Op weg naar pensioencommunicatie 2.0

Transcriptie

1 Op weg naar pensioencommunicatie 2.0 Communicatieplan 2015

2 Inhoud 1. Inleiding Huidige situatie Gewenste situatie Doelstellingen, doelgroepen en strategie Middelenmatrix Agenda Organisatie van de communicatie Begroting Bijlage: Terugblik

3 1. Inleiding De pensioenwereld blijft in beweging. Ook 2015 zal geen uitzondering worden. De overheid is druk doende om ons pensioenstelsel toekomstbestendig te maken. Wijzigingen in wet- en regelgeving zijn aanstaande. Pensioencommunicatie staat volop in de schijnwerpers. Ook hierin is nieuwe wetgeving op komst. Stichting Douwe Egberts Pensioenfonds (hierna DEPF) zet de pensioencommunicatie strategisch en met visie in. In de doelstelling en missie van DEPF is dit ook terug te vinden: Doelstelling Het waarborgen van de nominale pensioenaanspraken en pensioenrechten, alsmede het streven de pensioenrechten te indexeren om de reële waarde te behouden, voorzover de middelen van het pensioenfonds dat toelaten. Missie Wij streven er naar om een betrouwbaar pensioenfonds te zijn, dat zijn financiële verplichtingen en ambities nu en in de toekomst waar wil maken. Wij doen dit door de aan ons toevertrouwde opdracht tot uitvoering van de pensioenovereenkomst correct, transparant, maatschappelijk verantwoord en zo (kosten)efficiënt mogelijk te laten plaats vinden. Hoe geven wij deze missie in de praktijk gestalte Wij stellen het belang van de deelnemers en gepensioneerden op de eerste plaats. Met een transparante opstelling en een actieve communicatie spannen we ons in het volgende te bereiken: - duidelijkheid over ieders pensioensituatie en over de (flexibele) mogelijkheden die de pensioenregeling biedt; - kennis opbouwen bij deelnemers om de juiste pensioenkeuzes te maken (met name op de belangrijke momenten); - een optimale dienstverlening van het pensioenfonds; - correcte en tijdige uitkeringen aan de pensioengerechtigden; - een consistent en zorgvuldig beleggingsbeleid waarin gestreefd wordt naar een verantwoorde balans tussen risico en rendement, met een verantwoord kostenniveau. Naast premiebeleid, indexatiebeleid en beleggingsbeleid is het communicatiebeleid een vierde sturingsinstrument dat ingezet kan worden om de doelen en missie van het pensioenfonds te verwezenlijken. We hebben in 2014 de strategische keuze gemaakt voor het Digitale Pensioenfonds. Een nieuwe website met daarachter een persoonlijke omgeving voor de deelnemer. Met deze tool hebben we de mogelijkheden in huis om te werken aan de bewustwording van de deelnemer dat pensioen een wezenlijk onderdeel is van de eigen financiële toekomst. En we geven deelnemers concrete handvatten om hiermee aan de slag te gaan. Het jaar 2015 wordt gezien als overgangsjaar om de nieuwe wetgeving volledig te implementeren. Met het Digitale Pensioenfonds loopt DEPF hierop vooruit. Ook in 2015 worden onze voorgenomen activiteiten voor de pensioencommunicatie beschreven in een jaarplan. In dit jaarplan analyseren we de huidige situatie van het fonds, definiëren we waar we als DEPF naar toe willen en distilleren we daar de communicatiedoelen uit. Deze doelen vertalen we naar boodschappen en middelen. Daarmee stellen we dan voor 2015 de activiteiten van het pensioenfonds vast, inclusief de organisatie van de uitvoering en een begroting van de kosten.

4 2. Huidige situatie en ontwikkelingen 2.1 Externe ontwikkelingen Wederom komt er een aantal ontwikkelingen op de pensioenfondsen af die van invloed zijn op de pensioenregeling en/of de pensioencommunicatie. Nieuwe wet pensioencommunicatie In de loop van 2015 gaat de nieuwe wet pensioencommunicatie in en deze stelt nieuwe eisen aan de pensioencommunicatie. (Zie de bijlage bij dit plan voor de meest relevante teksten uit de memorie van Toelichting bij het wetsvoorstel). Dit zijn de belangrijkste uitgangspunten: De deelnemer moet centraal worden gesteld; Er moet worden aangesloten bij de behoeften en kenmerken van de deelnemer De bedragen die genoemd worden moeten in het perspectief van de toekomst worden geplaatst (koopkracht) waarbij de (on)zekerheden en risico s duidelijk worden gecommuniceerd; Er moet inzicht worden gegeven in de keuzemogelijkheden en handelingsperspectieven; Informatie moet gelaagd worden aangeboden (eenvoudig, verdiepend en volledig) Pensioen vervangt de startbrief en wordt in de loop van 2016 wettelijk verplicht; Faciliteren en stimuleren van het gebruik van het Digitale Pensioenfonds. Informatie wordt als standaard verplicht digitaal aangeboden, maar moet op verzoek ook schriftelijk worden aangeboden; De werkgever moet een grotere rol krijgen in de pensioencommunicatie; De effecten van de communicatie-inspanningen moeten getoetst worden. Wat betekent dit voor DEPF? DEPF sluit vanaf 2015 zoveel mogelijk aan bij de uitgangspunten van de nieuwe wet pensioencommunicatie. In 2014 hebben we de strategische keuze gemaakt om het Digitale Pensioenfonds inclusief pensioendashboard voor actieve deelnemers aan te gaan bieden. Deelnemers hebben daarmee altijd volledig inzicht in hun pensioensituatie en kunnen hun verwachte financiële toekomst bekijken. Daarnaast wordt een aantal essentiële schriftelijke processen vervangen door online processen. Dit betekent voor ons fonds een vergaande digitalisering waarmee wij sneller, vaker en deelnemersgerichter kunnen communiceren met de deelnemers. De huidige communicatiemiddelen zijn standaard. Om aan de nieuwe wet te voldoen, wordt een aantal middelen anders van opzet, vorm en inhoud. Enerzijds om Pensioen in te voeren, anderzijds om meer aan te sluiten bij de behoeften van de deelnemer. De pensioencommunicatie van Douwe Egberts Pensioenfonds gaat meer life-event-gedreven worden. De vernieuwing wordt in zowel de verplichte communicatiemiddelen als voor de aanvullende middelen doorgevoerd. Versobering Witteveen kader en Invoering van nieuwe FTK Per 1 januari 2015 gaat de fiscaal maximale pensioenopbouw omlaag naar 1,875% van het inkomen. Daarnaast kan alleen nog fiscaal voordelig pensioen opgebouwd worden tot een salaris van maximaal Voor het inkomen vanaf wordt het mogelijk uit het nettoloon fiscaal vriendelijk pensioen te sparen, via een vrijstelling in box 3. Ook wordt per 1 januari 2015 het nieuwe FTK van kracht. Voor bepaalde onderdelen krijgen pensioenfondsen tot 1 juli 2015 de tijd. Het nieuwe FTK voorziet in noodzakelijk technisch onderhoud van het Nederlands pensioenstelsel, voor de korte en middellange termijn. De uitgangspunten: financiële mee- en tegenvallers worden gelijkmatiger verspreid over de tijd. Dit zorgt voor meer stabiliteit in de uitkering van deelnemers.

5 er komen duidelijke, eerlijke en evenwichtige regels voor de indexatie van pensioenen, voor jong en oud. Wat betekent dit voor DEPF? Het pensioenreglement, het toeslagbeleid, het herstelplan en het financieel crisisplan zullen gaan wijzigen. De communicatie hierover zal volgens de standaard procedure plaatsvinden, samen met de werkgever. Daarnaast zal in de aanvullende communicatie aandacht gegeven worden aan deze wijzigingen. Een netto-regeling voor het salaris boven valt buiten de scope van DEPF, maar hierover wordt wel in samenwerking met de werkgever gecommuniceerd zodat de deelnemers overzicht over hun totale oudedagsvoorziening blijven houden. 2.2 Interne ontwikkelingen Risicobereidheidonderzoek In het voorjaar van 2014 heeft onder de deelnemers een risicobereidheidonderzoek plaatsgevonden, waaraan bijna 25% van de populatie heeft deelgenomen. De hoofdconclusies van de enquête zijn als volgt: Het vertrouwen van de respondenten dat DEPF voor haar belangen opkomt, is erg hoog. De benchmark heeft een score van 68%, maar bij DEPF ligt dit op 90%. Zowel het risicodraagvlak als de risicohouding van respondenten wijst in de richting van een gematigd tot gemiddeld risiconiveau. Bij gepensioneerden ligt de risicobereidheid op hetzelfde niveau als bij de actieven. Er is een voorkeur voor collectieve vaststelling van het risicoprofiel; en men heeft een bovengemiddeld vertrouwen in het pensioenfonds om de goede beslissing te nemen. Actieven stellen het daarbij op prijs gehoord te worden, maar er is ook een groep van 25% die de voorkeur heeft voor individueel vaststellen van het risicoprofiel. Er is een grote voorkeur voor het evenredig delen van tekorten en overschotten. Het feitelijke risicoprofiel van DEPF lijkt op het risicoprofiel van het gemiddelde Nederlandse pensioenfonds. Het risicobereidheidsniveau van respondenten bij DEPF ligt echter gemiddeld iets onder het niveau van de benchmark. Dit risicobereidheidonderzoek geeft een positief beeld van het imago dat DEPF heeft bij haar deelnemers. Verder zal het bestuur bij het verder invullen van het beleid rekening houden met de uitkomsten van dit risicobereidheidonderzoek. Samenwerking werkgever Een van de uitgangspunten in de nieuwe Wet Pensioencommunicatie is dat de werkgever een grotere rol krijgt. Op sommige punten werken de HR Business Partners en het pensioenfonds al goed samen, bijvoorbeeld waar het gaat om het verzorgen van de communicatie rond het aanpassen van de pensioenregeling en de aansluiting van pensioeningang op het einde van de loopbaan. Maar op andere vlakken kan de samenwerking worden uitgebreid. Dit blijft in 2015 aandacht vragen. 2.3 Huidige pensioencommunicatie Naast de verplichte communicatie, veelal in de vorm van brieven, maakt DEPF veel gebruik van aanvullende middelen om het verhaal van het pensioen te vertellen. De website en de pensioenplanner (vanaf 2015: Pensioendashboard) zijn extra middelen om deelnemers bij het onderwerp pensioen te betrekken. Voor zowel de gepensioneerden als voor de actieve deelnemers geeft DEPF vier keer per jaar een hardcopy Nieuwsbrief Pensioen uit. Bij het samenstellen van de inhoud wordt altijd gekeken naar een evenwichtige verdeling van informatie over de diverse doelgroepen. De digitale nieuwsbrief, die vier tot zes keer per jaar verschijnt, is meer gericht op het snelle actuele nieuws. Bij dit medium is er bovendien sprake van een meetbare respons. De digitale nieuwsbrief biedt ook de mogelijkheid om informatie gelaagd aan te bieden: kort en helder in

6 de nieuwsbrief, met doorlinks naar relevante achtergrondinformatie op de website van DEPF of elders op internet. Vanaf 1 januari 2011 is Douwe Egberts Pensioenfonds aangesloten bij het Pensioenregister. Hier kan men alle opgebouwde en de te bereiken pensioenen terugvinden. Ook de Partnerpensioenmailing wordt aan het pensioenregister aangeboden en is voor betrokken deelnemers inzichtelijk. Er wordt hard gewerkt om de informatie via het register verder uit te breiden, zodat de deelnemer veel meer detailinformatie kan krijgen en bruto-netto berekeningen kan maken. Presentaties met uitleg over de pensioenregeling en de diverse keuzemogelijkheden worden al jaren ingezet als communicatiemiddel. Ook over belangrijke wijzigingen en nieuwe ontwikkelingen worden presentaties gegeven. Het geven van presentaties heeft zich bewezen heeft als meest directe manier om betrokkenen vertrouwd te maken met de materie. Verder is het voor DEPF een goed moment voor direct contact met de deelnemers. Het meeliften op de landelijke campagnes (zoals de Pensioen3Daagse) zal zoveel mogelijk blijven plaatsvinden. Voor de groep deelnemers waarvoor het pensioen dichterbij komt, worden individuele Pensioengesprekken georganiseerd. Dit zijn één-op-één gesprekken waarin de deelnemer samen met een medewerker van het bestuursbureau (afhankelijk van de wensen van de deelnemer) een aantal scenario s doorrekend zodat de deelnemers een goede indicatie hebben van de hoogte van de uitkering van DEPF. Wegens het bijna standaard moeten toepassen van flexibiliseringsmogelijkheden, is het van groot belang dat met name 60- plussers goed geïnformeerd zijn over de hoogte van de te verwachten pensioenuitkering bij de diverse keuzemogelijkheden. Er wordt dan ook door (bijna) iedere deelnemer die bijna met pensioen wil gaan van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. We bieden het individueel pensioengesprek ook in 2015 actief aan, met name voor 60-plussers, maar ook voor jongere deelnemers die een globale indicatie wensen. DEPF brengt ieder jaar een verkorte versie van het jaarverslag uit en plaatst deze online. In de nieuwsbrief pensioen en de digitale nieuwsbrief (via een link) wordt verwezen naar dit verkorte jaarverslag. In 2015 zullen we een verkort jaarverslag 2014 uitbrengen. Daarnaast zal gekeken worden of het mogelijk is een kort kwartaalbericht uit te brengen. Pensioen wordt steeds meer een vorm van maatwerk. Deelnemers krijgen meer flexibiliseringsmogelijkheden. In de communicatie zal in 2015 extra aandacht gegeven worden aan de opschuivende ingangsdatum van de AOW, de mogelijkheid tot inkoop van het AOWhiaat en deeltijdpensioen. Maatwerk bieden betekent ook dat we in toenemende mate onze groeiende groep van buitenlandse deelnemers in het Engels moeten bedienen. Dit zal vooral langs digitale weg gebeuren. 2.4 Conclusie DEPF is op de juiste weg om tegemoet te komen aan de veranderende wet- en regelgeving. Er liggen voldoende kansen om dat in 2015 verder uit te bouwen. Het Digitale Pensioenfonds en de mogelijkheden daarvan zijn een uitstekend platform. Hiermee kan meer succes worden bereikt door: De deelnemer centraal te stellen en aan te haken bij zijn/haar belevingswereld. De invloed van life events op de pensioensituatie meer te communiceren. In de digitalisering kunnen stappen worden gemaakt. De informatie op de website kan worden uitgebreid. Informatie kan volgens het principe van het pensioen1-2-3 worden aangeboden.

7 3. Gewenste situatie DEPF is het pensioenfonds voor vrijwel alle medewerkers van Douwe Egberts, gepensioneerden en ex-medewerkers. Deelnemers van DEPF hebben vertrouwen in ons pensioenfonds, weten wat ze aan DEPF hebben en voelen zich bij ons thuis. We zijn transparant en klantgericht. De persoonlijke situatie van de deelnemer vinden we belangrijk. Het pensioen is er voor de deelnemer en voor zijn/haar financiële toekomst. We willen op deze persoonlijke situatie en de belevingswereld van de deelnemer aansluiten (doelgroep segmentatie, zie hoofdstuk 4.2). We geven de deelnemer daarom overzicht van zijn/haar persoonlijke pensioensituatie, geven de deelnemer inzicht in de mogelijke keuzes voor de toekomst en bieden hem/haar handvatten om actie te kunnen ondernemen. We werken graag samen met de werkgever. In de pensioencommunicatie, maar ook in onderwerpen daaromheen. We geven digitale communicatie een sleutelrol en werken digitaal waar het kan. Dit biedt voordelen en kansen voor deelnemers en de organisatie van ons pensioenfonds. Onze pensioencommunicatie moet effect hebben. Daarom meten we hoe onze communicatie bij de deelnemers overkomt.

8 4. Doelstellingen, doelgroepen en strategie 4.1 Communicatiedoelstellingen Door vergelijking van onze huidige situatie met de gewenste situatie hebben we de volgende communicatiedoelstellingen geformuleerd: 1. Deelnemers weten welke situaties gevolgen kunnen hebben voor hun pensioen Gebeurtenissen die een deelnemer ertoe kunnen aanzetten om zich te verdiepen in zijn pensioen worden duidelijker voor het voetlicht gebracht. De deelnemer wordt een handelingsperspectief geboden. 2. Deelnemers beseffen dat pensioen een eigen verantwoordelijkheid is De pensioenregeling van DEPF is (en blijft) een goede regeling, waarin deelnemers een goed pensioen kunnen opbouwen. Ze hebben vertrouwen in het pensioenfonds en dat mogen ze ook hebben. Maar tegelijkertijd zijn ze zelf verantwoordelijk voor een goed inkomen na hun pensioendatum. Het pensioen van DEPF is daarvan slechts een deel, naast de AOW en de zelf getroffen voorzieningen. Dat het met het inkomen na de pensioendatum wel goed zit, is geen adequate houding meer voor deelnemers. Zij moeten gestimuleerd worden zich in hun eigen situatie te verdiepen en daar naar te handelen. 3. Voldoen aan de verplichtingen voor wat betreft pensioencommunicatie. DEPF voldoet aan de verplichtingen die zijn vastgelegd in de wetgeving. De nieuwe wet pensioencommunicatie moet een praktische vertaling krijgen in de middelen. Het jaar 2015 beschouwen we als overgangsjaar. 4.2 Doelgroepen Doelgroepsegmentatie De deelnemer staat centraal. De communicatieboodschap moet aansluiten bij de belevingswereld van de deelnemer. Daarom zijn de doelgroepen bij actieve deelnemers gesegmenteerd in leeftijdscategorieën: Tot 40 jaar 40 tot 60 jaar vanaf 60 jaar DEPF heeft gekozen voor deze verdeling omdat voor deelnemers vanaf 60 jaar het pensioen heel dichtbij komt en zij behoefte hebben aan meer concrete informatie over het proces rond einde loopbaan / pensioeningang en bijbehorende flexibiliseringsmogelijkheden. Voor deelnemers tot 40 jaar en 40 tot 60 jaar is een groot deel van de communicatie eensluidend. Echter het Pensioendashboard zal een wat andere rol vervullen en er kan gemakkelijker worden ingehaakt op campagnes en middelen die gericht zijn op jongeren (zie bijvoorbeeld DEPF onderscheidt zes doelgroepen: Deelnemers 67-regeling tot 40 jaar Deelnemers 67-regeling vanaf 40 tot 60 jaar Deelnemers 67-regeling vanaf 60 jaar Deelnemers 65-regeling (arbeidsongeschikt) Gewezen deelnemers Gepensioneerden

9 4.3 Communicatiestrategie We sluiten aan bij de belevingswereld, en de persoonlijke situatie van de deelnemer. Informatie bieden we gelaagd aan. We sluiten daarbij aan op de standaarden van Pensioen We bieden informatie over levensgebeurtenissen die invloed hebben op de pensioensituatie én we bieden een handvat om actie te ondernemen. We maken gebruik van de mogelijkheden van de werkgever. Dat doen we onder meer door de HR business partners te stimuleren om verantwoordelijkheid te nemen voor een goede begeleiding in de lijn medewerker onderneming met name bij het einde loopbaantraject. Gezien de toenemende flexilibiliseringsmogelijkheden en het daarbij behorende maatwerk is het noodzakelijk de HR business partners voortdurend goed op de hoogte te houden van de inhoud van het proces. We streven er naar geleidelijk over te gaan naar (zoveel mogelijk) digitale communicatie.

10 5. Middelenmatrix De pensioencommunicatie van DEPF is een mix van diverse middelen en vindt bloksgewijs plaats, waarbij de afzonderlijke onderdelen elkaar ondersteunen en versterken. De communicatiedoelgroepen en -doelstellingen zijn bepalend voor de keuze van de communicatiemiddelen. Vanzelfsprekend wordt daarbij gezocht naar een evenwicht tussen effectiviteit en efficiency. Oftewel: hoe kunnen de doelstellingen het beste worden bereikt binnen het daarvoor beschikbare budget. Doelgroep Communicatiedoel Boodschap Middel Actieve deelnemers: Tot 40 jaar Bewust worden dat je aan je pensioen moet denken. Het is niet alleen voor later, maar bij arbeidsongeschiktheid of overlijden kan het snel belangrijk kan zijn. Een realistisch beeld geven over pensioen door heldere, eenvoudige en proactieve communicatie. De inhoud van de communicatie wordt beperkt tot de noodzaak regel je pensioen. In samenwerking met de werkgever. Stimuleren van de haalplicht. Pensioen is geen absolute zekerheid. Je bent zelf verantwoordelijk voor je pensioen. Je pensioenregeling is misschien niet toereikend, onderneem zelf actie. Life-events hebben invloed op je pensioen. Hoe staat je pensioenfonds ervoor. Welke ontwikkelingen in de markt kunnen van invloed zijn op het pensioen. Vraag je werkgever, je financieel adviseur of de pensioendesk wat je kan doen aan je pensioen. Bezoek de website en denk er af en toe over na Werkgever Nieuwsbrief pensioen Website inclusief dashboard, speciale aandacht voor life events Digitale nieuwsbrief Verkort jaarverslag DEMBition Attractieve banners Actieve deelnemers: 40 tot 60 jaar Een realistisch beeld geven over pensioen door heldere, eenvoudige en proactieve communicatie. De inhoud van de communicatie wordt beperkt tot de noodzaak regel je pensioen. In samenwerking met de werkgever. Stimuleren van de haalplicht. Pensioen is geen absolute zekerheid. Je bent zelf verantwoordelijk voor je pensioen. Bereken wat je hebt, hoeveel je nodig hebt en hoe je een eventueel gat kunt dichten. Je pensioenregeling is misschien niet toereikend, onderneem zelf actie. Life-events hebben invloed op je pensioen. Hoe staat je pensioenfonds ervoor. Welke ontwikkelingen in de markt kunnen van invloed zijn op het pensioen. Vraag je werkgever, je financieel adviseur of de pensioendesk wat je kan doen aan je pensioen. Werkgever Nieuwsbrief pensioen Website inclusief dashboard, speciale aandacht voor life events en flexibiliseringsmogelijkheden Digitale nieuwsbrief Verkort jaarverslag Digitale Verjaardagskaart op 40 en op 50 jaar. Actieve deelnemers: Eindgroep (60 tot 67 jaar) Idem als groep hierboven Hulp bij actief nadenken en plannen van de laatste fase van de loopbaan. Idem als groep hierboven Verdiep je in je pensioen. Het komt nu dichterbij. Moet je nog extra actie ondernemen? Ga eens in gesprek met een pensioendeskundige en bekijk sites. Welke pensioenkeuzes en flexibiliseringsmogelijkheden heb ik? En hoe weet ik of ik de juiste keuzes maak? Idem als groep hierboven Digitale Verjaardagskaart op 60, 62 en 64 jaar Pensioen plannergesprekken Presentaties

11 Pensioengerechtigden Proactief en persoonlijk informeren over de (levens- en markt-) ontwikkelingen en wat dit voor hun pensioen betekent. Hoe staat het pensioenfonds ervoor? Wordt uw pensioen verhoogd/ verlaagd? Eventueel informatie over het partnerpensioen Nieuwsbrief pensioen Website (specifiek onderdeel voor deze groep) Digitale nieuwsbrief Dec.brief Januaribrief Fiscale opgave Partnermaling (of compleet pensioen overzicht) Gewezen deelnemers (alle leeftijdsgroepen) Met enige regelmaat op grote lijnen informeren over de ontwikkelingen bij het pensioenfonds en wat dit voor het pensioen betekent. U heeft in het verleden bij Douwe Egberts Pensioenfonds een pensioen opgebouwd van een XX bedrag. Slapers-UPO sturen (1 keer per 3 jaar, 2015) Verkort Jaarverslag Website Deelnemers regeling 65 (arbeidsongeschikt) individueel Hoe werkt de voortgezette pensioenopbouw. Hoe staat je pensioenfonds ervoor. Welke ontwikkelingen in de markt kunnen van invloed zijn op het pensioen. Nieuwsbrief Toeslagbrief Uitgangspunten in de communicatie Alle communicatie (behalve de procesbrieven en waar wettelijk is voorgeschreven) in de je-vorm Begrijpelijk: Geen onnodig gebruik van jargon en afkortingen. Gelaagd: Pensioen toepassen. Toegankelijk: De informatie moet overzichtelijk zijn en gemakkelijk te vinden. Persoonlijk: Deelnemers zoveel mogelijk aanspreken bij naam en persoonlijke informatie aanbieden. Voorbeelden gebruiken: Bij moeilijke onderwerpen (reken) voorbeelden ter verduidelijking toevoegen. Overbodige informatie niet benoemen: Goed kijken naar het doel van de communicatie en hierop de informatie aanpassen. Het Digitale pensioenfonds Het Digitale Pensioenfonds biedt een moderne website, geschikt voor alle doelgroepen en speciaal voor deelnemers een Mijn-omgeving die integraal gekoppeld is aan het pensioenadministratiesysteem van TKP. In deze Mijn-omgeving hebben de deelnemers altijd en op elk gewenst moment volledig inzicht in hun persoonlijke pensioensituatie. Ze zien in één oogopslag hoe hun pensioenopbouw is en ze kunnen zelf zien en ervaren wat bepaalde keuzes voor invloed hebben op hun pensioen. Bovendien is het systeem na inloggen met DigiD straks gekoppeld aan het Pensioenregister. Ook biedt het Digitale Pensioenfonds digitalisering van post en een aantal andere processen. De pensioencommunicatie wordt met het Digitale Pensioenfonds effectiever en efficiënter. Het Digitale Pensioenfonds maakt dat onze communicatie nog meer maatwerk kan bieden, gericht op verschillende doelgroepen en Life events. Procescommunicatie Procesbrieven - de brieven die (gewezen) deelnemers en gepensioneerden ontvangen -vormen een belangrijk onderdeel van de pensioencommunicatie. Voorbeelden hiervan zijn brieven bij pensioneren, scheiden, overlijden, waardeoverdracht, arbeidsongeschiktheid en einde deelneming. De brieven vormen belangrijke contactmomenten en leveren een bijdrage aan de communicatiedoelstellingen van het pensioenfonds. Deze brieven worden in de u-vorm geschreven.

12 Onverwachte communicatie: Scrum In dit Jaarplan staat de verwachte communicatie van DEPF. Gedurende het jaar kunnen zich (onverwachte) situaties voordoen die om aanvullende communicatie vragen. We noemen dit de communicatiescrum. In dat geval wordt een plan van aanpak voor de communicatie inclusief kostenindicatie opgesteld. Meting Een meer specifieke meting op het gebied van de effectiviteit van onze pensioencommunicatie is mogelijk. Dit onderzoek wordt uitgevoerd door TKP en biedt inzicht in het pensioenbewustzijn van de deelnemers, de mate waarin zij de huidige communicatie van het fonds gebruiken en waarderen. Ook geeft dit onderzoek inzicht in welke invloed het gebruik van die middelen heeft op de waardering van de communicatie. Daarnaast vindt er een benchmark plaats waaruit is op te maken hoe de communicatie van DEPF zich verhoudt tot die van andere (bij TKP aangesloten) fondsen. Met de resultaten van het onderzoek en de input van de communicatiecommissie en eventueel het bestuur kan gefundeerd beleid ontwikkeld worden dat breed gedragen wordt en dat verder kijkt dan een eenjarige periode. De commissie communicatie van DEPF heeft nog niet besloten of dit onderzoek er komt en gaat in 2015 onderzoeken of het dit onderzoek gaat uitvoeren en zo ja wanneer (bv november ruim na de introductie van het digitaal pensioenfonds) het uitgevoerd wordt en in welke vorm. Nieuwsbrief Pensioen Voor zowel de gepensioneerden als voor de actieve deelnemers verschijnt er in 2015 vier keer een nieuwsbrief Pensioen. Bij het samenstellen van de inhoud wordt altijd gekeken naar een evenwichtige verdeling van informatie over de diverse doelgroepen. Digitale nieuwsbrief In 2015 zal Douwe Egberts Pensioenfonds in totaal circa zes keer een digitale nieuwsbrief uitbrengen (in de maanden waarin de gedrukte nieuwsbrief niet valt). Pensioenregister Vanaf 1 januari 2011 is Douwe Egberts Pensioenfonds aangesloten bij het Pensioenregister. Hier kan men alle opgebouwde en de te bereiken pensioenen terugvinden. Ook de Partnerpensioenmailing wordt aan het pensioenregister aangeboden en is voor betrokken deelnemers in te zien. Er wordt hard gewerkt om de informatie via het register verder uit te breiden, zodat de deelnemer veel meer detailinformatie kan krijgen en ook wat bruto-netto berekeningen kan maken. Presentaties Presentaties met uitleg over de pensioenregeling en de diverse keuzemogelijkheden worden al enige jaren ingezet als communicatiemiddel. Presentatie-ronden worden ingezet voor belangrijke wijzigingen en nieuwe ontwikkelingen. Deze vorm heeft zich bewezen heeft als meest directe manier om betrokkenen vertrouwd te maken met de materie en geeft DEPF belangrijke directe contacten met de deelnemers. DEPF kan daarbij gebruik maken van een digitaal inschrijfsysteem voor interne opleidingen, dat bij de onderneming wordt gehanteerd. Individuele pensioengesprekken Voor de groep deelnemers waarvoor het pensioen dichterbij komt, worden de Pensioenplannergesprekken georganiseerd. Dit zijn één-op-één ontmoetingen waarin de deelnemer met individuele rekenvoorbeelden inzicht krijgt in de gevolgen van eventuele keuzes die hij gaat maken op het moment van pensioneren. Deze service wordt door deelnemers zeer gewaardeerd en zal daarom in 2015 weer worden opgepakt. (Verkort) jaarverslag Er zal in 2015 over het verslagjaar 2014 een verkorte versie van het jaarverslag verschijnen en online worden geplaatst. In de nieuwsbrief pensioen en de digitale nieuwsbrief (link) zal worden verwezen naar dit verkorte jaarverslag.

13 Flexibiliseringsmogelijkheden Pensioen wordt steeds meer een vorm van maatwerk. Deelnemers krijgen meer en meer mogelijkheden om hun pensioen zo in te richten zoals ze het hebben willen. Bovendien zal in de communicatie rekening gehouden moeten worden met de opschuivende ingangsdatum van de AOW en de nieuwe mogelijkheden voor inkoop van het AOW-hiaat en deeltijdpensioen. Over deze zogenaamde flexibiliseringsmogelijkheden zal in 2015 opnieuw uitgebreid worden gecommuniceerd. Pensioendriedaagse We gaan op tijd overleggen of we ook in 2015 deelnemen aan de Pensioen3Daagse en zo ja welke activiteit we gaan organiseren. De Pensioen3Daagse is een goed platform en een mooie gelegenheid voor een kwalitatief goed contactmoment met de deelnemers. Deelname ligt voor de hand maar staat niet vast.

14 6. Agenda 2015 Januari Januari mailing gepensioneerden Digitale nieuwsbrief 13-01: Vergadering commissie communicatie Vernieuwde website (zonder MijnOmgeving/Engelstalig) April Hardcopy nieuwsbrief Juli 02-07: Vergadering commissie communicatie (optioneel) Februari Hardcopy nieuwsbrief Mei Digitale nieuwsbrief UPO 2015 inclusief update PensReg Slapers UPO 2015 Lancering DCI website NL en EN (inclusief Mijnomvering, koppeling met PensReg en 2015-regeling in Dashboard) 19-05: Vergadering commissie communicatie Augustus Digitale nieuwsbrief Maart Digitale nieuwsbrief GAT DCI 31-03: Vergadering commissie communicatie (met TKP) Juni Jaarverslag (volledig en verkort online) Hardcopy nieuwsbrief Individuele gesprekken September Hardcopy nieuwsbrief Individuele gesprekken 15-09: Vergadering commissie communicatie (met TKP) Oktober Pensioen3Daagse (optioneel) Individuele gesprekken Voorbereiding comm.plan 2016 November Digitale nieuwsbrief 10-11: Vergadering commissie communicatie Partnermailing (of algemene opgave voor pensioengerechtigden) December Implementatie wettelijke eisen, streven Indexatiebesluit naar pensioengerechtigden (en event. ook slapers)

15 Communicatieplan Organisatie van de communicatie Om het communicatiebeleid te laten slagen is het belangrijk dat er goede afstemming tussen het pensioenfonds en de (communicatieadviseur van de) pensioenuitvoerder plaatsvindt. Er moeten goede afspraken gemaakt worden over het proces en verantwoordelijkheden. In dit hoofdstuk leggen we de afspraken vast. 7.1 Verantwoordelijkheden Bestuur Het bestuur: stelt tijdens de laatste bestuursvergadering van het jaar het Jaarplan Communicatie voor het komende jaar vast; stelt de financiële middelen beschikbaar die nodig zijn om de plannen uit te voeren; neemt besluiten over eventuele wijzigingen in plannen; geeft wanneer nodig tussentijds akkoord op eventuele projectcommunicatieplannen. Verantwoordingsorgaan Het Verantwoordingsorgaan heeft een adviesfunctie voor het (de) communicatieplan(nen). Communicatiecommissie In de communicatiecommissie hebben vijf leden zitting. De communicatiecommissie: speelt een actieve rol bij het tot stand komen van het communicatieplan. Zij levert inhoud, denkt mee, reageert tijdig op conceptvoorstellen van TKP en accordeert het plan voordat het naar het bestuur gaat. geeft opdracht tot het uitwerken van de middelen/activiteiten en levert input op gedane voorstellen vanuit TKP. verzorgt goedkeuring op uitgewerkte communicatiemiddelen. verzorgt goedkeuring op memo s/voorleggers over communicatie voorafgaand aan bestuursvergaderingen fungeert als sparringpartner voor TKP als pensioenuitvoerder in geval van communicatiekwesties. De commissie komt gedurende het jaar regelmatig bij elkaar. Minimaal twee keer per jaar is de communicatieadviseur vanuit TKP daarbij uitgenodigd. Tussentijds is er mailen telefonisch contact. TKP Pensioencommunicatie TKP Pensioencommunicatie: stelt jaarlijks een Jaarplan Communicatie op; voert tijdig de activiteiten zoals benoemd in het Jaarplan Communicatie uit; geeft gevraagd en ongevraagd advies over allerhande communicatie; licht desgevraagd in bestuursvergaderingen de communicatiemiddelen en activiteiten toe; stelt memo s op. De afdeling Communicatie, de accountmanager, Pensioendesk, BackOffice, Pensioenadvies en ICT werken nauw met elkaar en het bestuursbureau samen om de communicatie met de deelnemers te optimaliseren. Hiervoor vindt maandelijks overleg

16 plaats in het operationeel klant team (OKT) en ieder kwartaal tussen het OKT en het bestuursbureau. Ook voordat verschillende middelen worden gemaakt, wordt overlegd over de inhoud. Op deze manier kan in de communicatie worden ingespeeld op vragen van deelnemers en gepensioneerden, die via andere kanalen binnenkomen. Pensioendesk TKP heeft namens u contact met uw deelnemers, dagelijks en via zelfgekozen kanalen. Dit contact bepaalt mede het beeld dat uw deelnemer van het pensioenfonds heeft. Daarom spreken wij jaarlijks in de dienstverleningsovereenkomst (SLA of DVO) af op welke wijze wij dit doen en welk kwaliteitsniveau uw deelnemer mag verwachten. Aanvullend kunnen wij samen met u dieper ingaan op het contact en samen het gewenste effect ervan beschrijven in een communicatiewijzer. 7.2 Evaluatie We zullen een aantal instrumenten inzetten om het pensioenbewustzijn, het bereik en de effectiviteit van de communicatie te meten: Klanttevredenheidsonderzoek onder actieve deelnemers (kwantitatief onderzoek); Bijhouden van web-statistieken; Communicatiemetingen; Respons op communicatieacties. Over de inzet van deze instrumenten vindt overleg plaats met het bestuursbureau en/of de communicatiecommissie. Daarnaast neemt de communicatiecommissie de ervaringen van het afgelopen jaar mee in het uitzetten van acties voor het komende jaar. 16

17 8. Begroting Over de kosten van de meeste communicatiemiddelen zijn in de SLA afspraken gemaakt, deze kosten maken onderdeel uit van de vergoeding TKP. Inbegrepen in de jaarlijkse vergoeding zijn de kosten voor: - jaarlijks onderhoud en beheer van de website en pensioenplanner; - verzenden en beheer startbrief; - UPO s; - redactie brochures; Daarnaast zullen er in 2015 wellicht aanvullende werkzaamheden worden verricht. Dit is meerwerk. Hieronder zijn de kosten voor deze middelen opgenomen. Communicatiemiddelen binnen SLA Aantal uitgaven of Kosten afnames per jaar Advies, Communicatiejaarplan 1 SLA Procesbrieven, aanpassen en beheer continu SLA Uniform Pensioenoverzicht (in 2015 ook slapers) 3 SLA Partnerpensioenmailing 1 SLA Januarimailing 1 SLA Brochure pensioenregeling (in t kort) 1 SLA Contentmanagement website continu SLA (Algemene inhoud, onderhoud MijnOmgeving vanaf mei 2015) Pensioendashboard continu SLA Pensioendesk (Ondersteuning via telefoon, brief of ) continu SLA Communicatiemiddelen buiten SLA Aantal uitgaven of Kosten afnames per jaar Hardcopy Nieuwsbrief Pensioen Digitale nieuwsbrief Verkort Jaarverslag (digitaal op website) Communicatieonderzoek (optioneel: uitbesteden) Animatie UPO (jaarlijks onderhoud) Engelstalige communicatie continu PM Presentaties (Pensioen3daagse etc.)? PM Bovenstaande kosteninschattingen zijn gebaseerd op ervaringscijfers, afgegeven planningen en ingeschatte oplageaantallen. De werkelijke kosten worden op basis van nacalculatie bij het fonds in rekening gebracht. Verder zijn de externe kostenfacturen, zoals drukwerk en vormgeving, inclusief btw opgenomen. De ingeschatte ureninspanningen zijn exclusief btw opgenomen. De genoemde bedragen zijn prijspeil 2015 waarbij een ingeschatte indexatie is gehanteerd. De werkelijke indexatie welke door het CBS wordt vastgesteld kan hiervan afwijken en dus invloed hebben op de genoemde prijzen. 17

18 Bijlage: Terugblik 2014 De terugblik vindt plaats op basis van de planning van het voorgaande jaar. In dit overzicht staat welke middelen ingezet zijn en of de planning gehaald is. Communicatiemiddelen: 1 e kwartaal 2 e kwartaal 3 e kwartaal 4 e kwartaal Nieuwsbrief en overzichten Nieuwsbrief Pensioen X X X X Specificatie uitkerenden X UPO (ML) resp factor A (BPR) X (ML) X (BPR) Overzicht partnerpensioen X Jaarverslag (op site/ in druk) X Verkort jaarverslag (idem) X Brieven Communicatie vanuit de PW Continu Procesbrieven (bv startbrief, Continu uitdiensttredingsbrief) (Updaten) Brochures Pensioenregeling in t kort Continu The pension scheme briefly Continu explained Internet Website Continu Engelstalige communicatie X X Life-events X Digitale nieuwsbrief X X X X X X Overig Overige presentaties Continu, indien nodig, oktober: Pensioen3Daagse Bijeenkomsten Commissie X X X X X X Communicatie Individuele pensioengesprekken Continu Prikborden binnen de onderneming Continu Intranet Douwe Egberts Continu 18

19 Communicatieplan