Communicatiebeleid. 22 september 2016 Pagina 1 van 15

Transcriptie

1 Communicatiebeleid 22 september 2016 Pagina 1 van 15

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Doelstellingen en uitvoering Doelstellingen Uitvoering Relevante aandachtsgebieden Segmentatie in communicatie Schrijfstijl en vormgeving Communicatie Reguliere communicatie Reguliere communicatie alle deelnemers Reguliere communicatie nieuwe deelnemers Reguliere communicatie actieve deelnemers Reguliere communicatie arbeidsongeschikte deelnemer Reguliere communicatie gewezen deelnemers Reguliere communicatie gewezen partners Reguliere communicatie pensioengerechtigden Reguliere communicatie pensioengerechtigde nabestaanden Communicatiemiddelen Communicatie in bijzondere omstandigheden Informatie aan andere belanghebbenden Implementatie communicatie Communicatie budget Evaluatie...13 Bijlage 1. - Communicatieplan Bijlage 2 Communicatie budget september 2016 Pagina 2 van 15

3 1. Inleiding Het bestuur van Stichting Pensioenfonds Archimedes streeft naar optimale duidelijkheid, openheid en zorgvuldigheid ten aanzien van het beleid, de pensioenregeling die zij uitvoert en het toezicht hierop. Daarom is duidelijke en open communicatie met deelnemers van groot belang. De uitgangspunten en de uitvoering van het communicatiebeleid zijn vastgelegd in dit document. Jaarlijks zal worden gevolgd of het beleid is uitgevoerd, welke ervaringen zijn opgedaan en welke aanpassingen noodzakelijk zijn. Het pensioenfonds communiceert met vele andere belanghebbenden. Over de communicatie met de werkgevers, het verantwoordingsorgaan, de visitatiecommissie, de toezichthouder, vermogensbeheerders etc. wordt in dit plan niet verder ingegaan. Waar een mannelijk begrip gebruikt wordt kan ook het vrouwelijke equivalent gelezen worden. 22 september 2016 Pagina 3 van 15

4 2. Doelstellingen en uitvoering 2.1 Doelstellingen Het bestuur van het pensioenfonds draagt zorg voor een duidelijk communicatiebeleid. Doel van dit beleid is om de deelnemers op een begrijpelijke wijze voor te lichten over de inhoud van de pensioenregeling, de financiële resultaten van het pensioenfonds en relevante veranderingen. Door begrijpelijke communicatie te verstrekken streeft het bestuur er naar: om begrijpelijke, juiste en tijdige informatie te verstrekken o.a. rekening houdend met de eisen omschreven in de Pensioenwet en de Wet Pensioencommunicatie om de kennis en het inzicht in de pensioenregeling te vergroten. De deelnemer kan zichzelf op de hoogte stellen van de regeling waaraan hij deelneemt en een betere keuze maken bij grote gebeurtenissen in het leven (life events) die effect hebben op het pensioen (bijv. verandering van baan, huwelijk, echtscheiding, parttime werken etc.). om het vertrouwen in het pensioenfonds te vergroten door transparantie en openheid over de organisatie, het gevoerde beleid, de behaalde resultaten, de uitvoering, het toezicht en de veranderingen die relevant zijn voor de deelnemers en andere belanghebbenden. Het belangrijkste uitgangspunt bij alle communicatie met deelnemers is dat de deelnemer centraal staat en de persoonlijke informatie moet aansluiten bij de persoonlijke informatiebehoeften en kenmerken van de deelnemer. Het pensioenfonds moet er voor zorgen dat eventuele verwachtingen die worden gewekt reëel zijn. Deelnemers dienen middelen te krijgen die zij kunnen aanwenden om hun uiteindelijke pensioensituatie zo goed mogelijk in te schatten. Zij kunnen dan tijdig (derde pijler) maatregelen nemen om eventuele financiële tekortsituaties het hoofd te kunnen bieden. Daar waar mogelijk kiest het bestuur voor digitale informatievoorziening. De opbouw van de website is hierop uitgelegd. 2.2 Uitvoering Visie Alle deelnemers van het pensioenfonds weten waar zij voor informatie over de pensioenregelingen, de resultaten en de organisatie van het pensioenfonds terecht kunnen. Strategie Het pensioenfonds verzorgt, zo mogelijk digitaal, op een simpele en begrijpelijke wijze betrouwbare informatie die is afgestemd op de verschillende doelgroepen. Tactiek Het pensioenfonds probeert haar communicatiedoelstellingen te bereiken: door proberen te begrijpen wat er bij de deelnemers leeft. Hierdoor kan informatie gericht verzorgd worden. De relatie tussen de deelnemers en deelnemersgroepen en het pensioenfonds is daarom van groot belang. Het pensioenfonds zal actief contact zoeken en reageren op ontvangen boodschappen en vragenperiodiek zal onderzoek bij deelnemers gedaan worden. 22 september 2016 Pagina 4 van 15

5 door op correcte, evenwichtige maar vooral ook eenvoudige wijze uitleg te geven over de pensioenregeling en hoe belangrijke gebeurtenissen in het leven invloed hebben op het te behalen pensioen. door ontwikkelingen in pensioenwet- en regelgeving uit te leggen en toe te lichten wat dit voor deelnemers kan betekenen door thema gerichte informatie (zoals bijv. over het beleggingsbeleid en de resultaten) te verstrekken en deze regelmatig te herhalen en verder actueel te maken waardoor kennis en inzicht vergroot kan worden door verschillende media, zoals de website en nieuwsbrieven, te gebruiken om deelnemers op de door hen gewenste manier aan te spreken door een duidelijke communicatie wil het pensioenfonds bij de diverse belanghebbenden een helder beeld en verwachtingspatroon scheppen ten aanzien van de huidige regelingen en de risico s die hiermee verbonden zijn. De kernboodschap van de communicatie is dan ook voor de verschillende doelgroepen anders. door vooral ook tijdig te communiceren 22 september 2016 Pagina 5 van 15

6 3. Relevante aandachtsgebieden 3.1 Segmentatie in communicatie Het pensioenfonds heeft voor de communicatie de onderstaande doelgroepen onderscheiden: nieuwe deelnemers actieve deelnemers gewezen deelnemers (ook wel slapers genoemd)/partners pensioengerechtigden Gezien de relatief beperkte omvang van het pensioenfonds, de omvang van het deelnemersbestand en het aantal en de aard van de werkgevers past het pensioenfonds geen verdergaand onderscheid toe in haar communicatie naar de doelgroepen. De informatievoorziening is afgestemd op gebeurtenissen in het leven van de deelnemers, zoals: in dienst / uit dienst, herintreden, meer of minder werken, levensloop trouwen, geregistreerd partnerschap, samenwonen, kinderen krijgen en scheiden arbeidsongeschiktheid, onbetaald verlof of werkloosheid bijna met pensioen overlijden 3.2 Schrijfstijl en vormgeving Schrijfstijl In de pensioenwet is voorgeschreven dat het taalniveau van de communicatie moet aansluiten bij het taalniveau van de laag tot gemiddeld opgeleide autochtoon. Dit is samen te vatten als eenvoudig Nederlands. Dit wil zeggen: schrijven in de taal die we ook in onze dagelijkse gesprekken gebruiken ouderwetse schrijftaalwoorden vervangen door hun moderne variant geen afkortingen of vakjargon zonder uitleg van de betekenis eenduidigheid in begrippen. Begrippen in Pensioenwet worden als uitgangspunt genomen. kort en bondig schrijven een actieve schrijfstijl schrijven vanuit het standpunt van de lezer adviseren in plaats van dwingen vriendelijke en positieve toonzetting begrip tonen Daarnaast moeten communicatie-uitingen altijd juridisch juist zijn. Volledigheid is echter geen vereiste. Volledigheid komt in veel gevallen de effectiviteit van de communicatie niet ten goede. Het pensioenfonds streeft dan ook geen volledigheid in haar communicatie na (behalve in haar juridische documenten). Het pensioenfonds maakt, waar dat gewenst is, een verwijzing naar beschikbare informatie op de website of in het reglement of kiest ervoor de betreffende informatie naar een selecte groep te sturen. Vormgeving Het pensioenfonds streeft naar een betrouwbaar imago. Alle uitingen worden vormgegeven in de huisstijl van het pensioenfonds. Consequent toepassen van de huisstijl zorgt bij de doelgroepen voor een consistent en professioneel beeld. De communicatiemiddelen van het pensioenfonds zijn van professionele kwaliteit en de kosten zijn in evenwicht met het doel. 22 september 2016 Pagina 6 van 15

7 4. Communicatie In haar communicatie maakt het pensioenfonds onderscheid in reguliere communicatie en fondscommunicatie. De reguliere communicatie, persoonlijk afgestemd en veelal per brief, bestaat uit wettelijk voorgeschreven communicatie. Daarnaast communiceert en informeert het pensioenfonds deelnemers over uitgebreidere pensioenzaken via diverse andere communicatiemiddelen. 4.1 Reguliere communicatie Schriftelijke informatie Het pensioenfonds heeft de wettelijke plicht de deelnemers over diverse onderwerpen te informeren. Het pensioenfonds verstrekt de informatie waar mogelijk digitaal en daarnaast schriftelijk. Zij maakt hierbij veelal gebruik van de website en gestandaardiseerde brieven. De standaardbrieven zijn qua inhoud en stijl zo veel mogelijk afgestemd op de doelgroep. Website en digitale informatie Het pensioenfonds maakt maximaal gebruik van haar website Het pensioenfonds heeft de ambitie om de informatie ook zoveel mogelijk digitaal beschikbaar te hebben. Het pensioenfonds zal onderzoeken of, met instemming van de betrokkene, zoveel mogelijk kan worden overgegaan tot elektronische informatieverstrekking. Hieronder volgt een opsomming van de onderwerpen met een korte beschrijving van de wijze waarop het pensioenfonds de reguliere, veelal ook wettelijk verplichte, communicatie uitvoert Reguliere communicatie alle deelnemers Pensioenreglement en statuten Het pensioenfonds publiceert het reglement en statuten op haar website. Deelnemers kunnen deze inzien of downloaden van de website. Ook kunnen de deelnemers deze telefonisch of per opvragen bij de helpdesk van Syntrus Achmea of de secretaris van het pensioenfonds. Klachten- en geschillenregeling Het pensioenfonds publiceert de klachten- en geschillenregeling op haar website. Deelnemers kunnen deze inzien of downloaden van de website. Ook kunnen de deelnemers deze telefonisch of per opvragen bij de helpdesk van Syntrus Achmea of de secretaris van het pensioenfonds. Het Pensioenregister Sinds 2011 is het Pensioenregister beschikbaar. Door dit register hebben alle deelnemers hun pensioenaanspraken in één overzicht. Op de website van de Stichting Pensioenregister kan ook het pensioen dat in het verleden bij verschillende fondsen is opgebouwd worden ingezien. Op deze wijze krijgen deelnemers een beter inzicht in de persoonlijke pensioensituatie en kan het ze helpen bij het maken van persoonlijke keuzes. Het pensioenfonds levert tijdig de benodigde informatie aan dit register en heeft op haar website een verwijzing naar de website van het Pensioenregister geplaatst. Pensioen (incl. startbrief functionaliteit) De module Pensioen 1-2-3, toegankelijk via de home-page van de website, bevat algemene informatie over de pensioenregeling in 3 lagen. Nieuwe deelnemers worden door de 22 september 2016 Pagina 7 van 15

8 werkgever en pensioenuitvoerder specifiek doorverwezen naar laag 1 op de website (in plaats van een startbrief) terwijl ook laag 2 en 3 digitaal beschikbaar zijn. Onderdeel van Pensioen vormt de zogenaamde Pensioenvergelijker. Met behulp van deze vergelijker kan een nieuwe deelnemer beoordelen of een overdracht van reeds opgebouwde rechten bij een andere uitvoerder zinvol is. Reglementswijzigingen Het pensioenfonds communiceert ingrijpende reglementswijzigingen binnen drie maanden na goedkeuring per nieuwsbrief aan de deelnemers. In deze brief worden de wijzigingen uitgelegd. Nieuwsbrieven worden ook op de website gepubliceerd. Toeslag Het pensioenfonds informeert ieder jaar per 1 januari de doelgroepen per brief (in de toekomst zoveel mogelijk digitaal) over de beslissing om wel of geen toeslag te verlenen. (Verkort) jaarverslag Het pensioenfonds stelt een maal per jaar een jaarverslag op conform de wettelijke eisen. Het pensioenfonds publiceert het jaarverslag op haar website. Deelnemers kunnen dit inzien of downloaden van de website. Ook kunnen de deelnemers dit telefonisch of per opvragen bij de helpdesk van Syntrus Achmea of de secretaris van het pensioenfonds. Daarnaast stelt het pensioenfonds een samenvatting van de belangrijkste elementen van het jaarverslag op in de vorm van een verkort jaarverslag dat ook op onze website wordt gepubliceerd. Dekkingsgraad De dekkingsgraad wordt maandelijks gepubliceerd op onze website De deelnemers kunnen daar informatie vinden over het verloop van de dekkingsgraad. Herstelplan Indien een herstelplan van toepassing is, worden de deelnemers door het pensioenfonds geïnformeerd middels een nieuwsbrief. De nieuwsbrief wordt ook op de website gepubliceerd Reguliere communicatie nieuwe deelnemers Aan nieuwe deelnemers verstrekken zowel het pensioenfonds (via de uitvoerder) als de werkgever binnen drie maanden na aanvang van de deelname aan het pensioenfonds een specifieke verwijzing naar de eerste laag van Pensioen Met deze verwijzing wordt de nieuwe deelnemer geïnformeerd over: wat hij opbouwt aan aanspraken in de pensioenregeling (ouderdomspensioen, partnerpensioen, wezenpensioen, arbeidsongeschiktheidspensioen. hoe pensioen wordt opgebouwd (AOW, middelloonregeling, opbouwpercentage premie, eventueel zelf te regelen pensioen). de keuzes die hij heeft (waardeoverdracht, opbouw boven , ANW-hiaat, uitruilmogelijkheden, eerder stoppen met werken, variëren in de hoogte van de pensioenuitkering). de risico s die er zijn m.b.t. de hoogte en waardevastheid van het pensioen. de acties die genomen moeten worden als hij van werkgever verandert, arbeidsongeschikt wordt, trouwt of gaat samenwonen/geregistreerd partnerschap aangaat, gaat scheiden of het samenwonen/geregistreerd partnerschap beëindigt, verhuist naar het buitenland, werkloos wordt. 22 september 2016 Pagina 8 van 15

9 4.1.3 Reguliere communicatie actieve deelnemers Informatie bij individuele waardeoverdracht De waardeoverdrachtprocedure bestaat uit diverse stappen. Deelnemers worden door middel van een ontvangstbevestiging van de aanvraag waardeoverdracht en een offerte van het pensioenfonds geïnformeerd over de voortgang van de waardeoverdracht. Informatie over ANW-hiaat De actieve deelnemer wordt in het geval van huwelijk of samenwonen per brief geïnformeerd ten aanzien van het mogelijke ANW-hiaat en wat dit voor de betrokkene betekent. Informatie over het afsluiten van een ANW-Hiaat verzekering wordt aangeboden. Jaarlijks pensioenoverzicht ( UPO) Een maal per jaar ontvangt de actieve deelnemer voor 1 oktober het Uniform Pensioenoverzicht (UPO). In dit UPO wordt de actieve deelnemer geïnformeerd over: de hoogte van de opgebouwde rechten de hoogte van de reglementair te bereiken rechten (met duidelijke toelichting dat deze niet gegarandeerd zijn) informatie over toeslagverlening een opgave van de aan het betreffende jaar toe te rekenen waardeaangroei van de pensioenaanspraken (A-factor). Beëindiging relatie Wanneer een deelnemer zijn huwelijk resp. geregistreerd partnerschap of samenleving beëindigt en het pensioenfonds daarover tijdig informeert, ontvangt de ex-partner binnen vier weken een scheidingsbericht. In dit scheidingsbericht wordt de ex-partner geïnformeerd over: het bijzonder partnerpensioen eventuele afwijkende afspraken toeslagverlening op het bijzonder partner pensioen Pensioenrecht en mogelijkheid tot uitruil Zes maanden voorafgaand aan de pensioendatum verstuurt het pensioenfonds aan de deelnemer een zogenaamde pensioenbrief. In deze brief wordt de deelnemer geïnformeerd over de hoogte van zijn pensioenrecht en de mogelijkheden tot uitruil. Beëindiging deelname aan de pensioenregeling Iedere deelnemer die de arbeidsovereenkomst met één van de aangesloten ondernemingen beëindigt ontvangt binnen drie maanden een beëindigingbericht van het pensioenfonds. In dit beëindigingsbericht wordt de deelnemer geïnformeerd over: Een opgave van de opgebouwde pensioenaanspraken Informatie over de toeslagverlening Informatie die voor de deelnemer specifiek in het kader van de beëindiging van belang is Informatie over de mogelijkheid tot afkoop en het recht tot waardeoverdracht. 22 september 2016 Pagina 9 van 15

10 4.1.4 Reguliere communicatie arbeidsongeschikte deelnemer Informatie bij ingang arbeidsongeschiktheidspensioen De arbeidsongeschikte ontvangt binnen een maand na ingang van het arbeidsongeschiktheidspensioen: Een opgave van de opgebouwde pensioenaanspraken Informatie over de toeslagverlening Informatie over de voorwaarden van het arbeidsongeschiktheidspensioen Informatie na wijziging arbeidsongeschiktheidspercentage De arbeidsongeschikte ontvangt binnen een maand nadat hij het pensioenfonds geïnformeerd heeft over een aanpassing in het arbeidsongeschiktheidspercentage: Een opgave van de gewijzigde opgebouwde pensioenaanspraken Informatie over de toeslagverlening Informatie over de voorwaarden van het arbeidsongeschiktheidspensioen Informatie na beëindiging arbeidsongeschiktheid De arbeidsongeschikte ontvangt binnen een maand nadat hij het pensioenfonds geïnformeerd heeft over de beëindiging van de arbeidsongeschiktheid: Een opgave van de opgebouwde pensioenaanspraken Informatie over de toeslagverlening Reguliere communicatie gewezen deelnemers Vijfjaarlijks pensioenoverzicht - UPO Een maal per vijf jaar ontvangen de gewezen deelnemers in het betreffende jaar het Uniform Pensioenoverzicht. In dit UPO worden de gewezen deelnemers geïnformeerd over: De hoogte van de verworven pensioenaanspraken De toeslagverlening (voorwaardelijkheidsverklaring) Pensioenrecht en mogelijkheid tot uitruil Zes maanden voorafgaand aan de pensioendatum verstuurt het pensioenfonds aan de gewezen deelnemer een zogenaamde pensioenbrief. In deze brief wordt de gewezen deelnemer geïnformeerd over de hoogte van zijn pensioenrecht en de mogelijkheden tot uitruil Reguliere communicatie gewezen partners Informatie gewezen partners Een gewezen partner ontvangt eenmalig op het moment dat hij gewezen partner wordt binnen vier weken een opgave in de vorm van een UPO, die vervolgens eens in de vijf jaar wordt verstrekt. Pensioenrecht Zes maanden voorafgaand aan de pensioendatum van de (gewezen) deelnemer verstuurt het pensioenfonds aan de gewezen partner een zogenaamde pensioenbrief. In deze brief wordt de gewezen partner geïnformeerd over de hoogte van zijn pensioenrecht. 22 september 2016 Pagina 10 van 15

11 Vijfjaarlijks pensioenoverzicht - UPO Een maal per vijf jaar ontvangen de gewezen partners in het betreffende jaar het Uniform Pensioenoverzicht. In dit UPO worden de gewezen partners geïnformeerd over: De hoogte van de verworven pensioenaanspraken De toeslagverlening (voorwaardelijkheidsverklaring) Reguliere communicatie pensioengerechtigden Pensioeninformatie aan pensioengerechtigden Een maal per vijf jaar ontvangen pensioengerechtigden het Uniform Pensioenoverzicht. In dit UPO worden de pensioengerechtigden geïnformeerd over De hoogte van hun pensioenrecht De hoogte van de opgebouwde aanspraken op partnerpensioen De toeslagverlening Jaaropgave Pensioengerechtigden ontvangen elk jaar de jaaropgave in het fiscaal voorgeschreven formaat Reguliere communicatie pensioengerechtigde nabestaanden Pensioeninformatie aan pensioengerechtigde nabestaanden Een maal per vijf jaar ontvangen pensioengerechtigden het Uniform Pensioenoverzicht. In dit UPO worden de pensioengerechtigden geïnformeerd over De hoogte van hun pensioenrecht De toeslagverlening Jaaropgave Pensioengerechtigde nabestaanden ontvangen elk jaar de jaaropgave in het fiscaal voorgeschreven formaat. 4.2 Communicatiemiddelen Het pensioenfonds maakt verder gebruik van de onderstaande communicatiemiddelen: Website Met de website beschikt het pensioenfonds over een snel te actualiseren medium en overzichtelijke informatiebron. Deelnemers en andere belanghebbenden kunnen hier op ieder moment actuele en persoonlijke pensioeninformatie vinden. De persoonlijke deelnemersinformatie wordt vier maal per jaar geactualiseerd. De algemene informatie op de website wordt het hele jaar door geactualiseerd. Op de website meldt de deelnemer zich als medewerker aan. Vervolgens logt hij via DigiD op de website in. Hierbij is van belang dat de werkgever de deelnemer aangemeld heeft bij het pensioenfonds. Deelnemers kunnen zich via de website abonneren op de nieuwsalert service: via een persoonlijke krijgen deelnemers dan te horen dat er een nieuwsbericht op de website is gepubliceerd. Pensioenplanners Het pensioenfonds stelt op de website 2 aparte On Track pensioenplanners ter beschikking: een planner voor de groep jaar en een planner voor de groep 57+. Met deze planners kunnen de actieve deelnemers zelfstandig berekeningen maken die hen kunnen helpen met het maken van persoonlijke keuzes op het gebied van pensioenen. Het pensioenfonds beoogt met deze planners het inzicht van actieve deelnemers bij het maken van financiële keuzes te vergroten. Met behulp van deze planners kunnen persoonlijk 22 september 2016 Pagina 11 van 15

12 aanvullende maatregelen worden genomen om financieel op koers te blijven voor een leven als gepensioneerde. Nieuwsbrief Ongeveer vier keer per jaar ontvangt de deelnemer een nieuwsbrief van het pensioenfonds met actuele onderwerpen en ontwikkelingen. Helpdesk Het pensioenfonds beschikt over een helpdesk waar de deelnemers en gepensioneerden terechtkunnen met vragen t.a.v. het (toekomstige) pensioen en de regelingen die hiermee samenhangen. De helpdesk wordt beheerd door Syntrus Achmea. De helpdesk is tijdens kantooruren telefonisch bereikbaar. Ook kunnen de deelnemers via de website en/of per vragen stellen en informatie opvragen. Zij ontvangen dan een ontvangstbericht en binnen vier weken antwoord op hun vraag. Inzet werkgever als intermediair Er is nauw contact met de Human Resources afdelingen van de verschillende werkgevers. Ook kan het pensioenfonds gebruik maken van de intranet-sites en/of andere communicatiemiddelen van de werkgevers. 4.3 Communicatie in bijzondere omstandigheden In bijzondere omstandigheden, zoals omschreven in het crisisplan, zal het bestuur met de deelnemers communiceren volgens het schema vastgelegd in het crisisplan. 4.4 Informatie aan andere belanghebbenden Werkgevers worden door hun bestuursvertegenwoordigers op de hoogte gehouden van belangrijke ontwikkelingen in het pensioenfonds. Informatie daarover aan deelnemers wordt vooraf met hen gedeeld. Werkgevers (de afdelingen Human Recources), de Helpdesk van Syntrus Achmea en de Compliance Officer worden geïnformeerd wanneer een nieuwsbrief gepubliceerd is. Zij worden verwezen naar de website link van deze nieuwsbrief. In de voorbereiding van een belangrijke beslissing is het waarschijnlijk dat adviseurs en/of actuaris alsook het verantwoordingsorgaan betrokken zijn. Zij zijn dan op die manier vooraf geïnformeerd. 22 september 2016 Pagina 12 van 15

13 5. Implementatie communicatie De pensioencommunicatie valt onder de eindverantwoordelijkheid van het bestuur. Voor een goede dagelijkse uitvoering van de pensioenregeling is de reguliere communicatie zoals beschreven in t/m uitbesteed aan Syntrus Achmea. Alle overige communicatie wordt door het dagelijks bestuur verzorgd. 6. Communicatie budget De bedragen in de onderstaande bijlage 2 geven een inzicht in de raming van de communicatiekosten van het pensioenfonds. De bedragen zijn in euro s exclusief BTW. 7. Evaluatie Het effect van de communicatie wordt door het pensioenfonds vooralsnog niet structureel gemeten. De bestuursleden, de leden van het Verantwoordingsorgaan en andere organen van het pensioenfonds zijn werkzaam (geweest) in de (kleine) organisaties. Het pensioenfonds staat dus midden in de organisatie. Door de korte lijnen wordt het contact met de deelnemers vergroot en het ontvangen van feedback vergemakkelijkt. De feedback die het pensioenfonds op deze wijze ontvangt wordt binnen het pensioenfonds besproken. De website omvat een faciliteit waarmee inzage kan worden gekregen in de frequentie van bezoek en waarmee indirect effecten van de communicatie inspanningen kunnen worden geobserveerd. 22 september 2016 Pagina 13 van 15

14 Bijlage 1. - Communicatieplan 2016 Om de doelstellingen van het communicatiebeleid te bereiken zal het pensioenfonds in de komende periode: De website in samenwerking met Bridgevest actueel houden en waar nodig verbeteren (2 website campagnes per jaar) De 2 pensioenplanners in samenwerking met Bridgevest actueel houden en waar nodig verbeteren Deelnemers stimuleren zo veel mogelijk digitale informatie te willen ontvangen De huidige reguliere communicatie van Syntrus beoordelen en waar mogelijk verder verbeteren en mogelijk vervangen door communicatie via de website De overige communicatie beoordelen en waar mogelijk verder verbeteren 22 september 2016 Pagina 14 van 15

15 Bijlage 2 Communicatie budget Kosten in Reguliere communicatie (onderdeel van Syntrus Achmea contract) Standaard brieven incl. porto Helpdesk Fondscommunicatie (druk en portokosten) Verkort jaarverslag Nieuwsbrief (6 stuks) Website Connect Holland jaarlijks oude website/portal Pensioen eenmalig Pensioen jaarlijks onderhoud DigiD - eenmalig DigiD jaarlijks abonnement On Track planner jaar eenmalig On Track Planner jaar jaarlijks onderhoud On Track planner 57+ jaar eenmalig On Track planner 57+ jaar jaarlijks onderhoud Eenmalig opbouw nieuwe website Onderhoud (jaarlijks) Jaarprogramma/Timeline (acties) Bestuursportal eenmalig Bestuursportal jaarlijks onderhoud Pensioenregister Abonnement (jaarlijks) * ** * 4.028* 600 Totaal * Bedragen aangepast ivm aanpassing looptijd contract van 3 naar 2 jaar (ivm mogelijke overgang naar APF) ** vanaf 2017: Website 2015 zijn in rekening gebrachte bedragen 22 september 2016 Pagina 15 van 15