11 Wie Rol Werkgever Inhoud HR Loket en inhoud op hoofdlijnen Management Loket en inhoud op hoofdlijnen Pensioenadministratie Inhoud Salarisadministratie Inhoud op hoofdlijnen Vereniging van gepensioneerden Loket Loket = doorverwijsfunctie (bij wie deelnemers terecht kunnen voor meer informatie) Inhoud = kennis van de pensioenregeling tot in detail Inhoud op hoofdlijnen = kennis van de pensioenregeling op hoofdlijnen Samenwerking met de werkgever Pensioenfonds ANWB benut de infrastructuur van de werkgever voor de communicatie over pensioen. Pensioenfonds ANWB speelt een actieve rol in de afstemming met de werkgever waar het communicatie over pensioen betreft. Aandachtspunt is de herkenbaarheid van de afzender: is iets van de werkgever of van het pensioenfonds? Op dit moment zijn de logo s van beide nagenoeg gelijk. Gedacht kan worden over een eigen, afwijkend logo voor Pensioenfonds ANWB. Hoe De inzet van intermediaire kaders uit het beleidsplan is ter hand genomen. Sinds enige tijd is er bij HR een lijst veel gestelde vragen beschikbaar en een A4 met de hoofdlijnen van de pensioenregeling. De bedoeling is dat beide tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek worden uitgereikt. Het pensioenfonds zal desgevraagd de betrokken werkgevers helpen bij het invullen van de voorlichting over de arbeidsvoorwaarde pensioen. Ideeën waarvan Pensioenfonds ANWB de komende periode de haalbaarheid zal onderzoeken: Module over pensioen opnemen in de MD-cursus voor managers. 6. Doelstellingen Pensioenfonds ANWB wil de pensioenbewustwording stimuleren en de verwachtingen van de deelnemer managen. Het pensioenfonds wil dat deelnemers tevreden zijn over de pensioencommunicatie. Het pensioenfonds communiceert hiertoe de juiste pensioeninformatie op het juiste moment en doet dat transparant, begrijpelijk, duidelijk en evenwichtig. De communicatie levert verder een positieve bijdrage aan het imago van het pensioenfonds (kernwaarden: betrouwbaar, fatsoenlijk duidelijk, transparant deelnemer centraal). 11

12 Om dit te bereiken zijn subdoelstellingen geformuleerd in termen van kennis, houding en gedrag. Want relevante kennis leidt tot een positieve(re) houding, waardoor (verandering van) gedrag plaatsvindt. 6.1 Kennis De deelnemers weten: wat het individuele pensioen is / wordt; wat de pensioenregeling op hoofdlijnen inhoudt; (deelnemers) wat de keuzemogelijkheden binnen de regeling zijn; hoe zich dat verhoudt tot de uitgaven na pensionering; waar ze terecht kunnen voor meer informatie; wat ze op welk moment zelf moeten doen voor het pensioen; wie het pensioenfonds is en wat het doet; hoe het met het pensioenfonds gaat; wat de toekomstplannen zijn van het pensioenfonds; hoe het op hoofdlijnen gesteld is met pensioenen in Nederland. 6.2 Houding De deelnemers hebben: een reële houding ten opzichte van hun pensioen; een positieve houding ten opzichte van het pensioenfonds; vertrouwen in het pensioenfonds en in de uitvoering van de pensioenregeling. 6.3 Gedrag De deelnemers zijn in staat om: inzicht te krijgen in hun toekomstig pensioen en in hun toekomstige uitgaven; een financiële planning te maken; de juiste keuzes te maken. De doelgroepen: halen op het moment dat zij de informatie nodig hebben, de juiste informatie op; nemen de juiste actie op het juiste moment. 7. Communicatie inhoud 7.1 Kernboodschap per doelgroep Actieve deelnemers 12

13 Weet wat u na pensionering aan inkomen kunt verwachten. Bekijk uw totale eigen pensioensituatie kritisch. Onderzoek wat u straks aan uitgaven kunt verwachten en wat u zelf moet doen voor voldoende pensioen. Pensioenfonds ANWB zorgt voor een goed beheer van uw pensioenaanspraken en informeert u daarover. Pensioengerechtigden Wij informeren u tijdig over de data waarop u uw pensioen kunt verwachte. Wij informeren u over een eventuele verhoging van uw pensioen. Pensioenfonds ANWB zorgt voor een goed beheer van uw pensioenaanspraken en informeert u daarover. Voormalige deelnemers Wij raden u aan uw totale eigen pensioensituatie kritisch te bekijken. Wij informeren u tijdig over een eventuele verhoging van uw pensioen. Pensioenfonds ANWB zorgt voor een goed beheer van uw pensioenaanspraken en informeert u daarover. 7.2 Onderwerpen in de communicatie Uit de actuele ontwikkelingen en uit de communicatiestrategie volgen de volgende belangrijke communicatiethema s: de gebeurtenissen privé en werk (life events); het pensioenoverzicht; de keuzemogelijkheden die de pensioenregeling biedt; de eigen verantwoordelijkheden van deelnemers; de verwachtingen van deelnemers t.a.v. hun pensioen en t.a.v. hun toekomstige uitgaven; het karakter van het pensioenfonds en het beleid (regeling op hoofdlijnen, premie, toeslagverlening, beleggingsbeleid, klachten- en geschillenregeling); het bestuur en de organisatie van het pensioenfonds; actuele algemene ontwikkelingen pensioenen (bijv. pensioenakkoord en verhoging AOW-leeftijd); de financiële positie van het fonds (in relatie tot het herstelpad) en de gevolgen hiervan voor de deelnemers. 7.3 Invulling aan onderwerpen Aan de onder 7.2 beschreven onderwerpen wil men op de volgende twee wijzen invulling geven: Incidenteel: een artikel in periodiek (Pensioenblik); Structureel: voor degenen die binnen afzienbare tijd met pensioen gaan, handhaven we extra communicatiemomenten. 13

14 8. Communicatiestijl Het pensioenfonds wil duidelijk en begrijpelijk communiceren. Om dat te bereiken stelt het pensioenfonds voorwaarden aan de schrijfstijl en de huisstijl. 8.1 Schrijfstijl Taalniveau B1, voor zover mogelijk; Consistentie in begrippen; Vriendelijke positieve toonzetting en de lezer persoonlijk aanspreken; Compacte zinnen; Gebruik maken van voorbeeldwerking, illustraties en rekenvoorbeelden; Zo weinig mogelijk vakjargon; Uitgaan van het standpunt van de lezer. Focus op de essentie voor de lezer, niet op de volledigheid van de inhoudelijke pensioeninformatie; Vertaling van abstracte begrippen naar concrete zaken. 8.2 Huisstijl Toegankelijke en overzichtelijke vormgeving draagt bij aan de duidelijkheid van communicatie. Daarnaast is het belangrijk dat het pensioenfonds herkenbaar is, door: een eigen logo en herkenbare huisstijl; een consistente toepassing van het logo en de huisstijl; duidelijk aan te geven waar de deelnemer terecht kan voor meer informatie. 9. Communicatiemiddelen 9.1 Papieren, digitale en persoonlijke communicatie Papieren communicatie De UPO s voor actieven, gewezen deelnemers en gepensioneerden worden aangepast als er nieuwe formats worden gepubliceerd. De procesbrieven zijn met de overgang naar AZL gemoderniseerd en voldoen aan alle uitgangspunten. De brochure die deel uitmaakt van de startbrief is inhoudelijk aangepast aan de opmerkingen van de AFM en wordt binnenkort vervangen door Pensioen De wet Pensioencommunicatie biedt meer mogelijkheden voor digitale communicatie. In dat kader is het een optie voor Pensioenfonds ANWB om in de toekomst de UPO s ook digitaal klaar te zetten voor de deelnemers, in een beveiligde omgeving die gekoppeld zal zijn aan de website. 14

15 Periodiek Uitbreiding van papieren informatie, via een periodiek, is ingevoerd. Dit op basis van de resultaten uit het deelnemerstevredenheidsonderzoek. Het periodiek heet Pensioenblik en verschijnt sinds het voorjaar van 2012 twee keer per jaar. Digitale communicatie De website is er, compleet met pensioenplanner. In alle brieven attenderen we deelnemers op de website. Het pensioenfonds gaat deze digitale omgeving vernieuwen. Het fonds maakt verder gebruik van het intranet van de werkgever. Poll functie Het fonds overweegt actief gebruik te gaan maken van de poll op de website. De techniek is er. Mogelijkheid bestaat om deelnemers op de poll te attenderen via intranet van de werkgever. Als er een inhoudelijke aanleiding voor is, is het zeker mogelijk berichten op intranet te plaatsen. Doorontwikkeling Pensioenplanner Gezien het feit dat de communicatie van Pensioenfonds ANWB moet bijdragen aan de mogelijkheden van deelnemers om aan financial planning te doen, bestaat het idee de pensioenplanner zodanig door te ontwikkelen dat deelnemers er hun uitgavenpatroon in kunnen opnemen. De externe aanbieder van de planner is met een dergelijke doorontwikkeling bezig. Persoonlijke communicatie Deelnemers kunnen telefonisch contact opnemen met de helpdesk bij ANWB. Ze kunnen daar ook een afspraak maken voor een persoonlijk gesprek. Vragen die in de eerste lijn niet beantwoord kunnen worden, worden doorgeleid naar AZL. Pensioenfonds ANWB overweegt om pensioenbijeenkomsten te gaan organiseren, bijvoorbeeld in de periode van de verzending van de UPO s. 9.2 Deelnemersonderzoek Om nadrukkelijker feedback van deelnemers te genereren, overweegt Pensioenfonds ANWB de volgende zaken: Een kwalitatief onderzoek met een groep deelnemers (doorsnede uit de totale groep), waarin met name ingezoomd wordt op de waardering voor de communicatiemiddelen. 15

16 10. Meten en rapporteren Alle informatie vanuit de dialogen met deelnemers, spontane feedback, analyses van webbezoek en helpdesk verzamelen we en bespreken we in hun onderlinge samenhang, idealiter in de communicatie commissie. Driejaarlijks evalueert de commissie de communicatie aan de hand van het Communicatiebeleidsplan en adviseert het bestuur waar nodig over een herijking van dit beleid. Jaarlijks evalueert de communicatie commissie de communicatiekalender en adviseert het bestuur over de nieuwe kalender voor het daaropvolgende jaar. AZL, november

17 Bijlage A: Themamatrix Later in te vullen 17

18 Bijlage B Communicatie jaarkalender 2016 (concept) Periode Communicatiemiddel Doelgroep Continu beschikbaar: - Eerstelijns digitaal: website - Eerstelijns: helpdesk bij ANWB, spreekuur - Tweedelijns: helpdesk AZL - Eerstelijns: helpdesk AZL Alle doelgroepen Werknemers Werknemers Gepensioneerden, voormalige werknemers, arbeidsongeschikten Januari Februari Website: - Informatie financiële situatie: maandelijks - Nieuwsberichten Jaaropgave bruto / netto Betaalspecificatie met toelichting Startbrochures aanpassen Communicatie nieuwe pensioenregeling Wijziging indexatieregels Alle doelgroepen Idem Pensioengerechtigden Nieuwe werknemers Werknemers Gewezen deelnemers Gepensioneerden Maart Nieuwe website live (?) Alle doelgroepen April Introductie Pensioen Pensioenblik Uniform Pensioenoverzicht, brieven hierbij Nieuwe werknemers Werknemers, gepensioneerden Werknemers, arbeidsongeschikten gepensioneerden Augustus Jaarverslag op de website Alle doelgroepen September Deelnemerstevredenheidsonderzoek Nader te bepalen (eventueel) Oktober Pensioenblik Werknemers, gepensioneerden November December Brief over indexatie Gepensioneerden 18

19 19

20 Bijlage C: Voor Pensioenfonds ANWB Impactanalyse Wet pensioencommunicatie Ten gevolge van het voorstel tot wijziging van de Pensioenwet AZL April

21 Inleiding Uit de Pensioenmonitor van Wijzer in Geldzaken (initiatief van het ministerie van Financiën) blijkt dat het pensioenbewustzijn in Nederland laag is. Het merendeel van de Nederlanders is onvoldoende op de hoogte van zijn inkomenspositie na pensionering. Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid vindt het van belang dat het pensioenbewustzijn vergroot wordt en heeft divers onderzoek laten verrichten naar de kwaliteit van pensioencommunicatie en het effect van de bestaande communicatiemiddelen. Uit de evaluatie van informatiebepalingen uit de pensioenwetgeving blijkt dat de huidige wettelijk verplichte informatie over pensioenen niet altijd het gewenste effect heeft. Het blijkt dat bepaalde informatie-uitingen, zoals het Uniform Pensioenoverzicht en de startbrief, voor een aanzienlijk deel van de deelnemers onvoldoende begrijpelijk zijn. De gebruikte terminologie en het taalgebruik zijn te lastig en de hoeveelheid informatie die wordt verstrekt is te omvangrijk. De huidige wettelijk verplichte informatie geeft daarnaast een te rooskleurig beeld over de hoogte van het pensioen en te weinig inzicht in de risico s. In het rapport Pensioen in duidelijke taal, volgend uit een initiatief van voormalig minister Kamp, zijn aanbevelingen opgenomen waarmee de kwaliteit van pensioencommunicatie kan worden verbeterd. Deze aanbevelingen zijn uitgewerkt in het wetsvoorstel voor de wijziging van de Pensioenwet, oftewel de Wet pensioencommunicatie. Het doel van de Wet pensioencommunicatie is het centraal stellen van deelnemers en de daarmee gepaard gaande aanpak van maatwerk. Deelnemers dienen een realistisch beeld te verkrijgen van hun pensioen. De communicatie moet aansluiten op de specifieke behoefte van groepen verzekerden. Dit kan worden bereikt door de informatie gelaagd aan te bieden, te zorgen voor een juiste frequentie van informatievoorziening en de informatie aan te bieden via het juiste communicatiemiddel. De deelnemer moet zo meer kennis en inzicht verkrijgen in zijn pensioen en zich bewuster worden van de keuzemogelijkheden en de risico s van de pensioenvoorziening. De deelnemer weet hoeveel pensioen hij kan verwachten en kan nagaan of dat voldoende is. De nieuwe Wet pensioencommunicatie vergt een bijgestelde wijze van aanbieden van informatie voor pensioenfondsen. Daarnaast wordt meer inzet van de werkgever verwacht met betrekking tot het wegwijs maken van nieuwe werknemers in de pensioenregeling. In deze impactanalyse van (het wetsvoorstel van) de Wet pensioencommunicatie is uitgewerkt welke stappen er dienen te worden ondernomen om aan alle elementen van deze wetgeving te voldoen. De analyse omvat, naast de tekst van het wetsvoorstel van 1 september 2014, tevens de wijzigingen uit het gewijzigd voorstel van wet van maart 2015 en de aanpassingen naar aanleiding van de aangenomen amendementen en moties tot en met 1 april In de analyse is aangegeven welke artikelen uit de Pensioenwet wijzigen, wat de gevolgen van de wijzigingen zullen zijn en welke acties als gevolg hiervan dienen te worden ondernomen door het fonds. Wijziging van artikel Gevolg na inwerkingtreding Wet pensioencommunicatie Actie vereist voor fonds Aanvullend advies Artikel 7 PW Informatie aan werknemer en aanbod pensioenovereenkomst. De werkgever kan de informatie ook elektronisch verzenden in plaats van enkel schriftelijk. Voor het elektronisch verstrekken van de informatie is wel uitdrukkelijke instemming van de werknemer vereist. Nee. Dit is een verplichting van de werkgever en niet van het pensioenfonds. Dit is ook niet uitbesteed aan het pensioenfonds. 21

22 Om dit te bewerkstelligen wordt een nieuw lid 5 toegevoegd aan artikel 7 PW. Artikel 21 PW Startbrief en melding van wijzigingen. De deelnemer dient binnen drie maanden na de start van pensioenverwerving beknopte basisinformatie over zijn pensioenregeling te ontvangen middels de Pensioen De Pensioen is bedoeld om regelingen met elkaar te kunnen vergelijken en bestaat uit drie lagen, zodat de deelnemer zelf kan bepalen hoe gedetailleerd hij informatie tot zich neemt. Laag 1 vervangt de startbrief. In laag 1 is informatie opgenomen op hoofdlijnen, in laag 2 is een toelichting op die hoofdlijnen en laag 3 is zeer gedetailleerd. Digitaal komt de (gelaagdheid van de) Pensioen het best tot zijn recht. In de Pensioen dient te worden opgenomen: - kenmerken van de pensioenregeling (zoals keuzemogelijkhede n); - informatie over de uitvoering van de pensioenregeling. Hieronder wordt verstaan informatie over de financiële situatie van het fonds, waaronder de beleidsdekkingsgra ad met een uitleg van de gevolgen daarvan voor toeslagverlening; - welke persoonlijke omstandigheden een actie van de deelnemer kunnen De verwachting is dat de Pensioen met ingang van 1 januari 2016 verplicht wordt en de startbrief zal vervangen. 22

23 vergen (life events). Hierbij moet tevens worden verwezen naar de website van de pensioenuitvoerder en naar het pensioenregister. Artikel 38 PW Verstrekken informatie aan deelnemers jaarlijks. De periodieke communicatie over persoonlijke aanspraken en rechten via het UPO wordt een overzicht dat terugkijkt op het verleden. Het ziet aldus op opgebouwde aanspraken (en aanspraken op risicobasis). Er wordt enkel gecommuniceerd over hetgeen tot dat moment is opgebouwd, wat de waardeaangroei is van het afgelopen jaar, verleende toeslagverlening en doorgevoerde vermindering van pensioenaanspraken en pensioenrechten. Er wordt niet meer gecommuniceerd over de reglementair te bereiken pensioenaanspraken. Voor inzicht hierin dient in het UPO te worden verwezen naar het pensioenregister of kan de deelnemer een informatieverzoek doen aan het pensioenfonds. De modellen van het UPO voor 2015 zijn ongewijzigd ten opzichte van de modellen van Voor het UPO geldt naar verwachting een overgangstermijn tot 1 januari Op het UPO 2015 kan dan ook niet het te bereiken pensioen worden weggelaten. De wettelijke deadline voor verzending blijft 1 oktober. De modellen van het nieuwe UPO, als gevolg van de Wet pensioencommunicatie, worden op dit moment vastgesteld. Deze ontwikkelingen moeten nauwlettend in de gaten worden gehouden, zodat als de nieuwe modellen bekend zijn, Pensioenfonds ANWB de opzet van het UPO kan aanpassen naar de daaraan te stellen eisen en voorwaarden. Toon, als de nieuwe modellen van het nieuwe UPO dit toestaan, ook het te bereiken pensioen op het UPO. Zo sluit het UPO aan bij wat deelnemers door de jaren heen gewend zijn geraakt. Ook helpt het deelnemers om een beeld te krijgen van hun inkomen straks. Voor een totaaloverzicht van inkomen bij arbeidsongeschiktheid wordt ook verwezen naar het pensioenregister. Indien de verzekering van arbeidsongeschiktheid deel uitmaakt van de pensioenregeling, wordt hierover informatie verstrekt in de Pensioen Artikel 39 PW Verstrekken informatie Bij beëindiging van de deelneming dient de deelnemer ook te worden Bij beëindiging van de De opgave 23

24 aan deelnemers bij beëindiging deelneming. geïnformeerd over een doorgevoerde vermindering van pensioenaanspraken en pensioenrechten. deelneming ontvangt degene een stopbrief, een opgave pensioenaanspraken en de folder Uit dienst. De verplichting om ook informatie te verstrekken over een doorgevoerde vermindering betekent dat de opgave pensioenaanspraken, dient te worden herzien en aangepast. pensioenaanspraken is bij de introductie van het UPO in het UPOformat gegoten, om de herkenbaarheid en vindbaarheid van informatie in de opgave te vergroten. Dat kan Pensioenfonds ANWB ook in de nieuwe situatie met het nieuwe UPO-format gaan doen. Naar verwachting zal in het nieuwe UPO ook een overzicht van verleende indexaties en vermindering van pensioenaanspraken zijn opgenomen. Artikel 40 PW Verstrekken informatie aan gewezen deelnemers periodiek. Het UPO van de gewezen deelnemer dient ook te informeren over een doorgevoerde vermindering van pensioenaanspraken en pensioenrechten. Dit behelst een aanpassing van het UPO, zoals reeds eerder opgemerkt. Voor gewezen deelnemers geldt dat zij minstens eenmaal per vijf jaar een UPO ontvangen. Het eerstvolgende UPO voor gewezen deelnemers wordt dan in 2017 verzonden. Hiervoor geldt dan het nieuwe model. Naar verwachting zal in het nieuwe UPO ook een overzicht van verleende indexaties en vermindering van pensioenaanspraken staan opgenomen. Artikel 41 PW Verstrekken informatie aan gewezen partner bij scheiding. De gewezen partner die een aanspraak verkrijgt op bijzonder partnerpensioen, dient voortaan bij scheiding ook te worden geïnformeerd over een doorgevoerde vermindering van pensioenaanspraken en pensioenrechten. Pensioenfonds ANWB verstuurt ingeval van een beëindiging van het huwelijk, het geregistreerd partnerschap of de samenwoning een brief en een opgave pensioenaanspraken aan de gewezen partner. De wijziging betekent dat de betreffende opgave dient te worden aangepast. Is de implementatie afgerond, dan verstuurt Pensioenfonds ANWB deze opgave pensioenaanspraken in het UPO-format. Door aan te sluiten bij het UPO-format is de herkenbaarheid en vindbaarheid van informatie in de opgave groter. Dat kan Pensioenfonds ANWB 24

25 ook in de nieuwe situatie met het nieuwe UPO-format gaan doen. Naar verwachting zal in het nieuwe UPO ook een overzicht van verleende indexaties en vermindering van pensioenaanspraken staan opgenomen. Artikel 42 PW Verstrekken informatie aan gewezen partner periodiek. De gewezen partner dient voortaan ook te worden geïnformeerd over een doorgevoerde vermindering van pensioenaanspraken en pensioenrechten. Daarnaast kan de informatie die in de opgave pensioenaanspraken wordt opgenomen ook tussentijds op verzoek van de gewezen partner worden verkregen (zie wijziging artikel 46 PW). Deze mogelijkheid bestond al voor gewezen deelnemers. De opgave pensioenaanspraken, die eenmaal per vijf jaar wordt verzonden, dient te worden gewijzigd. Het eerstvolgende UPO voor gewezen partners wordt dan in 2017 verzonden. Hiervoor geldt dan het nieuwe model. Naar verwachting zal in het nieuwe UPO ook een overzicht van verleende indexaties en vermindering van pensioenaanspraken staan opgenomen. Artikel 43 PW Verstrekken informatie aan pensioengerechtigden bij pensioeningang. Het opschrift van het artikel wordt gewijzigd, door verstrekken informatie aan pensioengerechtigden voorafgaand aan of bij de pensioeningang. Hiermee wordt verduidelijkt dat het gaat om informatie die voor de pensioeningang moet worden verstrekt aan degenen die pensioengerechtigd worden. De door de pensioenuitvoerder te verstrekken informatie wordt uitgebreid met informatie over een doorgevoerde vermindering van pensioenaanspraken en pensioenrechten alsook informatie die specifiek in De ingangsbrief dient te worden aangepast met teksten over een doorgevoerde vermindering. Aan de eis verstrekken van informatie specifiek voor pensioeningang wordt voldaan door Pensioenfonds ANWB. Drie maanden voor de pensioeningang worden toekomstige pensioengerechtigden geïnformeerd over hun pensioen en de keuzemogelijkheden. Verruim de termijn voor het verstrekken van informatie van 3 maanden naar 6 maanden vóór pensioeningang. Start de informatieverstrekking over het pensioen vanaf het moment dat met pensioen gaan volgens het reglement ook mogelijk is. 25

26 het kader van de pensioeningang van belang is (keuzemogelijkheden). Wat een redelijke periode is hangt af van de keuzemogelijkheden. Artikel 44 PW Verstrekken informatie aan pensioengerechtigden periodiek. Tekstueel wordt de informatieverstrekking gewijzigd van periodiek naar jaarlijks. Gepensioneerden dienen, in plaats van de huidige (vorm-vrije) pensioenopgave, een UPO te ontvangen. De informatie aan de pensioengerechtigde dient ook een doorgevoerde vermindering van pensioenaanspraken en pensioenrechten te bevatten. In 2015 zijn er nog geen vormvoorschriften voor deze opgave. Er geldt naar verwachting een overgangstermijn tot 1 januari Vanaf 2016 is het UPOformat verplicht. Pensioengerechtigden ontvangen al jaarlijks van Pensioenfonds ANWB een opgave van hun pensioenaanspraken. Het UPO 2016 dient te voldoen aan de nieuwe eisen en voorwaarden. Het model voor 2016 is op dit moment nog niet bekend. De pensioenopgave is vorm-vrij en is bij de introductie van het UPO in het UPOformat gegoten, om de herkenbaarheid en vindbaarheid van informatie in de opgave te vergroten. Die werkwijze kan Pensioenfonds ANWB in 2015 voortzetten. Artikel 45 PW Verstrekken informatie aan deelnemers inzake vrijwillige pensioenregeling. De deelnemer aan de vrijwillige pensioenregeling dient ook te worden geïnformeerd over een doorgevoerde vermindering van pensioenaanspraken en pensioenrechten. Nee. Pensioenfonds ANWB kent geen vrijwillige pensioenregeling. De reglementair te bereiken pensioenaanspraken in het pensioenregister worden weergegeven op basis van een pessimistisch scenario, een verwacht scenario en een optimistisch scenario. Door deze drie netto pensioenbedragen worden koopkracht en risico s voor de deelnemer persoonlijk zichtbaar. De verplichting de drie scenario s te gebruiken geldt alleen bij weergave van het 26

27 ouderdomspensioen. Artikel 45a PW Informatie over uitvoeringskosten. Door het laten vervallen van het woordje voorafgaande wordt verduidelijkt dat het bij de weergave van de uitvoeringskosten gaat het over de uitvoeringskosten in het verslagjaar. Nee. Pensioenfonds ANWB meldt in het jaarverslag al de uitvoeringskosten uit het verslagjaar. Artikel 46 PW Informatie op verzoek. Op verzoek van de deelnemer, de gewezen deelnemer, de gewezen partner of de pensioengerechtigde verstrekt de pensioenuitvoerder voortaan persoonsgebonden informatie. Hieronder wordt verstaan een opgave van de opgebouwde aanspraken en de reglementair te bereiken pensioenaanspraken, weergegeven op basis van een pessimistisch scenario, een verwacht scenario en een optimistisch scenario. De verplichting om aan vertegenwoordigers van deelnemers informatie te verstrekken vervalt. Verder worden de drie scenario s (pessimistisch, verwacht en optimistisch) ook weergegeven bij de indicatie van het te bereiken kapitaal of de indicatie van de hoogte van de in te kopen uitkering bij kapitaal of premieovereenkomsten. De verplichting de drie scenario s te gebruiken geldt alleen bij weergave van het ouderdomspensioen. Deels. Ja, Pensioenfonds ANWB dient ten aanzien van de persoonsgebonden informatie de juiste rekenmethodiek toe te passen. Over de rekenmethodiek worden nog regels gesteld in lagere regelgeving. Nee, het weergeven van de drie scenario s bij de indicatie van het kapitaal of de hoogte van de in te kopen uitkering raakt Pensioenfonds ANWB niet. Pensioenfonds ANWB kent enkel uitkeringsovereenkomsten. 27

28 Nieuw toe te voegen artikel 46a PW Beschikbare informatie. Informatie over de volgende punten dient in ieder geval voor de deelnemer, de gewezen deelnemer, gewezen partner of pensioengerechtigde beschikbaar te zijn op de website van de pensioenuitvoerder: - Pensioenregeling; - Verdere informatie over de pensioenregeling; - Uitvoeringskosten; - Jaarverslag en jaarrekening. In het jaarverslag dient informatie te worden opgenomen over de haalbaarheidstoets en de reële dekkingsgraad. Voor zover voor de pensioenuitvoerder van toepassing, dient de volgende informatie voor de deelnemer, de gewezen deelnemer, de gewezen partner of de pensioengerechtigde beschikbaar te zijn op de (persoonlijke omgeving van de) website van de pensioenuitvoerder: - Verklaring van beleggingsbeginsel en; - Financieel crisisplan (in ABTN); - Herstelplan of geactualiseerd herstelplan; - Pensioenreglement ; - Uitvoeringsovereen komst of uitvoeringsregleme nt. De deelnemer, de gewezen deelnemer, de gewezen Dit artikel maakt duidelijk welke soort informatie in ieder geval op website beschikbaar dient te zijn. Het gaat daarbij om de informatie die ook in de drie lagen van de Pensioen is opgenomen. Informatie over de premie en de gevolgen voor het partnerpensioen op risicobasis (door beëindiging deelneming, baanwisseling of waardeoverdracht) dient te worden opgenomen in laag 1 van de Pensioen Doordat de Pensioen op de website wordt geplaatst, is deze informatie ook beschikbaar. Niet-persoonsgebonden, algemene informatie kan op het openbare dan wel op het besloten deel van de website komen. Er is algemene informatie die voor een ieder belangrijk kan zijn, terwijl degene wellicht geen pensioen heeft opgebouwd bij Pensioenfonds ANWB. Andere algemene informatie, zoals de uitvoeringsovereenkomst, is bijvoorbeeld van belang voor mensen die pensioen (zullen) ontvangen van Pensioenfonds ANWB. Laatstgenoemde informatie kan in de persoonlijke omgeving van de website geplaatst worden. De website van Pensioenfonds ANWB dient aldus inhoudelijk te worden gecontroleerd en waar nodig aangevuld. Op dit moment is nog onduidelijk binnen welke termijn de website dient te voldoen aan artikel 46a PW. 28

29 partner of de pensioengerechtigde kan aan de pensioenuitvoerder het verzoek doen om de op de website beschikbare informatie elektronisch of schriftelijk aan hem te verstrekken. Artikel 48 PW Informatie tijdig en duidelijk. Dit artikel komt te luiden: eisen aan informatieverstrekking. De periodieke informatie dient te worden verstrekt middels een UPO. De informatie dient naast tijdig, ook correct, duidelijk en evenwichtig te worden verstrekt dan wel beschikbaar te worden gesteld. De informatie dient aldus inhoudelijk juist te zijn, mag geen tegenstrijdigheden bevatten en relevante voor- en nadelen dienen te worden weergegeven. Er is strikt toezicht nodig op de inhoud van de beschikbaar te stellen/te verstrekken informatie. Ook is alertheid nodig als het gaat om de evenwichtigheid van de informatie. Niet alleen voordelen moeten worden benoemd, ook nadelen. Pensioenfonds ANWB dient de doelgroepen en diens informatiebehoeften en kenmerken vast te stellen. Onderzocht kan worden welke segmentering op basis van kenmerken van de deelnemer toegevoegde waarde kan hebben. Doel is te komen tot relevante boodschappen voor groepen deelnemers. De pensioenuitvoerder dient eveneens te bevorderen dat persoonlijke informatie aansluit bij de informatiebehoefte en kenmerken van de deelnemer, de gewezen deelnemer, de gewezen partner of de pensioengerechtigde en dat de informatie inzicht geeft in de keuzemogelijkheden in de pensioenregeling en de gevolgen van belangrijke gebeurtenissen voor diens pensioen. Artikel 49 PW Informatie schriftelijk tenzij. Dit artikel komt te luiden: informatie elektronisch of schriftelijk. De pensioenuitvoerder kan ervoor kiezen om de informatie ook elektronisch Deels. Nee, de wet biedt meer mogelijkheden om digitaal te communiceren, maar verplicht dit niet. Deze wet biedt meer mogelijkheden voor het digitaliseren van de communicatie. Na instemming van 29

30 te verzenden in plaats van enkel schriftelijk. Over het voornemen tot elektronische verstrekking dient de pensioenuitvoerder de deelnemer schriftelijk te informeren. Zodra de deelnemer bezwaar maakt tegen elektronische verstrekking, dient de pensioenuitvoerder over te gaan tot schriftelijke verstrekking. Dat is ook het geval als de deelnemer eerder, toen de pensioenuitvoerder hem over het voornemen tot elektronisch verstrekken schriftelijk informeerde, geen bezwaar heeft gemaakt. Het wisselen tussen digitale en schriftelijke verstrekking van informatie door de pensioenuitvoerder is hooguit eenmaal per jaar mogelijk. Ja, de uitbreiding van digitale informatieverstrekking vereist een eenmalige schriftelijke actie van Pensioenfonds ANWB, waarbij deelnemers een redelijke termijn wordt gegund waarbinnen zij hiertegen bezwaar kunnen maken (negatieve optie). Maakt iemand binnen die termijn bezwaar, dan moet de informatie alsnog schriftelijk worden verstrekt. Als niet binnen de termijn bezwaar is gemaakt, kan Pensioenfonds ANWB overgaan tot digitale communicatie, totdat daartegen bezwaar wordt gemaakt. Dan dient Pensioenfonds ANWB weer over te gaan tot schriftelijke verstrekking. Voor het verstrekken van informatie geldt een brengplicht. Pensioenfonds ANWB dient de informatie aldus in de persoonlijke omgeving van de deelnemer te brengen (niet enkel op openbare website). Dit betekent dat attendering essentieel is. Bovendien moet Pensioenfonds ANWB kunnen aantonen dat de gewerkt heeft. Hiermee wordt voorkomen dat een bericht de geadresseerde niet bereikt. deelnemers mag meer verplichte communicatie digitaal verstrekt worden. Daar kan Pensioenfonds ANWB De eenmalige schriftelijk actie om toestemming te verkrijgen vraagt aandacht, omdat het een eenmalige kans is op respons. Daar waar mensen níet reageren is er weliswaar instemming verkregen voor digitale communicatie, maar er is geen adres verkregen, waardoor de digitale weg feitelijk onbruikbaar is. Low-budget alternatief lijkt te zijn om gebruik te maken van de Berichtenbox van de overheid. Artikel 51 PW Dit artikel komt te luiden: pensioenregister. De omschrijving van het doel van het pensioenregister wordt aangepast. Het artikel wordt zodanig uitgebreid, dat bij het raadplegen van het pensioenregister de pensioenaanspraken en pensioenrechten worden weergegeven op basis van een pessimistisch scenario, een verwacht scenario en een optimistisch scenario. De verplichting de drie scenario s te gebruiken geldt alleen bij weergave Pensioenfonds ANWB dient ervoor te zorgen dat de gegevens in het pensioenregister regelmatig worden geactualiseerd en dat de noodzakelijke informatie beschikbaar is in het pensioenregister. Tot nu toe worden de gegevens van deelnemers jaarlijks aangeleverd bij de UPO-productie. Pensioenfonds ANWB kan bepalen welke frequentie wenselijk wordt geacht. Overwogen kan worden om de gegevens eens per kwartaal te actualiseren, in lijn met de aanbeveling van de AFM, of te actualiseren bij 30