ACCOUNTING. Rendement. Digitalisering. Integratie. Rapportering & analyse. Kantooradministratie ORGANI ACCOUNTING SYSTEM III

Transcriptie

1

2

3 ACCOUNTING Sinds haar ontstaan in 1977 biedt ORGANI software oplossingen voor boekhouding en finance. Het doelpubliek bestaat uit accountantskantoren, handels- en industriële bedrijven, logistieke dienstverleners en gerechtsdeurwaarderskantoren. ORGANI ACCOUNTING SYSTEM III Tijdens het ontwikkelen van onze toepassingen besteden we uiteraard heel veel aandacht aan beschikbare functionaliteiten voor onze gebruikers. Maar dit is lang niet het enige belangrijke aspect voor software. Onze focus ligt vandaag volledig op het ontwikkelen van allerhande bijkomende tools die het rendement en de efficiëntie van de interne administraties van onze klanten drastisch kunnen verhogen. Door steeds weer nieuwe technologieën te integreren binnen onze oplossingen kunnen wij tal van manuele transacties binnen elke boekhoudomgeving definitief uitschakelen. Omdat niet enkel de kwaliteit van de software van belang is, beschikt ORGANI tevens over een professionele ploeg van business consultants die garant staan voor een vlekkeloze implementatie. Zij staan u bij met raad en daad om van uw boekhoud- en financieel pakket een werkelijk beheersinstrument te maken voor uw organisatie. U bent bang om bij een overstap naar onze toepassing veel kostbare gegevens uit het verleden te verliezen? Geen nood. Ons gespecialiseerd team heeft een ruime ervaring in de conversie van gegevens uit andere systemen. Met ORAS III haalt u in ieder geval een state-of-the-art product in huis. Ontdek hier waarom duizenden Belgische bedrijven nu reeds dagdagelijks hun profijt halen uit het gebruik van ORAS III 20% meer rendement met ORAS IIII ORAS III biedt u een flexibele oplossing die naadloos kan aansluiten bij uw eigen interne werking. Aangezien een boekhouding nooit op zichzelf kan bestaan, zorgen wij daar waar nodig ook voor de integratie met andere beschikbare applicaties. Al onze toepassingen voldoen aan de strengste kwaliteitseisen en worden permanent aangepast alle aan wettelijke bepalingen. Rendement Digitalisering Integratie Rapportering & analyse Kantooradministratie

4 RENDEMENT De snelheid waarmee grote hoeveelheden boekhoudkundige transacties kunnen uitgevoerd worden, wordt bepaald door diverse factoren. Zo moeten gegevens snel kunnen ingebracht worden in een grafische Windows applicatie. Maar ook tal van andere hulpmiddelen kunnen ervoor zorgen dat de totale tijd die u nodig heeft om een dossier af te werken tot het strikte minimum wordt beperkt. Centraal adressenbestand Alle bedrijven worden opgenomen in één centraal adressenbestand. Bij het aanmaken van een nieuwe klant of leverancier kan de gebruiker direct putten uit deze uitgebreide bron aan gegevens, zodat op termijn een nieuw adres nog maar zelden moet aangemaakt worden. Real-time en wijzigbaar Een belangrijke voorwaarde voor een snelle behandeling van alle inputs is dat ook de verwerking en rapportering direct kan volgen. Alle boekingen worden in ORAS III direct in real-time opgenomen. Elke volledig ingebrachte beweging is direct voor alle gebruikers consulteerbaar. Ook op de rapporten en overzichten worden deze boekingen direct mee opgenomen, zodat er zich geen vertraging voordoet omwille van één of andere verwerking die nog zou moeten uitgevoerd worden. Correcties blijven evenwel steeds mogelijk tot op het moment van de periodeafsluiting waarbij alle registraties definitief worden vastgelegd. Door deze werkwijze bekomt men zuivere dagboeken, zonder foutieve zaken of onnodige correctieboekingen. Boekingsmodellen Voor het overgrote gedeelte van de aankoopfacturen volstaat het binnen ORAS III om slechts 4 gegevens in te brengen: leverancier, factuurnummer, factuurdatum en totaalbedrag. Alle overige elementen die nodig zijn om de factuur volledig te boeken kunnen immers opgehaald worden uit het boekingsmodel van de leverancier. Dit model bevat het BTW regime (binnenland, medecontractant, Intracom), het BTW %, de BTW aftrekbaarheid, en de opgave van de tegenrekening(en). Boekingsmodellen zorgen voor minimale input Indien nodig kan u per leverancier meerdere boekingsmodellen aanmaken. Tijdens het boeken volstaat het om een keuze te maken uit de voorgestelde modellen. Boekingsmodellen kunnen aangemaakt of bijgestuurd worden tijdens het boeken zelf zodat u geen extra voorbereidend werk hoeft te doen. Uitgebreid boekingsmodel Voor de meeste aankoopfacturen worden slechts 1 of enkele tegenrekeningen gebruikt. In bepaalde sectoren (bv. apothekers) is het evenwel nodig om de aankoopfacturen uit te splitsen over een groter aantal tegenrekeningen. Een dynamisch beeldscherm begeleidt de gebruiker bij de input van bedragen en aantallen.

5 RENDEMENT Financieel via CODA Bij het boeken van aan- en verkoopfacturen beschikt men meestal over eenduidige gegevens. Bij het inboeken van financiële bewegingen ligt dat wel eens anders. Als mevrouw X een factuur betaalt van de heer Y, of als een betaling werd uitgevoerd zonder duidelijke referentie, is het wel eens zoeken naar een speld in een hooiberg. 70% tijdswinst bij het boeken van financiële transacties Mits een eenvoudige volmacht van uw klanten ontvangt u de CODA-bestanden (gecodeerd dagafschrift) in uw ISABEL mailbox. ORAS III zorgt automatisch voor de juiste verdeling naar de diverse boekhouddossiers en dagboeken. ORAS III leest het CODA bestand en analyseert en interpreteert elke transactie op het uttreksel. Niet enkel het bedrag maar ook de transactiecode, de valuta- en koersgegevens, enz. worden opgenomen. Bij elke uitgevoerde boeking wordt het bankrekeningnummer (klassiek of IBAN en BIC) opgeslagen waardoor het systeem zelflerend is. De automatische toewijzing van te boeken lijnen stijgt in de loop der tijd. Aan de hand van eenvoudige kleuraanduidingen ziet u onmiddellijk voor welke transacties er nog aandacht vereist is. OK OK? BNK NOK Volledige toewijzing mogelijk. Grote zekerheid. Even nakijken. Bankrekeningnr. gekend, doch geen volledige toewijzing mogelijk. Raadpleeg overzicht openstaande posten. Manuele toewijzing nodig. 80% van de boekingen gebeurt automatisch Bij niet-automatische toewijzing moet in ieder geval nooit meer een bedrag of een nummer van een rekeninguittreksel ingebracht worden. Begin- en eindsaldi worden steeds gecontroleerd. Verkopen via berekening Klassieke verkoopfacturen worden met een minimum aan input ingebracht. Bij facturen met meerdere BTW voeten is uiteraard meer input nodig. Het programma moet naast het totaal bedrag en het totaal BTW immers ook over de diverse basissen beschikken. Tevens moet gecontroleerd worden of het BTW bedrag in verhouding staat tegenover de diverse basissen. Om de input te vereenvoudigen is het mogelijk om bedragen inclusief BTW in te brengen. Deze worden dan omgerekend naar basis en BTW. Als de tegenrekeningen gekoppeld zijn aan de BTW voeten, kan een aangepast inputscherm gebruikt worden. Bedragen kunnen inclusief of exclusief BTW ingebracht worden.

6 DIGITALISERING ORGANI gaat steeds op zoek naar technieken die toelaten om overbodige en repetitieve handelingen uit te schakelen. Digitalisering en optische karakterherkenning zijn prachtige voorbeelden van hoe techniek ons kan helpen in een administratieve omgeving. Boeken via OCR Ook al hebben we zoals hiervoor gesteld maar zeer weinig gegevens nodig om een aankoopfactuur volledig te kunnen boeken, toch is de input ervan heel arbeidsintensief wanneer het gaat om grote aantallen documenten. 90% minder manuele input tijdens het boeken van aankopen Per factuur slaat de OCR software de herkende gegevens op in een XML bestandje dat vervolgens aan ORAS III wordt aangeleverd voor verdere verwerking. Van zodra de dossierbehandelaar het aankoopdagboek opent wordt er een overzicht getoond van de facturen die werden voorbereid. Ook hier wordt aan de hand van eenvoudige kleuraanduidingen aangeven of er al dan niet actie nodig is van de gebruiker. OK OK? NOK Elk van de 4 basisgegevens werden herkend en de factuur kan geboekt worden. Grote zekerheid. Even nakijken. 1 of meerdere van de basisgegevens werd niet herkend of de controle op de juistheid van de bedragen geeft een fout aan. Wanneer men echter de te boeken aankoopfacturen vooraf inscant en vervolgens automatisch laat behandelen door de gepaste OCR software, kan ook de input van deze basisgegevens nagenoeg volledig uitgeschakeld worden. Het unieke aan de oplossing van ORGANI is dat er nauwelijks manuele handelingen nodig zijn ter voorbereiding. Na een minimale fysieke voorbereiding van de documenten voor het scannen (meestal centraal voor het kantoor) verloopt de rest van de procedure in de achtergrond. Een batch proces zorgt ervoor dat de ingescande bundel met facturen opgesplitst wordt in individuele facturen in PDF formaat. Vervolgens wordt elke PDF factuur door de OCR software gescreend op bruikbare informatie. De OCR software werkt hierbij volledig volgens het principe van free form. Het programma bevat allerlei algoritmen om op basis van bepaalde teksten en patronen de nodige gegevens op de facturen te kunnen herkennen. Hierdoor moet u niet eindeloos sjablonen (modellen) van facturen definiëren alvorens het systeem te kunnen gebruiken. Vanaf dit overzicht verloopt het boeken volledig volgens de standaard methode, doch met uitschakeling van minimaal 90% van de manuele input, zodat hier duidelijk van een enorm efficiëntieverhogend effect kan gesproken worden. Hét voordeel blijft ook hier uiteraard van toepassing: men beschikt steeds en overal over een digitale kopie van de factuur, maar dan wel zonder tijdsverlies.

7 INTEGRATIE Binnen ORAS III is er een maximale integratie tussen de verschillende deelmodules. Hierdoor wordt dubbele input vermeden, en kunnen logisch bij elkaar horende transacties in één beweging worden afgewerkt. Intrastat ORAS III beschikt over alle goederencodes. Deze worden ook jaarlijks geüpdatet. Vanuit aan- en verkopen worden de nodige gegevens doorgeboekt naar de Intrastat module. Vaste activa Volledig beheer van de vaste activa en de afschrijvingen, inclusief opgave 328K voor degressief afschrijven. De vaste activa kunnen direct vanuit het boeken van de aankoopfactuur aangestuurd worden. Bestaande afschrijvingstabellen kunnen vanuit Excel geïmporteerd worden. Onder het motto schoenmaker blijf bij je leest gaat ORGANI steeds op zoek naar pakketten in specifieke domeinen die naadloos kunnen geïntegreerd worden met de eigen ORAS III applicatie. Isabel Nooit dubbele input! Verregaande integratie met externe pakketten Betaalbestanden worden vanuit ORAS III automatisch aangeleverd aan Isabel voor verzending naar de betreffende banken. Omgekeerd worden de gecodeerde dagafschriften langs die weg ontvangen voor verwerking. Dankzij de nieuwste integratie met Isabel 6 hoeft u voor het verzenden of ontvangen van bestanden niet eens uw ORAS III pakket te verlaten. Integratie met CompanyWeb Mits een abonnement op de CompayWeb website kan de gebruiker bij creatie van een nieuw adres direct de nodige gegevens laten ophalen uit de CompanyWeb database. Voor bestaande adressen is een consultatiefunctie beschikbaar. Vies database van de EU. Elk BTW nummer kan op de Vies database van de EU geverifieerd worden. Het resultaat van de opvraging en de datum van de laatste opvraging worden opgenomen. Seriematige controles voor een heel pakket adressen zijn mogelijk. BTW aangiften via XML Alle mogelijke BTW aangiften worden via XML aangemaakt. Meerdere aangiften kunnen in één globaal bestand samengevoegd worden. Valutakoersen op basis van de koersen van de ECB Vanuit ORAS III kan u op elk ogenblik de officiële koersen van de Europese Centrale Bank ophalen. Op die manier kan u in elk dossier direct gebruik maken van alle historische koersen. In functie van de datum van het boekstuk kan de koers automatisch bepaald worden. Belcotax Volledige integratie voor alle aangiften via Belcotax-on-Web Jaarrekening via First/Accon ORAS III exporteert alle nodige gegevens in het overeengekomen formaat, zodat het opmaken van de jaarrekening direct kan uitgevoerd worden. Importeren van gegevens Misschien maken uw klanten gebruik van één of ander ERP pakket en kunnen zij bepaalde gegevens in één of andere elektronische vorm aanleveren (bv. verkoopfacturen). Importeer ze eenvoudig in uw ORAS III pakket.

8 KANTOORADMINISTRATIE Dossieragenda In een accountantskantoor zijn er tal van repetitieve en occasionele acties die binnen de individuele boekhoudingen moeten uitgevoerd worden, veelal door een ploeg van medewerkers. Zijn we niets vergeten? En dan is natuurlijk de vraag wie wat wanneer moet doen. En hoe bewaar je het overzicht van de taken die al dan niet werden uitgevoerd. Klassiekers hierbij zijn de BTW- en Intrastat aangiften die periodiek moeten ingediend worden. Maar er zijn tal van andere taken staan en moeten uitgevoerd worden, zoals controle op ontvangst van stukken einde boekjaar klaar maken voor nazicht verslag raad van bestuur/zaakvoerder verslag algemene vergadering jaarrekening maken jaarrekening indienen jaarlijkse balansen en rapporten ontvangst belastingsaangifte Het ORAS III dossierbeheer laat toe om per type van boekhouding een sjabloon op te maken met daarin de gekende periodieke acties. Eens dit sjabloon wordt toegepast op een boekhouding, worden automatisch alle acties opgenomen in de agenda. Per dossier kunnen vrij bijkomende acties worden toegevoegd of verwijderd. Agenda items kunnen toegewezen worden aan de dossierbehandelaar of aan andere personen binnen het kantoor die verantwoordelijk zijn voor specifieke taken. U heeft op elk moment een zicht op afgewerkte of niet-afgewerkte taken, en krijgt u een inzicht in de workload op een Registratie van de boekingen en de prestaties per gebruiker ORAS III registreert automatisch welke gebruiker welke boeking doet en over welke tijd. Een Excel analyse van de uitgevoerde boekingen per gebruiker en/of per dossier is direct beschikbaar. Anderzijds worden er ook zaken uitgevoerd die niet onmiddellijk met boekingen te maken hebben. Hiervoor is een volledige module prestatiebeheer beschikbaar. Prestaties kunnen aan dossiers gekoppeld zijn, of algemeen gesteld worden. Elke gebruiker kan op elk ogenblik de eigen timesheets bekomen en afdrukken. Ook hiervan is een Excel analyse direct beschikbaar. Correcte afrekeningen Facturatie van het kantoor ORAS III heeft een zeer uitgebreide module voor de facturatie van uw prestaties aan uw klanten. De facturatie gebeurt op basis van afspraken, op forfait basis, volgens geleverde prestaties of een combinatie van voorgaande mogelijkheden. De facturatie kan in reeks uitgevoerd worden zodat hier heel wat tijd kan bespaard worden. Voor de inning van uw facturen kan u desgewenst domiciliëringsopdrachten aanmaken die u via Isabel naar uw banken kan doorsturen. bepaald ogenblik of voor een bepaalde periode.

9 RAPPORTERING & ANALYSE Op elk moment kunnen beschikken over degelijke documenten, balansen en rapporten is van cruciaal belang voor een goede communicatie met klanten en interne medewerkets. En uiteraard is wachten tot het computersysteem klaar is met de uitvoering hierbij totaal uit den boze. Cijfers in begrijpelijke vorm weergeven Flexibele rapporten Op niveau van de balansen beschikt u over niet minder dan 20 verschillende modellen, waarvan ongeveer de helft met multiboekjaar mogelijkheden. Bovendien kan u zelf ongelimiteerd modellen toevoegen. Excel rapporten ORAS III biedt tevens diverse Excel rapporten aan. Hierbij kan de lay-out volledig in Excel bepaald worden. Ook prognoses worden op die manier aangemaakt. Automatische bundelafdruk Aan het einde van een periode of boekjaar is het gebruikelijk om aan de klant een bundel van documenten te bezorgen. Via het ORAS III ketenbeheer drukt u via één eenvoudige opdracht de gewenste bundel volledig af. Eigen documenten en rapporten kunnen hierbij aangevuld worden met pdf bestanden voor bijvoorbeeld de Vensoc aangifte. Preview van rapporten ORAS III rapporten moeten niet steeds op papier afgedrukt worden. Bij alle rapporten beschikt de gebruiker over een afdrukpreview functie, zodat u niet onnodig papier verbruikt. Vanuit de preview kan eventueel een selectieve afdruk van bepaalde pagina s bekomen worden. Ook al beschikt u met ORAS III over een zeer brede waaier aan rapporteringen, toch kan dit in de huidige tijd onvoldoende zijn om uw rol als consultant voor uw klanten te ondersteunen. Meer en meer verwachten uw klanten dat u hen gedegen analyses over de werking van hun bedrijf kan voorleggen. Of misschien moet u hen wel pro-actief kunnen wijzen op bepaalde evoluties of tendensen. En uiteraard wilt u ook permanent een zicht hebben op de werking van het eigen kantoor. Daarom kan ORAS III aangevuld worden met de ORGANI ANALYZER suite. Business Intelligence voor diepgaande inzichten De ORGANI ANALYZER suite laat u toe om op elk dossier diepgaand te rapporteren en om vertrekkend van een bepaald gegeven via een drill-down functie in te zoomen op het kleinste detail.. Maar ook wat-als analyses en prognosevoering liggen binnen handbereik. Krachtige dashboards geven dan weer op een zeer visuele manier weer hoe bepaalde waardemeters binnen een bedrijf zich gedragen.

10 ELK FACET VAN BOEKHOUDEN Analytisch boeken ORAS III ondersteunt op elk vlak een analytische uitsplitsing volgens drie verschillende kenmerken. Tevens kan er voor elke algemene rekening een analytisch model opgemaakt worden, zodat bepaalde kosten automatisch over verschillende analytische rekeningen uitgesplitst worden. Het geheel wordt uiteraard aangevuld met diverse rapporteringen voor een correcte weergave van alle cijfers. Budgetten Budgetten kunnen opgesteld worden op niveau van een exploitatierekening, of op de combinatie algemene rekening/analytische rekening. U bent steeds in de mogelijkheid om effectieve cijfers te vergelijken met gebudgetteerde waarden. Forfaitairen U krijgt de beschikking over de meest gangbare berekeningsbladen voor forfaitaire boekhoudingen. De resultaten van het berekeningsblad worden direct in de BTW administratie van ORAS III opgenomen. Margeregeling Volledige opvolging van de margeregeling voor handelaars in wagens. Digitaal dossier Documenten digitaal archiveren behoort al langer tot de mogelijkheden. Maar veelal is het een arbeidsintensieve aangelegenheid. Daarenboven is het nadien opzoeken van documenten niet altijd voor de hand liggend wanneer je slechts over een minimum aan informatie beschikt. uw digitale archief naadloos geïntegreerd is met de operationele toepassingen, en niet moet gezien worden als een eerder losstaand aanhangsel. Nooit meer documenten zoeken We hebben ervoor gezorgd dat het inscannen van papieren documenten slechts een minimum aan handelingen vereist. Daarenboven worden alle documenten die door de ORAS III applicatie zelf worden gegenereerd sowieso automatisch gearchiveerd. Alle opgenomen documenten worden automatisch voorzien van de nodige hooks, of anders gezegd, documenten worden aan de juiste kapstokken opgehangen. We bereiken hiermee 2 doelen. Enerzijds zorgen we ervoor dat alle digitale documenten rechtstreeks binnen de ORAS III applicatie kunnen worden opgevraagd, en anderzijds vindt u vertrekkend van een bepaald document ook meteen alle andere gerelateerde documenten terug binnen de document flow.. Ook andere vormen van documenten (bv e- mails, btw ontvangstbevestigingen of andere bestandsformaten) kunnen eenvoudig toegevoegd worden aan het digitale archief. Maatwerk Alle hiervoor opgesomde functies zijn standaard beschikbaar. Dit neemt niet weg dat u misschien specifieke wensen of noden kan hebben. Specifieke functionaliteiten kunnen op vraag altijd via maatwerk en/of parameters aan het ORAS III standaardpakket toegevoegd worden. ORAS III kan optioneel uitgebreid worden met de ORAS III DIS module. Dit Digitaal Informatie Systeem zorgt ervoor dat

11 ORGANI YOUR PROFIT Wenst u meer informatie over onze oplossingen? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met onze commerciële dienst. ORGANI BVBA Dynamicalaan 15 B 2610 Wilrijk sales@organi.be